Pagina 1 din 72

Bogdan-Florin POPOVICI

Arhiva birourilor
notariale
Î dru ător etodologi

Decembrie 2012
 Pagina 2 din 72

Note:
A eastă lu rare u reprezi tă o ligatoriu pu tul de vedere oficial al Arhivelor Națio ale.
A eastă lu rare este u î dru ător. Textul u î lo uiește legislația și i stru țiu ile Arhivelor Națio ale,
i i legislația și regula e tele U iu ii Naționale Notarilor Pu li i, are ră â referi țe de ază.
Unele concepte au fost dezvoltate în scop formativ.
Obiectivul vizat este o for itatea a tivității arhivisti e u legislația arhivisti ă î vigoare.

În prezentul material se pot întâlni ur ătoarele pres urtări:

BNP = biroul notarului public

I stru țiu i = I stru ţiu i privi d a tivitatea de arhivă la reatorii şi deţi ătorii de
documente, apro ate de o du erea Arhivelor Naţio ale pri Ordi ul de zi r.
din 23 mai 1996
Legea 16/1996 = Legea r. di aprilie Legea Arhivelor Naţio ale , pu li ată î M.
Of., Partea I r. di . . , odifi ată şi o pletată pri Legea r.
/ di iu ie M. Of. Partea I, r. di . . , Ordo a ţa de
Urge ţă r. / di ai M. Of. Partea I, r. di . . şi
Legea nr. 474/2006 din 12 decembrie 2006 (M. Of. Partea I, nr. 1016 din
21.12.2006).
Legea / = Legea r. / a otarilor pu li i și a a tivității otariale repu li ată în
M.Of., Partea I nr. 732 din 18 octombrie 2011.
LS = lu rare de sele țio are
m.l. = metru liniar
N.A. = nomenclator arhivistic
R.E.C. = Registrul de evide ță ure tă
Regulament = Regula e t de pu ere î apli are a legii otarilor pu li i și a a tivității
notariale nr. 36/1995, apro at pri Ordi ul Mi istrului Justiției r. /C/ ,
publicat în M. Of. nr. 176/8 august 1995, modificat prin OMJ nr. 1410/C/1996,
publicat în M. Of. nr. 25/15 februarie 1997.
Regula e t arhivă = Regula e tul privi d a tivitatea de păstrare a documentelor
reate și deți ute de BNP… et ., adoptat pri Hotărârea UNNP / . .
t.p. = ter e de păstrare
u.a. = u itate arhivisti ă

© Toate drepturile rezervate autorului. Material întocmit pentru Camera Notarilor Publici Brașov
 Pagina 3 din 72

CUPRINS

DESPRE CE VORBIM………/5
Arhiva, adică………/5
De la informație la arhivă………/5

DOCUMENTELE DIN BIROU

DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTICĂ………/10
Cu ce documente operează Biroul Notarului Public? ………/10
De unde vin documentele? ………/11
Înregistrarea documentelor din Biroul Notarului Public………/12
Clasarea documentelor………/15
Gruparea documentelor; constituirea unităților arhivistice. /20
Luarea în evidență a unităților arhivistice. Inventarierea curentă………/29

DOCUMENTELE DIN ARHIVĂ

DEPOZITUL DE ARHIVĂ………/40
Cerințe pentru depozit………/40
Situații speciale. Când lucrurile o iau razna………/43
ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI ÎN DEPOZIT………/46
Evidența intrărilor și ieșirilor definitive din arhivă………/46
Evidența așezării arhivei în depozit………/48
Evidența împrumuturilor (ieșirilor temporare) din depozit………/49
RETRO-PRELUCRARE………/51
SELECȚIONAREA………/54

INFORMAȚII SUPLIMENTARE………/72
 Pagina 4 din 72

Pagi ă lăsată i te țio at al ă

 Pagina 5 din 72

DESPRE CE VORBIM…

Arhiva, adică…
Cuvâ tul ,,arhivă” trezește î ei are îl foloses sau îl aud relativ a eleași i agi i: u ți de dosare, adesea
î su soluri u ede, u de za î gră ădite alături de alte lu ruri etre ui ioase; pe de altă parte, atu i
â d e istă o evoie de re o stituire a u ui fapt tre ut, a ești u ți de dosare as u d î ei spera ța ă va
găsit documentul mult dorit. Arhiva poate fi o binefacere; arhiva poate fi u oș ar. Arhivele aju g de la a
nu costa nimic, prin depozitarea lor într-u olț, să reas ă par ă si gure, pe esi țite, și să aju gă să
sufo e spațiile. După o utadă arhivisti ă, ori e spațiu gol ti de a fi u plut…

Arhiva î sea ă logi ă și orga izare și, ai ales, o viziu e pe ter e lu g. Așa u spu ea u arhivist
american, stăpâ iți dosarele pâ ă u aju g să vă stăpâ eas ă ele.

Î realitate, lu rurile su t eva ai si ple. Î arhivă u ar tre ui să pu e ori e, i doar a u ite

documente; ele nu ar trebui puse oricum, ci într-o a ieră regăsi ilă; ele u tre uie uitate î depozit, i
ur ărite, pentru a fi „pensionate” de î dată e valoarea lor — deter i ată de s opul pe tru are au fost
create și î prejurările î are au apărut — a î etat. Logi ă și dis ipli ă, și, ai presus de toate, si țul
pra ti , ar tre ui să fie ajutoare sufi ie te pe tru a ți e o arhivă su o trol. Altfel, ris ă să e o troleze
ea.

De la informație la arhivă
Ni e i u î to ește hârtii de dragul hârtiilor. Cel puți , u oa e ii are au e fa e. Ne esitatea
o se ării î s ris a i for ațiilor o u i ate pâ ă la u o e t dat pe ale ver ală a apărut odată u
evoia de a asigura e oria faptelor, î ti p și la dista ță. Altfel spus, atu i â d dl Popes u a
i te țio at să îi vâ dă domnului Io es u o ăruță, pe tru a atesta i for ația despre re u țarea la u de
ătre pri ul și o ți erea u ui u de ătre el de-al doilea și pe tru a a este i for ații să apete o for ă
fixă, e odifi a ilă de e oria elor două părți, ei doi s-au apu at să o se eze totul î tr-un
document. Din perspectiva celor de mai sus, putem defini un document a o i for ație are a fost
o se ată, s risă1. Si pla pro isiu e ver ală, să zi e , de a vi de o ași ă, u este u do u e t;
o se area î s ris a a estei pro isiu i dă aștere u ui document.

1
Di pu t de vedere arhivisti , ter e ul de ,,s ris” u i pli ă auto at suportul hârtie; s rierea/ o se are poate fi fă ută
folosi d și dispozitive și edii diverse: o fotografie „s rie” î registrează o i for ație vizuală, u telefo o il „s rie”
î registrează adrese, u al ulator „s rie” î registrează u e-mail.
 Pagina 6 din 72

La ivelul orga izațiilor oder e, ivelul are de i for ație vehi ulată fa e ese țială rearea și păstrarea
do u e telor, atât pe tru evoia i ter ă de i for are-do u e tare asupra u or a tivități tre ute, ât și
pentru a furniza dovada, în cazul unor litigii, asupra modului în care s-a desfășurat o a u ită a tivitate. Așa
u i divizii, a persoa e fizi e, u reează do u e te de ât da ă au o evoie, î od si ilar o orga izație
u reează/păstrează do u e te de ât da ă are evoie de ele. Plia tul pro oțio al pe tru oul agazi
de pantofi deschis î Brașov este u do u e t este o i for ație o se ată , dar u u ul are să ai ă
i pa t asupra a tivității u ui irou otarial; de i, a est plia t u este „arhiva il”. Pe de altă parte, o
soli itare de preze tare î i sta ță a u ui a t î heiat la u anumit birou notarial este evident un document
are ge erează o a tivitate ad i istrativă di partea respe tivului irou otarial, are va arhiva
do u e tul i ițial soli itarea și elelalte do u e te are rezultă di rezolvarea soli itării, pe tru a
dovedi, î azul u ui litigiu, odul î are a î depli it respe tiva a tivitate. Ca ur are, di ulți ea
ge eri ă de do u e te, di pu t de vedere arhivisti su t i porta te doar a ele do u e te reate și
pri ite de ătre o orga izație î pro esul desfășurării a tivității sale și păstrate u s op de dovadă a
a tivității desfășurate sau de i for are2. Altfel spus, pe tru ori e a țiu e sau eve i e t desfășurat î
virtutea atri uțiilor legale, tre uie să e iste o do u e tație ade vată are să o se eze odul și
operațiu ile desfășurate, iar toate a este i for ații su t o se ate î do u e te, are vor fi păstrate î
arhivă. Totalitatea a estor do u e te „arhiva ile” for ează, î li aj teh i , fo dul arhivisti al
orga izației al u ui irou otarial de pildă .

= ARHIVA
notarului public

Birou notar public Fond arhivistic

individual

Fond arhivistic
Birou notar public notar public
individual individual
= ARHIVA
notari publici
asociati

Fond arhivistic
Birou notari publici notari publici
asociati asociati

Figura 1: Fo d arhivisti și arhivă.

2
I li aj iro rati , a este do u e te arhiva ile se ai u es și acte pe tru a le difere ția de o eptul ge eri de document. În
o ti uare, da ă u se pre izează altfel, pri document vo î țelege a este do u e te „arhiva ile”.
 Pagina 7 din 72

Defi iție: Totalitatea do u e telor reate și pri ite de ătre o orga izație î pro esul a tivității sale și
fond arhivistic păstrate u s op de dovadă a a tivității desfășurate sau de i for are

Î li aj o iș uit, a est fo d arhivisti for ează „arhiva” iroului otarial. Dar, î azul î are, de pildă, a
existat un birou notarial individual, iar ulterior notarul public s-a asociat cu un alt notar, în arhiva biroului
otarial aso iat vor fi două fo duri arhivisti e: el al otarului i dividual și el al otarilor aso iați3 (Figura 1).

Defi iție: Totalitatea do u e telor arhivate are se află î ad i istrarea responsabilitatea unui birou
arhivă otarial și, î ulte azuri, a operă oțiu ea de fond arhivistic.

Să reve i puți la ele e tul de ază al arhivei — do u e tul „arhiva il”. Odată a eptată defi iția de
mai sus, rezultă ai ulte o se i țe u efecte practice:

. do u e tele are i tră î arhiva orga izației tre uie să ai ă legătură u a tivitatea proprie și să
fie e esare orga izației fie pe tru dovedirea odului de desfășurare a a tivității, fie pe tru
i for are. Altfel spus, deși ori e i for ație poate fi un document, nu toate documentele sunt
arhiva ile. Pe ale de o se i ță, a aliza a tivităților pe are le desfășoară u Biroul notarului
public BNP poate sta ili u destulă pre izie e do u e te su t reate și pri ite î legătură u
a ele a tivități și astfel se pot identifica documentele arhivabile.

2. Atât s opul de i for are, ât și el de dovadă a a tivității u pot fi î depli ite î tr-o arhivă
răvășită. Pe tru a regăsi o i for ație este evoie de ordi e și de i stru e te de evide ță, e ite
să î i ateste e iste ța și lo ul de păstrare al u ei a u ite i for ații. De pildă, da ă i eva dorește
dovada dez aterii u ei su esiu i, registrele î i dovedes da ă a ea dez atere a avut lo și u de se
află.

3. Da ă do u e tele su t păstrate a dovadă sau u s op de i for are, odată e perioada pe tru

are i for ația o ți ută avea releva ță a tre ut, do u e tele pot fi eli i ate di arhivă desigur,
î o dițiile prevăzute de lege!

Așadar, î iuda u or păreri, „pro le a arhivei” u se referă doar la do u e tele aflate într-o a eră, pe
ușa ăreia s rie… „Arhivă”. Do u e tele au o viață proprie, are î epe u așterea lor adi ă pri a luare
î evide ță , o ti uă u e iste ța lor a tivă perioada î are ele serves efe tiv a tivității otidie e , u
„pe sio area” lor tre erea î pasiv sau arhivarea lor și, î fi al, dispariția lor, fie pri distrugere, fie pri
predare la u depozit de arhivă istori ă (Figura 2). Ca ur are, fie are fază di a est i lu de viață este
depe de tă de fazele a terioare și, pri ur are, atu i â d dis ută despre arhiva otarială, totul î epe
de la așterea do u e tului (Figura 3).

3
Vezi, în acest sens, Regulament, art. / . La fel, dat fii d ă după Regulament art. / , rezultă ă fo dul arhivisti u este al
notarului, ci al BNP.
 Pagina 8 din 72

Un document...

Este creat... ...folosit...

...arhivat...

Yes/No

...eliminat.

...evaluat...

...transferat la o arhivă
istori ă.

Figura 2: Ci lul de viață al documentului.

Luarea î evide ță a
Identificarea documentelor
documentelor Clasarea documentelor
unui BNP
(înregistrarea)

Co stituirea u ităților
arhivistice (dosare, mape,
registre)

Luarea î evide ță a u ităților

Sele țio area Arhivarea
arhivistice (inventarierea)

Da/Nu

Eliminare Predare ătre arhiva istori ă

Figura 3: Fluxul de a tivități arhivisti e, orespu zător i lului de viață al do u e telor.

 Pagina 9 din 72

Documentele din birou

 Pagina 10 din 72

DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTICĂ

Cu ce documente operează un BNP?

Biroul otarial fu țio ează î baza Legii / , u odifi ările și o pletările ulterioare. Î aza legii,
a datul ge eral al a tivității otariale este de „a asigura persoa elor fizi e și juridi e o statarea
raporturilor juridice civile sau o er iale elitigioase, pre u și e er ițiul drepturilor și o rotirea
i tereselor, î o for itate u legea” Art. , Legea 36/1995).

Î apli area a datului dat de lege, otarul pu li î depli ește o fu ție spe ifi ă, e o stă di
ur ătoarele activități:
 reda tarea î s risurilor u o ți ut juridi , la soli itarea părților;
 autentificarea înscrisurilor redactate de notarul public, de parte personală sau de
avocat;
 procedura succesorală notarială;
 certificarea unor fapte, î azurile prevăzute de lege;
 legalizarea se ăturilor de pe î s risuri, a spe i e elor de se ătură, pre u și a
sigiliilor;
 darea de dată certă a î s risurilor preze tate de părți;
 primirea în depozit a înscrisurilor și do u e telor preze tate de părți;
 actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin și al cecurilor;
 legalizarea copiilor de pe înscrisuri;
 efe tuarea și legalizarea traducerilor;
 eliberarea de duplicate de pe actele notariale pe care le-a întocmit
 ori e alte operațiu i prevăzute de lege.

Pe lâ gă a eastă fu ție de ază, profesio ală, otarul pu li , a persoa ă fizi ă autorizată, tre uie să
î depli eas ă și o fu ție ad i istrativă e ți e de conducerea a tivității sale și o fu ție de sprijin a
a tivității profesio ale de pildă, realizarea a tivităților financiar contabile, de personal etc.)4. A tivitățile
e țio ate su t luate î evide ță, iar dovada desfășurării și rezultatul lor su t o se ate î tr-o serie de
do u e te, are for ează, î a sa lul lor, arhiva otarului pu li 5.

4
Pentru claritate, în sensul folosit în practica profesio ală, „fu ţia reprezi tă ori e s op, respo sa ilitate sau sar i ă
u ivel ridi at de ge eralitate, atri uită age dei de respo sa ilităţi a u ei orga izaţii, î virtutea u ei legislaţii, politici
sau a a datului său. Fu ţiile su t apoi des o puse într-u set de a tivităţi aso iate” International Standard for
Description of Functions, versiunea 2006). Tot a olo, se defi es a tivitățile a fii d „sar i i desfăşurate de o
orga izaţie pe tru a-şi î depli i fie are di fu ţiile sale”. Re ar ă , î a est se s, ă o e latorul arhivisti al BNP
î tre ui țează greșit ter e ul de „activitate” (A. A tivitate otarială; B. B. A tivitate ad i istrativă, de perso al şi fi a iar-
o ta ilă pe tru eea e, de fapt, reprezi tă fu ții.
5
Vom considera în continuare, simplificând voit, arhiva notarului public ca fiind arhiva BNP.
 Pagina 11 din 72

Arhiva u ui BNP este așadar for ată di totalitatea do u e telor rezultate di a tivitățile aso iate a estor
fu ții. Nu de puți e ori, se susți e ă arhiva otarială o stă doar di do u e tele rezultate di
desfășurarea fu ției de ază, î ti p e restul do u e tele fi a iar- o ta ile, de pildă su t eglijate.
Nimic mai fals: fondul arhivistic cuprinde totalitatea documentelor rezultate din activitatea proprie,
i difere t da ă se referă la fu ția de ază sau fu ția suport.

E i e să ști … În cazul în care una sau mai multe di a tivitățile suport su t e ter alizate de pildă,
problemele financiar- o ta ile, să ătatea și se uritatea î u ă, prelu rarea arhivei etc.),
do u e tele rezultate di prelu rarea i for ațiilor referitoare la BNP aparți și ele fo dului
arhivistic al BNP. Î ese ță, faptul ă o persoa ă este plătită a a gajată proprie sau a
perso al e ter este ai puți i porta t; se ifi ativ este faptul ă do u e tele rezultate se
referă la a tivitatea proprie și, a ur are, aparți arhivei BNP. Pe ale de o se i ță,
do u e tele privitoare la a tivitățile e ter alizate vor tre ui predate arhivei BNP după
întocmire.

Î ai te de a dis uta despre luarea î evide ță a a estor do u e te, se i pu âteva o servații asupra
formei unui document întocmit. Aceste observații au u ara ter ge eral, pri ipial și u prevalează față de
o ligațiile spe ifi e de fo d și for ă pe tru î to irea do u e telor spe ifi e otariale, o ta ile et .

U do u e t î to it de u a u it BNP tre uie să se i dividualizeze față de alte documente similare ale

altei u ități. Ele e te e ți de hârtia folosită, a tet, așezarea te tului î pagi ă su t astfel de ele e te de
i dividualizare. Co siderâ d foaia de hârtie, partea de sus a tetul și de jos su solul su t zo e „teh i e”,
în care se pot î s rie i for ații despre o te tul și stru tura do u e tului. De o i ei, î a tet se tre
i for ații despre e ite t, adresa a estuia și oordo atele de o ta t telefo , fa et . eve tual sigla
proprie. Tot î zo a superioară a pagi ii lateral sau i ediat su a tet su t i serate i for ații despre:

 u ărul de î registrare ieșire al do u e tului

 data î registrării de ieșire
 lo alitatea ai ales da ă este alta de ât sediul e țio at î a tet ,
 u ărul de exemplar
 canalul de comunicare al docume tului altul de ât el pri poștă sau urier: e-mail, fax etc.).

Ur ează, de o i ei, fie desti atarul, u u e și alte ele e te de ide tifi are de pildă, fu ția sau adresa
și u titlu s urt „Referitor la:”, „Ref.” are pre izează o ie tul do u e tului. Ur ează o ți utul propriu-
zis are, î u a pra ti ă iro rati ă, pre izează o te tul î to irii do u e tului „ur are soli itării dvs.”,
„avâ d î vedere pro le a apărută..” , apoi des rie faptele „vă i for ă ă...” și, î fi al, tra s ite
intențiile/de iziile e ite tului „soli ită să..” . Da ă e istă a e e, se va fa e e ți e despre a estea la
sfârșitul te tului. Este de asemenea re o a da il a fie la fi alul te tului, fie î su solul pagi ii, să fie
i di ată data reda tării do u e tului, dat fii d ă u î totdeau a data de î to ire oi ide u data de
emitere (de înregistrare-ieșire , pre u și u ărul de e e plare ale documentului. Ur ează se ătura
persoanei î dreptățite, du lată de șta pilă/sigiliu. U ii autori re o a dă a, pe tru a evita/îngreuna
tentativele de falsificare, se ătura apli ată pe a te să u fie î s risă î for ă s urtă, iar șta pila să u fie
apli ată peste se ătura, i lateral/su a easta.

De unde vin documentele?

Documentele care vor aju ge î arhiva BNP au o sursă i ter ă adi ă su t reate de BNP și u a e ter ă
su t pri ite de la terți (Figura 4).
 Pagina 12 din 72

Î pri ul az, se vor reți e î vederea păstrării î arhivă u e e plar (sau copia-martor) al (a) documentului
emis6 ori, în cazul documentelor întocmite pentru uz intern, originalul. În cel de-al doilea az, se va păstra
originalul sau, în cazul documentelor transmise pe e- ail ori fa , e e plarul pri it, i pri at și î registrat
în cadrul BNP.

Documente u sursă externă și desti ație i ter ă

poștă

e-mail

fax

curier
Document original
sau asimilat originalului

Documente u sursă i ternă și desti ație exter ă

poștă

e-mail

Document original fax

sau asimilat originalului

curier
Exemplarul 2 sau Arhiva BNP
copia martor

Documente u sursă i ternă și desti ație i ter ă

Exemplar unic sau

original multiplu

Figura 4: De u de se ,,ali e tează” u do u e te arhiva otarială

Înregistrarea documentelor din BNP

În conformitate cu art. 7 din Legea / , „ reatorii și deți ătorii de do u e te su t o ligați să
î registreze și să ți ă evide ța tuturor do u e telor i trate, a elor î to ite pe tru uz i ter , pre u și a
elor ieșite, potrivit legii”. Prevederea are u ara ter tra sversal (indiferent de domeniul de activitate),
î să odul o ret de apli are depi de foarte ult de tipologia și flu ul do u e telor dintr-o orga izație.

Defi iție Individualizarea u ui do u e t, pri atri uirea u ui u ăr de identificare unic. Identificarea

înregistrarea u i ă presupu e ă u pot e ista două do u e te u a elași u ăr pe tru o perioadă de
ti p sta ilită de pildă, î de ursul u ui a , pe tru a elași flu de do u e te de pildă,
două a te i trate sau două a te ieșite u a elași u ăr .

6
E istă o varietate de i terpretări și pro eduri de lu ru. Ca pri ipiu, î evoluție istori ă, s-a aju s a atât e ite tul, ât și
e efi iarul/desti atarul să păstreze âte u e e plar di do u e t, a pro ă a i tegrității și aute ti ității do u e tului. În acest
se s, e istă varia ta a e ite tul să păstreze u „e e plar”, eea e presupu e e iste ța u ui origi al ultiplu = document
se at și parafat, are se difere țiază u ul față de elălalt doar pri i di area u ărului de e e plar . O altă varia tă ar fi aceea în
are do u e tul ră as la arhiva e ite tului este o „ opie” după do u e tul origi al, are este doar se at pentru autenticitate
de ătre persoa a autorizată. De o i ei, opțiu ea aleasă ți e de regle e tările i ter e spe ifi e fie ărei orga izații.
 Pagina 13 din 72

Înregistrarea are rolul de a atesta

 e iste ța ofi ială documentului în cadrul BNP
 asu area de ătre BNP a respo sa ilității de ad inistrare ulterioară a respectivului document, ca
parte a arhivei proprii.

Registratura lasi ă pe tru orespo de ță poate fi realizată î siste „partidă” sau separat i trare/ieșire
(vezi Tabel 2, respectiv Tabel 3-Tabel 4). Î pri ul siste , registrul de i trare î registrează pe pagi a di
stânga i trările, iar pe pagina din dreapta, orespu zător i trărilor, sunt înregistrate ieșirile; u ărul de
intrare este unic atât pentru i trare, ât și pe tru ieșire, doar data fii d diferită. Siste ul prezi tă ava tajul
de a re ar a i ediat da ă o lu rare este rezolvată sau u. Siste ul fu țio ează î ăsura î are atât la
i trare, ât și la ieșire su t do u e te are se referă la o si gură pro le ă sau are e esită u si gur
răspu s.

Siste ul i depe de t presupu e registre și u ere separate pe tru i trare și pe tru ieșire. Siste ul este
eva ai greoi de ât el „partidă”, ai ales î azul î are registrele u fa referi ță î ru ișată el de
i trări să e țio eze u ărul do u e tului de răspu s, iar el de ieșire — u ărul do u e tului la are
se răspu de . Î a est siste , la u si gur do u e t se pot e ite ori âte răspu suri a estea pri es
u ere de ieșire i depe de te . De precizat ă a est siste u este agreat de legislația î vigoare.

Față de prevederile legale, î registrarea prezi tă î să o serie de parti ularități. Fiecare domeniu de
activitate (secretariat, contabilitate, resurse umane etc.) are un set de instrumente de evide ță
caracteristice, în care documentele specifice sectorului propriu sunt înregistrate. Ca urmare, prevederea
legală u tre uie i terpretată î se sul î registrării tuturor a telor î tr-un unic registru de înregistrare, ci ca
fie are a t să fie i dividualizat într-un registru de înregistrare oficial, atât timp cât numerele nu se
suprapun.

În acest sens, în adrul u ui BNP, o for atri uțiilor legale și a tivităților desfășurate, do u e tele se
î registrează î registrele de înregistrare e țio ate în Tabel 1.

Tabel 1: Tipuri de do u e te și u de su t î registrate

Tipologia Se î registrează î :
Acte autentice
Legalizări se ătură, sigilii et .
Legalizări opii
Certifi ări Registrul general notarial
Dată ertă
Legalizări tradu eri
Re tifi ări, proie te et .
Succesiuni Registrul de succesiuni
Depozite Registrul de depozite
Proteste Registrul de proteste
Co sultații Registrul de o sultații otariale
Traduceri Registrul de traduceri
Corespo de ță Registrul de orespo de ță
Note contabile, facturi etc. Registrul de î asări și plăți
Divorțuri Registru de divorțuri
 Pagina 14 din 72

Tabel 2: Registru de intrare-ieșire î siste ,,partidă”.

INTRĂRI IEȘIRE
Canal Cui i s-a Canal Nr.
Nr. și data
Nr. Data de Nr. Nr. Rezumatul repartizat Data Modul de Nr. Nr. de docum. la
documentului Emitent Destinatar O servații
intrare i trării comuni- file anexe documentului spre ieșirii rezolvare file anexe comuni- care se
la emitent
care rezolvare care conexează

Se
Se
Solicitare copie eli erează
25.05 Jude ătoria 30.05 Jude ătoria trimite Clasat la
25 Fax 234/2001 2 1 act autentic X. copie act 2 – –
2001 Brașov 2001 Brașov prin I.A.3
15/2000 autentic
curier.
scolicitat

Tabel 3: Registru de intrare

Nr. și data Cui i s-a Se Nr. docum. la

Nr. Data Canal de Nr. Nr. Rezumatul
documentului Emitent repartizat spre răspu de care se O servații
intrare i trării comunicare file anexe documentului
la emitent rezolvare sub nr. o exează

Solicitare copie 35/30.05

25.05 Jude ătoria Clasat la
25 Fax 234/2001 2 1 act autentic X. 2001
2001 Brașov I.A.3
15/2000

Tabel 4: Registru de ieșire

Se Nr. docum. la
Nr. Data Canal de Nr. Nr.
Modul de rezolvare Destinatar răspu de care se O servații
ieșire ieșirii comunicare file anexe
la nr. o exează

30.05 Se trimite prin Se eli erează copie act Jude ătoria Clasat la
35 2 – –
2001 curier. autentic scolicitat Brașov I.A.3
 Pagina 15 din 72

E i e să ști … E istă te di ța, în general în sistemul juridic, ca pentru dosarele de caz (sau de auză) să u
mai fie înregistrate actele, ci doar dosarul, într-u registru spe ial. A eastă pra ti ă u este
o for ă u prevederile legale actuale, deoare e su u ărul u i de dosar se pot adu a
7
ze i, poate sute de do u e te, a ăror e iste ță u este evide țiată i ăieri . O soluție ar fi
u erotarea do u e telor î adrul dosarului și e țio area lor fie pe operta dosarului,
fie pe un tabel (Figura 5). Astfel, presupu â d ă ave u dosar , do u e tele vor avea
nr. 43/1, 43/2, / și vor fi e țio ate a atare pe o opertă a dosarului. Î ăsura î are
a eastă „î registrare” a documentelor din dosar se face în momentul primirii documentelor,
se poate asigura o for ă i i ală de evide ță cu efort redus.

Figura 5:Evide ța do u e telor di tr-u dosar „de az” su esoral, de divorț et .

Clasarea documentelor
La odul teoreti , este posi il a toate a este do u e te luate î evide ță î adrul u ui BNP să fie
păstrate laolaltă, de pildă, după data î registrării sau u ărul î registrării. Ar rezulta astfel âteva grupări
de do u e te, a ăror deli itare este fă ută de evide ța de î registrare di ta elul nr. 1.

Î pra ti ă î să, cantitatea mare de documente, nevoile curente regăsire, ad i istrare do u e te et .

cer o divizare a problemelor mari în probleme mai mici, din categorii mari în categorii mai mici, e ite să
asigure pe de o parte rearea u ei a tități de documente ai ușor de gestio at și pe de altă parte, o ai
are pre izie a regăsirii i for ației e esare. Î a est se s, se ela orează o s he ă de clasare a actelor.

Defi iție: operațiu ea prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte de gestiune etc.) se
clasare ara jează î tr-u siste rațio al și se repartizează î ategorii lase , într-o ordine dinainte
sta ilită.

Criteriile de clasare a documentelor în categorii sunt, în general:

7
Să e i agi ă ă la u o urs pe post i eva depu e î dosarul de o urs u a t ese țial, fără are u s-ar putea prezenta la
examen; lipsa cuprinderii într-un instrume t de evide ță a acelui document din dosar i pli ă i posi ilitatea respo sa ilizării
vreunei persoane în cazul în care documentul dispare. Altfel spus, u se poate de o stra ă a e istat vreodată un document la
dosar!
 Pagina 16 din 72

— referirea o u ă la a elași su ie t, persoa ă, auză de pildă, u dosar perso al

— prove ie ța di a eeași activitate (de pildă, statele de plată al a gajaților BNP u se lasează
î preu ă u legalizările de a te otariale
— anticiparea unei evoi viitoare de regăsire de pildă, do u e tele di tr-un dosar succesoral nu
se separă după tipologii, ori e nevoie ulterioară de informare asupra succesiunii presupunând
evoia de regăsire a tuturor documentelor asociate respectivei succesiuni)
— „destinul” o u al documentelor au a elași ter e de păstrare, de i, la e pirarea a estuia,
vor fi eliminate toate, ca ansamblu).

Clasarea se realizează, cum spuneam, pe baza unei scheme de clasare, care este cuprinsă într-un
i stru e t prevăzut de legislație și denumit nomenclator arhivistic (N.A.).

Defi iție: u ta el siste ati al ategoriilor de do u e te reate și păstrate de u BNP, avâ d asociate
nomenclator ter e e de păstrare pe tru fie are di a este ategorii. O categorie este identifi ată pri tr-
arhivistic un indicativ, care este format din ifrele și literele orespu zătoare părților stru turale ale
orga izației di u ărul de ordine al categoriei.

Așadar, o trar u ei păreri larg răspâ dite, N.A. u este folosit doar pe tru sele țio are, i asigură și
s he a de lasare a a telor. El are așadar o fu ție du lă și este util atât la î eputul i lului de viață al
do u e telor, ât și la sfârșitul a estuia, î azul sele țio ării.

E i e să ști … Categoriile de documente nu sunt sinonime cu dosarele, așa u adesea se o fu dă.

Difere ța rezidă î faptul ă s he a de lasare și ategoriile de do u e te su t ai degra ă
elemente conceptuale, în timp ce dosarele sunt cât se poate de palpabile. O categorie poate
fi el puți teoreti a eeași și î și î , î ti p e dosarul are o di e siu e
li itată ro ologi de pildă, upri de do u e tele reate î tr-u a și fizi u tre uie să
depășeas ă file . Altfel spus, o ategorie de do u e te upri de toate dosarele are
o ți documente ce îndeplinesc criteriul comun definit de categorie.

N.A. se î to ește, o for legii, de fie are persoa ă juridi ă, pe o parti e te și ter e e de păstrare;
el se apro ă de o du erea u ității și se o fir ă de Arhivele Națio ale.

E i e să ști … Având în vedere cele de mai sus, rezultă ă N.A. al U iu ii Națio ale a Notarilor Pu li i u
este corect întocmit în conformitate cu prevederile legale, deoarece:
— cuprinde mai multe persoane juridice
— în cazul BNP, nu este organizat pe compartimente (care nu există! , ci pe
„a tivități” de fapt, fu ții .

Deși a eastă di ur ă pra ti ă a divizării pe fu ții este ore tă di pu t de vedere

profesio al, u este ore tă di pu t de vedere legal, în acest moment, în România. Situația
este î să tolerată tacit, fii d si ilară tuturor stru turilor aso iate se torului juridi
jude ătorii, par hete, e e utori jude ătorești, otari . I e iste ța o parti e telor are î să
o serie de o se i țe î ursul prelu rării arhivisti e.

Mai departe, din analiza a tivităților și a produ ției de do u e te î adrul u ui BNP, rezultă
ă u toate do u e tele reate de u BNP su t upri se î a tualul N.A. al Uniunii. Situația
este u a o u ă la ulte orga izații, pe de o parte datorită lipsei de etoda î ulegerea
datelor și apoi datorită di a i ii e tre de ari a legislației, atri uțiilor și a tivităților. Ca
ur are, atu i â d î a tivitatea pra ti ă se o stată ă, pe o li ie de a tivitate, e istă
 Pagina 17 din 72

documente care nu pot fi integrate în categoriile din N.A. existent, se va proceda la

deli itarea u ei oi ategorii î are să fie lasate a ele do u e te. Pe tru asigurarea
u ifor ității de lu ru pe tru toți a gajații, se va fa e e țiu e pe N.A. despre oua poziție.
Da ă a tivitatea respe tivă persistă și a ea ategorie de do u ente cuprinde documente
pe tru ai ulți a i su esivi, se va pro eda la otifi are ierarhi ă, î vederea odifi ării
N.A..

Referitor la ordi ea de preze tare a ategoriilor î N.A., fires ar fi fost a a estea să fie
preze tate grupate pe a tivități. Cu toate acestea, categoriile sunt prezentate în ordinea
des res ătoare a ter e elor de păstrare, eea e afe tează operativitatea ide tifi ării și
lasării u ui do u e t rezultat dintr-o a u ită a tivitate.

Pentru a evita probleme ridicate de situațiile preze tate ai sus, preze tă î Tabel 5
nomenclatorul arhivistic din 2012 al BNP, reorga izat pe a tivități și o pletat u u ele poziții reate, dar
neincluse oficial (cele care nu au indicativ). Acest tabel este un exemplu de restru turare și pe viitor, la
fie are odifi are de o e lator, re o a dă î to irea u ei astfel de liste ajutătoare, pentru o mai
are efi ie ță î ide tifi area ategoriilor.

Tabel 5: Gruparea pe a tivități a ategoriilor de do umente create într-un BNP

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activități NA

Conducerea biroului notarial

Dosar u do u e te privi d î fii ţarea şi fu ţio area Birourilor Notarilor Pu li i; avize şi I.B.1
autorizaţii de fu ţio are, a te de o trol profesionale

Secretariat
Corespo de ţă u Ca era Notarilor Pu li i, U iu ea Naţio ală a Notarilor Pu li i di Ro â ia, I.B.15
Mi isterul Justiţiei, adrese tri ise ătre INFONOT S ste s, alte autorităţi profesio ale
Corespo de ţă privi d a tivitatea ad i istrativă, de perso al şi fi a iar- o ta ilă, i lusiv I.B.18
adeveri ţe de ve hi e, salarizare
Registrul de orespo de ţă I.B.9
8
Situaţii statisti e – anuale I.B.16
Situaţii statisti e – lunare I.B.21

Autentificare
Registrul general notarial I.A.9
Opisul registrului general notarial I.A.10
A te aute ti e de dispoziţie I.A.1
tra s isiu i, o stituiri, alipiri, dezlipiri, aparta e tări, odifi ări, a ulări, sti geri sau
re u ţări , partaj, ipote ă, gara ţii privi d u urile i o ile şi o ile, fidu ia, inclusiv procurile
date pentru realizarea acestor acte
Acte autentice cu caracter patrimonial I.A.20
o tra te de o odat, de lo aţiu e/ î hiriere/ are dă, a te o tra te, o tra te de î pru ut
etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor a te de atura elor arătate
Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice I.A.2

8
Datorită a tității i i de do u e te, I.B. și se păstrează î a elași dosar; t.p. a i CS.
 Pagina 18 din 72

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activități NA
re u oaşterea filiaţiei, adopţie, etăţe ie , a te aute ti e î heiate î ateria persoa elor a te
de dese are a tutorelui de ătre pări te, a te de revo are a actelor de desemnare a tutorelui,
contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de
revo are a a datului pe tru i apa itate, de laraţii- o si ţă â t edi ale , a tele e esare
do â dirii alităţii de persoa ă fizi ă autorizată î do e iile adastrului, geodeziei şi artografiei,
avo aţi, otari, edi i, arhite ţi et . , aso iaţii u s op epatri o ial, fu daţii şi a te pe tru
înregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date în executarea lor
A te aute ti e privi d so ietăţii o er iale, agri ole I.A.19
o stituiri/ odifi ări şi hotărâri afere te: a tele de o stituire şi odifi are ale so ietăţilor
o er iale, agri ole şi hotărârile/a tele forurilor de repreze tare i difere t de o ie tul lor,
pre u şi pro urile de repreze tare la î heierea a estor a te
A te aute ti e u ara ter epatri o ial, altele de ât ele prevăzute la indicativele 1-4,19-28: I.A.21
a tele pri are se o stată/de lară ulitatea, de laraţii date i pro edura divorţului, contracte de
a dat, de laraţii de revo are, pro uri

Legalizări
Legalizări de opii de pe î s risuri I.A.23
Legalizări de se ături ale părţilor şi tradu ătorilor; ertifi ări referitoare la fapte, persoa e şi I.A.22
sigilii, dări de dată ertă; dări î ustodie si pu eri de pe eţi; î heieri preala ile privi d pro edura
su esorală; î heieri de re tifi are şl de respi gere; eli erări de dupli ate; proie te

Succesiuni, testament
Registrul de succesiuni I.A.11
Opisul succesiunilor I.A.12
Dosar succesoral I.A.17
Registrul de termene succesorale I.A.26
Certifi ate de oşte itor, de legatar, de e e utor testa e tar, de va a ţa su esorală et ., I.A.6
încheieri finale, inventare succesorale, procese-ver ale privi d o statarea stării ateriale a
testamentelor olografe, procese-ver ale de validare a testa e tului olograf, de laraţii aute ti e
de re u oaştere/ ere u oaştere a testa e tului olograf
î heieri privi d alte soluţii su esorale: suspe dări o for art lit. a , , di Legea I.A.7
nr._ / ; o e ări, î hideri fără o ie t, de li ări de o pete ţă
Testa e te, odi ile, de laraţii de revo are a testa e tului sau a odi ilului, de laraţii de I.A.3
retra tare a revo ării testa e tului, de laraţii de a eptare sau re u ţare la su esiu e, legale
sau testa e tare, de laraţii de a eptare sau re u ţare la alitatea de e e utor testa e tar,
de laraţii date î o for itate u dispoziţiile art. . Cod ivil, de laraţii de ea eptare a
su esiu ii date î afara ter e ului de opţiu e su esorală, de laraţii de î lăturare a efe telor
ede ităţii, i lusiv pro urile date pe tru repreze tare la su esiu i

Regi atri o ial, divorțuri

Registrul de divorţuri I.A.13
Opisul Registrului de divorţuri I.A.14
Dosar de divorţ I.A.18
(cererea de divorţ şi do u e taţia a e ată a esteia, î heierea de desfa ere a ăsătoriei pri
divorţ, ertifi atul de divorţ şi dovada o u i ării a estuia la registrul stării ivile, pre u şi, după
az, î heierea de respi gere a ererii de divorţ sau î heierea de lasare a ererii de divorţ
 Pagina 19 din 72

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activități NA
Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial I.A.4
î ateria relaţiilor de fa ilie : o ve ţiile atri o iale de adoptare a regi ului separaţiei de
u uri, o ve ţiile atri o iale de adoptare a regi ului o u ităţii o ve ţio ale, a tele de
revo are/ odifi are a o ve ţiilor atri o iale, a tele de li hidare a regi ului atri o ial,
i ve tare, logod ă, i lusiv pro urile de repreze tare la î heierea a estora
Mapa de divorţuri: I.A.8
ertifi ate de divorţ şi î heierea privi d soluţia la ererea de divorţ î heieri de ad itere a
ererii de divorţ, î heieri de respi gere a ererii de divorţ, î heieri de lasare a ererii de divorţ

Depozite
Registrul de depozite I.A.15
Î heieri de pri ire şi eli erare depozite I.A.24

Proteste
Registrul de proteste I.A.16
Acte de protest I.A.25

Reconstituiri
Încheieri de reconstituire I.A.5

Lu rări de Carte fu iară

Registrul de evide ţă a lu rărilor de arte fu iară I.B.17

Traduceri
Registru! de evide ţă a spe i e elor de se ătură a tradu ătorilor autorizaţi I.A.27
Registrul de traduceri I.A.28

Co sultații otariale
Registrul de o sultaţii juridi e otariale şi dosar de o sultaţii I.A.29

Financiar-contabilitate
Registrul jur al de î asări și plăţi I.B.10
Registrul de asă I.B.11
Notele o ta ile şi a te justifi ative I.B.12
Ordi e de plată, hita ţiere şi fa turi fis ale I.B.13
Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe I.B.7
Procese-verbale ale organelor de control financiar I.B.8
Registrul unic de control I.B.6
De laraţiile i for ative privi d i pozitul pe ve iturile di tra sferul proprietăţilor i o iliare I.B.14
di patri o iul perso al; alte de larații tot ai i: de larațiile 100, 102, 200, 220, 300, și fișe de
cont pentru operațiu i diverse
State de plată salarii – copii I.B.19
Statele de plată salarii – originale I.B.5
Jur al vâ zări- u părări afere te TVA —

Resurse umane
 Pagina 20 din 72

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activități NA
Dosare individuale de personal I.B.4
Do u e tație edi i a u ii —
Do u e tație se uritate și să ătate î u ă registre evide ță a ide te . —
Fișe de instructaj prote ția muncii —

Lu rări arhivă
Lu rări de evide ţă, sele ţio are, păstrare, folosire şi predare a aterialului arhivisti I.B.2
Nomenclatorul arhivistic — copie I.B.20
I stru ţiu i, rapoarte de o trol, i struiri, orespo de ţa u Arhivele Naţio ale I.B.3
Registre de evide ță ure tă a arhivei —
Registru de depozit arhivă —

Gruparea documentelor; constituirea unităților arhivistice

La începutul se țiu ii anterioare des ria lasifi area a u pri pas î a î părți a titatea de do u e te
î a sa luri de do u e te de ai i ă a ploare, pe tru a le fa e ușor de ad i istrat. Cu toate a estea,
documentele pot fi într-u u ăr prea are și da ă su t separate pe ategorii. Să e i agi ă u ai
poziția I.A. pe par ursul a tivități u ui BNP: ze i de etri li iari de do u e te… Ca ur are, se va pro eda
la divizări supli e tare ale a tității de do u e te. Rezultatul a estei a tivități va fi o ți erea de dosare,
mape registre etc., denumite cu un termen generic u ități arhivisti e, are vor repreze ta ază pe tru
evide ță și ad i istrare arhivă.

CONSTITUIREA DOSARELOR:

Pasul 1: delimitarea documentelor pentru formarea dosarului

În primul rând, conform celor de mai sus, pro edă la o ouă î părțire a a tității de do u e te, de
a eastă dată pe rațiu i e lusiv de gestiu e: do u e tele di ategoriile defi ite î pla ul de lasare vor fi
divizate cronologic de pildă, do u e tele di tr-un an vor fi separate de documentele din alt an) și, apoi,
î părțite di ou î grupări de a te are să u depășeas ă u a u it u ăr de file a te, î azul a telor
aute ti e, de a te î azul elorlalte a te otariale și file pe tru do u e tele „ordi are” sau, mai
generic spus, în teancuri de maxim î grosi e . Adi ă, de pildă, a tele privi d so ietățile o er iale
9
care s-au adu at se grupează pe a i și î adrul a ului î grupări de a te are să u depășeas ă
di e siu ile e țio ate.

Un grup de documente, cara terizat pri aparte e ța la o a u ită ategorie de i, referitor

Defi iție la o a u ită pro le ă, persoa ă, u a elași ter e de păstrare et . , li itat î ti p și a
dosar u ăr de file va for a u dosar.

9
De o i ei, î adrul BNP se operează u a ul ale daristi . De i, se vor avea î vedere do u e te reate și păstrate di pri a și
pâ ă î ulti a zi lu rătoare a a ului o ve țio al, e vo referi la a eastă perioada a ia uarie˗31 decembrie). Sisteme diferite
pot fi î tâl ite î î văță â t a ul ș olar , u eori î fi a țe a ul fis al et .
 Pagina 21 din 72

E Cuvâ tul ,,dosar” are ai ulte se suri î li a ro â ă și u o dată pot apărea o fuzii. U pri se s
bine (cel pe care îl vom utiliza în continuare) este el de ,, operte”. ,,A pus a tele în dosar” î sea ă ă a
să lasat hârtiile î tre două u ăți de arto sau plasti , are o stituie opertele dosarului. Un al doilea
ști … se s este el de ,,pro le ă”, a î for ula ,,dosarul su esiu ii” sau ,,dosarul perso al” sau ,,dosarul
auzei”. Altfel spus, î pri ul az ave u se s fizi , are se referă la ,,a alaj”, î ti p e î al doilea
caz este vorba despre un se s de o ți ut, are se referă la pro le ă. Fă â d u jo de uvi te, dosarul
su esoral se păstrează î dosar. Difere ța de se s este e esară, deoare e u a u it dosar î se sul
o ți utului poate fi păstrat î ai ulte dosare fizi e . Î a est di ur ă az, spu e ă documentele
de su esiu e se păstrează î volu ele dosarului su esoral.

O altă o servație ți e de „dosarele- ole toare”, are adu ă documente diverse rezultate di a tivități
diverse. Separare pe ategorii u î sea ă o ligatoriu o stituirea u or dosare sau, altfel spus, o poziție
di N.A. u e hivalează u e iste ța u ui si gur dosar. Poziția Dosare succesorale sau Dosare de divorțuri
i pli ă di start ai ulte dosare: î i iu az u vor fi legate laolaltă toate dosarele su esorale din
de ursul u ui a ! Î od ase ă ător, pe tru „categorii- ole toare”, u ar fi I.A. „Legalizări de
se ături ale părţilor şi tradu ătorilor; ertifi ări referitoare la fapte, persoa e şi sigilii, dări de dată
ertă; dări î ustodie si pu eri de pe eţi; î heieri preala ile privi d pro edura su esorală; î heieri de
re tifi are şl de respi gere; eli erări de dupli ate; proie te” , u este o ligatorie rearea u ui si gur
dosar sau i ter alarea do u e telor avâ d o ie te diferite. Î fu ție de antitatea de documente, se
poate opta fie pentru sub-dosare separate (dosare pe tru datări de dată ertă; dosare pentru certificare
la persoa e și sigilii; dosare pe tru eli erări de dupli ate et . , fie pe tru rearea de secțiu i te ati e î
dosare în cadrul unui dosar (vezi Figura 6- Figura 7).

I.A.22
Legalizări se ătură
tradu ători

I.A.22
Datare dată ertă

I.A.22

I.A.22
Eli erări dupli ate

Figura 6: Crearea de sub-dosare (tematice) î adrul u ei „ ategorii-colectoare”

u u ăr are de do u e te
 Pagina 22 din 72

Figura 7: Crearea de secțiuni tematice în dosare, î adrul u ei „ ategorii- ole toare”

u u ăr redus de do u e te

Pasul : Pregătirea do u e telor pe tru î dosariere

Pe tru a asigura o păstrare orespu zătoare, la for area dosarului se ți e o t de ur ătoarele:

 Documentele adunate în bibliorafturi/mape pe siste ul „ el ai ou do u e t deasupra” se
reordo ează ro ologi res ător10. Ordo area î adrul lu rării11 se poate face fie pe sistemul:
„răspu s–cerere–a te a e ă”, fie pe siste ul: „ erere–a te a e ă–răspu s”.
 Documentele pe hârtie ter i ă se opiază, deoare e u rezistă ai ult de -3 ani.
 Du letele u se păstrează de ât da ă au u rol pre is î a țiu ea la are se referă (mai multe
exemplare, fiecare cu un rol specific)
 Cior ele se eli i ă doar da ă ele u ar hează ofi ial a u ite stadii, u a u it urs al
documentului final
 Nu se vor separa adresele și a e ele de do u e tul de ază și i i do u e tele o e ate12.
 Pentru documentele de format mai mare decât restul documentelor din dosar se poate opta fie
pe tru s oaterea lor și for area u ui su -dosar de pildă, totalitatea pla urilor și s hițelor sau
pe tru plierea lor și legarea î dosarul i ițial astfel î ât do u e tul să poată fi itit și după legare
 Se s ot agrafele și oldurile, are ar putea rugi i și afe ta hârtia.

10
Cro ologi se referă la data de î registrare a do u e telor, u la data a e elor sau retroa telor =acte mai vechi, care sunt
depuse ca anexe pentru a fundamenta o solicitare).
11
O lucrare reprezi tă u a sa lul de do u e te referitor la o hestiu e, are ge erează o a țiu e ad i istrativă și o sar i ă de
lucru pentru angajat. Un document intrat determi ă por irea u ei lu rări; totalitatea do u e telor are se referă la respe tiva
lu rare referate, ote de relații, orespo de ță supli e tară legată de respe tiva pro le ă for ează, toate, o lu rare. U dosar
o iș uit upri de do u e te referitoare la o a tivitate de a ploare ai are și este for at di tr-o su ă de lu rări. De pildă, o
lu rare orespu zătoare u ei sar i i ad i istrative o reprezi tă adresa de i terogare și răspu sul de la INFONOT S ste ,
referitor la o su esiu e. A sa lul lu rărilor for ează dosarul su esoral.
12
Adresa este do u e tul de î soțire al altui do u e t; a easta dă o serie de e pli ații despre contextul o u i ării
și are poate upri de și o serie de larifi ări supli e tare aduse do u e tului de ază. Anexa este un document care
de ase e ea î soțește do u e tul de ază și are adu e o pletări la o ți utul a estuia; de o i ei, despre
e iste ța a e elor se fa e e țiu e î do u e t. Documentul conexat este u do u e t i depe de t, o u i at și
înregistrat distinct, dar care este reu it u alt do u e t datorită referirii la a eeași hestiu e de pildă, u do u e t
are adu e o pletări la o soli itare i ițială se va o e a la do u e tul e o ți e a ea soli itare . Î preze t,
o e area ore tă se fa e la pri ul u ăr i trat (de obicei, în limitele anului calendaristic).
 Pagina 23 din 72

E i e să ști … O hestiu e deli ată o reprezi tă s oaterea apselor de la a tele aute ti e. Di pu t de

vedere arhivistic, eliminarea elementelor metalice are scopul de a evita rugi irea a estora și
afe tarea hârtiei. Pe de altă parte, apsarea a telor otariale are rostul de a asigura
i tegritatea do u e tului e is, fapt î tărit și de apli area sigiliului otarial. Da ă s opul
arhivisti poate fi ati s și pri folosirea de capse neferoase (deci, care nu pot rugini),
desfa erea a tului aute ti u poate fi o pe sată pri a solut i i , deoare e se i tervi e
pra ti pe do u e tul origi al, u pote țiale efe te juridi e! Di a est otiv, u
re o a dă s oaterea apselor de la actele care au fost constituite ca atare.

Pasul 3: Legarea documentelor

Odată ide tifi ate do u e tele are vor for a u dosar, tre uie asigurată legătura lor fizi ă. Acest lucru se
realizează pri legare.

E i e să ști … Conceptul de legare s-a referit, de la î eput, la sfoară. Odată u evoluția teh ologi ă, s-au
dezvoltat oi teh i i de asigurare a legăturii î tre filele u or do u e te apsare, spiralare,
perforare etc.)
 Capsarea ti de să strâ gă e tre de puter i do u e tele, e istâ d ris ul a
a estea să u ai poată fi itite lâ gă legătură.
 Perforarea a pe tru u i lioraft i pli ă orifi ii ai ari, are deteriorează hârtia
și u asigură reziste ța argi ii, ai ales pe tru volu e ari de hârtie
e peri e tați a est lu ru pri ți erea sau a ipularea u ui lo de file î legătura
unui biblioraft — greutatea spe ifi ă a hârtiei ris ă să rupă argi ea de pri dere
 Spiralarea deteriorează sever argi ea do u e tului, edu â d dra ati reziste ța
argi ii de pri dere. De ase e ea, spirala depășește grosi ea lo ului de file,
ge erâ d di e siu i asi etri e ale dosarelor, eea e reează pro le e la
depozitare. Spirala de plasti , supli e tar, oferă o foarte sla ă reziste ță la
utilizare. Așadar, deși Regula e tul de arhivă di e u eră și spiralarea
pri tre odalitățile de legători, u re o a dă folosirea a estor etode.

Ori ât ar părea de pri itiv, oaserea dosarului u sfoară reprezi tă ea ai solidă și

reziste tă for ă de legare de altfel, și tipografiile foloses î o ti uarea a eastă teh i ă
pe tru lu rările e i pli ă dura ilitate!). De aceea, mai ales pentru dosarele cuprinzând
do u e te u ter e de păstrare per a e t, legarea u sfoară este o ligatorie. Celelalte
tehnici pot fi, eventual, folosite pentru documentele cu termen de păstrare redus su
a i și pe tru are u se pre o izează o folosire i te sivă.

Pentru legarea dosarelor su t e esare o serie de i stru e te și a u ite teh i i.

Instrumente necesare:
 Colțar di le sau arto -tare (Figura 8 , are servește la ali ierea la olț a
do u e telor e ur ează a fi legate î dosar.
 O riglă sau alt aterial solid, pe tru a rea u șa lo u găurile de perforare (Figura 10-
Figura 11).
 Sulă sau ași ă de găurit, u ajutorul ărora se perforează filele la argi e
 A și sfoară pe tru legat.
 Pagina 24 din 72

Figura 8: Colțar pe tru fixarea hârtiilor î ai te de găurire

Metoda de lucru:
— se pun foile î olțar, ali iate î stâ ga sus; dedesu t și deasupra se pu
copertele de dosar
— pe argi ea di stâ ga se fi ează u li iar, are are sau găuri pregătite
(Figura 10-Figura 11); servește a șa lo pe tru găurirea foilor.
— se dau trei sau patru găuri u ajutorul u ei sule sau u o ași ă de găurit, cu
burghiu ø 3.
— se oase u o sfoară, î ordi ea și î se surile i di ate î Figura 11-Figura 12.
— capetele sforilor, are ră â după î odare pe coperta 4 (spatele dosarului), se
stre oară pri gaura sau pri tr-o alta, fă ută spe ial, lâ gă gaura între
lo ul de file și operta . Ai i se î oadă și lipește o foaie peste apete
sforii și peste od „sigilare” (Figura 9).

Figura 9: Sigilarea unui dosar

 Pagina 25 din 72

Figura 10: Șa lo de legătură, u dista țele pe tru pu te de oasere.

Figura 11: Șa lo de legătură, u dista țele pe tru 4 puncte de coasere

Figura 12: Su esiu ea etapelor și se sul oaserii pu te Figura 13: Su esiu ea etapelor și se sul oaserii pu te
 Pagina 26 din 72

E i e să ști … Mapă sau dosar?

În sens arhivistic, apa este u ijlo de prote ție, de o i ei u lape, î are do u e tele
su t păstrate su for ă de foi volante (blocul de file nu este legat) (Figura 14). Mapa este
folosită fie pe tru a ele do u e te are su t folosite i depe de t u ul de elălalt, fie
pe tru protejarea do u e telor valoroase, are u se pretează la a fi legate î volu .

Figura 14: Mapă de do u e te

Ter e ul pare a fi î să folosit î Regulamentul de arhivă tot în sensul de dosar. Analizând

î să o te tul, se poate o stata ă apele su t ele are upri d, î ge eral, a te
autentice. Trebuie acestea legate?

Analizând modul de constituire a arhivelor notariale vechi (1872–1952), aflate în depozitele

Arhivelor Naționale Brașov, o stată faptul ă a tele aute ti e u au fost i iodată legate,
i au fost păstrate î ape. La fel se î tâ plă, de pildă, și u a tele de arte fu iară. În felul
acesta, s-a asigurat protejarea legăturii lor apsarea sau ș uruire la ivel de a t și, i pli it,
i tegritatea a tului. Iată de e o sideră ă te di ța de lega a tele aute ti e î ape de
fapt î dosare… u este u az de u ă pra ti ă și el va tre ui regle e tat la ivelul UNNP.

Cu se pro edează î să pe tru gruparea do u entelor în mape?

— se o fe țio ează ape
— la î eputul fie ărei ape de a te se î to ește u opis al do u e telor
cuprinse (Tabel 6).

Tabel 6: Exemplu de opis al documentelor dintr-o mapă

Nr.crt. Nr. înregistrare document O servații

1 45/2.04.2010 + 3 anexe; 10 fie
2 50/5.05.2010 5 file
3 458/31.11.2010 2 file

Uitu ii…
Î azul î are, a terior sau î ti pul o stituirii dosarului, se ide tifi ă î dosare acte
originale ale clie ților, a estea u vor fi legate î dosar. Se va realiza o opie ertifi ată
pentru conformitate de angajat sau de notar, su se ătură proprie, iar originalul
documentului va fi clasat într-o apă de a te perso ale ale lie ților și eridi ate. În cazul în
are a eștia vor reve i după u ti p și vor soli ita origi alele, ele le vor fi eli erate pe aza
u ei ereri; pe a eeași erere, lie tul va fa e e țiu e olografă, su se ătura proprie,
despre faptul, data restituirii și starea do u e tului restituit. Cererea va fi clasată și arhivată
 Pagina 27 din 72

în arhiva BNP.

Î azul î are î adrul BNP ră â do u e te î to ite, dar eridi ate de lie ți, acestea
u vor fi legate î dosare și arhivate. Se vor lasa î tr-o apă de acte neridicate, î to ită
anual. Prin decizie internă, se poate sta ili durata de păstrare a a estor ape de regulă, u
ai ult de a i , după are se distrug.

Pasul : u erotarea și ertifi area dosarului

Filele dosarului legat se u erotează de o i ei î olțul di dreapta sus fără a afe ta în vreun fel
i for ațiile de pe fila respe tivă . Nu erotarea se realizează u reio ul, deoare e este ea ai reziste tă
soluție î ti p pasta de pi se șterge după 15- de a i sau da ă fila este supusă luminii solare; cerneala
o iș uită este solu ilă, de i se șterge da ă do u e tul este ati s de apă; ulte di arkerele a tuale au
a eleași rea ții și, î plus, se pot i preg a pri foaie și tre e pe verso .

Odată u erotate filele, pe operta , lâ gă sigiliul sus-amintit, se înscrie formula de certificare a dosarului
„Preze tul dosar upri de… file ifre și litere ” se se ează sau se apli ă șta pila BNP și se î s rie data
ertifi ării.

Documentele din mape se pot numerota de la 1 la n în cadrul mapei, la fel ca în cazul dosarelor, sau pentru
fiecare do u e t î parte az î are, la ru ri a o servații î dreptul do u e tului se tre e u ărul de
file.

E i e să ști … Soluția legării î dosar are o serie de ava taje și dezava taje:
 Avantaje: asigură o legătură u i ă, solidă, pe tru î tregul volu ; este si plă; asigură
o u ă ad i istrare a lo ului de do u e te
 Dezavantaje: volu are de u ă î o e tul o stituirii arhivei; agresivitate
asupra do u e telor are au deja o u itate proprie de pildă, u a t aute tifi at, de
file, are deja o legătură are el ai pro a il va fi afe tată de oua legătură ; la
evoie, se va folosi î treg lo ul de do u e te, u doar u do u e t separat; da ă
este evoie de u a u it a t, va tre ui desfă ut dosarul.
Soluția aso ierii î ape prezi tă la râ dul ei ava taje și dezava taje. Ca ava taje, e țio ă :
 posi ilitatea de î to ire a opisului pe ăsură e se a u ulează a tele odată a tul
lasat la dosar, este î registrat î opis , de i evide ța se realizează î ursul lasării ;
 documentele fiind deja numerotate î adrul lor, u ai este e esară o u erotare
supli e tară, ele două ava taje de pâ ă a u redu â d o sidera il volu ul de
u ă la sfârșit de a ;
 ușuri ța ide tifi ării u ui do u e t î dosar;
 flexibilitatea accesului (a lua/pune la locul corespu zător doar do u e tul dorit, u
întreg dosarul document) — a easta este î egală ăsură și u ris , pri posi ilitatea
de e tragere u ușuri ță a do u e tului.
 Nedeteriorarea legăturii și, respe tiv, a se ăturii și sigiliului otarului pu li , are se
apli ă pe argi ea foii.

Dezavantajul major este cvasi-imposibilitatea de administrare a dosarului/volumului ca un

î treg și, î azul u ei predări de pildă, va tre ui verifi ată e iste ța fie ărui a t î parte.
 Pagina 28 din 72

Pasul : Co pletarea opertei u ității arhivistice

Pe tru fi alizarea o stituirii dosarelor, se va o pleta operta dosarului sau, după az, se vor î s rie pe
coperta 1 a registrului o serie de elemente (vezi Figura 15).
 numele BNP care a creat dosarul.
 u ărul dosarului se va o pleta după i ve tariere
 anul
 indicativul din NA,
 rezumatul dosarului
 nr. volumului
 datele extreme,
 nr. file.
 ter e ul de păstrare

Figura 15: Copertă de dosar

Aceste elemente sunt minim obligatorii. Unele astfel de ele e te de ide tifi are pot fi î s rise și pe otorul
dosarului, pe tru o regăsire ai ușoară la raft. Pentru diverse i for ații supli e tare e tre uie
e țio ate, de la az la az, pe opertele dosarelor otariale, vezi Regula e tul de arhivă .

PENTRU REGISTRE:

În cazul registrelor, acestea sunt deja constituite fizic.

 La des hiderea u ui registru, pe tru atestarea i tegrității fizi e a a estora, filele registrelor vor
fi numerotate înainte de completare (în cazul în care nu sunt deja numerotate din tipografie) și
se va fa e e țiu e pe pri a pagi ă: „Preze tul registru upri de … file”.
 La î heierea u ui registru se arează spațiul al de pe ulti a filă s risă și pe a easta sau pe
ur ătoarea filă al ă se s rie: „Preze tul registru upri de… file s rie și … î registrări”. La
î heierea u ui apitol di registru de pildă, î registrările di tr-u a , se arează spațiul al de
pe ulti a filă o pletată și se fa e ertifi area: Pe a ul… e istă … file s rise și… î registrări”. Î
a est di ur ă az, ertifi area de la sfârșitul registrului fie u se ai fa e delo , fie se poate
fa e pri i di area r. file/ r. î registrări pe fie are a
 De su li iat ă, pe tru a dovedi aute ti itatea și asu area ofi ială a te tului de pe filele de
registru, buna practi ă re o a dă șta pilarea fie ărei file completate î parte u șta pila
biroului notarial.
 Pagina 29 din 72

 La i ve tariere, pe operta a registrului sau pe o eti hetă lipită se vor î s rie a eleași
elemente ca în cazul dosarului (rezumatul va fi înlocuit cu titlul registrului . A eleași ele e te
pot fi î s rise și pe otorul dosarului/registrului, pe tru o ai ușoară orie tare la raft otorul
este cel mai vizibil element).

***

După par urgerea a estei etape, se o sideră ă arhiva este o stituită pe u ități arhivistice (în continuare,
se va folosi prescurtarea u.a.)..

Defi iție: o grupare de do u e te registru, dosar et . are reprezi tă ea ai i ă parte fizi ă,

u itate arhivisti ă o po e tă a u ei arhive și reprezi tă ele e tul de ază pe tru evide ța ad i istrativă.

Co stituirea u.a. i pli ă și faptul ă la respe tivul dosar u se vor ai adăuga do u e te; dosarul devi e
dosar închis.

Luarea în evidență a unităților arhivistice. Inventarierea curentă

După lasarea do u e telor și o stituirea u.a., dar î ai te de depu erea î arhivă, se pro edează la
i ve tarierea u.a. Pute u i a eastă a tivitate i ve tariere ure tă deoare e ea se efe tuează a ruti ă,
la î eputul fie ărui a , la nivel de birou, spre deosebire de retro-inventariere, care presupune
inventarierea u.a. e iste te î arhivă fără for e de evide ță.

E i e să ști I ve tarierea este o a tivitate o iș uită și pe tru alte do e ii de a tivitate și i pli ă

ide tifi area ee hivo ă și des rierea pe s urt a o ie tului i ve tarierii î azul ostru, a
u.a. . La i ve tarierea o ilierului, de pildă, fie are o ie t pri ește u u ăr u i are u
se ai repetă pe tru altă piesă de o ilier și este des ris su ar pe u i ve tar: „ r.
– dulap”; „ – televizor X, diago ală ”. La fel î azul arhivei: „dosarul – acte
privitoare la so ietăți o er iale”; „dosar — dosar su esoral pe tru Io N. Io ”. Î azul
arhivei e istă î să o serie de ele e te spe ifi e, i puse de legislație.

La ce folosesc inventarele?

 În primul rând, servesc la stabilirea u pre izie a e iste tului. I ve tarii d u.a. o stituite se va ști î
ori e o e t e dosare și registre o ți e arhiva BNP și, pri ur are, vor putea fi ide tifi ate
lipsurile.
 Î al doilea râ d, i ve tarul servește la regăsirea i for ației. Da ă pe tru o arhivă i ă și pe tru o
persoa ă are are e perie ță, regăsirea poate fi realizată ,,pe de rost”, pe tru o arhivă de a ploare
sau î azul u ei persoa e efa iliarizată u arhivă respe tivă ide tifi area poate fi u e e plu
perfe t de i efi ie tă. Regăsirea i for ației dorite por ește de la NA, i are se ide tifi ă ter e ul
de păstrare al ategoriei și apoi se o sultă i ve tarul orespu zător ter e ului de păstrare și
a ului î are a fost î to it do u e tul ăutat. Odată ide tifi ată ota, el puți teoreti , dosarul
sau registrul va putea fi găsit pe raft…

Care este rațiu ea refa erii evide ței, atât ti p ât e istă u a, di o e tul î registrării do u e telor?
I ve tarierea este e esară datorită odifi ării regi ului de păstrare și grupare a do u e telor. De pildă,
la o fa ri ă de o ilă, sto ul de pi ioare de asă și de laturi este luat î evide ță a atare; după
 Pagina 30 din 72

asa larea eselor, se î to ește o ouă evide ță, pe tru esele gata o fe țio ate. La fel este azul și
pe tru arhivă: atât ti p ât do u e tele erau păstrate a e tități i dividuale, u erele de î registrare
erau sufi ie te pe tru regăsire. Odată documentele grupate î u ități arhivisti e, di rațiu i de păstrare,
evide ța tre uie odifi ată, astfel î ât să refle te oile „o ie te” e iste te î arhivă.

Regula ge erală U i ve tar va upri de toate u.a. o ți â d do u e tele reate sau pri ite și adu ate de
u o parti e t, î ursul u ui a , are au a elași ter e de păstrare.

E i e să ști … Să a aliză puți regula.

Prima ceri ță, a eea a do u e telor produse de o parti e t, u ar tre ui să fie, î od

13
or al, apli a ilă BNP . Subliniem î să ă Regula e tul de arhivă substituie
o parti e tele u a tivitățile și i pu e î to irea i ve tarelor pe „a tivități” fu ții , ani
și ter e e de păstrare.

Ur ătoarea eri ță, a do u e telor ge erate î upri sul u ui a , poate ridi a o serie de
pro le e. Pe tru u.a. are î ep și se ter i ă î de ursul u ui a ale daristi , regula
des risă ai sus este si plă și lară. Da ă î să e istă u.a. e upri d do u e te sau
î registrări, pe tru registre di ai ulți a i, a estea vor fi inventariate pe inventarul
orespu zător a ului de î eput .
14

Î fi e, ulti a eri ță, a u.a. u a elași ter e de păstrare, este ea are pu e î pra ti ă
ele ai ulte pro le e de î țelegere. Clauza este î tr-adevăr ușor restri tivă și de o
utilitate ai greu de ide tifi at i ediat. Pra ti , a eastă eri ță este pe tru folosul e lusiv
15
al a tivității de sele țio are a do u e telor: u două e epții , toate u.a. prezente pe o
a u ită listă-i ve tar su t eli i ate î a elași ti p. Pe tru a eastă „ o oditate” î să, pe
lâ gă efortul de î to ire și separare a u.a. pe ter e e de păstrare, acest mod de a face
i ve tarierea deter i ă și o serie de difi ultăți supli e tare î regăsirea ulterioară a u.a. î
arhivă.

Pasul 1: completarea inventarului

Se î to ește u i ve tar după odelul din Tabel 7.

13
Î pri ul râ d, dată fii d a vergura redusă a a estor u ități, u e istă î ajoritatea azurilor „ o parti e te”, adi ă diviziuni
ale u ității, are să prezi te o auto o ie fu țio ală și ad i istrativă. Separarea fă ută î N.A. al BNP, la ivel fu țio al, s-ar
putea su stitui o parti e telor, astfel î ât u i ve tar să upri dă do u e tele rezultate di „a tivitățile” suport, iar altul
documentele rezultate din fu ția de ază. Î să opi ă ă î părțirea este ar itrară, deoare e
– a eleași persoa e efe tuează de o i ei u u ul de a tivități î adrul BNP
– a tivitățile suport ge erează adesea o a titate i ă de u.a., astfel î ât u justifi ă u i ve tar separat.
– a tivitățile su t de fapt ai u eroase de ât si pla î părțire A și B.
Re ar ă și ă, î od similar, și la alte stru turi di sfera juridi ului se a eptă ta it u si gur i ve tar, pe a i și ter e e de
păstrare, i difere t de a tivitate.
14
Pe tru al ulul ter e ului de păstrare î a eastă situație, vezi se țiu ea Sele țio are.
15
Da ă o u.a. upri de do u e te di ai ulți a i, ea va fi î registrată î i ve tarul a ului î are s-a deschis dosarul, dar va fi
sele țio ată avâ d a dată de por ire a ter e ului de păstrare a ul de sfârșit. A doua e epție vizează situația î are t.p. a e pirat,
dar evoile pra ti e i pu a â area distrugerii u.a. și păstrarea ei pe ai departe.
 Pagina 31 din 72

Tabel 7: I ve tar pe tru i ve tarierea ure tă

Birou notarial …
Activitatea:
I ve tar r…..2
upri zâ d u.a. di a ul…..3
u ter e de păstrare…4

Date
Nr. crt.5 Indicativ6 Co ți ut pe s urt7 Nr. file9 O servații10
extreme8

sss

Reguli de completare:
1. Se înscrie denumirea completă a BNP și lo alitatea u de fu țio ează
2. Nr i ve tarului va fi atri uit î o e tul î registrării la depozit î Registrul de evide ță
ure tă, ră â e li er î a eastă fază.
3. Se otează a ul ale daristi a operit de arhiva i ve tariată de i, da ă ave dosare din anul
, dar fa e i ve tarierea î , la a eastă ru ri ă va fi tre ut a ul
4. Se i di ă ter e ul de păstrare di N.A.. Se poate pu e î para teze, pe tru ușurarea
ide tifi ării, a ul ale daristi î are e piră ter e ul de păstrare .
5. Se u erotează de la la , pe tru fie are i ve tar. A est u ăr va fi u ărul dosarului
ota . Nu ărul u tre uie să se repete pe tru dosarele î to ite î a elași a și u a elași
ter e de păstrare și va fi î s ris pe operta dosarului. Volu ele u ui dosar se î s riu a poziții
distincte
6. Se înscrie indicativul categoriei din N.A.; d.ex, I.A.3 sau II.N.1
7. Se des rie o ți utul pe s urt al u.a. Adesea, se î tâl ește pra ti a de a opia des rierea
ategoriei de do u e te di N.A. A eastă pra ti ă u este ore tă, deoare e rezu atul di
i ve tar tre uie să i dividualizeze o ți utul dosarului respe tiv E e plu: INCORECT: Situații
statistice; CORECT: Situații statisti e lu are privi d a tivitatea BNP î ai tate CNP Brașov) Pe de
altă parte, este adevărat ă ele e tele spe ifi e pot lipsi. De pildă, Registrul general notarial
nu poate fi descris altfel, atât în N.A., ât și î i ve tar. A eastă situație tre uie î să să fie
e epția și u regula.
8. Se al ulează por i d de la data arhivisti ă (de înregistrare) a primului document inclus în dosar
și sfârși d u data arhivisti ă a ulti ului do u e t lasat. Data a e elor u se ia î al ul. Î
azul frag e telor de a i de pildă u volu u date e tre e ia uarie–3 martie), se
pre izează î ru ri ă a est i terval.
9. Î azul u erotării filelor, se tre e u ărul de file al u.a.; î azul opisării, fie se adu ă r. file
pe tru toate a tele, fie se i di ă i tervalul u erelor de a te.
 Pagina 32 din 72

10. Ori e alte e țiu i o siderate e esare de pildă, pe tru a tele aute ti e: vol. I: nr. 1-50).

Corespo de ța ele e telor de pe operta u.a. u i ve tarul este ur ătoarea:

Figura 16: Echivale ța datelor î s rise pe operta dosarului și î i ve tar

Pe tru asiste ță î î to irea i ve tarelor, oferi , pe aza N.A. din anul 201216 al BNP, un ghid al
categoriilor are se regăses pe a elași i ve tar, provenind dintr-un an și di tr-o „a tivitate” fu ție
(Tabel 8 . Pe viitor, la fie are odifi are de o e lator, re o a dă î to irea u ei astfel de liste
ajutătoare.

Tabel 8: I ve tarele și ategoriile de do u e te orespu zătoare; su t ar ate u ulori diferite ategoriile e

provi di a tivități disti te și are teoreti ar tre ui upri se pe i ve tare separate

se vor regăsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu are se referă la:
ter e de păstrare
indicativul:
1 an I.A.29 Registrul de o sultaţii juridi e otariale şi dosarul de o sultaţii
I.B.21 Situaţii statisti e – lunare
3 ani I.A.22 Legalizări de se ături ale părţilor şi tradu ătorilor; ertifi ări
referitoare la fapte, persoa e şi sigilii, dări de dată ertă; dări î ustodie
si pu eri de pe eţi; î heieri preala ile privi d pro edura su esorală;
î heieri de re tifi are şl de respi gere; eli erări de duplicate; proiecte
I.A.23 Legalizări de opii de pe î s risuri
I.A.24 Î heieri de pri ire şi eli erare depozite
I.A.25 Acte de protest
I.A.26 Registrul de termene succesorale
I.A.27 Registrul de evide ţă a spe i e elor de se ătură a tradu ătorilor

16
A i trodus și o serie de ategorii reate, dar e upri se î N.A. aflat î vigoare.
 Pagina 33 din 72

se vor regăsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu are se referă la:
ter e de păstrare
indicativul:
autorizaţi
I.A.28 Registrul de traduceri
I.B.15 Corespo de ţă u Ca era Notarilor Pu li i, U iu ea Naţio ală a
Notarilor Pu li i di Ro â ia, Mi isterul Justiţiei, adrese tri ise ătre
INFONOT S ste s, alte autorităţi profesio ale
I.B.16 (I.B.21) Situaţii statisti e – a uale și periodi e
I.B.17 Registrul de evide ţă a lu rărilor de arte fu iară
I.B.18 Corespo de ţă privi d a tivitatea ad i istrativă, de perso al şi
financiar- o ta ilă, i lusiv adeveri ţe de ve hi e, salarizare
I.B.19 State de plată salarii – copii
— Do u e tație edi i a u ii
— Fișe prote ție u ii
5 ani I.A.19 A te aute ti e privi d so ietăţi o er iale, agri ole
o stituiri/ odifi ări şi hotărâri afere te: a tele de o stituire şi
odifi are ale so ietăţilor o er iale, agri ole şi hotărârile/a tele
forurilor de repreze tare i difere t de o ie tul lor, pre u şi pro urile
de reprezentare la încheierea acestor acte)
I.A.20 Acte autentice cu caracter patrimonial
o tra te de o odat, de lo aţiu e/ î hiriere/ are dă, a te o tra te,
contracte de împrumut etc.), inclusiv procurile speciale privind
efe tuarea u or a te de atura elor arătate
I.A.21 A te aute ti e u ara ter epatri o ial, altele de ât ele prevăzute la
indicativele 1-4,19-28: actele prin care se o stată/de lară ulitatea,
de laraţii date i pro edura divorţului, o tra te de a dat, de laraţii
de revocare, procuri
I.B.13 Ordi e de plată, hita ţiere şi fa turi fis ale
I.B.14 De laraţiile i for ative privi d i pozitul pe ve iturile di transferul
proprietăţilor i o iliare di patri o iul perso al; alte de larații tot ai i:
, , , , , și fișe de o t pe tru operațiu i diverse
10 ani I.A.17 Dosar succesoral
I.A.18 Dosar de divorţ
ererea de divorţ şi do u e taţia a e ată acesteia, încheierea de
desfa ere a ăsătoriei pri divorţ, ertifi atul de divorţ şi dovada
o u i ării a estuia la registrul stării ivile, pre u şi, după az,
î heierea de respi gere a ererii de divorţ sau î heierea de lasare a
ererii de divorţ
I.B.6 Registrul unic de control
I.B.7 Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe
I.B.8 Procese-verbale ale organelor de control financiar
I.B.9 Registrul de orespo de ţă
I.B.10 Registrul jur al de î asări și plăţi
I.B.11 Registrul de asă
I.B.12 Notele o ta ile şi a te justifi ative
— Do u e tație de să ătate și se uritate î u ă + registre evide ță
accidente).
— Jur al vâ zări, u părări afere te TVA
 Pagina 34 din 72

se vor regăsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu are se referă la:
ter e de păstrare
indicativul:
— Registru de depozit arhivă
70 ani I.B.4 Dosare individuale de personal
I.B.5 Statele de plată salarii - originale
Permanent I.A.1 A te aute ti e de dispoziţie
tra s isiu i, o stituiri, alipiri, dezlipiri, aparta e tări, odifi ări,
a ulări, sti geri sau re u ţări , partaj, ipote ă, gara ţii privi d u urile
i o ile şi mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea
acestor acte
I.A.2 Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice
re u oaşterea filiaţiei, adopţie, etăţe ie , a te aute ti e î heiate î
materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de ătre pări te,
acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de
mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru
incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate,
de laraţii- o si ţă â t edi ale , a tele e esare do â dirii alităţii
de persoa ă fizi ă autorizată î do e iile adastrului, geodeziei şi
artografiei, avo aţi, otari, edi i, arhite ţi et . , aso iaţii u s op
epatri o ial, fu daţii şi a te pe tru î registrarea partidelor politi e,
inclusiv procurile date în executarea lor
I.A.3 Testa e te, odi ile, de laraţii de revo are a testa e tului sau a
odi ilului, de laraţii de retra tare a revo ării testa e tului, de laraţii
de a eptare sau re u ţare la su esiu e, legale sau testa e tare,
de laraţii de a eptare sau re u ţare la alitatea de e e utor
testa e tar, de laraţii date î o for itate u dispoziţiile art. . Cod
ivil, de laraţii de ea eptare a su esiu ii date î afara ter e ului de
opţiu e su esorală, de laraţii de î lăturare a efe telor ede ităţii,
inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni
I.A.4 Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial
î ateria relaţiilor de fa ilie : o ve ţiile atri o iale de adoptare a
regi ului separaţiei de u uri, o ve ţiile atri o iale de adoptare a
regi ului o u ităţii o ve ţio ale, a tele de revo are/ odifi are a
o ve ţiilor atri o iale, a tele de li hidare a regi ului atri o ial,
i ve tare, logod ă, i lusiv pro urile de repreze tare la î heierea
acestora
I.A.5 Încheieri de reconstituire
I.A.6 Certifi ate de oşte itor, de legatar, de e e utor testa e tar, de
va a ţă su esorală et ., î heieri fi ale, i ve tare su esorale, pro ese-
ver ale privi d o statarea stării ateriale a testa e telor olografe,
procese-ver ale de validare a testa e tului olograf, de laraţii aute ti e
de re u oaştere/ ere u oaştere a testa e tului olograf
I.A.7 î heieri privi d alte soluţii su esorale: suspe dări o for art. lit.
a), b), c) din Legea nr. 36/1995; o e ări, î hideri fără o ie t, de li ări
de o pete ţă
I.A.8 Mapa de divorţuri:
ertifi ate de divorţ şi î heierea privi d soluţia la ererea de divorţ
î heieri de ad itere a ererii de divorţ, î heieri de respi gere a
 Pagina 35 din 72

se vor regăsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu are se referă la:
ter e de păstrare
indicativul:
ererii de divorţ, î heieri de lasare a ererii de divorţ
I.A.9 Registrul general notarial
I.A.10 Opisul registrului general notarial
I.A.11 Registrul de succesiuni
I.A.12 Opisul succesiunilor
I.A.13 Registrul de divorţuri
I.A.14 Opisul Registrului de divorţuri
I.A.15 Registrul de depozite
I.A.16 Registrul de proteste
I.B.1 Dosar u do u e te privi d î fii ţarea şi fu ţio area Birourilor
Notarilor Pu li i; avize şi autorizaţii de fu ţio are, a te de o trol
profesionale
I.B.2 Lu rări de evide ţă, sele ţio are, păstrare, folosire şi predare a
materialului arhivistic
I.B.3 I stru ţiu i, rapoarte de o trol, i struiri, orespo de ţa u Arhivele
Naţio ale
I.B.20 Nomenclatorul arhivistic
I.B.— Registre de evide ță ure tă a arhivei

Cazuri speciale Inventare după alte riterii

O situație relativ fre ve t î tâl ită este inventarierea pe serii de acte. Acest sistem presupune
a pe tru fie are poziție di N.A. să fie î to it u i ve tar disti t. Așadar, pe tru i di ativul
I.A. . de pildă, u ter e de păstrare 10 ani, toate dosarele sunt înscrise pe un inventar;
dosarele/volu ele pe i di ativul I.A. , u ter e de păstrare a i, su t î s rise pe u alt
inventar etc.

O altă te di ță des î tâl ită este și a eea de a fa e așa-numitele inventare de predare. În

această a ordare, u se î to es i ve tare pe tru toate u.a. î to ite î ursul u ui a , i se
fa i ve tare pe ăsură e u.a. se depu la depozitul de arhivă. Astfel, î a ul s-au
o stituit de dosare u i di ativul I.A. . Di otive de spațiu sau de ti p de lu ru, de pildă,
se i ve tariază u.a. de la - . Ulterior, se i ve tariază și restul de dosare, por i d
numerotarea în inventar de la 1 la 4.

A este azuri refle tă situații reale și poate și evoi o rete. Cu toate a estea î să, ele u su t
o for e legislației și etodologiei arhivisti e a tuale. Î ăsura î are e istă astfel de
inventare gata întocmite într-u a di a ierele de ai sus, u ara ter e epțio al, pe tru a
u relua î treg volu ul de u ă, se va pro eda î felul ur ător (Figura 17):
 Pe inventarele întocmite ulterior:
o Se va e țio a u ărul i ve tarului pe are îl o ti uă.
o Se vor trece numere curente în continuarea celor de pe primul inventar (astfel
î ât să se asigure ă u se repetă u erele de dosare î ursul a eluiași a ,
a eleiași „a tivități” fu ții și a eluiași ter e de păstrare: de pildă, pe
i ve tarul vor fi pozițiile de la la , pe i ve tarul de la -25 etc.
 Pe i ve tarul i ițial se e țio ează r. i ve tarelor are îl o ti uă.
I ve tarele î o pletare se vor o e a la pri ul i ve tar și se a fa e e țiu e despre a est
lucru î Registrul de evide ță ure tă.
 Pagina 36 din 72

Ate ție! A est siste tre uie să fie ex epția și u regula!

Figura 17: Inventare în completare

Parti ularități ro ologi e

O altă situație difi ilă apare î azul u.a. î epute și efi alizate î tr-un an calendaristic, despre
are a ai a i tit a terior. Este el ai fre ve t î tâl ită î azul registrelor, are pot
cupri de ai ulți a i î tr-u si gur volu . Așa u a i tea , regula spu e ă, î azul u ei
u.a. ultia uală, a easta se î s rie pe i ve tarul a ului de î eput; a u e, da ă u registru
upri de î registrări di – , el va fi tre ut și otat pe i ve tarul anului 1999.

Pro le a poate fi î să ai o ple ă, deoare e u se poate ști u pre izie âte volu e va avea
respectivul dosar, care se poate întinde, teoretic, pe 2- a i. De pildă, pot des hide u dosar î
, are se referă la o si gură auză care co ti uă și î și , iar volu ul de a te
rește, astfel î ât voi avea volu e î - , și volu e î . Î a est di ur ă az,
este de evitat ruperea auzei, și atu i u se vor î s rie volu ele î i ve tare pe fie are a , i,
deoarece se referă la a eeași auză, se vor î s rie pe u i ve tar la a ul , u e țiu ea
vol. , vol. et . Î a est az, dat fii d ă i ve tarul pe s-a încheiat în ianuarie 2004,
re o a dă să se pro edeze a î azul e țio at a terior al i ve tarelor de predare, în
se sul ă se va î to i u ou i ve tar de o pletare la a ul , ale ărui ote vor por i de
17
la ulti a otă + 1 .

N.A. incomplet
O altă situație are ge erează pro le e este i ve tarierea u.a. are u au o ategorie proprie,
și, prin urmare, ter e de păstrare propriu î N.A.. Se î tâ plă, u de puți e ori, a di erori
la î to ire sau î ur a u or odifi ări legislative are du la produ erea de oi do u e te și
grupări de do u e te, să e iste u.a. are u au u i di ativ. Î a este azuri, se va merge pe
pri ipiul după are do u e tele u su t î to ite pe tru ă i eva se pli tisește, i pe tru
ă e istă o evoie operațio ală pe tru a a ele i for ații să fie o se ate. Ca ur are, î

17
A eastă situație este rară î azul BN, și de a eea soluția tre uie folosită u dis er ă â t, fără a î adra a uziv la a eeași auză
dosare are altfel pot fi foarte ușor separate la sfârșit de a .
 Pagina 37 din 72

situația î are N.A. u upri de o a u ită ategorie, se pro edează pra ti la a elași
rațio a e t și algorit are du e la î to irea N.A..
a. Se a alizează a tivitatea are a ge erat do u e tele de pildă, da ă se
reează oi do u e te aso iate dez aterii su esorale, a estea se
asi ilează elorlalte ategorii u o ți ut ase ă ător și rezultate di a eeași
a tivitate și se păstrează a i
b. Se verifi ă legislația are regle e tează a tivitatea respe tivă pe tru a
verifica
i. Da ă u e istă prevederi spe ifi e privi d păstrarea do u e telor
(de exemplu, documentele privind plata drepturilor salariale se
păstrează de a i .
ii. Care este perioada pe tru are i for ațiile di do u e te pot servi
a dovadă a faptului o se at perioade de pres riere a faptelor
des rise sau aso iate reării do u e telor : de e e plu, conform
Codului muncii și De retului / privi d pres rierea e ti tivă,
se pot revendica drepturi salariale timp de 3 ani — ca urmare, o
o di ă de preze ță se păstrează i i pe a eastă durată.
c. Se a alizează istori ul reării respe tivelor u.a. pentru a determina care sunt
ele ai ve hi a te folosite de pildă, fii d î , se poate o stata ă u
se ai foloses delo do u e tele ai ve hi de și ă ulti ele
do u e te er etate su t di a est a ; de i, u ter e de păstrare de a i
ar fi suficient)
d. Se a alizează alte do u e te rezultate di a eeași a tivitate pe tru a
o stata î e ăsură se regăses a eleași i for ații sau i for ațiile de
si teză a elor di u.a eî adrată la u ter e de păstrare.

A eastă operațiu e de a aliză î vederea sta ilirii perioadei de păstrare u tre uie să sperie
pe lu rător, i i pri o ple itate, i i pri răspu dere. A eastă a țiu e are a u i s op
încadrarea provizorie pe un inventar. Odată esti at ter e ul de păstrare să spu e , a i ,
respectiva u.a. este î s risă pe i ve tarul de a i, u de NU SE COMPLETEA)Ă indicativul
după N.A.. I existe ța a estui i di ativ ar tre ui să fie sufi ie tă pe tru a atrage ate ția
Co isiei de sele țio are pe tru a a aliza la o e tul expirării elor a i, în mod special
valoarea respectivelor documente. Î plus, i spe torul de tere și o isia de la Arhivele
Națio ale va fa e o ouă verifi are a a elor u.a. Ca ur are, eli i area fi ală a u ei u.a. tre e
pri filtrele legale și o ligația ese țială a elui are î to ește î pri a fază i ve tarul este să
se aleze e iste ța u ei astfel de u.a. „ u pro le e”.

Dosare u evide ță disti tă „dosare de az”

O situație parti ulară prezi tă a ele u.a. are su t deja luate î evide ță, fii d î registrate a
dosare în registre spe iale dosarele su esorale, de pildă . Legislația u prevede o a ordare
spe ială a a estora și, pri ur are, ele ar tre ui i ve tariate la fel a ori e alt dosar. Pe de altă
parte, o astfel de pra ti ă ar du la u a, fără u e efi iu se ifi ativ, a di potrivă. De
aceea, pentru arhivele create de sistemul judiciar se a eptă ta it a i stru e tul de evide ță
pe tru dosare de az auză să fie o siderat și i ve tar arhivisti . Ate ție î să, re o a darea
este vala ilă doar pe tru azul î are dosarele se păstrează î ordi ea u erelor atri uite di
18
registru!

18
Se î tâl es azuri î are, de pildă, dosarele su esorale su t păstrate î ordi ea î heierilor și, î a est az, a est
tip de dosare vor fi i ve tariate pe i ve tare ure te, deoare e ordi ea di registru u ai este respe tată.
 Pagina 38 din 72

Pasul 2: certificarea inventarului

După î to irea i ve tarului, a esta se ertifi ă, folosi d for ula prevăzută î Figura 18.

„Preze tul i ve tar este for at di ........ file și o ţi e ........... dosare, registre, o di i, artote i et .
Dosarele de la r. rt. ..........., au fost lăsate la...................., efii d î heiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ..............................
Astăzi, ...... s-au preluat ............ dosare”.

Figura 18: Formula de certifiare a inventarului

E i e să ști … Î legătură u a eastă ertifi are se produ o serie de greșeli fre ve te:
 Formula de certificare se pune pe fiecare pagi ă — ore t tre uie i serată doar la
sfârșitul i ve tarului
 La formularea nr de file se adu ă filele u.a. di i ve tar – corect se trece nr. de file al
inventarului.
 La formularea: au ră as la o parti e t se trec u.a. care sunt deja constituite; nu
re o a dă să fie tre ute și dosarele ultia uale, are este pra ti , u dosar des his
(vezi mai sus).

Pasul 3: multiplicarea inventarelor

Regula spu e ă i ve tarele se î to es î âte e e plare, pe tru u.a. u ter e e de păstrare

te porare și e e plare ele per a e te. Deși u o logi ă prag ati ă, o sideră ă astăzi a eastă
eri ță este desuetă, dat fii d ă î ori e o e t pot fi ultipli ate u ușuri ță î ori âte e e plare. Ca
ur are, se va ur ări a i ve tarele să fie î to ite î el puți u e e plar și să poată fi ultipli ate î az
de nevoie.

Pasul : pregătirea de arhivare

Odată î to ite i ve tarele, se pro edează la depu erea î arhivă a u.a. A eastă operațiu e, prin care
u itățile arhivisti e upri zâ d do u e te u o fre ve ță de folosire ai redusă su t tra sferate depuse
di spațiul de lu ru ure t î zo a de depozitare se u ește arhivare.

Legislația arhivisti ă prevede o ligativitatea î heierii u ui pro es-verbal de predare-primire între

repreze ta tul o parti e tului și el al depozitului. Co sideră î să a eastă prevedere e esivă î azul
BNP, dat fii d ă su t orga izații i i și persoa ele are ad i istrează depozitul de arhivă su t î ge eral,
a eleași u ele are au fă ut predarea.

Odată i trate u.a. î arhivă, i ve tarele se vor clasa într-u i lioraft. Su i i o for ă ele u se vor oase
î dosare, deoare e vor avea u desti i dividual separat, fii d folosite î a tivități ulterioare.
 Pagina 39 din 72

Documentele din arhivă

 Pagina 40 din 72

DEPOZITUL DE ARHIVĂ

Documentele dintr-un birou otarial se reează și se a u ulează î tr-o zo ă de lu ru, ure tă. A olo se
for ează grupele de do u e te, se o stituie dosarele și se păstrează pe tru perioada î are ele se
î tre ui țează fre ve t, adi ă au u ara ter a tiv, operativ. Odată e a est ara ter î etează, di
o e tul di are se pre o izează ă respe tivele do u e te vor fi o sultate ai rar și u este evoie să
fie la î de â ă pe tru operațiu ile zil i e, vor tre e di zo a de lu ru, a tivă, î zona de depozitare,
o siderată se i-activă sau pasivă. Ca ur are, î ai te de dis utarea aspe telor legate de evide ța arhivei
la depozit, să a ordă puți hestiu ea a e ajării spațiului de depozitare.

E i e să ști … O pri ă o servație vizează faptul ă do u e tele duse î arhivă u su t documente aruncate;
î depozitul de arhivă u se du lu rurile i utile, pe are, di „ ilă”, u le aru ă . Î depozit,
denumit de asemenea arhivă, erg do u e tele de are BNP are pote țială evoie pe tru
i for are și, ai ales, erg do u e tele e î ă su t e esare pe tru î depli irea o ligațiilor
legale — de atură profesio ală, fis ală, arhivisti ă et . Cele două rațiu i de o stituire a
arhivei — evoia de i for are și evoia de pro ă, de dovadă a a tivității — impun ca un
a u it do u e t să fie ușor de lo alizat și a esat la evoie; î a est se s, depozitul de arhivă
tre uie să fie u spațiu ordo at și orespu zător, î are do u e tele să fie utilizabile ușor de
lo alizat, regăsit, preze tat și itit . Faptul ă u a u e do u e t e istă, aru at pe u deva,
î depozit și u poate fi lo alizat și regăsit la evoie fa e i utilă păstrarea lui, deoare e u își
poate ati ge s opul; la fel, da ă e istă u do u e t dar el u ai poate fi itit, pe tru ă
mucegaiul a afectat hârtia într-atât încât foile sunt ilizibile. De altfel, textul legii este clar:
„Creatorii şi deţi ătorii de do u e te su t o ligaţi să păstreze do u e tele î o diţii
orespu zătoare, asigurâ du-le î potriva distrugerii, degradării, sustragerii ori o er ializării
î alte situaţii de ât ele prevăzute de lege”.

O a doua o servație vizează oua „ asă” a do u e telor Este evide t ă ele u vor ai fi la fel
de fre ve t o sultate și utilizarea lor se va fa e î alte o diții de ât î viața lor „a tivă”. Ca
ur are, oul spațiu de păstrare va tre ui să fie o figurat avâ d î vedere oile evoi de
fu țio alitate.

Cerințe pt depozit19
A). ÎNCĂPEREA

Alegerea spațiului

Spațiul pe tru depozitare arhivă tre uie gâ dit î fu ție de a titatea de arhivă are este produsă. Astfel
un BNP dintr-un sat, de pildă, u se poate o para, a produ ție de do u e te pe u itate de ti p, u u

19
I for ațiile preze tate reprezi tă u i i e esar. Pe tru detalii, a se o sulta I stru țiu i…, art. 81-108 și
Regula e t arhivă .
 Pagina 41 din 72

irou otarial di Bu urești, de pildă. O produ ție ai are de hârtii pe a i pli ă auto at u spațiu de
depozitare ai are. Cu pri ele eli i ări semnificative de docu e te se produ după -10 ani, trebuie
să ave î vedere a est i terval. Adi ă, da ă, de e e plu, î tr-un an s-au produs cam 5 metri liniari20 (în
o ti uare, .l. de arhivă, spațiul i ițial e esar pe tru depozitare va fi i i = .l. sau, ai
sigur, .l. Evide t ă rata de golire a depozitului u va fi de %, î să alegerea u ei î ăperi
sufi ie t de largi pe tru a pri i o astfel de a titate asigură, ă ar pe tru a i, u spațiu pe tru
depozitarea arhivei.

Figura 19: Metrul li iar de arhivă.

Sigura ță și se uritate

Depozitul tre uie apoi să asigure iște o diții de sigura ță și se uritate fizi ă pe tru do u e te. Pe de o
parte, î ăperea tre uie să u fie e pusă la fa tori de ris e ar putea deteriora do u entele.
 Nu tre uie să fie traversată de o du te, țevi de ali e tare u apă/gaz ori a alizare.
 Nu tre uie să fie e puse la i e dii să u ai ă i stalații de gaz sau ure t ele tri defe te, să u fie
folosit fo ul des his sau radiatoare și reşouri, să u se fu eze î i i ta depozitului et .
 Nu tre uie să fie plasate î a ere e puse la i u dații de pildă, î a ere la su sol, cu ferestre la
ivelul străzii, are per it s urgerea apelor pluviale î depozit .
 Spațiul de depozitare u tre uie e pus dire t razelor solare ferestrele vor fi as ate u
parasolare).

De re ar at faptul ă hârtia are o greutate spe ifi ă are și, a ur are, rafturile de arhivă tre uie plasate
î î ăperi are au u pla șeu i ferior sufi ie t de reziste t.

Măsurile de se uritate fizi ă i pli ă asigurarea a tiefra ție a depozitului. Gea urile – ai ales da ă dau
spre e teriorul lădirii — vor fi dublate u gratii. Ușa de i trare, î ăsura posi ilului, u va fi î spațiul de
ir ulație pu li ă și va fi ți ută î uiată.

20
Î arhivisti ă, spațiul o upat de arhivă se ăsoară î etri li iari. U etru li iar este e hivale tul a tității de dosare așezate pe
a t, u ul după altul ase ă ător ărților di tr-o i liote ă , are î ape pe o poliță de etru lu gi e (Figura 19).
 Pagina 42 din 72

Depozitul de arhivă tre uie î treți ut î per a e tă, a u spațiu urat, fără age ți dău ători. Ca ur are,
se va proceda periodic la desprăfuire, urăţire e a i ă, dezi se ţie şi deratizare se re o a dă a
dezi fe ţia, dezi se ţia şi deratizarea depozitelor de arhivă să fie fă ută el puţi o dată la a i.

Depozitele vor fi prevăzute u ijloa e de sti gere a i e diilor, plasate î lo uri are să fa iliteze
i terve ția î azul u ui i ide t de pildă, e ti toarele u vor fi plasate î apătul el ai î depărtat al
depozitului . E ti toarele și siste ele de sti gere u vor fi pe ază de spu ă, i doar pe ază de dio id de
carbon sau, î azul i stalaţiei de sti gere auto ată, pe ază de vapori de apă sau gaze i erte. La odul
ideal, depozitele tre uie dotate u ijloa e de alar are şi se alizare a ti-incendiu.

B . MEDIU DE PĂSTRARE

Hârtia este u aterial orga i și el poate fi afe tat de o dițiile de ediu e orespu zătoare. Î preze t,
regle e tările aflate î vigoare î Ro â ia re o a dă pe tru depozitele are păstrează do u e te pe
suport de hârtie o te peratură de –24 oC și o u iditate de – %. A ești para etrii se pot ăsura u
aparate speciale, numite termo-higrometre.

O te peratură și o u iditate ridi ată reează pre ise pe tru apariția u egaiurilor și iuper ilor de
diferite feluri. O te peratură și o u iditate s ăzută du e la us area e esivă a hârtiei și, o i at cu
eve tualele e pu eri la razele soarelui, du e la fărâ ițarea do u e telor. Î od parti ular, variațiile
ruște de te peratură su t deose it de dău ătoare de pildă, u do u e t adus di depozitul de arhivă de
la 5 C, în camera de lucru la 22 C prezintă u șo ter i de C, care duce la formarea condensului pe
do u e t; a esta di ur ă poate deteriora er eala se ăturilor, a șta pilei și poate și a te tului
documentului).

U aspe t adeseori ig orat îl reprezi tă aerisirea depozitelor. Tre uie pre izat ă aerisirea dirijată și
ve tilarea per it atât asigurarea para etrilor li ati i de pildă, o aerisire î ti pul ier ii asigură s ăderea
u idității î depozite , ât și evitarea fi ării și dezvoltării iuper ilor și fu gilor de rafturi, utii et ., prin
rearea u ui ure t de aer. Ca regulă, se va aerisi depozitul atu i â d te peratura e terioară este u el
puți grade ai i ă de ât ea di i terior; la fel, u se va aerisi atu i â d at osfera e terioară
prezi tă u iditate ridi ată de pildă, â d plouă .

C). MIJLOACE DE DEPO)ITARE ARHIVĂ

Di otive de prote ție î az de i e diu, i u dație et . , de a es și de folosire, u.a. u vor fi depozitate

pe jos î arhivă, i vor fi așezate pe u o ilier spe ifi rafturi, rastele, dulapuri etc.), denumit generic
ijloa e de păstrare arhivă. Se re o a dă evitarea o ilierului de le , are poate o stitui u
accelerator în caz de incendiu. De asemenea, rafturile metalice care sun tratate cu materiale chimice,
corozive pot afecta documentele.

Rafturile se așează, î ăsura posi ilului, perpe di ular pe sursa de lu i ă solară, pe tru a evita
deteriorarea do u e telor pri e pu erea la lu i a solară. Rafturile pot fi fi e sau o ile. Modul de
i stalare al a estora tre uie să ai ă î vedere u spațiu î tre rafturi de 60–80 cm. Rafturile vor fi ancorate
î tre ele și de pereții depozitului, pe tru a u se pră uși î az de utre ur.

Di e siu ile polițelor vor fi alese î fu ție de aterialul depozitat. De o i ei, pe tru depozitare de
documente format A4, se re o a dă poliție de adâ i e. Mai ales î azul u ei arhive ari, polițele
și rafturile se vor u erota, pe tru lo alizarea pre isă a do u e telor î depozite.
 Pagina 43 din 72

Figura 20: Nu erotarea rafturilor și polițelor

Iluminatul artifi ial va ur ări uloarele di tre rafturi.

Arhiva se va depu e pe rafturi, fie dire t, a dosare și registre, fie î ijloa e de prote ție o tai ere,
utii . Se va ur ări a poziția pe raft, ai ales î azul depozitării dire te, să u afe teze do u entele (de
pildă, dosarele vor fi așezate pe argi ea de legătură, u pe ea de des hidere .

Situații speciale. Când lucrurile o iau razna…

Î u ele azuri, o dițiile ,,ideale” pot s ăpa de su o trol și do u e tele pot fi afe tate. Î toate a este
cazuri, pe lâ gă servi iile orespu zătoare po pieri et . , pe tru raportarea pagu elor și î trepri derea
ăsurilor de salvare a arhivei va fi otifi at servi iul Arhivelor Națio ale o pete t.

Preze tă î să o serie de a țiu i minimale de urge ță are pot fi întreprinse.

Incendiu
Î azul iz u irii u ui i e diu, prioritatea o reprezi tă salvarea și eva uarea persoa elor. Î a est se s,
ăile de a es di depozite tre uie să fie per a e t li ere, pe tru a fa ilita eva uarea. Pe tru redu erea
riscului de a elerare a i e diului, rafturile tre uie să fie o fe țio ate di aterial ig ifug, iar î depozitul
de arhivă să u fie tra sfor at î agazie pe tru alte ateriale de pildă, dilua ți sau vopsele et . .
 Pagina 44 din 72

După eva uare, î ăsura î are, pri pla urile proprii de i terve ții î az de i e dii, e istă perso al
a tre at î folosirea sti gătoarelor, se poate i terve i, u pre izarea ă u depozit de arhivă î flă ări u se
stinge cu un extinctor; aceste dispozitive sunt utile în faza de început, dar, din olo de o a u ită a ploare,
si gura soluție este eva uarea și așteptarea i terve ției perso alului autorizat. De ase e ea, se poate lua
î al ul eva uarea do u e telor vitale vezi ai departe da ă e istă u astfel de pla .

I u dații
În cazul unei inundații, pri ul pas avut î vedere este oprirea sursei de apă sau, î i posi ilitatea de a fa e
a est lu ru, li itarea efe telor sale de pildă, lo area stropirii dire te a do u e telor u jetul de apă . Se
vor identifica cu rapiditate zonele afectate, se vor eva ua do u e tele și se vor pu e la us at. )o a de
us are tre uie să fie i e ve tilată și do u e tele u vor fi e puse dire t razelor solare sau u ei surse de
ăldură föh , radiator et . . Dosarele și registrele vor fi des hise și vor fi plasate foi de hârtie al ă î tre
do u e te i terfoliere pe tru a sor ția li hidului. După us are, do u e tele vor fi ur ărite o perioadă,
pentru a surprinde eventuala dezvoltare a microorganismelor. Pe tru ăsuri detaliate, vezi Regulament
arhivă .

Factori biologici
Do u e tele de arhivă pot fi afe tate de i roorga is e, a i ale i se tele, păsările, rozătoare . De
su li iat ă i stalarea fo arelor iologi e su t o dițio ate de igie a pre ară, lipsa se urizării spațiului de
depozitare de pildă, gea uri sparte are per it pătru derea a i alelor , fa torii i ro li ati i are
favorizează depu erea și dezvoltarea i roorga is elor şi iuper ilor de u egai.

Ce fa e da ă…
Î azul î are do u e tele su t deteriorate și devi i utiliza ile, se va pro eda la re o stituirea lor.
Pe tru do u e tele ala itate și fără posi ilitate de restaurare, se va pro eda la eli i are, î ai tâ du-se
un proces-ver al de o statare a deteriorării ireversi ile a distrugerii) ătre stru tura Arhivelor Națio ale
u o pete ță î județul respectiv.

Deși u este prevăzută a o ligație de legislația a tuală, re o a dă ela orarea u ui pla pe tru
documentele vitale. Î o te t, do u e te vitale su t a ele do u e te di arhivă are au o i porta ță
deose ită pe tru BNP respe tiv și are, în cazul în care tot restul arhivei este afectat, permite atât
o ti uitatea a tivității i ediat după o e tul dezastrului, ât și re o stituirea oordo atelor
fu da e tale de fu țio are a a tivității. E u eră ai i: do u e tele de î fii țare a BNP, registrele de
evide ță et . Ide tifi area a estor do u e te per ite așezarea lor î lo uri ai protejate de eve tuale
situații riti e și, î azul i e diilor, i u dațiilor et . per ite eva uarea lor prioritară.

Depu erile și dezvoltările de i roorga is e su t favorizate de u iditatea relativă ridi ată şi preze ţa u ei
surse de hra ă. Da ă ata ul este o servat î fază i ipie tă a est fapt ar putea fi o servat uşor da ă su t
î stare de fu ţio are aparatele de ăsură ale u idităţii relative şi verifi ate zil i , este sufi ie t să se
revi ă la o diţii de păstrare orespu zătoare şi atu i ulturile de i roorga is e u ai su t a tive.
Do u e tele are su t degradate se izolează şi, î ăsura posi ilului, se vor tri ite la u la orator
specializat pentru restaurare. Ca ăsuri de i terve ție, pe tru a afla da ă o ultură de u egai este a tivă
se pro edează astfel:
—se şterge foarte i e u o ârpă oale us ată depozitul de u egai de pe âteva u ităţi
arhivisti e ata ate operaţia se va desfăşura î afara depozitului, de preferat î at osferă
li eră ;
 Pagina 45 din 72

— după urăţare se i trodu e u itatea arhivisti ă î a elaşi ediu di are a fost s oasă, lâ gă
celelalte documente presupuse contaminate;
— după – săptă â i, se pro edează la o servarea u ităţii arhivisti e are face obiectul
studiului.
— Da ă e istă o ultură a tivă, atu i se o servă î eputul dezvoltării u or oi ata uri
iologi e a u se o fu da u preluarea ur elor de u egai de pe u ităţile î ve i ate
are u au fost urăţate .
— În cazul în care nu apare o ouă ultură de i roorga is e î sea ă ă u au ai
fost o diţii priel i e de dezvoltare, dar au ră as ur ele u or ata uri ai ve hi.
Ca ăsuri de i terve ție preli i ară se re o a dă:
— da ă u e istă o ultură a tivă: se pro edează la urăţarea întregului material arhivistic, într-
o a ieră si ilară u ea folosită pe tru studiu şi se rearhivează. Eve tual, î pro esul de
urăţare, se poate utiliza o soluţie dezi fe ta tă apli ată odată u ştergerea folosi d o ârpă
foarte i e stoarsă, dar î a est az tre uie verifi at da ă filele su t us ate foarte i e î ai te
de rearhivare.
— în cazul unei culturi active:
— se î depărtează ai î tâi auza şi a u e se î ear ă adu erea valorilor para etrilor
de microclimat în limitele valorilor normale.
— Se pro edează apoi la separare do u e telor are au suferit ata uri ajore suportul
grafi a fost afe tat de ele la are ata ul este u ai la suprafaţa suportului grafi .
— Prima categorie se trimite la laboratorul de restaurare.
— Documentele din a doua categorie vor fi dezinfectate prin introducerea acestora, în
tra şe i i – u.a. fu ţie de u ărul de file î tr-u sa de polietile ă di e sio at
astfel î ât a este u.a. să poată fi aşezate î pi ioare uşor des hise. Î sa se i trodu şi
u ăţi de vată sau alt aterial te til oale î i ate î for ali ă. Se sigilează sa ul şi se
păstrează î a eastă for ă ti p de - zile după are se s ot şi se aerises foarte i e.
Toate a este operaţii se realizează la işă sau î spaţii des hise şi u e hipament de
prote ţie ade vat.21

21
Metoda de i terve ție fur izată de Ga riela Du itra he, Arhivele Națio ale Bu urești.
 Pagina 46 din 72

ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI ÎN DEPOZIT

Așa u a i tea , odată i ve tariată, arhiva reată va fi dusă î depozitul de arhivă. Ai i se vor desfășura
o serie de a țiu i, de evide ță și a ipulare fizi ă a do u e telor.

Evidența intrărilor și ieșirilor definitive din arhivă

Predările de arhivă la depozit su t luate î evide ță pe ăsura sosirii lor. Î od si ilar, ieșirile de arhivă
su t evide țiate, î fu ție de unul din cazurile prevăzute de lege:
 sele țio are s oaterea di evide ță se fa e pe aza adresei Arhivelor Națio ale de apro are a
pro esului ver al de sele țio are transmis în prealabil de BNP)
 distrugere provo ată de ala ităţi aturale ori de u eve i e t e terior i previzi il şi de
eî lăturat s oaterea di evide ță se fa e pe aza adresei Arhivelor Națio ale de apro are a
procesului verbal de o statare a deteriorării ireversi ile a distrugerii), transmis în prealabil de
BNP)
 tra sfer î alt depozit de arhivă î aza u ui proces-verbal de predare-primire).

E i e să ști … Tra sferul de arhivă poate i pli a:

 Transferul arhivei exclusiv în vederea depozitării ei, BNP păstrâ du-și drepturile și
respo sa ilitățile de ad i istrare arhivă;
 Transferul arhivei și al dreptului de administrare al acesteia.

Cazurile vor fi a ordate diferit, o for legislației otariale și a Regula e tului arhivă .

Pe tru a ur ări i trările-ieșirile de arhivă se va completa Registrul de evide ță ure tă R.E.C. , per ițâ d
u oașterea si teti ă a e iste tului. A est i stru e t, soli itat a atare de legislația arhivisti ă și de
Regulamentul pentru arhiva 2012, se vădește tot ai fre ve t eadaptat în totalitate evoilor și realităților
practice ale unui BNP22.

Ca ur are, re o a dă o pletarea î tr-o for ă are să respe te prevederile legale, dar are să adauge
u ele ru ri i are să fa ă a est i stru e t u ul util (Tabel 9).

Reguli de completare:

1. Corespunde u ărului inventarelor. În cazul în care s-a î to it i ve tar de o pletare, se i di ă

ai i și u ărul i ve tarului la are a esta se o e ează.
. Se î registrează data predării i ve tarelor și u.a. la depozit

22
De pildă, o e latorul u este stru turat, așa u a arătat, pe o parti e te, i pe fu ții și a tivități; î plus,
u BNP u are o parti e te i ter e î tre are să se realizeze predarea. Ca ur are, este ireleva t o parti e tul
responsabil de predare. La fel, rubricile 5-6- , are ridi ă î pra ti ă pro le a despre are a dis utat la se țiu ea de
i ve tariere. Co sideră ă pe tru o orga izație de i ă a ploare, u este u BNP, u se pu e pro le a ră â erii
u or u.a. la „ o parti e t”, dată fii d pro i itatea depozitului de arhivă.
 Pagina 47 din 72

Tabel 9: Registrul de evide ță ure tă.

I trări Ieșiri

Termenul Poziții
Nr. u.a. Nr. u.a. Nr. u.a. Data Unde s- Denumire Total
Nr. Data Denumire Denumire Date de reți ute Obser-
1 2 3 4 5 după primite ră ase la ieșirii au act predare u.a. 15
crt. i trării fond compartim. extreme 6 7 8 păstrare 10 11 12 13 (noul t.p vații
inventar efectiv compartim. 9 u.a. predat r și data ieșite 14
e piră î : e piră î :

pv.
BNP
1 1.02.1999 A 1999 15 15 15 2010 5.05.2010 – distrugere 12 2 (2015)
Ionescu
43/5.05.2012
BNP 1 u.a.
PV 1
2 1.04.2001 Io es u și B 2001 3 3 3 2007 2.02.2007 REMAT 2 utată
25/2.02.2007 (permanent)
Aso iații pe inv.P

Tabel 10: Ghid topografi și de raft pe tru for at ele tro i .

Termen de Anul în care Cantitatea

Raft Poliță An Fu ție Nr. inv. O servații
păstrare expiră t.p. (m.l/u.a.)
1 1 2001 A Permanent — 5 1/20
1 2 2005 B 10 ani 2016 16 0.75/15
1 4 2001 A Permanent — o ti uă. r. 1/25

Tabel 11: Registru de depozit.

Data scoaterii din Data

Nr. Cota u.a. (indicativ-an- Scopul scoaterii din
Nume fond depozit; restituirii; O servații
crt. nr.crt inventar) depozit (sau beneficiarul)
Se ătura Se ătura
1 BNP Ionescu Inv. 2010/A/10 ani n.p. Ionescu 12.02.2012 12.03.2012
 Pagina 48 din 72

3. Ru ri ă ou adăugată. Este util î azul î are o arhivă de BNP o ți e ai ult de u fo d

arhivistic.
4. Se înregistrează „a tivitatea” are a produs respe tivele do u e te A sau B di o e lator
5. Se î registrează ea ai ve he și ea ai re e tă dată are apare î â pul Date e tre e, î
inventar.
6. Se o se ează r de poziții di i ve tar. Î situația dosarelor de az, se i di ă r. de dosare pe aza
registrului de su esiu i, de divorț et . ; a este dosare vor fi o siderate a avâ d i ve tar disti t
registrul lor de evide ță , da ă su t păstrate î ordi ea r. de dosar di registru.
. Se o se ează r. de u.a. primite.
. Se i di ă r. u.a. i ve tariate, dar epredate la depozit de pildă, registre ultia uale . Pe tru a
evita o pli ațiile, re o a dă a dosarele de are î ă este evoie să fie predate la depozit și apoi
scoase pentru folosire, iar pentru dosarele ultia uale să se î to eas ă, î o e tul o stituirii lor,
inventare de completare.
9. Ru ri ă ou adăugată. Se i di ă a ul î are expiră ter e ul de păstrare.
10. Se referă la data scoaterii u.a. cuprinse într-un i ve tar di evide ța arhivei.
11. Se i di ă da ă este azul i stituția sau u itatea e o o i ă ătre are s-au predat u.a. de pe un
inventar (CNP, Arhivele Națio ale, e tre de ole tare hârtie, e tru distrugere arhivă
12. Se o se ează u ărul pro esului ver al de predare și/sau al certificatului de distrugere.13. Se
o pletează atu i â d u toate pozițiile di tr-u i ve tar su t desti ate eli i ării de i, atunci când
cifra de la 6 u este ide ti ă u ifra de la 13)
. Se o pletează atu i â d u toate pozițiile di i ve tar au fost eli i ate; se i di ă a ul î are se
vor re-evalua do u e tele sau da ă au fost tre ute pe i ve tare per a e te.
15 Se î s riu alte e țiu i. De pildă, în cazul de la 14, se fa e e țiu e despre oua otă a dosarului, î
cazul în care a fost tre ută pe alt i ve tar.

Evidența așezării arhivei în depozit

Mai departe, se pro edează la așezarea pe rafturi a arhivei. Polițele și rafturile se î ar ă u arhivă ur â d
logi a s risului de la stâ ga la dreapta și de sus î jos . Î privi ța ordi ii u.a., a easta u oaște o are
varietate de riterii: ro ologi , pe o parti e te, pe ter e e de păstrare, ro ologi după a ul de
e pirare al ter e ului de păstrare, după fre ve ța utilizării a ii ai re e ți su t puși la î de â ă, fii d
ai des o sultați et . La odul ideal, u.a. ar tre ui ordo ate pe rafturi și polițe î conformitate cu
inventarele, iar arhiva ar tre ui utată la fie are sele țio are, pe tru a a operi spațiile goale ră ase.

Î viața reală î să, ti pul este prea s urt pe tru a uta arhiva de pe un raft pe altul. În acest sens, ghidurile
topografi e re o a date de legislației și de regula e te se arată a fi e tre de folositoare. Cu toate
acestea, modele de ghiduri prescrise su t astăzi oare u desuete și difi il de î treți ut. Este evide t ă la
fie are ouă preluare î depozit, ghidurile tre uie a tualizate; la fie are sele țio are, la fel. Î azul u or
i ve tare pe preluări u ave pri ul râ d di ta elul de la p t. iarăși a tualizarea este e esară. Or
a este a tualizări, pe hârtie, presupu de fie are dată ti p pierdut. Ca ur are, re o a dă a ghidurile
topografi e să fie î to ite î for at ele tro i , conform Tabel 10. Cheia este de a întocmi, într-un tabel, o
ogli dă a fie ărei polițe di depozit, iar la fie are odifi are a preze ței unor u.a. î respe tivul lo , poziția
di ta el să fie a tualizată. Î felul a esta este ireleva tă ordi ea fizi ă propriu-zisă, atât ti p ât
al ulatorul poate da ori â d i agi ea lo ului u de se află u.a. dorite.
 Pagina 49 din 72

Evidența împrumuturilor (ieșirilor temporare) din depozit

Odată depozitate, do u e tele pot fi s oase di depozit te porar „î pru ut” sau defi itiv pe tru
tra sfer ătre altă u itate sau distrugere î ur a sele țio ării . Da ă ieșirile defi itive su t operate în REC,
ieșirile te porare se vor opera î tr-u alt i stru e t de evide ță — registrul de depozit (Tabel 11).

Î o e tul î are este e trasă o u.a. di depozit, î lo ul ei se lasă o fișă de o trol, are uprinde
ur ătoarele ele e te:
 cota u.a. (fond — indicativ — an — nr. crt. inventar),
 persoana care scoate u.a./beneficiarul,
 data
 u ele/se ătura.

A este i stru e te registrul și fișa pare a fi u a di arile iro rații pe tru u lu rător de la u BNP;
atu i â d ai evoie rapid de u dosar, ulti ul lu ru de are ai evoie este să ai o pletezi î ă o hârtie
u tot felul de date. Î ăsura î are a trăi î tr-o lu e perfe tă, u oa e i perfe t dis ipli ați și u o
e orie o pletă, pro a il ă a est registru și fișa de o trol ar fi uitate. Î viață reală î să, i utul î
are se o pletează fișa și registrul asigură ordi ea î depozit:o si plă privire î registru va per ite
ide tifi area u.a. are au fost s oase și u au fost restituite; la repu erea pe raft, ide tifi ă di e lo a fost
s os u a u e dosar, de pildă, și ușurează i ter alarea la lo ul potrivit a a estuia. Este a io ati î
arhivisti ă faptul ă ordo area u ei arhive poate fi grea, dar păstrarea a estei ordi i este și ai grea…

E bi e să ști … U az spe ial este repreze tat de s oaterea u ui dosar/do u e t di arhivă u pe tru uzul
i ter al BNP, i pe tru uzul u or terți poliție, i sta țe, et . . Î a est az, se va pro eda astfel:

La solicitarea unui document:

 se extrage dosarul din raft
 se î to ește u pro es-verbal de desigilare a dosarului
 se desfa e sigiliul și legătura și se e trage do u e tul erut
 se î to ește o opie a do u e tului, are se i serează î dosar î lo ul origi alului
 se leagă dosarul și se re-sigilează
 se tra s ite do u e tul origi al soli ita tului, pe ază de pro es-verbal, în care sunt
o se ate u ărul, titlul și o ți utul, r de file și starea de o servare a
documentului
 la pri irea do u e tului, a esta se verifi ă și se o pară u pro esul ver al i ițial;
da ă se o stată difere țe, se î știi țează otarul pe tru a se dispu e o a țiu e î
o se i ță.
 î azul u ei stări orespu zătoare, tot pe aza u ui pro es-verbal de desigilare, se
reiau operațiu ile de ai sus și se i serează î dosar origi alul, s oțâ d opia.
 dosarul se leagă di ou și se re-sigilează.

La solicitarea unui dosar integral:

 se e trage dosarul di raft și se plasează î lo ul a esteia o fișă de o trol, are va
pre iza u ărul adresei pri are s-a solicitat respectivul dosar
 se va realiza o opie o pletă a dosarului, are, î preu ă u fișa de o trol, va fi
plasată la raft în locul dosarului.
 se tra s ite dosarul î origi al soli ita tului, pe ază de pro es-verbal, în care sunt
o se ate upri sul, u ărul de file, starea sigiliului, starea de conservare.
 la pri irea dosarului, a esta se verifi ă și se o pară u pro esul ver al i ițial; da ă
se o stată difere țe, se î știi țează otarul pe tru a se dispu e o a țiu e î
o se i ță.
 Pagina 50 din 72

 î azul u ei stări orespu zătoare, dosarul se va rearhiva, eli i â d fișa de o trol și

copia de înlocuire.
 se re o a dă a pe operta a dosarului să se fa ă e țiu e despre faptul ă
dosarul a fost o perioadă î ad i istrarea u ui terț u i di area datelor și a
documentelor de predare-primire).
 Pagina 51 din 72

RETRO-PRELUCRARE

Ca î toate a tivitățile u a e, e istă î pra ti ă posi ilitatea a a tivitatea de prelu rare arhivă să u fi fost
fă ută orespu zător și la o e tul potrivit, iar perso alul a gajat ulterior să „des opere” do u e tele
u ui BNP eorga izate. Î a eastă situație, o for art. lit. di I stru țiu i, persoa a respo sa ilă u
a tivitatea de arhivă va tre ui să î to eas ă retroa tiv evide țele pe tru arhiva eprelu rată. Pe tru a
i dividualiza pro edura, a u it a eastă a țiu e retro-prelucrare. Retro-prelucrarea va urma o serie de
pași.

Pasul : evaluarea situației existe te

Ca regulă de ază, tre uie verifi ată u are ate ție arhiva pe tru a verifi a da ă:
 E istă ote pe do u e te/u.a. de la o prelu rare a terioară?
 E istă i ve tare sau i stru e te de evide ță a terioare?
 E istă o ordi e a do u e telor/u.a., hiar da ă ea u este refle tată î i stru e te de evide ță?

Î azul î are răspu sul la u a di î tre ările de ai sus este afir ativ, se va î er a refa erea situației
i ițiale. Î azul î are u poate fi ide tifi ată a solut i io for ă de orga izare/evide ță a terioare, se
trece la pasul 2.

E i e să ști … Î a tivitatea o retă, e istă î să posi ilitatea a pe tru o parte a arhivei se găseas ă
inventare, iar pe tru alta u. Î a eastă situație, se va de ide are soluție este ai
e o o i ă: refa erea i ve tarelor ure te pe a i și ter e e de păstrare sau realizarea de
i ve tare glo ale vezi pașii ur ători . Indiferent de decizie, arhiva va fi inventariată pe u
singur model de inventar.

Cu o azia a estei verifi ări preala ile, se sta iles , u apro i ație, și li itele ro ologi e ale do u e telor/
u.a. e iste te și se vor pro ura N.A. aflate î vigoare î perioada de reare a do u e telor/u.a.

Pasul 2: Separarea pe fonduri

Așa u a i tea la î eputul preze tului aterial, o arhivă poate o ți e u ul sau ai ulte fo duri. Ca
ur are, o a doua o ligație î pro esul de prelu rare este ide tifi area BNP are a î to it do u e tele/
u.a. Identificarea se poate fa e pe aza a tetului, șta pilei de î registrare, se ăturii și șta pilei otarului
et ., rezultâ d atâtea grupări de do u e te/ u.a. âte fo duri BNP su t ide tifi ate.

După a eastă fază, î azul î are arhiva este o stituită di dosare și registre constituite, se trece la pasul
; pe tru arhiva o stituită di do u e te foi vola te , se tre e la pasul .

Pasul 3: Separarea pe categorii

Do u e tele e iste te vor fi î adrate pe ategorii o for N.A. aflat î vigoare la data reării
documentelor. Î azul î are u e ista N.A. pe tru a ea perioadă, se va folosi ur ătorul N.A. apro at.
 Pagina 52 din 72

Pasul 4: Constituirea u.a.

După sta ilirea do u e telor are pot fi î adrate î ategorii, do u e tele vor fi grupate ro ologi și
apoi vor fi grupate în dosare23, după regulile preze tate la se țiu ea Clasare din prezentul material.
Rezultatul va fi o ordi e ro ologi ă de do u e te î adrul u.a. și de u.a. î adrul fo dului.

Pasul 5: Inventarierea u.a.

Spre deose ire de pro edura folosită la i ve tarierea ure tă, î azul retro-prelu rării u.a care nu au nici
u fel de for e de evide ță u se vor ai î to i i ve tare pe ter e e de păstrare, i se va o stitui u
inventar global (Figura 21), are să upri dă toate u.a. create în acel an24.
 Fie are u.a. va fi î s risă pe u râ d separat, iar r. rt. di i ve tar va fi tre ut a u ăr de dosar
pe coperta acestuia.
 Î azul u.a. are upri de do u e te di ai ulți a i, a easta va fi luată î evide ță la a ul de
început.
 Numerotarea u.a. se fa e î epâ d u u ărul , pe fie are a .

Ca o e epție, pe tru do u e tele de a elași fel, u ter e e de păstrare - a i o iere, hita țiere,
o di i et . , se a eptă î s rierea lor pe inventare pe categorii (Figura 22).

Birou notarial Ionescu

Inventar global pe anul 2000
al u.a. ide tifi ate î depozit fără evide ță

Nr. Nr.
Co ți utul pe s urt Date extreme O servații
crt. file
1 A te aute ti e de dispoziție Ian-mart. 2000 33 Nr. 5-50
2 Legalizări de se ătură ale Ian-dec. 2000 256
tradu ătorilor

Figura 21: Inventar global pentru u.a. identificate î depozite fără for e de evide ță.

Birou otarial….
Inventar pe categorii
al u.a. ide tifi ate î depozit fără evide ță

Nr. Categoria de Anii Cantitatea I di ativ după Termenul de

crt. documente extremi (u.a.) nomenclator păstrare
1 Role de asă 2000-2002 130 buc. — 5 ani
2 Chita țiere 2000-2002 45 buc. I.B.13 5 ani

xxx
Figura 22: Inventar pe categorii al u.a. cu termen redus și o ți ut u ifor .

23
Cel puți teoreti , și registrele se pot preze ta u legătura ruptă și foile î prăștiate; î a est az, riteriile și regulile de lu ru
pe tru dosare se apli ă și la registre.
24
Di rațiu ile e pli ate a terior, se poate lua î al ul separarea u.a. pe „a tivitățile” A și B di o e latorul
arhivistic.
 Pagina 53 din 72

E i e să ști … E istă u eori te di ța de a folosi a est siste pe tru ori e ategorie de do u e te, i difere t de
o po e ță și ter e de păstrare și ai ales pe tru sele țio ări ge erale. A eastă a ordare
este greșită, di două otive:
 regle e tarea legală se referă la u.a. u o ți ut stru turat, u ifor hita țiere, o iere,
o di i sau registre și are su t produse î a tități ari.
 Folosirea a estei soluții î sele țio area ori ăror u.a. oferă o evide ță e tre de sla ă a
celor are au fost/tre uie eli i ate; pra ti , la gră adă poate fi aru at ori e, eea e
i pli ă ris uri î pri ul râ d pe tru BNP.

Î a est se s, re o a dă i siste t li itarea folosirii a estui tip de i ve tar pe ategorii exclusiv

î li itele i puse de regle e tările legale.
 Pagina 54 din 72

SELECȚIONAREA

Ca titatea are de do u e te pe are so ietatea oder ă o produ e î a tivitatea zil i ă ar sufo a

î treaga viață și a tivitate, î ăsura î are ar fi păstrată i tegral. Cal ulați, de pildă, î ât ti p se u ple
de arhivă o a eră; apoi, î ât ti p se u ple u aparta e t, apoi u lo , apoi o stradă și se va putea
o stata si plu ă, poate î ai puți de u se ol, î rit ul a tual, orașele de azi ar tre ui să fie î lo uite
de orașe de depozite de arhivă — eea e este a surd. Ca ur are, ori e orga izație are lu rează u
do u e te își asu ă faptul ă u va putea păstra toate do u e tele pe are le produ e și ă, î od
o trolat adi ă î a u ite o diții și pe aza a u itor i stru e te de evide ță , o parte di tre ele vor fi
distruse. Ca ur are, o arhivă tre uie supusă a tivității de sele țio are.

E i e să ști … Terminologie

A eastă a tivitate de eli i are a do u e telor di arhivă este u ită diferit, î od o iș uit:
casare, distrugere, predare la Arhive, eliminare et . Ter e ul o sa rat de legislație este el
de SELECȚIONARE. Este i porta t de î țeles difere ța î tre a ești ter e i folosiți:
 Sele țio area arhivisti ă este o activitate de stabilire a valorii (exprimată î durata de
păstrare do u e tar-istori e și pra ti e a u ui do u e t sau grup de do u e te, î
vederea reți erii spre păstrare a elor e prezi tă i porta ță și eli i ării elor
efolositoare. Așadar, a tivitatea de sele țio are presupu e trei pași: evaluare,
reți ere și/sau eli i are.
 Casarea este defi ită a a țiu ea de s oaterea defi itivă di folosi ță și di i ve tar a
u ui u . Așadar, asarea se suprapu e u a țiu ea de eli i are.
 Distrugerea este a țiu ea de adu ere î stare de eî tre ui țare a unui bun; din
pu t de vedere arhivisti , distrugerea do u e telor ur ează fazei de sele țio are
do u e tele su t eli i ate di evide ță și ur ează a fi aduse î stare de
eî tre ui țare .
 Topirea este o operațiu e spe ifi ă i dustriei hârtiei, are are ca efect distrugerea
maculaturii și o ți erea di ou a elulozei.
 Ultimul termen folosit, predarea la Arhive suprapu e î od ero at sele țio area u
o altă a tivitate, a eea de predare-preluare de ătre Arhivele Națio ale a
documentelor cu termen de păstrare per a e t. La sele țio are, adi ă î o e tul
î are se dorește eli i area do u e telor efolositoare, NU SE PREDĂ NIMIC la
Arhivele Națio ale!

Sele țio area și o e latorul arhivisti

O altă o servație preli i ară asupra sele țio ării vizează justifi area a țiu ii: despre e
evaluare poate fi vor a, atât ti p ât e istă iște ter e e de păstrare sta ilite pri N.A.?
Figura 23 ilustrează a este difere țe.
 Pagina 55 din 72

PLANIFICARE BILANȚ
Crearea
documentelor
Axa timpului
Nomenclator Sele țio are
arhivistic (evaluare)

Figura 23: Relația di tre o e latorul arhivisti și sele țio are

N.A. este o pla ifi are, o i te ție, o evaluare prospe tivă a documentelor dintr-o a u ită
categorie. Practic, se esti ează ât ti p va fi evoie de do u e te. Sele țio area, pe de altă
parte, o ți e și ea o evaluare, are este ulterioară reării do u e telor, de i este o evaluare
retrospe tivă: se o stată ât ti p a fost și, posi il, se evaluează da ă ai este evoie de
do u e te. Ter e ul de păstrare di N.A. reprezi tă u reper pla ifi at, după are pute
al ula a e spațiu de depozitare este e esar pe tru -3-5- a i, după ât ti p să fie
fă ută sele țio area et .; de i, este vor a despre o i te ție. Co fir area i te ției și
o fir area î etării valorii do u e telor se fa e pri sele țio are, ur â d pro edura
pre izată î legislație. Așadar, aru area, pur și si plu, a do u e telor di arhivă după
tre erea perioadei i di ată î N.A. u este i i ore t profesio al și i i legală.

Pro edura de sele țio are este si plă, î ăsura î are toți pașii a teriori lasarea și i ve tarierea au
fost î depli iți ore t. Î azul î are a est lu ru u s-a produs, se pro edează la lasarea și i ve tarierea
do u e telor. Mai departe, se vor ur a pașii de ai jos:

Pasul 1: Stabilirea o isiei de sele țio are

Î vederea realizării sele țio ării, otarul pu li e ite u a t ad i istrativ pri are dese ează u u ăr
i par de a gajați să o stituie o Co isie de sele țio are. Me rii o isiei ar tre ui să provi ă di
persoanele care au o pete ța e esară de a apre ia valoarea do u e telor. De pildă, da ă se pregătește
sele țio area u or do u e te fi a iar ota ile, este i e a î Co isie să fie preze tă o persoa ă u
o pete țe î o ta ilitate.

Cu e epția azurilor î are BNP are u u ăr de pâ ă la 3 persoane angajate, î preu ă u otarul pu li ,

î toate elelalte situații otarul u va fa e parte di Co isie, di rațiu i pe are le vo e pli a mai
departe.

E i e să ști … Legislația u prevede o ligativitatea tra s iterii ătre Arhivele Națio ale a u ei opii a
de iziei/ordi ului de u ire al Co isiei de sele țio are.

Pasul 2: identificarea u.a. ce se vor propune spre eliminare

Î epâ d u al patrulea a de la î eputul a tivității, î fie are a tre uie verifi at R.E.C. pentru a vedea ce
i ve tare upri d u.a. al ăror ter e de păstrare e piră.

E i e să ști … Pe tru ușurarea a tivității, î lo ul R.E.C. se poate folosi lista de control din Tabel 12 (exemplu:
este pri a sele țio are și e află î a ul
 Pagina 56 din 72

Tabel 12: Listă de o trol pe tru ide tifi area

inventarelor cuprinzând u.a. cu t.p. expirat

Termene Se propun pt.

An „A tivitatea”
de păstrare sele țio are
2001 1 an A și B DA
3 ani A și B DA
5 ani A și B DA
10 ani A și B DA
70 ani B NU
Permanent A și B NU
2002 1 an A și B DA
3 ani A și B DA
5 ani A și B DA
10 ani A și B NU
70 ani B NU
Permanent A și B NU
2003 1 an A și B DA
3 ani A și B DA
5 ani A și B DA
10 ani A și B NU
70 ani B NU
Permanent A și B NU
s asa

Pasul : pregătirea i ve tarelor

Î vederea a alizării u.a. u ter e de păstrare e pirat și a î to irii lu rării de sele țio are, se vor pregăti
i ve tarele u.a. u ter e de păstrare e pirat ide tifi ate la pasul și i ve tarele u.a. u ter e de
păstrare per a e t.

Logi a preze ței a estor i ve tare î adrul LS rezidă di faptul ă, î a aliza valorii sau lipsei de
E i e să ști … valoare a u.a., ese țial este o te tul ge eral al do u e telor reate. Astfel, î fu ție de
a titatea de do u e te produsă, de o te tul istori et ., u ele do u e te u ter e de
păstrare te porar pot ăpăta ter e de păstrare per a e te și i vers ai rar . Altfel spus,
atât Co isia di adrul BNP, dar ai ales Arhivele Națio ale tre uie să ai ă posi ilitatea de a
jude a î ogli dă „ e ră â e” și „ e se aru ă”. Î situația, de pildă, î are fie u se î to es ,
fie u su t luate î evide ță toate u.a. u ter e de păstrare per a e t, pe a u ite perioade,
cei care decid eli i area sau păstrarea tre uie să a alizeze î e ăsură a u ite do u e te u
ter e de păstrare te porar ar tre ui să fie reți ute păstrare per a e tă, are să î lo uias ă
documentelor permanente indicate prin NA, dar care nu au fost create.

Inventarele u ter e de păstrare te porar vor fi:

a. I ve tarele rezultate di a tivitatea de i ve tariere ure tă, care sunt întocmite pe ani (eventual
„a tivități” și ter e e de păstrare, așa u a rezultat di tr-o se țiu e a terioară.

b. Registrele de evide ță ale dosarelor de az registru de su esiu i, registrul de divorțuri et . , pe

aza ărora se va fa e sele țio area pe tru situațiile â d se de ide păstrarea a estor registre a
i ve tare și eî to irea i ve tarelor e țio ate la pct. a)

c. Inventarele rezultate din retro-prelucrare i ve tarul glo al și el pe ategorii

 Pagina 57 din 72

Pasul : a aliza î Co isia de sele țio are

Co for prevederilor legale, Co isia va „a aliza fie are u.a. î parte pe tru a verifi a valoarea
documentar-istori ă sau pra ti ă”. Dat fii d ă arhiva u ui BNP este relativ i ă a varietate și volu și,
ai ales, este e tre de i e stru turată a tipologie do u e tară, a aliza fie ărei u.a. î parte este, î
ulte azuri, e esivă. Ca ur are, se re o a dă a alizarea pozițiilor di i ve tarele cu u.a. având
ter e ul de păstrare e pirat:

 pri so daj, la ivel de dosare di a eeași ategorie și u ide titate lară de pildă, azul
dosarelor u a te aute ti e, registrele de evide ță et .
 o ligatoriu la ivelul fie ărei u.a. a olo u de e istă „a o alii” (cuprind documente pe mai
ulți a i, u e istă o î adrare orespu zătoare î tr-o ategorie di NA, su t „dosare-
ole toare” are pot adu a o ga ă largă de do u e te, u ele i porta te et .

Î a aliză, se va ur ări:
 Corespo de ța otelor di i ventar cu u.a. (dosarul, registrul etc.)
 Măsura î are rezu atul refle tă ore t o ți utul u.a.

E i e să ști … A olo u de î N.A. se e țio ează „ opii”, tre uie a alizat î e ăsură legislația
sta ilește u regi juridi diferit pe tru opii față de origi al sau î e ăsură este
vorba despre exemplare și nu despre copii de pildă, e țiu ea „ opiile statelor de
plată”, așa u este prevăzut î N.A. a tual, u este ore tă, deoare e regi ul
o ta il al statului de plată este de „e e plare” de i origi al ultiplu și u de
„ opie”; î a est se s, este epotrivit termenul de 3 ani, atât timp cât legea
o ta ilității i di ă de a i pe tru statul de plată .

Dosarele tre uie verifi ate u ate ție pe tru a u o ți e a te origi ale ale lie ților.
Procedura î azul ide tifi ării u or astfel de azuri a fost des risă la Inventariere.

 Î adrarea ore tă a u.a. u ategoria di o e latorul arhivisti refle tată de i di ativ altfel
spus, ă a el dosar, de pildă, pe aza o ți utului, fa e parte di ategoria orespu zătoare di
nomenclator)

E i e să ști … Atu i â d u a u it dosar u are o ategorie e hivale tă î NA, el va fi i ve tariat

fără i di ativ. Dosarele are u prezi tă i di ativ vor fi î od spe ial a alizate de
comisie.

 Corectitudinea datelor extreme înscrise

E i e să ști … Î azul sele țio ării u.a. e upri d do u e te di ai ulți a i, ter e ul de

păstrare este, î ge eral, legat de data elui ai re e t do u e t deși u.a. respe tivă
se află î s risă pe i ve tarul orespu zător a ului de început. Î a eastă situație,
pro esul ver al se va e țio a faptul ă dosarul r… di i ve tarul u t.p… di a ul…
u are ter e ul de păstrare e pirat.

 Da ă ter e ul de păstrare a e pirat

 Măsura î are ai este sau u evoie de respe tiva u.a. î a tivitatea pra ti ă și da ă ea poate
fi eli i ată sau ar tre ui reți ută pe tru evoi ulterioare.
 Pagina 58 din 72

E i e să ști … Me țiu i la ter e ul de păstrare

Me țiu ea CS Co isie de sele țio are la ter e ul de păstrare di o e lator
i di ă posi ilitatea a, î a u ite situații, pe tru a u ite spețe, dosarele respe tive
să ai ă u ter e ai are, poate hiar per a e t. A ele u.a. se vor a aliza u
ate ție sporită.

De â d î epe să urgă ter e ul de păstrare?

Ca ori e durată de ti p, ter e ul de păstrare are u î eput și u sfârșit. Sta ilirea
a este ele e te este ese țială î pro esul de sele țio are. Mo e tul de la are
î epe să urgă ter e ul de păstrare sau eve i e tul are de la șează urgerea
a estui ter e u su t lar pre izate î legislație. Î ge eral, se o sideră ă
î hiderea dosarului reprezi tă eve i e tul de la șator și data ulti ului do u e t
adăugat la dosar este data de la are se al ulează ter e ul de păstrare. Lu rurile u
su t î să hiar atât de si ple pre u par. Î pri ul râ d, tre uie avut î vedere ă
se ifi ația ter e ului„dosar” u este î totdeau a el de „volu fizi ”, i se referă
la pro le ă; de i, ter e ul va urge de la data ulti ului a t are se referă la a eeași
pro le ă de pildă, presupu â d ă o dez atere su esorală î epe în luna
de e rie și durează lu i, ter e ul de păstrare urge de la de e rie
+ lu i = artie ; ter e ul de păstrare fii d a i, dosarul va fi a alizat pe tru
sele țio are după ia uarie . . Î azul dosarelor seriale u ar fi cele de
orespo de ță , î hiderea dosarului „pu tul de î trerupere” este eve i e tul
de la șator — de i data ulti ului do u e t adăugat la dosar î data de
de e rie este data de la are î epe să urgă ter e ul de păstrare. Î u ele azuri,
evenime tul de la șator este e țio at î N.A. vezi î heierile de pri ire/predare
depozite, are are spe ifi at î NA: „De la ter e ul de fapt data . . de eli erare a
depozitului” re ar ă ă e țiu ea este greșită: î o dițiile î are î tr-un dosar
sunt grupate ai ulte î heieri, ore t ar fi să se pre izeze: „de la data ulti ei
î heieri de eli erare a depozitului” . Î azul dosarelor i dividuale de perso al
ter e ul ar tre ui să urgă de la data așterii persoa ei: ter e ul de de a i
presupune cei de a i î are o persoa ă poate a tiva î â pul u ii = a i
vârsta pe sio ării - a i vârsta i i ă de a gajare plus de a i pe tru diverse
posi ile re al ulări de pe sie;or, este a surd să ții u dosar al u ei persoa e a gajate
la 20 de a i pe a eeași durată a pe tru o persoa ă a gajată la de a i!

Câ d expiră ter e ul de păstrare?

Sfârșitul ter e ului de păstrare u este i i el spe ifi at e a t î legislația arhivisti ă
a tuală. Pro le e ridi ă î pri ipal fra țiu ile de a . Altfel spus, da ă u dosar
upri de do u e te î tre ia uarie și artie și are ter e de păstrare a i, u
se pre izează da ă ter e ul de păstrare e piră la aprilie sau u. Î siste ul
fi a iar, de pildă, u se a eptă fra țiu ile de a , i se ia în considerare anul financiar
a î treg. Pri asi ilare, i i î arhivisti ă u se a eptă fra țiu ile de a , eea e
î sea ă ă u ter e de păstrare se va o sidera e pirat la sfârșitul a ului
calendaristic în care a fost creat. În exemplul anterior, dosarul cuprinzând documente
reate î tre ia uarie și artie , u ter e de păstrare a i, va avea ter e ul
expirat la 1 ianuarie 2013.

Co fli te î tre ter e e de păstrare

Nu rareori, pot apărea situații î are pe tru a eeași ategorie de do u e te e istă
ai ulte ter e e de păstrare. A est lu ru se ivește el ai fre ve t î situația
odifi ării N.A.. Ca pri ipiu, se respe tă ter e ul de păstrare di N.A. aflat î
vigoare în momentul constituirii u.a.

 Î a est se s, o greșeală fre ve t î tâl ită este luarea în considerare a

ulti ului N.A. vala il. Așa u a văzut, N.A. u se apli ă doar la
sele țio are, i și la lasarea a telor; a ur are, N.A. î soțește u.a. pe tot
par ursul vieții sale. Apli area u ui ou N.A. se referă la faptul ă, î epâ d
 Pagina 59 din 72

cu data de ia uarie a ului ur ător apro ării NA, a tele vor fi lasate î
ategorii î o for itate u a esta și sele țio area u.a. o stituite după
ia uarie respe tiv se va fa e după oul N.A..
 Cu toate a estea, e istă situații î are a eastă regulă poate fi î ăl ată, da ă
legislația are a stat la aza sta iliri ter e ului de păstrare se odifi ă. De
pildă, pâ ă î , a tele o ta ile tre uiau păstrate a i, o for
legislației o ta ile. După , ter e ul de păstrare a o orât la a i. î
această situație, și ter e ul de păstrare al a telor o stituite a terior lui
poate fi o orât. A aliza o retă revi e î să Co isiei de sele țio are.
 Î u ele azuri, ter e ul de păstrare e pira, dar valoarea i for ativă/
documentara a respectivelor u.a. e istă. Î a eastă situație, o du ătorul
BNP nu este de acord cu propunerea de eliminare a respectivelor u.a. În
pra ti ă, a est refuz se a ifestă pri eî to irea lu rării de sele țio are
pentru dosarele respective. Ca e e plu da ă u otar u este de acord cu
sele țio area dosarelor su esorale ter e de păstrare a i , fie u va
dispune inventarierea respectivele dosare, fie nu va transmite spre
apro area sele țio ării i iu dosar are are ter e de păstrare a i.
A eastă pra ti ă este greșită, iar soluția ore tă este tra s iterea
i ve tarelor u ter e de păstrare e pirat și u e țio area, î procesul
ver al, a dosarelor are se dores reți ute î o ti uare pe tru evoi
practice.
U alt az tipi de o fli t este atu i â d î a eeași u.a. au fost legate documente ce
ar aparți e u or ategorii diferite, u ter e e de păstrare diferite. Î a est az, va
prevala documentul cu t.p. mai lung.

Pe tru orie tare ai fa ilă î pro esul de al ulare, redă î Tabel 13 categoriile de documente create în
adrul u ui BNP o for N.A. ediția , la are a adăugat oi ategorii ide tifi ate ele fără i di ativ ,
pre u și eve i e tele de la șatoare ale ter e elor de păstrare. Pe viitor, la fiecare modificare de
nomenclator, re o a dă î to irea u ei astfel de liste ajutătoare.

Tabel 13: Categorii de do u e te, ter e e de păstrare și eve i e te de la șatoare.

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observații
pe activități NA declanșator
păstrare

Conducerea biroului notarial

Dosar u do u e te privi d î fii ţarea
şi fu ţio area Birourilor Notarilor
I.B.1 Permanent — —
Pu li i; avize şi autorizaţii de
fu ţio are, a te de o trol profesio ale

Secretariat
Corespo de ţă u Ca era Notarilor
Pu li i, U iu ea Naţio ală a Notarilor De la data ultimului
Pu li i di Ro â ia, Mi isterul Justiţiei, I.B.15 3 ani C.S. document clasat la —
adrese tri ise ătre INFONOT Systems, dosar
alte autorităţi profesio ale
Corespo de ţă privi d a tivitatea
De la data ultimului
ad i istrativă, de perso al şi fi a iar-
I.B.18 3 ani document clasat la —
o ta ilă, i lusiv adeveri ţe de
dosar
vechime, salarizare
De la data ultimei
Registrul de orespo de ţă I.B.9 10 ani —
î registrări
De la sfârșitul Datorită a tității i i
Situaţii statistice – anuale I.B.16 3 ani C.S.
anului la care se de documente, I.B. 16
 Pagina 60 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observații
pe activități NA declanșator
păstrare

referă sau de la și se păstrează

data ultimului fre ve t î a elași
document clasat la dosar; t.p. 3 ani CS.
dosar
De la sfârșitul
anului la care se
referă sau de la
Situaţii statisti e – lunare I.B.21 1 an
data ultimului
document clasat la
dosar

Autentificare
— —
Registrul general notarial I.A.9 Permanent
— —
Opisul registrului general notarial I.A.10 Permanent
A te aute ti e de dispoziţie
(transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri,
aparta e tări, odifi ări, a ulări,
— —
sti geri sau re u ţări , partaj, ipote ă, I.A.1 Permanent
gara ţii privi d u urile i o ile şi
mobile, fiducia, inclusiv procurile date
pentru realizarea acestor acte
În mod normal, t.p. ar
tre ui să urgă di
Acte autentice ca caracter patrimonial o e tul î etării
De la data ultimului
o tra te de o odat, de lo aţiu e/ efectelor contractului,
document la dosar
î hiriere/ are dă, a te o tra te, dar acest calcul este
I.A.20 5 ani CS. sau de la data
contracte de împrumut etc.), inclusiv extrem de dificil în
î etării
procurile speciale privind efectuarea cazul în care în dosar
contractului
u or a te de atura elor arătate sunt grupate
amestecat tot felul de
contracte.
Acte autentice referitoare la statutul
persoanelor fizice
re u oaşterea filiaţiei, adopţiei,
etăţe iei , a te aute ti e î heiate î
materia persoanelor(acte de desemnare
a tutorelui de ătre pări te, a te de
revocare a actelor de desemnare a
tutorelui, contracte de mandat pentru
desemnarea tutorelui/tutorilor,
mandate pentru incapacitate, acte de — —
I.A.2 Permanent
revocare a mandatului pentru
i apa itate, de laraţii- o si ţă â t
medicale), actele necesare dobândirii
alităţii de persoa ă fizi ă autorizată î
domeniile adastrului, geodeziei şi
artografiei, avo aţi, otari, edi i,
arhite ţi et . , aso iaţii u s op
epatri o ial, fu daţii şi a te pe tru
înregistrarea partidelor politice, inclusiv
procurile date în executarea lor
 Pagina 61 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observații
pe activități NA declanșator
păstrare

Acte autentice privi d so ietăţi

comerciale, agricole
o stituiri/ odifi ări şi hotărâri
afere te: a tele de o stituire şi De la data ultimului
odifi are ale so ietăţilor o er iale, I.A.19 5 ani CS. document clasat la —
agri ole şi hotărârile/a tele forurilor de dosar
reprezentare indiferent de obiectul lor,
pre u şi pro urile de reprezentare la
încheierea acestor acte)
Acte autentice cu caracter
nepatrimonial, altele decât cele
prevăzute la i di ativele -4,19-28: De la data ultimului
a tele pri are se o stată/de lară I.A.21 5 ani CS. document clasat la —
nulitatea, de laraţii date i pro edura dosar
divorţului, o tra te de a dat,
de laraţii de revo are, pro uri

Legalizări
De la data ultimului
—
Legalizări de opii de pe î s risuri I.A.23 3 ani document clasat la
dosar
Legalizări de se ături ale părţilor şi
tradu ătorilor; ertifi ări referitoare la
fapte, persoa e şi sigilii, dări de dată
De la data ultimului
ertă; dări î ustodie si pu eri de —
I.A.22 3 ani document clasat la
pe eţi; î heieri preala ile privi d
dosar
pro edura su esorală; î heieri de
rectificare şl de respi gere; eli erări de
duplicate; proiecte

Succesiuni, testament
Registrul de succesiuni I.A.11 Permanent — —
Opisul succesiunilor I.A.12 Permanent — —
De la data ultimului
Dosar succesoral I.A.17 10 ani CS document clasat la —
dosar
De la data ultimei
Registrul de termene succesorale I.A.26 3 ani
î registrări
Certifi ate de oşte itor, de legatar, de
e e utor testa e tar, de va a ţă
su esorală et ., î heieri fi ale,
inventare succesorale, procese-verbale
privi d o statarea stării ateriale a — —
I.A.6 Permanent
testamentelor olografe, procese-verbale
de validare a testamentului olograf,
de laraţii aute ti e de
re u oaştere/ ere u oaştere a
testamentului olograf
încheieri privi d alte soluţii su esorale:
suspe dări o for art lit. a , , — —
I.A.7 Permanent
di Legea r._ / ; o e ări,
î hideri fără o ie t, de li ări de
 Pagina 62 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observații
pe activități NA declanșator
păstrare

o pete ţă
Testa e te, odi ile, de laraţii de
revocare a testamentului sau a
codicilului, declaraţii de retra tare a
revo ării testa e tului, de laraţii de
a eptare sau re u ţare la su esiu e,
legale sau testa e tare, de laraţii de
a eptare sau re u ţare la alitatea de
— —
e e utor testa e tar, de laraţii date î I.A.3 Permanent
o for itate u dispoziţiile art. 1.111
Cod ivil, de laraţii de ea eptare a
succesiunii date în afara termenului de
opţiu e su esorală, de laraţii de
î lăturare a efe telor ede ităţii,
inclusiv procurile date pentru
reprezentare la succesiuni

Regim matrimonial, divorțuri

Registrul de divorţuri I.A.13 Permanent — —
Opisul Registrului de divorţuri I.A.14 Permanent — —
Dosar de divorţ
ererea de divorţ şi do u e taţia
a e ată a esteia, î heierea de
desfa ere a ăsătoriei pri divorţ, De la data ultimului
ertifi atul de divorţ şi dovada I.A.18 10 ani CS. document clasat la —
o u i ării a estuia la registrul stării dosar
ivile, pre u şi, după az, î heierea de
respi gere a ererii de divorţ sau
î heierea de lasare a ererii de divorţ
Acte autentice referitoare la alegerea
regimului matrimonial
î ateria relaţiilor de fa ilie :
o ve ţiile atri o iale de adoptare a
regi ului separaţiei de u uri,
o ve ţiile atri o iale de adoptare a — —
I.A.4 Permanent
regi ului o u ităţii o ve ţio ale,
actele de revocare/modificare a
co ve ţiilor atri o iale, a tele de
lichidare a regimului matrimonial,
i ve tare, logod ă, i lusiv pro urile de
reprezentare la încheierea acestora
Mapa de divorţuri:
ertifi ate de divorţ şi î heierea privi d
soluţia ia ererea de divorţ î heieri de — —
I.A.8 Permanent
ad itere a ererii de divorţ, î heieri de
respi gere a ererii de divorţ, î heieri
de lasare a ererii de divorţ

Depozite
Registrul de depozite I.A.15 Permanent — —
De la data ultimei În cazul în care un
Î heieri de pri ire şi eli erare depozite I.A.24 3 ani
încheieri de registru se sfârșește,
 Pagina 63 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observații
pe activități NA declanșator
păstrare

eliberare a iar depozitele active se

depozitului sau de re opiază î tr-un nou
la data ultimei registru, t.p va curge
î registrări î de la data ultimei
registru. înregistrări di
registru.

Proteste
Registrul de proteste I.A.16 Permanent — —
De la data ultimului
Acte de protest I.A.25 3 ani document clasat la —
dosar.

Reconstituiri
Încheieri de reconstituire I.A.5 Permanent — —

Lu rări de Carte fu iară

Registrul de evide ţă a lu rărilor de De la data ultimei
I.B.17 3 ani —
arte fu iară î registrări

Traduceri
Registru! de evide ţă a spe i e elor de
I.A.27 3ani CS. De la data înlocuirii —
se ătură a tradu ătorilor autorizaţi
De la data ultimei
Registrul de traduceri I.A.28 3 ani —
î registrări

Co sultații otariale
Registrul de o sultaţii juridi e otariale De la data ultimei
I.A.29 1 an —
şi dosar de o sultaţii î registrări

Financiar-contabilitate
De la sfârșitul
Registrul jur al de î asări și plăţi I.B.10 10 ani —
anului fiscal
De la sfârșitul
Registrul de asă I.B.11 10 ani —
anului fiscal
De la sfârșitul
Notele o ta ile şi a te justifi ative I.B.12 10 ani —
anului fiscal
Ordi e de plată, hita ţiere şi fa turi De la sfârșitul
I.B.13 5 ani —
fiscale anului fiscal
Registrul numerelor de inventar al
I.B.7 10 ani CS. De la înlocuire —
mijloacelor fixe
De la data ultimului
Procese-verbale ale organelor de control
I.B.8 10 ani C.S. document clasat la —
financiar
dosar
Registrul unic de control I.B.6 10 ani C.S. De la înlocuire —
De laraţiile i for ative privi d
impozitul pe veniturile din transferul
proprietăţilor i o iliare di patri o iul De la sfârșitul
I.B.14 5 ani —
perso al; alte de larații tot ai i: anului fiscal
, , , , , și fișe de o t
pe tru operațiu i diverse
De la sfârșitul OMFP 3.512/2008 nu
State de plată salarii – copii I.B.19 3 ani
anului fiscal în care pre izează ă statele
 Pagina 64 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observații
pe activități NA declanșator
păstrare

a fost întocmit de plată se î to es

în regim de copie și
original, ci în
exemplare (deci
originale multiple).
A elași a t or ativ,
impune ca statele de
plată să fie î dosariate
separat, indiferent de
exemplar. Legea
/ , pre izează ă
statele de plată se
păstrează ti p de
de ani, indiferent de
e e plar. De i, poziția
I.B.19 nu va fi
sele țio ată după
ani.
De la sfârșitul
Statele de plată salarii - originale I.B.5 70 ani anului fiscal în care —
a fost întocmit
De la sfârșitul
Jur al vâ zări, u părări afere te TVA — 10 ani CS —
anului fiscal

Resurse umane
De la data așterii
Dosare individuale de personal I.B.4 70 ani —
persoanei
Do u e tație edi i a u ii — 3 ani De la înlocuire —
De la ultimul
document clasat;
Do u e tație se uritate și să ătate î
— 10 an CS pentru registru — —
u ă registre evide ță a ide te .
De la ultima
înregistrare
De la încetarea
Fișe prote ție u ii — 1 an contractului de —
u ă

Lu rări arhivă
Lu rări de evide ţă, sele ţio are,
păstrare, folosire şi predare a I.B.2 Permanent — —
materialului arhivistic
N.A. u este o si plă
copie de lucru, ci o
referi ță u efe te
asupra întregii
a tivități otariale. Se
păstrează o ligatoriu
Nomenclatorul arhivistic — copie I.B.20 1 an De la înlocuire
și per a e t în arhiva
BNP și după s oaterea
din uz, ca document
care a determinat
a tivitatea arhivisti ă
î a el BNP, pre u și
 Pagina 65 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observații
pe activități NA declanșator
păstrare

pe tru sele țio ări

ulterioare.
I stru ţiu i, rapoarte de o trol,
i struiri, orespo de ţa u Arhivele I.B.3 Permanent — —
Naţio ale
Registre de evide ță ure tă a arhivei — Permanent — —
De la data ultimei
Registru de depozit arhivă — 10 CS —
î registrări
Notă: pe tru ,,data ulti ului a t” se va rotu ji la de e rie a a ului î are a fost e is
respectivul act.

Co isia de sele țio are u va propu e spre eli i are dosare e upri d do u e te are su t parte a
unui litigiu sau a u ei a hete, i i e te sau î urs de desfășurare, hiar da ă ter e ul de păstrare
conform N.A. a expirat. Așa u era e țio at și î defi iție, sele țio area do u e telor este o pra ti ă
arhivisti ă de eli i are a do u e telor efolositoare și u o soluție de as u dere/distrugere a dovezilor.

Ca și azuri parti ulare, se vor avea î vedere:

A. la sele țio area dosarelor de az, da ă se de ide folosirea registrelor de evide ță și u
î to irea i ve tarelor ure te, î ur a verifi ării registrelor de evide ță se vor î to i inventare
numerice, după odelul di Figura 24.

Birou otarial….

I ve tar u eri pe a ul …… al u.a. propuse spre eliminare

din categoria1 ………………………….. u i di ativul2 …………………………
având ter e de păstrare3 …..

Numerele dosarelor sele țio ate și a ul:5

Figura 24: Model de i ve tar u eri , î vederea sele țio ării dosarelor ,,de az”.

Mod de completare:
se va o pleta upri sul pe s urt, așa u este î N.A.
2). se va completa i di ativul după N.A.
3). Se va i di a tere ul de păstrare di N.A.
4). Se va pre iza u ele registrului de evide ță spe ifi de pildă, Registrul de
succesiuni și ota lui di i ve tarul do u e telor per a e te
5). se vor trece numerele de dosare (co for registrului de evide ță spe ifi 25) a
ăror î heiere fi ală s-a pro u țat î a ul respe tiv. De pildă, da ă u dosar
succesoral a fost înregistrat în decembrie 2002, cu nr. 255, iar încheierea s-a emis
în februarie 2003, el nu va figura ca propus pe tru sele țio are î i ve tarul di

25
De pildă, Registrul de succesiuni, Registrul de divorțuri etc.
 Pagina 66 din 72

anul 2002, ci în cel din anul , su for a / ter e ul de păstrare urge

de la data încheierii, nu de la înregistrarea dosarului). La fel, în cazul în care un
dosar succesoral dintr-un an a fost conexat la un dosar ulterior (redeschiderea
su esiu ii , ele două dosare vor fi depozitate î preu ă, iar ter e ul de păstrare
va curge de la data încheierii finale.

B. La sele țio area u.a. u for e de evide ță rezultate di retro-prelucrare

 în cazul inventarului global al u.a. pe a i, i difere t de ter e ul de păstrare , Co isia,
după e va a aliza pozițiile upri se, va î to i o listă e tralizatoare are va upri dă r.
rt. ale u.a. are se vor eli i a. A eastă listă va fi ori i serată î pro esul ver al
,,…ur ătoarele poziții di i ve tarele alăturate se propu spre eli i are…” , ori se va
a e a la a esta, a u do u e t de si e stătător (de preferat). A est i ve tar, î ăsura î
care cuprinde TOATE DOCUMENTELE produse într-u a , servește atât a i ve tar de
do u e te propuse spre eli i are, ât și a i ve tar al do u e telor per a e te.
 în cazul inventarului pe categorii, se va fa e e țiu e despre a eastă pro edură î pro esul
ver al și va fi î soțit, î lu rarea de sele țio are, de i ve tarul do u e telor cu termen de
păstrare per a e t.

Pasul : reda tarea pro esului ver al de sele țio are

Co isia de sele țio are, după a alizarea i ve tarelor și u.a., va pro eda la î heierea u ui pro es ver al,
după odelul prevăzut î Figura 25.

Mod de completare:
1 — se e țio ează de u irea BNP și lo alitatea u de se află sediul
2 — o ligatoriu tre uie să e iste se ătura și șta pila otarului pu li
3— legislația u prevede u registru are să fur izeze r. pro esului ver al. Ca ur are, se
va verifi a dosarul u lu rări de sele țio are a terioare și se va da ur ătorul u ăr.
Pre iză și ă e istă ai ulte pra ti i — i iu a regle e tată legal:
 r. să urgă î o ti uare, peste a i;
 r. să se reia de la , pe fie are a ;
 r. să fie dat pentru fiecare fond în parte;
 u ărul să fie dat pe tru pro ese ver ale ale sele țio ărilor efe tuate î
cadrul respectivului BNP.
Pe tru si plifi area pro esului, re o a dă u erotare de la la î fie are a și u
u ăr u i , i difere t de âte fo duri su t sele țio ate pro esul ver al este al o isiei și
nu al fondului).
4— Ordi , dispoziție et .
5 — se trec datele în care s-a desfășurat a tivitatea Co isiei.
6 — Se trec anii extremi. Atrage ate ția asupra for ulării: e pri area de for a „ -
2000” sugerează a î treg i tervalul de ti p este a operit, â d î realitate pot fi doar
și . De a eea, re o a dă for ularea: „sele țio â d… do u e tele avâ d a
a i e tre i … și…”
7 — Președi tele Co isiei u tre uie să oi idă u otarul de ât î situația î are u su t
ai ult de a gajați î adrul BNP. Î a est di ur ă az, otarul se ează atât la
președi te, ât și î dreapta sus.
8 — Nu ărul e rilor, are tre uie să fie i par.
 Pagina 67 din 72

9 — Secretarul Comisiei este de obicei persoana care se ocupă de arhivă.

1
BNP …………….....
Se apro ă

2
Notar pu li …..

3
PROCES-VERBAL Nr. ….........

4
Co isia de sele ţio are, u ită pri Ordi ul r. …... di …...... , sele ţio â d î şedi ţele di
5 6
….... do u e tele di a ii ….............. avizează a dosarele di i ve tarele a e ate să fie î lăturate
ca nefolositoare, expirându-le ter e ele de păstrare prevăzute î o e latorul u ităţii.

Preşedi te, Membri, Secretar,

Nu ele şi pre u ele Nu ele şi pre u ele Nu ele şi pre umele

7 8 9
Se ătura Se ătura Se ătura

Figura 25: Model de proces-ver al de sele țio are

De ulte ori se si te evoia u or e țiu i supli e tare la pro esul ver al. Î a est se s, pro esul ver al
poate o ți e:
— precizarea N.A. folosit pentru atri uirea i di ativelor și ter e elor de păstrare ai ales î azul
retro-prelu rării, u de pot fi folosite mai multe NA, u ter e e diferite pe tru a eeași ategorie .
— opțiu ea argu e tată a Co isiei pe tru azuri atipi e:
 de a reți e pe u ter e pre izat sau edefi it o a u ită u.a. o siderată e esară,
dar are, î od or al, ar fi avut ter e ul de păstrare e pirat;
 de a reți e o u.a. al ărei ter e de păstrare are u a e pirat deoare e are î
o pu ere do u e te pe ai ulți a i;
 de a elimina a u ite u.a. al ăror ter e de păstrare a s ăzut se ifi ativ ulterior
constituirii u.a..
Î toate azurile se i di ă i ve tarele și pozițiile are se reți de pildă: i ve tar /A/10
ani/poz. 1, 2,4).
— alte e țiu i o siderate e esare.
— se pot i sera î pro esul ver al sau, de preferat, a e a la a esta alte evide țe, u ar fi
inventarele numerice sau lista de cote care sunt propuse pentru eliminare din inventarele globale.

E i e să ști … Ori e situație atipi ă apărută, ori e de izie are este e esară, dar are se a ate de la regula
or ală tre uie să fie e țio ată î pro esul ver al. Î a est fel, a ea „ atere” u va fi
o siderată o greșeală, fii d evide țiată a o de izie legiti ă și o a țiu e i te țio ată, a BNP.

Procesul verbal se va sem a de ătre toți e rii o isiei și va apro at de ătre notarul public, în calitatea
sa de „ o du ător al u ității”. Se ătura și șta pila su t ese țiale, dat fii d ă Legea arhivelor prevede
 Pagina 68 din 72

lar respo sa ilitatea o du erii u ității pe tru s oaterea di evide ța arhivei a do u e telor. Di a est
pu t de vedere, u e epția azului pre izat ai sus r total de lu rători î tr-un BNP de maxim 3), NP nu
tre uie să fa ă parte di CS ar fi pus î situația de a-și apro a propria de izie di Co isie , și tre uie să fie
o autoritate e terioară a esteia, are îi apro ă pro esul ver al.

Rea i ti ă, î ur a distrugerii provo ate de ala ităţi aturale ori de u eve i e t e terior i previzi il
şi de eî lăturat, se va întocmi un proces-verbal de constatare a deteriorării ireversi ile a distrugerii), care
va upri de o statările o isiei. Se va î to i și a e a fie u inventar numeric cuprinzând cotele u.a. ce
au fost afectate, fie, în cazul în care cotele nu pot fi identificate, un inventar pe categorii.

Pasul : al ătuirea lu rării de sele țio are și tra s iterea ătre Arhivele Națio ale

După se area pro esului ver al, se pro edează la pregătirea do u e tației e tre uie tra s isă AN
pe tru o fir area LS. Lu rarea de sele țio are va fi al ătuită, î fu ție de situație, di ele e te
identificate în Tabel 14.

Tabel 14: Tipuri de evide țe ce intră în alcătuirea unei lu rării de sele țio are, î diferite azuri

Vor al ătui lu rarea de sele țio are

inventarul u.a. propuse
Cazuri de Tip de evide ță Proces verbal al inventarele permanente ale
spre eliminare, având
sele țio are existe tă Comisiei de u.a. di perioada supusă
ter e de păstrare
sele țio are sele țio ării
expirat
Inventare pe ani,
„a tivități” și ter e e
de păstrare te porar I ve tar pe a i, „a tivități”
Arhivă inventare
DA și ter e de păstrare
o iș uită curente (vezi
permanent
Tabel 15.)
registre de I ve tar pe a i, „a tivități”
Inventar numeric al u.a.
Dosare de caz evide ță DA și ter e de păstrare
propuse spre eliminare
specifice permanent
inventare
DA Inventar global NU
globale
Arhivă retro-
I ve tar pe a i, „a tivități”
prelu rată inventare pe
DA Inventar pe categorii și ter e de păstrare
categorii
permanent
proces-verbal de
Arhivă Inventar numeric
constatare a
deteriorată — sau NU
deteriorării ireversi ile
ireversibil Inventar pe categorii
(a distrugerii)

E i e să ști … Deși pare a al, se î tâl es fre ve t greșeli u privire la i ve tarele upri se î lu rarea de
sele țio are: fie su t tra s ise toate i ve tarele e iste te pe tru arhivă, fie se tra s it toate
i ve tarele per a e te et . Deși u este o greșeală are să ai ă efe te egative asupra
o fir ării lu rării de sele țio are, o e țio ă , pe tru ă du e la irosirea i utilă a resurselor.
Pe tru verifi area ore titudi ii alegerii i ve tarelor, re o a dă folosirea u ei liste de
 Pagina 69 din 72

control, ca în exemplul din

Tabel 15 az: su te î a ul ; se sele țio ează u.a. din anii 2001, 2002, 2003).

Tabel 15: Relația î tre ani, i ve tarele u.a. u ter e te porar și ele per a e te,
î vederea a exării la o lu rare de sele țio are
La sele țio area
se vor a exa la lu rarea de sele ționare:
u.a. din anul:
1 an
inventare u.a.
inventare u.a. cu 3 ani
2001 cu t.p.
ter e de păstrare: 5 ani
permanent
10 ani
1 an inventare u.a.
inventare u.a. cu +
2002 3 ani cu t.p.
ter e de păstrare
5 ani permanent
1 an inventare u.a.
inventare u.a. cu
2002 3 ani cu t.p.
terme de păstrare
5 ani permanent
sasa

Odată al ătuită lu rarea de sele țio are di ele ele e te e țio ate, se î to ește o adresă pri are
se î ai tează ANR de o pete ță lu rarea spre o fir are.

E bine să ști … Deși legislația u prevede a eastă o ligativitate, re o a dă a lu rarea de sele țio are sau
ă ar adresa și pro esul ver al să se î to eas ă î du lu e e plar.

Pasul : verifi area u.a. propuse spre eli i are de ătre i spe torul Arhivelor Națio ale

Lu rarea va fi verifi ată la față lo ului de u i spe tor de tere di partea AN. Î a est se s, u.a. propuse
spre eli i are vor fi păstrate î ordi e pe rafturi, pe tru ă se va pro eda i lusiv la verifi area pri so daj
a u.a.

Pre iză și ă, ulterior a estei vizite, o Co isie i ter ă a Arhivelor va a aliza lu rarea și î ur a a alizei se
va propu e șefului i stituției apro area i tegrală, î parte de i u reți erea a u itor poziții di i ve tare
sau respi gerea lu rării de sele țio are. Răspunsul va fi comunicat printr-o adresă tra s isă BNP.

E i e să ști … I porta t de reți ut este ă î to irea lu rării u î sea ă ă pot fi aru ate do u e tele;
ă vizita i spe torului de tere u i pli ă auto at o fir area lu rării sau a ordul pe tru
distrugere.

Doar după pri irea di partea AN a adresei de apro are a lu rării, u.a. pot fi s oase di
depozitul de arhivă, pri operare î R.E.C., și pregătite pe tru distrugere.

Pasul : după sele țio are: pregătirea u.a., distrugerea lor și a tualizarea evide țelor
 Pagina 70 din 72

După pri irea apro ării di partea Arhivelor Națio ale, pot e ista trei azuri, are presupu ăi de a țiu e
parțial diferite:

A). lu rarea u a fost apro ată: î a est az, se re ediază defi ie țele și se reia pro edura pe tru
sele țio are.

B). lu rarea a fost parțial apro ată: pentru u.a. care au fost aprobate pentru eliminare, se trece la
pu tul C . Cele are au fost reți ute se ide tifi ă și se pu deoparte, pe tru a u fi
aruncate odată u elelalte. Evide țele pe tru a estea di ur ă se a tualizează astfel:
B . Î azul î are pe u i ve tar au fost reți ute poziții pe tru ee pirarea
ter e ului de păstrare:
 Î R.E.C. se va fa e e țiu e la ru ri a 14 despre a ul î are e piră oul
ter e de păstrare.
 Pe i ve tar se va fa e e țiu e despre poziția reți ută și r. pro esului
verbal sau al adresei prin care s-a dispus acest lucru.
B2. În cazul în care de pe un inventar s-au reți ut a u ite poziții pri odifi area
ter e ului de păstrare de pildă, dosar di se odifi ă de la ani la 8 ani)
 Î R.E.C. se fa e e țiu e la O servații: ,, utat poziții pe i ve tar r….”
 Se î to ește u i ve tar î o pletare la i ve tarul orespu zător a ului
și ter e ului de păstrare respe tiv de i, la i ve tarul de a i pe tru
documentele din anul 2008), iar la rubrica de O servații a inventarului, în
dreptul oilor poziții, se va e țio a: ,,fost r. rt. /i v. a i/ ”.
 Pe i ve tarul i ițial, î dreptul pozițiilor orespu zătoare, se fa e e țiu e
la rubrica de O servații ,,mutat în inv. 8 a i/ o f…” pro es ver al sau
adresă
 Pe operta dosarului reți ut se vor odifi a datele oul ter e de
păstrare, oua otă/ r. rt. di i ve tar , pri a ularea u o li ie a elor
ve hi și î s rierea elor oi.
 Dosarul va fi mutat pe raft la noua poziție rezultată di odifi area
evide țelor.
C). Lu rarea a fost apro ată i tegral: u.a. se vor s oate di depozitul de arhivă și se va pro eda la
distrugerea lor. După eli i are, u.a. are au fost distruse se vor s ădea di evide ță Î R.E.C. se
completează ru ri ile orespu zătoare .

E i e să ști … Se re o a dă a a eastă operație să fie realizată a ia după distrugere și u după

sele țio are deoare e, di varii otive, după sele țio are do u e tele u su t
eli i ate și apărea a s ăzute di evide ță î ti p e, de fapt, ele î ă su t î
depozit.

Pro esul ver al de sele țio are e e plarul , î soțit de i ve tarele do u e telor
u t.p. e pirat are au fost tra s ise Arhivelor Națio ale se vor lasa î tr-un dosar
distinct, ce va cuprinde toate aceste LS de-a lungul timpului.

Ori ât ar părea de iudat, o ulti ă pro le ă este ridi ată de distrugerea î săși a do u e telor. Co ți utul
dosarelor otariale are, de ulte ori, o i porta tă o po e tă de o fide țialitate. De a eea, distrugerea
tre uie să ai ă î vedere preve irea a esului eautorizat la do u e te pâ ă î o e tul distrugerii lor
complete. Ca urmare, în vederea distrugerii, se poate opta pentru:
 Pagina 71 din 72

— fir e spe ializate de distrugere arhivă, are e it și ertifi at de o fir are a distrugeri totale.
Este ea ai profesio ală soluție, dar u osturi pe ăsură.
— o ți erea u ui a ord u fa ri i de hârtie, are, pri tr-o progra are preala ilă, să pro edeze la
to area/distrugerea do u e telor, î preze ța u ui repreze ta t al BNP. Soluția i pli ă asigurarea
tra sportului pâ ă la fa ri a respe tivă.
— distrugerea î adrul iroului otarial, pri to are i pli ă ași i spe iale, ostisitoare — să e
gâ di ă u se toa ă foi, i dosare! sau pri i e diere o trolată î o tai ere etali e .
Această di ur ă opțiu e prezi tă ris uri de i e diu î azul î are fo ul s apă de su o trol.

Lu rările de sele țio are tra s ise ătre AN adresa de î ai tare, pro esul ver al și, după az, i ve tarul
do u e telor propuse spre sele țio are , la are se va adăuga răspu sul AN, se vor păstra î tr-un biblioraft
separat și se vor o stitui î dosare atu i â d a titatea de do u e te a u ulată o i pu e. I ve tarele
per a e te se vor e ți e la i lioraftul/ apa u i ve tare.

Periodi , ai ales după eli i ări de a ploare, este e esară utarea arhivei î depozit, pe tru a a operi
golurile lăsate î ur a eli i ării elorlalte do u e te. De ase e ea, se va pro eda la a tualizarea
ghidurilor topografice.
 Pagina 72 din 72

INFORMAȚII SUPLIMENTARE

Reperele fundamentale în activitatea arhivisti ă su t Legea / , I stru țiu ile, Legea notarilor,
Regula e tul și I stru țiu ile pe tru arhiva otarială. Nu vă î redeți or ește î i io altă sursă – nici
ă ar î preze tul aterial .

Legislația arhivisti ă a fost î to ită la u ivel e esar de ge eralitate și a ur are u toate azurile
existente într-u BNP vor găsi soluțio are. Î azul î are se adoptă soluții spe ifi e, re o a dă a
a estea să fie ofi ializate î tr-o otă i ter ă a BNP, astfel î ât toți lu rători să lucreze uniform.

Resursele de pe I ter et pot fi sau u de î redere. Ate ție la resursele î li i străi e – legislația este
spe ifi ă fie ărei țări. Î li a ro â ă – ate ție la autoritatea site-ului: este UNNP, CNP sau Arhivele
Națio ale? Da ă u, folosiți riti i for ațiile fur izate.

E istă pe piață fir e de arhivare, are, o tra- ost, asigură prelu rarea arhivei, Dat fii d ă î preze t u
e istă o for ă legală de autorizare a a estora, este greu de ide tifi at alitatea și seriozitatea a tivității lor.
De a eea, re o a dă
 ate ție deose ită la se area o tra tului și la pre izarea a datului pe are îl au u ii, plătiți
fii d la u ăr de dosare legate, se vor asigura ă vor fa e dosare di ele volu e i ițiale…
 să o ta tați Arhivele Națio ale î ai te de î eperea lu rărilor, pe tru a verifi a pla ul de lu ru și
i te țiilor elor di respe tiva fir ă
 să o ta tați Arhivele Națio ale la re epția lu rării și î ai te de a plăti, pe tru verifi area alității
lu rării.

Arhivele Națio ale au o ligația de a vă fur iza asiste ță de spe ialitate. Profitați, e GRATIS!

ARHIVELE NAȚIONALE
Servi iul Județea Brașov

Str. G. Barițiu r.
Telefon: 0268-47 52 56
Fax: 0268-47 87 42
e-mail: brasov.an@mai.gov.ro