Pagina 1 din 72

Bogdan-Florin POPOVICI

Arhiva birourilor notariale

ndrumtor metodologic

Decembrie 2012

Pagina 2 din 72

Note: Aceast lucrare nu reprezint obligatoriu punctul de vedere oficial al Arhivelor Naionale. Aceast lucrare este un ndrumtor. Textul nu nlocuiete legislaia i instruciunile Arhivelor Naionale, nici legislaia i regulamentele Uniunii Naionale Notarilor Publici, care rmn referine de baz. Unele concepte au fost dezvoltate n scop formativ. Obiectivul vizat este conformitatea activitii arhivistice cu legislaia arhivistic n vigoare.

n prezentul material se pot ntlni urmtoarele prescurtri: BNP = biroul notarului public Instruciuni = Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Legea 16/1996 = Legea nr. 16din 2 aprilie 1996 (Legea Arhivelor Naionale), publicat n M. Of., Partea I nr. 71 din 09.04.1996), modificat i completat prin Legea nr. 358/2002 din 6 iunie 2002 (M. Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002), Ordonana de Urgen nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din 05.06.2006) i Legea nr. 474/2006 din 12 decembrie 2006 (M. Of. Partea I, nr. 1016 din 21.12.2006). Legea 36/1995 = Legea nr. 36/1995 a notarilor publici i a activitii notariale republicat n M.Of., Partea I nr. 732 din 18 octombrie 2011. LS = lucrare de selecionare m.l. = metru liniar N.A. = nomenclator arhivistic R.E.C. = Registrul de eviden curent Regulament = Regulament de punere n aplicare a legii notarilor publici i a activitii notariale nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul Ministrului Justiiei nr.710/C/1995, publicat n M. Of. nr. 176/8 august 1995, modificat prin OMJ nr. 1410/C/1996, publicat n M. Of. nr. 25/15 februarie 1997. Regulament arhiv 2012 = Regulamentul privind activitatea de pstrare a d ocumentelor create i deinute de BNP etc., adoptat prin Hotrrea UNNP 143/29.04.201 t.p. = termen de pstrare u.a. = unitate arhivistic

Toate drepturile rezervate autorului. Material ntocmit pentru Camera Notarilor Publici Braov

Pagina 3 din 72

CUPRINS

DESPRE CE VORBIM/5 Arhiva, adic/5 De la informaie la arhiv/5

DOCUMENTELE DIN BIROU DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTIC/10 Cu ce documente opereaz Biroul Notarului Public? /10 De unde vin documentele? /11 nregistrarea documentelor din Biroul Notarului Public/12 Clasarea documentelor/15 Gruparea documentelor; constituirea unitilor arhivistice. /20 Luarea n eviden a unitilor arhivistice. Inventarierea curent/29

DOCUMENTELE DIN ARHIV DEPOZITUL DE ARHIV/40 Cerine pentru depozit/40 Situaii speciale. Cnd lucrurile o iau razna/43 ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI N DEPOZIT/46 Evidena intrrilor i ieirilor definitive din arhiv/46 Evidena aezrii arhivei n depozit/48 Evidena mprumuturilor (ieirilor temporare) din depozit/49 RETRO-PRELUCRARE/51 SELECIONAREA/54

INFORMAII SUPLIMENTARE/72

Pagina 4 din 72

Pagin lsat intenionat alb

Pagina 5 din 72

DESPRE CE VORBIM

Arhiva, adic
Cuvntul ,,arhiv trezete n cei care l folosesc sau l aud relativ aceleai imagini: muni de dosare, adesea n subsoluri umede, unde zac ngrmdite alturi de alte lucruri netrebuincioase; pe de alt parte, atunci cnd exist o nevoie de reconstituire a unui fapt trecut, aceti muni de dosare ascund n ei sperana c va gsit documentul mult dorit. Arhiva poate fi o binefacere; arhiva poate fi un comar. Arhivele ajung de la a nu costa nimic, prin depozitarea lor ntr-un col, s creasc parc singure, pe nesimite, i s ajung s sufoce spaiile. Dup o butad arhivistic, orice spaiu gol tinde a fi umplut Arhiva nseamn logic i organizare i, mai ales, o viziune pe termen lung. Aa cum spunea un arhivist american, stpnii dosarele pn nu ajung s v stpneasc ele. n realitate, lucrurile sunt ceva mai simple. n arhiv nu ar trebui s punem orice, ci doar anumite documente; ele nu ar trebui puse oricum, ci ntr-o manier regsibil; ele nu trebuie uitate n depozit, ci urmrite, pentru a fi pensionate de ndat ce valoarea lor determinat de scopul pentru care au fost create i mprejurrile n care au aprut a ncetat. Logic i disciplin, i, mai presus de toate, simul practic, ar trebui s fie ajutoare suficiente pentru a ine o arhiv sub control. Altfel, riscm s ne controleze ea.

De la informaie la arhiv
Nimeni nu ntocmete hrtii de dragul hrtiilor. Cel puin, nu oamenii care au ce face. Necesitatea consemnrii n scris a informaiilor (comunicate pn la un moment dat pe cale verbal) a aprut odat cu nevoia de a asigura memoria faptelor, n timp i la distan. Altfel spus, atunci cnd dl Popescu a intenionat s i vnd domnului Ionescu o cru, pentru a atesta informaia despre renunarea la bun de ctre primul i obinerea unui bun de ctre cel de-al doilea i pentru ca aceste informaii s capete o form fix, nemodificabil de memoria celor dou pri, cei doi s-au apucat s consemneze totul ntr-un document. Din perspectiva celor de mai sus, putem defini un document ca o informaie care a fost consemnat, scris1. Simpla promisiune verbal, s zicem, de a vinde o main, nu este un document; consemnarea n scris a acestei promisiuni d natere unui document.

Din punct de vedere arhivistic, termenul de ,,scris nu implic automat suportul hrtie; scrierea/consemnare poate fi fcut folosind i dispozitive i medii diverse: o fotografie scrie (nregistreaz) o informaie vizual, un telefon mobil scrie (nregistreaz) adrese, un calculator scrie (nregistreaz) un e-mail.

Pagina 6 din 72

La nivelul organizaiilor moderne, nivelul mare de informaie vehiculat face esenial crearea i pstrarea documentelor, att pentru nevoia intern de informare-documentare asupra unor activiti trecute, ct i pentru a furniza dovada, n cazul unor litigii, asupra modului n care s-a desfurat o anumit activitate. Aa cum indivizii, ca persoane fizice, nu creeaz documente dect dac au o nevoie, n mod similar o organizaie nu creeaz/pstreaz documente dect dac are nevoie de ele. Pliantul promoional pentru noul magazin de pantofi deschis n Braov este un document (este o informaie consemnat), dar nu unul care s aib impact asupra activitii unui birou notarial; deci, acest pliant nu este arhivabil. Pe de alt parte, o solicitare de prezentare n instan a unui act ncheiat la un anumit birou notarial este evident un document care genereaz o activitate administrativ din partea respectivului birou notarial, care va arhiva documentul iniial (solicitarea) i celelalte documente care rezult din rezolvarea solicitrii, pentru a dovedi, n cazul unui litigiu, modul n care a ndeplinit respectiva activitate. Ca urmare, din mulimea generic de documente, din punct de vedere arhivistic sunt importante doar acele documente create i primite de ctre o organizaie n procesul desfurrii activitii sale i pstrate cu scop de dovad a activitii desfurate sau de informare2. Altfel spus, pentru orice aciune sau eveniment desfurat n virtutea atribuiilor legale, trebuie s existe o documentaie adecvat care s consemneze modul i operaiunile desfurate, iar toate aceste informaii sunt consemnate n documente, care vor fi pstrate n arhiv. Totalitatea acestor documente arhivabile formeaz, n limbaj tehnic, fondul arhivistic al organizaiei (al unui birou notarial de pild).

= ARHIVA notarului public

Birou notar public individual

Fond arhivistic

Birou notar public individual

Fond arhivistic notar public individual

= ARHIVA notari publici asociati

Birou notari publici asociati

Fond arhivistic notari publici asociati

Figura 1: Fond arhivistic i arhiv.

In limbaj birocratic, aceste documente arhivabile se mai numesc i acte pentru a le diferenia de conceptul generic de document. n continuare, dac nu se precizeaz altfel, prin document vom nelege aceste documente arhivabile.

Pagina 7 din 72

Definiie: fond arhivistic

Totalitatea documentelor create i primite de ctre o organizaie n procesul activitii sale i pstrate cu scop de dovad a activitii desfurate sau de informare

n limbaj obinuit, acest fond arhivistic formeaz arhiva biroului notarial. Dar, n cazul n care, de pild, a existat un birou notarial individual, iar ulterior notarul public s-a asociat cu un alt notar, n arhiva biroului notarial asociat vor fi dou fonduri arhivistice: cel al notarului individual i cel al notarilor asociai3 (Figura 1).
Definiie: arhiv Totalitatea documentelor arhivate care se afl n administrarea responsabilitatea unui birou notarial i, n multe cazuri, acoper noiunea de fond arhivistic.

S revenim puin la elementul de baz al arhivei documentul arhivabil. Odat acceptat definiia de mai sus, rezult mai multe consecine cu efecte practice: 1. documentele care intr n arhiva organizaiei trebuie s aib legtur cu activitatea proprie i s fie necesare organizaiei fie pentru dovedirea modului de desfurare a activitii, fie pentru informare. Altfel spus, dei orice informaie poate fi un document, nu toate documentele sunt arhivabile. Pe cale de consecin, analiza activitilor pe care le desfoar un Biroul notarului public (BNP) poate stabili cu destul precizie ce documente sunt create i primite n legtur cu acele activiti i astfel se pot identifica documentele arhivabile. 2. Att scopul de informare, ct i cel de dovad a activitii nu pot fi ndeplinite ntr-o arhiv rvit. Pentru a regsi o informaie este nevoie de ordine i de instrumente de eviden, menite s mi ateste existena i locul de pstrare al unei anumite informaii. De pild, dac cineva dorete dovada dezbaterii unei succesiuni, registrele mi dovedesc dac acea dezbatere a avut loc i unde se afl. 3. Dac documentele sunt pstrate ca dovad sau cu scop de informare, odat ce perioada pentru care informaia coninut avea relevan a trecut, documentele pot fi eliminate din arhiv (desigur, n condiiile prevzute de lege!) Aadar, n ciuda unor preri, problema arhivei nu se refer doar la documentele aflate ntr-o camer, pe ua creia scrie Arhiv. Documentele au o via proprie, care ncepe cu naterea lor (adic prima luare n eviden), continu cu existena lor activ (perioada n care ele servesc efectiv activitii cotidiene), cu pensionarea lor (trecerea n pasiv sau arhivarea lor) i, n final, dispariia lor, fie prin distrugere, fie prin predare la un depozit de arhiv istoric (Figura 2). Ca urmare, fiecare faz din acest ciclu de via este dependent de fazele anterioare i, prin urmare, atunci cnd discutm despre arhiva notarial, totul ncepe de la naterea documentului (Figura 3).

Vezi, n acest sens, Regulament, art. 37/2. La fel, dat fiind c dup Regulament art. 40/2, rezult c fondul arhivistic nu este al notarului, ci al BNP.

Pagina 8 din 72

Un document... Este creat... ...folosit... ...arhivat...

Yes/No

...eliminat. ...evaluat...

...transferat la o arhiv istoric.

Figura 2: Ciclul de via al documentului.

Identificarea documentelor unui BNP

Luarea n eviden a documentelor (nregistrarea)

Clasarea documentelor

Constituirea unitilor arhivistice (dosare, mape, registre)

Selecionarea

Arhivarea

Luarea n eviden a unitilor arhivistice (inventarierea)

Da/Nu

Eliminare

Predare ctre arhiva istoric

Figura 3: Fluxul de activiti arhivistice, corespunztor ciclului de via al documentelor.

Pagina 9 din 72

Documentele din birou

Pagina 10 din 72

DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTIC

Cu ce documente opereaz un BNP?

Biroul notarial funcioneaz n baza Legii 36/1995, cu modificrile i completrile ulterioare. n baza legii, mandatul general al activitii notariale este de a asigura persoanelor fizice i juridice constatarea raporturilor juridice civile sau comerciale nelitigioase, precum i exerciiul drepturilor i ocrotirea intereselor, n conformitate cu legea (Art. 1, Legea 36/1995). n aplicarea mandatului dat de lege, notarul public ndeplinete o funcie specific, ce const din urmtoarele activiti: redactarea nscrisurilor cu coninut juridic, la solicitarea prilor; autentificarea nscrisurilor redactate de notarul public, de parte personal sau de avocat; procedura succesoral notarial; certificarea unor fapte, n cazurile prevzute de lege; legalizarea semnturilor de pe nscrisuri, a specimenelor de semntur, precum i a sigiliilor; darea de dat cert a nscrisurilor prezentate de pri; primirea n depozit a nscrisurilor i documentelor prezentate de pri; actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin i al cecurilor; legalizarea copiilor de pe nscrisuri; efectuarea i legalizarea traducerilor; eliberarea de duplicate de pe actele notariale pe care le-a ntocmit orice alte operaiuni prevzute de lege. Pe lng aceast funcie de baz, profesional, notarul public, ca persoan fizic autorizat, trebuie s ndeplineasc i o funcie administrativ (ce ine de conducerea activitii sale) i o funcie de sprijin a activitii profesionale (de pild, realizarea activitilor financiar contabile, de personal etc.)4. Activitile menionate sunt luate n eviden, iar dovada desfurrii i rezultatul lor sunt consemnate ntr-o serie de documente, care formeaz, n ansamblul lor, arhiva notarului public5.
4

Pentru claritate, n sensul folosit n practica profesional, funcia reprezint orice scop, responsabilitate sau sarcin cu nivel ridicat de generalitate, atribuit agendei de responsabiliti a unei organizaii, n virtutea unei legislaii, poli tici sau a mandatului su. Funciile sunt apoi descompuse ntr-un set de activiti asociate (International Standard for Description of Functions, versiunea 2006). Tot acolo, se definesc activitile ca fiind sarcini desfurate de o organizaie pentru a-i ndeplini fiecare din funciile sale. Remarcm, n acest sens, c nomenclatorul arhivistic al BNP ntrebuineaz greit termenul de activitate (A. Activitate notarial; B. B. Activitate administrativ, de personal i financiarcontabil) pentru ceea ce, de fapt, reprezint funcii.
5

Vom considera n continuare, simplificnd voit, arhiva notarului public ca fiind arhiva BNP.

Pagina 11 din 72

Arhiva unui BNP este aadar format din totalitatea documentelor rezultate din activitile asociate acestor funcii. Nu de puine ori, se susine c arhiva notarial const doar din documentele rezultate din desfurarea funciei de baz, n timp ce restul (documentele financiar-contabile, de pild) sunt neglijate. Nimic mai fals: fondul arhivistic cuprinde totalitatea documentelor rezultate din activitatea proprie, indiferent dac se refer la funcia de baz sau funcia suport.
E bine s tim n cazul n care una sau mai multe din activitile suport sunt externalizate (de pild, problemele financiar-contabile, sntatea i securitatea n munc, prelucrarea arhivei etc.), documentele rezultate din prelucrarea informaiilor referitoare la BNP aparin i ele fondului arhivistic al BNP. n esen, faptul c o persoan este pltit ca angajat proprie sau ca personal extern este mai puin important; semnificativ este faptul c documentele rezultate se refer la activitatea proprie i, ca urmare, aparin arhivei BNP. Pe cale de consecin, documentele privitoare la activitile externalizate vor treb ui predate arhivei BNP dup ntocmire.

nainte de a discuta despre luarea n eviden a acestor documente, se impun cteva observaii asupra formei unui document ntocmit. Aceste observaii au un caracter general, principial i nu prevaleaz fa de obligaiile specifice de fond i form pentru ntocmirea documentelor specifice (notariale, contabile etc.) Un document ntocmit de un anumit BNP trebuie s se individualizeze fa de alte documente similare ale altei uniti. Elemente ce in de hrtia folosit, antet, aezarea textului n pagin sunt astfel de elemente de individualizare. Considernd foaia de hrtie, partea de sus (antetul) i de jos (subsolul) sunt zone tehnice, n care se pot nscrie informaii despre contextul i structura documentului. De obicei, n antet se trec informaii despre emitent, adresa acestuia i coordonatele de contact (telefon, fax etc.) eventual sigla proprie. Tot n zona superioar a paginii (lateral sau imediat sub antet) sunt inserate informaii despre: numrul de nregistrare (ieire) al documentului data nregistrrii (de ieire) localitatea (mai ales dac este alta dect sediul menionat n antet), numrul de exemplar canalul de comunicare al documentului (altul dect cel prin pot sau curier: e-mail, fax etc.).

Urmeaz, de obicei, fie destinatarul, cu nume i alte elemente de identificare (de pild, funcia sau adresa) i un titlu scurt (Referitor la:, Ref.) care precizeaz obiectul documentului. Urmeaz coninutul propriuzis care, n buna practic birocratic, precizeaz contextul ntocmirii documentului (urmare solicitrii dvs., avnd n vedere problema aprut..), apoi descrie faptele (v informm c...) i, n final, transmite inteniile/deciziile emitentului (solicitm s..). Dac exist anexe, se va face menine despre acestea la sfritul textului. Este de asemenea recomandabil ca fie la finalul textului, fie n subsolul paginii, s fie indicat data redactrii documentului, dat fiind c nu ntotdeauna data de ntocmire coincide cu data de emitere (de nregistrare-ieire), precum i numrul de exemplare ale documentului. Urmeaz semntura persoanei ndreptite, dublat de tampil/sigiliu. Unii autori recomand ca, pentru a evita/ngreuna tentativele de falsificare, semntura aplicat pe acte s nu fie nscris n form scurt, iar tampila s nu fie aplicat peste semntura, ci lateral/sub aceasta.

De unde vin documentele?

Documentele care vor ajunge n arhiva BNP au o surs intern (adic sunt create de BNP) i una extern (sunt primite de la teri) (Figura 4).

Pagina 12 din 72

n primul caz, se vor reine n vederea pstrrii n arhiv un exemplar (sau copia-martor) al (a) documentului emis6 ori, n cazul documentelor ntocmite pentru uz intern, originalul. n cel de-al doilea caz, se va pstra originalul sau, n cazul documentelor transmise pe e-mail ori fax, exemplarul primit, imprimat i nregistrat n cadrul BNP.

Documente cu surs extern i destinaie intern

pot e-mail fax curier

Document original sau asimilat originalului

Documente cu surs intern i destinaie extern

pot e-mail
Document original sau asimilat originalului

fax curier

Exemplarul 2 sau copia martor

Arhiva BNP

Documente cu surs intern i destinaie intern

Exemplar unic sau original multiplu

Figura 4: De unde se ,,alimenteaz cu documente arhiva notarial

nregistrarea documentelor din BNP

n conformitate cu art. 7 din Legea 16/1996, creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Prevederea are un caracter transversal (indiferent de domeniul de activitate), ns modul concret de aplicare depinde foarte mult de tipologia i fluxul documentelor dintr-o organizaie.
Definiie nregistrarea Individualizarea unui document, prin atribuirea unui numr de identificare unic. Identificarea unic presupune c nu pot exista dou documente cu acelai numr pentru o perioad de timp stabilit (de pild, n decursul unui an), pentru acelai flux de documente (de pild, dou acte intrate sau dou acte ieite cu acelai numr).

Exist o varietate de interpretri i proceduri de lucru. Ca principiu, n evoluie istoric, s-a ajuns ca att emitentul, ct i beneficiarul/destinatarul s pstreze cte un exemplar din document, ca prob a integritii i autenticitii documentului. n acest sens, exist varianta ca emitentul s pstreze un exemplar, ceea ce presupune existena unui original multiplu (= document semnat i parafat, care se difereniaz unul fa de cellalt doar prin indicarea numrului de exemplar). O alt variant ar fi aceea n care documentul rmas la arhiva emitentului este o copie dup documentul original, care este doar semnat pentru autenticitate de ctre persoana autorizat. De obicei, opiunea aleas ine de reglementrile interne specifice fiecrei organizaii.

Pagina 13 din 72

nregistrarea are rolul de a atesta existena oficial documentului n cadrul BNP asumarea de ctre BNP a responsabilitii de administrare ulterioar a respectivului document, ca parte a arhivei proprii. Registratura clasic pentru coresponden poate fi realizat n sistem partid sau separat intrare/ieire (vezi Tabel 2, respectiv Tabel 3-Tabel 4). n primul sistem, registrul de intrare nregistreaz pe pagina din stnga intrrile, iar pe pagina din dreapta, corespunztor intrrilor, sunt nregistrate ieirile; numrul de intrare este unic att pentru intrare, ct i pentru ieire, doar data fiind diferit. Sistemul prezint avantajul de a remarca imediat dac o lucrare este rezolvat sau nu. Sistemul funcioneaz n msura n care att la intrare, ct i la ieire sunt documente care se refer la o singur problem sau care necesit un singur rspuns. Sistemul independent presupune registre i numere separate pentru intrare i pentru ieire. Sistemul este ceva mai greoi dect cel partid, mai ales n cazul n care registrele nu fac referin ncruciat (cel de intrri s menioneze numrul documentului de rspuns, iar cel de ieire numrul documentului la care se rspunde). n acest sistem, la un singur document se pot emite oricte rspunsuri (acestea primesc numere de ieire independente). De precizat c acest sistem nu este agreat de legislaia n vigoare. Fa de prevederile legale, nregistrarea prezint ns o serie de particulariti. Fiecare domeniu de activitate (secretariat, contabilitate, resurse umane etc.) are un set de instrumente de eviden caracteristice, n care documentele specifice sectorului propriu sunt nregistrate. Ca urmare, prevederea legal nu trebuie interpretat n sensul nregistrrii tuturor actelor ntr-un unic registru de nregistrare, ci ca fiecare act s fie individualizat ntr-un registru de nregistrare oficial, att timp ct numerele nu se suprapun. n acest sens, n cadrul unui BNP, conform atribuiilor legale i activitilor desfurate, documentele se nregistreaz n registrele de nregistrare menionate n Tabel 1.
Tabel 1: Tipuri de documente i unde sunt nregistrate

Tipologia Acte autentice Legalizri semntur, sigilii etc. Legalizri copii Certificri Dat cert Legalizri traduceri Rectificri, proiecte etc. Succesiuni Depozite Proteste Consultaii Traduceri Coresponden Note contabile, facturi etc. Divoruri

Se nregistreaz n:

Registrul general notarial

Registrul de succesiuni Registrul de depozite Registrul de proteste Registrul de consultaii notariale Registrul de traduceri Registrul de coresponden Registrul de ncasri i pli Registru de divoruri

Pagina 14 din 72
Tabel 2: Registru de intrare-ieire n sistem ,,partid. INTRRI Nr. intrare Data intrrii Canal de comunicare Nr. i data documentului la emitent Nr. file Nr. anexe Emitent Rezumatul documentului Cui i s-a repartizat spre rezolvare Data ieirii Modul de rezolvare Destinatar IEIRE Nr. file Nr. anexe Canal de comunicare Se trimite prin curier. Nr. docum. la care se conexeaz Observaii

25

25.05 2001

Fax

234/2001

Judectoria Braov

Solicitare copie act autentic 15/2000

X.

30.05 2001

Se elibereaz copie act autentic scolicitat

Judectoria Braov

Clasat la I.A.3

Tabel 3: Registru de intrare Nr. intrare Data intrrii Canal de comunicare Nr. i data documentului la emitent Nr. file Nr. anexe Rezumatul documentului Solicitare copie act autentic 15/2000 Cui i s-a repartizat spre rezolvare Se rspunde sub nr. 35/30.05 2001 Nr. docum. la care se conexeaz

Emitent

Observaii

25

25.05 2001

Fax

234/2001

Judectoria Braov

X.

Clasat la I.A.3

Tabel 4: Registru de ieire Nr. ieire Data ieirii 30.05 2001 Canal de comunicare Se trimite prin curier. Nr. file Nr. anexe Se rspunde la nr. Nr. docum. la care se conexeaz

Modul de rezolvare

Destinatar

Observaii

35

Se elibereaz copie act autentic scolicitat

Judectoria Braov

Clasat la I.A.3

Pagina 15 din 72
E bine s tim Exist tendina, n general n sistemul juridic, ca pentru dosarele de caz (sau de cauz) s nu mai fie nregistrate actele, ci doar dosarul, ntr-un registru special. Aceast practic nu este conform cu prevederile legale actuale, deoarece sub numrul unic de dosar se pot aduna 7 zeci, poate sute de documente, a cror existen nu este evideniat nicieri . O soluie ar fi numerotarea documentelor n cadrul dosarului i menionarea lor fie pe coperta dosar ului, fie pe un tabel (Figura 5). Astfel, presupunnd c avem un dosar 43, documentele vor avea nr. 43/1, 43/2, 43/3 i vor fi menionate ca atare pe o copert a dosarului. n msura n care aceast nregistrare a documentelor din dosar se face n momentul primirii documentelor, se poate asigura o form minimal de eviden cu efort redus.

Figura 5:Evidena documentelor dintr-un dosar de caz (succesoral, de divor etc.)

Clasarea documentelor
La modul teoretic, este posibil ca toate aceste documente luate n eviden n cadrul unui BNP s fie pstrate laolalt, de pild, dup data nregistrrii sau numrul nregistrrii. Ar rezulta astfel cteva grupri de documente, a cror delimitare este fcut de evidena de nregistrare din tabelul nr. 1. n practic ns, cantitatea mare de documente, nevoile curente (regsire, administrare documente etc.) cer o divizare a problemelor mari n probleme mai mici, din categorii mari n categorii mai mici, menite s asigure pe de o parte crearea unei cantiti de documente mai uor de gestionat i pe de alt parte, o mai mare precizie a regsirii informaiei necesare. n acest sens, se elaboreaz o schem de clasare a actelor.
Definiie: clasare operaiunea prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte de gestiune etc.) se aranjeaz ntr-un sistem raional i se repartizeaz n categorii (clase), ntr-o ordine dinainte stabilit.

Criteriile de clasare a documentelor n categorii sunt, n general:

7

S ne imaginm c la un concurs pe post cineva depune n dosarul de concurs un act esenial, fr care nu s-ar putea prezenta la examen; lipsa cuprinderii ntr-un instrument de eviden a acelui document din dosar implic imposibilitatea responsabilizrii vreunei persoane n cazul n care documentul dispare. Altfel spus, nu se poate demonstra c a existat vreodat un document la dosar!

Pagina 16 din 72

referirea comun la acelai subiect, persoan, cauz (de pild, un dosar personal) proveniena din aceeai activitate (de pild, statele de plat al angajailor BNP nu se claseaz mpreun cu legalizrile de acte notariale) anticiparea unei nevoi viitoare de regsire (de pild, documentele dintr-un dosar succesoral nu se separ dup tipologii, orice nevoie ulterioar de informare asupra succesiunii presupunnd nevoia de regsire a tuturor documentelor asociate respectivei succesiuni) destinul comun al documentelor (au acelai termen de pstrare, deci, la expirarea acestuia, vor fi eliminate toate, ca ansamblu). Clasarea se realizeaz, cum spuneam, pe baza unei scheme de clasare, care este cuprins ntr-un instrument prevzut de legislaie i denumit nomenclator arhivistic (N.A.).
Definiie: nomenclator arhivistic un tabel sistematic al categoriilor de documente create i pstrate de un BNP, avnd asociate termene de pstrare pentru fiecare din aceste categorii. O categorie este identificat printrun indicativ, care este format din cifrele i literele corespunztoare prilor structurale ale organizaiei din numrul de ordine al categoriei.

Aadar, contrar unei preri larg rspndite, N.A. nu este folosit doar pentru selecionare, ci asigur i schema de clasare a actelor. El are aadar o funcie dubl i este util att la nceputul ciclului de via al documentelor, ct i la sfritul acestuia, n cazul selecionrii.
E bine s tim Categoriile de documente nu sunt sinonime cu dosarele, aa cum adesea se confund. Diferena rezid n faptul c schema de clasare i categoriile de documente sunt mai degrab elemente conceptuale, n timp ce dosarele sunt ct se poate de palpabile. O categorie poate fi (cel puin teoretic) aceeai i n 2002 i n 2012, n timp ce dosarul are o dimensiune limitat cronologic (de pild, cuprinde documentele create ntr -un an) i fizic (nu trebuie s depeasc 300 file). Altfel spus, o categorie de documente cuprinde toate dosarele care conin documente ce ndeplinesc criteriul comun definit de categorie.

N.A. se ntocmete, conform legii, de fiecare persoan juridic, pe compartimente i termene de pstrare; el se aprob de conducerea unitii i se confirm de Arhivele Naionale.
E bine s tim Avnd n vedere cele de mai sus, rezult c N.A. al Uniunii Naionale a Notarilor Publici nu este corect ntocmit n conformitate cu prevederile legale, deoarece: cuprinde mai multe persoane juridice n cazul BNP, nu este organizat pe compartimente (care nu exist!), ci pe activiti (de fapt, funcii). Dei aceast din urm practic (a divizrii pe funcii) este corect din punct de vedere profesional, nu este corect din punct de vedere legal, n acest moment, n Romnia. Situaia este ns tolerat tacit, fiind similar tuturor structurilor asociate sectorului juridic (judectorii, parchete, executori judectoreti, notari). Inexistena compartimentelor are ns o serie de consecine n cursul prelucrrii arhivistice. Mai departe, din analiza activitilor i a produciei de documente n cadrul unui BNP, rezult c nu toate documentele create de un BNP sunt cuprinse n actualul N.A. al Uniunii. Situaia este una comun la multe organizaii, pe de o parte datorit lipsei de metoda n culegerea datelor i apoi datorit dinamicii extrem de mari a legislaiei, atribuiilor i activitilor. Ca urmare, atunci cnd n activitatea practic se constat c, pe o linie de activitate, exist

Pagina 17 din 72

documente care nu pot fi integrate n categoriile din N.A. existent, se va proceda la delimitarea unei noi categorii n care s fie clasate acele documente. Pentru asigurarea uniformitii de lucru pentru toi angajaii, se va face meniune pe N.A. despre noua poziie. Dac activitatea respectiv persist i acea categorie de documente cuprinde documente pentru mai muli ani succesivi, se va proceda la notificare ierarhic, n vederea modificrii N.A.. Referitor la ordinea de prezentare a categoriilor n N.A., firesc ar fi fost ca acestea s fie prezentate grupate pe activiti. Cu toate acestea, categoriile sunt prezentate n ordinea descresctoare a termenelor de pstrare, ceea ce afecteaz operativitatea identificrii i clasrii unui document rezultat dintr-o anumit activitate.

Pentru a evita probleme ridicate de situaiile prezentate mai sus, prezentm n Tabel 5 nomenclatorul arhivistic din 2012 al BNP, reorganizat pe activiti i completat cu unele poziii create, dar neincluse oficial (cele care nu au indicativ). Acest tabel este un exemplu de restructurare i pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste ajuttoare, pentru o mai mare eficien n identificarea categoriilor.
Tabel 5: Gruparea pe activiti a categoriilor de documente create ntr-un BNP

Categorii de documente ordonate pe activiti

Indicativ NA

Conducerea biroului notarial Dosar cu documente privind nfiinarea i funcionarea Birourilor Notarilor Publici; avize i autorizaii de funcionare, acte de control profesionale Secretariat Coresponden cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, Ministerul Justiiei, adrese trimise ctre INFONOT Systems, alte autoriti profesionale Coresponden privind activitatea administrativ, de personal i financiar-contabil, inclusiv adeverine de vechime, salarizare Registrul de coresponden 8 Situaii statistice anuale Situaii statistice lunare Autentificare Registrul general notarial Opisul registrului general notarial Acte autentice de dispoziie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentri, modificri, anulri, stingeri sau renunri), partaj, ipotec, garanii privind bunurile imobile i mobile, fiduc ia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaiune/ nchiriere/ arend, antecontracte, contracte de mprumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor artate Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice

I.B.1

I.B.15 I.B.18 I.B.9 I.B.16 I.B.21

I.A.9 I.A.10 I.A.1

I.A.20

I.A.2

Datorit cantitii mici de documente, I.B. 16 i 21 se pstreaz n acelai dosar; t.p. 3 ani CS.

Pagina 18 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti (recunoaterea filiaiei, adopie, cetenie), acte autentice ncheiate n materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de ctre printe, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraii-consimmnt medicale), actele necesare dobndirii calitii de persoan fizic autorizat (n domeniile cadastrului, geodeziei i cartografiei, avocai, notari, medici, arhiteci etc.), asociaii cu scop nepatrimonial, fundaii i acte pentru nregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date n executarea lor Acte autentice privind societii comerciale, agricole (constituiri/modificri i hotrri aferente: actele de constituire i modificare ale societilor comerciale, agricole i hotrrile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum i procurile de reprezentare la ncheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele dect cele prevzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constat/declar nulitatea, declaraii date in procedura divorului, contracte de mandat, declaraii de revocare, procuri Legalizri Legalizri de copii de pe nscrisuri Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte Succesiuni, testament Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor Dosar succesoral Registrul de termene succesorale Certificate de motenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacana succesoral etc., ncheieri finale, inventare succesorale, procese-verbale privind constatarea strii materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraii autentice de recunoatere/nerecunoatere a testamentului olograf ncheieri privind alte soluii succesorale: suspendri conform art 75 lit. a), b), c) din Legea nr._36/1995; conexri, nchideri fr obiect, declinri de competen Testamente, codicile, declaraii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraii de retractare a revocrii testamentului, declaraii de acceptare sau renunare la succesiune , legale sau testamentare, declaraii de acceptare sau renunare la calitatea de executor testamentar, declaraii date n conformitate cu dispoziiile art. 1.111 Cod civil, declaraii de neacceptare a succesiunii date n afara termenului de opiune succesoral, declaraii de nlturare a efectelor nedemnitii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Regim matrimonial, divoruri Registrul de divoruri Opisul Registrului de divoruri Dosar de divor (cererea de divor i documentaia anexat acesteia, ncheierea de desfacere a cstoriei prin divor, certificatul de divor i dovada comunicrii acestuia la registrul strii civile, precum i, dup caz, ncheierea de respingere a cererii de divor sau ncheierea de clasare a cererii de divor)

Indicativ NA

I.A.19

I.A.21

I.A.23 I.A.22

I.A.11 I.A.12 I.A.17 I.A.26 I.A.6

I.A.7 I.A.3

I.A.13 I.A.14 I.A.18

Pagina 19 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (n materia relaiilor de familie): conveniile matrimoniale de adoptare a regimului separaiei de bunuri, conveniile matrimoniale de adoptare a regimului comunitii convenionale, actele de revocare/modificare a conveniilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodn, inclusiv procurile de reprezentare la ncheierea acestora Mapa de divoruri: certificate de divor i ncheierea privind soluia la cererea de divor (ncheieri de admitere a cererii de divor, ncheieri de respingere a cererii de divor, ncheieri de clasare a cererii de divor) Depozite Registrul de depozite ncheieri de primire i eliberare depozite Proteste Registrul de proteste Acte de protest Reconstituiri ncheieri de reconstituire Lucrri de Carte funciar Registrul de eviden a lucrrilor de carte funciar Traduceri Registru! de eviden a specimenelor de semntur a traductorilor autorizai Registrul de traduceri Consultaii notariale Registrul de consultaii juridice notariale i dosar de consultaii Financiar-contabilitate Registrul jurnal de ncasri i pli Registrul de cas Notele contabile i acte justificative Ordine de plat, chitaniere i facturi fiscale Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul unic de control Declaraiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declaraii *tot aici: declaraiile 100, 102, 200, 220, 300, 314 i fie de cont pentru operaiuni diverse+ State de plat salarii copii Statele de plat salarii originale Jurnal vnzri-cumprri aferente TVA Resurse umane

Indicativ NA I.A.4

I.A.8

I.A.15 I.A.24

I.A.16 I.A.25

I.A.5

I.B.17

I.A.27 I.A.28

I.A.29

I.B.10 I.B.11 I.B.12 I.B.13 I.B.7 I.B.8 I.B.6 I.B.14

I.B.19 I.B.5

Pagina 20 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti Dosare individuale de personal Documentaie medicina muncii Documentaie securitate i sntate n munc (registre eviden accidente). Fie de instructaj protecia muncii

Indicativ NA I.B.4

Lucrri arhiv Lucrri de eviden, selecionare, pstrare, folosire i predare a materialului arhivistic Nomenclatorul arhivistic copie Instruciuni, rapoarte de control, instruiri, corespondena cu Arhivele Naionale Registre de eviden curent a arhivei Registru de depozit arhiv

I.B.2 I.B.20 I.B.3

Gruparea documentelor; constituirea unitilor arhivistice

La nceputul seciunii anterioare descriam clasificarea ca un prim pas n a mpri cantitatea de documente n ansambluri de documente de mai mic amploare, pentru a le face uor de administrat. Cu toate acestea, documentele pot fi ntr-un numr prea mare i dac sunt separate pe categorii. S ne imaginm numai poziia I.A.1 pe parcursul activiti unui BNP: zeci de metri liniari de documente Ca urmare, se va proceda la divizri suplimentare ale cantitii de documente. Rezultatul acestei activiti va fi obinerea de dosare, mape registre etc., denumite cu un termen generic uniti arhivistice, care vor reprezenta baz pentru eviden i administrare arhiv. CONSTITUIREA DOSARELOR: Pasul 1: delimitarea documentelor pentru formarea dosarului n primul rnd, conform celor de mai sus, procedm la o nou mprire a cantitii de documente, de aceast dat pe raiuni exclusiv de gestiune: documentele din categoriile definite n planul de clasare vor fi divizate cronologic (de pild, documentele dintr-un an vor fi separate de documentele din alt an) i, apoi, mprite din nou n grupri de acte care s nu depeasc un anumit numr de file (50 acte, n cazul actelor autentice, 100 de acte n cazul celorlalte acte notariale i 300 file pentru documentele ordinare sau, mai generic spus, n teancuri de maxim 3 cm n grosime). Adic, de pild, actele privind societile comerciale care s-au adunat se grupeaz pe ani9 i n cadrul anului n grupri de acte care s nu depeasc dimensiunile menionate.
Definiie dosar Un grup de documente, caracterizat prin apartenena la o anumit categorie (deci, referitor la o anumit problem, persoan, cu acelai termen de pstrare etc.), limitat n timp i ca numr de file va forma un dosar.

De obicei, n cadrul BNP se opereaz cu anul calendaristic. Deci, se vor avea n vedere documente create i pstrate din prima i pn n ultima zi lucrtoare a anului (convenional, ne vom referi la aceast perioada ca 1 ianuarie31 decembrie). Sisteme diferite pot fi ntlnite n nvmnt (anul colar), uneori n finane (anul fiscal) etc.

Pagina 21 din 72

E bine s tim

Cuvntul ,,dosar are mai multe sensuri n limba romn i nu o dat pot aprea confuzii. Un prim sens (cel pe care l vom utiliza n continuare) este cel de ,,coperte. ,,Am pus actele n dosar nseamn c am clasat hrtiile ntre dou buci de carton sau plastic, care constituie copertele dosarul ui. Un al doilea sens este cel de ,,problem, ca n formula ,,dosarul succesiunii sau ,,dosarul personal sau ,,dosarul cauzei. Altfel spus, n primul caz avem un sens fizic, care se refer la ,,ambalaj, n timp ce n al doilea caz este vorba despre un sens de coninut, care se refer la problem. Fcnd un joc de cuvinte, dosarul succesoral se pstreaz n dosar. Diferena de sens este necesar, deoarece un anumit dosar (n sensul coninutului) poate fi pstrat n mai multe dosare (fizice). n acest din urm caz, spunem c documentele de succesiune se pstreaz n volumele dosarului succesoral. O alt observaie ine de dosarele-colectoare, care adun documente diverse rezultate din activiti diverse. Separare pe categorii nu nseamn obligatoriu constituirea unor dosare sau, altfel spus, o poziie din N.A. nu echivaleaz cu existena unui singur dosar. Poziia Dosare succesorale sau Dosare de divoruri implic din start mai multe dosare: n niciun caz nu vor fi legate laolalt toate dosarele succeso rale din decursul unui an! n mod asemntor, pentru categorii-colectoare, cum ar fi I.A. 22 (Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte), nu este obligatorie crearea unui singur dosar sau intercalarea documentelor avnd obiecte diferite. n funcie de c antitatea de documente, se poate opta fie pentru sub-dosare separate (dosare pentru datri de dat cert; dosare pentru certificare la persoane i sigilii; dosare pentru eliberri de duplicate etc.), fie pentru crearea de seciuni tematice n dosare n cadrul unui dosar (vezi Figura 6- Figura 7).

I.A.22 Legalizri semntur traductori

I.A.22 Datare dat cert

I.A.22

I.A.22 Eliberri duplicate

Figura 6: Crearea de sub-dosare (tematice) n cadrul unei categorii-colectoare cu numr mare de documente

Pagina 22 din 72

Figura 7: Crearea de seciuni tematice n dosare, n cadrul unei categorii-colectoare cu numr redus de documente

Pasul 2: Pregtirea documentelor pentru ndosariere Pentru a asigura o pstrare corespunztoare, la formarea dosarului se ine cont de urmtoarele: Documentele adunate n bibliorafturi/mape pe sistemul cel mai nou document deasupra se reordoneaz cronologic cresctor10. Ordonarea n cadrul lucrrii11 se poate face fie pe sistemul: rspunscerereacte anex, fie pe sistemul: cerereacte anexrspuns. Documentele pe hrtie termic se copiaz, deoarece nu rezist mai mult de 2-3 ani. Dubletele nu se pstreaz dect dac au un rol precis n aciunea la care se refer (mai multe exemplare, fiecare cu un rol specific) Ciornele se elimin doar dac ele nu marcheaz oficial anumite stadii, un anumit curs al documentului final Nu se vor separa adresele i anexele de documentul de baz i nici documentele conexate12. Pentru documentele de format mai mare dect restul documentelor din dosar se poate opta fie pentru scoaterea lor i formarea unui sub-dosar (de pild, totalitatea planurilor i schielor) sau pentru plierea lor i legarea n dosarul iniial (astfel nct documentul s poat fi citit i dup legare) Se scot agrafele i boldurile, care ar putea rugini i afecta hrtia.
10

Cronologic se refer la data de nregistrare a documentelor, nu la data anexelor sau retroactelor (= acte mai vechi, care sunt depuse ca anexe pentru a fundamenta o solicitare). 11 O lucrare reprezint un ansamblul de documente referitor la o chestiune, care genereaz o aciune administrativ i o sarcin de lucru pentru angajat. Un document intrat determin pornirea unei lucrri; totalitatea documentelor care se refer la respectiva lucrare (referate, note de relaii, coresponden suplimentar legat de respectiva problem formeaz, toate, o lucrare. Un d osar obinuit cuprinde documente referitoare la o activitate de amploare mai mare i este format dintr-o sum de lucrri. De pild, o lucrare (corespunztoare unei sarcini administrative) o reprezint adresa de interogare i rspunsul de la INFONOT System, referitor la o succesiune. Ansamblul lucrrilor formeaz dosarul succesoral.
12

Adresa este documentul de nsoire al altui document; aceasta d o serie de explicaii despre contextul comunicrii i care poate cuprinde i o serie de clarificri suplimentare aduse documentului de baz. Anexa este un document care de asemenea nsoete documentul de baz i care aduce completri la coninutul acestuia; de obicei, despre existena anexelor se face meniune n document. Documentul conexat este un document independent, comunicat i nregistrat distinct, dar care este reunit cu alt document datorit referirii la aceeai chestiune (de pild, un document care aduce completri la o solicitare iniial se va conexa la documentul ce conine acea solicitare). n prezent, conexarea corect se face la primul numr intrat (de obicei, n limitele anului calendaristic).

Pagina 23 din 72

E bine s tim

O chestiune delicat o reprezint scoaterea capselor de la actele autentice. Din punct de vedere arhivistic, eliminarea elementelor metalice are scopul de a evita ruginirea acestora i afectarea hrtiei. Pe de alt parte, capsarea actelor notariale are rostul de a asigura integritatea documentului emis, fapt ntrit i de aplicarea sigiliului notarial. Dac scopul arhivistic poate fi atins i prin folosirea de capse neferoase (deci, care nu pot rugini), desfacerea actului autentic nu poate fi compensat prin absolut nimic, deoarece se intervine practic pe documentul original, cu poteniale efecte juridice! Din acest motiv, nu recomandm scoaterea capselor de la actele care au fost constituite ca atare.

Pasul 3: Legarea documentelor Odat identificate documentele care vor forma un dosar, trebuie asigurat legtura lor fizic. Acest lucru se realizeaz prin legare.
E bine s tim Conceptul de legare s-a referit, de la nceput, la sfoar. Odat cu evoluia tehnologic, s -au dezvoltat noi tehnici de asigurare a legturii ntre filele unor documente (capsare, spiralare, perforare etc.) Capsarea tinde s strng extrem de puternic documentele, existnd riscul ca acestea s nu mai poat fi citite lng legtur. Perforarea (ca pentru un biblioraft) implic orificii mai mari, care deterioreaz hrtia i nu asigur rezistena marginii, mai ales pentru volume mari de hrtie (experimentai acest lucru prin inerea sau manipularea unui bloc de file n legtura unui biblioraft greutatea specific a hrtiei risc s rup marginea de prindere) Spiralarea deterioreaz sever marginea documentului, educnd dramatic rezistena marginii de prindere. De asemenea, spirala depete grosimea blocului de file, genernd dimensiuni asimetrice ale dosarelor, ceea ce creeaz probleme la depozitare. Spirala de plastic, suplimentar, ofer o foarte slab rezisten la utilizare. Aadar, dei Regulamentul de arhiv din 2012 enumer i spiralarea printre modalitile de legtori, nu recomandm folosirea acestor metode. Orict ar prea de primitiv, coaserea dosarului cu sfoar reprezint cea mai solid i rezistent form de legare (de altfel, i tipografiile folosesc n continuarea aceast tehnic pentru lucrrile ce implic durabilitate!). De aceea, mai ales pentru dosarele cuprinznd documente cu termen de pstrare permanent , legarea cu sfoar este obligatorie. Celelalte tehnici pot fi, eventual, folosite pentru documentele cu termen de p strare redus (sub 10 ani) i pentru care nu se preconizeaz o folosire intensiv.

Pentru legarea dosarelor sunt necesare o serie de instrumente i anumite tehnici. Instrumente necesare: Colar din lemn sau carton-tare (Figura 8), care servete la alinierea la col a documentelor ce urmeaz a fi legate n dosar. O rigl sau alt material solid, pentru a crea un ablon cu gurile de perforare (Figura 10Figura 11). Sul sau main de gurit, cu ajutorul crora se perforeaz filele la margine Ac i sfoar pentru legat.

Pagina 24 din 72

Figura 8: Colar pentru fixarea hrtiilor nainte de gurire

Metoda de lucru: se pun foile n colar, aliniate n stnga sus; dedesubt i deasupra se pun copertele de dosar pe marginea din stnga se fixeaz un liniar, care are 3 sau 4 guri pregtite (Figura 10-Figura 11); servete ca ablon pentru gurirea foilor. se dau trei sau patru guri cu ajutorul unei sule sau cu o main de gurit, cu burghiu 3. se coase cu o sfoar, n ordinea i n sensurile indicate n Figura 11-Figura 12. capetele sforilor, care rmn dup nnodare pe coperta 4 (spatele dosarului), se strecoar (prin gaura 1 sau printr-o alta, fcut special, lng gaura 1) ntre blocul de file i coperta 3. Aici se nnoad i lipete o foaie peste capete sforii i peste nod (sigilare) (Figura 9).

Figura 9: Sigilarea unui dosar

Pagina 25 din 72

Figura 10: ablon de legtur, cu distanele pentru 3 puncte de coasere.

Figura 11: ablon de legtur, cu distanele pentru 4 puncte de coasere

Figura 12: Succesiunea etapelor i sensul coaserii (3 puncte)

Figura 13: Succesiunea etapelor i sensul coaserii (4 puncte)

Pagina 26 din 72

E bine s tim

Map sau dosar? n sens arhivistic, mapa este un mijloc de protecie, de obicei cu 3 clape, n care documentele sunt pstrate sub form de foi volante (blocul de file nu este legat) (Figura 14). Mapa este folosit fie pentru acele documente care sunt folosite independent unul de cellalt, fie pentru protejarea documentelor valoroase, care nu se preteaz la a fi legate n volum.

Figura 14: Map de documente

Termenul pare a fi ns folosit n Regulamentul de arhiv tot n sensul de dosar. Analiznd ns contextul, se poate constata c mapele sunt cele care cuprind, n general, acte autentice. Trebuie acestea legate? Analiznd modul de constituire a arhivelor notariale vechi (18721952), aflate n depozitele Arhivelor Naionale Braov, constatm faptul c actele autentice nu au fost niciodat legate, ci au fost pstrate n mape. La fel se ntmpl, de pild, i cu actele de carte funciar. n felul acesta, s-a asigurat protejarea legturii lor (capsarea sau nuruire la nivel de act) i, implicit, integritatea actului. Iat de ce considerm c tendina de lega actele autentice n mape (de fapt n dosare) nu este un caz de bun practic i el va trebui reglementat la nivelul UNNP. Cum se procedeaz ns pentru gruparea documentelor n mape? se confecioneaz mape la nceputul fiecrei mape de acte se ntocmete un opis al documentelor cuprinse (Tabel 6).
Tabel 6: Exemplu de opis al documentelor dintr-o map

Nr.crt. 1 2 3

Nr. nregistrare document 45/2.04.2010 50/5.05.2010 458/31.11.2010

Observaii + 3 anexe; 10 fie 5 file 2 file

Uitucii n cazul n care, anterior sau n timpul constituirii dosarului, se identific n dosare acte originale ale clienilor, acestea nu vor fi legate n dosar. Se va realiza o copie certificat pentru conformitate de angajat sau de notar, sub semntur proprie, iar originalul documentului va fi clasat ntr-o map de acte personale ale clienilor i neridicate . n cazul n care acetia vor reveni dup un timp i vor solicita originalele, ele le vor fi eliberate pe baza unei cereri; pe aceeai cerere, clientul va face meniune olograf, sub semntura proprie, despre faptul, data restituirii i starea documentului restituit . Cererea va fi clasat i arhivat

Pagina 27 din 72

n arhiva BNP. n cazul n care n cadrul BNP rmn documente ntocmite, dar neridicate de clieni , acestea nu vor fi legate n dosare i arhivate. Se vor clasa ntr-o map de acte neridicate, ntocmit anual. Prin decizie intern, se poate stabili durata de pstrare a acestor mape (de regul, nu mai mult de 3 ani), dup care se distrug.

Pasul 4: numerotarea i certificarea dosarului Filele dosarului legat se numeroteaz de obicei n colul din dreapta sus (fr a afecta n vreun fel informaiile de pe fila respectiv). Numerotarea se realizeaz cu creionul, deoarece este cea mai rezistent soluie n timp (pasta de pix se terge dup 15-20 de ani sau dac fila este supus luminii solare; cerneala obinuit este solubil, deci se terge dac documentul este atins de ap; multe din markerele actuale au aceleai reacii i, n plus, se pot impregna prin foaie i trece pe verso). Odat numerotate filele, pe coperta 3, lng sigiliul sus-amintit, se nscrie formula de certificare a dosarului Prezentul dosar cuprinde file (cifre i litere) se semneaz sau se aplic tampila BNP i se nscrie data certificrii. Documentele din mape se pot numerota de la 1 la n n cadrul mapei, la fel ca n cazul dosarelor, sau pentru fiecare document n parte (caz n care, la rubrica observaii n dreptul documentului se trece numrul de file.
E bine s tim Soluia legrii n dosar are o serie de avantaje i dezavantaje: Avantaje: asigur o legtur unic, solid, pentru ntregul volum; este simpl; asigur o bun administrare a blocului de documente Dezavantaje: volum mare de munc n momentul constituirii arhivei; agresivitate asupra documentelor care au deja o unitate proprie (de pild, un act autentificat, de 10 file, are deja o legtur care cel mai probabil va fi afectat de noua legtur); la nevoie, se va folosi ntreg blocul de documente, nu doar un document separat; dac este nevoie de un anumit act, va trebui desfcut dosarul. Soluia asocierii n mape prezint la rndul ei avantaje i dezavantaje. Ca avantaje, menionm: posibilitatea de ntocmire a opisului pe msur ce se acumuleaz actele (odat actul clasat la dosar, este nregistrat n opis), deci evidena se realizeaz n cursul clasrii); documentele fiind deja numerotate n cadrul lor, nu mai este necesar o numerotare suplimentar, cele dou avantaje de pn acum reducnd considerabil volumul de munc la sfrit de an; uurina identificrii unui document n dosar; flexibilitatea accesului (a lua/pune la locul corespunztor doar documentul dorit, nu ntreg dosarul document) aceasta este n egal msur i un risc, prin posibilitatea de extragere cu uurin a documentului. Nedeteriorarea legturii i, respectiv, a semnturii i sigiliului notarului public, care se aplic pe marginea foii. Dezavantajul major este cvasi-imposibilitatea de administrare a dosarului/volumului ca un ntreg i, n cazul unei predri de pild, va trebui verificat existena fiecrui act n parte.

Pagina 28 din 72

Pasul 5: Completarea copertei unitii arhivistice Pentru finalizarea constituirii dosarelor, se va completa coperta dosarului sau, dup caz, se vor nscrie pe coperta 1 a registrului o serie de elemente (vezi Figura 15). numele BNP care a creat dosarul. numrul dosarului (se va completa dup inventariere) anul indicativul din NA, rezumatul dosarului nr. volumului datele extreme, nr. file. termenul de pstrare

Figura 15: Copert de dosar

Aceste elemente sunt minim obligatorii. Unele astfel de elemente de identificare pot fi nscrise i pe cotorul dosarului, pentru o regsire mai uoar la raft. Pentru diverse informaii suplimentare ce trebuie menionate, de la caz la caz, pe copertele dosarelor notariale, vezi Regulamentul de arhiv 2012. PENTRU REGISTRE: n cazul registrelor, acestea sunt deja constituite fizic. La deschiderea unui registru, pentru atestarea integritii fizice a acestora, filele registrelor vor fi numerotate nainte de completare (n cazul n care nu sunt deja numerotate din tipografie) i se va face meniune pe prima pagin: Prezentul registru cuprinde file. La ncheierea unui registru se bareaz spaiul alb de pe ultima fil scris i pe aceasta sau pe urmtoarea fil alb se scrie: Prezentul registru cuprinde file scrie i nregistrri. La ncheierea unui capitol din registru (de pild, nregistrrile dintr-un an), se bareaz spaiul alb de pe ultima fil completat i se face certificarea: Pe anul exist file scrise i nregistrri. n acest din urm caz, certificarea de la sfritul registrului fie nu se mai face deloc, fie se poate face prin indicarea nr. file/nr. nregistrri pe fiecare an De subliniat c, pentru a dovedi autenticitatea i asumarea oficial a textului de pe filele de registru, buna practic recomand tampilarea fiecrei file completate n parte cu tampila biroului notarial.

Pagina 29 din 72

La inventariere, pe coperta 1 a registrului sau pe o etichet lipit se vor nscrie aceleai elemente ca n cazul dosarului (rezumatul va fi nlocuit cu titlul registrului). Aceleai elemente pot fi nscrise i pe cotorul dosarului/registrului, pentru o mai uoar orientare la raft (cotorul este cel mai vizibil element). *** Dup parcurgerea acestei etape, se consider c arhiva este constituit pe uniti arhivistice (n continuare, se va folosi prescurtarea u.a.)..
Definiie: unitate arhivistic o grupare de documente (registru, dosar etc.) care reprezint cea mai mic parte fizic, component a unei arhive i reprezint elementul de baz pentru evidena administrativ.

Constituirea u.a. implic i faptul c la respectivul dosar nu se vor mai aduga documente; dosarul devine dosar nchis.

Luarea n eviden a unitilor arhivistice. Inventarierea curent

Dup clasarea documentelor i constituirea u.a., dar nainte de depunerea n arhiv, se procedeaz la inventarierea u.a. Putem numi aceast activitate inventariere curent deoarece ea se efectueaz ca rutin, la nceputul fiecrui an, la nivel de birou, spre deosebire de retro-inventariere, care presupune inventarierea u.a. existente n arhiv fr forme de eviden. E bine s tim
Inventarierea este o activitate obinuit i pentru alte domenii de activitate i implic identificarea neechivoc i descrierea pe scurt a obiectului inventarierii (n cazul nostru, a u.a.). La inventarierea mobilierului, de pild, fiecare obiect primete un numr unic (care nu se mai repet pentru alt pies de mobilier) i este descris sumar pe un inventar: nr. 12558 dulap; 12589 televizor X, diagonal 50 cm. La fel n cazul arhivei: dosarul 1 acte privitoare la societi comerciale; dosar 2 dosar succesoral pentru Ion N. Ion. n cazul arhivei exist ns o serie de elemente specifice, impuse de legislaie.

La ce folosesc inventarele? n primul rnd, servesc la stabilirea cu precizie a existentului. Inventariind u.a. constituite se va ti n orice moment ce dosare i registre conine arhiva BNP i, prin urmare, vor putea fi identificate lipsurile. n al doilea rnd, inventarul servete la regsirea informaiei. Dac pentru o arhiv mic i pentru o persoan care are experien, regsirea poate fi realizat ,,pe de rost, pentru o arhiv de amploare sau n cazul unei persoane nefamiliarizat cu arhiv respectiv identificarea poate fi un exemplu perfect de ineficient. Regsirea informaiei dorite pornete de la NA, in care se identific termenul de pstrare al categoriei i apoi se consult inventarul corespunztor termenului de pstrare i anului n care a fost ntocmit documentul cutat. Odat identificat cota, cel puin teoretic, dosarul sau registrul va putea fi gsit pe raft

Care este raiunea refacerii evidenei, att timp ct exist una, din momentul nregistrrii documentelor? Inventarierea este necesar datorit modificrii regimului de pstrare i grupare a documentelor. De pild, la o fabric de mobil, stocul de picioare de mas i de blaturi este luat n eviden ca atare; dup

Pagina 30 din 72

asamblarea meselor, se ntocmete o nou eviden, pentru mesele gata confecionate. La fel este cazul i pentru arhiv: att timp ct documentele erau pstrate ca entiti individuale, numerele de nregistrare erau suficiente pentru regsire. Odat documentele grupate n uniti arhivistice, din raiuni de pstrare, evidena trebuie modificat, astfel nct s reflecte noile obiecte existente n arhiv.
Regula general Un inventar va cuprinde toate u.a. coninnd documentele create sau primite i adunate de un compartiment, n cursul unui an, care au acelai termen de pstrare.

E bine s tim

S analizm puin regula. Prima cerin, aceea a documentelor produse de compartiment, nu ar trebui s fie, n mod 13 normal, aplicabil BNP . Subliniem ns c Regulamentul de arhiv 2012 substituie compartimentele cu activitile i impune ntocmirea inventarelor pe activiti (funcii), ani i termene de pstrare. Urmtoarea cerin, a documentelor generate n cuprinsul unui an, poate ridica o serie de probleme. Pentru u.a. care ncep i se termin n decursul unui an calendaristic, regula descris mai sus este simpl i clar. Dac ns exist u.a. ce cuprind documente (sau nregistrri, pentru registre) din mai muli ani, acestea vor fi inventariate pe inventarul 14 corespunztor anului de nceput . n fine, ultima cerin, a u.a. cu acelai termen de pstrare, este cea care pune n practic cele mai multe probleme de nelegere. Clauza este ntr-adevr uor restrictiv i de o utilitate mai greu de identificat imediat. Practic, aceast cerin este pentru folosul exclusiv 15 al activitii de selecionare a documentelor: cu dou excepii , toate u.a. prezente pe o anumit list-inventar sunt eliminate n acelai timp. Pentru aceast comoditate ns, pe lng efortul de ntocmire i separare a u.a. pe termene de pstrare, acest mod de a face inventarierea determin i o serie de dificulti suplimentare n regsirea ulterioar a u.a. n arhiv.

Pasul 1: completarea inventarului Se ntocmete un inventar dup modelul din Tabel 7.

13

n primul rnd, dat fiind anvergura redus a acestor uniti, nu exist n majoritatea cazurilor compartimente, adic divi ziuni ale unitii, care s prezinte o autonomie funcional i administrativ. Separarea fcut n N.A. al BNP, la nivel funcional, s-ar putea substitui compartimentelor, astfel nct un inventar s cuprind documentele rezultate din activitile suport, iar altul documentele rezultate din funcia de baz. ns opinm c mprirea este arbitrar, deoarece aceleai persoane efectueaz de obicei un cumul de activiti n cadrul BNP activitile suport genereaz adesea o cantitate mic de u.a., astfel nct nu justific un inventar separat. activitile sunt de fapt mai numeroase dect simpla mprire A i B. Remarcm i c, n mod similar, i la alte structuri din sfera juridicului se accept tacit un singur inventar, pe ani i termene de pstrare, indiferent de activitate. 14 Pentru calculul termenului de pstrare n aceast situaie, vezi seciunea Selecionare. 15 Dac o u.a. cuprinde documente din mai muli ani, ea va fi nregistrat n inventarul anului n care s-a deschis dosarul, dar va fi selecionat avnd ca dat de pornire a termenului de pstrare anul de sfrit. A doua excepie vizeaz situaia n care t.p. a expirat, dar nevoile practice impun amnarea distrugerii u.a. i pstrarea ei pe mai departe.

Pagina 31 din 72

Tabel 7: Inventar pentru inventarierea curent

Birou notarial 1 Activitatea: Inventar nr..2 cuprinznd u.a. din anul..3 cu termen de pstrare4 Nr. crt.5 Indicativ6 Coninut pe scurt7 Date extreme8 Nr. file9 Observaii10

sss Reguli de completare: 1. Se nscrie denumirea complet a BNP i localitatea unde funcioneaz 2. Nr inventarului va fi atribuit n momentul nregistrrii la depozit n Registrul de eviden curent, rmne liber n aceast faz. 3. Se noteaz anul calendaristic acoperit de arhiva inventariat (deci, dac avem dosare din anul 2000, dar facem inventarierea n 2005, la aceast rubric va fi trecut anul 2000) 4. Se indic termenul de pstrare din N.A.. (Se poate pune n paranteze, pentru uurarea identificrii, anul calendaristic n care expir termenul de pstrare). 5. Se numeroteaz de la 1 la n, pentru fiecare inventar. Acest numr va fi numrul dosarului (cota). Numrul nu trebuie s se repete pentru dosarele ntocmite n acelai an i cu acelai termen de pstrare i va fi nscris pe coperta dosarului. Volumele unui dosar se nscriu ca poziii distincte 6. Se nscrie indicativul categoriei din N.A.; d.ex, I.A.3 sau II.N.1 7. Se descrie coninutul pe scurt al u.a. Adesea, se ntlnete practica de a copia descrierea categoriei de documente din N.A. Aceast practic nu este corect, deoarece rezumatul din inventar trebuie s individualizeze coninutul dosarului respectiv (Exemplu: INCORECT: Situaii statistice; CORECT: Situaii statistice lunare privind activitatea BNP naintate CNP Braov) Pe de alt parte, este adevrat c elementele specifice pot lipsi. De pild, Registrul general notarial nu poate fi descris altfel, att n N.A., ct i n inventar. Aceast situaie trebuie ns s fie excepia i nu regula. 8. Se calculeaz pornind de la data arhivistic (de nregistrare) a primului document inclus n dosar i sfrind cu data arhivistic a ultimului document clasat. Data anexelor nu se ia n calcul. n cazul fragmentelor de ani (de pild un volum cu date extreme 1 ianuarie3 martie), se precizeaz n rubric acest interval. 9. n cazul numerotrii filelor, se trece numrul de file al u.a.; n cazul opisrii, fie se adun nr. file pentru toate actele, fie se indic intervalul numerelor de acte.

Pagina 32 din 72

10. Orice alte meniuni considerate necesare (de pild, pentru actele autentice: vol. I: nr. 1-50). Corespondena elementelor de pe coperta u.a. cu inventarul este urmtoarea:

Figura 16: Echivalena datelor nscrise pe coperta dosarului i n inventar

Pentru asisten n ntocmirea inventarelor, oferim, pe baza N.A. din anul 201216 al BNP, un ghid al categoriilor care se regsesc pe acelai inventar, provenind dintr-un an i dintr-o activitate (funcie) (Tabel 8). Pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste ajuttoare.
Tabel 8: Inventarele i categoriile de documente corespunztoare; sunt marcate cu culori diferite categoriile ce provin din activiti distincte i care teoretic ar trebui cuprinse pe inventare separate

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare 1 an 3 ani

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.A.29 I.B.21 I.A.22

care se refer la: Registrul de consultaii juridice notariale i dosarul de consultaii Situaii statistice lunare Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte Legalizri de copii de pe nscrisuri ncheieri de primire i eliberare depozite Acte de protest Registrul de termene succesorale Registrul de eviden a specimenelor de semntur a traductorilor

I.A.23 I.A.24 I.A.25 I.A.26 I.A.27

16

Am introdus i o serie de categorii create, dar necuprinse n N.A. aflat n vigoare.

Pagina 33 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.A.28 I.B.15

care se refer la: autorizai Registrul de traduceri Coresponden cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, Ministerul Justiiei, adrese trimise ctre INFONOT Systems, alte autoriti profesionale Situaii statistice anuale (i periodice) Registrul de eviden a lucrrilor de carte funciar Coresponden privind activitatea administrativ, de personal i financiar-contabil, inclusiv adeverine de vechime, salarizare State de plat salarii copii Documentaie medicina muncii Fie protecie muncii Acte autentice privind societi comerciale, agricole (constituiri/modificri i hotrri aferente: actele de constituire i modificare ale societilor comerciale, agricole i hotrrile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum i procurile de reprezentare la ncheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaiune/ nchiriere/ arend, antecontracte, contracte de mprumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor artate Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele dect cele prevzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constat/declar nulitatea, declaraii date in procedura divorului, contracte de mandat, declaraii de revocare, procuri Ordine de plat, chitaniere i facturi fiscale Declaraiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din t ransferul proprietilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declaraii *tot aici: 100,102,200,220,300,314 i fie de cont pentru operaiuni diverse+ Dosar succesoral Dosar de divor (cererea de divor i documentaia anexat acesteia, ncheierea de desfacere a cstoriei prin divor, certificatul de divor i dovada comunicrii acestuia la registrul strii civile, precum i, dup caz, ncheierea de respingere a cererii de divor sau ncheierea de clasare a cererii de divor) Registrul unic de control Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul de coresponden Registrul jurnal de ncasri i pli Registrul de cas Notele contabile i acte justificative Documentaie de sntate i securitate n munc (+ registre eviden accidente). Jurnal vnzri, cumprri aferente TVA

I.B.16 (I.B.21) I.B.17 I.B.18 I.B.19 5 ani I.A.19

I.A.20

I.A.21

I.B.13 I.B.14

10 ani

I.A.17 I.A.18

I.B.6 I.B.7 I.B.8 I.B.9 I.B.10 I.B.11 I.B.12

Pagina 34 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.B.4 I.B.5 I.A.1

care se refer la: Registru de depozit arhiv Dosare individuale de personal Statele de plat salarii - originale Acte autentice de dispoziie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentri, modificri, anulri, stingeri sau renunri), partaj, ipotec, garanii privind bunurile imobile i mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice (recunoaterea filiaiei, adopie, cetenie), acte autentice ncheiate n materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de ctre printe, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraii-consimmnt medicale), actele necesare dobndirii calitii de persoan fizic autorizat (n domeniile cadastrului, geodeziei i cartografiei, avocai, notari, medici, arhiteci etc.), asociaii cu scop nepatrimonial, fundaii i acte pentru nregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date n executarea lor Testamente, codicile, declaraii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraii de retractare a revocrii testamentului, declaraii de acceptare sau renunare la succesiune, legale sau testamentare, declaraii de acceptare sau renunare la calitatea de executor testamentar, declaraii date n conformitate cu dispoziiile art. 1.111 Cod civil, declaraii de neacceptare a succesiunii date n afara termenului de opiune succesoral, declaraii de nlturare a efectelor nedemnitii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (n materia relaiilor de familie): conveniile matrimoniale de adoptare a regimului separaiei de bunuri, conveniile matrimoniale de adoptare a regimului comunitii convenionale, actele de revocare/modificare a conveniilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodn, inclusiv procurile de reprezentare la ncheierea acestora ncheieri de reconstituire Certificate de motenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacan succesoral etc., ncheieri finale, inventare succesorale, proceseverbale privind constatarea strii materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraii autentice de recunoatere/nerecunoatere a testamentului olograf ncheieri privind alte soluii succesorale: suspendri conform art. 75 lit. a), b), c) din Legea nr. 36/1995; conexri, nchideri fr obiect, declinri de competen Mapa de divoruri: certificate de divor i ncheierea privind soluia la cererea de divor (ncheieri de admitere a cererii de divor, ncheieri de respingere a

70 ani Permanent

I.A.2

I.A.3

I.A.4

I.A.5 I.A.6

I.A.7

I.A.8

Pagina 35 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de pstrare

se vor regsi u.a. cu indicativul: I.A.9 I.A.10 I.A.11 I.A.12 I.A.13 I.A.14 I.A.15 I.A.16 I.B.1

care se refer la: cererii de divor, ncheieri de clasare a cererii de divor) Registrul general notarial Opisul registrului general notarial Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor Registrul de divoruri Opisul Registrului de divoruri Registrul de depozite Registrul de proteste Dosar cu documente privind nfiinarea i funcionarea Birourilor Notarilor Publici; avize i autorizaii de funcionare, acte de control profesionale Lucrri de eviden, selecionare, pstrare, folosire i predare a materialului arhivistic Instruciuni, rapoarte de control, instruiri, corespondena cu Arhivele Naionale Nomenclatorul arhivistic Registre de eviden curent a arhivei

I.B.2 I.B.3 I.B.20 I.B.

Cazuri speciale

Inventare dup alte criterii O situaie relativ frecvent ntlnit este inventarierea pe serii de acte. Acest sistem presupune ca pentru fiecare poziie din N.A. s fie ntocmit un inventar distinct. Aadar, pentru indicativul I.A.1. de pild, cu termen de pstrare 10 ani, toate dosarele sunt nscrise pe un inventar; dosarele/volumele pe indicativul I.A.5, cu termen de pstrare 10 ani, sunt nscrise pe un alt inventar etc. O alt tendin des ntlnit este i aceea de a face aa-numitele inventare de predare. n aceast abordare, nu se ntocmesc inventare pentru toate u.a. ntocmite n cursul unui an, ci se fac inventare pe msur ce u.a. se depun la depozitul de arhiv. Astfel, n anul 2005 s -au constituit 20 de dosare cu indicativul I.A.3. Din motive de spaiu sau de timp de lucru, de pild, se inventariaz u.a. de la 1-15. Ulterior, se inventariaz i restul de 4 dosare, pornind numerotarea n inventar de la 1 la 4. Aceste cazuri reflect situaii reale i poate i nevoi concrete. Cu toate acestea ns, ele nu sun t conforme legislaiei i metodologiei arhivistice actuale. n msura n care exist astfel de inventare gata ntocmite ntr-una din manierele de mai sus, cu caracter excepional, pentru a nu relua ntreg volumul de munc, se va proceda n felul urmtor (Figura 17): Pe inventarele ntocmite ulterior: o Se va meniona numrul inventarului pe care l continu. o Se vor trece numere curente n continuarea celor de pe primul inventar (astfel nct s se asigure c nu se repet numerele de dosare n cursul aceluiai an, aceleiai activiti (funcii) i aceluiai termen de pstrare: de pild, pe inventarul 1 vor fi poziiile de la 1 la 12, pe inventarul 10 de la 13-25 etc. Pe inventarul iniial se menioneaz nr. inventarelor care l continu. Inventarele n completare se vor conexa la primul inventar i se a face meniune despre acest lucru n Registrul de eviden curent.

Pagina 36 din 72

Atenie! Acest sistem trebuie s fie excepia i nu regula!

Figura 17: Inventare n completare

Particulariti cronologice O alt situaie dificil apare n cazul u.a. ncepute i nefinalizate ntr -un an calendaristic, despre care am mai amintit anterior. Este cel mai frecvent ntlnit n cazul registrelor, care pot cuprinde mai muli ani ntr-un singur volum. Aa cum aminteam, regula spune c, n cazul unei u.a. multianual, aceasta se nscrie pe inventarul anului de nceput; anume, dac un registru cuprinde nregistrri din 19992006, el va fi trecut i cotat pe inventarul anului 1999. Problema poate fi ns mai complex, deoarece nu se poate ti cu precizie cte volume va avea respectivul dosar, care se poate ntinde, teoretic, pe 2-3 ani. De pild, pot deschide un dosar n 2003, care se refer la o singur cauz care continu i n 2004 i 2005, iar volumul de acte crete, astfel nct voi avea 2 volume n 2003-2004, i 3 volume n 2005. n acest din urm caz, este de evitat ruperea cauzei, i atunci nu se vor nscrie volumele n inventare pe fiecare an, ci, deoarece se refer la aceeai cauz, se vor nscrie pe un inventar la anul 2003, cu meniunea vol. 1, vol. 2 etc. n acest caz, dat fiind c inventarul pe 2003 s -a ncheiat n ianuarie 2004, recomandm s se procedeze ca n cazul menionat anterior al inventarelor de predare, n sensul c se va ntocmi un nou inventar de completare la anul 2003, ale crui cote vor porni de 17 la ultima cot + 1 . N.A. incomplet O alt situaie care genereaz probleme este inventarierea u.a. care nu au o categorie proprie, i, prin urmare, termen de pstrare propriu n N.A.. Se ntmpl, nu de puine ori, ca din erori la ntocmire sau n urma unor modificri legislative care duc la producerea de noi documente i grupri de documente, s existe u.a. care nu au un indicativ. n aceste cazur i, se va merge pe principiul dup care documentele nu sunt ntocmite pentru c cineva se plictisete, ci pentru c exist o nevoie operaional pentru ca acele informaii s fie consemnate. Ca urmare, n
17

Aceast situaie este rar n cazul BN, i de aceea soluia trebuie folosit cu discernmnt, fr a ncadra abuziv la aceeai cauz dosare care altfel pot fi foarte uor separate la sfrit de an.

Pagina 37 din 72

situaia n care N.A. nu cuprinde o anumit categorie, se procedeaz practic la acelai raionament i algoritm care duce la ntocmirea N.A.. a. Se analizeaz activitatea care a generat documentele (de pild, dac se creeaz noi documente asociate dezbaterii succesorale, acestea se asimileaz celorlalte categorii cu coninut asemntor i rezultate din aceeai activitate i se pstreaz 10 ani) b. Se verific legislaia care reglementeaz activitatea respectiv pentru a verifica i. Dac nu exist prevederi specifice privind pstrarea documentelor (de exemplu, documentele privind plata drepturilor salariale se pstreaz 50 de ani). ii. Care este perioada pentru care informaiile din documente pot servi ca dovad a faptului consemnat (perioade de prescriere a faptelor descrise sau asociate crerii documentelor): de exemplu, conform Codului muncii i Decretului 167/1958 privind prescrierea extinctiv, se pot revendica drepturi salariale timp de 3 ani ca urmare, o condic de prezen se pstreaz minim pe aceast durat. c. Se analizeaz istoricul crerii respectivelor u.a. pentru a determina care sunt cele mai vechi acte folosite (de pild, fiind n 2013, se poate constata c nu se mai folosesc deloc documentele mai vechi de 2009 i c ultimele documente cercetate sunt din acest an; deci, un termen de pstrare de 3 ani ar fi suficient) d. Se analizeaz alte documente rezultate din aceeai activitate pentru a constata n ce msur se regsesc aceleai informaii sau informaiile de sintez a celor din u.a nencadrat la un termen de pstrare. Aceast operaiune de analiz n vederea stabilirii perioadei de pstrare nu trebuie s sperie pe lucrtor, nici prin complexitate, nici prin rspundere. Aceast aciune are ca unic scop ncadrarea provizorie pe un inventar. Odat estimat termenul de pstrare (s spunem, 10 ani), respectiva u.a. este nscris pe inventarul de 10 ani, unde NU SE COMPLETEAZ indicativul dup N.A.. Inexistena acestui indicativ ar trebui s fie suficient pentru a atrage atenia Comisiei de selecionare pentru a analiza la momentul expirrii celor 10 ani , n mod special valoarea respectivelor documente. n plus, inspectorul de teren i comisia de la Arhivele Naionale va face o nou verificare a acelor u.a. Ca urmare, eliminarea final a unei u.a. trece prin filtrele legale i obligaia esenial a celui care ntocmete n prima faz inventarul este s semnaleze existena unei astfel de u.a. cu probleme. Dosare cu eviden distinct (dosare de caz) O situaie particular prezint acele u.a. care sunt deja luate n eviden, fiind nregistrate ca dosare n registre speciale (dosarele succesorale, de pild). Legislaia nu prevede o abordare special a acestora i, prin urmare, ele ar trebui inventariate la fel ca orice alt dosar. Pe de alt parte, o astfel de practic ar dubla munca, fr un beneficiu semnificativ, ba dimpotriv. De aceea, pentru arhivele create de sistemul judiciar se accept tacit ca instrumentul de eviden pentru dosare de caz (cauz) s fie considerat i inventar arhivistic. Atenie ns, recomandarea este valabil doar pentru cazul n are dosarele se pstreaz n ordinea numerelor atribuite din 18 registru!

18

Se ntlnesc cazuri n care, de pild, dosarele succesorale sunt pstrate n ordinea ncheierilor i, n acest caz, acest tip de dosare vor fi inventariate pe inventare curente, deoarece ordinea din registru nu mai este respectat.

Pagina 38 din 72

Pasul 2: certificarea inventarului Dup ntocmirea inventarului, acesta se certific, folosind formula prevzut n Figura 18.
Prezentul inventar este format din ........ file i conine ........... dosare, registre, condici, cartoteci etc. Dosarele de la nr. crt. ..........., au fost lsate la...................., nefiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .............................. Astzi, ...... s-au preluat ............ dosare.
Figura 18: Formula de certifiare a inventarului

E bine s tim

n legtur cu aceast certificare se produc o serie de greeli frecvente: Formula de certificare se pune pe fiecare pagin corect trebuie inserat doar la sfritul inventarului La formularea nr de file se adun filele u.a. din inventar corect se trece nr. de file al inventarului. La formularea: au rmas la compartiment se trec u.a. care sunt deja constituite; nu recomandm s fie trecute i dosarele multianuale, care este practic, un dosar deschis (vezi mai sus).

Pasul 3: multiplicarea inventarelor Regula spune c inventarele se ntocmesc n cte 3 exemplare, pentru u.a. cu termene de pstrare temporare i 4 exemplare cele permanente. Dei cu o logic pragmatic, considerm c astzi aceast cerin este desuet, dat fiind c n orice moment pot fi multiplicate cu uurin n oricte exemplare. Ca urmare, se va urmri ca inventarele s fie ntocmite n cel puin un exemplar i s poat fi multiplicate n caz de nevoie. Pasul 4: pregtirea de arhivare Odat ntocmite inventarele, se procedeaz la depunerea n arhiv a u.a. Aceast operaiune, prin care unitile arhivistice cuprinznd documente cu o frecven de folosire mai redus sunt transferate (depuse) din spaiul de lucru curent n zona de depozitare se numete arhivare. Legislaia arhivistic prevede obligativitatea ncheierii unui proces-verbal de predare-primire ntre reprezentantul compartimentului i cel al depozitului. Considerm ns aceast prevedere excesiv n cazul BNP, dat fiind c sunt organizaii mici i persoanele care administreaz depozitul de arhiv sunt n general, aceleai cu cele care au fcut predarea. Odat intrate u.a. n arhiv, inventarele se vor clasa ntr-un biblioraft. Sub nici o form ele nu se vor coase n dosare, deoarece vor avea un destin individual separat, fiind folosite n activiti ulterioare.

Pagina 39 din 72

Documentele din arhiv

Pagina 40 din 72

DEPOZITUL DE ARHIV

Documentele dintr-un birou notarial se creeaz i se acumuleaz ntr-o zon de lucru, curent. Acolo se formeaz grupele de documente, se constituie dosarele i se pstreaz pentru perioada n care ele se ntrebuineaz frecvent, adic au un caracter activ, operativ. Odat ce acest caracter nceteaz, din momentul din care se preconizeaz c respectivele documente vor fi consultate mai rar i nu este nevoie s fie la ndemn pentru operaiunile zilnice, vor trece din zona de lucru, activ, n zona de depozitare, considerat semi-activ sau pasiv. Ca urmare, nainte de discutarea aspectelor legate de evidena arhivei la depozit, s abordm puin chestiunea amenajrii spaiului de depozitare.
E bine s tim O prim observaie vizeaz faptul c documentele duse n arhiv nu sunt documente aruncate; n depozitul de arhiv nu se duc lucrurile inutile, pe care, din mil, nu le aruncm. n depozit, denumit de asemenea arhiv, merg documentele de care BNP are potenial nevoie pentru informare i, mai ales, merg documentele ce nc sunt necesare pentru ndeplinirea obligaiilor legale de natur profesional, fiscal, arhivistic etc. Cele dou raiuni de constituire a arhivei nevoia de informare i nevoia de prob, de dovad a activitii impun ca un anumit document s fie uor de localizat i accesat la nevoie; n acest sens, depozitul de arhiv trebuie s fie un spaiu ordonat i corespunztor, n care documentele s fie utilizabile (uor de localizat, regsit, prezentat i citit). Faptul c un anume document exist, aruncat pe un deva, n depozit i nu poate fi localizat i regsit la nevoie face inutil pstrarea lui, deoarece nu i poate atinge scopul; la fel, dac exist un document dar el nu mai poate fi citit, pentru c mucegaiul a afectat hrtia ntr-att nct foile sunt ilizibile. De altfel, textul legii este clar: Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte situaii dect cele prevzute de lege. O a doua observaie vizeaz noua cas a documentelor Este evident c ele nu vor mai fi la fel de frecvent consultate i utilizarea lor se va face n alte condiii dect n viaa lor activ. Ca urmare, noul spaiu de pstrare va trebui s fie configurat avnd n vedere noile nevoi de funcionalitate.

Cerine pt depozit19
A). NCPEREA Alegerea spaiului Spaiul pentru depozitare arhiv trebuie gndit n funcie de cantitatea de arhiv care este produs. Astfel un BNP dintr-un sat, de pild, nu se poate compara, ca producie de documente pe unitate de timp, cu un
19

Informaiile prezentate reprezint un minim necesar. Pentru detalii, a se consulta Instruciuni, art. 81-108 i Regulament arhiv 2012.

Pagina 41 din 72

birou notarial din Bucureti, de pild. O producie mai mare de hrtii pe an implic automat un spaiu de depozitare mai mare. Cum primele eliminri semnificative de documente se produc dup 5-10 ani, trebuie s avem n vedere acest interval. Adic, dac, de exemplu, ntr-un an s-au produs cam 5 metri liniari20 (n continuare, m.l.) de arhiv, spaiul iniial necesar pentru depozitare va fi minim 5 x 5 = 25 m.l. sau, mai sigur, 5 x 10 m.l. Evident c rata de golire a depozitului nu va fi de 100%, ns alegerea unei ncperi suficient de largi pentru a primi o astfel de cantitate asigur, mcar pentru 10 ani, un spaiu pentru depozitarea arhivei.

Figura 19: Metrul liniar de arhiv.

Siguran i securitate Depozitul trebuie apoi s asigure nite condiii de siguran i securitate fizic pentru documente. Pe de o parte, ncperea trebuie s nu fie expus la factori de risc ce ar putea deteriora documentele. Nu trebuie s fie traversat de conducte, evi de alimentare cu ap/gaz ori canalizare. Nu trebuie s fie expuse la incendii (s nu aib instalaii de gaz sau curent electric defecte, s nu fie folosit focul deschis sau radiatoare i reouri, s nu se fumeze n incinta depozitului etc.) Nu trebuie s fie plasate n camere expuse la inundaii (de pild, n camere la subsol, cu ferestre la nivelul strzii, care permit scurgerea apelor pluviale n depozit). Spaiul de depozitare nu trebuie expus direct razelor solare (ferestrele vor fi mascate cu parasolare). De remarcat faptul c hrtia are o greutate specific mare i, ca urmare, rafturile de arhiv trebuie plasate n ncperi care au un planeu inferior suficient de rezistent. Msurile de securitate fizic implic asigurarea antiefracie a depozitului. Geamurile mai ales dac dau spre exteriorul cldirii vor fi dublate cu gratii. Ua de intrare, n msura posibilului, nu va fi n spaiul de circulaie public i va fi inut ncuiat.

20

n arhivistic, spaiul ocupat de arhiv se msoar n metri liniari. Un metru liniar este echivalentul cantitii de dosare aezate pe cant, unul dup altul (asemntor crilor dintr-o bibliotec), care ncape pe o poli de 1 metru lungime (Figura 19).

Pagina 42 din 72

Depozitul de arhiv trebuie ntreinut n permanent, ca un spaiu curat, fr ageni duntori. Ca urmare, se va proceda periodic la desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare (se recomand ca dezinfecia, dezinsecia i deratizarea depozitelor de arhiv s fie fcut cel puin o dat la 5 ani.) Depozitele vor fi prevzute cu mijloace de stingere a incendiilor, plasate n locuri care s faciliteze intervenia n cazul unui incident (de pild, extinctoarele nu vor fi plasate n captul cel mai ndeprtat al depozitului). Extinctoarele i sistemele de stingere nu vor fi pe baz de spum, ci doar pe baz de dioxid de carbon sau, n cazul instalaiei de stingere automat, pe baz de vapori de ap sau gaze inerte. La modul ideal, depozitele trebuie dotate cu mijloace de alarmare i semnalizare anti-incendiu. B). MEDIU DE PSTRARE Hrtia este un material organic i el poate fi afectat de condiiile de mediu necorespunztoare. n prezent, reglementrile aflate n vigoare n Romnia recomand pentru depozitele care pstreaz documente pe suport de hrtie o temperatur de 1524 oC i o umiditate de 5060 %. Aceti parametrii se pot msura cu aparate speciale, numite termo-higrometre. O temperatur i o umiditate ridicat creeaz premise pentru apariia mucegaiurilor i ciupercilor de diferite feluri. O temperatur i o umiditate sczut duce la uscarea excesiv a hrtiei i, combinat cu eventualele expuneri la razele soarelui, duce la frmiarea documentelor. n mod particular, variaiile brute de temperatur sunt deosebit de duntoare (de pild, un document adus din depozitul de arhiv de la 5 C, n camera de lucru la 22 C prezint un oc termic de 17 C, care duce la formarea condensului pe document; acesta din urm poate deteriora cerneala semnturilor, a tampilei i poate i a textului documentului). Un aspect adeseori ignorat l reprezint aerisirea depozitelor. Trebuie precizat c aerisirea dirijat i ventilarea permit att asigurarea parametrilor climatici (de pild, o aerisire n timpul iernii asigur scderea umiditii n depozite), ct i evitarea fixrii i dezvoltrii ciupercilor i fungilor de rafturi, cutii etc., prin crearea unui curent de aer. Ca regul, se va aerisi depozitul atunci cnd temperatura exterioar este cu cel puin 5 grade mai mic dect cea din interior; la fel, nu se va aerisi atunci cnd atmosfera exterioar prezint umiditate ridicat (de pild, cnd plou). C). MIJLOACE DE DEPOZITARE ARHIV Din motive de protecie (n caz de incendiu, inundaie etc.), de acces i de folosire, u.a. nu vor fi depozitate pe jos n arhiv, ci vor fi aezate pe un mobilier specific (rafturi, rastele, dulapuri etc.), denumit generic mijloace de pstrare arhiv. Se recomand evitarea mobilierului de lemn, care poate constitui un accelerator n caz de incendiu. De asemenea, rafturile metalice care sun tratate cu materiale chimice, corozive pot afecta documentele. Rafturile se aeaz, n msura posibilului, perpendicular pe sursa de lumin solar, pentru a evita deteriorarea documentelor prin expunerea la lumina solar. Rafturile pot fi fixe sau mobile. Modul de instalare al acestora trebuie s aib n vedere un spaiu ntre rafturi de 6080 cm. Rafturile vor fi ancorate ntre ele i de pereii depozitului, pentru a nu se prbui n caz de cutremur. Dimensiunile polielor vor fi alese n funcie de materialul depozitat. De obicei, pentru depozitare de documente format A4, se recomand poliie de 30 cm adncime. Mai ales n cazul unei arhive mari, poliele i rafturile se vor numerota, pentru localizarea precis a documentelor n depozite.

Pagina 43 din 72

Figura 20: Numerotarea rafturilor i polielor

Iluminatul artificial va urmri culoarele dintre rafturi. Arhiva se va depune pe rafturi, fie direct, ca dosare i registre, fie n mijloace de protecie (containere, cutii). Se va urmri ca poziia pe raft, mai ales n cazul depozitrii directe, s nu afecteze documentele (de pild, dosarele vor fi aezate pe marginea de legtur, nu pe cea de deschidere).

Situaii speciale. Cnd lucrurile o iau razna

n unele cazuri, condiiile ,,ideale pot scpa de sub control i documentele pot fi afectate. n toate aceste cazuri, pe lng serviciile corespunztoare (pompieri etc.), pentru raportarea pagubelor i ntreprinderea msurilor de salvare a arhivei va fi notificat serviciul Arhivelor Naionale competent. Prezentm ns o serie de aciuni minimale de urgen care pot fi ntreprinse. Incendiu n cazul izbucnirii unui incendiu, prioritatea o reprezint salvarea i evacuarea persoanelor. n acest sens, cile de acces din depozite trebuie s fie permanent libere, pentru a facilita evacuarea. Pentru reducerea riscului de accelerare a incendiului, rafturile trebuie s fie confecionate din material ignifug, iar n depozitul de arhiv s nu fie transformat n magazie pentru alte materiale (de pild, diluani sau vopsele etc.).

Pagina 44 din 72

Dup evacuare, n msura n care, prin planurile proprii de intervenii n caz de incendii, exist personal antrenat n folosirea stingtoarelor, se poate interveni, cu precizarea c un depozit de arhiv n flcri nu se stinge cu un extinctor; aceste dispozitive sunt utile n faza de nceput, dar, dincolo de o anumit amploare, singura soluie este evacuarea i ateptarea interveniei personalului autorizat. De asemenea, se poate lua n calcul evacuarea documentelor vitale (vezi mai departe) dac exist un astfel de plan. Inundaii n cazul unei inundaii, primul pas avut n vedere este oprirea sursei de ap sau, n imposibilitatea de a face acest lucru, limitarea efectelor sale (de pild, blocarea stropirii directe a documentelor cu jetul de ap). Se vor identifica cu rapiditate zonele afectate, se vor evacua documentele i se vor pune la uscat. Zona de uscare trebuie s fie bine ventilat i documentele nu vor fi expuse direct razelor solare sau unei surse de cldur (fhn, radiator etc.). Dosarele i registrele vor fi deschise i vor fi plasate foi de hrtie alb ntre documente (interfoliere) pentru absorbia lichidului. Dup uscare, documentele vor fi urmrite o perioad, pentru a surprinde eventuala dezvoltare a microorganismelor. Pentru msuri detaliate, vezi Regulament arhiv 2012. Factori biologici Documentele de arhiv pot fi afectate de microorganisme, animale (insectele, psrile, roztoare). De subliniat c instalarea focarelor biologice sunt condiionate de igiena precar, lipsa securizrii spaiului de depozitare (de pild, geamuri sparte care permit ptrunderea animalelor), factorii microclimatici care favorizeaz depunerea i dezvoltarea microorganismelor i ciupercilor de mucegai. Ce facem dac n cazul n care documentele sunt deteriorate i devin inutilizabile, se va proceda la reconstituirea lor. Pentru documentele calamitate i fr posibilitate de restaurare, se va proceda la eliminare, naintndu-se un proces-verbal de constatare a deteriorrii ireversibile (a distrugerii) ctre structura Arhivelor Naionale cu competen n judeul respectiv. Dei nu este prevzut ca obligaie de legislaia actual, recomandm elaborarea unui plan pentru documentele vitale. n context, documente vitale sunt acele documente din arhiv care au o importan deosebit pentru BNP respectiv i care, n cazul n care tot restul arhivei este afectat, permite att continuitatea activitii imediat dup momentul dezastrului, ct i reconstituirea coordonatelor fundamentale de funcionare a activitii. Enumerm aici: documentele de nfiinare a BNP, registrele de eviden etc. Identificarea acestor documente permite aezarea lor n locuri mai protejate de eventuale situaii critice i, n cazul incendiilor, inundaiilor etc. permite evacuarea lor prioritar. Depunerile i dezvoltrile de microorganisme sunt favorizate de umiditatea relativ ridicat i prezena unei surse de hran. Dac atacul este observat n faz incipient (acest fapt ar putea fi observat uor dac sunt n stare de funcionare aparatele de msur ale umiditii relative i verificate zilnic), este suficient s se revin la condiii de pstrare corespunztoare i atunci culturile de microorganisme nu mai sunt active. Documentele care sunt degradate se izoleaz i, n msura posibilului, se vor trimite la un laborator specializat pentru restaurare. Ca msuri de intervenie, pentru a afla dac o cultur de mucegai este activ se procedeaz astfel: se terge foarte bine cu o crp moale uscat depozitul de mucegai de pe cteva uniti arhivistice atacate (operaia se va desfura n afara depozitului, de preferat n atmosfer liber);

Pagina 45 din 72

dup curare se introduce unitatea arhivistic n acelai mediu din care a fost scoas, lng celelalte documente presupuse contaminate; dup 23 sptmni, se procedeaz la observarea unitii arhivistice care face obiectul studiului. Dac exist o cultur activ, atunci se observ nceputul dezvoltrii unor noi atacuri biologice (a nu se confunda cu preluarea urmelor de mucegai de pe unitile nvecinate care nu au fost curate). n cazul n care nu apare o nou cultur de microorganisme nseamn c nu au mai fost condiii prielnice de dezvoltare, dar au rmas urmele unor atacuri mai vechi. Ca msuri de intervenie preliminar se recomand: dac nu exist o cultur activ: se procedeaz la curarea ntregului material arhivistic, ntro manier similar cu cea folosit pentru studiu i se rearhiveaz. Eventual, n procesul de curare, se poate utiliza o soluie dezinfectant aplicat odat cu tergerea folosind o crp foarte bine stoars, dar n acest caz trebuie verificat dac filele sunt uscate foarte bine nainte de rearhivare. n cazul unei culturi active: se ndeprteaz mai nti cauza i anume se ncearc aducerea valorilor parametrilor de microclimat n limitele valorilor normale. Se procedeaz apoi la separare documentelor care au suferit atacuri majore (suportul grafic a fost afectat) de cele la care atacul este numai la suprafaa suportului grafic. Prima categorie se trimite la laboratorul de restaurare. Documentele din a doua categorie vor fi dezinfectate prin introducerea acestora, n trane mici (5 10 u.a. funcie de numrul de file) ntr-un sac de polietilen dimensionat astfel nct aceste u.a. s poat fi aezate n picioare uor deschise. n sac se introduc i buci de vat sau alt material textil moale mbibate n formalin. Se sigileaz sacul i se pstreaz n aceast form timp de 4-5 zile dup care se scot i se aerisesc foarte bine. Toate aceste operaii se realizeaz la ni sau n spaii deschise i cu echipament de protecie adecvat.21

21

Metoda de intervenie furnizat de Gabriela Dumitrache, Arhivele Naionale Bucureti.

Pagina 46 din 72

ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI N DEPOZIT

Aa cum aminteam, odat inventariat, arhiva creat va fi dus n depozitul de arhiv. Aici se vor desfura o serie de aciuni, de eviden i manipulare fizic a documentelor.

Evidena intrrilor i ieirilor definitive din arhiv

Predrile de arhiv la depozit sunt luate n eviden pe msura sosirii lor. n mod similar, ieirile de arhiv sunt evideniate, n funcie de unul din cazurile prevzute de lege: selecionare (scoaterea din eviden se face pe baza adresei Arhivelor Naionale de aprobare a procesului verbal de selecionare transmis n prealabil de BNP) distrugere provocat de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat (scoaterea din eviden se face pe baza adresei Arhivelor Naionale de aprobare a procesului verbal de constatare a deteriorrii ireversibile (a distrugerii), transmis n prealabil de BNP) transfer n alt depozit de arhiv (n baza unui proces-verbal de predare-primire).
E bine s tim Transferul de arhiv poate implica: Transferul arhivei exclusiv n vederea depozitrii ei, BNP pstrndu-i drepturile i responsabilitile de administrare arhiv; Transferul arhivei i al dreptului de administrare al acesteia. Cazurile vor fi abordate diferit, conform legislaiei notariale i a Regulamentului arhiv 2012.

Pentru a urmri intrrile-ieirile de arhiv se va completa Registrul de eviden curent (R.E.C.), permind cunoaterea sintetic a existentului. Acest instrument, solicitat ca atare de legislaia arhivistic i de Regulamentul pentru arhiva 2012, se vdete tot mai frecvent neadaptat n totalitate nevoilor i realitilor practice ale unui BNP22. Ca urmare, recomandm completarea ntr-o form care s respecte prevederile legale, dar care s adauge unele rubrici care s fac acest instrument unul util (Tabel 9). Reguli de completare: 1. Corespunde numrului inventarelor. n cazul n care s-a ntocmit inventar de completare, se indic aici i numrul inventarului la care acesta se conexeaz. 2. Se nregistreaz data predrii inventarelor i u.a. la depozit
22

De pild, nomenclatorul nu este structurat, aa cum am artat, pe compartimente, ci pe funcii i activiti; n plus, un BNP nu are compartimente interne ntre care s se realizeze predarea. Ca urmare, este irelevant compartimentul responsabil de predare. La fel, rubricile 5-6-7, care ridic n practic problema despre care am discutat la seciunea de inventariere. Considerm c pentru o organizaie de mic amploare, cum este un BNP, nu se pune problema rmnerii unor u.a. la compartiment, dat fiind proximitatea depozitului de arhiv.

Pagina 47 din 72
Tabel 9: Registrul de eviden curent.

Intrri Nr. u.a. dup 6 inventar Nr. u.a. primite 7 efectiv Nr. u.a. rmase la 8 compartim. Termenul de pstrare 9 expir n: Data ieirii 10 u.a. Unde sau 11 predat

Ieiri Denumire act predare 12 (nr i data) pv. distrugere 43/5.05.2012 PV 25/2.02.2007 Total u.a. 13 ieite Poziii reinute (noul t.p 14 expir n:)

Nr. 1 crt.

Data 2 intrrii

Denumire 3 fond

Denumire 4 compartim.

Date 5 extreme

Obser15 vaii

1.02.1999

BNP Ionescu BNP Ionescu i Asociaii

1999

15

15

15

2010

5.05.2010

12

2 (2015) 1 (permanent) 1 u.a. mutat pe inv.P

1.04.2001

2001

2007

2.02.2007

REMAT

Tabel 10: Ghid topografic i de raft (pentru format electronic).

Raft 1 1 1

Poli 1 2 4

An 2001 2005 2001

Funcie A B A

Termen de pstrare Permanent 10 ani Permanent

Anul n care expir t.p. 2016

Nr. inv. 5 16 8 (continu. nr. 5)

Cantitatea (m.l/u.a.) 1/20 0.75/15 1/25

Observaii

Tabel 11: Registru de depozit.

Nr. crt. 1

Nume fond BNP Ionescu

Cota u.a. (indicativ-annr.crt inventar) Inv. 2010/A/10 ani

Scopul scoaterii din depozit (sau beneficiarul) n.p. Ionescu

Data scoaterii din depozit; Semntura 12.02.2012

Data restituirii; Semntura 12.03.2012

Observaii

Pagina 48 din 72 3. Rubric nou adugat. Este util n cazul n care o arhiv de BNP conine mai mult de un fond arhivistic. 4. Se nregistreaz activitatea care a produs respectivele documente (A sau B din nomenclator) 5. Se nregistreaz cea mai veche i cea mai recent dat care apare n cmpul Date extreme, n inventar. 6. Se consemneaz nr de poziii din inventar. n situaia dosarelor de caz, se indic nr. de dosare pe baza registrului (de succesiuni, de divor etc.); aceste dosare vor fi considerate ca avnd inventar distinct (registrul lor de eviden), dac sunt pstrate n ordinea nr. de dosar din registru. 7. Se consemneaz nr. de u.a. primite. 8. Se indic nr. u.a. inventariate, dar nepredate la depozit (de pild, registre multianuale). Pentru a evita complicaiile, recomandm ca dosarele de care nc este nevoie s fie predate la depozit i apoi scoase pentru folosire, iar pentru dosarele multianuale s se ntocmeasc, n momentul constituirii lor, inventare de completare. 9. Rubric nou adugat. Se indic anul n care expir termenul de pstrare. 10. Se refer la data scoaterii u.a. cuprinse ntr-un inventar din evidena arhivei. 11. Se indic (dac este cazul) instituia sau unitatea economic ctre care s-au predat u.a. de pe un inventar (CNP, Arhivele Naionale, centre de colectare hrtie, centru distrugere arhiv) 12. Se consemneaz numrul procesului verbal de predare i/sau al certificatului de distrugere.13. Se completeaz atunci cnd nu toate poziiile dintr-un inventar sunt destinate eliminrii (deci, atunci cnd cifra de la 6 nu este identic cu cifra de la 13) 14. Se completeaz atunci cnd nu toate poziiile din inventar au fost eliminate; se indic anul n care se vor re-evalua documentele sau dac au fost trecute pe inventare permanente. 15 Se nscriu alte meniuni. De pild, n cazul de la 14, se face meniune despre noua cot a dosarului, n cazul n care a fost trecut pe alt inventar.

Evidena aezrii arhivei n depozit

Mai departe, se procedeaz la aezarea pe rafturi a arhivei. Poliele i rafturile se ncarc cu arhiv urmnd logica scrisului (de la stnga la dreapta i de sus n jos). n privina ordinii u.a., aceasta cunoate o mare varietate de criterii: cronologic, pe compartimente, pe termene de pstrare, cronologic dup anul de expirare al termenului de pstrare, dup frecvena utilizrii (anii mai receni sunt pui la ndemn, fiind mai des consultai) etc. La modul ideal, u.a. ar trebui ordonate pe rafturi i polie n conformitate cu inventarele, iar arhiva ar trebui mutat la fiecare selecionare, pentru a acoperi spaiile goale rmase. n viaa real ns, timpul este prea scurt pentru a muta arhiva de pe un raft pe altul. n acest sens, ghidurile topografice recomandate de legislaiei i de regulamente se arat a fi extrem de folositoare. Cu toate acestea, modele de ghiduri prescrise sunt astzi oarecum desuete i dificil de ntreinut. Este evident c la fiecare nou preluare n depozit, ghidurile trebuie actualizate; la fiecare selecionare, la fel. n cazul unor inventare pe preluri (cum avem primul rnd din tabelul de la pct. b) iari actualizarea este necesar. Or aceste actualizri, pe hrtie, presupun de fiecare dat timp pierdut. Ca urmare, recomandm ca ghidurile topografice s fie ntocmite n format electronic, conform Tabel 10. Cheia este de a ntocmi, ntr-un tabel, o oglind a fiecrei polie din depozit, iar la fiecare modificare a prezenei unor u.a. n respectivul loc, poziia din tabel s fie actualizat. n felul acesta este irelevant ordinea fizic propriu-zis, att timp ct calculatorul poate da oricnd imaginea locului unde se afl u.a. dorite.

Pagina 49 din 72

Evidena mprumuturilor (ieirilor temporare) din depozit

Odat depozitate, documentele pot fi scoase din depozit temporar (mprumut) sau definitiv (pentru transfer ctre alt unitate sau distrugere n urma selecionrii). Dac ieirile definitive sunt operate n REC, ieirile temporare se vor opera ntr-un alt instrument de eviden registrul de depozit (Tabel 11). n momentul n care este extras o u.a. din depozit, n locul ei se las o fi de control, care cuprinde urmtoarele elemente: cota u.a. (fond indicativ an nr. crt. inventar), persoana care scoate u.a./beneficiarul, data numele/semntura. Aceste instrumente (registrul i fia) pare a fi una din marile birocraii pentru un lucrtor de la un BNP; atunci cnd ai nevoie rapid de un dosar, ultimul lucru de care ai nevoie este s mai completezi nc o hrtie cu tot felul de date. n msura n care am tri ntr-o lume perfect, cu oameni perfect disciplinai i cu o memorie complet, probabil c acest registru i fia de control ar fi uitate. n via real ns, minutul n care se completeaz fia i registrul asigur ordinea n depozit:o simpl privire n registru va permite identificarea u.a. care au fost scoase i nu au fost restituite; la repunerea pe raft, identific din ce loc a fost scos un anume dosar, de pild, i uureaz intercalarea la locul potrivit a acestuia. Este axiomatic n arhivistic faptul c ordonarea unei arhive poate fi grea, dar pstrarea acestei ordini este i mai grea E bine s tim
Un caz special este reprezentat de scoaterea unui dosar/document din arhiv nu pentru uzul intern al BNP, ci pentru uzul unor teri (poliie, instane, etc.). n acest caz, se va proceda astfel: La solicitarea unui document: se extrage dosarul din raft se ntocmete un proces-verbal de desigilare a dosarului se desface sigiliul i legtura i se extrage documentul cerut se ntocmete o copie a documentului, care se insereaz n dosar n locul originalului se leag dosarul i se re-sigileaz se transmite documentul original solicitantului, pe baz de proces -verbal, n care sunt consemnate numrul, titlul i coninutul, nr de file i starea de conservare a documentului la primirea documentului, acesta se verific i se compar cu procesul verbal iniial; dac se constat diferene, se ntiineaz notarul pentru a se dispune o aciune n consecin. n cazul unei stri corespunztoare, tot pe baza unui proces-verbal de desigilare, se reiau operaiunile de mai sus i se insereaz n dosar originalul, scond copia. dosarul se leag din nou i se re-sigileaz. La solicitarea unui dosar integral: se extrage dosarul din raft i se plaseaz n locul acesteia o fi de control, care va preciza numrul adresei prin care s-a solicitat respectivul dosar se va realiza o copie complet a dosarului, care, mpreun cu fia de control, va fi plasat la raft n locul dosarului. se transmite dosarul n original solicitantului, pe baz de proces -verbal, n care sunt consemnate cuprinsul, numrul de file, starea sigiliului, starea de conservare. la primirea dosarului, acesta se verific i se compar cu procesul verbal iniial; dac se constat diferene, se ntiineaz notarul pentru a se dispune o aciune n consecin.

Pagina 50 din 72

n cazul unei stri corespunztoare, dosarul se va rearhiva, eliminnd fia de control i copia de nlocuire. se recomand ca pe coperta 3 a dosarului s se fac meniune despre faptul c dosarul a fost o perioad n administrarea unui ter (cu indicarea datelor i a documentelor de predare-primire).

Pagina 51 din 72

RETRO-PRELUCRARE

Ca n toate activitile umane, exist n practic posibilitatea ca activitatea de prelucrare arhiv s nu fi fost fcut corespunztor i la momentul potrivit, iar personalul angajat ulterior s descopere documentele unui BNP neorganizate. n aceast situaie, conform art. 5 lit. b din Instruciuni, persoana responsabil cu activitatea de arhiv va trebui s ntocmeasc retroactiv evidenele pentru arhiva neprelucrat. Pentru a individualiza procedura, am numit aceast aciune retro-prelucrare. Retro-prelucrarea va urma o serie de pai. Pasul 1: evaluarea situaiei existente Ca regul de baz, trebuie verificat cu mare atenie arhiva pentru a verifica dac: Exist cote pe documente/u.a. de la o prelucrare anterioar? Exist inventare sau instrumente de eviden anterioare? Exist o ordine a documentelor/u.a., chiar dac ea nu este reflectat n instrumente de eviden? n cazul n care rspunsul la una din ntrebrile de mai sus este afirmativ, se va ncerca refacerea situaiei iniiale. n cazul n care nu poate fi identificat absolut nicio form de organizare/eviden anterioare, se trece la pasul 2.
E bine s tim n activitatea concret, exist ns posibilitatea ca pentru o parte a arhivei se gseasc inventare, iar pentru alta nu. n aceast situaie, se va decide care soluie este mai economic: refacerea inventarelor curente (pe ani i termene de pstrare) sau realizarea de inventare globale (vezi paii urmtori). Indiferent de decizie, arhiva va fi inventariat pe un singur model de inventar.

Cu ocazia acestei verificri prealabile, se stabilesc, cu aproximaie, i limitele cronologice ale documentelor/ u.a. existente i se vor procura N.A. aflate n vigoare n perioada de creare a documentelor/u.a. Pasul 2: Separarea pe fonduri Aa cum aminteam la nceputul prezentului material, o arhiv poate conine unul sau mai multe fonduri. Ca urmare, o a doua obligaie n procesul de prelucrare este identificarea BNP care a ntocmit documentele/ u.a. Identificarea se poate face pe baza antetului, tampilei de nregistrare, semnturii i tampilei notarului etc., rezultnd attea grupri de documente/ u.a. cte fonduri (BNP) sunt identificate. Dup aceast faz, n cazul n care arhiva este constituit din dosare i registre constituite, se trece la pasul 5; pentru arhiva constituit din documente (foi volante), se trece la pasul 3. Pasul 3: Separarea pe categorii Documentele existente vor fi ncadrate pe categorii conform N.A. aflat n vigoare la data crerii documentelor. n cazul n care nu exista N.A. pentru acea perioad, se va folosi urmtorul N.A. aprobat.

Pagina 52 din 72

Pasul 4: Constituirea u.a. Dup stabilirea documentelor care pot fi ncadrate n categorii, documentele vor fi grupate cronologic i apoi vor fi grupate n dosare23, dup regulile prezentate la seciunea Clasare din prezentul material. Rezultatul va fi o ordine cronologic de documente n cadrul u.a. i de u.a. n cadrul fondului. Pasul 5: Inventarierea u.a. Spre deosebire de procedura folosit la inventarierea curent, n cazul retro-prelucrrii u.a care nu au nici un fel de forme de eviden nu se vor mai ntocmi inventare pe termene de pstrare, ci se va constitui un inventar global (Figura 21), care s cuprind toate u.a. create n acel an24. Fiecare u.a. va fi nscris pe un rnd separat, iar nr. crt. din inventar va fi trecut ca numr de dosar pe coperta acestuia. n cazul u.a. care cuprinde documente din mai muli ani, aceasta va fi luat n eviden la anul de nceput. Numerotarea u.a. se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an. Ca o excepie, pentru documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, condici etc.), se accept nscrierea lor pe inventare pe categorii (Figura 22).

Birou notarial Ionescu Inventar global pe anul 2000 al u.a. identificate n depozit fr eviden Nr. crt. 1 2 Coninutul pe scurt Acte autentice de dispoziie Legalizri de semntur ale traductorilor Date extreme Ian-mart. 2000 Ian-dec. 2000 Nr. file 33 256 Observaii Nr. 5-50

Figura 21: Inventar global pentru u.a. identificate n depozite fr forme de eviden.

Birou notarial. Inventar pe categorii al u.a. identificate n depozit fr eviden Nr. crt. 1 2 xxx
Figura 22: Inventar pe categorii al u.a. cu termen redus i coninut uniform.

Categoria de documente Role de cas Chitaniere

Anii extremi 2000-2002 2000-2002

Cantitatea (u.a.) 130 buc. 45 buc.

Indicativ dup nomenclator I.B.13

Termenul de pstrare 5 ani 5 ani

23

Cel puin teoretic, i registrele se pot prezenta cu legtura rupt i foile mprtiate; n acest caz, criteriile i regulile de lucru pentru dosare se aplic i la registre.
24

Din raiunile explicate anterior, se poate lua n calcul separarea u.a. pe activitile A i B din nomenclatorul arhivistic.

Pagina 53 din 72

E bine s tim

Exist uneori tendina de a folosi acest sistem pentru orice categorie de documente, indiferent de componen i termen de pstrare i mai ales pentru selecionri generale. Aceast abordare este greit, din dou motive: reglementarea legal se refer la u.a. cu coninut structurat, uniform (chitaniere, boniere, condici sau registre) i care sunt produse n cantiti mari. Folosirea acestei soluii n selecionarea oricror u.a. ofer o eviden extrem de slab a celor care au fost/trebuie eliminate; practic, la grmad poate fi aruncat orice, ceea ce implic riscuri n primul rnd pentru BNP. n acest sens, recomandm insistent limitarea folosirii acestui tip de inventar pe ca tegorii exclusiv n limitele impuse de reglementrile legale.

Pagina 54 din 72

SELECIONAREA

Cantitatea mare de documente pe care societatea modern o produce n activitatea zilnic ar sufoca ntreaga via i activitate, n msura n care ar fi pstrat integral. Calculai, de pild, n ct timp se umple de arhiv o camer; apoi, n ct timp se umple un apartament, apoi un bloc, apoi o strad i se va putea constata simplu c, poate n mai puin de un secol, n ritmul actual, oraele de azi ar trebui s fie nlocuite de orae de depozite de arhiv ceea ce este absurd. Ca urmare, orice organizaie care lucreaz cu documente i asum faptul c nu va putea pstra toate documentele pe care le produce i c, n mod controlat (adic n anumite condiii i pe baza anumitor instrumente de eviden), o parte dintre ele vor fi distruse. Ca urmare, o arhiv trebuie supus activitii de selecionare.
E bine s tim Terminologie Aceast activitate de eliminare a documentelor din arhiv este numit diferit, n mod obinuit : casare, distrugere, predare la Arhive, eliminare etc. Termenul consacrat de legislaie este cel de SELECIONARE. Este important de neles diferena ntre aceti termeni folosii: Selecionarea arhivistic este o activitate de stabilire a valorii (exprimat n durata de pstrare) documentar-istorice i practice a unui document sau grup de documente, n vederea reinerii spre pstrare a celor ce prezint importan i eliminrii celor nefolositoare. Aadar, activitatea de selecionare presupune trei pai: evaluare, reinere i/sau eliminare. Casarea este definit ca aciunea de scoaterea definitiv din folosin i din inventar a unui bun. Aadar, casarea se suprapune cu aciunea de eliminare. Distrugerea este aciunea de aducere n stare de nentrebuinare a unui bun; din punct de vedere arhivistic, distrugerea documentelor urmeaz fazei de selecionare (documentele sunt eliminate din eviden i urmeaz a fi aduse n stare de nentrebuinare). Topirea este o operaiune specific industriei hrtiei, care are ca efect distrugerea maculaturii i obinerea din nou a celulozei. Ultimul termen folosit, predarea la Arhive suprapune n mod eronat selecionarea cu o alt activitate, aceea de predare-preluare de ctre Arhivele Naionale a documentelor cu termen de pstrare permanent. La selecionare, adic n momentul n care se dorete eliminarea documentelor nefolositoare, NU SE PRED NIMIC la Arhivele Naionale! Selecionarea i nomenclatorul arhivistic O alt observaie preliminar asupra selecionrii vizeaz justificarea aciunii: despre ce evaluare poate fi vorba, att timp ct exist nite termene de pstrare stabilite prin N.A.? Figura 23 ilustreaz aceste diferene.

Pagina 55 din 72

PLANIFICARE Crearea documentelor Nomenclator arhivistic

BILAN

Axa timpului
Selecionare (evaluare)

Figura 23: Relaia dintre nomenclatorul arhivistic i selecionare

N.A. este o planificare, o intenie, o evaluare prospectiv a documentelor dintr-o anumit categorie. Practic, se estimeaz ct timp va fi nevoie de documente. Selecionarea, pe de alt parte, conine i ea o evaluare, care este ulterioar crerii documentelor, deci este o evaluare retrospectiv: se constat ct timp a fost i, posibil, se evalueaz dac mai este nevoie de documente. Termenul de pstrare din N.A. reprezint un reper planificat, dup care putem calcula cam ce spaiu de depozitare este necesar pentru 2 -3-5-10 ani, dup ct timp s fie fcut selecionarea etc.; deci, este vorba despre o intenie. Confirmarea inteniei i confirmarea ncetrii valorii documentelor se face prin selecionare, urmnd procedura precizat n legislaie. Aadar, aruncarea, pur i simplu, a documentelor din arhiv dup trecerea perioadei indicat n N.A. nu este nici corect profesional i nici legal .

Procedura de selecionare este simpl, n msura n care toi paii anteriori (clasarea i inventarierea) au fost ndeplinii corect. n cazul n care acest lucru nu s-a produs, se procedeaz la clasarea i inventarierea documentelor. Mai departe, se vor urma paii de mai jos: Pasul 1: Stabilirea comisiei de selecionare n vederea realizrii selecionrii, notarul public emite un act administrativ prin care desemneaz un numr (impar) de angajai s constituie o Comisie de selecionare. Membrii comisiei ar trebui s provin din persoanele care au competena necesar de a aprecia valoarea documentelor. De pild, dac se pregtete selecionarea unor documente financiar cotabile, este bine ca n Comisie s fie prezent o persoan cu competene n contabilitate. Cu excepia cazurilor n care BNP are un numr de pn la 3 persoane angajate, mpreun cu notarul public, n toate celelalte situaii notarul nu va face parte din Comisie, din raiuni pe care le vom explica mai departe.
E bine s tim Legislaia nu prevede obligativitatea transmiterii ctre Arhivele Naionale a unei copii a deciziei/ordinului de numire al Comisiei de selecionare.

Pasul 2: identificarea u.a. ce se vor propune spre eliminare ncepnd cu al patrulea an de la nceputul activitii, n fiecare an trebuie verificat R.E.C. pentru a vedea ce inventare cuprind u.a. al cror termen de pstrare expir.
E bine s tim Pentru uurarea activitii, n locul R.E.C. se poate folosi list a de control din Tabel 12 (exemplu: este prima selecionare i ne aflm n anul 2012)

Pagina 56 din 72

Tabel 12: List de control pentru identificarea inventarelor cuprinznd u.a. cu t.p. expirat

An 2001

2002

2003

Termene de pstrare 1 an 3 ani 5 ani 10 ani 70 ani Permanent 1 an 3 ani 5 ani 10 ani 70 ani Permanent 1 an 3 ani 5 ani 10 ani 70 ani Permanent

Activitatea A i B A i B A i B A i B B A i B A i B A i B A i B A i B B A i B A i B A i B A i B A i B B A i B

Se propun pt. selecionare DA DA DA DA NU NU DA DA DA NU NU NU DA DA DA NU NU NU

s asa

Pasul 3: pregtirea inventarelor n vederea analizrii u.a. cu termen de pstrare expirat i a ntocmirii lucrrii de selecionare, se vor pregti inventarele u.a. cu termen de pstrare expirat (identificate la pasul 2) i inventarele u.a. cu termen de pstrare permanent.
E bine s tim Logica prezenei acestor inventare n cadrul LS rezid din faptul c, n analiza valorii sau lipsei de valoare a u.a., esenial este contextul general al documentelor create. Astfel, n funcie de cantitatea de documente produs, de contextul istoric etc., unele documente cu termen de pstrare temporar pot cpta termen de pstrare permanente i invers (mai rar). Altfel spus, att Comisia din cadrul BNP, dar mai ales Arhivele Naionale trebuie s aib posibilitatea de a judeca n oglind ce rmne i ce se arunc. n situaia, de pild, n care fie nu se ntocmesc, fie nu sunt luate n eviden toate u.a. cu termen de pstrare permanent, pe anumite perioade, cei care decid eliminarea sau pstrarea trebuie s analizeze n ce msur anumite documente cu termen de pstrare temporar ar trebui s fie reinute pstrare permanent, care s nlocuiasc documentelor permanente indicate prin NA, dar care nu au fost create.

Inventarele cu termen de pstrare temporar vor fi: a. Inventarele rezultate din activitatea de inventariere curent, care sunt ntocmite pe ani (eventual activiti) i termene de pstrare, aa cum a rezultat dintr-o seciune anterioar. b. Registrele de eviden ale dosarelor de caz (registru de succesiuni, registrul de divoruri etc.), pe baza crora se va face selecionarea (pentru situaiile cnd se decide pstrarea acestor registre ca inventare i nentocmirea inventarelor menionate la pct. a) c. Inventarele rezultate din retro-prelucrare (inventarul global i cel pe categorii)

Pagina 57 din 72

Pasul 4: analiza n Comisia de selecionare Conform prevederilor legale, Comisia va analiza fiecare u.a. n parte pentru a verifica valoarea documentar-istoric sau practic. Dat fiind c arhiva unui BNP este relativ mic ca varietate i volum i, mai ales, este extrem de bine structurat ca tipologie documentar, analiza fiecrei u.a. n parte este, n multe cazuri, excesiv. Ca urmare, se recomand analizarea poziiilor din inventarele cu u.a. avnd termenul de pstrare expirat: prin sondaj, la nivel de dosare din aceeai categorie i cu identitate clar (de pild, cazul dosarelor cu acte autentice, registrele de eviden etc.) obligatoriu la nivelul fiecrei u.a. acolo unde exist anomalii (cuprind documente pe mai muli ani, nu exist o ncadrare corespunztoare ntr-o categorie din NA, sunt dosarecolectoare care pot aduna o gam larg de documente, unele importante etc.)

n analiz, se va urmri: Corespondena cotelor din inventar cu u.a. (dosarul, registrul etc.) Msura n care rezumatul reflect corect coninutul u.a.
E bine s tim Acolo unde n N.A. se menioneaz copii, trebuie analizat n ce msur legislaia stabilete un regim juridic diferit pentru copii fa de original sau n ce msur este vorba despre exemplare i nu despre copii (de pild, meniunea copiile statelor de plat, aa cum este prevzut n N.A. actual, nu este corect, deoarece regimul contabil al statului de plat este de exemplare (deci original multiplu) i nu de copie; n acest sens, este nepotrivit termenul de 3 ani, att timp ct legea contabilitii indic 50 de ani pentru statul de plat). Dosarele trebuie verificate cu atenie pentru a nu conine acte originale ale clienilor. Procedura n cazul identificrii unor astfel de cazuri a fost descris la Inventariere.

ncadrarea corect a u.a. cu categoria din nomenclatorul arhivistic reflectat de indicativ (altfel spus, c acel dosar, de pild, pe baza coninutului, face parte din categoria corespunztoare din nomenclator)
Atunci cnd un anumit dosar nu are o categorie echivalent n NA, el va fi inventariat fr indicativ. Dosarele care nu prezint indicativ vor fi n mod special analizate de comisie.

E bine s tim

Corectitudinea datelor extreme nscrise

n cazul selecionrii u.a. ce cuprind documente din mai muli ani, termenul de pstrare este, n general, legat de data celui mai recent document dei u.a. respectiv se afl nscris pe inventarul corespunztor anului de nceput. n aceast situaie, procesul verbal se va meniona faptul c dosarul nr din inventarul cu t.p din anul nu are termenul de pstrare expirat.

E bine s tim

Dac termenul de pstrare a expirat Msura n care mai este sau nu nevoie de respectiva u.a. n activitatea practic i dac ea poate fi eliminat sau ar trebui reinut pentru nevoi ulterioare.

Pagina 58 din 72

E bine s tim

Meniuni la termenul de pstrare Meniunea CS (Comisie de selecionare) la termenul de pstrare din nomenclator indic posibilitatea ca, n anumite situaii, pentru anumite spee, dosarele respective s aib un termen mai mare, poate chiar permanent. Acele u.a. se vor analiza cu atenie sporit. De cnd ncepe s curg termenul de pstrare? Ca orice durat de timp, termenul de pstrare are un nceput i un sfrit. Stabilirea aceste elemente este esenial n procesul de selecionare. Momentul de la care ncepe s curg termenul de pstrare sau evenimentul care declaneaz curgerea acestui termen nu sunt clar precizate n legislaie. n general, se consider c nchiderea dosarului reprezint evenimentul declanator i data ultimului document adugat la dosar este data de la care se calculeaz termenul de pstrare. Lucrurile nu sunt ns chiar att de simple precum par. n primul rnd, trebuie avut n vedere c semnificaia termenuluidosar nu este ntotdeauna cel de volum fizic, ci se refer la problem; deci, termenul va curge de la data ultimului act care se refer la aceeai problem (de pild, presupunnd c o dezbatere succesoral ncepe n luna decembrie 2007 i dureaz 15 luni, termenul de pstrare curge de la decembrie 2007 + 15 luni = martie 2009; termenul de pstrare fiind 10 ani, dosarul va fi analizat pentru selecionare dup 1 ianuarie 2020.). n cazul dosarelor seriale (cum ar fi cele de coresponden), nchiderea dosarului (punctul de ntrerupere) este evenimentul declanator deci data ultimului document adugat la dosar n data de 31 decembrie este data de la care ncepe s curg termenul de pstrare. n unele cazuri, evenimentul declanator este menionat n N.A. (vezi ncheierile de primire/predare depozite, care are specificat n NA: De la termenul (de fapt data n.n.) de eliberare a depozitului (remarcm c meniunea este greit: n condiiile n care ntr -un dosar sunt grupate mai multe ncheieri, corect ar fi s se precizeze: de la data ultimei ncheieri de eliberare a depozitului). n cazul dosarelor individuale de personal termenul ar trebui s curg de la data naterii persoanei: termenul de 70 de ani presupune cei 50 de ani n care o persoan poate activa n cmpul muncii (= 65 ani (vrsta pensionrii) - 15 ani (vrsta minim de angajare) plus 20 de ani pentru diverse posibile recalculri de pensie;or, este absurd s ii un dosar al unei persoane angajate la 20 de ani pe aceeai durat ca pentru o persoan angajat la 60 de ani! Cnd expir termenul de pstrare? Sfritul termenului de pstrare nu este nici el specificat exact n legislaia arhivistic actual. Probleme ridic n principal fraciunile de an. Altfel spus, dac un dosar cuprinde documente ntre ianuarie i martie 2010 i are termen de pstrare 2 ani, nu se precizeaz dac termenul de pstrare expir la 1 aprilie 2012 sau nu. n sistemul financiar, de pild, nu se accept fraciunile de an, ci se ia n considerare anul financiar ca ntreg. Prin asimilare, nici n arhivistic nu se accept fraciunile de an, ceea ce nseamn c un termen de pstrare se va considera expirat la sfritul anului calendaristic n care a fost creat. n exemplul anterior, dosarul cuprinznd documente create ntre ianuarie i martie 2010, cu termen de pstrare 2 ani, va avea termenul expirat la 1 ianuarie 2013. Conflicte ntre termene de pstrare Nu rareori, pot aprea situaii n care pentru aceeai categorie de documente exist mai multe termene de pstrare. Acest lucru se ivete cel mai frecvent n situaia modificrii N.A.. Ca principiu, se respect termenul de pstrare din N.A. aflat n vigoare n momentul constituirii u.a. n acest sens, o greeal frecvent ntlnit este luarea n considerare a ultimului N.A. valabil. Aa cum am vzut, N.A. nu se aplic doar la selecionare, ci i la clasarea actelor; ca urmare, N.A. nsoete u.a. pe tot parcursul vieii sale. Aplicarea unui nou N.A. se refer la faptul c, ncepnd

Pagina 59 din 72

cu data de 1 ianuarie anului urmtor aprobrii NA, actele vor fi clasate n categorii n conformitate cu acesta i selecionarea u.a. constituite dup 1 ianuarie respectiv se va face dup noul N.A.. Cu toate acestea, exist situaii n care aceast regul poate fi nclcat, dac legislaia care a stat la baza stabiliri termenului de pstrare se modific. De pild, pn n 1991, actele contabile trebuiau pstrate 15 ani, conform legislaiei contabile. Dup 1991, termenul de pstrare a cobort la 10 ani. n aceast situaie, i termenul de pstrare al actelor constituite anterior lui 1991 poate fi cobort. Analiza concret revine ns Comisiei de selecionare. n unele cazuri, termenul de pstrare expira, dar valoarea informativ/ documentara a respectivelor u.a. exist. n aceast situaie, conductorul BNP nu este de acord cu propunerea de eliminare a respectivelor u.a. n practic, acest refuz se manifest prin nentocmirea lucrrii de selecionare pentru dosarele respective. Ca exemplu dac un notar nu este de acord cu selecionarea dosarelor succesorale (termen de pstrare 10 ani), fie nu va dispune inventarierea respectivele dosare, fie nu va transmite spre aprobarea selecionrii niciun dosar care are termen de pstrare 10 ani. Aceast practic este greit, iar soluia corect este transmiterea inventarelor cu termen de pstrare expirat i cu menionarea, n procesul verbal, a dosarelor care se doresc reinute n continuare pentru nevoi practice. Un alt caz tipic de conflict este atunci cnd n aceeai u.a. au fost legate documente ce ar aparine unor categorii diferite, cu termene de pstrare diferite. n acest caz, va prevala documentul cu t.p. mai lung.

Pentru orientare mai facil n procesul de calculare, redm n Tabel 13 categoriile de documente create n cadrul unui BNP conform N.A. ediia 2012, la care am adugat noi categorii identificate (cele fr indicativ), precum i evenimentele declanatoare ale termenelor de pstrare. Pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste ajuttoare.
Tabel 13: Categorii de documente, termene de pstrare i evenimente declanatoare .

Categorii de documente ordonate pe activiti

Indicativ NA

Termen de pstrare

Eveniment declanator

Observaii

Conducerea biroului notarial Dosar cu documente privind nfiinarea i funcionarea Birourilor Notarilor Publici; avize i autorizaii de funcionare, acte de control profesionale Secretariat Coresponden cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, Ministerul Justiiei, adrese trimise ctre INFONOT Systems, alte autoriti profesionale Coresponden privind activitatea administrativ, de personal i financiarcontabil, inclusiv adeverine de vechime, salarizare Registrul de coresponden Situaii statistice anuale

I.B.1

Permanent

I.B.15

3 ani C.S.

De la data ultimului document clasat la dosar De la data ultimului document clasat la dosar De la data ultimei nregistrri De la sfritul anului la care se

I.B.18

3 ani

I.B.9 I.B.16

10 ani 3 ani C.S.

Datorit cantitii mici de documente, I.B. 16

Pagina 60 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti

Indicativ NA

Termen de pstrare

Eveniment declanator refer sau de la data ultimului document clasat la dosar De la sfritul anului la care se refer sau de la data ultimului document clasat la dosar

Observaii i 21 se pstreaz frecvent n acelai dosar; t.p. 3 ani CS.

Situaii statistice lunare

I.B.21

1 an

Autentificare Registrul general notarial Opisul registrului general notarial Acte autentice de dispoziie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentri, modificri, anulri, stingeri sau renunri), partaj, ipotec, garanii privind bunurile imobile i mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte I.A.9 I.A.10 Permanent Permanent

I.A.1

Permanent

Acte autentice ca caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaiune/ nchiriere/ arend, antecontracte, contracte de mprumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor artate

I.A.20

5 ani CS.

De la data ultimului document la dosar sau de la data ncetrii contractului

n mod normal, t.p. ar trebui s curg din momentul ncetrii efectelor contractului, dar acest calcul este extrem de dificil n cazul n care n dosar sunt grupate amestecat tot felul de contracte.

Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice (recunoaterea filiaiei, adopiei, ceteniei), acte autentice ncheiate n materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de ctre printe, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraii-consimmnt medicale), actele necesare dobndirii calitii de persoan fizic autorizat (n domeniile cadastrului, geodeziei i cartografiei, avocai, notari, medici, arhiteci etc.), asociaii cu scop nepatrimonial, fundaii i acte pentru nregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date n executarea lor

I.A.2

Permanent

Pagina 61 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti Acte autentice privind societi comerciale, agricole (constituiri/modificri i hotrri aferente: actele de constituire i modificare ale societilor comerciale, agricole i hotrrile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum i procurile de reprezentare la ncheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele dect cele prevzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constat/declar nulitatea, declaraii date in procedura divorului, contracte de mandat, declaraii de revocare, procuri Legalizri Legalizri de copii de pe nscrisuri Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte Succesiuni, testament Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor Dosar succesoral Registrul de termene succesorale Certificate de motenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacan succesoral etc., ncheieri finale, inventare succesorale, procese-verbale privind constatarea strii materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraii autentice de recunoatere/nerecunoatere a testamentului olograf ncheieri privind alte soluii succesorale: suspendri conform art 75 lit. a), b), c) din Legea nr._36/1995; conexri, nchideri fr obiect, declinri de

Indicativ NA

Termen de pstrare

Eveniment declanator

Observaii

I.A.19

5 ani CS.

De la data ultimului document clasat la dosar

I.A.21

5 ani CS.

De la data ultimului document clasat la dosar

I.A.23

3 ani

De la data ultimului document clasat la dosar

I.A.22

3 ani

De la data ultimului document clasat la dosar

I.A.11 I.A.12 I.A.17 I.A.26

Permanent Permanent 10 ani CS 3 ani

De la data ultimului document clasat la dosar De la data ultimei nregistrri

I.A.6

Permanent

I.A.7

Permanent

Pagina 62 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti competen Testamente, codicile, declaraii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraii de retractare a revocrii testamentului, declaraii de acceptare sau renunare la succesiune, legale sau testamentare, declaraii de acceptare sau renunare la calitatea de executor testamentar, declaraii date n conformitate cu dispoziiile art. 1.111 Cod civil, declaraii de neacceptare a succesiunii date n afara termenului de opiune succesoral, declaraii de nlturare a efectelor nedemnitii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Regim matrimonial, divoruri Registrul de divoruri Opisul Registrului de divoruri Dosar de divor (cererea de divor i documentaia anexat acesteia, ncheierea de desfacere a cstoriei prin divor, certificatul de divor i dovada comunicrii acestuia la registrul strii civile, precum i, dup caz, ncheierea de respingere a cererii de divor sau ncheierea de clasare a cererii de divor) Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (n materia relaiilor de familie): conveniile matrimoniale de adoptare a regimului separaiei de bunuri, conveniile matrimoniale de adoptare a regimului comunitii convenionale, actele de revocare/modificare a conveniilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodn, inclusiv procurile de reprezentare la ncheierea acestora Mapa de divoruri: certificate de divor i ncheierea privind soluia ia cererea de divor (ncheieri de admitere a cererii de divor, ncheieri de respingere a cererii de divor, ncheieri de clasare a cererii de divor) Depozite Registrul de depozite ncheieri de primire i eliberare depozite

Indicativ NA

Termen de pstrare

Eveniment declanator

Observaii

I.A.3

Permanent

I.A.13 I.A.14

Permanent Permanent

I.A.18

10 ani CS.

De la data ultimului document clasat la dosar

I.A.4

Permanent

I.A.8

Permanent

I.A.15 I.A.24

Permanent 3 ani

De la data ultimei ncheieri de

n cazul n care un registru se sfrete,

Pagina 63 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti

Indicativ NA

Termen de pstrare

Eveniment declanator eliberare a depozitului sau de la data ultimei nregistrri n registru.

Observaii iar depozitele active se recopiaz ntr-un nou registru, t.p va curge de la data ultimei nregistrri din registru.

Proteste Registrul de proteste Acte de protest

I.A.16 I.A.25

Permanent 3 ani

De la data ultimului document clasat la dosar.

Reconstituiri ncheieri de reconstituire Lucrri de Carte funciar Registrul de eviden a lucrrilor de carte funciar Traduceri Registru! de eviden a specimenelor de semntur a traductorilor autorizai Registrul de traduceri Consultaii notariale Registrul de consultaii juridice notariale i dosar de consultaii Financiar-contabilitate Registrul jurnal de ncasri i pli Registrul de cas Notele contabile i acte justificative Ordine de plat, chitaniere i facturi fiscale Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul unic de control Declaraiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declaraii *tot aici: 100,102,200,220,300,314 i fie de cont pentru operaiuni diverse+ State de plat salarii copii

I.A.5

Permanent

I.B.17

3 ani

De la data ultimei nregistrri

I.A.27 I.A.28

3ani CS. 3 ani

De la data nlocuirii De la data ultimei nregistrri

I.A.29

1 an

De la data ultimei nregistrri

I.B.10 I.B.11 I.B.12 I.B.13 I.B.7 I.B.8 I.B.6

10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 10 ani CS. 10 ani C.S. 10 ani C.S.

De la sfritul anului fiscal De la sfritul anului fiscal De la sfritul anului fiscal De la sfritul anului fiscal De la nlocuire De la data ultimului document clasat la dosar De la nlocuire

I.B.14

5 ani

De la sfritul anului fiscal

I.B.19

3 ani

De la sfritul anului fiscal n care

OMFP 3.512/2008 nu precizeaz c statele

Pagina 64 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti

Indicativ NA

Termen de pstrare

Eveniment declanator a fost ntocmit

Observaii de plat se ntocmesc n regim de copie i original, ci n exemplare (deci originale multiple). Acelai act normativ, impune ca statele de plat s fie ndosariate separat, indiferent de exemplar. Legea 82/1991, precizeaz c statele de plat se pstreaz timp de 50 de ani, indiferent de exemplar. Deci, poziia I.B.19 nu va fi selecionat dup 3 ani.

Statele de plat salarii - originale Jurnal vnzri, cumprri aferente TVA Resurse umane Dosare individuale de personal Documentaie medicina muncii Documentaie securitate i sntate n munc (registre eviden accidente).

I.B.5

70 ani 10 ani CS

De la sfritul anului fiscal n care a fost ntocmit De la sfritul anului fiscal

I.B.4

70 ani 3 ani

10 an CS

Fie protecie muncii

1 an

De la data naterii persoanei De la nlocuire De la ultimul document clasat; pentru registru De la ultima nregistrare De la ncetarea contractului de munc

Lucrri arhiv Lucrri de eviden, selecionare, pstrare, folosire i predare a materialului arhivistic

I.B.2

Permanent

N.A. nu este o simpl copie de lucru, ci o referin cu efecte asupra ntregii activiti notariale. Se pstreaz obligatoriu i permanent n arhiva BNP i dup scoaterea din uz, ca document care a determinat activitatea arhivistic n acel BNP, precum i

Nomenclatorul arhivistic copie

I.B.20

1 an

De la nlocuire

Pagina 65 din 72

Categorii de documente ordonate pe activiti

Indicativ NA

Termen de pstrare

Eveniment declanator

Observaii pentru selecionri ulterioare.

Instruciuni, rapoarte de control, instruiri, corespondena cu Arhivele Naionale Registre de eviden curent a arhivei Registru de depozit arhiv

I.B.3

Permanent Permanent 10 CS

De la data ultimei nregistrri

Not: pentru ,,data ultimului act se va rotunji la 31 decembrie a anului n care a fost emis respectivul act. Comisia de selecionare nu va propune spre eliminare dosare ce cuprind documente care sunt parte a unui litigiu sau a unei anchete, iminente sau n curs de desfurare, chiar dac termenul de pstrare conform N.A. a expirat. Aa cum era menionat i n definiie, selecionarea documentelor este o practic arhivistic de eliminare a documentelor nefolositoare i nu o soluie de ascundere/distrugere a dovezilor. Ca i cazuri particulare, se vor avea n vedere: A. la selecionarea dosarelor de caz, dac se decide folosirea registrelor de eviden i nu ntocmirea inventarelor curente, n urma verificrii registrelor de eviden se vor ntocmi inventare numerice, dup modelul din Figura 24. Birou notarial.

Inventar numeric pe anul al u.a. propuse spre eliminare din categoria1 .. cu indicativul2 avnd termen de pstrare3 ..

Numerele dosarelor selecionate i anul:5

Figura 24: Model de inventar numeric, n vederea selecionrii dosarelor ,,de caz.

Mod de completare: 1) se va completa cuprinsul pe scurt, aa cum este n N.A. 2). se va completa indicativul dup N.A. 3). Se va indica terenul de pstrare din N.A. 4). Se va preciza numele registrului de eviden specific (de pild, Registrul de succesiuni) i cota lui din inventarul documentelor permanente 5). se vor trece numerele de dosare (conform registrului de eviden specific25) a cror ncheiere final s-a pronunat n anul respectiv. De pild, dac un dosar succesoral a fost nregistrat n decembrie 2002, cu nr. 255, iar ncheierea s-a emis n februarie 2003, el nu va figura ca propus pentru selecionare n inventarul din
25

De pild, Registrul de succesiuni, Registrul de divoruri etc.

Pagina 66 din 72

anul 2002, ci n cel din anul 2003, sub forma 255/2002 (termenul de pstrare curge de la data ncheierii, nu de la nregistrarea dosarului). La fel, n cazul n care un dosar succesoral dintr-un an a fost conexat la un dosar ulterior (redeschiderea succesiunii), cele dou dosare vor fi depozitate mpreun, iar termenul de pstrare va curge de la data ncheierii finale. B. La selecionarea u.a. cu forme de eviden rezultate din retro-prelucrare n cazul inventarului global al u.a. (pe ani, indiferent de termenul de pstrare), Comisia, dup ce va analiza poziiile cuprinse, va ntocmi o list centralizatoare care va cuprind nr. crt. ale u.a. care se vor elimina. Aceast list va fi ori inserat n procesul verbal (,,urmtoarele poziii din inventarele alturate se propun spre eliminare), ori se va anexa la acesta, ca un document de sine stttor (de preferat). Acest inventar, n msura n care cuprinde TOATE DOCUMENTELE produse ntr-un an, servete att ca inventar de documente propuse spre eliminare, ct i ca inventar al documentelor permanente. n cazul inventarului pe categorii, se va face meniune despre aceast procedur n procesul verbal i va fi nsoit, n lucrarea de selecionare, de inventarul documentelor cu termen de pstrare permanent. Pasul 5: redactarea procesului verbal de selecionare Comisia de selecionare, dup analizarea inventarelor i u.a., va proceda la ncheierea unui proces verbal, dup modelul prevzut n Figura 25. Mod de completare: 1 se menioneaz denumirea BNP i localitatea unde se afl sediul 2 obligatoriu trebuie s existe semntura i tampila notarului public 3 legislaia nu prevede un registru care s furnizeze nr. procesului verbal. Ca urmare, se va verifica dosarul cu lucrri de selecionare anterioare i se va da urmtorul numr. Precizm i c exist mai multe practici niciuna reglementat legal: nr. s curg n continuare, peste ani; nr. s se reia de la 1, pe fiecare an; nr. s fie dat pentru fiecare fond n parte; numrul s fie dat pentru procese verbale ale selecionrilor efectuate n cadrul respectivului BNP. Pentru simplificarea procesului, recomandm numerotare de la 1 la n n fiecare an i un numr unic, indiferent de cte fonduri sunt selecionate (procesul verbal este al comisiei i nu al fondului). 4 Ordin, dispoziie etc. 5 se trec datele n care s-a desfurat activitatea Comisiei. 6 Se trec anii extremi. Atragem atenia asupra formulrii: exprimarea de forma 19962000 sugereaz ca ntreg intervalul de timp este acoperit, cnd n realitate pot fi doar 1996 i 2000. De aceea, recomandm formularea: selecionnd documentele avnd ca ani extremi i 7 Preedintele Comisiei nu trebuie s coincid cu notarul dect n situaia n care nu sunt mai mult de 3 angajai n cadrul BNP. n acest din urm caz, notarul semneaz att la preedinte, ct i n dreapta sus. 8 Numrul membrilor, care trebuie s fie impar.

Pagina 67 din 72

9 Secretarul Comisiei este de obicei persoana care se ocup de arhiv.

BNP .....

Se aprob Notar public..

2

PROCES-VERBAL Nr. .........

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. ... din ...... , selecionnd n edinele din 5 6 .... documentele din anii .............. avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.

Preedinte, Numele i prenumele 7 Semntura

Membri, Numele i prenumele 8 Semntura

Secretar, Numele i prenumele 9 Semntura

Figura 25: Model de proces-verbal de selecionare

De multe ori se simte nevoia unor meniuni suplimentare la procesul verbal. n acest sens, procesul verbal poate conine: precizarea N.A. folosit pentru atribuirea indicativelor i termenelor de pstrare (mai ales n cazul retro-prelucrrii, unde pot fi folosite mai multe NA, cu termene diferite pentru aceeai categorie). opiunea argumentat a Comisiei pentru cazuri atipice: de a reine (pe un termen precizat sau nedefinit) o anumit u.a. considerat necesar, dar care, n mod normal, ar fi avut termenul de pstrare expirat; de a reine o u.a. al crei termen de pstrare care nu a expirat deoarece are n compunere documente pe mai muli ani; de a elimina anumite u.a. al cror termen de pstrare a sczut semnificativ ulterior constituirii u.a.. n toate cazurile se indic inventarele i poziiile care se rein (de pild: inventar 2010/A/10 ani/poz. 1, 2,4). alte meniuni considerate necesare. se pot insera n procesul verbal sau, de preferat, anexa la acesta alte evidene, cum ar fi inventarele numerice sau lista de cote care sunt propuse pentru eliminare din inventarele globale.
E bine s tim Orice situaie atipic aprut, orice decizie care este necesar, dar care se abate de la regula normal trebuie s fie menionat n procesul verbal. n acest fel, acea baterenu va fi considerat o greeal, fiind evideniat ca o decizie legitim i o aciune intenionat, a BNP.

Procesul verbal se va semna de ctre toi membrii comisiei i va aprobat de ctre notarul public, n calitatea sa de conductor al unitii. Semntura i tampila sunt eseniale, dat fiind c Legea arhivelor prevede

Pagina 68 din 72

clar responsabilitatea conducerii unitii pentru scoaterea din evidena arhivei a documentelor. Din acest punct de vedere, cu excepia cazului precizat mai sus (nr total de lucrtori ntr-un BNP de maxim 3), NP nu trebuie s fac parte din CS (ar fi pus n situaia de a-i aproba propria decizie din Comisie), i trebuie s fie o autoritate exterioar acesteia, care i aprob procesul verbal. Reamintim c, n urma distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat, se va ntocmi un proces-verbal de constatare a deteriorrii ireversibile (a distrugerii), care va cuprinde constatrile comisiei. Se va ntocmi i anexa fie un inventar numeric cuprinznd cotele u.a. ce au fost afectate, fie, n cazul n care cotele nu pot fi identificate, un inventar pe categorii. Pasul 6: alctuirea lucrrii de selecionare i transmiterea ctre Arhivele Naionale Dup semnarea procesului verbal, se procedeaz la pregtirea documentaiei ce trebuie transmis AN pentru confirmarea LS. Lucrarea de selecionare va fi alctuit, n funcie de situaie, din elemente identificate n Tabel 14.

Tabel 14: Tipuri de evidene ce intr n alctuirea unei lucrrii de selecionare, n diferite cazuri

Cazuri de selecionare

Tip de eviden existent

Proces verbal al Comisiei de selecionare

Arhiv obinuit

inventare curente

DA

Vor alctui lucrarea de selecionare inventarul u.a. propuse inventarele permanente ale spre eliminare, avnd u.a. din perioada supus termen de pstrare selecionrii expirat Inventare pe ani, activiti i termene Inventar pe ani, activiti de pstrare temporar i termen de pstrare (vezi permanent Tabel 15.) Inventar pe ani, activiti i termen de pstrare permanent NU Inventar pe ani, activiti i termen de pstrare permanent NU

Dosare de caz

Arhiv retroprelucrat

registre de eviden specifice inventare globale inventare pe categorii

DA DA DA proces-verbal de constatare a deteriorrii ireversibile (a distrugerii)

Inventar numeric al u.a. propuse spre eliminare Inventar global Inventar pe categorii Inventar numeric sau Inventar pe categorii

Arhiv deteriorat ireversibil

E bine s tim

Dei pare banal, se ntlnesc frecvent greeli cu privire la inventarele cuprinse n lucrarea de selecionare: fie sunt transmise toate inventarele existente pentru arhiv, fie se transmit toate inventarele permanente etc. Dei nu este o greeal care s aib efecte negative asupra confirmrii lucrrii de selecionare, o menionm, pentru c duce la irosirea inutil a resurselor. Pentru verificarea corectitudinii alegerii inventarelor, recomandm folosirea unei liste de

Pagina 69 din 72

control, ca n exemplul din

Tabel 15 (caz: suntem n anul 2012; se selecioneaz u.a. din anii 2001, 2002, 2003).

Tabel 15: Relaia ntre ani, inventarele u.a. cu termen temporar i cele permanente, n vederea anexrii la o lucrare de selecionare

La selecionarea u.a. din anul: 2001

se vor anexa la lucrarea de selecionare: inventare u.a. cu termen de pstrare: 1 an 3 ani 5 ani 10 ani 1 an 3 ani 5 ani 1 an 3 ani 5 ani inventare u.a. cu t.p. permanent + inventare u.a. cu t.p. permanent inventare u.a. cu t.p. permanent

2002

inventare u.a. cu termen de pstrare inventare u.a. cu termen de pstrare

2002 sasa

Odat alctuit lucrarea de selecionare din cele 3 elemente menionate, se ntocmete o adres prin care se nainteaz ANR de competen lucrarea spre confirmare.
E bine s tim Dei legislaia nu prevede aceast obligativitate, recomandm ca lucrarea de selecionare (sau mcar adresa i procesul verbal) s se ntocmeasc n dublu exemplar.

Pasul 7: verificarea u.a. propuse spre eliminare de ctre inspectorul Arhivelor Naionale Lucrarea va fi verificat la fa locului de un inspector de teren din partea AN. n acest sens, u.a. propuse spre eliminare vor fi pstrate n ordine pe rafturi, pentru c se va proceda inclusiv la verificarea prin sondaj a u.a. Precizm i c, ulterior acestei vizite, o Comisie intern a Arhivelor va analiza lucrarea i n urma analizei se va propune efului instituiei aprobarea integral, n parte (deci cu reinerea anumitor poziii din inventare) sau respingerea lucrrii de selecionare. Rspunsul va fi comunicat printr-o adres transmis BNP.
E bine s tim Important de reinut este c ntocmirea lucrrii nu nseamn c pot fi aruncate documentele; c vizita inspectorului de teren nu implic automat confirmarea lucrrii sau acordul pentru distrugere. Doar dup primirea din partea AN a adresei de aprobare a lucrrii, u.a. pot fi scoase din depozitul de arhiv, prin operare n R.E.C., i pregtite pentru distrugere.

Pasul 8: dup selecionare: pregtirea u.a., distrugerea lor i actualizarea evidenelor

Pagina 70 din 72

Dup primirea aprobrii din partea Arhivelor Naionale, pot exista trei cazuri, care presupun ci de aciune parial diferite: A). lucrarea nu a fost aprobat: n acest caz, se remediaz deficienele i se reia procedura pentru selecionare. B). lucrarea a fost parial aprobat: pentru u.a. care au fost aprobate pentru eliminare, se trece la punctul C). Cele care au fost reinute se identific i se pun deoparte, pentru a nu fi aruncate odat cu celelalte. Evidenele pentru acestea din urm se actualizeaz astfel: B1. n cazul n care pe un inventar au fost reinute poziii pentru neexpirarea termenului de pstrare: n R.E.C. se va face meniune la rubrica 14 despre anul n care expir noul termen de pstrare. Pe inventar se va face meniune despre poziia reinut i nr. procesului verbal sau al adresei prin care s-a dispus acest lucru. B2. n cazul n care de pe un inventar s-au reinut anumite poziii prin modificarea termenului de pstrare (de pild, dosar din 2008 se modific de la 4 ani la 8 ani) n R.E.C. se face meniune la Observaii: ,,mutat 3 poziii pe inventar nr. Se ntocmete un inventar n completare la inventarul corespunztor anului i termenului de pstrare respectiv (deci, la inventarul de 8 ani pentru documentele din anul 2008), iar la rubrica de Observaii a inventarului, n dreptul noilor poziii, se va meniona: ,,fost nr.crt.5/inv. 4 ani/2008). Pe inventarul iniial, n dreptul poziiilor corespunztoare, se face meniune la rubrica de Observaii ,,mutat n inv. 8 ani/2008 conf (proces verbal sau adres) Pe coperta dosarului reinut se vor modifica datele (noul termen de pstrare, noua cot/nr.crt. din inventar), prin anularea cu o linie a celor vechi i nscrierea celor noi. Dosarul va fi mutat pe raft la noua poziie rezultat din modificarea evidenelor. C). Lucrarea a fost aprobat integral: u.a. se vor scoate din depozitul de arhiv i se va proceda la distrugerea lor. Dup eliminare, u.a. care au fost distruse se vor scdea din eviden (n R.E.C. se completeaz rubricile corespunztoare).
E bine s tim Se recomand ca aceast operaie s fie realizat abia dup distrugere i nu dup selecionare deoarece, din varii motive, dup selecionare documentele nu sunt eliminate i aprea ca sczute din eviden n timp ce, de fapt, ele nc sunt n depozit. Procesul verbal de selecionare (exemplarul 2), nsoit de inventarele documentelor cu t.p. expirat care au fost transmise Arhivelor Naionale se vor clasa ntr -un dosar distinct, ce va cuprinde toate aceste LS de-a lungul timpului.

Orict ar prea de ciudat, o ultim problem este ridicat de distrugerea nsi a documentelor. Coninutul dosarelor notariale are, de multe ori, o important component de confidenialitate. De aceea, distrugerea trebuie s aib n vedere prevenirea accesului neautorizat la documente pn n momentul distrugerii lor complete. Ca urmare, n vederea distrugerii, se poate opta pentru:

Pagina 71 din 72

firme specializate de distrugere arhiv, care emit i certificat de confirmare a distrugeri totale. Este cea mai profesional soluie, dar cu costuri pe msur. obinerea unui acord cu fabrici de hrtie, care, printr-o programare prealabil, s procedeze la tocarea/distrugerea documentelor, n prezena unui reprezentant al BNP. Soluia implic asigurarea transportului pn la fabrica respectiv. distrugerea n cadrul biroului notarial, prin tocare (implic maini speciale, costisitoare s ne gndim c nu se toac foi, ci dosare!) sau prin incendiere controlat (n containere metalice). Aceast din urm opiune prezint riscuri de incendiu n cazul n care focul scap de sub control. Lucrrile de selecionare transmise ctre AN (adresa de naintare, procesul verbal i, dup caz, inventarul documentelor propuse spre selecionare), la care se va aduga rspunsul AN, se vor pstra ntr-un biblioraft separat i se vor constitui n dosare atunci cnd cantitatea de documente acumulat o impune. Inventarele permanente se vor menine la biblioraftul/mapa cu inventare. Periodic, mai ales dup eliminri de amploare, este necesar mutarea arhivei n depozit, pentru a acoperi golurile lsate n urma eliminrii celorlalte documente. De asemenea, se va proceda la actualizarea ghidurilor topografice.

Pagina 72 din 72

INFORMAII SUPLIMENTARE

Reperele fundamentale n activitatea arhivistic sunt Legea 16/1996, Instruciunile, Legea notarilor, Regulamentul i Instruciunile pentru arhiva notarial. Nu v ncredei orbete n nicio alt surs nici mcar n prezentul material . Legislaia arhivistic a fost ntocmit la un nivel necesar de generalitate i ca urmare nu toate cazurile existente ntr-un BNP vor gsi soluionare. n cazul n care se adopt soluii specifice, recomandm ca acestea s fie oficializate ntr-o not intern a BNP, astfel nct toi lucrtori s lucreze uniform. Resursele de pe Internet pot fi sau nu de ncredere. Atenie la resursele n limbi strine legislaia este specific fiecrei ri. n limba romn atenie la autoritatea site-ului: este UNNP, CNP sau Arhivele Naionale? Dac nu, folosii critic informaiile furnizate. Exist pe pia firme de arhivare, care, contra-cost, asigur prelucrarea arhivei, Dat fiind c n prezent nu exist o form legal de autorizare a acestora, este greu de identificat calitatea i seriozitatea activitii lor. De aceea, recomandm atenie deosebit la semnarea contractului i la precizarea mandatului pe care l au (unii, pltii fiind la numr de dosare legate, se vor asigura c vor face 10 dosare din cele 3 volume iniiale) s contactai Arhivele Naionale nainte de nceperea lucrrilor, pentru a verifica planul de lucru i inteniilor celor din respectiva firm s contactai Arhivele Naionale la recepia lucrrii i nainte de a plti, pentru verificarea calitii lucrrii. Arhivele Naionale au obligaia de a v furniza asisten de specialitate. Profitai, e GRATIS!

ARHIVELE NAIONALE Serviciul Judeean Braov Str. G. Bariiu nr. 34 Telefon: 0268-47 52 56 Fax: 0268-47 87 42 e-mail: brasov.an@mai.gov.ro