CUPRINS

1. RESPONSABILITI........................

2. DESCRIEREA PROCEDURII

2.1.

Principii generale privind arhivarea documentelor

2.2.

Categorii de documente care se arhiveaz..

2.3.

Etapele pentru arhivarea documentelor..

2.4.

ntocmirea Nomenclatorului Arhivistic

2.5.

Completarea datelor n Nomenclatorului Arhivistic

2.6.

Pregtirea i predarea documentelor n arhiv.

2.6.1. Eticheta dosarului..

2.6.2. Fisa de inventar

2.6.3. Proces verbal de predare-primire a documentelor Ia Arhiv..

2.6.4. Registrul de eviden a documentelor intrate n Arhiv.

2.6.5. Reguli privind preluarea, nregistrarea i pstrarea documentelor Ia

Arhiv
2.6.6. Reguli privind accesarea documentelor din Arhiv...

11

2.6.7. Reguli privind scoaterea documentelor din Arhiv..

14

3. RESPONSABILITI...

16

4. NREGISTRRI.

16

5. ANEXE

17

1.

RESPONSABILITI

Responsabilii

pentru arhivare sunt ofierii de proiect din cadrul compartimentelor

implicate n implementarea Proiectului:

a. efectueaza pregtirea, verificarea i ncopcierea/spiralarea documentelor n bibliorafturi

sau dosare;
b. ntocmete opisul fiecrui dosar;
c. completeaz i ataeaz etichetele specifice;
d. asigur controlul accesului sau punerea la dispoziie a documentelor (la cerere);
e. ntocmete lista inventar predare documente arhiv;
f. transmite dosarele spre arhivare.
Responsabilul cu arhivarea la nivelul ntregului proiect:
a. verifica dosarele transmise spre arhivare;
b. ntocmete confirmarea de arhivare;
c. asigur condiiile de pstrare

i organizare a arhivei; asigur condiiile generale

de securitate ale spaiilor respective;

d. asigur revizuirea procedurii de arhivare, atunci cnd este cazul.
Persoan responsabil cu arhivarea documentelor este desemnat de conductorul unitii.

2.

DESCRIEREA PROCEDURII
2.1. Principii generale privind arhivarea documentelor
Arhivarea se face, in conformitate cu prevederile legale, cu respectarea urmatoarelor

reguli generale:
-

documentele se grupeaz n dosare pe aceleai tipuri de operaiuni; toate trebuie s

fie numerotate i nuruite;

gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, pe urmtoarele

categorii:
- Dosar pentru documente ce dovedesc execuia contractelor de lucrri, servicii,
bunuri (cuprinde situaii de lucrri, certificate interimare de plat ale inginerului,
facturi - copii, avize, scrisori de garanie bancare pentru buna execuie i
restituirea avansului, procese verbale de custodie, alte documente ce privesc
realizarea lucrrilor de investiii); Se va deschide pentru fiecare contract cte un
dosar;
- Dosar pentru Registrul Activelor n curs de execuie i Registrul cu activele
recepionate (documente ce dovedesc realizarea investiiilor pe contracte,
surse de finanare, lucrri: Jurnal-Carte Mare a contului 231; Procese verbale de
recepie pentru bunurile achiziionate pe contract sau proiect; Procese verbale

de recepie la terminarea lucrrilor; Procese verbale de recepie definitiv; Liste

de inventariere);
- Dosar cu documentele ce privesc evidena prefinantrii (ncasarea, utilizarea,
restituirea);
- Dosar cu documentele ce privesc cererile de rambursare a cheltuielilor eligibile;
- Dosar

cu

documentele

privind

creditul:

trageri,

dobnzi,

comisioane,

rambursri;
- Dosar cu documente ce privesc cheltuielile neeligibile (documentele se vor clasa
pe contracte i lucrri de investiii);
- Dosar privind documentele de plat (facturi in original, ordine de plat, extrase
de cont, certificate interimare de plat ale inginerului);
- Dosar jumal - cartea mare pentru operaiuni contabile nsoite de notele ntocmite
pentru balana consolidat a S.C. ECOAQUA SA;
- Dosar cu balanele de verificare lunare pentru proiect POS -Mediu;
- Evidena documentelor de arhiva se tine cu ajutorul unui registru de eviden
curent, n care sunt inute evidenele dosarelor i documentelor financiarcontabile intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului;
- Documentele vor fi arhivate n urmtoarele forme:

originale;
fotocopii ale documentelor;
versiuni electronice ale documentelor originale;
Dosarele cu documentele justificative se numeroteaz, se nuruiesc i se pstreaz
pn la finalizarea Proiectului, iar apoi se predau la arhiva unitii.
Termenul

de

pstrare

al

documentelor

ce

stau

la

baza

nregistrrilor

financiar-contabile a documentelor contabile este de 10 ani.

Statele de plat se pstreaz 50 de ani.
Dupa expirarea perioadei de 5 ani de la finalizarea proiectului documentele
financiar-contabile

se depun la arhiva unitii care va proceda conform procedurilor de

arhivare la nivel de unitate.

Dosarele se depun la compartimentul de arhiv al unitii pe baz de inventare i
proces verbal de predate -primite a documentelor.
2.2. Categorii de documente care se arhiveaz
-

documentele referitoare la solicitarea finanrii Proiectului in cadrul POS Mediu i la

aprobarea acesteia de ctre AM (cerere de

prefinanare, cerere de rambursare,

anexele la acestea, contractul de finanare);

-

documentele referitoare la procedurile de achiziie public derulate n cadrul

Proiectului, care constituie baza legal pentru efectuarea plilor i pentru Cererile de
Rambursare a cheltuielilor eligibile;

documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile fizice efectuate, la

fiecare obiectiv in parte;

facturi i documente cu valoare probatorie sirnilar, documente justificative pentru

aceste facturi, liste de verificare, documente de plat;

cererea de prefinanare, cererile de rambursare a cheltuielilor, rapoartele de progres;

rapoartele de audit i control ntocmite ca urmare a misiunilor de control efectuate de

structuri interne sau exteme de audit i control;

documente contabile, note de contabilitate, Registrul activelor n curs, Registrele de

contabilitate, balane de verificare, situaii financiare, conform prevederilor legale;

Altele.

2.3. Etapele pentru arhivarea documentelor

-

ntocmirea Nomenclatorului Arhivistic;

pregtirea i predarea n arhiva ctre UIP a documentelor;

reguli privind preluarea, nregistrarea i pstrarea documentelor n Arhiv;

reguli privind accesarea documentelor din Arhiv;

reguli privind scoaterea (seleionarea) documentelor din Arhiv.

2.4.

ntocmirea Nomencatorului Arhivistic

Nomenclatorul documentelor care se arhiveaza - Nomenclatorul Arhivistic (Anexa

nr.1) cuprinde toate documentele i dosarele care se arhiveaz, responsabilitile i
perioadele de arhivare. Nomenclatoarele se ntocmesc de ctre serviciile din cadrul UIP.
2.5.

Completarea datelor n Nomenclatorului Arhivistic

Documentele care trebuie arhivate in Nomenclatorul arhivistic se completeaz

conform Anexei nr.1, astfel:
-

Tipul documentului - reprezint dosarele constituite pe diferite categorii de activiti;

Motivatia arhivrii - se completeaz motivaia;

Serviciul care trimite dosarul spre arhivare;

Serviciul i persoana care decid arhivarea - se completeaz compartimentul/ serviciul de

unde provine documentul i funcia persoanei care decide arhivarea;

Compartimentul i persoana care preda - se completeaz cu funcia i persoana care

pred documentul la arhiva;

Perioada minima

de arhivare

- se completeaz conform reglementrilor UE i/sau

naionale;
-

Alte precizri - se completeaz cu Confidenial sau N econfidenial.

2.6. Pregtirea i predarea documentelor n arhiv
n vederea predrii la arhiv a documentelor UIP se vor crea Dosarele Proiectelor i

n acest scop se vor efectua urmatoarele operaiuni:

-

documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic i tematic;

se ndeprteaz acele, agrafele, clemele metalice i filele nescrise;

documentele din fiecare dosar se aeaz n dosare din PVC, astfel nct s
se asigure integritatea lor;

pe coperta dosarului se ataeaz o etichet care va conine date referitoare la

coninutul acestuia;
2.6.1. Eticheta dosarului

Datele de identificare ale Proiectului (codul SMIS i denumirea);

Numarul de ordine n cadrul proiectului al documentului din Nomenclatorul
care se arhiveaz n ordinea n care a fost emis/depus (ex:1 pt. Cererea
de Plat pentru acordarea Prefinanrii I 2,3 pt. Cererea de Rambursare,
stabilit n ordinea depunerii de ctre solicitani);

Initialele documentului arhivat;

Data arhivrii i numrul registrului de intrri;

Filele dosarului sau ale volumelor se numeroteaz n colul din dreapta sus;

Fiecare dosar trebuie s aib OPIS, att naintea primei pagini a
acestuia,

care,

trebuie

s conin

numele

dosarului

precum

specificarea: Prezentul dosar conine...file" (n cifre i n paranteze n

litere);

Precizarea se face sub semntura persoanelor cu responsabiliti persoana care pred dosarul i arhivarul;

n arhiv, documentele se ordoneaz pe ani, servicii/compartimente
emitente, termene de pstrare i n ordinea inventarelor. Pentru
documentele cu termen de pstrare permanent se asigur un loc
separat de celelalte documente pentru arhivare. Registrele i alte
materiale preconstituite se trec n registru i n inventar dup dosare;

Predarea dosarelor la arhiv se face pe baza Fiei de inventar pentru
documentele care se pstreaz permanent (Anexa nr.4) i a Procesului
verbal de predare - primire a documentelor la arhiv ( Anexa nr. 5). Fiele
de inventar i Procesele verbale de predare - primire se ntocmesc n 2
exemplare, unul rmnnd la arhivar, cellalt exemplar fiind pstrat de
ctre serviciul/ compartimentul care a efectuat predarea (Anexa nr.8 Fluxul documentelor ntocmite n cadrul procesului de arhivare).
2.6.2. Fia de inventar
Fia de inventar se completeaz, conform Anexei 4, astfel:

Se

completeaz

serviciul/ compartimentul

UIP

de

la

care

provin

documentele;

Se completeaz tabelul Fiei de Inventar pentru fiecare dosar n parte,
specificndu-se: Numrul de nregistrare al dosarului n arhiv, Coninutul
pe scurt al dosarului, numrul de file ale dosarului i anumite observaii,
dac este cazul;

Se completeaz n continuare numrul total de file i de dosare din cadrul
inventarului;

Se completeaz csuele care specic dac la preluare nu au lipsit sau
au lipsit dosare i care anume;

Persoana care preda documentele ii completeaz numele i prenumele,
poziia, data predrii i semneaz;

Persoana

care

primete

documentele

completeaz

numele

arhiv

prenumele, poziia, data primirii i semneaza;

Inventarul se ntocmete

exemplare,

unul

pentru

unul pentru serviciul/ compartimentul care pred documentele;

n rubrica Observaii" se va meniona, de asemenea, Confidential", dac
este cazul.
2.6.3. Proces verbal de predare-primire a documentelor Ia Arhiv
Procesul verbal de predare-prirnire
a
documentelor
la
Arhiva

se

completeaza, conform Anexei 5, astfel:

Se completeaz numrul de nregistrare i data nregistrrii;

Angajatul care pred, completeaz mpreuna cu arhivarul informaiile
privind data predrii, numele i compartimentele persoanelor implicate n
transferul documentelor, numrul de dosare i perioada n care au fost
create;

n cazul informaiilor confideniale se completeaz i numele persoanelor
care au acces la documente;

Se completeaza numrul de pagini dactilografiate conform inventarelor
anexate;

Persoana care pred i completeaz numele i prenumele, poziia i data
predrii, dup care semneaz;

Persoana care primete i completeaz numele i prenumele, poziia i
data primirii, dup care semneaz;

Procesul verbal de predare -primire se intocmete n 2 exemplare, unul pentru

arhiv i unul pentru compartimentul/serviciul care pred documentele.

Arhivarul va prelua documentele pe baza Fiei de inventar pentru documentele
care se pstreaz permanent (Anexa nr.4) i a procesului verbal de predare- primire (Anexa
nr.5) i va nregistra toate datele necesare n Registrul de eviden a documentelor intrate n
arhiv (Anexa nr. 2), dup care va completa i ataa eticheta corespunztoare fiecrui dosar.

2.6.4. Registrul de eviden a documentelor intrate n arhiva

Registrul de eviden a documentelor intrate n arhiv se completeaz, conform
Anexei 2, astfel:

Se completeaz prima coloan cu numrul i codul documentului preluat;

Se completeaz coloana a doua cu denumirea documentului primit;

Se completeaz coloana a treia cu numele beneficiarului;

Se bifeaz coloana a patra pentru caracter confidenial;

Se completeaz coloana a cincia cu numrul de pagini ale documentului;

Se completeaz coloana a asea cu data de predare;

Se completeaz coloana a aptea cu direcia i persoana care au predat;

Se completeaz coloana a opta cu durata de pstrare;

n coloana a noua se semneaz persoana care a predat;

n coloana a zecea semneaz persoana care a primit.
Documentele confideniale vor fi marcate Confidenial" de ctre autorul
acestora sau de ctre angajatul din compartimentul/ serviciul care efectueaz predarea ctre
arhiv.
De asemenea, n cazul acestor documente se va scrie Confidenial" att pe prima
pagin ct i pe procesul verbal de predare -primire (Anexa nr.5) i se vor preciza persoanele
i funciile al cror acces este permis la documente. Chiar i accesul acestor persoane la
documentele confideniale se va face pe baz de solicitare scris ctre eful UIP i numai dup
aprobarea acestuia.
2.6.5. Reguli privind preluarea, nregistrarea i pstrarea documentelor Ia
Arhiv
a) Inregistrarea documentelor

Documentele sunt nregistrate n ordinea cronologic a predarii lor ctre

arhiv i succesiv. nregistrarea se va face n baza numrului de nregistrare care se va
completa n cadrul Registrului de eviden a documentelor intrate n arhiv (Anexa nr.2) i
care se va inscripiona i pe etichet care se aplic pe documentele ctre arhivar, dup ce
sunt predate de fiecare serviciu/ compartiment al UIP.

b) Durata de pstrare n arhiva UIP

Toate documentele legate de proiecte sunt pstrate minim 5 ani de la data
terminrii proiectului, cu excepia urmatoarelor situaii:
-

Pentru operaiunile supuse unei proceduri de contencios;

Pentru dosarele de recuperate a sumelor, n cazul procedurilor mpotriva agenilor

economici n situaie de lichidare a conturilor;

Cazuri n care perioada de pstrare la arhiv a documentelor acestor proiecte se

prelungete pn la ncheierea operaiilor respective;

Durata de pstrare a documentelor care se arhiveaz este specificat, pentru fiecare

document, n Anexa nr.1 - N omenclatorul arhivistic.
Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu

certitudine n momentul predrii sale n arhiv, se menioneaz n registrul de arhiv TI "

(Termen Incert). La expirarea termenului prevzut de pstrare, lista acestor documente se
prezint Managerului de proiect, care va lua o decizie definitiv.

Documentele curente ale fiecirui compartiment din cadrul UIP (ex. Corespondena)
se arhiveaz o data pe an sau ori de cte ori este necesar. Arhivarea acestora se
efectueaza n baza Fiei de inventar pentru documentele care se pstreaza permanent
(Anexa nr.4) i a procesului verbal de predare - primire (Anexa nr.5).
Arhivarul completeaz Registrul de eviden a documentelor intrate n arhiv (Anexa
nr.2). Toat corespondena care intr i iese din Secretariatul UIP va fi ulterior arhivat. Astfel
va fi centraliza ntreaga corespondenta a UIP, respectndu-se procedurile de arhivare.

c) Modul de pstrare a documentelor n arhiv

n arhiva UIP se pstreaza documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le
mpotriva distrugerii, degradrii i sustragerii. Documentele se pstreaza ntr-o ncpere
special amenajat n acest scop, cu asigurarea condiiilor de rezisten, igien, temperatur

i umiditate. Nu pot fi folosite

drept spaiu pentru arhiv ncperi cu igrasie expuse

pericolului de infiltraie, inundaie, incendiu, explozie, etc. Ferestrele depozitelor trebuie

asigurate cu gratii mpotriva furtului, iar in interiorul ncperilor se asigur o temperatura de 14
-18 grade Celsius i o umiditate de 60-65%. Depozitele se doteaza cu dulapuri prevzute cu
sisteme durabile de nchidere. Se interzice pstrarea n incinta arhivelor a obiectelor strine
de arhiv. Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele se introduc in mijloace de
protecie in funcie de natura lor (dosare, cartoane, mape, cutii, plicuri, etc.). Documentele se
aeaza n aa fel nct s fie vizibil eticheta fiecrui biblioraft sau dosar. nlturarea agenilor
duntori se face prin desprfuire, curare mecani, dezinsecie i deratizare. Dezinsecia
i deratizarea se face cel puin o dat la 6 luni, iar desprfuirea general cel puin o dat la 2
ani.
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor,

fumatului

incinta

depozitului,

precum

utilizarea

comutatoarelor,

ntreruptoarelor, prizelor sau a altor instalaii electrice defecte. Msuri similare se vor lua i
n cazul ncperilor din vecintatea arhivei. ncperea arhivei ca i ncperile din
vecinatatea acesteia trebuie s fie prevzute cu stingtoare de incendiu i se vor asigura
toate condiiile legale n vederea interveniilor pentru stingerea incendiilor.

2.6.6. Reguli privind accesarea documentelor din Arhiv

Accesul la documentele aflate n arhiv se realizeaz pe baza unei solicitri scrise
ctre Directorul Unitii / efului UIP i numai dup aprobarea primit de la acesta.
Solicitarea va preciza n mod clar motivul consultrii documentului din arhiv. Consultarea
trebuie s se fac numai n interes de serviciu i nu n scopuri personale.
Pentru scoaterea documentelor neconfideniale, solicitantul completeaz o Cerere
de eliberare a documentelor neconfideniale din arhiv ( Anexa nr.6) prin care obine mai
nti aprobarea din partea efului UIP. Acesta se adreseaza persoanei care ndeplinete
funcia de arhivar (secretarul proiectului) care completeaz Registrul de eviden a
documentelor ieite din arhiv ( Anexa nr.3).
a) Completarea Registrului de eviden a documentelor ieite din arhiv
Registrului de evidenta a documentelor ieite din arhiv pentru consultare se
completeaz conform anexei nr. 3 astfel:


Se completeaz prima coloan cu numarul i codul documentului preluat;

Se completeaz coloana a doua cu denumirea documentului predat;

Se completeaz coloana a treia pentru documentele cu caracter confidenial;

Se completeaz coloana a patra cu numrul de pagini ale documentului;

Se completeaz coloana a cincia cu data de predare a documentului ctre
solicitant;

Se completeaz coloana a asea cu serviciul/ compartimentul i
persoana care a solicitat documentul;

n coloana a aptea semneaz persoana care a solicitat;

n coloana a opta semneaz persoana care a predat;

Se completeaza coloana a noua cu data de returnare a documentului ctre
arhivar;

n coloana a zecea semneaz arhivarul la intoarcerea documentului n arhiv.

b) Completarea Cererii de eliberare a documentelor neconfideniale

din Arhiv
Cererea de eliberare a documentelor neconfideniale din arhiv se completeaz,
conform Anexei nr. 6 astfel:

Se completeaz numrul de nregistrare i data nregistrrii;

Angajatul

care

solicita

documentele

ii

completeaz

numele,

compartimentul din care provine, scopul pentru care solicit documentele,

durata de consultare a documentelor i insereaz documentele pentru
care solicit documentele, durata de consultare a documentelor i
insereaz documentele pentru care declar c nu sunt confideniale;

Persoana care intocmete cererea i completeaz numele i prenumele,
poziia i data, dup care semneaz;

Persoana care verific cererea i completeaz numele i prenumele,
poziia i data, dup care semneaz;

Persoana care avizeaz cererea i completeaz numele i prenumele,
poziia i data, dup care semneaz;

Directorul Unitii/eful UIP care aprob cererea i completeaz numele i

prenumele, dup care semneaz.

Documentele confideniale pot fi

consultate

de

ctre

personalul UIP

prin

prezentarea la arhivar cu Cererea de eliberare a documentelor confideniale din arhiv

(Anexa nr. 7) aprobat de ctre managerul de proiect UIP. Arhivarul completeaz Registrul
de eviden a documentelor ieite din arhiv (Anexa nr. 3).
c) Completarea Cererii de eliberare a documentelor confideniale din
Arhiv
Cerere de eliberare a documentelor confideniale din arhiv se completeaz,
conform Anexei nr.7, astfel:

Se completeaz numarul de nregistrare i data nregistrrii;

Angajatul care solicit documentele ii completeaz numele, compartimentul
din care provine, scopul pentru care

solicit documentele, durata de

consultare a documentelor i specific documentele pentru care declar

c sunt confideniale;

Persoana care ntocmete cererea i completeaz numele i prenumele,
poziia i data, dup care semneaz;

Directorul Unitii/eful UIP care aproba cererea i completeaz numele i
prenumele, dup care semneaz;

n cadrul solicitrii de consultare a documentelor confideniale, solicitantul
se oblig s pstreze confidenialitatea informaiilor coninute n cadrul
documentului respectiv.
d) Regulile administrative pentru accesul la documentele depuse
Ia Arhiv
Regulile administrative pentru accesul la documentele depuse la arhiv sunt
urmtoarele:

Documentele pot fi mprumutate din arhiv, pentru o consultare curent, pe
perioad limitat de timp de maxim 3 zile lucrtoare, perioad care, n
cazul unui control exercitat de ctre organismele naionale

i ale

Comisiei Europene se extinde pe toat durata controlului;

Fiecare Cerere de eliberare a documentelor confideniale I neconfideniale din
arhiv (Anexa nr.7I6) este nregistrata n - Registrul de eviden a
documentelor ieite din arhiv (Anexa nr. 3);


Accesul la documentele UIP din arhiv este permis urmtoarelor persoane:

Personalul UIP i conducerii S.C. ECOAQUA S.A.
Reprezentanii OI POS Mediu Bucureti;
Reprezentanii Autoritii de Certificare i Plata;
Experi autorizai sau reprezentani ai Comisiei Europene;
Membrii Comitetului de Monitorizare;
Reprezentanii Autoritii de Audit, ai Auditului Intern i ai altor
entiti care sunt abilitate s efectueze misiuni de verificare i
control;

Toate documentele prevzute n Anexa nr. 1 se depun la depozitul arhivei

pe baza de Fi de inventar pentru documentele care se pstreaz
permanent (Anexa nr. 4) i Proces verbal de predare-primire (Anexa nr.5);

Arhivarul va da originalele doar celor care au drept de acces la arhiv
pentru a face copii ale acestora i pentru a le retuma n maxim 3 zile
lucrtoare. Se face excepie de la aceste reguli doar n cazul controalelor
de lung durat (de la diverse uniti ale Comisiei Europene sau ale
autoritilor naionale)

i care necesit consultarea unui volum foarte

mare de documente, caz n care se vor da spre analiz originalele care

vor putea fi pstrate de ctre controlori pe toat durata controlului;

n cazul controalelor anunate, naionale i de la Comisia European,
eful UIP va desemna reprezentanii serviciilor/compartimentelor UIP
(care se vor ocupa de documentele specifice acestora) care vor fi
responsabili pentru scoaterea documentelor necesare de la arhiv i
pentru punerea acestora la dispoziia organismelor de control pe toat
durata controlului.
2.6.7. Reguli privind scoaterea documentelor din Arhiv
Dup expirarea perioadei stabilite pentru fiecare document, se trece la scoaterea
acestora din arhiv. n acest sens, n cadrul S.C. ECOAQUA S.A. trebuie s existe o comisie de
selecionare, numit de Directorul General al S.C. ECOAQUA S.A., comisie care trebuie s fie
format din: preedinte, secretar i un numr impar de membrii numii din rndul specialitilor
proprii, de regul personal de conducere.

Scopul acestei comisii este de a analiza n parte fiecare categorie de documente

predate la arhiv i a stabili situaia lor, iar analizarea ar trebui fcut ori de dte ori este
nevoie pe parcursul anului.
Hotrrea luat

se consemneaz

ntr-un

Proces

verbal

de selecionare

documentelor nefolositoare din arhiv ( Anexa nr.9).

a) Procesul verbal de selecionare a documentelor din arhiv

Procesul verbal se completeaz, conform Anexei nr. 9, astfel:

Se completeaz numrul de nregistrare i data inregistrrii;

Se bifeaz caseta corespunztoare nivelului de arhivare UIP;

Se completeaz numrul deciziei i data de numire a Comisiei de
Selecionare, datele edinelor i anii extremi.
Preedintele Comisiei de Selecionare i completeaz numele i prenumele,
dupa care semneaz. Membrii Comisiei de Selecionare i completeaz numele
i prenumele, dupa care semneaz. Secretarul Comisiei de Selecionare i
completeaz numele i prenumele, dup care semneaz.
Observatii.
Este obligatorie amenajarea unui spaiu special destinat acestui scop. Spaiul
destinat arhivrii este amenajat astfel nct s asigure pstrarea n bune
condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/ accidental sau
sustragerea neautorizat a acestora.
Este responsabilitatea UIP s informeze AM cu privire la locul arhivrii
documentelor, la nceputul implementarii proiectului i ori de cte ori se produc
modificri.

3.

RESPONSABILITI
Responsabil Arhivare (arhivar)- Secretar:

are obligaia s asigure datarea corecta i pstrarea tuturor documentelor financiare;

are obligaia s pstreze i s furnizeze AM i/sau OI toate documentele care

privesc implementarea financiar a proiectului, ntocmite de organele de control abilitate;

asigur confidenialitatea documentelor;

s nregistreze i sa dateze toate documentele care au legatur cu proiectul;

are obligaia s pstreze toate documentele referitoare la implementarea Proiectului,

(Acestea trebuie sa fie uor accesibile, iar arhivarea lor s permit verificarea i
auditarea lor);

are obligatia s asigure datarea corect i pstrarea tuturor documentelor;

are obligatia s pastreze i s furnizeze AM iI sau OI toate documentele referitoare

i care privesc implementarea financiar a proiectului, ntocmite de organele de control
abilitate.

4.
Nr.
crt
1.
2.
3.
4.
5.

6.

7.

8.

9.

NREGISTRRI
nregistrarea
Nomenclatorul arhivistic
Registru de eviden a
documentelor intrate in arhiv
Registru de eviden a
documentelor ieite din arhiv
Fia de inventor
Proces verbal de predare primire a documentelor la
arhiv
Cerere de eliberare a
documentelor neconfideniale
din arhiv
Cerere de eliberare a
documentelor confideiale
din arhiv
Fluxul documentelor
ntocmite n cadrul procesului
de arhivare
Proces verbal de selecionare
a documentelor nefolositoare
din arhiv

Suportul
Hrtie
Hrtie
Hrtie
Hrtie

Completeaza

Locul de pastrare

Durata

Personal UIP
Personal UIP

Arhiva UIP
Arhiva UIP

Ani
Ani

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

Hrtie

Hrtie

Hrtie

Hrtie

Hrtie

5. ANEXE
Anexa nr.1- Nomenclatorul arhivistic, UIP-01;
Anexa nr.2-Registru de eviden a documentelor intrate n arhiv, UIP-02;
Anexa nr.3-Registru de eviden a documentelor ieite din arhiv, UIP-03;
Anexa nr.4-Fia de inventor,UIP-04;
Anexa nr.5-Proces verbal de predare-primire a documentelor la arhiv, UIP-05;
Anexa nr.6-Cerere de eliberare a documentelor neconfideniale din arhiv, UIP-06;
Anexa nr.7-Cerere de eliberare a documentelor confideniale din arhiva, UIP-07;
Anexa nr.8-Fluxul documentelor ntocmite n cadrul procesului de arhivare, UIP-08;
Anexa nr.9-Proces verbal de selecionare a documentelor nefolositoare din
arhiv, UIP-09.
Anexa nr.10- Pista de audit, UIP-10