Sunteți pe pagina 1din 16

CUPRINS

1. RESPONSABILITĂŢI………………………………………………………

2

2. DESCRIEREA PROCEDURII………………………………………………………………

2

2.1. Principii generale privind arhivarea documentelor………………………………

2

2.2. Categorii de documente care se arhivează……………………………………

4

2.3. Etapele pentru arhivarea documentelor…………………………………………

5

2.4. Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic……………………………………………

5

2.5. Completarea datelor în Nomenclatorului Arhivistic………………………………

5

2.6. Pregătirea şi predarea documentelor în arhivă………………………………….

5

2.6.1. Eticheta dosarului………………………………………………………………

6

2.6.2. Fisa de inventar…………………………………………………………………

7

2.6.3. Proces verbal de predare-primire a documentelor Ia Arhivă………………

7

2.6.4. Registrul de evidenţă a documentelor intrate în Arhivă…………………….

8

2.6.5. Reguli privind preluarea, înregistrarea şi păstrarea documentelor Ia Arhivă

9

2.6.6. Reguli privind accesarea documentelor din Arhivă…………………………

11

2.6.7. Reguli privind scoaterea documentelor din Arhivă…………………………

14

3. RESPONSABILITĂŢI………………………………………………………………………

16

4. ÎNREGISTRĂRI……………………………………………………………………………….

16

5. ANEXE…………………………………………………………………………………………

17

1.

RESPONSABILITĂŢI

Responsabilii

pentru

arhivare

sunt

ofiţerii

de

proiect

din

implicate în implementarea Proiectului:

cadrul

compartimentelor

a. efectueaza pregătirea, verificarea şi încopcierea/spiralarea documentelor în bibliorafturi

sau dosare;

b. întocmeşte opisul fiecărui dosar;

c. completează şi ataşează etichetele specifice;

d. asigură controlul accesului sau punerea la dispoziţie a documentelor (la cerere);

e. întocmeşte lista inventar predare documente arhivă;

f. transmite dosarele spre arhivare.

Responsabilul cu arhivarea la nivelul întregului proiect:

a. verifica dosarele transmise spre arhivare;

b. întocmeşte confirmarea de arhivare;

c. asigură condiţiile de păstrare ş i organizare a arhivei; asigură condiţiile generale

de securitate ale spaţiilor respective;

d. asigură revizuirea procedurii de arhivare, atunci când este cazul.

Persoan responsabilă cu arhivarea documentelor este desemnată de conducătorul unităţii.

2. DESCRIEREA PROCEDURII

2.1. Principii generale privind arhivarea documentelor

Arhivarea se face, in conformitate cu prevederile legale, cu respectarea urmatoarelor

reguli generale:

- documentele se grupează în dosare pe aceleaşi tipuri de operaţiuni; toate trebuie să

fie numerotate

ş i şnuruite;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, pe următoarele

categorii:

- Dosar pentru documente ce dovedesc execuţia contractelor de lucrări, servicii,

bunuri (cuprinde situaţii de lucrări, certificate interimare de plată ale inginerului,

facturi - copii, avize, scrisori de garanţie bancare pentru buna execuţie şi

restituirea avansului, procese verbale de custodie, alte documente ce privesc

realizarea lucrărilor de investiţii); Se va deschide pentru fiecare contract câte un

dosar;

- Dosar pentru Registrul Activelor în curs de execuţie ş i Registrul cu activele

recepţionate (documente ce dovedesc realizarea investiţiilor pe contracte,

surse de finanţare, lucrări: Jurnal-Carte Mare a contului 231; Procese verbale de

recepţie pentru bunurile achiziţionate pe contract sau proiect; Procese verbale

de recepţie la terminarea lucrărilor; Procese verbale de recepţie definitivă; Liste de inventariere);

- Dosar cu documentele ce privesc evidenţa prefinantării (încasarea, utilizarea, restituirea);

- Dosar cu documentele ce privesc cererile de rambursare a cheltuielilor eligibile;

- Dosar cu documentele privind creditul: trageri, dobânzi, comisioane, rambursări;

- Dosar cu documente ce privesc cheltuielile neeligibile (documentele se vor clasa pe contracte şi lucrări de investiţii);

- Dosar privind documentele de plată (facturi in original, ordine de plată, extrase de cont, certificate interimare de plată ale inginerului);

- Dosar jumal -cartea mare pentru operaţiuni contabile însoţite de notele întocmite pentru balanţa consolidată a S.C. ECOAQUA SA;

- Dosar cu balanţele de verificare lunare pentru proiect POS -Mediu;

- Evidenţa documentelor de arhiva se tine cu ajutorul unui registru de evidenţă curentă, în care sunt ţinute evidenţele dosarelor şi documentelor financiar- contabile intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului;

- Documentele vor fi arhivate în următoarele forme:

originale;

fotocopii ale documentelor;

versiuni electronice ale documentelor originale; Dosarele cu documentele justificative se numerotează, se şnuruiesc şi se păstrează până la finalizarea Proiectului, iar apoi se predau la arhiva unităţii. Termenul de păstrare al documentelor ce stau la baza înregistrărilor financiar-contabile a documentelor contabile este de 10 ani. Statele de plată se păstrează 50 de ani. Dupa expirarea perioadei de 5 ani de la finalizarea proiectului documentele financiar-contabile se depun la arhiva unităţii care va proceda conform procedurilor de arhivare la nivel de unitate. Dosarele se depun la compartimentul de arhivă al unităţii pe bază de inventare şi proces verbal de predate -primite a documentelor.

2.2. Categorii de documente care se arhivează

- documentele referitoare la solicitarea finanţării Proiectului in cadrul POS Mediu

şi la

aprobarea acesteia de către AM (cerere de prefinanţare, cerere de rambursare, anexele la acestea, contractul de finanţare);

- documentele referitoare la procedurile de achiziţie publică derulate în cadrul Proiectului, care constituie baza legală pentru efectuarea plăţilor şi pentru Cererile de Rambursare a cheltuielilor eligibile;

- documente referitoare la implementarea proiectului, la verificările fizice efectuate, la fiecare obiectiv in parte;

- facturi şi documente cu valoare probatorie sirnilară, documente justificative pentru aceste facturi, liste de verificare, documente de plată;

- cererea de prefinanţare, cererile de rambursare a cheltuielilor, rapoartele de progres;

- rapoartele de audit şi control întocmite ca urmare a misiunilor de control efectuate de structuri interne sau exteme de audit şi control;

- documente contabile, note de contabilitate, Registrul activelor în curs, Registrele de contabilitate, balanţe de verificare, situaţii financiare, conform prevederilor legale;

- Altele.

2.3.

Etapele pentru arhivarea documentelor

- întocmirea Nomenclatorului Arhivistic;

- pregătirea ş i predarea în arhiva către UIP a documentelor;

- reguli privind preluarea, înregistrarea şi păstrarea documentelor în Arhivă;

- reguli privind accesarea documentelor din Arhivă;

- reguli privind scoaterea (seleţionarea) documentelor din Arhivă.

2.4. Întocmirea Nomencatorului Arhivistic

se arhiveaza - Nomenclatorul Arhivistic (Anexa

nr.1) cuprinde toate documentele şi dosarele care se arhivează, responsabilităţile şi perioadele de arhivare. Nomenclatoarele se întocmesc de către serviciile din cadrul UIP.

Nomenclatorul documentelor care

2.5. Completarea datelor în Nomenclatorului Arhivistic

Documentele

care

trebuie

arhivate

in

Nomenclatorul

arhivistic

conform Anexei nr.1, astfel:

se

completează

- Tipul documentului - reprezintă dosarele constituite pe diferite categorii de activităţi;

- Motivatia arhivării - se completează motivaţia;

- Serviciul care trimite dosarul spre arhivare;

- Serviciul şi persoana care decid arhivarea - se completează compartimentul/ serviciul de unde provine documentul şi funcţia persoanei care decide arhivarea;

- Compartimentul şi persoana care preda - se completează cu funcţia şi persoana care predă documentul la arhiva;

- Perioada minima de arhivare - se completeazş conform reglementărilor UE şi/sau naţionale;

- Alte precizări - se completează cu Confidenţial sau Neconfidenţial.

2.6. Pregătirea şi predarea documentelor în arhivă

În vederea predării la arhivă a documentelor UIP se vor crea Dosarele Proiectelor şi în acest scop se vor efectua urmatoarele operaţiuni:

- documentele cuprinse în dosare se ordonează cronologic şi tematic;

- se îndepărtează acele, agrafele, clemele metalice şi filele nescrise;

- documentele din fiecare dosar se aşează în dosare din PVC, astfel încât să se asigure integritatea lor;

-

pe

conţinutul acestuia;

coperta

dosarului

se ataşează

2.6.1. Eticheta dosarului

o etichetă

care va

conţine

date referitoare

la

Datele de identificare ale Proiectului (codul SMIS şi denumirea);

Numarul de ordine în cadrul proiectului al documentului din Nomenclatorul care se arhivează în ordinea în care a fost emis/depus (ex:1 pt. Cererea de Plată pentru acordarea Prefinanţării I 2,3 pt. Cererea de Rambursare, stabilită în ordinea depunerii de către solicitanţi);

Initialele documentului arhivat;

Data arhivării i numărul registrului de intrări;

Filele dosarului sau ale volumelor se numerotează în colţul din dreapta sus;

Fiecare dosar trebuie să aibă “OPIS”, atât înaintea primei pagini

a

acestuia, care, trebuie

conţină

numele

dosarului

precum

şi

specificarea: “Prezentul dosar conţine litere);

file"

(în cifre şi în paranteze

în

Precizarea

se

face

sub

semnătura

persoanelor

cu

responsabilităţi

-

persoana care predă dosarul şi arhivarul;

În

arhivă,

documentele

se

ordonează

pe

ani,

servicii/compartimente

emitente,

termene

de

păstrare

şi

în

ordinea

inventarelor.

Pentru

documentele

cu

termen

de

păstrare

permanent

se asigură

un

loc

separat

de

celelalte

documente

pentru

arhivare.

Registrele

şi

alte

materiale preconstituite se trec în registru şi în inventar după dosare;

Predarea dosarelor la arhivă se face pe baza Fişei de inventar pentru documentele care se păstrează permanent (Anexa nr.4) şi a Procesului verbal de predare -primire a documentelor la arhivă ( Anexa nr. 5). Fişele de inventar şi Procesele verbale de predare - primire se întocmesc în 2 exemplare, unul rămânând la arhivar, celălalt exemplar fiind păstrat de către serviciul/ compartimentul care a efectuat predarea (Anexa nr.8 - Fluxul documentelor întocmite în cadrul procesului de arhivare).

2.6.2. Fişa de inventar

Fişa de inventar se completează, conform Anexei 4, astfel:

Se

completează

serviciul/

compartimentul

UIP

de

la

care

provin

documentele;

Se completează tabelul Fişei de Inventar pentru fiecare dosar în parte,

specificându-se: Numărul de înregistrare al dosarului în arhivă, Conţinutul

pe scurt al dosarului, numărul de file ale dosarului şi anumite observaţii,

dacă este cazul;

Se completează în continuare numărul total de file şi de dosare din cadrul

inventarului;

Se completează căsuţele care specică dacă la preluare nu au lipsit sau

au lipsit dosare şi care anume;

Persoana care preda documentele işi completează numele şi prenumele,

poziţia, data predării şi semnează;

Persoana care primeşte documentele îşi completează numele şi

prenumele, poziţia, data primirii şi semneaza;

Inventarul se întocmeşte în 2 exemplare, unul pentru arhivă şi

unul pentru serviciul/ compartimentul care predă documentele;

În rubrica “Observaţii" se va menţiona, de asemenea, “Confidential", dacă

este cazul.

2.6.3. Proces verbal de predare-primire a documentelor Ia Arhivă

Procesul verbal de predare-prirnire

completeaza, conform Anexei 5, astfel:

a

documentelor

la

Arhiva

se

Se completează numărul de înregistrare şi data înregistrării;

Angajatul care predă, completează împreuna cu arhivarul informaţiile

privind data predării, numele şi compartimentele persoanelor implicate în

transferul documentelor, numărul de dosare şi perioada în care au fost

create;

În cazul informaţiilor confidenţiale se completează şi numele persoanelor

care au acces la documente;

Se completeaza numărul de pagini dactilografiate conform inventarelor

anexate;

Persoana care predă îşi completează numele şi prenumele, poziţia şi data

predării, după care semnează;

Persoana care primeşte îşi completează numele şi prenumele, poziţia şi

data primirii, după care semnează;

Procesul verbal de predare -primire se intocmeşte în 2 exemplare, unul pentru

arhivă şi unul pentru compartimentul/serviciul care predă documentele.

Arhivarul va prelua documentele pe baza Fişei de inventar pentru documentele

care se păstrează permanent (Anexa nr.4) şi a procesului verbal de predare-primire (Anexa

nr.5) şi va înregistra toate datele necesare în Registrul de evidenţă a documentelor intrate în

arhivă (Anexa nr. 2), după care va completa şi ataşa eticheta corespunzătoare fiecărui dosar.

2.6.4. Registrul de evidenţă a documentelor intrate în arhiva

Registrul de evidenţă a documentelor intrate în arhivă se completează, conform

Anexei 2, astfel:

Se completează prima coloană cu numărul şi codul documentului preluat;

Se completează coloana a doua cu denumirea documentului primit;

Se completează coloana a treia cu numele beneficiarului;

Se bifează coloana a patra pentru caracter confidenţial;

Se completează coloana a cincia cu numărul de pagini ale documentului;

Se completează coloana a şasea cu data de predare;

Se completează coloana a şaptea cu direcţia şi persoana care au predat;

Se completează coloana a opta cu durata de păstrare;

În coloana a noua se semnează persoana care a predat;

În coloana a zecea semnează persoana care a primit.

Documentele confidenţiale vor fi marcate “Confidenţial" de către autorul

acestora sau de către angajatul din compartimentul/ serviciul care efectuează predarea către

arhivă.

De asemenea, în cazul acestor documente se va scrie “Confidenţial" atât pe prima

pagină cât şi pe procesul verbal de predare -primire (Anexa nr.5) şi se vor preciza persoanele

şi funcţiile al căror acces este permis la documente. Chiar şi accesul acestor persoane la

documentele confidenţiale se va face pe bază de solicitare scrisă către şeful UIP şi numai după

aprobarea acestuia.

2.6.5. Reguli privind preluarea, înregistrarea şi păstrarea documentelor Ia Arhivă

a) Inregistrarea documentelor

Documentele sunt înregistrate în ordinea cronologică a predarii lor către arhivă şi succesiv. Înregistrarea se va face în baza numărului de înregistrare care se va completa în cadrul Registrului de evidenţă a documentelor intrate în arhivă (Anexa nr.2) şi care se va inscripţiona şi pe etichetă care se aplică pe documentele către arhivar, după ce sunt predate de fiecare serviciu/ compartiment al UIP.

b) Durata de păstrare în arhiva UIP

Toate documentele legate de proiecte sunt păstrate minim 5 ani de la data terminării proiectului, cu excepţia urmatoarelor situaţii:

- Pentru operaţiunile supuse unei proceduri de contencios;

- Pentru dosarele de recuperate a sumelor, în cazul procedurilor împotriva agenţilor economici în situaţie de lichidare a conturilor;

- Cazuri în care perioada de păstrare la arhivă a documentelor acestor proiecte se prelungeşte până la încheierea operaţiilor respective;

- Durata de păstrare a documentelor care se arhivează este specificată, pentru fiecare document, în Anexa nr.1 - Nomenclatorul arhivistic. Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine în momentul predării sale în arhivă, se menţionează în registrul de arhivă “TI " (Termen Incert). La expirarea termenului prevăzut de păstrare, lista acestor documente se prezintă Managerului de proiect, care va lua o decizie definitivă.

Documentele curente ale fiecăirui compartiment din cadrul UIP (ex. Corespondenţa) se arhivează o data pe an sau ori de câte ori este necesar. Arhivarea acestora se efectueaza în baza Fişei de inventar pentru documentele care se păstreaza permanent (Anexa nr.4) şi a procesului verbal de predare - primire (Anexa nr.5). Arhivarul completează Registrul de evidenţă a documentelor intrate în arhivă (Anexa nr.2). Toată corespondenţa care intră şi iese din Secretariatul UIP va fi ulterior arhivată. Astfel va fi centraliza întreaga corespondenta a UIP, respectându-se procedurile de arhivare.

c) Modul de păstrare a documentelor în arhivă

În arhiva UIP se păstreaza documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării şi sustragerii. Documentele se păstreaza într-o încăpere special amenajată în acest scop, cu asigurarea condiţiilor de rezistenţă, igienă, temperatură

şi umiditate. Nu pot fi folosite drept spaţiu pentru arhivă încăperi cu igrasie expuse pericolului de infiltraţie, inundaţie, incendiu, explozie, etc. Ferestrele depozitelor trebuie asigurate cu gratii împotriva furtului, iar in interiorul încăperilor se asigură o temperatura de 14 -18 grade Celsius şi o umiditate de 60-65%. Depozitele se doteaza cu dulapuri prevăzute cu sisteme durabile de închidere. Se interzice păstrarea în incinta arhivelor a obiectelor străine de arhivă. Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc in mijloace de protecţie in funcţie de natura lor (dosare, cartoane, mape, cutii, plicuri, etc.). Documentele se aşeaza în aşa fel încât să fie vizibilă eticheta fiecărui biblioraft sau dosar. Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire, curăţare mecaniă, dezinsecţie şi deratizare. Dezinsecţia şi deratizarea se face cel puţin o dată la 6 luni, iar desprăfuirea generală cel puţin o dată la 2 ani.

Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reşourilor, fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor, întrerupătoarelor, prizelor sau a altor instalaţii electrice defecte. Măsuri similare se vor lua şi în cazul încăperilor din vecinătatea arhivei. Încăperea arhivei ca şi încăperile din vecinatatea acesteia trebuie să fie prevăzute cu stingătoare de incendiu şi se vor asigura toate condiţiile legale în vederea intervenţiilor pentru stingerea incendiilor.

2.6.6. Reguli privind accesarea documentelor din Arhivă

Accesul la documentele aflate în arhivă se realizează pe baza unei solicitări scrise către Directorul Unităţii / Şefului UIP şi numai după aprobarea primită de la acesta. Solicitarea va preciza în mod clar motivul consultării documentului din arhivă. Consultarea trebuie să se facă numai în interes de serviciu şi nu în scopuri personale. Pentru scoaterea documentelor neconfidenţiale, solicitantul completează o Cerere de eliberare a documentelor neconfidenţiale din arhivă ( Anexa nr.6) prin care obţine mai întâi aprobarea din partea şefului UIP. Acesta se adreseaza persoanei care îndeplineşte funcţia de arhivar (secretarul proiectului) care completează Registrul de evidenţă a documentelor ieşite din arhivă ( Anexa nr.3).

a) Completarea Registrului de evidenţă a documentelor ieşite din arhivă

Registrului de evidenta a documentelor ieşite din arhivă pentru consultare se completează conform anexei nr. 3 astfel:

Se completează prima coloană cu numarul şi codul documentului preluat; Se completează coloana a doua cu denumirea documentului predat; Se completează coloana a treia pentru documentele cu caracter confidenţial; Se completează coloana a patra cu numărul de pagini ale documentului; Se completează coloana a cincia cu data de predare a documentului către solicitant; Se completează coloana a şasea cu serviciul/ compartimentul şi persoana care a solicitat documentul; În coloana a şaptea semnează persoana care a solicitat; În coloana a opta semnează persoana care a predat; Se completeaza coloana a noua cu data de returnare a documentului către arhivar; În coloana a zecea semnează arhivarul la intoarcerea documentului în arhivă.

b) Completarea Cererii de eliberare a documentelor neconfidenţiale din Arhivă

Cererea de eliberare a documentelor neconfidenţiale din arhivă se completează, conform Anexei nr. 6 astfel:

Se completează numărul de înregistrare şi data înregistrării; Angajatul care solicita documentele işi completează numele, compartimentul din care provine, scopul pentru care solicită documentele, durata de consultare a documentelor şi inserează documentele pentru care solicit documentele, durata de consultare a documentelor şi inserează documentele pentru care declară că nu sunt confidenţiale; Persoana care intocmeşte cererea îşi completează numele şi prenumele, poziţia şi data, după care semnează; Persoana care verifică cererea îşi completează numele şi prenumele, poziţia şi data, după care semnează; Persoana care avizează cererea îşi completează numele şi prenumele, poziţia şi data, după care semnează; Directorul Unităţii/Şeful UIP care aprobă cererea îşi completează numele şi

prenumele, după care semnează.

Documentele confidenţiale pot fi consultate de către personalul UIP prin prezentarea la arhivar cu Cererea de eliberare a documentelor confidenţiale din arhivă (Anexa nr. 7) aprobată de către managerul de proiect UIP. Arhivarul completează Registrul de evidenţă a documentelor ieşite din arhivă (Anexa nr. 3).

c) Completarea Cererii Arhivă

de eliberare a documentelor confidenţiale din

Cerere de eliberare a documentelor confidenţiale din arhivă se completează, conform Anexei nr.7, astfel:

Se completează numarul de înregistrare şi data înregistrării; Angajatul care solicită documentele işi completează numele, compartimentul din care provine, scopul pentru care solicită documentele, durata de consultare a documentelor şi specifică documentele pentru care declară că sunt confidenţiale; Persoana care întocmeşte cererea îşi completează numele şi prenumele, poziţia şi data, după care semnează; Directorul Unităţii/Şeful UIP care aproba cererea îşi completează numele şi prenumele, după care semnează; În cadrul solicitării de consultare a documentelor confidenţiale, solicitantul se obligă să păstreze confidenţialitatea informaţiilor conţinute în cadrul documentului respectiv.

d) Regulile administrative pentru accesul la documentele depuse Ia Arhivă

Regulile administrative pentru accesul la documentele depuse la arhivă sunt următoarele:

Documentele pot fi împrumutate din arhivă, pentru o consultare curentă, pe perioadă limitată de timp de maxim 3 zile lucrătoare, perioadă care, în cazul unui control exercitat de către organismele naţionale şi ale Comisiei Europene se extinde pe toată durata controlului; Fiecare Cerere de eliberare a documentelor confidenţiale I neconfidenţiale din arhivă (Anexa nr.7I6) este înregistrata în - Registrul de evidenţă a documentelor ieşite din arhivă (Anexa nr. 3);

Accesul la documentele UIP din arhivă este permis următoarelor persoane:

Personalul UIP şi conducerii S.C. ECOAQUA S.A.

Reprezentanţii OI POS Mediu Bucureşti;

Reprezentanţii Autorităţii de Certificare şi Plata;

Experţi autorizaţi sau reprezentanţi ai Comisiei Europene;

Membrii Comitetului de Monitorizare;

Reprezentanţii Autorităţii de Audit, ai Auditului Intern şi ai altor

entităţi care sunt abilitate să efectueze misiuni de verificare şi

control;

Toate documentele prevăzute în Anexa nr. 1 se depun la depozitul arhivei

pe baza de Fişă de inventar pentru documentele care se păstrează

permanent (Anexa nr. 4) şi Proces verbal de predare-primire (Anexa nr.5);

Arhivarul va da originalele doar celor care au drept de acces la arhivă

pentru a face copii ale acestora şi pentru a le retuma în maxim 3 zile

lucrătoare. Se face excepţie de la aceste reguli doar în cazul controalelor

de lungă durată (de la diverse unităţi ale Comisiei Europene sau ale

autorităţilor naţionale) şi care necesită consultarea unui volum foarte

mare de documente, caz în care se vor da spre analiză originalele care

vor putea fi păstrate de către controlori pe toată durata controlului;

În cazul controalelor anunţate, naţionale şi de la Comisia Europeană,

Şeful UIP va desemna reprezentanţii serviciilor/compartimentelor UIP

(care se vor ocupa de documentele specifice acestora) care vor fi

responsabili pentru scoaterea documentelor necesare de la arhivă şi

pentru punerea acestora la dispoziţia organismelor de control pe toată

durata controlului.

2.6.7. Reguli privind scoaterea documentelor din Arhivă După expirarea perioadei stabilite pentru fiecare document, se trece la scoaterea

acestora din arhivă. în acest sens, în cadrul S.C. ECOAQUA S.A. trebuie să existe o comisie de

selecţionare, numită de Directorul General al S.C. ECOAQUA S.A., comisie care trebuie să fie

formată din: preşedinte, secretar şi un număr impar de membrii numiţi din rândul specialiştilor

proprii, de regulă personal de conducere.

Scopul acestei comisii este de a analiza în parte fiecare categorie de documente predate la arhivă şi a stabili situaţia lor, iar analizarea ar trebui făcută ori de dâte ori este nevoie pe parcursul anului. Hotărârea luată se consemnează într-un Proces verbal de selecţionare a documentelor nefolositoare din arhivă ( Anexa nr.9).

a) Procesul verbal de selecţionare a documentelor din arhivă

Procesul verbal se completează, conform Anexei nr. 9, astfel:

Se completează numărul de înregistrare şi data inregistrării; Se bifează caseta corespunzătoare nivelului de arhivare UIP; Se completează numărul deciziei şi data de numire a Comisiei de Selecţionare, datele şedinţelor şi anii extremi. Preşedintele Comisiei de Selecţionare îşi completează numele şi prenumele, dupa care semnează. Membrii Comisiei de Selecţionare îşi completează numele şi prenumele, dupa care semnează. Secretarul Comisiei de Selecţionare îşi completează numele şi prenumele, după care semnează.

Observatii.

Este obligatorie amenajarea unui spaţiu special destinat acestui scop. Spaţiul destinat arhivării este amenajat astfel încât să asigure păstrarea în bune condiţii a documentelor, să se evite distrugerea intenţionată/ accidentală sau sustragerea neautorizată a acestora. Este responsabilitatea UIP să informeze AM cu privire la locul arhivării documentelor, la începutul implementarii proiectului şi ori de câte ori se produc modificări.

3.

RESPONSABILITĂŢI

Responsabil Arhivare (arhivar)- Secretară:

- are obligaţia să asigure datarea corecta şi păstrarea tuturor documentelor financiare;

- are obligaţia să păstreze şi să furnizeze AM şi/sau OI toate documentele care privesc implementarea financiară a proiectului, întocmite de organele de control abilitate;

- asigură confidenţialitatea documentelor;

- să înregistreze şi sa dateze toate documentele care au legatură cu proiectul;

- are obligaţia să păstreze toate documentele referitoare la implementarea Proiectului, (Acestea trebuie sa fie uşor accesibile, iar arhivarea lor să permită verificarea şi auditarea lor);

- are obligatia să asigure datarea corectă şi păstrarea tuturor documentelor;

- are obligatia să pastreze şi să furnizeze AM şiI sau OI toate documentele referitoare şi care privesc implementarea financiară a proiectului, întocmite de organele de control abilitate.

4.

ÎNREGISTRĂRI

Nr.

Înregistrarea

Suportul

Completeaza

Locul de pastrare

Durata

crt

1.

Nomenclatorul arhivistic

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

2.

Registru de evidenţă a documentelor intrate in arhivă

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

3.

Registru de evidenţă a documentelor ieşite din arhivă

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

4.

Fişa de inventor

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

5.

Proces verbal de predare - primire a documentelor la arhivă

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

6.

Cerere de eliberare a documentelor neconfidenţiale din arhivă

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

7.

Cerere de eliberare a documentelor confideţiale din arhivă

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

8.

Fluxul documentelor întocmite în cadrul procesului de arhivare

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

9.

Proces verbal de selecţionare a documentelor nefolositoare din arhivă

Hârtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

5. ANEXE

Anexa nr.1- Nomenclatorul arhivistic, UIP-01; Anexa nr.2-Registru de evidenţă a documentelor intrate în arhivă, UIP-02; Anexa nr.3-Registru de evidenţă a documentelor ieşite din arhivă, UIP-03; Anexa nr.4-Fişa de inventor,UIP-04; Anexa nr.5-Proces verbal de predare-primire a documentelor la arhivă, UIP-05; Anexa nr.6-Cerere de eliberare a documentelor neconfidenţiale din arhivă, UIP-06; Anexa nr.7-Cerere de eliberare a documentelor confidenţiale din arhiva, UIP-07; Anexa nr.8-Fluxul documentelor întocmite în cadrul procesului de arhivare, UIP-08; Anexa nr.9-Proces verbal de selecţionare a documentelor nefolositoare din arhivă, UIP-09. Anexa nr.10- Pista de audit, UIP-10