Sunteți pe pagina 1din 72
Pagina 1 din 72 Bogdan-Florin POPOVICI Arhiva birourilor notariale Îndrumător metodologic Decembrie 2012
Pagina 1 din 72
Bogdan-Florin POPOVICI
Arhiva birourilor
notariale
Îndrumător metodologic
Decembrie 2012

Pagina 2 din 72

Note:

Această lucrare nu reprezintă obligatoriu punctul de vedere oficial al Arhivelor Naționale.

Această lucrare este un îndrumător. Textul nu înlocuiește legislația și instrucțiunile Arhivelor Naționale,

nici legislația și regulamentele Uniunii Naționale Notarilor Publici, care rămân referințe de bază.

Unele concepte au fost dezvoltate în scop formativ.

Obiectivul vizat este conformitatea activității arhivistice cu legislația arhivistică în vigoare.

În prezentul material se pot întâlni următoarele prescurtări:

BNP = biroul notarului public

Instrucțiuni = Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996

Legea 16/1996 = Legea nr. 16din 2 aprilie 1996 (Legea Arhivelor Naţionale), publicată în M. Of., Partea I nr. 71 din 09.04.1996), modificată şi completată prin Legea nr. 358/2002 din 6 iunie 2002 (M. Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002), Ordonanţa de Urgenţă nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din 05.06.2006) şi Legea nr. 474/2006 din 12 decembrie 2006 (M. Of. Partea I, nr. 1016 din

21.12.2006).

Legea 36/1995 = Legea nr. 36/1995 a notarilor publici și a activității notariale republicată în M.Of., Partea I nr. 732 din 18 octombrie 2011.

LS = lucrare de selecționare

m.l. = metru liniar

N.A. = nomenclator arhivistic

R.E.C. = Registrul de evidență curentă

Regulament = Regulament de punere în aplicare a legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul Ministrului Justiției nr.710/C/1995, publicat în M. Of. nr. 176/8 august 1995, modificat prin OMJ nr. 1410/C/1996, publicat în M. Of. nr. 25/15 februarie 1997.

Regulament arhivă 2012 = Regulamentul privind activitatea de păstrare a documentelor create și deținute de BNP… etc., adoptat prin Hotărârea UNNP 143/29.04.201

t.p. = termen de păstrare

u.a. = unitate arhivistică

© Toate drepturile rezervate autorului. Material întocmit pentru Camera Notarilor Publici Brașov

Pagina 3 din 72

CUPRINS

DESPRE CE VORBIM………/5 Arhiva, adică………/5 De la informație la arhivă………/5

DOCUMENTELE DIN BIROU DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTICĂ………/10 Cu ce documente operează Biroul Notarului Public? ………/10 De unde vin documentele? ………/11 Înregistrarea documentelor din Biroul Notarului Public………/12 Clasarea documentelor………/15 Gruparea documentelor; constituirea unităților arhivistice. /20 Luarea în evidență a unităților arhivistice. Inventarierea curentă………/29

DOCUMENTELE DIN ARHIVĂ DEPOZITUL DE ARHIVĂ………/40 Cerințe pentru depozit………/40 Situații speciale. Când lucrurile o iau razna………/43 ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI ÎN DEPOZIT………/46 Evidența intrărilor și ieșirilor definitive din arhivă………/46 Evidența așezării arhivei în depozit………/48 Evidența împrumuturilor (ieșirilor temporare) din depozit………/49

RETRO-PRELUCRARE………/51

SELECȚIONAREA………/54

INFORMAȚII SUPLIMENTARE………/72

Pagina 4 din 72

Pagină lăsată intenționat albă

Pagina 5 din 72

DESPRE CE VORBIM…

Arhiva, adică…

Cuvântul ,,arhivă” trezește în cei care îl folosesc sau îl aud relativ aceleași imagini: munți de dosare, adesea în subsoluri umede, unde zac îngrămădite alături de alte lucruri netrebuincioase; pe de altă parte, atunci când există o nevoie de reconstituire a unui fapt trecut, acești munți de dosare ascund în ei speranța că va găsit documentul mult dorit. Arhiva poate fi o binefacere; arhiva poate fi un coșmar. Arhivele ajung de la a nu costa nimic, prin depozitarea lor într-un colț, să crească parcă singure, pe nesimțite, și să ajungă să sufoce spațiile. După o butadă arhivistică, orice spațiu gol tinde a fi umplut…

Arhiva înseamnă logică și organizare și, mai ales, o viziune pe termen lung. Așa cum spunea un arhivist american, stăpâniți dosarele până nu ajung să vă stăpânească ele.

În realitate, lucrurile sunt ceva mai simple. În arhivă nu ar trebui să punem orice, ci doar anumite documente; ele nu ar trebui puse oricum, ci într-o manieră regăsibilă; ele nu trebuie uitate în depozit, ci urmărite, pentru a fi pensionate” de îndată ce valoarea lor — determinată de scopul pentru care au fost create și împrejurările în care au apărut — a încetat. Logică și disciplină, și, mai presus de toate, simțul practic, ar trebui să fie ajutoare suficiente pentru a ține o arhivă sub control. Altfel, riscăm să ne controleze ea.

De la informație la arhivă

Nimeni nu întocmește hârtii de dragul hârtiilor. Cel puțin, nu oamenii care au ce face. Necesitatea consemnării în scris a informațiilor (comunicate până la un moment dat pe cale verbală) a apărut odată cu nevoia de a asigura memoria faptelor, în timp și la distanță. Altfel spus, atunci când dl Popescu a intenționat să îi vândă domnului Ionescu o căruță, pentru a atesta informația despre renunțarea la bun de către primul și obținerea unui bun de către cel de-al doilea și pentru ca aceste informații să capete o formă fixă, nemodificabilă de memoria celor două părți, cei doi s-au apucat să consemneze totul într-un document. Din perspectiva celor de mai sus, putem defini un document ca o informație care a fost consemnată, scrisă 1 . Simpla promisiune verbală, să zicem, de a vinde o mașină, nu este un document; consemnarea în scris a acestei promisiuni dă naștere unui document.

1 Din punct de vedere arhivistic, termenul de ,,scris” nu implică automat suportul hârtie; scrierea/consemnare poate fi făcută folosind și dispozitive și medii diverse: o fotografie „scrie” (înregistrează) o informație vizuală, un telefon mobil „scrie” (înregistrează) adrese, un calculator „scrie” (înregistrează) un e-mail.

Pagina 6 din 72

La nivelul organizațiilor moderne, nivelul mare de informație vehiculată face esențială crearea și păstrarea documentelor, atât pentru nevoia internă de informare-documentare asupra unor activități trecute, cât și pentru a furniza dovada, în cazul unor litigii, asupra modului în care s-a desfășurat o anumită activitate. Așa cum indivizii, ca persoane fizice, nu creează documente decât dacă au o nevoie, în mod similar o organizație nu creează/păstrează documente decât dacă are nevoie de ele. Pliantul promoțional pentru noul magazin de pantofi deschis în Brașov este un document (este o informație consemnată), dar nu unul care să aibă impact asupra activității unui birou notarial; deci, acest pliant nu este „arhivabil”. Pe de altă parte, o solicitare de prezentare în instanță a unui act încheiat la un anumit birou notarial este evident un document care generează o activitate administrativă din partea respectivului birou notarial, care va arhiva documentul inițial (solicitarea) și celelalte documente care rezultă din rezolvarea solicitării, pentru a dovedi, în cazul unui litigiu, modul în care a îndeplinit respectiva activitate. Ca urmare, din mulțimea generică de documente, din punct de vedere arhivistic sunt importante doar acele documente create și primite de către o organizație în procesul desfășurării activității sale și păstrate cu scop de dovadă a activității desfășurate sau de informare 2 . Altfel spus, pentru orice acțiune sau eveniment desfășurat în virtutea atribuțiilor legale, trebuie să existe o documentație adecvată care să consemneze modul și operațiunile desfășurate, iar toate aceste informații sunt consemnate în documente, care vor fi păstrate în arhivă. Totalitatea acestor documente „arhivabile” formează, în limbaj tehnic, fondul arhivistic al organizației (al unui birou notarial de pildă).

Birou notar public individual Birou notar public individual Birou notari publici asociati Fond arhivistic Fond

Birou notar public

individual

Birou notar public individual Birou notar public individual Birou notari publici asociati Fond arhivistic Fond arhivistic
Birou notar public individual Birou notar public individual Birou notari publici asociati Fond arhivistic Fond arhivistic
Birou notar public individual
Birou notar public
individual

Birou notari publici

asociati

Birou notar public individual Birou notari publici asociati Fond arhivistic Fond arhivistic notar public individual Fond

Fond arhivistic

individual Birou notari publici asociati Fond arhivistic Fond arhivistic notar public individual Fond arhivistic

Fond arhivistic

notar public

individual

Fond arhivistic Fond arhivistic notar public individual Fond arhivistic notari publici asociati = ARHIVA notarului

Fond arhivistic

notari publici

asociati

= ARHIVA

notarului public

= ARHIVA

notari publici

asociati

Figura 1: Fond arhivistic și arhivă.

2 In limbaj birocratic, aceste documente arhivabile se mai numesc și acte pentru a le diferenția de conceptul generic de document. În continuare, dacă nu se precizează altfel, prin document vom înțelege aceste documente „arhivabile”.

Pagina 7 din 72

Definiție:

fond arhivistic

Totalitatea documentelor create și primite de către o organizație în procesul activității sale și păstrate cu scop de dovadă a activității desfășurate sau de informare

În limbaj obișnuit, acest fond arhivistic formează „arhiva” biroului notarial. Dar, în cazul în care, de pildă, a existat un birou notarial individual, iar ulterior notarul public s-a asociat cu un alt notar, în arhiva biroului notarial asociat vor fi două fonduri arhivistice: cel al notarului individual și cel al notarilor asociați 3 (Figura 1).

Definiție:

Totalitatea documentelor arhivate care se află în administrarea responsabilitatea unui birou notarial și, în multe cazuri, acoperă noțiunea de fond arhivistic.

arhivă

Să revenim puțin la elementul de bază al arhivei — documentul „arhivabil”. Odată acceptată definiția de mai sus, rezultă mai multe consecințe cu efecte practice:

1. documentele care intră în arhiva organizației trebuie să aibă legătură cu activitatea proprie și să fie necesare organizației fie pentru dovedirea modului de desfășurare a activității, fie pentru informare. Altfel spus, deși orice informație poate fi un document, nu toate documentele sunt arhivabile. Pe cale de consecință, analiza activităților pe care le desfășoară un Biroul notarului public (BNP) poate stabili cu destulă precizie ce documente sunt create și primite în legătură cu acele activități și astfel se pot identifica documentele arhivabile.

2. Atât scopul de informare, cât și cel de dovadă a activității nu pot fi îndeplinite într-o arhivă

răvășită. Pentru a regăsi o informație este nevoie de ordine și de instrumente de evidență, menite să îmi ateste existența și locul de păstrare al unei anumite informații. De pildă, dacă cineva dorește

dovada dezbaterii unei succesiuni, registrele îmi dovedesc dacă acea dezbatere a avut loc și unde se află.

3. Dacă documentele sunt păstrate ca dovadă sau cu scop de informare, odată ce perioada pentru

care informația conținută avea relevanță a trecut, documentele pot fi eliminate din arhivă (desigur,

în condițiile prevăzute de lege!)

Așadar, în ciuda unor păreri, „problema arhivei” nu se referă doar la documentele aflate într-o cameră, pe ușa căreia scrie… „Arhivă”. Documentele au o viață proprie, care începe cu nașterea lor (adică prima luare în evidență), continuă cu existența lor activă (perioada în care ele servesc efectiv activității cotidiene), cu „pensionarea” lor (trecerea în pasiv sau arhivarea lor) și, în final, dispariția lor, fie prin distrugere, fie prin predare la un depozit de arhivă istorică (Figura 2). Ca urmare, fiecare fază din acest ciclu de viață este dependentă de fazele anterioare și, prin urmare, atunci când discutăm despre arhiva notarială, totul începe de la nașterea documentului (Figura 3).

3 Vezi, în acest sens, Regulament, art. 37/2. La fel, dat fiind că după Regulament art. 40/2, rezultă că fondul arhivistic nu este al notarului, ci al BNP.

Pagina 8 din 72

Un document

Este creat folosit Yes/No eliminat. transferat la o arhivă
Este creat
folosit
Yes/No
eliminat.
transferat
la o arhivă

istorică.

Un document Este creat folosit Yes/No eliminat. transferat la o arhivă istorică . arhivat evaluat

arhivat

Un document Este creat folosit Yes/No eliminat. transferat la o arhivă istorică . arhivat evaluat

evaluat

Un document Este creat folosit Yes/No eliminat. transferat la o arhivă istorică . arhivat evaluat

Figura 2: Ciclul de viață al documentului.

Luarea în evidență a Identificarea documentelor documentelor Clasarea documentelor unui BNP (înregistrarea)
Luarea în evidență a
Identificarea documentelor
documentelor
Clasarea documentelor
unui BNP
(înregistrarea)
Constituirea unităților
arhivistice (dosare, mape,
registre)
Luarea în evidență a unităților
Selecționarea
Arhivarea
arhivistice (inventarierea)
Da/Nu
Eliminare
Predare către arhiva istorică

Figura 3: Fluxul de activități arhivistice, corespunzător ciclului de viață al documentelor.

Pagina 9 din 72

Documentele din birou

Pagina 10 din 72

DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTICĂ

Cu ce documente operează un BNP?

Biroul notarial funcționează în baza Legii 36/1995, cu modificările și completările ulterioare. În baza legii, mandatul general al activității notariale este de „a asigura persoanelor fizice și juridice constatarea raporturilor juridice civile sau comerciale nelitigioase, precum și exercițiul drepturilor și ocrotirea intereselor, în conformitate cu legea” (Art. 1, Legea 36/1995).

În aplicarea mandatului dat de lege, notarul public îndeplinește o funcție specifică, ce constă din următoarele activități:

redactarea înscrisurilor cu conținut juridic, la solicitarea părților;

autentificarea înscrisurilor redactate de notarul public, de parte personală sau de avocat;

procedura succesorală notarială;

certificarea unor fapte, în cazurile prevăzute de lege;

legalizarea semnăturilor de pe înscrisuri, a specimenelor de semnătură, precum și a sigiliilor;

darea de dată certă a înscrisurilor prezentate de părți;

primirea în depozit a înscrisurilor și documentelor prezentate de părți;

actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin și al cecurilor;

legalizarea copiilor de pe înscrisuri;

efectuarea și legalizarea traducerilor;

eliberarea de duplicate de pe actele notariale pe care le-a întocmit

orice alte operațiuni prevăzute de lege.

Pe lângă această funcție de bază, profesională, notarul public, ca persoană fizică autorizată, trebuie să îndeplinească și o funcție administrativă (ce ține de conducerea activității sale) și o funcție de sprijin a activității profesionale (de pildă, realizarea activităților financiar contabile, de personal etc.) 4 . Activitățile menționate sunt luate în evidență, iar dovada desfășurării și rezultatul lor sunt consemnate într-o serie de documente, care formează, în ansamblul lor, arhiva notarului public 5 .

4 Pentru claritate, în sensul folosit în practica profesională, „funcţia reprezintă orice scop, responsabilitate sau sarcină cu nivel ridicat de generalitate, atribuită agendei de responsabilităţi a unei organizaţii, în virtutea unei legislaţii, politici sau a mandatului său. Funcţiile sunt apoi descompuse într-un set de activităţi asociate” (International Standard for Description of Functions, versiunea 2006). Tot acolo, se definesc activitățile ca fiind „sarcini desfăşurate de o organizaţie pentru a-şi îndeplini fiecare din funcţiile sale”. Remarcăm, în acest sens, că nomenclatorul arhivistic al BNP

întrebuințează greșit termenul de „activitate(A. Activitate notarială; B. B. Activitate administrativă, de personal şi financiar-

contabilă) pentru ceea ce, de fapt, reprezintă funcții.

5 Vom considera în continuare, simplificând voit, arhiva notarului public ca fiind arhiva BNP.

Pagina 11 din 72

Arhiva unui BNP este așadar formată din totalitatea documentelor rezultate din activitățile asociate acestor funcții. Nu de puține ori, se susține că arhiva notarială constă doar din documentele rezultate din desfășurarea funcției de bază, în timp ce restul (documentele financiar-contabile, de pildă) sunt neglijate. Nimic mai fals: fondul arhivistic cuprinde totalitatea documentelor rezultate din activitatea proprie, indiferent dacă se referă la funcția de bază sau funcția suport.

E bine să știm…

În cazul în care una sau mai multe din activitățile suport sunt externalizate (de pildă, problemele financiar-contabile, sănătatea și securitatea în muncă, prelucrarea arhivei etc.), documentele rezultate din prelucrarea informațiilor referitoare la BNP aparțin și ele fondului arhivistic al BNP. În esență, faptul că o persoană este plătită ca angajată proprie sau ca personal extern este mai puțin important; semnificativ este faptul că documentele rezultate se referă la activitatea proprie și, ca urmare, aparțin arhivei BNP. Pe cale de consecință, documentele privitoare la activitățile externalizate vor trebui predate arhivei BNP după întocmire.

Înainte de a discuta despre luarea în evidență a acestor documente, se impun câteva observații asupra formei unui document întocmit. Aceste observații au un caracter general, principial și nu prevalează față de obligațiile specifice de fond și formă pentru întocmirea documentelor specifice (notariale, contabile etc.)

Un document întocmit de un anumit BNP trebuie să se individualizeze față de alte documente similare ale altei unități. Elemente ce țin de hârtia folosită, antet, așezarea textului în pagină sunt astfel de elemente de individualizare. Considerând foaia de hârtie, partea de sus (antetul) și de jos (subsolul) sunt zone „tehnice”, în care se pot înscrie informații despre contextul și structura documentului. De obicei, în antet se trec informații despre emitent, adresa acestuia și coordonatele de contact (telefon, fax etc.) eventual sigla proprie. Tot în zona superioară a paginii (lateral sau imediat sub antet) sunt inserate informații despre:

numărul de înregistrare (ieșire) al documentului

data înregistrării (de ieșire)

localitatea (mai ales dacă este alta decât sediul menționat în antet),

numărul de exemplar

canalul de comunicare al documentului (altul decât cel prin poștă sau curier: e-mail, fax etc.).

Urmează, de obicei, fie destinatarul, cu nume și alte elemente de identificare (de pildă, funcția sau adresa) și un titlu scurt („Referitor la:”, „Ref.”) care precizează obiectul documentului. Urmează conținutul propriu-

zis care, în buna practică birocratică, precizează contextul întocmirii documentului („urmare solicitării dvs.”,

„având în vedere problema apărută

intențiile/deciziile emitentului („solicităm să

sfârșitul textului. Este de asemenea recomandabil ca fie la finalul textului, fie în subsolul paginii, să fie indicată data redactării documentului, dat fiind că nu întotdeauna data de întocmire coincide cu data de emitere (de înregistrare-ieșire), precum și numărul de exemplare ale documentului. Urmează semnătura persoanei îndreptățite, dublată de ștampilă/sigiliu. Unii autori recomandă ca, pentru a evita/îngreuna tentativele de falsificare, semnătura aplicată pe acte să nu fie înscrisă în formă scurtă, iar ștampila să nu fie aplicată peste semnătura, ci lateral/sub aceasta.

”),

apoi descrie faptele („vă informăm că

”).

”)

și, în final, transmite

Dacă există anexe, se va face menține despre acestea la

De unde vin documentele?

Documentele care vor ajunge în arhiva BNP au o sursă internă (adică sunt create de BNP) și una externă (sunt primite de la terți) (Figura 4).

Pagina 12 din 72

În primul caz, se vor reține în vederea păstrării în arhivă un exemplar (sau copia-martor) al (a) documentului emis 6 ori, în cazul documentelor întocmite pentru uz intern, originalul. În cel de-al doilea caz, se va păstra originalul sau, în cazul documentelor transmise pe e-mail ori fax, exemplarul primit, imprimat și înregistrat în cadrul BNP.

Documente cu sursă externă și destinație internă poștă e-mail fax curier Document original sau asimilat
Documente cu sursă externă și destinație internă
poștă
e-mail
fax
curier
Document original
sau asimilat originalului
Documente cu sursă internă și destinație externă
poștă
e-mail
Document original
fax
sau asimilat originalului
curier
Exemplarul 2 sau
copia martor
Documente cu sursă internă și destinație internă

Exemplar unic sau

original multiplu

2 sau copia martor Documente cu sursă internă și destinație internă Exemplar unic sau original multiplu

Arhiva BNP

Figura 4: De unde se ,,alimentează” cu documente arhiva notarială

Înregistrarea documentelor din BNP

În conformitate cu art. 7 din Legea 16/1996, „creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii”. Prevederea are un caracter transversal (indiferent de domeniul de activitate), însă modul concret de aplicare depinde foarte mult de tipologia și fluxul documentelor dintr-o organizație.

Definiție

Individualizarea unui document, prin atribuirea unui număr de identificare unic. Identificarea unică presupune că nu pot exista două documente cu același număr pentru o perioadă de timp stabilită (de pildă, în decursul unui an), pentru același flux de documente (de pildă, două acte intrate sau două acte ieșite cu același număr).

înregistrarea

6 Există o varietate de interpretări și proceduri de lucru. Ca principiu, în evoluție istorică, s-a ajuns ca atât emitentul, cât și beneficiarul/destinatarul să păstreze câte un exemplar din document, ca probă a integrității și autenticității documentului. În acest sens, există varianta ca emitentul să păstreze un „exemplar”, ceea ce presupune existența unui original multiplu (= document semnat și parafat, care se diferențiază unul față de celălalt doar prin indicarea numărului de exemplar). O altă variantă ar fi aceea în care documentul rămas la arhiva emitentului este o „copie” după documentul original, care este doar semnat pentru autenticitate de către persoana autorizată. De obicei, opțiunea aleasă ține de reglementările interne specifice fiecărei organizații.

Pagina 13 din 72

Înregistrarea are rolul de a atesta

existența oficială documentului în cadrul BNP

asumarea de către BNP a responsabilității de administrare ulterioară a respectivului document, ca parte a arhivei proprii.

Registratura clasică pentru corespondență poate fi realizată în sistem „partidă” sau separat intrare/ieșire (vezi Tabel 2, respectiv Tabel 3-Tabel 4). În primul sistem, registrul de intrare înregistrează pe pagina din stânga intrările, iar pe pagina din dreapta, corespunzător intrărilor, sunt înregistrate ieșirile; numărul de intrare este unic atât pentru intrare, cât și pentru ieșire, doar data fiind diferită. Sistemul prezintă avantajul de a remarca imediat dacă o lucrare este rezolvată sau nu. Sistemul funcționează în măsura în care atât la intrare, cât și la ieșire sunt documente care se referă la o singură problemă sau care necesită un singur răspuns.

Sistemul independent presupune registre și numere separate pentru intrare și pentru ieșire. Sistemul este ceva mai greoi decât cel „partidă”, mai ales în cazul în care registrele nu fac referință încrucișată (cel de intrări să menționeze numărul documentului de răspuns, iar cel de ieșire — numărul documentului la care se răspunde). În acest sistem, la un singur document se pot emite oricâte răspunsuri (acestea primesc numere de ieșire independente). De precizat că acest sistem nu este agreat de legislația în vigoare.

Față de prevederile legale, înregistrarea prezintă însă o serie de particularități. Fiecare domeniu de activitate (secretariat, contabilitate, resurse umane etc.) are un set de instrumente de evidență caracteristice, în care documentele specifice sectorului propriu sunt înregistrate. Ca urmare, prevederea legală nu trebuie interpretată în sensul înregistrării tuturor actelor într-un unic registru de înregistrare, ci ca fiecare act să fie individualizat într-un registru de înregistrare oficial, atât timp cât numerele nu se suprapun.

În acest sens, în cadrul unui BNP, conform atribuțiilor legale și activităților desfășurate, documentele se înregistrează în registrele de înregistrare menționate în Tabel 1.

Tabel 1: Tipuri de documente și unde sunt înregistrate

Tipologia

Se înregistrează în:

Acte autentice

 

Legalizări semnătură, sigilii etc.

Legalizări copii

Certificări

Registrul general notarial

Dată certă

Legalizări traduceri

Rectificări, proiecte etc.

Succesiuni

Registrul de succesiuni

Depozite

Registrul de depozite

Proteste

Registrul de proteste

Consultații

Registrul de consultații notariale

Traduceri

Registrul de traduceri

Corespondență

Registrul de corespondență

Note contabile, facturi etc.

Registrul de încasări și plăți

Divorțuri

Registru de divorțuri

Pagina 14 din 72

Tabel 2: Registru de intrare-ieșire în sistem ,,partidă”.

INTRĂRI IEȘIRE Canal Cui i s-a repartizat spre rezolvare Canal Nr. Nr. Data de Nr.
INTRĂRI
IEȘIRE
Canal
Cui i s-a
repartizat
spre
rezolvare
Canal
Nr.
Nr.
Data
de
Nr. și data
documentului
la emitent
Nr.
Nr.
Rezumatul
Data
Modul de
Nr.
Nr.
de
docum. la
Emitent
Destinatar
Observații
intrare
intrării
comuni-
file
anexe
documentului
ieșirii
rezolvare
file
anexe
comuni-
care se
care
care
conexează
Se
Se
Solicitare copie
eliberează
25.05
Judecătoria
30.05
Judecătoria
trimite
Clasat la
25
Fax
234/2001
2
1
act autentic
X.
copie act
2
2001
Brașov
2001
Brașov
prin
I.A.3
15/2000
autentic
curier.
scolicitat
Tabel 3: Registru de intrare
Nr. și data
documentului
la emitent
Cui i s-a
repartizat spre
rezolvare
Se
Nr.
Data
Canal de
Nr.
Nr.
Rezumatul
Emitent
răspunde
Observații
intrare
intrării
comunicare
file
anexe
documentului
sub nr.
Nr. docum. la
care se
conexează
Solicitare copie
35/30.05
25.05
Judecătoria
Clasat la
25
Fax
234/2001
2
1
act autentic
X.
2001
2001
Brașov
I.A.3
15/2000
Tabel 4: Registru de ieșire
Se
Nr.
Data
Canal de
Nr.
Nr.
Modul de rezolvare
Destinatar
răspunde
Observații
ieșire
ieșirii
comunicare
file
anexe
la nr.
Nr. docum. la
care se
conexează
30.05
Se trimite prin
Se eliberează copie act
Judecătoria
Clasat la
35
2
2001
curier.
autentic scolicitat
Brașov
I.A.3

Pagina 15 din 72

E bine să știm…

Există tendința, în general în sistemul juridic, ca pentru dosarele de caz (sau de cauză) să nu mai fie înregistrate actele, ci doar dosarul, într-un registru special. Această practică nu este conformă cu prevederile legale actuale, deoarece sub numărul unic de dosar se pot aduna zeci, poate sute de documente, a căror existență nu este evidențiată nicăieri 7 . O soluție ar fi numerotarea documentelor în cadrul dosarului și menționarea lor fie pe coperta dosarului, fie pe un tabel (Figura 5). Astfel, presupunând că avem un dosar 43, documentele vor avea nr. 43/1, 43/2, 43/3 și vor fi menționate ca atare pe o copertă a dosarului. În măsura în care această „înregistrare” a documentelor din dosar se face în momentul primirii documentelor, se poate asigura o formă minimală de evidență cu efort redus.

asigura o formă minimală de evidență cu efort redus. Figura 5 :Evidența documentelor dintr - un

Figura 5:Evidența documentelor dintr-un dosar „de caz” (succesoral, de divorț etc.)

Clasarea documentelor

La modul teoretic, este posibil ca toate aceste documente luate în evidență în cadrul unui BNP să fie păstrate laolaltă, de pildă, după data înregistrării sau numărul înregistrării. Ar rezulta astfel câteva grupări de documente, a căror delimitare este făcută de evidența de înregistrare din tabelul nr. 1.

În practică însă, cantitatea mare de documente, nevoile curente (regăsire, administrare documente etc.) cer o divizare a problemelor mari în probleme mai mici, din categorii mari în categorii mai mici, menite să asigure pe de o parte crearea unei cantități de documente mai ușor de gestionat și pe de altă parte, o mai mare precizie a regăsirii informației necesare. În acest sens, se elaborează o schemă de clasare a actelor.

Definiție:

operațiunea prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte de gestiune etc.) se aranjează într-un sistem rațional și se repartizează în categorii (clase), într-o ordine dinainte stabilită.

clasare

Criteriile de clasare a documentelor în categorii sunt, în general:

7 Să ne imaginăm că la un concurs pe post cineva depune în dosarul de concurs un act esențial, fără care nu s-ar putea prezenta la examen; lipsa cuprinderii într-un instrument de evidență a acelui document din dosar implică imposibilitatea responsabilizării vreunei persoane în cazul în care documentul dispare. Altfel spus, nu se poate demonstra că a existat vreodată un document la dosar!

Pagina 16 din 72

— referirea comună la același subiect, persoană, cauză (de pildă, un dosar personal)

— proveniența din aceeași activitate (de pildă, statele de plată al angajaților BNP nu se clasează împreună cu legalizările de acte notariale)

anticiparea unei nevoi viitoare de regăsire (de pildă, documentele dintr-un dosar succesoral nu se separă după tipologii, orice nevoie ulterioară de informare asupra succesiunii presupunând nevoia de regăsire a tuturor documentelor asociate respectivei succesiuni)

— „destinul” comun al documentelor (au același termen de păstrare, deci, la expirarea acestuia, vor fi eliminate toate, ca ansamblu).

Clasarea se realizează, cum spuneam, pe baza unei scheme de clasare, care este cuprinsă într-un instrument prevăzut de legislație și denumit nomenclator arhivistic (N.A.).

Definiție:

un tabel sistematic al categoriilor de documente create și păstrate de un BNP, având asociate termene de păstrare pentru fiecare din aceste categorii. O categorie este identificată printr- un indicativ, care este format din cifrele și literele corespunzătoare părților structurale ale organizației din numărul de ordine al categoriei.

nomenclator

arhivistic

Așadar, contrar unei păreri larg răspândite, N.A. nu este folosit doar pentru selecționare, ci asigură și schema de clasare a actelor. El are așadar o funcție dublă și este util atât la începutul ciclului de viață al documentelor, cât și la sfârșitul acestuia, în cazul selecționării.

E bine să știm…

Categoriile de documente nu sunt sinonime cu dosarele, așa cum adesea se confundă.

Diferența rezidă în faptul că schema de clasare și categoriile de documente sunt mai degrabă elemente conceptuale, în timp ce dosarele sunt cât se poate de palpabile. O categorie poate

fi (cel puțin teoretic) aceeași și în 2002 și în 2012, în timp ce dosarul are o dimensiune

limitată cronologic (de pildă, cuprinde documentele create într-un an) și fizic (nu trebuie să

depășească 300 file). Altfel spus, o categorie de documente cuprinde toate dosarele care conțin documente ce îndeplinesc criteriul comun definit de categorie.

N.A. se întocmește, conform legii, de fiecare persoană juridică, pe compartimente și termene de păstrare; el se aprobă de conducerea unității și se confirmă de Arhivele Naționale.

E bine să știm…

Având în vedere cele de mai sus, rezultă că N.A. al Uniunii Naționale a Notarilor Publici nu este corect întocmit în conformitate cu prevederile legale, deoarece:

cuprinde mai multe persoane juridice în cazul BNP, nu este organizat pe compartimente (care nu există!), ci pe „activități” (de fapt, funcții).

Deși această din urmă practică (a divizării pe funcții) este corectă din punct de vedere profesional, nu este corectă din punct de vedere legal, în acest moment, în România. Situația este însă tolerată tacit, fiind similară tuturor structurilor asociate sectorului juridic (judecătorii, parchete, executori judecătorești, notari). Inexistența compartimentelor are însă

o serie de consecințe în cursul prelucrării arhivistice.

Mai departe, din analiza activităților și a producției de documente în cadrul unui BNP, rezultă că nu toate documentele create de un BNP sunt cuprinse în actualul N.A. al Uniunii. Situația este una comună la multe organizații, pe de o parte datorită lipsei de metoda în culegerea datelor și apoi datorită dinamicii extrem de mari a legislației, atribuțiilor și activităților. Ca urmare, atunci când în activitatea practică se constată că, pe o linie de activitate, există

Pagina 17 din 72

documente care nu pot fi integrate în categoriile din N.A. existent, se va proceda la delimitarea unei noi categorii în care să fie clasate acele documente. Pentru asigurarea uniformității de lucru pentru toți angajații, se va face mențiune pe N.A. despre noua poziție. Dacă activitatea respectivă persistă și acea categorie de documente cuprinde documente pentru mai mulți ani succesivi, se va proceda la notificare ierarhică, în vederea modificării N.A

Referitor la ordinea de prezentare a categoriilor în N.A., firesc ar fi fost ca acestea să fie prezentate grupate pe activități. Cu toate acestea, categoriile sunt prezentate în ordinea descrescătoare a termenelor de păstrare, ceea ce afectează operativitatea identificării și clasării unui document rezultat dintr-o anumită activitate.

Pentru a evita probleme ridicate de situațiile prezentate mai sus, prezentăm în Tabel 5 nomenclatorul arhivistic din 2012 al BNP, reorganizat pe activități și completat cu unele poziții create, dar neincluse oficial (cele care nu au indicativ). Acest tabel este un exemplu de restructurare și pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandăm întocmirea unei astfel de liste ajutătoare, pentru o mai mare eficiență în identificarea categoriilor.

Tabel 5: Gruparea pe activități a categoriilor de documente create într-un BNP

 

Indicativ

Categorii de documente ordonate pe activități

NA

Conducerea biroului notarial

Dosar cu documente privind înfiinţarea şi funcţionarea Birourilor Notarilor Publici; avize şi autorizaţii de funcţionare, acte de control profesionale

I.B.1

Secretariat

Corespondenţă cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, Ministerul Justiţiei, adrese trimise către INFONOT Systems, alte autorităţi profesionale

I.B.15

Corespondenţă privind activitatea administrativă, de personal şi financiar-contabilă, inclusiv adeverinţe de vechime, salarizare

I.B.18

Registrul de corespondenţă

I.B.9

Situaţii statistice – anuale 8

I.B.16

Situaţii statistice – lunare

I.B.21

Autentificare

Registrul general notarial

I.A.9

Opisul registrului general notarial

I.A.10

Acte autentice de dispoziţie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentări, modificări, anulări, stingeri sau renunţări), partaj, ipotecă, garanţii privind bunurile imobile şi mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte

I.A.1

Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaţiune/ închiriere/ arendă, antecontracte, contracte de împrumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor arătate

I.A.20

Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice

I.A.2

8 Datorită cantității mici de documente, I.B. 16 și 21 se păstrează în același dosar; t.p. 3 ani CS.

Pagina 18 din 72

 

Indicativ

 

Categorii de documente ordonate pe activități

NA

(recunoaşterea filiaţiei, adopţie, cetăţenie), acte autentice încheiate în materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de către părinte, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraţii-consimţământ medicale), actele necesare dobândirii calităţii de persoană fizică autorizată (în domeniile cadastrului, geodeziei şi cartografiei, avocaţi, notari, medici, arhitecţi etc.), asociaţii cu scop nepatrimonial, fundaţii şi acte pentru înregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date în executarea lor

 

Acte autentice privind societăţii comerciale, agricole (constituiri/modificări şi hotărâri aferente: actele de constituire şi modificare ale societăţilor comerciale, agricole şi hotărârile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum şi procurile de reprezentare la încheierea acestor acte)

I.A.19

Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele decât cele prevăzute la indicativele 1-4,19-28:

I.A.21

actele prin care se constată/declară nulitatea, declaraţii date in procedura divorţului, contracte de mandat, declaraţii de revocare, procuri

Legalizări

 

Legalizări de copii de pe înscrisuri

I.A.23

Legalizări de semnături ale părţilor şi traducătorilor; certificări referitoare la fapte, persoane şi sigilii, dări de dată certă; dări în custodie si puneri de peceţi; încheieri prealabile privind procedura succesorală; încheieri de rectificare şl de respingere; eliberări de duplicate; proiecte

I.A.22

Succesiuni, testament

 

Registrul de succesiuni

I.A.11

Opisul succesiunilor

 

I.A.12

Dosar succesoral

 

I.A.17

Registrul de termene succesorale

I.A.26

Certificate de moştenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacanţa succesorală etc., încheieri finale, inventare succesorale, procese-verbale privind constatarea stării materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraţii autentice de recunoaştere/nerecunoaştere a testamentului olograf

I.A.6

încheieri privind alte soluţii succesorale: suspendări conform art 75 lit. a), b), c) din Legea

I.A.7

nr

36/1995;

conexări, închideri fără obiect, declinări de competenţă

Testamente, codicile, declaraţii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraţii de retractare a revocării testamentului, declaraţii de acceptare sau renunţare la succesiune, legale sau testamentare, declaraţii de acceptare sau renunţare la calitatea de executor testamentar, declaraţii date în conformitate cu dispoziţiile art. 1.111 Cod civil, declaraţii de neacceptare a succesiunii date în afara termenului de opţiune succesorală, declaraţii de înlăturare a efectelor nedemnităţii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni

I.A.3

Regim matrimonial, divorțuri

 

Registrul de divorţuri

 

I.A.13

Opisul Registrului de divorţuri

I.A.14

Dosar de divorţ (cererea de divorţ şi documentaţia anexată acesteia, încheierea de desfacere a căsătoriei prin divorţ, certificatul de divorţ şi dovada comunicării acestuia la registrul stării civile, precum şi, după caz, încheierea de respingere a cererii de divorţ sau încheierea de clasare a cererii de divorţ)

I.A.18

Pagina 19 din 72

 

Indicativ

Categorii de documente ordonate pe activități

NA

Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (în materia relaţiilor de familie): convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului separaţiei de bunuri, convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului comunităţii convenţionale, actele de revocare/modificare a convenţiilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodnă, inclusiv procurile de reprezentare la încheierea acestora

I.A.4

Mapa de divorţuri:

I.A.8

certificate de divorţ şi încheierea privind soluţia la cererea de divorţ (încheieri de admitere a cererii de divorţ, încheieri de respingere a cererii de divorţ, încheieri de clasare a cererii de divorţ)

Depozite

Registrul de depozite

I.A.15

Încheieri de primire şi eliberare depozite

I.A.24

Proteste

Registrul de proteste

I.A.16

Acte de protest

I.A.25

Reconstituiri

Încheieri de reconstituire

I.A.5

Lucrări de Carte funciară

Registrul de evidenţă a lucrărilor de carte funciară

I.B.17

Traduceri

Registru! de evidenţă a specimenelor de semnătură a traducătorilor autorizaţi

I.A.27

Registrul de traduceri

I.A.28

Consultații notariale

Registrul de consultaţii juridice notariale şi dosar de consultaţii

I.A.29

Financiar-contabilitate

Registrul jurnal de încasări și plăţi

I.B.10

Registrul de casă

I.B.11

Notele contabile şi acte justificative

I.B.12

Ordine de plată, chitanţiere şi facturi fiscale

I.B.13

Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe

I.B.7

Procese-verbale ale organelor de control financiar

I.B.8

Registrul unic de control

I.B.6

Declaraţiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declarații *tot aici: declarațiile 100, 102, 200, 220, 300, 314 și fișe de cont pentru operațiuni diverse+

I.B.14

State de plată salarii – copii

I.B.19

Statele de plată salarii – originale

I.B.5

Jurnal vânzări-cumpărări aferente TVA

Resurse umane

Pagina 20 din 72

 

Indicativ

Categorii de documente ordonate pe activități

NA

Dosare individuale de personal

I.B.4

Documentație medicina muncii

Documentație securitate și sănătate în muncă (registre evidență accidente).

Fișe de instructaj protecția muncii

Lucrări arhivă

Lucrări de evidenţă, selecţionare, păstrare, folosire şi predare a materialului arhivistic

I.B.2

Nomenclatorul arhivistic copie

I.B.20

Instrucţiuni, rapoarte de control, instruiri, corespondenţa cu Arhivele Naţionale

I.B.3

Registre de evidență curentă a arhivei

Registru de depozit arhivă

Gruparea documentelor; constituirea unităților arhivistice

La începutul secțiunii anterioare descriam clasificarea ca un prim pas în a împărți cantitatea de documente în ansambluri de documente de mai mică amploare, pentru a le face ușor de administrat. Cu toate acestea, documentele pot fi într-un număr prea mare și dacă sunt separate pe categorii. Să ne imaginăm numai poziția I.A.1 pe parcursul activități unui BNP: zeci de metri liniari de documente… Ca urmare, se va proceda la divizări suplimentare ale cantității de documente. Rezultatul acestei activități va fi obținerea de dosare, mape registre etc., denumite cu un termen generic unități arhivistice, care vor reprezenta bază pentru evidență și administrare arhivă.

CONSTITUIREA DOSARELOR:

Pasul 1: delimitarea documentelor pentru formarea dosarului

În primul rând, conform celor de mai sus, procedăm la o nouă împărțire a cantității de documente, de această dată pe rațiuni exclusiv de gestiune: documentele din categoriile definite în planul de clasare vor fi divizate cronologic (de pildă, documentele dintr-un an vor fi separate de documentele din alt an) și, apoi, împărțite din nou în grupări de acte care să nu depășească un anumit număr de file (50 acte, în cazul actelor autentice, 100 de acte în cazul celorlalte acte notariale și 300 file pentru documentele „ordinare” sau, mai generic spus, în teancuri de maxim 3 cm în grosime). Adică, de pildă, actele privind societățile comerciale care s-au adunat se grupează pe ani 9 și în cadrul anului în grupări de acte care să nu depășească dimensiunile menționate.

Definiție

dosar

Un grup de documente, caracterizat prin apartenența la o anumită categorie (deci, referitor la o anumită problemă, persoană, cu același termen de păstrare etc.), limitat în timp și ca număr de file va forma un dosar.

9 De obicei, în cadrul BNP se operează cu anul calendaristic. Deci, se vor avea în vedere documente create și păstrate din prima și până în ultima zi lucrătoare a anului (convențional, ne vom referi la această perioada ca 1 ianuarie˗31 decembrie). Sisteme diferite pot fi întâlnite în învățământ (anul școlar), uneori în finanțe (anul fiscal) etc.

Pagina 21 din 72

E bine să știm… Cuvântul ,,dosar” are mai multe sensuri în limba română și nu
E
bine
știm…
Cuvântul ,,dosar” are mai multe sensuri în limba română și nu o dată pot apărea confuzii. Un prim sens
(cel pe care îl vom utiliza în continuare) este cel de ,,coperte”. ,,Am pus actele în dosar” înseamnă că am
clasat hârtiile între două bucăți de carton sau plastic, care constituie copertele dosarului. Un al doilea
sens este cel de ,,problemă”, ca în formula ,,dosarul succesiunii” sau ,,dosarul personal” sau ,,dosarul
cauzei”. Altfel spus, în primul caz avem un sens fizic, care se referă la ,,ambalaj”, în timp ce în al doilea
caz este vorba despre un sens de conținut, care se referă la problemă. Făcând un joc de cuvinte, dosarul
succesoral se păstrează în dosar. Diferența de sens este necesară, deoarece un anumit dosar (în sensul
conținutului) poate fi păstrat în mai multe dosare (fizice). În acest din urmă caz, spunem că documentele
de succesiune se păstrează în volumele dosarului succesoral.
O
altă observație ține de „dosarele-colectoare”, care adună documente diverse rezultate din activități
diverse. Separare pe categorii nu înseamnă obligatoriu constituirea unor dosare sau, altfel spus, o poziție
din N.A. nu echivalează cu existența unui singur dosar. Poziția Dosare succesorale sau Dosare de divorțuri
implică din start mai multe dosare: în niciun caz nu vor fi legate laolaltă toate dosarele succesorale din
decursul unui an! În mod asemănător, pentru „categorii-colectoare”, cum ar fi I.A. 22 („Legalizări de
semnături ale părţilor şi traducătorilor; certificări referitoare la fapte, persoane şi sigilii, dări de dată
certă; dări în custodie si puneri de peceţi; încheieri prealabile privind procedura succesorală; încheieri de
rectificare şl de respingere; eliberări de duplicate; proiecte”), nu este obligatorie crearea unui singur
dosar sau intercalarea documentelor având obiecte diferite. În funcție de cantitatea de documente, se
poate opta fie pentru sub-dosare separate (dosare pentru datări de dată certă; dosare pentru certificare
la
persoane și sigilii; dosare pentru eliberări de duplicate etc.), fie pentru crearea de secțiuni tematice în
dosare în cadrul unui dosar (vezi Figura 6- Figura 7).
I.A.22
Legalizări semnătură
traducători
I.A.22
Datare dată certă
I.A.22
I.A.22
Eliberări duplicate
Figura 6: Crearea de sub-dosare (tematice) în cadrul unei „categorii-colectoare”
cu număr mare de documente

Pagina 22 din 72

Figura 7: Crearea de secțiuni tematice în dosare, în cadrul unei „categorii-colectoare” cu număr redus
Figura 7: Crearea de secțiuni tematice în dosare, în cadrul unei „categorii-colectoare”
cu număr redus de documente

Pasul 2: Pregătirea documentelor pentru îndosariere

Pentru a asigura o păstrare corespunzătoare, la formarea dosarului se ține cont de următoarele:

Documentele adunate în bibliorafturi/mape pe sistemul „cel mai nou document deasupra” se reordonează cronologic crescător 10 . Ordonarea în cadrul lucrării 11 se poate face fie pe sistemul:

„răspuns–cerere–acte anexă”, fie pe sistemul: „cerere–acte anexă–răspuns”.

Documentele pe hârtie termică se copiază, deoarece nu rezistă mai mult de 2-3 ani.

Dubletele nu se păstrează decât dacă au un rol precis în acțiunea la care se referă (mai multe exemplare, fiecare cu un rol specific)

Ciornele se elimină doar dacă ele nu marchează oficial anumite stadii, un anumit curs al documentului final

Nu se vor separa adresele și anexele de documentul de bază și nici documentele conexate 12 .

Pentru documentele de format mai mare decât restul documentelor din dosar se poate opta fie pentru scoaterea lor și formarea unui sub-dosar (de pildă, totalitatea planurilor și schițelor) sau pentru plierea lor și legarea în dosarul inițial (astfel încât documentul să poată fi citit și după legare)

Se scot agrafele și boldurile, care ar putea rugini și afecta hârtia.

10 Cronologic se referă la data de înregistrare a documentelor, nu la data anexelor sau retroactelor (=acte mai vechi, care sunt depuse ca anexe pentru a fundamenta o solicitare). 11 O lucrare reprezintă un ansamblul de documente referitor la o chestiune, care generează o acțiune administrativă și o sarcină de lucru pentru angajat. Un document intrat determină pornirea unei lucrări; totalitatea documentelor care se referă la respectiva lucrare (referate, note de relații, corespondență suplimentară legată de respectiva problemă formează, toate, o lucrare. Un dosar obișnuit cuprinde documente referitoare la o activitate de amploare mai mare și este format dintr-o sumă de lucrări. De pildă, o lucrare (corespunzătoare unei sarcini administrative) o reprezintă adresa de interogare și răspunsul de la INFONOT System, referitor la o succesiune. Ansamblul lucrărilor formează dosarul succesoral.

12 Adresa este documentul de însoțire al altui document; aceasta dă o serie de explicații despre contextul comunicării și care poate cuprinde și o serie de clarificări suplimentare aduse documentului de bază. Anexa este un document care de asemenea însoțește documentul de bază și care aduce completări la conținutul acestuia; de obicei, despre existența anexelor se face mențiune în document. Documentul conexat este un document independent, comunicat și înregistrat distinct, dar care este reunit cu alt document datorită referirii la aceeași chestiune (de pildă, un document care aduce completări la o solicitare inițială se va conexa la documentul ce conține acea solicitare). În prezent, conexarea corectă se face la primul număr intrat (de obicei, în limitele anului calendaristic).

Pagina 23 din 72

E bine să știm…

O chestiune delicată o reprezintă scoaterea capselor de la actele autentice. Din punct de vedere arhivistic, eliminarea elementelor metalice are scopul de a evita ruginirea acestora și afectarea hârtiei. Pe de altă parte, capsarea actelor notariale are rostul de a asigura integritatea documentului emis, fapt întărit și de aplicarea sigiliului notarial. Dacă scopul arhivistic poate fi atins și prin folosirea de capse neferoase (deci, care nu pot rugini), desfacerea actului autentic nu poate fi compensată prin absolut nimic, deoarece se intervine practic pe documentul original, cu potențiale efecte juridice! Din acest motiv, nu recomandăm scoaterea capselor de la actele care au fost constituite ca atare.

Pasul 3: Legarea documentelor

Odată identificate documentele care vor forma un dosar, trebuie asigurată legătura lor fizică. Acest lucru se realizează prin legare.

E bine să știm…

Conceptul de legare s-a referit, de la început, la sfoară. Odată cu evoluția tehnologică, s-au dezvoltat noi tehnici de asigurare a legăturii între filele unor documente (capsare, spiralare, perforare etc.)

Capsarea tinde să strângă extrem de puternic documentele, existând riscul ca acestea să nu mai poată fi citite lângă legătură.

Perforarea (ca pentru un biblioraft) implică orificii mai mari, care deteriorează hârtia și nu asigură rezistența marginii, mai ales pentru volume mari de hârtie (experimentați acest lucru prin ținerea sau manipularea unui bloc de file în legătura unui biblioraft — greutatea specifică a hârtiei riscă să rupă marginea de prindere)

Spiralarea deteriorează sever marginea documentului, educând dramatic rezistența marginii de prindere. De asemenea, spirala depășește grosimea blocului de file, generând dimensiuni asimetrice ale dosarelor, ceea ce creează probleme la depozitare. Spirala de plastic, suplimentar, oferă o foarte slabă rezistență la utilizare. Așadar, deși Regulamentul de arhivă din 2012 enumeră și spiralarea printre modalitățile de legători, nu recomandăm folosirea acestor metode.

Oricât ar părea de primitiv, coaserea dosarului cu sfoară reprezintă cea mai solidă și rezistentă formă de legare (de altfel, și tipografiile folosesc în continuarea această tehnică pentru lucrările ce implică durabilitate!). De aceea, mai ales pentru dosarele cuprinzând documente cu termen de păstrare permanent, legarea cu sfoară este obligatorie. Celelalte tehnici pot fi, eventual, folosite pentru documentele cu termen de păstrare redus (sub 10 ani) și pentru care nu se preconizează o folosire intensivă.

Pentru legarea dosarelor sunt necesare o serie de instrumente și anumite tehnici. Instrumente necesare:

Colțar din lemn sau carton-tare (Figura 8), care servește la alinierea la colț a documentelor ce urmează a fi legate în dosar.

O riglă sau alt material solid, pentru a crea un șablon cu găurile de perforare (Figura 10- Figura 11).

Sulă sau mașină de găurit, cu ajutorul cărora se perforează filele la margine

Ac și sfoară pentru legat.

Pagina 24 din 72

Pagina 24 din 72 Figura 8 : Colțar pentru fixarea hârtiilor înainte de găurire Metoda de

Figura 8: Colțar pentru fixarea hârtiilor înainte de găurire

Metoda de lucru:

se pun foile în colțar, aliniate în stânga sus; dedesubt și deasupra se pun copertele de dosar

— pe marginea din stânga se fixează un liniar, care are 3 sau 4 găuri pregătite (Figura 10-Figura 11); servește ca șablon pentru găurirea foilor.

se dau trei sau patru găuri cu ajutorul unei sule sau cu o mașină de găurit, cu burghiu ø 3.

— se coase cu o sfoară, în ordinea și în sensurile indicate în Figura 11-Figura 12.

capetele sforilor, care rămân după înnodare pe coperta 4 (spatele dosarului), se strecoară (prin gaura 1 sau printr-o alta, făcută special, lângă gaura 1) între blocul de file și coperta 3. Aici se înnoadă și lipește o foaie peste capete sforii și peste nod („sigilare”) (Figura 9).

și lipește o foaie peste capete sforii și peste nod („sigilare”) (Figura 9). Figura 9: Sigilarea

Figura 9: Sigilarea unui dosar

Pagina 25 din 72

Pagina 25 din 72 Figura 10 : Șablon de legătură, cu distanțele pentru 3 puncte de

Figura 10: Șablon de legătură, cu distanțele pentru 3 puncte de coasere.

de legătură, cu distanțele pentru 3 puncte de coasere. Figura 11 : Șablon de legătură, cu

Figura 11: Șablon de legătură, cu distanțele pentru 4 puncte de coasere

de legătură, cu distanțele pentru 4 puncte de coasere Figura 12 : Succesiunea etapelor și sensul

Figura 12: Succesiunea etapelor și sensul coaserii (3 puncte)

12 : Succesiunea etapelor și sensul coaserii (3 puncte) Figura 13: Succesiunea etapelor și sensul coaserii

Figura 13: Succesiunea etapelor și sensul coaserii (4 puncte)

Pagina 26 din 72

E bine să știm…

Mapă sau dosar?

 

În sens arhivistic, mapa este un mijloc de protecție, de obicei cu 3 clape, în care documentele sunt păstrate sub formă de foi volante (blocul de file nu este legat) (Figura 14). Mapa este folosită fie pentru acele documente care sunt folosite independent unul de celălalt, fie pentru protejarea documentelor valoroase, care nu se pretează la a fi legate în volum.

 
 
 

Figura 14: Mapă de documente

 

Termenul pare a fi însă folosit în Regulamentul de arhivă tot în sensul de dosar. Analizând însă contextul, se poate constata că mapele sunt cele care cuprind, în general, acte autentice. Trebuie acestea legate?

Analizând modul de constituire a arhivelor notariale vechi (18721952), aflate în depozitele Arhivelor Naționale Brașov, constatăm faptul că actele autentice nu au fost niciodată legate,

ci

au fost păstrate în mape. La fel se întâmplă, de pildă, și cu actele de carte funciară. În felul

acesta, s-a asigurat protejarea legăturii lor (capsarea sau șnuruire la nivel de act) și, implicit,

integritatea actului. Iată de ce considerăm că tendința de lega actele autentice în mape (de fapt în dosare…) nu este un caz de bună practică și el va trebui reglementat la nivelul UNNP.

Cum se procedează însă pentru gruparea documentelor în mape?

 
 

— se confecționează mape

 

— la începutul fiecărei mape de acte se întocmește un opis al documentelor

cuprinse (Tabel 6).

 
 

Tabel 6: Exemplu de opis al documentelor dintr-o mapă

 
 

Nr. crt.

Nr. înregistrare document

 

Observații

 

1

45/2.04.2010

+ 3 anexe; 10 fi e

2

50/5.05.2010

 

5

file

3

458/31.11.2010

 

2

file

Uitucii…

În

cazul în care, anterior sau în timpul constituirii dosarului, se identifică în dosare acte

originale ale clienților, acestea nu vor fi legate în dosar. Se va realiza o copie certificată pentru conformitate de angajat sau de notar, sub semnătură proprie, iar originalul documentului va fi clasat într-o mapă de acte personale ale clienților și neridicate. În cazul în care aceștia vor reveni după un timp și vor solicita originalele, ele le vor fi eliberate pe baza unei cereri; pe aceeași cerere, clientul va face mențiune olografă, sub semnătura proprie, despre faptul, data restituirii și starea documentului restituit. Cererea va fi clasată și arhivată

Pagina 27 din 72

în arhiva BNP.

În cazul în care în cadrul BNP rămân documente întocmite, dar neridicate de clienți, acestea nu vor fi legate în dosare și arhivate. Se vor clasa într-o mapă de acte neridicate, întocmită anual. Prin decizie internă, se poate stabili durata de păstrare a acestor mape (de regulă, nu mai mult de 3 ani), după care se distrug.

Pasul 4: numerotarea și certificarea dosarului

Filele dosarului legat se numerotează de obicei în colțul din dreapta sus (fără a afecta în vreun fel informațiile de pe fila respectivă). Numerotarea se realizează cu creionul, deoarece este cea mai rezistentă soluție în timp (pasta de pix se șterge după 15-20 de ani sau dacă fila este supusă luminii solare; cerneala obișnuită este solubilă, deci se șterge dacă documentul este atins de apă; multe din markerele actuale au aceleași reacții și, în plus, se pot impregna prin foaie și trece pe verso).

Odată numerotate filele, pe coperta 3, lângă sigiliul sus-amintit, se înscrie formula de certificare a dosarului „Prezentul dosar cuprinde… file (cifre și litere)” se semnează sau se aplică ștampila BNP și se înscrie data certificării.

Documentele din mape se pot numerota de la 1 la n în cadrul mapei, la fel ca în cazul dosarelor, sau pentru fiecare document în parte (caz în care, la rubrica observații în dreptul documentului se trece numărul de file.

E bine să știm…

Soluția legării în dosar are o serie de avantaje și dezavantaje:

Avantaje: asigură o legătură unică, solidă, pentru întregul volum; este simplă; asigură o bună administrare a blocului de documente

Dezavantaje: volum mare de muncă în momentul constituirii arhivei; agresivitate asupra documentelor care au deja o unitate proprie (de pildă, un act autentificat, de 10 file, are deja o legătură care cel mai probabil va fi afectată de noua legătură); la nevoie, se va folosi întreg blocul de documente, nu doar un document separat; dacă este nevoie de un anumit act, va trebui desfăcut dosarul. Soluția asocierii în mape prezintă la rândul ei avantaje și dezavantaje. Ca avantaje, menționăm:

posibilitatea de întocmire a opisului pe măsură ce se acumulează actele (odată actul clasat la dosar, este înregistrat în opis), deci evidența se realizează în cursul clasării);

documentele fiind deja numerotate în cadrul lor, nu mai este necesară o numerotare suplimentară, cele două avantaje de până acum reducând considerabil volumul de muncă la sfârșit de an;

ușurința identificării unui document în dosar;

flexibilitatea accesului (a lua/pune la locul corespunzător doar documentul dorit, nu întreg dosarul document) — aceasta este în egală măsură și un risc, prin posibilitatea de extragere cu ușurință a documentului.

Nedeteriorarea legăturii și, respectiv, a semnăturii și sigiliului notarului public, care se aplică pe marginea foii.

Dezavantajul major este cvasi-imposibilitatea de administrare a dosarului/volumului ca un întreg și, în cazul unei predări de pildă, va trebui verificată existența fiecărui act în parte.

Pagina 28 din 72

Pasul 5: Completarea copertei unității arhivistice

Pentru finalizarea constituirii dosarelor, se va completa coperta dosarului sau, după caz, se vor înscrie pe coperta 1 a registrului o serie de elemente (vezi Figura 15).

numele BNP care a creat dosarul.

numărul dosarului (se va completa după inventariere)

anul

indicativul din NA,

rezumatul dosarului

nr. volumului

datele extreme,

nr. file.

termenul de păstrare

datele extreme,  nr. file.  termenul de păstrare Figura 15 : Copertă de dosar Aceste

Figura 15: Copertă de dosar

Aceste elemente sunt minim obligatorii. Unele astfel de elemente de identificare pot fi înscrise și pe cotorul dosarului, pentru o regăsire mai ușoară la raft. Pentru diverse informații suplimentare ce trebuie menționate, de la caz la caz, pe copertele dosarelor notariale, vezi Regulamentul de arhivă 2012.

PENTRU REGISTRE:

În cazul registrelor, acestea sunt deja constituite fizic.

La deschiderea unui registru, pentru atestarea integrității fizice a acestora, filele registrelor vor fi numerotate înainte de completare (în cazul în care nu sunt deja numerotate din tipografie) și se va face mențiune pe prima pagină: „Prezentul registru cuprinde … file”.

La încheierea unui registru se barează spațiul alb de pe ultima filă scrisă și pe aceasta sau pe următoarea filă albă se scrie: „Prezentul registru cuprinde… file scrie și … înregistrări”. La

încheierea unui capitol din registru (de pildă, înregistrările dintr-un an), se barează spațiul alb de pe ultima filă completată și se face certificarea: Pe anul… există … file scrise și… înregistrări”. În acest din urmă caz, certificarea de la sfârșitul registrului fie nu se mai face deloc, fie se poate face prin indicarea nr. file/nr. înregistrări pe fiecare an

De subliniat că, pentru a dovedi autenticitatea și asumarea oficială a textului de pe filele de registru, buna practică recomandă ștampilarea fiecărei file completate în parte cu ștampila biroului notarial.

Pagina 29 din 72

La inventariere, pe coperta 1 a registrului sau pe o etichetă lipită se vor înscrie aceleași elemente ca în cazul dosarului (rezumatul va fi înlocuit cu titlul registrului). Aceleași elemente pot fi înscrise și pe cotorul dosarului/registrului, pentru o mai ușoară orientare la raft (cotorul este cel mai vizibil element).

***

După parcurgerea acestei etape, se consideră că arhiva este constituită pe unități arhivistice (în continuare, se va folosi prescurtarea u.a.)

Definiție:

o grupare de documente (registru, dosar etc.) care reprezintă cea mai mică parte fizică, componentă a unei arhive și reprezintă elementul de bază pentru evidența administrativă.

unitate arhivistică

Constituirea u.a. implică și faptul că la respectivul dosar nu se vor mai adăuga documente; dosarul devine dosar închis.

Luarea în evidență a unităților arhivistice. Inventarierea curentă

După clasarea documentelor și constituirea u.a., dar înainte de depunerea în arhivă, se procedează la inventarierea u.a. Putem numi această activitate inventariere curentă deoarece ea se efectuează ca rutină, la începutul fiecărui an, la nivel de birou, spre deosebire de retro-inventariere, care presupune inventarierea u.a. existente în arhivă fără forme de evidență.

E bine să știm

Inventarierea este o activitate obișnuită și pentru alte domenii de activitate și implică identificarea neechivocă și descrierea pe scurt a obiectului inventarierii (în cazul nostru, a u.a.). La inventarierea mobilierului, de pildă, fiecare obiect primește un număr unic (care nu se mai repetă pentru altă piesă de mobilier) și este descris sumar pe un inventar: „nr. 12558 – dulap”; „12589 – televizor X, diagonală 50 cm”. La fel în cazul arhivei: „dosarul 1 – acte privitoare la societăți comerciale”; „dosar 2 — dosar succesoral pentru Ion N. Ion”. În cazul arhivei există însă o serie de elemente specifice, impuse de legislație.

La ce folosesc inventarele?

În primul rând, servesc la stabilirea cu precizie a existentului. Inventariind u.a. constituite se va ști în orice moment ce dosare și registre conține arhiva BNP și, prin urmare, vor putea fi identificate lipsurile.

În al doilea rând, inventarul servește la regăsirea informației. Dacă pentru o arhivă mică și pentru o persoană care are experiență, regăsirea poate fi realizată ,,pe de rost”, pentru o arhivă de amploare sau în cazul unei persoane nefamiliarizată cu arhivă respectivă identificarea poate fi un exemplu perfect de ineficientă. Regăsirea informației dorite pornește de la NA, in care se identifică termenul de păstrare al categoriei și apoi se consultă inventarul corespunzător termenului de păstrare și anului în care a fost întocmit documentul căutat. Odată identificată cota, cel puțin teoretic, dosarul sau registrul va putea fi găsit pe raft…

Care este rațiunea refacerii evidenței, atât timp cât există una, din momentul înregistrării documentelor? Inventarierea este necesară datorită modificării regimului de păstrare și grupare a documentelor. De pildă, la o fabrică de mobilă, stocul de picioare de masă și de blaturi este luat în evidență ca atare; după

Pagina 30 din 72

asamblarea meselor, se întocmește o nouă evidență, pentru mesele gata confecționate. La fel este cazul și pentru arhivă: atât timp cât documentele erau păstrate ca entități individuale, numerele de înregistrare erau suficiente pentru regăsire. Odată documentele grupate în unități arhivistice, din rațiuni de păstrare, evidența trebuie modificată, astfel încât să reflecte noile „obiecte” existente în arhivă.

Regula generală

Un inventar va cuprinde toate u.a. conținând documentele create sau primite și adunate de un compartiment, în cursul unui an, care au același termen de păstrare.

E bine să știm…

Să analizăm puțin regula.

Prima cerință, aceea a documentelor produse de compartiment, nu ar trebui să fie, în mod normal, aplicabilă BNP 13 . Subliniem însă că Regulamentul de arhivă 2012 substituie compartimentele cu activitățile și impune întocmirea inventarelor pe „activități” (funcții), ani și termene de păstrare.

Următoarea cerință, a documentelor generate în cuprinsul unui an, poate ridica o serie de probleme. Pentru u.a. care încep și se termină în decursul unui an calendaristic, regula descrisă mai sus este simplă și clară. Dacă însă există u.a. ce cuprind documente (sau înregistrări, pentru registre) din mai mulți ani, acestea vor fi inventariate pe inventarul corespunzător anului de început 14 .

În fine, ultima cerință, a u.a. cu același termen de păstrare, este cea care pune în practică cele mai multe probleme de înțelegere. Clauza este într-adevăr ușor restrictivă și de o utilitate mai greu de identificat imediat. Practic, această cerință este pentru folosul exclusiv al activității de selecționare a documentelor: cu două excepții 15 , toate u.a. prezente pe o anumită listă-inventar sunt eliminate în același timp. Pentru această „comoditate” însă, pe lângă efortul de întocmire și separare a u.a. pe termene de păstrare, acest mod de a face inventarierea determină și o serie de dificultăți suplimentare în regăsirea ulterioară a u.a. în arhivă.

Pasul 1: completarea inventarului Se întocmește un inventar după modelul din Tabel 7.

13 În primul rând, dată fiind anvergura redusă a acestor unități, nu există în majoritatea cazurilor „compartimente”, adică diviziuni

ale unității, care să prezinte o autonomie funcțională și administrativă. Separarea făcută în N.A. al BNP, la nivel funcțional, s-ar putea substitui compartimentelor, astfel încât un inventar să cuprindă documentele rezultate din „activitățile” suport, iar altul documentele rezultate din funcția de bază. Însă opinăm că împărțirea este arbitrară, deoarece

– aceleași persoane efectuează de obicei un cumul de activități în cadrul BNP

– activitățile suport generează adesea o cantitate mică de u.a., astfel încât nu justifică un inventar separat.

– activitățile sunt de fapt mai numeroase decât simpla împărțire A și B.

Remarcăm și că, în mod similar, și la alte structuri din sfera juridicului se acceptă tacit un singur inventar, pe ani și termene de păstrare, indiferent de activitate.

14 Pentru calculul termenului de păstrare în această situație, vezi secțiunea Selecționare.

15 Dacă o u.a. cuprinde documente din mai mulți ani, ea va fi înregistrată în inventarul anului în care s-a deschis dosarul, dar va fi selecționată având ca dată de pornire a termenului de păstrare anul de sfârșit. A doua excepție vizează situația în care t.p. a expirat, dar nevoile practice impun amânarea distrugerii u.a. și păstrarea ei pe mai departe.

Pagina 31 din 72

Tabel 7: Inventar pentru inventarierea curentă

Birou notarial …1 Activitatea: 2 Inventar nr… cuprinzând u.a. din anul… cu termen de păstrare…
Birou notarial …1
Activitatea:
2
Inventar nr…
cuprinzând u.a. din anul…
cu termen de păstrare… 4
3
Date
Nr. crt. 5
Indicativ 6
Conținut pe scurt 7
Nr. file 9
Observații 10
extreme 8
sss

Reguli de completare:

1. Se înscrie denumirea completă a BNP și localitatea unde funcționează

2. Nr inventarului va fi atribuit în momentul înregistrării la depozit în Registrul de evidență curentă, rămâne liber în această fază.

3. Se notează anul calendaristic acoperit de arhiva inventariată (deci, dacă avem dosare din anul 2000, dar facem inventarierea în 2005, la această rubrică va fi trecut anul 2000)

4. Se indică termenul de păstrare din N.A

(Se poate pune în paranteze, pentru ușurarea

identificării, anul calendaristic în care expiră termenul de păstrare).

5. Se numerotează de la 1 la n, pentru fiecare inventar. Acest număr va fi numărul dosarului (cota). Numărul nu trebuie să se repete pentru dosarele întocmite în același an și cu același termen de păstrare și va fi înscris pe coperta dosarului. Volumele unui dosar se înscriu ca poziții distincte

6. Se înscrie indicativul categoriei din N.A.; d.ex, I.A.3 sau II.N.1

7. Se descrie conținutul pe scurt al u.a. Adesea, se întâlnește practica de a copia descrierea categoriei de documente din N.A. Această practică nu este corectă, deoarece rezumatul din inventar trebuie să individualizeze conținutul dosarului respectiv (Exemplu: INCORECT: Situații statistice; CORECT: Situații statistice lunare privind activitatea BNP înaintate CNP Brașov) Pe de altă parte, este adevărat că elementele specifice pot lipsi. De pildă, Registrul general notarial nu poate fi descris altfel, atât în N.A., cât și în inventar. Această situație trebuie însă să fie excepția și nu regula.

8. Se calculează pornind de la data arhivistică (de înregistrare) a primului document inclus în dosar și sfârșind cu data arhivistică a ultimului document clasat. Data anexelor nu se ia în calcul. În cazul fragmentelor de ani (de pildă un volum cu date extreme 1 ianuarie–3 martie), se precizează în rubrică acest interval.

Pagina 32 din 72

10. Orice alte mențiuni considerate necesare (de pildă, pentru actele autentice: vol. I: nr. 1-50).

Corespondența elementelor de pe coperta u.a. cu inventarul este următoarea:

de pe coperta u.a. cu inventarul este următoarea: Figura 16: Echiv alența datelor înscrise pe coperta

Figura 16: Echivalența datelor înscrise pe coperta dosarului și în inventar

Pentru asistență în întocmirea inventarelor, oferim, pe baza N.A. din anul 2012 16 al BNP, un ghid al categoriilor care se regăsesc pe același inventar, provenind dintr-un an și dintr-o „activitate” (funcție) (Tabel 8). Pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandăm întocmirea unei astfel de liste ajutătoare.

Tabel 8: Inventarele și categoriile de documente corespunzătoare; sunt marcate cu culori diferite categoriile ce provin din activități distincte și care teoretic ar trebui cuprinse pe inventare separate

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare

se vor regăsi u.a. cu indicativul:

care se referă la:

1

an

I.A.29

Registrul de consultaţii juridice notariale şi dosarul de consultaţii

 

I.B.21

Situaţii statistice – lunare

3

ani

I.A.22

Legalizări de semnături ale părţilor şi traducătorilor; certificări referitoare la fapte, persoane şi sigilii, dări de dată certă; dări în custodie si puneri de peceţi; încheieri prealabile privind procedura succesorală; încheieri de rectificare şl de respingere; eliberări de duplicate; proiecte

 

I.A.23

Legalizări de copii de pe înscrisuri

I.A.24

Încheieri de primire şi eliberare depozite

I.A.25

Acte de protest

I.A.26

Registrul de termene succesorale

I.A.27

Registrul de evidenţă a specimenelor de semnătură a traducătorilor

16 Am introdus și o serie de categorii create, dar necuprinse în N.A. aflat în vigoare.

Pagina 33 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare

se vor regăsi u.a. cu indicativul:

care se referă la:

   

autorizaţi

I.A.28

Registrul de traduceri

I.B.15

Corespondenţă cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, Ministerul Justiţiei, adrese trimise către INFONOT Systems, alte autorităţi profesionale

I.B.16 (I.B.21)

Situaţii statistice – anuale (și periodice)

I.B.17

Registrul de evidenţă a lucrărilor de carte funciară

I.B.18

Corespondenţă privind activitatea administrativă, de personal şi financiar-contabilă, inclusiv adeverinţe de vechime, salarizare

I.B.19

State de plată salarii – copii

Documentație medicina muncii

Fișe protecție muncii

5 ani

I.A.19

Acte autentice privind societăţi comerciale, agricole (constituiri/modificări şi hotărâri aferente: actele de constituire şi modificare ale societăţilor comerciale, agricole şi hotărârile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum şi procurile de reprezentare la încheierea acestor acte)

I.A.20

Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaţiune/ închiriere/ arendă, antecontracte, contracte de împrumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor arătate

I.A.21

Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele decât cele prevăzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constată/declară nulitatea, declaraţii date in procedura divorţului, contracte de mandat, declaraţii de revocare, procuri

I.B.13

Ordine de plată, chitanţiere şi facturi fiscale

I.B.14

Declaraţiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declarații *tot aici:

100,102,200,220,300,314 și fișe de cont pentru operațiuni diverse+

10 ani

I.A.17

Dosar succesoral

I.A.18

Dosar de divorţ (cererea de divorţ şi documentaţia anexată acesteia, încheierea de desfacere a căsătoriei prin divorţ, certificatul de divorţ şi dovada comunicării acestuia la registrul stării civile, precum şi, după caz, încheierea de respingere a cererii de divorţ sau încheierea de clasare a cererii de divorţ)

I.B.6

Registrul unic de control

I.B.7

Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe

I.B.8

Procese-verbale ale organelor de control financiar

I.B.9

Registrul de corespondenţă

I.B.10

Registrul jurnal de încasări și plăţi

I.B.11

Registrul de casă

I.B.12

Notele contabile şi acte justificative

Documentație de sănătate și securitate în muncă (+ registre evidență accidente).

Jurnal vânzări, cumpărări aferente TVA

Pagina 34 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare

se vor regăsi u.a. cu indicativul:

care se referă la:

 

Registru de depozit arhivă

70 ani

I.B.4

Dosare individuale de personal

I.B.5

Statele de plată salarii - originale

Permanent

I.A.1

Acte autentice de dispoziţie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentări, modificări, anulări, stingeri sau renunţări), partaj, ipotecă, garanţii privind bunurile imobile şi mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte

I.A.2

Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice (recunoaşterea filiaţiei, adopţie, cetăţenie), acte autentice încheiate în materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de către părinte, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraţii-consimţământ medicale), actele necesare dobândirii calităţii de persoană fizică autorizată (în domeniile cadastrului, geodeziei şi cartografiei, avocaţi, notari, medici, arhitecţi etc.), asociaţii cu scop nepatrimonial, fundaţii şi acte pentru înregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date în executarea lor

I.A.3

Testamente, codicile, declaraţii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraţii de retractare a revocării testamentului, declaraţii de acceptare sau renunţare la succesiune, legale sau testamentare, declaraţii de acceptare sau renunţare la calitatea de executor testamentar, declaraţii date în conformitate cu dispoziţiile art. 1.111 Cod civil, declaraţii de neacceptare a succesiunii date în afara termenului de opţiune succesorală, declaraţii de înlăturare a efectelor nedemnităţii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni

I.A.4

Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (în materia relaţiilor de familie): convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului separaţiei de bunuri, convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului comunităţii convenţionale, actele de revocare/modificare a convenţiilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodnă, inclusiv procurile de reprezentare la încheierea acestora

I.A.5

Încheieri de reconstituire

I.A.6

Certificate de moştenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacanţă succesorală etc., încheieri finale, inventare succesorale, procese- verbale privind constatarea stării materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraţii autentice de recunoaştere/nerecunoaştere a testamentului olograf

I.A.7

încheieri privind alte soluţii succesorale: suspendări conform art. 75 lit. a), b), c) din Legea nr. 36/1995; conexări, închideri fără obiect, declinări de competenţă

I.A.8

Mapa de divorţuri:

certificate de divorţ şi încheierea privind soluţia la cererea de divorţ (încheieri de admitere a cererii de divorţ, încheieri de respingere a

Pagina 35 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare

se vor regăsi u.a. cu indicativul:

care se referă la:

   

cererii de divorţ, încheieri de clasare a cererii de divorţ)

I.A.9

Registrul general notarial

I.A.10

Opisul registrului general notarial

I.A.11

Registrul de succesiuni

I.A.12

Opisul succesiunilor

I.A.13

Registrul de divorţuri

I.A.14

Opisul Registrului de divorţuri

I.A.15

Registrul de depozite

I.A.16

Registrul de proteste

I.B.1

Dosar cu documente privind înfiinţarea şi funcţionarea Birourilor Notarilor Publici; avize şi autorizaţii de funcţionare, acte de control profesionale

I.B.2

Lucrări de evidenţă, selecţionare, păstrare, folosire şi predare a materialului arhivistic

I.B.3

Instrucţiuni, rapoarte de control, instruiri, corespondenţa cu Arhivele Naţionale

I.B.20

Nomenclatorul arhivistic

I.B.

Registre de evidență curentă a arhivei

Cazuri speciale

Inventare după alte criterii

O situație relativ frecvent întâlnită este inventarierea pe serii de acte. Acest sistem presupune

ca pentru fiecare poziție din N.A. să fie întocmit un inventar distinct. Așadar, pentru indicativul

I.A.1. de pildă, cu termen de păstrare 10 ani, toate dosarele sunt înscrise pe un inventar; dosarele/volumele pe indicativul I.A.5, cu termen de păstrare 10 ani, sunt înscrise pe un alt inventar etc.

O altă tendință des întâlnită este și aceea de a face așa-numitele inventare de predare. În

această abordare, nu se întocmesc inventare pentru toate u.a. întocmite în cursul unui an, ci se fac inventare pe măsură ce u.a. se depun la depozitul de arhivă. Astfel, în anul 2005 s-au constituit 20 de dosare cu indicativul I.A.3. Din motive de spațiu sau de timp de lucru, de pildă, se inventariază u.a. de la 1-15. Ulterior, se inventariază și restul de 4 dosare, pornind

numerotarea în inventar de la 1 la 4.

Aceste cazuri reflectă situații reale și poate și nevoi concrete. Cu toate acestea însă, ele nu sunt conforme legislației și metodologiei arhivistice actuale. În măsura în care există astfel de inventare gata întocmite într-una din manierele de mai sus, cu caracter excepțional, pentru a nu relua întreg volumul de muncă, se va proceda în felul următor (Figura 17):

Pe inventarele întocmite ulterior:

o

Se va menționa numărul inventarului pe care îl continuă.

o

Se vor trece numere curente în continuarea celor de pe primul inventar (astfel încât să se asigure că nu se repetă numerele de dosare în cursul aceluiași an, aceleiași „activități” (funcții) și aceluiași termen de păstrare: de pildă, pe inventarul 1 vor fi pozițiile de la 1 la 12, pe inventarul 10 de la 13-25 etc.

Pe inventarul inițial se menționează nr. inventarelor care îl continuă.

Inventarele în completare se vor conexa la primul inventar și se a face mențiune despre acest

lucru în Registrul de evidență curentă.

Pagina 36 din 72

Atenție! Acest sistem trebuie să fie excepția și nu regula!

Acest sistem trebuie să fie excepția și nu regula! Figura 17: Inventare în completare Particularități

Figura 17: Inventare în completare

Particularități cronologice

O altă situație dificilă apare în cazul u.a. începute și nefinalizate într-un an calendaristic, despre

care am mai amintit anterior. Este cel mai frecvent întâlnită în cazul registrelor, care pot cuprinde mai mulți ani într-un singur volum. Așa cum aminteam, regula spune că, în cazul unei u.a. multianuală, aceasta se înscrie pe inventarul anului de început; anume, dacă un registru

cuprinde înregistrări din 1999–2006, el va fi trecut și cotat pe inventarul anului 1999.

Problema poate fi însă mai complexă, deoarece nu se poate ști cu precizie câte volume va avea respectivul dosar, care se poate întinde, teoretic, pe 2-3 ani. De pildă, pot deschide un dosar în 2003, care se referă la o singură cauză care continuă și în 2004 și 2005, iar volumul de acte crește, astfel încât voi avea 2 volume în 2003-2004, și 3 volume în 2005. În acest din urmă caz, este de evitat ruperea cauzei, și atunci nu se vor înscrie volumele în inventare pe fiecare an, ci, deoarece se referă la aceeași cauză, se vor înscrie pe un inventar la anul 2003, cu mențiunea vol. 1, vol. 2 etc. În acest caz, dat fiind că inventarul pe 2003 s-a încheiat în ianuarie 2004, recomandăm să se procedeze ca în cazul menționat anterior al inventarelor de predare, în sensul că se va întocmi un nou inventar de completare la anul 2003, ale cărui cote vor porni de

la ultima cotă + 1 17 .

N.A. incomplet

O altă situație care generează probleme este inventarierea u.a. care nu au o categorie proprie,

și, prin urmare, termen de păstrare propriu în N.A

la întocmire sau în urma unor modificări legislative care duc la producerea de noi documente și

grupări de documente, să existe u.a. care nu au un indicativ. În aceste cazuri, se va merge pe principiul după care documentele nu sunt întocmite pentru că cineva se plictisește, ci pentru că există o nevoie operațională pentru ca acele informații să fie consemnate. Ca urmare, în

Se întâmplă, nu de puține ori, ca din erori

17 Această situație este rară în cazul BN, și de aceea soluția trebuie folosită cu discernământ, fără a încadra abuziv la aceeași cauză dosare care altfel pot fi foarte ușor separate la sfârșit de an.

Pagina 37 din 72

situația în care N.A. nu cuprinde o anumită categorie, se procedează practic la același raționament și algoritm care duce la întocmirea N.A

a. Se analizează activitatea care a generat documentele (de pildă, dacă se creează noi documente asociate dezbaterii succesorale, acestea se

asimilează celorlalte categorii cu conținut asemănător și rezultate din aceeași activitate și se păstrează 10 ani)

b. Se verifică legislația care reglementează activitatea respectivă pentru a verifica

i. Dacă nu există prevederi specifice privind păstrarea documentelor (de exemplu, documentele privind plata drepturilor salariale se păstrează 50 de ani).

ii. Care este perioada pentru care informațiile din documente pot servi

ca dovadă a faptului consemnat (perioade de prescriere a faptelor descrise sau asociate creării documentelor): de exemplu, conform Codului muncii și Decretului 167/1958 privind prescrierea extinctivă, se pot revendica drepturi salariale timp de 3 ani ca urmare, o condică de prezență se păstrează minim pe această durată.

c. Se analizează istoricul creării respectivelor u.a. pentru a determina care sunt cele mai vechi acte folosite (de pildă, fiind în 2013, se poate constata că nu se mai folosesc deloc documentele mai vechi de 2009 și că ultimele documente cercetate sunt din acest an; deci, un termen de păstrare de 3 ani ar fi suficient)

d. Se analizează alte documente rezultate din aceeași activitate pentru a constata în ce măsură se regăsesc aceleași informații sau informațiile de sinteză a celor din u.a neîncadrată la un termen de păstrare.

Această operațiune de analiză în vederea stabilirii perioadei de păstrare nu trebuie să sperie pe lucrător, nici prin complexitate, nici prin răspundere. Această acțiune are ca unic scop încadrarea provizorie pe un inventar. Odată estimat termenul de păstrare (să spunem, 10 ani), respectiva u.a. este înscrisă pe inventarul de 10 ani, unde NU SE COMPLETEAZĂ indicativul

după N.A

Comisiei de selecționare pentru a analiza la momentul expirării celor 10 ani, în mod special valoarea respectivelor documente. În plus, inspectorul de teren și comisia de la Arhivele Naționale va face o nouă verificare a acelor u.a. Ca urmare, eliminarea finală a unei u.a. trece prin filtrele legale și obligația esențială a celui care întocmește în prima fază inventarul este să semnaleze existența unei astfel de u.a. „cu probleme”.

Inexistența acestui indicativ ar trebui să fie suficientă pentru a atrage atenția

Dosare cu evidență distinctă („dosare de caz”) O situație particulară prezintă acele u.a. care sunt deja luate în evidență, fiind înregistrate ca dosare în registre speciale (dosarele succesorale, de pildă). Legislația nu prevede o abordare specială a acestora și, prin urmare, ele ar trebui inventariate la fel ca orice alt dosar. Pe de altă parte, o astfel de practică ar dubla munca, fără un beneficiu semnificativ, ba dimpotrivă. De aceea, pentru arhivele create de sistemul judiciar se acceptă tacit ca instrumentul de evidență pentru dosare de caz (cauză) să fie considerat și inventar arhivistic. Atenție însă, recomandarea este valabilă doar pentru cazul în are dosarele se păstrează în ordinea numerelor atribuite din registru! 18

18 Se întâlnesc cazuri în care, de pildă, dosarele succesorale sunt păstrate în ordinea încheierilor și, în acest caz, acest tip de dosare vor fi inventariate pe inventare curente, deoarece ordinea din registru nu mai este respectată.

Pagina 38 din 72

Pasul 2: certificarea inventarului

După întocmirea inventarului, acesta se certifică, folosind formula prevăzută în Figura 18.

„Prezentul inventar este format din

, La preluare au lipsit dosarele de la nr.

Dosarele de la nr.

file și conţine

au fost lăsate la

Astăzi,

s-au preluat

dosare”.

,

dosare, registre, condici, cartoteci etc. nefiind încheiate.

E bine să știm…

Figura 18: Formula de certifiare a inventarului

În legătură cu această certificare se produc o serie de greșeli frecvente:

Formula de certificare se pune pe fiecare pagină — corect trebuie inserată doar la sfârșitul inventarului

La formularea nr de file se adună filele u.a. din inventar – corect se trece nr. de file al inventarului.

La formularea: au rămas la compartiment se trec u.a. care sunt deja constituite; nu recomandăm să fie trecute și dosarele multianuale, care este practic, un dosar deschis (vezi mai sus).

Pasul 3: multiplicarea inventarelor

Regula spune că inventarele se întocmesc în câte 3 exemplare, pentru u.a. cu termene de păstrare temporare și 4 exemplare cele permanente. Deși cu o logică pragmatică, considerăm că astăzi această cerință este desuetă, dat fiind că în orice moment pot fi multiplicate cu ușurință în oricâte exemplare. Ca urmare, se va urmări ca inventarele să fie întocmite în cel puțin un exemplar și să poată fi multiplicate în caz de nevoie.

Pasul 4: pregătirea de arhivare

Odată întocmite inventarele, se procedează la depunerea în arhivă a u.a. Această operațiune, prin care unitățile arhivistice cuprinzând documente cu o frecvență de folosire mai redusă sunt transferate (depuse) din spațiul de lucru curent în zona de depozitare se numește arhivare.

Legislația arhivistică prevede obligativitatea încheierii unui proces-verbal de predare-primire între reprezentantul compartimentului și cel al depozitului. Considerăm însă această prevedere excesivă în cazul BNP, dat fiind că sunt organizații mici și persoanele care administrează depozitul de arhivă sunt în general, aceleași cu cele care au făcut predarea.

Odată intrate u.a. în arhivă, inventarele se vor clasa într-un biblioraft. Sub nici o formă ele nu se vor coase în dosare, deoarece vor avea un destin individual separat, fiind folosite în activități ulterioare.

Pagina 39 din 72

Documentele din arhivă

Pagina 40 din 72

DEPOZITUL DE ARHIVĂ

Documentele dintr-un birou notarial se creează și se acumulează într-o zonă de lucru, curentă. Acolo se formează grupele de documente, se constituie dosarele și se păstrează pentru perioada în care ele se întrebuințează frecvent, adică au un caracter activ, operativ. Odată ce acest caracter încetează, din momentul din care se preconizează că respectivele documente vor fi consultate mai rar și nu este nevoie să fie la îndemână pentru operațiunile zilnice, vor trece din zona de lucru, activă, în zona de depozitare, considerată semi-activă sau pasivă. Ca urmare, înainte de discutarea aspectelor legate de evidența arhivei la depozit, să abordăm puțin chestiunea amenajării spațiului de depozitare.

E bine să știm…

O primă observație vizează faptul că documentele duse în arhivă nu sunt documente aruncate;

în depozitul de arhivă nu se duc lucrurile inutile, pe care, din „milă”, nu le aruncăm. În depozit,

denumit de asemenea arhivă, merg documentele de care BNP are potențială nevoie pentru informare și, mai ales, merg documentele ce încă sunt necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale — de natură profesională, fiscală, arhivistică etc. Cele două rațiuni de constituire a arhivei — nevoia de informare și nevoia de probă, de dovadă a activității — impun ca un anumit document să fie ușor de localizat și accesat la nevoie; în acest sens, depozitul de arhivă trebuie să fie un spațiu ordonat și corespunzător, în care documentele să fie utilizabile (ușor de localizat, regăsit, prezentat și citit). Faptul că un anume document există, aruncat pe undeva,

în depozit și nu poate fi localizat și regăsit la nevoie face inutilă păstrarea lui, deoarece nu își

poate atinge scopul; la fel, dacă există un document dar el nu mai poate fi citit, pentru că

mucegaiul a afectat hârtia într-atât încât foile sunt ilizibile. De altfel, textul legii este clar:

„Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării

în

alte situaţii decât cele prevăzute de lege”.

O

a doua observație vizează noua „casă” a documentelor Este evident că ele nu vor mai fi la fel

de frecvent consultate și utilizarea lor se va face în alte condiții decât în viața lor „activă”. Ca

urmare, noul spațiu de păstrare va trebui să fie configurat având în vedere noile nevoi de funcționalitate.

Cerințe pt depozit 19

A). ÎNCĂPEREA

Alegerea spațiului

Spațiul pentru depozitare arhivă trebuie gândit în funcție de cantitatea de arhivă care este produsă. Astfel un BNP dintr-un sat, de pildă, nu se poate compara, ca producție de documente pe unitate de timp, cu un

19 Informațiile prezentate reprezintă un minim necesar. Pentru detalii, a se consulta Instrucțiuni…, art. 81-108 și Regulament arhivă 2012.

Pagina 41 din 72

birou notarial din București, de pildă. O producție mai mare de hârtii pe an implică automat un spațiu de depozitare mai mare. Cum primele eliminări semnificative de documente se produc după 5-10 ani, trebuie să avem în vedere acest interval. Adică, dacă, de exemplu, într-un an s-au produs cam 5 metri liniari 20 (în continuare, m.l.) de arhivă, spațiul inițial necesar pentru depozitare va fi minim 5 x 5 = 25 m.l. sau, mai sigur, 5 x 10 m.l. Evident că rata de golire a depozitului nu va fi de 100%, însă alegerea unei încăperi suficient de largi pentru a primi o astfel de cantitate asigură, măcar pentru 10 ani, un spațiu pentru depozitarea arhivei.

pentru 10 ani, un spațiu pentru depozitarea arhivei. Figura 19 : Metrul liniar de arhivă. S

Figura 19: Metrul liniar de arhivă.

Siguranță și securitate

Depozitul trebuie apoi să asigure niște condiții de siguranță și securitate fizică pentru documente. Pe de o parte, încăperea trebuie să nu fie expusă la factori de risc ce ar putea deteriora documentele.

Nu trebuie să fie traversată de conducte, țevi de alimentare cu apă/gaz ori canalizare.

Nu trebuie să fie expuse la incendii (să nu aibă instalații de gaz sau curent electric defecte, să nu fie folosit focul deschis sau radiatoare și reşouri, să nu se fumeze în incinta depozitului etc.)

Nu trebuie să fie plasate în camere expuse la inundații (de pildă, în camere la subsol, cu ferestre la nivelul străzii, care permit scurgerea apelor pluviale în depozit).

Spațiul de depozitare nu trebuie expus direct razelor solare (ferestrele vor fi mascate cu parasolare).

De remarcat faptul că hârtia are o greutate specifică mare și, ca urmare, rafturile de arhivă trebuie plasate în încăperi care au un planșeu inferior suficient de rezistent.

Măsurile de securitate fizică implică asigurarea antiefracție a depozitului. Geamurile – mai ales dacă dau spre exteriorul clădirii — vor fi dublate cu gratii. Ușa de intrare, în măsura posibilului, nu va fi în spațiul de circulație publică și va fi ținută încuiată.

20 În arhivistică, spațiul ocupat de arhivă se măsoară în metri liniari. Un metru liniar este echivalentul cantității de dosare așezate pe cant, unul după altul (asemănător cărților dintr-o bibliotecă), care încape pe o poliță de 1 metru lungime (Figura 19).

Pagina 42 din 72

Depozitul de arhivă trebuie întreținut în permanentă, ca un spațiu curat, fără agenți dăunători. Ca urmare, se va proceda periodic la desprăfuire, curăţire mecanică, dezinsecţie şi deratizare (se recomandă ca dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă să fie făcută cel puţin o dată la 5 ani.)

Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de stingere a incendiilor, plasate în locuri care să faciliteze intervenția în cazul unui incident (de pildă, extinctoarele nu vor fi plasate în capătul cel mai îndepărtat al depozitului). Extinctoarele și sistemele de stingere nu vor fi pe bază de spumă, ci doar pe bază de dioxid de carbon sau, în cazul instalaţiei de stingere automată, pe bază de vapori de apă sau gaze inerte. La modul ideal, depozitele trebuie dotate cu mijloace de alarmare şi semnalizare anti-incendiu.

B). MEDIU DE PĂSTRARE

Hârtia este un material organic și el poate fi afectat de condițiile de mediu necorespunzătoare. În prezent, reglementările aflate în vigoare în România recomandă pentru depozitele care păstrează documente pe suport de hârtie o temperatură de 15–24 o C și o umiditate de 50–60 %. Acești parametrii se pot măsura cu aparate speciale, numite termo-higrometre.

O temperatură și o umiditate ridicată creează premise pentru apariția mucegaiurilor și ciupercilor de

diferite feluri. O temperatură și o umiditate scăzută duce la uscarea excesivă a hârtiei și, combinat cu eventualele expuneri la razele soarelui, duce la fărâmițarea documentelor. În mod particular, variațiile bruște de temperatură sunt deosebit de dăunătoare (de pildă, un document adus din depozitul de arhivă de la 5 C, în camera de lucru la 22 C prezintă un șoc termic de 17 C, care duce la formarea condensului pe document; acesta din urmă poate deteriora cerneala semnăturilor, a ștampilei și poate și a textului

documentului).

Un aspect adeseori ignorat îl reprezintă aerisirea depozitelor. Trebuie precizat că aerisirea dirijată și ventilarea permit atât asigurarea parametrilor climatici (de pildă, o aerisire în timpul iernii asigură scăderea umidității în depozite), cât și evitarea fixării și dezvoltării ciupercilor și fungilor de rafturi, cutii etc., prin crearea unui curent de aer. Ca regulă, se va aerisi depozitul atunci când temperatura exterioară este cu cel puțin 5 grade mai mică decât cea din interior; la fel, nu se va aerisi atunci când atmosfera exterioară prezintă umiditate ridicată (de pildă, când plouă).

C). MIJLOACE DE DEPOZITARE ARHIVĂ

Din motive de protecție (în caz de incendiu, inundație etc.), de acces și de folosire, u.a. nu vor fi depozitate pe jos în arhivă, ci vor fi așezate pe un mobilier specific (rafturi, rastele, dulapuri etc.), denumit generic mijloace de păstrare arhivă. Se recomandă evitarea mobilierului de lemn, care poate constitui un accelerator în caz de incendiu. De asemenea, rafturile metalice care sun tratate cu materiale chimice, corozive pot afecta documentele.

Rafturile se așează, în măsura posibilului, perpendicular pe sursa de lumină solară, pentru a evita deteriorarea documentelor prin expunerea la lumina solară. Rafturile pot fi fixe sau mobile. Modul de instalare al acestora trebuie să aibă în vedere un spațiu între rafturi de 6080 cm. Rafturile vor fi ancorate între ele și de pereții depozitului, pentru a nu se prăbuși în caz de cutremur.

Dimensiunile polițelor vor fi alese în funcție de materialul depozitat. De obicei, pentru depozitare de documente format A4, se recomandă poliție de 30 cm adâncime. Mai ales în cazul unei arhive mari, polițele

și rafturile se vor numerota, pentru localizarea precisă a documentelor în depozite.

Pagina 43 din 72

Pagina 43 din 72 Figura 20 : Numerotarea rafturilor și polițelor Iluminatul a rtificial va urmări

Figura 20: Numerotarea rafturilor și polițelor

Iluminatul artificial va urmări culoarele dintre rafturi.

Arhiva se va depune pe rafturi, fie direct, ca dosare și registre, fie în mijloace de protecție (containere, cutii). Se va urmări ca poziția pe raft, mai ales în cazul depozitării directe, să nu afecteze documentele (de pildă, dosarele vor fi așezate pe marginea de legătură, nu pe cea de deschidere).

Situații speciale. Când lucrurile o iau razna…

În unele cazuri, condițiile ,,ideale” pot scăpa de sub control și documentele pot fi afectate. În toate aceste cazuri, pe lângă serviciile corespunzătoare (pompieri etc.), pentru raportarea pagubelor și întreprinderea măsurilor de salvare a arhivei va fi notificat serviciul Arhivelor Naționale competent.

Prezentăm însă o serie de acțiuni minimale de urgență care pot fi întreprinse.

Incendiu În cazul izbucnirii unui incendiu, prioritatea o reprezintă salvarea și evacuarea persoanelor. În acest sens, căile de acces din depozite trebuie să fie permanent libere, pentru a facilita evacuarea. Pentru reducerea riscului de accelerare a incendiului, rafturile trebuie să fie confecționate din material ignifug, iar în depozitul de arhivă să nu fie transformat în magazie pentru alte materiale (de pildă, diluanți sau vopsele etc.).

Pagina 44 din 72

După evacuare, în măsura în care, prin planurile proprii de intervenții în caz de incendii, există personal antrenat în folosirea stingătoarelor, se poate interveni, cu precizarea că un depozit de arhivă în flăcări nu se stinge cu un extinctor; aceste dispozitive sunt utile în faza de început, dar, dincolo de o anumită amploare, singura soluție este evacuarea și așteptarea intervenției personalului autorizat. De asemenea, se poate lua în calcul evacuarea documentelor vitale (vezi mai departe) dacă există un astfel de plan.

Inundații În cazul unei inundații, primul pas avut în vedere este oprirea sursei de apă sau, în imposibilitatea de a face acest lucru, limitarea efectelor sale (de pildă, blocarea stropirii directe a documentelor cu jetul de apă). Se vor identifica cu rapiditate zonele afectate, se vor evacua documentele și se vor pune la uscat. Zona de uscare trebuie să fie bine ventilată și documentele nu vor fi expuse direct razelor solare sau unei surse de căldură (föhn, radiator etc.). Dosarele și registrele vor fi deschise și vor fi plasate foi de hârtie albă între documente (interfoliere) pentru absorbția lichidului. După uscare, documentele vor fi urmărite o perioadă, pentru a surprinde eventuala dezvoltare a microorganismelor. Pentru măsuri detaliate, vezi Regulament arhivă 2012.

Factori biologici Documentele de arhivă pot fi afectate de microorganisme, animale (insectele, păsările, rozătoare). De subliniat că instalarea focarelor biologice sunt condiționate de igiena precară, lipsa securizării spațiului de depozitare (de pildă, geamuri sparte care permit pătrunderea animalelor), factorii microclimatici care favorizează depunerea și dezvoltarea microorganismelor şi ciupercilor de mucegai.

Ce facem dacă… În cazul în care documentele sunt deteriorate și devin inutilizabile, se va proceda la reconstituirea lor. Pentru documentele calamitate și fără posibilitate de restaurare, se va proceda la eliminare, înaintându-se un proces-verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii) către structura Arhivelor Naționale cu competență în județul respectiv.

Deși nu este prevăzută ca obligație de legislația actuală, recomandăm elaborarea unui plan pentru documentele vitale. În context, documente vitale sunt acele documente din arhivă care au o importanță deosebită pentru BNP respectiv și care, în cazul în care tot restul arhivei este afectat, permite atât continuitatea activității imediat după momentul dezastrului, cât și reconstituirea coordonatelor fundamentale de funcționare a activității. Enumerăm aici: documentele de înființare a BNP, registrele de evidență etc. Identificarea acestor documente permite așezarea lor în locuri mai protejate de eventuale situații critice și, în cazul incendiilor, inundațiilor etc. permite evacuarea lor prioritară.

Depunerile și dezvoltările de microorganisme sunt favorizate de umiditatea relativă ridicată şi prezenţa unei surse de hrană. Dacă atacul este observat în fază incipientă (acest fapt ar putea fi observat uşor dacă sunt în stare de funcţionare aparatele de măsură ale umidităţii relative şi verificate zilnic), este suficient să se revină la condiţii de păstrare corespunzătoare şi atunci culturile de microorganisme nu mai sunt active. Documentele care sunt degradate se izolează şi, în măsura posibilului, se vor trimite la un laborator specializat pentru restaurare. Ca măsuri de intervenție, pentru a afla dacă o cultură de mucegai este activă se procedează astfel:

—se şterge foarte bine cu o cârpă moale uscată depozitul de mucegai de pe câteva unităţi arhivistice atacate (operaţia se va desfăşura în afara depozitului, de preferat în atmosferă liberă);

Pagina 45 din 72

— după curăţare se introduce unitatea arhivistică în acelaşi mediu din care a fost scoasă, lângă celelalte documente presupuse contaminate; — după 2–3 săptămâni, se procedează la observarea unităţii arhivistice care face obiectul studiului.

— Dacă există o cultură activă, atunci se observă începutul dezvoltării unor noi atacuri

biologice (a nu se confunda cu preluarea urmelor de mucegai de pe unităţile învecinate care nu au fost curăţate).

În cazul în care nu apare o nouă cultură de microorganisme înseamnă că nu au mai

fost condiţii prielnice de dezvoltare, dar au rămas urmele unor atacuri mai vechi. Ca măsuri de intervenție preliminară se recomandă:

— dacă nu există o cultură activă: se procedează la curăţarea întregului material arhivistic, într- o manieră similară cu cea folosită pentru studiu şi se rearhivează. Eventual, în procesul de

curăţare, se poate utiliza o soluţie dezinfectantă aplicată odată cu ştergerea folosind o cârpă foarte bine stoarsă, dar în acest caz trebuie verificat dacă filele sunt uscate foarte bine înainte de rearhivare.

în cazul unei culturi active:

— se îndepărtează mai întâi cauza şi anume se încearcă aducerea valorilor parametrilor de microclimat în limitele valorilor normale.

Se procedează apoi la separare documentelor care au suferit atacuri majore (suportul

grafic a fost afectat) de cele la care atacul este numai la suprafaţa suportului grafic.

Prima categorie se trimite la laboratorul de restaurare.

Documentele din a doua categorie vor fi dezinfectate prin introducerea acestora, în

tranşe mici (5 – 10 u.a. funcţie de numărul de file) într-un sac de polietilenă dimensionat astfel încât aceste u.a. să poată fi aşezate în picioare uşor deschise. În sac se introduc şi

bucăţi de vată sau alt material textil moale îmbibate în formalină. Se sigilează sacul şi se păstrează în această formă timp de 4-5 zile după care se scot şi se aerisesc foarte bine. Toate aceste operaţii se realizează la nişă sau în spaţii deschise şi cu echipament de protecţie adecvat. 21

21 Metoda de intervenție furnizată de Gabriela Dumitrache, Arhivele Naționale București.

Pagina 46 din 72

ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI ÎN DEPOZIT

Așa cum aminteam, odată inventariată, arhiva creată va fi dusă în depozitul de arhivă. Aici se vor desfășura o serie de acțiuni, de evidență și manipulare fizică a documentelor.

Evidența intrărilor și ieșirilor definitive din arhivă

Predările de arhivă la depozit sunt luate în evidență pe măsura sosirii lor. În mod similar, ieșirile de arhivă sunt evidențiate, în funcție de unul din cazurile prevăzute de lege:

selecționare (scoaterea din evidență se face pe baza adresei Arhivelor Naționale de aprobare a procesului verbal de selecționare transmis în prealabil de BNP)

distrugere provocată de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat (scoaterea din evidență se face pe baza adresei Arhivelor Naționale de aprobare a procesului verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii), transmis în prealabil de BNP)

transfer în alt depozit de arhivă (în baza unui proces-verbal de predare-primire).

E bine să știm…

Transferul de arhivă poate implica:

Transferul arhivei exclusiv în vederea depozitării ei, BNP păstrându-și drepturile și responsabilitățile de administrare arhivă;

Transferul arhivei și al dreptului de administrare al acesteia.

Cazurile vor fi abordate diferit, conform legislației notariale și a Regulamentului arhivă 2012.

Pentru a urmări intrările-ieșirile de arhivă se va completa Registrul de evidență curentă (R.E.C.), permițând cunoașterea sintetică a existentului. Acest instrument, solicitat ca atare de legislația arhivistică și de Regulamentul pentru arhiva 2012, se vădește tot mai frecvent neadaptat în totalitate nevoilor și realităților practice ale unui BNP 22 .

Ca urmare, recomandăm completarea într-o formă care să respecte prevederile legale, dar care să adauge unele rubrici care să facă acest instrument unul util (Tabel 9).

Reguli de completare:

1. Corespunde numărului inventarelor. În cazul în care s-a întocmit inventar de completare, se indică aici și numărul inventarului la care acesta se conexează. 2. Se înregistrează data predării inventarelor și u.a. la depozit

22 De pildă, nomenclatorul nu este structurat, așa cum am arătat, pe compartimente, ci pe funcții și activități; în plus, un BNP nu are compartimente interne între care să se realizeze predarea. Ca urmare, este irelevant compartimentul responsabil de predare. La fel, rubricile 5-6-7, care ridică în practică problema despre care am discutat la secțiunea de inventariere. Considerăm că pentru o organizație de mică amploare, cum este un BNP, nu se pune problema rămânerii unor u.a. la „compartiment”, dată fiind proximitatea depozitului de arhivă.

Pagina 47 din 72

Tabel 9: Registrul de evidență curentă.

 

Intrări

 

Ieșiri

 
         

Nr. u.a.

Nr. u.a.

Nr. u.a.

Termenul de păstrare expiră în: 9

Data

Unde s-

Denumire act predare (nr și data) 12

Total

Poziții reținute (noul t.p expiră în:) 14

 

Nr.

crt. 1

Data

intrării 2

Denumire

fond 3

Denumire

compartim. 4

Date

extreme 5

după

primite

rămase la

ieșirii

au

u.a.

Obser-

vații 15

inventar 6

efectiv 7

compartim. 8

u.a. 10

predat 11

ieșite 13

                     

pv.

     

1 1.02.1999

BNP

Ionescu

A

1999

15

15

15

2010

5.05.2010

distrugere

43/5.05.2012

12

2 (2015)

   

BNP

                     

1 u.a.

2 1.04.2001

Ionescu și

Asociații

B

2001

3

3

3

2007

2.02.2007

REMAT

PV

25/2.02.2007

2

1

(permanent)

mutată

pe inv.P

Tabel 10: Ghid topografic și de raft (pentru format electronic).

         

Termen de

Anul în care expiră t.p.

 

Cantitatea

 

Raft

Poliță

 

An

Funcție

păstrare

 

Nr. inv.

(m.l/u.a.)

Observații

 

1 1

2001

A

Permanent

 

5

1/20

 

1 2

2005

B

10 ani

2016

 

16

0.75/15

 

1 4

2001

A

Permanent

 

8 (continuă. nr. 5)

1/25

 

Tabel 11: Registru de depozit.

 
       

Data scoaterii din depozit; Semnătura

Data

 

Nr.

crt.

Nume fond

 

Cota u.a. (indicativ-an- nr.crt inventar)

Scopul scoaterii din depozit (sau beneficiarul)

restituirii;

Semnătura

Observații

1

BNP Ionescu

 

Inv. 2010/A/10 ani

 

n.p. Ionescu

12.02.2012

12.03.2012

 

Pagina 48 din 72

3. Rubrică nou adăugată. Este util în cazul în care o arhivă de BNP conține mai mult de un fond arhivistic.

4. Se înregistrează „activitatea” care a produs respectivele documente (A sau B din nomenclator)

5. Se înregistrează cea mai veche și cea mai recentă dată care apare în câmpul Date extreme, în

inventar.

6. Se consemnează nr de poziții din inventar. În situația dosarelor de caz, se indică nr. de dosare pe baza

registrului (de succesiuni, de divorț etc.); aceste dosare vor fi considerate ca având inventar distinct (registrul lor de evidență), dacă sunt păstrate în ordinea nr. de dosar din registru.

7. Se consemnează nr. de u.a. primite.

8. Se indică nr. u.a. inventariate, dar nepredate la depozit (de pildă, registre multianuale). Pentru a

evita complicațiile, recomandăm ca dosarele de care încă este nevoie să fie predate la depozit și apoi scoase pentru folosire, iar pentr