ÎNTRODUCERE

Drepturile și libertățile fundamentale ale omului sunt respectate în măsura în

care sunt cunoscute de societate, în sens general și de fiecare individ, în particular
și devin cunoscute doar în măsura în care sunt însușite.
Formarea culturii juridice, în sensul enunțat, reprezintă un domeniu esenţial
de activitate ale autorităţilor publce centrale și locale, devenind o necesitate ca
fiecare individ să posede cunoștinţe suficiente pentru a conștientiza conținutul și
esența drepturilor, libertăților și posibilităților sale, pentru ca, ulterior, să manifeste
respect și toleranță vis a vis de drepturile similare ale celorlați membri ai societății,
precum și ale societății intregi.
Obiectivul prezentului curs constă în instruirea beneficiarilor în domeniul
exigențelor legale autohtone, ce statuiază regimul juridic al activității notariale, în
special vizează competența, mecanismul și regulile, aplicabile în cadrul realizării
activității notariale de către Secretarii Consiliilor locale.
Realizarea cu succes al obiectivului enunțat va avea impact direct atât asupra
edificării capacităților profesionale ale beneficiarilor cursului și menținerea bunei
reputații ca fiind funcționar public, dar și asupra posibilității persoanelor interesate
de a-și realiza drepturile subiective civile în anumite circumstanțe, despre care se
relatează mai jos.

1. CONSIDERAȚIUNI GENERALE PRIVIND ACTIVITATEA

NOTARIALĂ.

1.1. Considerațiuni întroductive privind notariatul și subiecții, ce

desfășoară activitate (limitată) notarială.

În esență, notariatul este o instituţie publică de drept, abilitată să asigure în

condiţiile Legii, ocrotirea drepturilor şi intereselor legale ale persoanelor şi statului
prin îndeplinirea de acte notariale în numele Republicii Moldova.
În realizarea activității notariale, este aplicabilă nu doar legislația cu privire
la notariat, dar și normele dreptului civil, procedural civil, familial, administrativ,
iar cunoaşterea, în activitatea notarială, a ramurilor conexe de drept (a legislaţiei
adiacente domeniului notarial) este o cerinţă indispensabilă pentru persoanele care
practică activitatea notarială.
Instituţia notariatului are drept scop de a ajuta persoanele care participă la
încheierea/perfectarea diferitelor acte juridice (ex: contracte de vînzare-cumpărare,
donaţie, locaţiune, procuri, testamente etc.), să întocmească înscrisurile
constatatoare ale înţelegerilor intervenite şi să dea forță acestor înscrisuri printr-o
certificare oficială, mai ales în cazurile în care, pentru a fi valabile, se cere prin
lege, ca anumite înscrisuri să fie întocmite într-o formă anume determinată (în
unele cazuri legislaţia în vigoare obligă părţile contractante să respecte forma
autentică) fiind certificate de un organ oficial.
1
 Activitatea notarială asigură persoanelor fizice şi juridice stabilirea de
drepturi juridice civile şi comerciale nelitigioase, precum şi exerciţiul drepturilor şi
ocrotirea intereselor legitime. Prin urmare, activitatea notarială se situează în sfera
raporturilor juridice nelitigioase, notarul și alți subiecți, investiți cu asemenea
atribuții, putând realiza autentificări de acte juridice, legalizări de copii de pe
înscrisuri originale, certificarea unor împrejurări de fapt, efectuarea de legalizări a
traducerilor, etc.

Potrivit cadrului legal autohton, subiecții, investiți cu competențe

notariale, sunt:
1. Notarii (potrivit Legii cu privire la organizarea activităţii notarilor nr. 69
din  14.04.2016, Legii privind procedura notarială nr. 246  din  15.11.2018);
2. Secretarii Consiliilor locale (art. 1 alin. (1) lit. q) a Legii privind
administraţia publică locală nr 436 din 28.12.2006);
3. Misiunile diplomatice ale Republicii Moldova în alte state (p.p. 54-57 a HG
RM cu privire la aprobarea Statutului Consular);
4. Șefii instituţiilor medicale, adjuncţii în probleme medicale sau medicul-şef,
iar în absenţa acestuia –medicul de gardă (art. 374 alin. (4), lit. a); 2227 lit.
a) CC al RM);
5. Comandantul (şeful) unităţii militare, instituţiilor sau instituţiilor de
învăţământ militar (art. 374 alin. (4), lit. b); 2227 lit. c) CC al RM);
6. Șeful instituției penitenciare (art. 374 alin. (4), lit. c); 2227 lit. d) CC al
RM);
7. Administrația instituției de protecție socială (a persoanelor majore) (art. 374
alin. (4), lit. d); 2227 lit. a) CC al RM);
8. Administraţia de la locul de muncă sau de studii al persoanei care eliberează
procura (art. 374 alin. (5) CC al RM);
9. Șefii expedițiilor de cercetare (art. 2227 lit. b) CC al RM);
10. Comandanţii navelor maritime şi navelor de navigaţie internă, care
navighează sub pavilionul Republicii Moldova (art. 2227 lit. e) CC al RM);
11. Alți funcționari publici (art. 2458 CC al RM)

1.2. Istoricul instituției notariatului. Dezvoltarea notariatului în

Republica Moldova.

Istoria notariatului şi apariţia notarului este legată de descoperirea şi

folosirea scrisului de populaţiile sumeriene.
Primele testamente, contracte de vânzare-cumpărare sau de închiriere au fost
scrise în Mesopotamia cu mii de ani în urmă.
Originile instituţiei notariale ca garant al anumitei ordini, a drepturilor şi
intereselor fundamentale din societate, le regăsim tocmai în perioada antică în
spaţiul juridic greco-roman.

2
 În ce priveşte practicile notariale din Roma antică, sclavii cu educaţie
deosebită ţineau „note" (de unde provine şi noţiunea de "notar"), cu timpul ei
devenind secretari - tabelliones, având ca activitate principală redactarea de acte.
În limba latină, „nota" înseamnă o redacţie prescurtată, o notiţă scrisă de
sclavi şi aprobată de părţi, ce constituie baza convenţiei şi, totodată, un început de
dovadă în cazul unui proces izvorât din neexecutarea convenţiei.
Aceşti sclavi s-au specializat în redactarea notelor şi s-a ajuns la o
uniformitate oarecare în formularea lor, iar sclavii care se îndeletniceau cu această
activitate au fost denumiţi „notari", astfel, fiind spus, cei ce iau notiţe.
Sclavii care ţineau aceste note aparţineau familiilor cetăţenilor romani
bogaţi, ei efectuau înscrierile într-un registru special.
În dreptul roman, mult timp înscrisul a constituit numai un simplu mijloc
probator al unor acte ce se îndeplineau după un anumit ceremonial.
Propagarea treptată a documentelor scrise a determinat apariţia unei profesii
liberale, anume aceea a tabelionului, persoanele ce o exercitau fiind specializate în
redactarea documentelor juridice.
Tabelionii au devenit treptat experţi, cunoscând legile şi formulele juridice,
ei au devenit experţi nu doar în redactarea documentelor, dar şi a consultării
părţilor în rapoarte juridice private precum redactarea unor petiţii, atestări sau
certificări solicitate de tribunale.
Pe parcursul perioadelor istorice, practicile notariale romane au fost preluate
şi perfecţionate de Imperiul Roman de Răsărit, adică Bizanţul, care, pe parcursul
existenţei sale milenare (396-1453), a avansat în ocrotirea drepturilor şi intereselor
fundamentale, perfecționând în acest sens practica şi legislaţia notarială moştenită
după Imperiul Roman.
În acest sens, legislaţia bizantină operează cu noţiunile de tabularios şi
notarius (termeni folosiţi în novelele lui Justinian cu referire la notari).
Cu referire la Republica Moldova, trebuie să menţionăm că instituţia
notariatului contemporan a parcurs o cale lungă şi complexă în evoluţia sa, fapt ce
ne oferă o anumită imagine despre priorităţile dezvoltării şi statornicirii în stat a
acestui instrument de drept important şi necesar de reglementare a diverselor
raporturi, îndeosebi de drept civil, patrimoniale, precum şi a altor sfere şi domenii
din viaţa societăţii.
În Moldova de est (începând cu anul 1813, denumită Basarabia) instituţia
notariatului a suferit o serie de modificări, care pot fi calificate drept stagnări în
dezvoltarea acestei instituţii, luând în considerare faptul că toate documentele în
acea perioadă trebuiau întocmite în limba rusă.
Și, dacă ţinem cont de faptul că în marea lor majoritate, populaţia autohtonă
nu cunoştea limba rusă, este de înţeles că au fost efectuate multe nelegiuiri în
această perioadă băştinaşilor.
În perioada de referință a fost adoptat Regulamentul din 14 aprilie 1866
despre partea notarială, fiind influenţat de Legea notarială rusă din 1866, care
presupunea că pe lângă judecătorii să fie instituite şi 9 instituţii notariale care erau
guvernate de un notar superior.

3
 De asemenea, activau şi notarii inferiori, mai ales că în calitate de notari erau
învestiţi persoane incompetente, fapt care a generat o situaţie dramatică către anul
1917, când aproape 90% dintre ţărani nu aveau pentru pământurile lor acte de
proprietate perfectate de notari publici şi întărite de primii notari.
Este şi firesc că toate acestea au dus la nemulţumirea în masă a populaţiei
locale, notarii publici nu mai aveau un statut al lor şi o lege organică specială,
împuternicirile fiind transmise autorităţilor judecătoreşti şi grefierilor.
Pentru a remedia cumva situaţia, prin Decretul Sovietului Komisarilor
Norodnici (SKN) al Rusiei Sovietice „despre judecătorie" din 24 noiembrie 1917,
au fost lichidate instituţiile de justiţie ţariste, inclusiv cele notariale.
Situaţia s-a ameliorat puţin după adoptarea, la 4 octombrie 1922, de către
SKN al R.S.F.S. Ruse a Regulamentului despre notariat, care a pus bazele noului
sistem notarial sovietic.
Cu toate acestea, în teritoriile din partea stângă a Nistrului (constituită în
R.A.S.S. Moldovenească în 1924), unde era aplicată legislaţia Uniunii Sovietice şi
a R.S.S. Ucrainene, situaţia nu a cunoscut careva îmbunătăţiri nici în urma
transformării R.A.S.S.M. în R.S.S. Moldovenească, deoarece o perioadă
îndelungată a continuat să fie aplicată legislaţia Uniunii Sovietice şi a R.S.S.
Ucrainene.
Însă, odată cu adoptarea Codului civil şi a Codului de Procedură Civilă din
1964, a fost necesar de adoptat şi un act normativ ce va reglementa activitatea
notarului de stat.
Prin urmare, la data de 5 iulie 1974 a fost adoptată de către Sovietul Suprem
Legea R.S.S. Moldoveneşti nr. 1044-VIII „Cu privire la notariatul de stat".
Această lege conţinea prevederi cu privire la condiţiile înaintate faţă de
notarii de stat, drepturile şi obligaţiile acestora, procedura notarială.
Imediat după declararea independenţei statului nostru, odată cu reformele
radicale sociale şi economice, care au derulat în Republica Moldova, precum şi cu
apariţia noilor fenomene şi tendinţe în dezvoltarea notariatului, s-a conturat şi
problema creării şi perfecţionării statutului juridic al notarilor.
În acest context a fost adoptată și pusă în aplicare Legea cu privire la notariat
din 11.04.1997, care a instituit tărâm legal pentru prestarea serviciilor notariale în
RM.
Ulterior Legea nominalizată a fost abrogată prin Legea din 08.11.2002 cu
privire la notariat, care fiind adaptată la condițiile sociale corespunzătoare a
subzistat până la 01.03.2019, find practic înlocuită prin Legea privind procedura
notarială nr. 246  din  15.11.2018, valabilă actualmente.

4
2. SECRETARUL CONSILIULUI LOCAL – SUBIECT CU ATRIBUȚII DE
ACTIVITATE NOTARIALĂ.

2.1.Statutul Secretarului Consiliului local

Secretar al Consliului local este persoana fizică, angajată în funcție publică, în
scopul realizării atribuțiilor și obligațiilor stabilite în temeiul legii, în regim de
putere publică.
Statutul Secretarului Consiliului local este cel de funcționar public și cade sub
incidența Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul
funcţionarului public.
Exigențele legale pentru funcția de secretar sunt statuate prin Legea 436/2006
privind administrația publică locală, art. 37; 38, care prevăd:
Art. 37:
(1) Secretarul consiliului local este şi secretar al satului (comunei), oraşului
(municipiului). Candidatul la funcţia de secretar se va selecta pe bază de concurs.
Persoana numită, în condiţiile prezentei legi, în funcţia de secretar trebuie să fie
licenţiat al unei facultăţi (secţii) de drept sau de administraţie publică.
(2) Prin derogare de la alin.(1), în cazul în care, după anunţarea repetată a
concursului pentru ocuparea funcţiei vacante de secretar al consiliului local, nu au
parvenit solicitări de la persoane cu studiile respective, la concurs poate fi admis
un absolvent al unei alte facultăţi (secţii) sau o persoană care urmează studiile
superioare.
 Art. 38:
(1) Numirea în funcţie a învingătorului concursului pentru ocuparea funcţiei
de secretar, organizat în conformitate cu legislaţia în vigoare, se face la prima
şedinţă a consiliului local, după anunţarea rezultatelor concursului.
(2) Prevederile alin.(1) se aplică numai în cazul în care funcţia de secretar este
vacantă. Vacanţa intervine în cazul încetării raporturilor de serviciu ale
secretarului, conform Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia
publică şi statutul funcţionarului public.
(3) Secretarul se bucură de stabilitate în funcţie şi cade sub incidenţa Legii
nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului
public.

Deasemenea, art. 27 a Legii 158/2008 stabilește condiții pentru a candida la o

funcție publică (normă, aplicabilă candidaților la funcția de Secretar al consiliului
local):
- deţine cetăţenia Republicii Moldova;
- posedă limba moldovenească şi limbile oficiale de comunicare interetnică
vorbite în teritoriul respectiv în limitele stabilite de lege;
- are capacitate deplină de exerciţiu;
- nu a împlinit vîrsta de 63 de ani;

5
 - este aptă, din punct de vedere al stării sănătăţii, pentru exercitarea funcţiei
publice, conform certificatului medical eliberat de instituţia medicală abilitată,
dacă pentru funcţia respectivă sînt stabilite cerinţe speciale de sănătate;
- are studiile necesare prevăzute pentru funcţia publică respectivă;
- în ultimii 5 ani nu a fost destituită dintr-o funcţie publică conform art.64
alin.(1) lit.a) şi b) sau nu i-a încetat contractul individual de muncă pentru motive
disciplinare;
- nu are antecedente penale nestinse pentru infracţiuni săvârşite cu intenţie;
- nu este privată de dreptul de a ocupa anumite funcţii sau de a exercita o
anumită activitate, ca pedeapsă de bază sau complementară, ca urmare a sentinţei
judecătoreşti definitive prin care s-a dispus această interdicţie;
- nu are interdicţia de a ocupa o funcţie publică sau de demnitate publică, ce
derivă dintr-un act de constatare al Autorităţii Naţionale de Integritate;
- pentru ocuparea funcţiilor publice în autorităţile publice sunt necesare studii
superioare absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă;
- Autoritatea publică poate stabili şi alte cerinţe specifice care se referă la
specialitatea studiilor, cunoştinţe, abilităţi profesionale şi atitudini/comportamente
necesare pentru exercitarea eficientă a funcţiei publice, acestea fiind stipulate în
fişa postului aferentă funcţiei publice.

Potrivit datelor https://ro.wikipedia.org/wiki/Comunele_Republicii_Moldova,

privind organizarea administrativ teritorială, în Republica Moldova sunt 913 sate și
comune, inclusiv cele din UTA Găgăuzia și Stânga Nistrului, 32 raioane, 13
municipii.
În acest sens, raportat la obiectivul cursului dat de instruire, în Republica
Modova activează 300 notari, potrivit datelor de pe portalul
http://www.justice.gov.md/pageview.php?l=ro&idc=65, dintre care nu toți sunt
activi (unii și-au suspendat activitatea, altora le-a fost retrasă licența, etc.).
Numărul notarilor (birourilor notariale) sunt determinate de către Ministerul
Justiției al RM.
Actualmente, toate birourile notariale au sediile în orașe și municipii.

2.2. Competențele generice ale Secretarului Consilului local și cele de natură

notarială

Potrivit prevederilor art. 39 a Legii 436/2006 cu privire la administrația

publică locală,
(1) Secretarul îndeplineşte, sub autoritatea primarului, următoarele atribuţii de
bază:
a) asigură înştiinţarea convocării consiliului local;
b) participă la şedinţele consiliului local;
c) avizează proiectele de decizii ale consiliului local şi contrasemnează
deciziile;
c1) exercită atribuţiile unităţii gender la nivel local, garantînd implementarea
principiului egalităţii între femei şi bărbaţi;
6
 d) asigură buna funcţionare a primăriei;
e) asigură efectuarea lucrărilor de secretariat;
f) pregăteşte materialele pe marginea problemelor supuse dezbaterii în
consiliul local;
g) comunică şi remite, în termen de 5 zile, dacă legea nu prevede altfel,
autorităţilor şi persoanelor interesate actele emise de consiliul local sau de primar;
h) asigură consultarea publică a proiectelor de decizii ale consiliului local şi
de dispoziţii normative ale primarului, informarea publicului referitor la deciziile
adoptate şi la dispoziţiile emise;
h1) asigură includerea actelor autorităţii administraţiei publice locale în
Registrul de stat al actelor locale, în conformitate cu prezenta lege;
i) primeşte, distribuie şi întreţine corespondenţa;
j) eliberează extrase sau copii de pe orice act din arhiva consiliului local, în
afara celor care conţin informaţii secrete, stabilite potrivit legii, precum şi extrase
şi copii de pe actele de stare civilă;
k) organizează, coordonează, poartă răspundere pentru activitatea serviciilor
de stare civilă, de protecţie socială şi exercită, după caz, atribuţiile respective;
l) ţine evidenţa gospodăriilor ţărăneşti (de fermier) şi a asociaţiilor acestora
conform registrului aprobat de Guvern;
m) păstrează şi aplică, după caz, sigiliul;
n) acordă ajutor consilierilor şi comisiilor consiliului local;
o) administrează sediul primăriei şi bunurile ei;
p) eliberează certificate de proprietate privată ce confirmă dreptul de
proprietate asupra cotelor-părţi valorice din patrimoniul fostelor întreprinderi
agricole, în baza anexelor la procesul-verbal al comisiei de privatizare a bunurilor
întreprinderilor agricole, conform modelului aprobat de Ministerul Economiei şi
Infrastructurii;
q) legalizează semnăturile de pe documente, legalizează copiile de pe
documente şi ale extraselor din ele, autentifică procurile pentru primirea pensiilor,
indemnizaţiilor, mijloacelor băneşti repartizate acţionarilor fondurilor de investiţii
nemutuale în proces de lichidare silită, fondurilor de investiţii pentru privatizare în
proces de lichidare silită, pentru primirea sumelor indexate la depunerile băneşti
ale cetăţenilor în "Banca de Economii" S.A., în proces de lichidare silită, precum şi
pentru dreptul de înregistrare, transmitere în folosinţă şi înstrăinare a dreptului de
proprietate asupra cotelor valorice din bunurile întreprinderilor agricole;
r) înregistrează contractele de arendă a terenurilor agricole şi a altor bunuri
agricole încheiate pe un termen de pînă la 5 ani inclusiv.
(2) Secretarul îndeplineşte şi alte atribuţii prevăzute de lege sau încredinţate
de către consiliul local ori de către primar.

În atare ordine de idei, atribuțiile și competențele de natură notarială ale

Secterarului Consiliului local sunt statuate prin:

I. Art. 39, alin. (1) lit. q) a Legii privind administraţia publică locală nr. 436-
XVI  din  28.12.2006 ce prevede competențele și atribuțiile de natură notarială
7
ale Secretaruli Consiliului local (în redacția valabilă din 01.03.2019, fiind
modificat prin Legea privind procedura notarială nr. 246  din  15.11.2018):

- legalizează semnăturile de pe documente;

- legalizează copiile de pe documente şi ale extraselor din ele,
- autentifică procurile pentru:
1. primirea pensiilor,
2. indemnizaţiilor,
3. mijloacelor băneşti repartizate acţionarilor fondurilor de investiţii nemutuale
în proces de lichidare silită, fondurilor de investiţii pentru privatizare în
proces de lichidare silită,
4. pentru primirea sumelor indexate la depunerile băneşti ale cetăţenilor în
"Banca de Economii" S.A., în proces de lichidare silită,
5. pentru dreptul de înregistrare, transmitere în folosinţă şi înstrăinare a
dreptului de proprietate asupra cotelor valorice din bunurile întreprinderilor
agricole;

II. Art. 2227 lit. f) CC al RM: autentifică testamentele privelegiate întocmite în

situații speciale.
Art. 2458 CC al RM: poate întocmi inventarul succesoral.

În aspect retrospectiv, Legea 436/2006 cu privire la administrația publică

locală, în versiunea originală, prevedea următoarele competențe notariale ale
Secretarului Consiliului local:
art. 39 alin. (1) lit. q) a Legii nominalizate, Secretarul Consiliului local, pe
lângă celelalte atribuții legale, îndeplineşte acte notariale conform Legii cu privire
la notariat și anume cele prevăzute (la acea perioadă) de art. 37 a Legii nr.
1453/2002 (actualmente abrogat):
a) legalizarea semnăturilor de pe documente;
b) legalizarea copiilor de pe documente şi a extraselor din ele;
c) luarea măsurilor de pază a bunurilor succesorale;
d) autentificarea testamentelor;
e) autentificarea procurilor pentru primirea pensiilor, indemnizaţiilor, mijloacelor
băneşti repartizate acţionarilor fondurilor de investiţii nemutuale în proces de
lichidare, fondurilor de investiţii pentru privatizare în proces de lichidare, pentru
primirea sumelor indexate la depunerile băneşti ale cetăţenilor în Banca de
Economii, precum şi pentru dreptul de înregistrare, transmitere în folosinţă şi
înstrăinare a dreptului de proprietate asupra cotelor valorice din bunurile
întreprinderilor agricole;
f) autentificarea contractelor de înstrăinare (vînzare-cumpărare, donaţie,
schimb) a bunurilor imobile, inclusiv a terenurilor cu destinaţie agricolă.

Este de remarcat că condiția de baza pentru existența competenței notariale a

Secretarului Consiliului local constituie anume lipsa din localitate a unui Birou
Notarial.
8
 Aceasta condiție își găsește rațiunea în caracterul de serviciu public al
activitatii notariale, serviciu ce trebuie îndeplinit/realizat și în cazul în care
condițiile social-economice nu permit existența în localitate a unui Birou Notarial.

3. Etapele, condițiile și procedura activității notariale ale Secretarului

Consilului local.

Așa cum s-a menționat supra, Secretarul consiliului local, prestează

următoarele servicii/activități notariale:
- legalizează semnăturile de pe documente;
- legalizează copiile de pe documente şi ale extraselor din ele,
- autentifică procurile pentru:
1. primirea pensiilor;
2. primirea indemnizaţiilor;
3. primirea mijloacelor băneşti repartizate acţionarilor fondurilor de investiţii
nemutuale în proces de lichidare silită, fondurilor de investiţii pentru
privatizare în proces de lichidare silită;
4. primirea sumelor indexate la depunerile băneşti ale cetăţenilor în "Banca de
Economii" S.A., în proces de lichidare silită;
5. dreptul de înregistrare, transmitere în folosinţă şi înstrăinare a dreptului de
proprietate asupra cotelor valorice din bunurile întreprinderilor agricole;
- autentifică testamentele privelegiate întocmite în situații speciale;
- întocmește inventarul succesoral.

În exercitarea atribuților notariale menționate, Secretarul Consiliului local se

conformează prevederilor legale notariale, atât sub aspect material, cât și
procedural.
Inițialmente, la compartimentul dat, se va face o introducere în ceea ce ține
de definirea și clasificarea procurilor și testamentelor, prin prisma prevederilor
Codului civil al RM, aceste fiind cele 2 tipuri de acte juridice civile autentificate de
către Secretarul Consiliului local.

3.1. Noțiuni și regimul juridic al procurilor și testamentelor.

Potrivit cadrului legal autohton, Procura constituie actul juridic civil, prin
care Reprezentatul împuternicește Reprezentantul în realizarea unor acțiuni, în
numele și în interesul primului.
În esență, Procura este reflectarea materială și concisă a împuternicirilor,
oferite Reprezentantului.
În legislația civilă, reprezentarea constituie mijlocul de realizare a drepturilor
subiective și de executare a obligațiilor, prin intermediul unei alte persoane în
situațiile în care titularul drepturilor și obligațiilor nu le poate exercita personal,
aflându-se în circumstanțe de imposibilitate (de natură legală și/sau materială).

Nu pot fi realizate prin reprezentare:

9
 - încheierea căsătoriei;
- perfectarea Procurii inițiale;
- perfectarea/semnarea testamentului.
În conformitate cu prevederile art. 374 alin. (1) CC al RM: Procură este
înscrisul întocmit pentru atestarea împuternicirilor conferite de reprezentat unui
sau mai multor reprezentanţi.
Respectiv, din norma dată, se deduce una din condițiile de formă a Procurii –
scrisă (simplă sau autentificată).
Al doilea alineat al articolului citat, de asemenea, expune condiții de formă a
unor tipuri de Procuri și anume: Procura eliberată pentru încheierea de acte
juridice în formă autentică trebuie să fie autentificată notarial.
La caz, legiuitorul impune forma autentificată a Procurilor, ce conțin
împuterniciri pentru încheierea actelor juridice în formă autentică (ex.: înstrăinarea
bunurilor imobile, gajul imobiliar, înstrăinarea capitalului social, renta viageră,
acord parental, etc.)
Alineatul 3 a articolului citat, prevede: Procurile autentificate, conform
legii, de autorităţile administraţiei publice locale sînt echivalate cu procurile
autentificate notarial.
Reeșind din dispoziția dată, APL, în persoana Secretarului Consiliului local,
autentifică, în conformitate cu Legea și anume art. 39, alin. (1) lit. q) a Legii
privind administraţia publică locală nr. 436-XVI  din  28.12.2006, procuri (doar
pentru acțiunile prevăzute expres în textul Legii), care sunt echvalate cu cele
autentificate notarial.
În alt sens (prin conferirea atribuților de natură notarială mai largă), este
expus alineatul 4 a articolului citat, din care se deduce că subiecții vizați în norma
dată autentifică procuri de orice gen, ce sunt echivalate cu cele autentificate
notarial și anume:
Sunt echivalate cu procurile autentificate notarial procurile eliberate de:
a) persoane care se află la tratament staţionar în spitale, sanatorii şi în alte
instituţii medicale militare, în cazul în care sînt autentificate de şefii acestor
instituţii, de adjuncţii în probleme medicale sau de medicul-şef, iar în absenţa
acestuia – de medicul de gardă;
b) militari, iar în punctele de dislocare a unităţilor militare, instituţiilor sau
instituţiilor de învăţămînt militar unde nu există birouri notariale sau alte organe
care îndeplinesc acte notariale, de salariaţi şi de membri ai familiilor lor şi ale
militarilor, autentificate de comandantul (şeful) unităţii sau al instituţiei
respective;
c) persoane care ispăşesc pedeapsă în locuri de privaţiune de libertate,
autentificate de şeful instituţiei respective;
d) persoane majore care se află în instituţii de protecţie socială a populaţiei,
autentificate de administraţia instituţiei respective sau de conducătorul organului
de protecţie socială respectiv.
Pentru primirea salariului sau a altor drepturi la locul de muncă, a pensiilor,
indemnizaţiilor, burselor, a corespondenţei, cu excepţia coletelor şi mandatelor
băneşti, pot fi autentificate procurile de administraţia de la locul de muncă sau de
10
studii al persoanei care eliberează procura sau de administraţia instituţiei medicale
în care este internată persoana care eliberează procura (art. 374 alin. (5) CC al
RM).

Reeșind din cadrul legal actual, procurile pot fi clasificate după următoarele
criterii:
I. După condițiile de formă:
- scrise simple;
- autentificate.
II. După subiectul, ce le perfectează:
- inițiale ;
- ulterioare.
III. După posibilitatea de revocare:
- revocabile;
- irevocabile.

Procura inițială este actul juridic civil, prin care Reprezentatul personal
atribuie Reprezentantului împuterniciri. Forma – scrisă simplă sau autentificată.
Procura ulterioară (art. 375 CC al RM) este atul juridic civil, prin care
Reprezentantul, ce deține împuterniciri în baza procurii inițiale
deleagă/împuternicește un alt Reprezentant pentru realizarea împuternicirilor sau le
cesionează (în condițiile prevederilor art. 364 CC al RM). Forma – autentificată în
toate cazurile.
Reprezentantul căruia i s-a eliberat procura conform art. 374 alin.(5) nu
poate elibera procură ulterioară.
Persoana căreia îi este eliberată procura ulterioară poate elibera o nouă
procură ulterioară numai dacă acest drept este stipulat expres în procura iniţială şi
cea ulterioară.

Procura irevocabilă (art. 378 CC al RM) este eliberată în scopul executării

ori garantării executării obligațiilor prezente sau viitoare, dacă ele au fost asumate
de un profesionist. Ea nu poate fi revocată înainte de expirarea termenului de
valabilitate sau de executare a obligațiilor indicate.
Dar, revocarea, totuși, poate fi realizată prin Hotărâre judecătorească, în
cazul unor abuzuri din partea reprezentantului pe numele căruia a fost eliberată
procura irevocabilă.

Potrivit art. 376 CC al RM :

(1) Dacă termenul valabilităţii nu este indicat în procură, ea este valabilă
timp de 3 ani de la data întocmirii. De asemenea, termenul valabilităţii poate fi
indicat prin stipularea unei condiţii la îndeplinirea căreia procura încetează.
(2) Este nulă procura în care nu este indicată data întocmirii.
(3) Procura eliberată pentru încheierea unor acte juridice în afara Republicii
Moldova şi autentificată notarial este valabilă pînă la revocarea ei de către
persoana care a eliberat-o.
11
  
Valabilitatea procurii încetează în cazul (art. 377 CC al RM):
a) expirării termenului sau îndeplinirii condiţiei extinctive;
b) revocării de către persoana care a eliberat-o sau, dacă este eliberată de mai
multe persoane, revocării de către oricare dintre ele;
c) renunţării persoanei căreia îi este eliberată;
d) dizolvării persoanei juridice care a eliberat procura;
e) dizolvării persoanei juridice căreia îi este eliberată procura;
f) decesului persoanei fizice care a eliberat procura, declarării ei drept
dispărută fără de veste ori instituirii în privinţa ei a unei măsuri de ocrotire
judiciare, dacă legea nu prevede altfel;
g) decesului persoanei fizice căreia îi este eliberată procura, declarării ei
dispărută fără de veste ori instituirii în privinţa ei a unei măsuri de ocrotire
judiciare.
Persoana care a eliberat procura o poate revoca în orice moment, iar persoana
căreia îi este eliberată procura poate renunţa la ea în orice moment. Orice clauză
contrară este nulă.
Odată cu încetarea valabilităţii procurii, încetează și valabilitatea procurii
ulterioare.

Testamentul este actul juridic unilateral, personal şi solemn, esenţialmente

revocabil în timpul vieţii testatorului, prin care o persoană (testator) dispune de
averea sa în tot sau în parte pentru timpul când va înceta din viaţă (mortis cauza).

Se deosebesc:

I. Testamente ordinare (art. 2222 alin. (1) CC al RM):

- olografe (art. 2223 CC al RM);
- autentice (art. 2226 CC al RM).

II. Testamente privilegiate (art. 2222 alin. (1) CC al RM):

- întocmite în situații speciale (art. 2227 CC al RM);
- întocmite în situații de urgență (art. 2228 CC al RM).

Testamentul olograf este cel întocmit de testator în mod personal prin

declaraţie scrisă şi subsemnată de el.
Testatorul trebuie să menţioneze în testament data (ziua, luna şi anul) în care a
scris testamentul.
Semnătura va conţine prenumele şi numele de familie ale testatorului. Dacă
testatorul semnează în alt mod şi această semnătură este suficientă pentru stabilirea
identităţii sale şi a seriozităţii declaraţiei testatorului, atunci o asemenea semnătură
nu afectează valabilitatea testamentului.
Persoana care nu ştie să citească nu poate întocmi un testament olograf.

12
 Testamentul care nu conţine data întocmirii, generând astfel îndoieli cu
privire la valabilitatea sa, se consideră valabil numai dacă stabilirea momentului
întocmirii este posibilă în alt mod.
Ştersăturile, modificările sau completările care aparţin testatorului trebuie
datate şi semnate de către testator dacă ele cuprind dispoziţii testamentare noi faţă
de redactarea iniţială.
 
Testamentul autentic este testamentul autentificat de notar, potrivit
dispoziţiilor legale (art. 44 – 45 a Legii 246/2018).
Testamentul se întocmeşte de un notar în baza declaraţiei verbale a
testatorului în faţa notarului sau în baza unui text predat notarului de către testator,
cu declaraţia că acesta este testamentul său.
Testamentele cetăţenilor Republicii Moldova care se află în străinătate de
asemenea pot fi autentificate de către reprezentantul misiunii diplomatice sau al
oficiului consular în ordinea stabilită de legislaţie.
 
Se consideră testamente privilegiate întocmite în situaţii speciale cele
întocmite de testator dacă există temeri că testatorul va deceda înainte de a putea
întocmi testamentul în faţa unui notar și anume:
a) testamentele persoanelor aflate pentru tratament la spitale, alte instituţii
curativ-profilactice, în sanatorii sau care locuiesc în instituţiile de protecţie socială,
autentificate de către medicii-şefi, de adjuncţii lor pe problemele medicale sau de
medici de gardă ai acestor spitale, instituţii curativ-profilactice, sanatorii, precum şi
de directorii, medicii-şef sau adjuncţii lor ai instituţiilor de protecţie socială;
b) testamentele persoanelor aflate în expediţii de cercetare, autentificate de
către şefii expediţiilor;
c) testamentele militarilor şi ale membrilor familiilor militarilor, în punctele
de dislocare a unităţilor militare, a formaţiunilor şi a instituţiilor de învăţămînt
militar, unde nu este notar sau alte organe ce îndeplinesc acte notariale, precum şi
testamentele persoanelor civile care lucrează în aceste unităţi/formaţiuni/instituţii,
ale membrilor familiilor lor, autentificate de către comandanţii acestor unităţi,
formaţiuni sau şefii instituţiilor de învăţămînt;
d) testamentele persoanelor aflate în locurile de detenţiune, autentificate de
către şefii penitenciarelor sau adjuncţii lor;
e) testamentele persoanelor aflate la bordul navelor maritime şi navelor de
navigaţie internă, care navighează sub pavilionul Republicii Moldova, autentificate
de către comandanţii acestor nave. Dacă vasul staţionează într-un port al Republicii
Moldova sau într-un port străin în care este un agent diplomatic sau consular al
Republicii Moldova, această formă de testare nu poate fi aplicată;
f) testamentele autentificate de secretarii consiliilor locale în condiţiile legii.
 
Autentificarea testamentului privilegiat în situații speciale se face în prezenţa
a doi martori, care vor subsemna testamentul.

13
 Conform prevederilor art. 2221 CC al RM, martor la redactarea şi
autentificarea testamentului poate fi orice persoană care are capacitatea de a
întocmi de sine stătător propriul testament, cu următoarele excepţii:
a) persoana care semnează testamentul în numele testatorului;
b) notarul sau altă persoană care, în condiţiile legii, autentifică testamentul;
c) persoana în favoarea căreia se întocmeşte testamentul, rudele acesteia până
la gradul trei inclusiv şi soţul acesteia;
d) analfabeţii şi alte persoane inapte să citească testamentul;
e) persoanele cu antecedente penale pentru faptele prevăzute la art.312, 314
sau 3521 din CP al RM;
f) persoanele care nu posedă limba în care este întocmit testamentul;
g) persoana desemnată executor testamentar în testament.

Autentificarea testamentului este nulă dacă aduce un avantaj juridic:

a) persoanei care autentifică testamentul;
b) soţului sau fostului soţ al persoanei care autentifică testamentul;
c) concubinului sau fostului concubin al persoanei care autentifică
testamentul;
d) unei persoane care este sau a fost rudă în linie dreaptă sau afin ori rudă în
linie colaterală până la al treilea grad de rudenie inclusiv sau afin până la al doilea
grad inclusiv cu persoana care autentifică testamentul.
Temerea că întocmirea testamentului în faţa unui notar nu va mai fi posibilă
trebuie menţionată în testament. Testamentul nu se anulează doar fiindcă
temerea a fost nejustificată.
Persoanele ce autentifică testamentul privelegiat în condiții speciale,
nominalizate mai sus, trebuie să atenţioneze testatorul (mențiunea dată se indică în
registrul corespunzător) că testamentul îşi va pierde valabilitatea dacă testatorul
supravieţuieşte după expirarea termenului prevăzut la art.2230 alin.(1) şi (2) CC al
RM și anume:
(1) Testamentul privilegiat, se consideră că nu a fost întocmit dacă de la
întocmire au trecut 3 luni, iar testatorul este încă în viaţă.
(2) Curgerea termenului este suspendată pînă la momentul când testatorul
are posibilitatea să întocmească un testament în faţa unui notar.

 Testamentul privilegiat întocmit în situaţii de urgenţă poate fi perfectat în

cazul în care persoana, care din motive excepţionale, este izolată (închisă) în aşa
fel încât întocmirea unui testament în faţa unui notar nu este posibilă sau este
dificilă sau se află într-un pericol iminent.
Testamentul dat poate fi întocmit în condițiile expuse pentru testamentul
privilegiat în situație specială sau prin declaraţie verbală în prezenţa a trei
martori.
Art. 2229 alin. (3) CC al RM menționează: Dacă testamentul se întocmeşte
prin declaraţie verbală în prezenţa a trei martori, acest fapt trebuie menţionat
într-un înscris. Dispoziţiile legale referitoare la autentificarea notarială se aplică
în mod corespunzător. Înscrisul poate fi întocmit şi în altă limbă decît limba de
14
stat. Testatorul şi martorii trebuie să înţeleagă suficient de bine limba în care se
întocmeşte înscrisul respectiv, fapt ce se va menţiona în înscris, dacă acesta este
întocmit în altă limbă decît limba de stat.

Transmiterea și păstrarea testamentului:

Art. 2233 CC al RM expune:
(1) Persoanei, care are în posesie un testament, ce nu a fost depus spre
păstrare la o autoritate competentă îi incumbă obligaţia, neîntîrziat, după ce află
despre decesul testatorului, să predea testamentul notarului care desfăşoară
procedura succesorală.
(2) Dacă un testament se află la păstrare la o altă autoritate decât notarul,
atunci această autoritate va preda notarului testamentul după moartea
testatorului. În cazul în care află despre testament, notarul va face demersurile
necesare pentru obţinerea acestuia.

Autoritatea competentă pentru păstrarea testamentului (art. 2231 CC al

RM):
Notarul este competent pentru păstrarea testamentelor autentificate de alte
persoane abilitate prin lege.
Competenţa teritorială revine:
a) notarului în al cărui teritoriu de activitate se află sediul persoanelor
prevăzute la art.2227 CC al RM, dacă testamentul a fost întocmit în faţa lor;
b) oricărui notar – în cazul testamentelor olografe.
Testamentul privilegiat întocmit conform art.2227 lit.e) se va preda agentului
diplomatic sau consular pentru a fi trimis în Republica Moldova la notarul de la
reşedinţa obişnuită a testatorului.
Testatorul poate cere în orice moment ca testamentul să fie păstrat la alt notar.
 
Specificul perfectării testamentului persoanei cu deficienţe fizice sau
analfabete (art. 2220 CC al RM):
(1) Dacă persoana este surdă, mută, surdomută, nevăzătoare sau analfabetă,
testamentul trebuie întocmit în prezenţa a doi martori şi a unei persoane care poate
comunica cu testatorul şi care, prin semnătură, confirmă manifestarea de voinţă a
testatorului.
(2) Dacă testatorul este analfabet sau din cauza unei maladii ori a unor
deficienţe fizice, sau din alte motive nu poate să citească personal testamentul,
atunci textul va fi citit de către un martor în prezenţa testatorului şi a celuilalt
martor, fapt despre care se va face menţiune în testament, cu indicarea motivelor
de imposibilitate a citirii testamentului de către testator.

3.2. Condițiile de fond și de formă privind elaborarea actelor

notariale de către Secretarul Consilului local

Reiterăm că activitatea notarială a Secretarului Consiliului local este

guvernată de legislația domeniului notarial.
15
 Respectiv etapele, acțiunile, procedeele activității notariale, condițiile de
fond și de formă a actelor notariale, realizate de Secretarul Consiliului local sunt
similare celor reglementate și realizate de notar.

3.2.1. Principiile activității notariale a Secretarului Consiliului local.

Activitatea notarială a Secretarului Consiliului local este ghidată de

principiile specifice notariatului și anume:

a) principiul legalităţii;
b) principiul independenţei şi imparţialităţii;
c) principiul îndeplinirii personale a atribuţiilor;
d) principiul păstrării secretului profesional;
e) principiul nediscriminării.
 
Principiul legalităţii în activitatea notarială reese, înseși, din faptul că
cuantumul și limitele activității notariale sunt stabilite de Lege.
Activitatea notarială se prezumă legală şi conformă legii până la proba
contrară.
Orice act notarial prezentat autorităţilor publice, inclusiv instituţiilor de
arbitraj, instanţelor de judecată sau unui alt organ jurisdicţional, în calitate de
probă confirmă faptele expuse în acesta şi constatate de subiectul, ce realizează
activitate notarială, până la proba contrară.
 
Principiul independenţei şi imparţialităţii subiectului, ce realizează
activitate notarială
În activitatea sa notarială, Secretarul Consiliului local, este independent şi se
supune numai legii. Orice imixtiune în activitatea sa este interzisă.
La îndeplinirea actului notarial, Secretarul Consiliului local este imparţial,
respectând drepturile şi interesele legitime ale persoanelor care solicită îndeplinirea
actului notarial.
În activitatea sa, Secretarul Consiliului local asigură respectarea drepturilor şi
intereselor legitime ale persoanelor, fără deosebire de rasă, naţionalitate, origine
etnică, limbă, religie, sex, apartenenţă politică, avere, origine socială sau orice alt
criteriu, în condiţiile legii.
 
Principiul îndeplinirii personale a atribuţiilor
Secretarul Consiliului local exercită personal activitatea notarială şi nu poate
delega împuternicirile sale unei alte persoane.
 
Principiul păstrării secretului profesional
Secretarul Consiliului local este obligat să păstreze secretul profesional cu
privire la actele îndeplinite şi faptele ce i-au devenit cunoscute în cadrul activităţii
sale, indiferent de modul de obţinere ori sursa informaţiei, inclusiv după încetarea
activităţii sale.
16
 Informaţiile cu privire la actele notariale îndeplinite de Secretarul Consiliului
local se pun la dispoziţia:
a) persoanei în numele căreia aceste acte au fost îndeplinite sau
reprezentantului acesteia. Informaţia cu privire la testament se eliberează doar la
cererea personală a testatorului, iar terţilor – numai după decesul testatorului, în
modul stabilit de legislaţie, dacă testatorul nu a degrevat Secretarul Consiliului
local de obligaţia de a păstra secretul profesional;
b) instanţei de judecată, la prezentarea încheierii judecătorului, procuraturii şi
organelor de urmărire penală, în baza ordonanţei acestor organe şi cu autorizarea
judecătorului de instrucţie, în legătură cu cauzele penale, civile sau
contravenţionale aflate în curs de examinare;
c) organelor de control asupra activităţii notariale, în limita controlului
efectuat;
d) executorului judecătoresc, în legătură cu procedura de executare ce ţine de
dosarele succesorale instrumentate de notari;
e) Serviciului Fiscal de Stat, conform normelor stabilite de lege.
Persoanele, cărora le-au devenit cunoscute informaţii deţinute de Secretarul
Consiliului local în legătură cu îndeplinirea obligaţiilor lor de serviciu sau de
muncă sunt obligate să păstreze confidenţialitatea acestor informaţii. Nerespectarea
obligaţiei respective atrage răspundere disciplinară şi civilă.
Secretarul Consiliului local nu are obligaţia de a păstra secretul profesional şi
poate oferi informaţiile deţinute în următoarele cazuri:
a) existenţa consimţămîntului scris al solicitantului actului notarial, expus în
documentul notarial sau într-un alt document. Acest consimţămînt poate fi
exprimat de reprezentantul solicitantului sau, în caz de deces al solicitantului, de
succesorii acestuia;
b) în cadrul unui proces, intentat de către solicitantul actului notarial
împotriva Secretarul Consiliului local, în temeiul încheierii instanţei de judecată.

3.2.2. Etapa de pregătire pentru realizarea actului/acțiunii notariale

Stabilirea identităţii participanţilor la procedura de întocmire a actului

notarial.
Secretarul Consiliului local stabileşte identitatea solicitantului actului notarial
şi a altor participanţi la procedura de întocmire a actului notarial.
Identitatea se stabileşte în baza actelor de identitate. În cazul în care există
dubii în privinţa identităţii sau a veridicităţii actului de identitate, Secretarul
Consiliului local stabileşte identitatea persoanei, cu acordul scris al acesteia, în
baza informaţiei din Registrul de stat al populaţiei.
Identitatea cetăţenilor străini şi apatrizi se stabileşte în baza documentului de
călătorie valabil, recunoscut sau acceptat de Republica Moldova, sau în baza
actelor de identitate eliberate în conformitate cu Legea nr.273/1994 privind actele
de identitate din sistemul naţional de paşapoarte.
Elementele obligatorii de identificare a persoanelor sunt:

17
 a) pentru cetăţenii Republicii Moldova şi rezidenţii permanenţi ai Republicii
Moldova: numele, prenumele, numărul de identificare de stat al persoanei fizice
(IDNP), cetăţenia, domiciliul sau, în lipsa acestuia, reşedinţa temporară;
b) pentru cetăţenii străini, apatrizi, persoanele fizice nerezidente în Republica
Moldova: numele, prenumele, numărul de identificare de stat al persoanei fizice
(IDNP), seria şi numărul actului de identitate, cetăţenia cetăţenilor străini şi
reşedinţa declarată, dacă nu reiese din actul în baza căruia s-a stabilit identitatea;
 
Stabilirea capacităţii de exerciţiu şi a discernământului solicitantului.
În vederea stabilirii capacităţii de exerciţiu şi a discernămîntului, suplimentar
criteriului de vârstă şi cazurilor de emancipare, Secretarul Consiliului local este
obligat să verifice în registrul de publicitate respectiv informaţia despre existenţa în
privinţa părţilor actului notarial şi a solicitanţilor adulţi a măsurilor de ocrotire
contractuale sau judiciare şi să verifice necesitatea autorizării cerute de lege pentru
încheierea actelor juridice solicitate, iar în cazul în care se constată lipsa unei astfel
de autorizări sau condiţiile măsurilor de ocrotire nu permit întocmirea actului
notarial solicitat, se va emite o încheiere de refuz al întocmirii actului notarial sau
îndeplinirii acţiunii notariale.
Secretarul Consiliului local verifică dacă solicitantul actului notarial poate să-
şi exprime în mod expres consimţămîntul, să conştientizeze acţiunile sale, să le
dirijeze, fiind în stare să aprecieze efectele juridice ale actului notarial solicitat şi
ale acţiunilor sale la momentul întocmirii actului.

Actele notariale întocmite prin reprezentant

La autentificarea actului notarial prin reprezentant, Secretarul Consiliului
local verifică împuternicirile de reprezentare, păstrând în arhivă originalul sau
copia legalizată a actului ce confirmă împuternicirile de reprezentare.
Stabilirea identităţii, capacităţii de exerciţiu şi a discernămîntului
reprezentantului la întocmirea actului notarial se efectuează în aceleaşi condiţii ca
şi pentru solicitantul care acţionează în nume propriu.
Se interzice semnarea actului în numele solicitantului reprezentat de către
persoana care:
- la momentul semnării actului, este mută, surdă, surdomută, oarbă sau slab
văzătoare;
- este analfabetă;
- este angajată în APL, unde activează Secretarul Consiliului local;
- este rudă sau afin în linie dreaptă sau în linie colaterală, până la gradul doi
inclusiv, cu Secretarul Consiliului local care întocmeşte actul notarial sau
soţul/soţia acestuia.
 
Documentele necesare pentru întocmirea actelor notariale şi cerinţele
faţă de acestea.
Secretarul Consiliului local va cere părţilor, după caz, înscrisurile
confirmative necesare, autorizaţiile şi avizele prevăzute de lege pentru întocmirea
actului notarial sau îndeplinirea acţiunii notariale, cu excepţia documentelor care
18
confirmă datele din registrele de publicitate, ţinute în formă electronică și la care
Secretarul Consiliului local are acces.
În vederea exercitării atribuţiilor ce-i revin potrivit legii, Secretarul
Consiliului local verifică datele din registrele de publicitate, ţinute în formă
electronică, la data întocmirii actelor notariale, respectând prevederile Legii
nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal.
Nu se acceptă documentele prezentate care:
a) nu corespund condiţiilor de fond şi de formă stabilite de lege;
b) nu pot fi în totalitate citite, din cauza deteriorării, conţin text indescifrabil
sau documentul compus din mai multe foi este desigilat, descusut sau alte
circumstanţe indică asupra intervenţiei la textul sau forma originală a acestuia, sunt
scrise în creion, întocmite incomplet, conţin ştersături, text tăiat, modificări,
cuvinte suprimate, corectări sau adăugiri nespecificate, dacă acestea afectează
valabilitatea documentului.
Secretarul Consiliului local poate solicita traducerea legalizată în limba
română a documentelor prezentate întocmite într-o limbă străină.
 
Refuzul întocmirii actului notarial şi îndeplinirii acţiunii notariale
Secretarul Consiliului local refuză întocmirea actului notarial sau îndeplinirea
acţiunii notariale solicitate dacă:
a) acestea sunt contrare legii, bunelor moravuri sau nu corespund cerinţelor
legale pentru întocmirea/îndeplinirea lor;
b) acestea urmează a fi întocmite/îndeplinite de către notar;
c) părţile actului notarial, solicitantul nu dispun de autorizarea cerută de lege
sau reprezentantul nu dispune de împuternicirile necesare;
d) legea prevede expres obligaţia de a refuza întocmirea actului notarial sau
îndeplinirea acţiunii notariale.
Secretarul Consiliului local poate refuza întocmirea unui act notarial sau
îndeplinirea unei acţiuni solicitate de parte dacă:
a) este solicitată întocmirea/îndeplinirea lor în afara programului de lucru;
b) nu sunt achitate taxele şi plăţile stabilite, precum şi nu sunt suportate toate
cheltuielile necesare pentru întocmirea actului notarial sau îndeplinirea acţiunii
notariale;
c) nu sunt prezentate documentele necesare sau documentele prezentate sunt
incomplete;
d) datele din documentele prezentate nu coincid cu datele din registrele de
publicitate ţinute în formă electronică;
e) nu poate identifica partea sau stabili discernămîntul acesteia, dacă această
stare rezultă din comportamentul acesteia.
 
 3.2.3. Etapa acțiunii notariale și perfectarea actului notarial.

Condiții de redactare a actelor notariale

Actul notarial poate fi redactat de către Secretarul Consiliului local sau de
către părţi.
19
 Secretarul Consiliului local redactează actul potrivit voinţei părţilor în
condiţiile prevăzute de lege.
Secretarul Consiliului local acceptă actul redactat de părţi sau, după caz, de
reprezentanţii lor numai dacă conţinutul acestuia nu contravine legislaţiei şi
îndeplineşte condiţiile de fond şi formă prevăzute de lege. Secretarul Consiliului
local poate modifica sau completa textul actului prezentat numai cu acordul
părţilor.
Actul va fi redactat citeţ, îngrijit şi fără prescurtări. Menţiunile în cifre (date
calendaristice de care este legată apariţia, modificarea sau stingerea drepturilor,
termene, mărimea sau valoarea bunurilor, sume băneşti) se vor înscrie şi cu litere
luate între paranteze, iar spaţiile goale dintre rânduri şi din rândurile care nu sunt
completate până la sfârşit se vor completa prin trasare de linii.
Bunurile care fac obiectul contractului se individualizează prin caracteristicile
sale, numărul cadastral, suprafaţa, mărimea, adresa, cantitatea, destinaţia şi, după
caz, prin alte însuşiri.
 
Citirea actului notarial şi exprimarea consimţămîntului
Actul juridic întocmit, înainte de a fi semnat, se prezintă părţilor pentru a face
cunoştinţă cu conţinutul acestuia. După aceasta Secretarul Consiliului local este
obligat să dea citire în glas textul actului juridic.
După citirea actului, Secretarul Consiliului local întreabă părţile dacă cele
cuprinse în acesta exprimă voinţa lor. Consimţămîntul părţilor se exteriorizează
prin declaraţie şi se confirmă prin semnătură.
Consimţămîntul persoanei cu dizabilitate fizică, al surdului, mutului sau
surdomutului, dacă sunt cărturari, se va da în scris în faţa Secretarul Consiliului
local, prin înscrierea de către parte, înainte de a semna, a menţiunii despre
exprimarea consimţămîntului la semnarea actului.
Daca surdul, mutul sau surdomutul este în imposibilitate de a scrie,
consimţămîntul se va da prin interpret, consemnând acestea în textul actului
notarial.
Dacă persoana cu dizabilitate fizică se găseşte, din orice motiv, în
imposibilitate de a scrie, consimţămîntul, la cererea sa, se va confirma prin
semnătura persoanei împuternicite să semneze în numele său.
Pentru exprimarea consimţămîntului unui orb sau slab văzător, Secretarul
Consiliului local îi va citi acestuia actul şi îl va întreba dacă cele auzite reprezintă
voinţa sa, consemnînd acestea în girul aplicat.

Ce este girul?

Reeșind din conținutul prevederilor Legii 246/2018 și în special a

reglementărilor inserate în art. 24 a Legii citate, cu interpretare și aplicare în
activitatea notarială a Secretarului Consiliului local, Girul este compartimentul
obligatoriu, final al actului notarial în care se consemnează:
a) sediul biroului/locației întocmirii actului notarial;
b) data întocmirii actului notarial;
20
 c) numele și statutul persoanei, ce autentifică actul notarial;
d) locul unde s-a întocmit actul notarial, în cazul întocmirii în afara sediului
persoanei ce a autentificat actul notarial, precizându-se împrejurarea ce justifică
întocmirea înscrisului în acel loc;
e) numele sau denumirea părţilor, domiciliul sau sediul acestora şi menţiunea
faptului prezentării lor în persoană, reprezentate ori asistate, precum şi modul în
care li s-a stabilit identitatea;
f) constatarea îndeplinirii condiţiilor de fond şi de formă ale actului notarial
întocmit în raport cu natura acelui act;
g) constatarea întocmirii actului notarial şi a citirii acestuia de către persoana
ce autentifică actul notarial şi de părţi;
h) constatarea că s-a luat consimţămîntul părţilor pentru întocmirea actului
notarial;
i) constatarea că actul notarial a fost semnat în faţa persoanei ce autentifică
actul notarial de toţi cei obligaţi să-l semneze;
j) menţiunea cuantumului, perceperii taxei pentru asistenţa notarială;
k) alte menţiuni sau constatări care rezultă din procedura notarială sau pe care
persoana ce autentifică actul notarial le consideră necesare;
l) semnătura persoanei ce autentifică actul notarial;
m) ştampila instituției/autorității unde activează persoana, ce autentifică actul
notarial.

 O altă condiție de formă pentru perfectarea actelor notariale este limba

întocmirii actelor notariale şi îndeplinirii lucrărilor de secretariat/de înregistrare
în Registrele corespunzătoare a actelor notariale întocmite și anume:
Regula generică este cea că Actele notariale şi lucrările de secretariat se
îndeplinesc în limba română.
Persoanele care nu cunosc limba română au dreptul să facă cunoştinţă cu
cuprinsul actului printr-un interpret sau traducător autorizat.

La caz, există excepții:

- în virtutea celor menționate supra, în unele circumstanțe speciale, actele
notariale pot fi perfectate într-o altă limbă, decât română – art. 2229 alin.
(3) CC al RM Testamentul privilegiat întocmit în situaţii de urgenţă în
prezența a 3 martori care cunosc limba, în care s-a expus testatorul;
- art. 21 alin. (3) a Legii 246/2018: La cererea părţilor, pot fi întocmite
actele notariale într-o altă limbă decât cea română numai dacă persoana
ce autentifică actul notarial cunoaşte limba în care s-a solicitat întocmirea
actelor.

Numărul de exemplare ale actului notarial în care se expune conţinutul

actului juridic autentificat nu poate depăşi numărul părţilor actului juridic plus un
exemplar pentru arhiva Secretarului Consiliului local.
 

21
 Toate actele notariale, acţiunile şi procedurile notariale, plăţile notariale
încasate se înregistrează în registrele necesare pentru desfăşurarea activităţii
notariale.
Registrele necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale, forma, conţinutul
registrelor şi modul de completare a acestora se aprobă de către Ministerul Justiţiei,
dacă legea nu prevede altfel.
Ministerul Justiţiei ţine Registrul electronic al dosarelor succesorale şi
testamentelor şi Registrul procurilor. Conţinutul, accesul la registre, precum şi
modul de funcţionare şi gestionare a acestora se stabilesc de către Ministerul
Justiţiei.

  3.2.4. Etapa ulterioară acțiunii notariale.

La cererea scrisă motivată a uneia dintre părţile actului notarial, a

succesorilor sau reprezentanţilor ai uneia dintre părţile actului notarial, inclusiv
pentru cazuri de pierdere sau deteriorare a originalului actului notarial, Secretarul
Consiliului local va elibera duplicatul actului notarial, originalul căruia se
păstrează în arhiva sa.
Duplicatul actului notarial reproduce întocmai cuprinsul, inclusiv girul cu
toate menţiunile actului notarial original. Anexele actului notarial, ce fac parte
integrantă a acestuia, se anexează în copie legalizată la duplicatul actului notarial.
În duplicat se indică data eliberării duplicatului, iar în locul semnăturilor
originale ale părţilor, se menţionează numele şi prenumele fiecărui semnatar şi se
aplică girul prevăzut pentru duplicate. Duplicatul astfel eliberat are aceeaşi forţă
juridică la fel ca originalul.
În cazul pierderii originalului actului notarial, solicitantul va prezenta dovada
privind publicarea avizului despre pierderea actului respectiv pe pagina web
oficială a Camerei Notariale sau în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
La eliberarea duplicatului din cauza deteriorării sau distrugerii parţiale a
actului notarial, se va reţine în arhivă actul notarial respectiv.
 
Secretarul Consiliului local eliberează extrase din registrele notariale, pe
care le deține, la solicitarea persoanelor în al căror nume sau din ale căror
împuterniciri au fost întocmite actele notariale, precum şi la solicitarea autorităţilor
publice abilitate prin lege, în legătură cu cauzele penale, contravenţionale sau
civile aflate în curs de examinare.

Actul notarial autentificat, ce prezintă erori materiale sau omisiuni vădite,

poate fi rectificat sau completat, după caz, prin rectificare sau completare pe
textul actului notarial.
Erorile materiale sau omisiunile vădite se pot referi la numele şi calitatea
părţilor, erori de calcul şi orice alte asemenea erori materiale cuprinse în actele
notariale, care nu privesc aspecte ce pot afecta natura, obiectul actului sau
conţinutul raporturilor juridice dintre părţi.

22
 Rectificarea sau completarea pe textul actului notarial poate fi efectuată doar
în cazul în care erorile materiale sau omisiunile sunt confirmate prin actele
prezentate pentru întocmirea actului notarial supus rectificării, completării, păstrate
în arhiva Secretarului Consiliului local.
În aceste cazuri, rectificarea sau completarea se efectuează de către persoana
care a întocmit actul la cererea uneia dintre părţi, fără a fi nevoie de prezenţa şi
semnătura acesteia în acest sens, acordul celeilalte din urmă fiind prezumat dacă a
fost legal citată şi nu şi-a manifestat opunerea.
Rectificarea sau completarea pe textul actului notarial poate fi efectuată de
către Secretarul Consiliului local din oficiu, în lipsa părţilor, acordul acestora fiind
prezumat dacă au fost citate şi n-au făcut obiecţii sau altfel nu au făcut cunoscută
opunerea asupra rectificărilor sau completărilor.
Nu se pot rectifica prin această procedură erorile de raţionament juridic şi nici
alte erori sau omisiuni care nu pot fi calificate drept erori materiale sau omisiuni,
acestea putând fi remediate doar cu acordul părţilor şi doar prin întocmirea unui alt
înscris.
 
Actul notarial distrus sau dispărut, fără a mai fi rămas un exemplar original,
se reconstituie la cererea părţilor, prin încheiere, cu acordul părţilor sau, după
caz, al succesorilor acestora, dacă există o copie legalizată a acestuia sau o copie
de pe copia legalizată a actului notarial. Reconstituirea se efectuează de către
persoana care a întocmit actul notarial sau de cel în gestiunea căruia a fost
transmisă arhiva.

 3.3. Legalizarea semnăturilor de pe documente, legalizarea copiilor de pe

documente şi ale extraselor din ele

Aplicând prevederile art. 46 și 47 a Legii 246/2018 Secretarul Consiliului

local eliberează copii legalizate numai de pe documentele originale prezentate de
solicitant, după confruntarea copiei cu originalul.
Pot fi legalizate copii atât de pe un document în întregime, cât şi de pe părţi
determinate ale acestuia, cu condiţia ca acestea să nu denatureze înţelesul integral
al documentului şi să cuprindă textul deplin ce se referă la o anumită problemă.
Copia de pe documentul prezentat de cetăţean se legalizează numai în cazul în care
semnătura de pe document este legalizată notarial.
Copiile legalizate de pe actele din arhiva Secretarului Consiliului local se
eliberează numai părţilor, succesorilor şi reprezentanţilor acestora.
Copia de pe copia documentului se legalizează cu condiţia că cea din urmă
este legalizată notarial/sau de persoane abiltate cu atare competențe sau este
eliberată de o autoritate competentă ce deţine originalul documentului. În ultimul
caz, pe copia documentului trebuie să fie aplicată ştampila autorităţii, semnătura
persoanei competente, data eliberării copiei şi menţiunea că copia corespunde
originalului documentului care se păstrează la autoritatea respectivă.
 

23
 Secretarul Consiliului local legalizează semnătura de pe înscrisul al cărui
conţinut nu este o expunere a unui act juridic.
La legalizarea semnăturii, Secretarul Consiliului local confirmă doar că
semnătura aparţine persoanei care a semnat. Nu sunt supuse verificării faptele
expuse în înscris şi, respectiv, Secretarul Consiliului local nu poartă răspundere
pentru veridicitatea lor, acest fapt urmând a fi indicat în gir.
Dacă la întocmirea actului notarial participă, în condiţiile legii, alte persoane
(martori, interpreţi, traducători, persoane desemnate de persoana care nu poate
semna), Secretarul Consiliului local va legaliza semnătura acestora pe actul
notarial.

 3.4. Autentificarea procurilor

Regimul juridic de autentificare a procurilor de către Secretarul Consiliului

local este statuat în art. 37 a Legii 246/2018.
Secretarul Consiliului local autentifică procura în numele unei
persoane/reprezentat, pe numele unei sau al mai multor persoane/reprezentanți.
Termenul de valabilitate a procurii nu poate depăşi termenul stabilit de
legislaţie.
Procura ulterioară se autentifică la prezentarea procurii iniţiale în care este
menţionat expres dreptul de eliberare a procurii ulterioare. În cazul cesionării
integrale a împuternicirilor, procura iniţială se reţine în original în arhiva
Secreatarului Consiliului local.
Dacă prin procura ulterioară au fost cesionate doar o parte din împuterniciri,
procura iniţială se restituie cu menţiunea despre realizarea dreptului de cesiune,
Secretarul păstrând în arhivă o copie legalizată a acesteia.
La autentificarea procurii, reprezentatul nu este obligat să prezinte dovezi care
să confirme dreptul lui asupra bunurilor. Datele despre bunuri şi despre
reprezentant sunt prezentate de către reprezentat, care poartă răspundere pentru
veridicitatea datelor şi obţinerea consimţământului reprezentantului pentru
prelucrarea datelor cu caracter personal.
Voinţa persoanei privind revocarea procurii se autentifică conform
prevederilor referitoare la autentificarea actului juridic.
 
  3.5. Autentificarea testamentelor

Autentificarea testamentului se face respectându-se dispoziţiile privind

autentificarea, expuse mai sus.
La autentificarea testamentului, nu se va cere testatorului să prezinte dovezi
pentru confirmarea dreptului de proprietate asupra patrimoniului testat.
Testatorul îşi dictează dispoziţiile în faţa Secretarului Consiliului local, care
va redacta testamentul în baza solicitărilor exprimate de către testator, utilizând
terminologia juridică corespunzătoare.
În cuprinsul testamentului se va face menţiune expresă că actul reprezintă
ultima voinţă a testatorului.
24
 Testamentul astfel redactat este citit cu voce testatorului şi este transmis
acestuia pentru a face cunoştinţă cu el, fiind apoi semnat de către testator și de
către 2 martori, care vor semna declaraţia comună privind obligaţia de păstrare a
secretului întocmirii testamentului, declarație ce constituie parte integră a
testamentului.
Despre îndeplinirea acestor formalităţi se face o menţiune expresă în girul de
autentificare care se semnează de către Secretarul Consiliului local.
În cazul în care testatorul prezintă un testament deja redactat, Secretarul
Consiliului local va da îndrumările necesare privind legalitatea şi efectele juridice
ale dispoziţiilor testamentare, după care va proceda la redactarea testamentului.
Dacă testatorul insistă ca testamentul să fie autentificat în redacţia prezentată
de el, Secretarul Consiliului local nu va refuza autentificarea, acesta fiind exonerat
de răspundere pentru formularea dispoziţiilor testamentare.
Declaraţia de revocare a testamentului se autentifică în conformitate cu
regulile generale pentru autentificarea testamentului.
Printr-o declaraţie poate fi revocat un singur testament sau mai multe
testamente.
La declaraţie se anexează copia testamentului care este revocat.
În cazul lipsei testamentului, informaţia despre testament, la cererea
testatorului, se obţine din Registrul electronic al dosarelor succesorale şi
testamentelor.
Autentificarea şi revocarea testamentului se înregistrează, cel tîrziu în
următoarea zi lucrătoare, dar nu mai tîrziu de 3 zile, în Registrul electronic al
dosarelor succesorale şi testamentelor.

3.4.1. Specificul autentificării testamentului din numele persoanei

analfabete sau cu dizabilităţi fizice (art. 47 a Legii 246/2018)

În cazul în care testatorul este analfabet sau din cauza unei dizabilităţi fizice, a
unei boli sau a altor cauze nu poate citi sau semna actul, el va dicta Secretarului
Consiliului local conţinutul testamentului, va preciza că este actul său de ultimă
voinţă, notarul urmând să redacteze testamentul.
În cazul în care testatorul nu va putea semna, la întocmirea şi autentificarea
testamentului vor fi prezenţi o persoană desemnată de testator să semneze în locul
său şi 2 martori.
În cazul în care testatorul este nevăzător, Secretarul Consiliului local, în
prezenţa a 2 martori, îi va citi actul înainte de a-i lua consimţămîntul. După citire,
testamentul va fi semnat de către testator şi cei 2 martori.
În situaţiile speciale, când Secretarul Consiliului local ia declaraţia de voinţă a
testatorului surd, mut sau surdomut în imposibilitate de a scrie, aceasta se face prin
interpret.
În girul de autentificare Secretarul Consiliului local va face menţiunea
expresă a declaraţiei testatorului, inclusiv cauza care l-a împiedicat să semneze,
precum şi menţiunea despre prezenţa altor persoane la procedura de autentificare.

25
 Martorii implicați în procedura dată trebuie să întrunească cerinţele prevăzute
de art. 2221 CC al RM.

3.4.2. Aspecte comparative privind autentificarea testamantelor de către

alte persoane decât notarul

Art. 1543 din Codul civil ceh permite înregistrarea testamentelor care nu
conțin condiții tipice testamentelor autentice. Prin urmare, dacă există temerea
rezonabilă că testatorul va deceda înainte de a întocmi testamentul sub forma unui
act autentic, primarul municipiului, pe teritoriul căruia se află testatorul, îi poate
înregistra testamentul în prezența a doi martori. În aceleași condiții, o persoană
care are competența legală să exercite atribuțiile primarului poate înregistra un
testament.
De asemenea, art. 951 din Codul civil polonez permite întocmirea unui
testament în fața unor funcționari din administrația locală a comunei, adică în fața
administratorului comunei (primar, președinte al orașului), secretarului comunei și
șefului oficiului registrului.
Art. 1043 alin. (1) din Codul civil al României prevede că un testament este
considerat autentic dacă a fost autentificat de un notar public sau de o altă persoană
învestită cu autoritate publică de către stat, potrivit legii.
La fel, pentru cazuri urgente, care nu suportă amânare, art. 2249-2252 din
Codul civil german prevăd posibilitatea întocmirii de testamente în cazuri
excepţionale în faţa primarului localităţii unde se află testatorul şi în prezenţa a doi
martori. Acest tip de testament îşi pierde valabilitatea după trei luni de la data
întocmirii lui, dacă situaţia s-a normalizat şi nu este confirmat ulterior de testator.

3.6. Întocmirea inventarului succesoral.

Prin prisma prevederilor art. 2458 CC al RM, Secretarul Consiliului local
poate fi investit, acesta având statut de funcționar public, cu sarcina de întocmire a
inventarului succesoral, în următoarele condiții legale:
(1) La cererea moştenitorului, notarul va întocmi inventarul sau va
dispune ca acesta să fie întocmit de o autoritate competentă sau de un
funcţionar public competent. Prin depunerea cererii se conservă termenul de
inventariere.
(2) Moştenitorul este obligat să ofere informaţiile necesare pentru întocmirea
inventarului.
(3) Inventarul se va depune la notar de către autoritatea sau funcţionarul
public care l-a întocmit.

La caz, noțiunea de ”inventar” este dedus din prevederile art. 2448 CC al

RM, acesta constituind o listă, ce cuprinde componenţa masei succesorale (a părții
active).

26
 3.7. Taxele, încasate de Secretarii Consiilor locale, pentru prestarea
serviciilor notariale.

3.6. Rigori legale privind termenul de păstrare și de evidență a actelor

notariale.

Exigențele legale, aplicabile termenilor de păstrare și de evidență a actelor

notariale, realizate de Secretarii Consiliilor locale, sunt expuse în Regulamentul
privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale,
aprobat prin Ordinul Ministrului Justiției nr 847 din 16.10.2017.

Regulamentul vizat stabileşte modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi

predare în arhivă a actelor notariale conform Legii nr.69 din 14 aprilie 2016 cu
privire la organizarea activităţii notarilor, Regulamentului Fondului arhivistic de
stat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.352 din 27 mai 1992, Hotărîrii
Guvernului nr.618 din 5 octombrie 1993 pentru aprobarea regulilor de întocmire a
documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea
lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi
ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, Ordinului nr.57 din 27 iulie

27
2016 al Serviciului de Stat Arhivă cu privire la aprobarea Indicatorului
documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei
publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova şi
Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului şi Instrucţiunii cu privire la ordonarea
documentelor în organizaţiile, instituţiile şi întreprinderile Republicii Moldova
aprobată la 18 ianuarie 2010 de către Directorul Serviciului de Stat de Arhivă al
Republicii Moldova.
Actele notariale îndeplinite în procesul activităţii notariale care, potrivit
legislaţiei se supun păstrării, actele în temeiul cărora acestea au fost îndeplinite şi
registrele actelor notariale formează arhiva activităţii notariale şi constituie
proprietate a statului, fiind parte integrantă a Fondului Arhivistic al Republicii
Moldova, în conformitate cu Legea nr.880-XII din 22 ianuarie 1992 privind
Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.
Arhiva activităţii notariale se păstrează în sediul subiectului cu atribuții
notariale sau în încăperi special amenajate pentru arhivă, dotate cu mijloace
adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea
documentelor.
Persoanele care desfăşoară activitatea notarială trebuie să prevină accesul
nesancţionat al terţilor la informaţia din arhiva activităţii notariale, inclusiv la cea
în variantă digitală (electronică), precum şi să asigure integritatea actelor notariale,
a registrelor şi a altor documente care se păstrează în arhivă.
Actele şi registrele notariale cu termen permanent de păstrare se predau în
arhivele de stat după expirarea a 75 de ani.

3.6.1. Păstrarea actelor notariale.

Actele notariale, îndeplinite în procesul activităţii notariale, actele în temeiul

cărora acestea au fost îndeplinite şi registrele actelor notariale se păstrează în
încăperi pentru arhivă, special amenajate, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru
păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia acestora faţă de
acţiunea agenţilor de deteriorare (praf, lumină solară, solicitări la uzura mecanică,
variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau
întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă).
Pentru protejarea împotriva deteriorării, actele notariale se cos în coperte de
carton, iar cele cu termen permanent se introduc în cutii de carton.
În încăperile pentru arhivă se asigură curăţenia şi ordinea interioară, pentru a
evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice de rozătoare,
insecte, mucegai. În cazul semnalării pericolului de deteriorare a documentelor se
întreprind măsuri de înlăturare a acestuia.
Înlăturarea agenţilor dăunători se efectuează prin desprăfuire, curăţare
mecanică, dezinsecţie şi deratizare. Desprăfuirea documentelor se face cu perii
moi, iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecţia,
dezinsecţia şi deratizarea încăperilor pentru arhivă se fac ori de cîte ori este nevoie,
dar nu mai puţin de o dată pe an.

28
 Încăperile pentru arhivă se dotează cu mijloace de alarmare şi semnalizare
antiincendiu, după caz şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor.

3.6.2. Pregătirea pentru păstrare a actelor notariale.

Actele notariale, documentele, în temeiul cărora acestea au fost îndeplinite şi

registrele notariale definitivate se ordonează, se perfectează şi se depun de în
arhiva proprie.
 Actele şi registrele notariale se ordonează la finele anului de gestiune în
conformitate cu Nomenclatorul-tip al dosarelor notariale (în continuare –
Nomenclatorul-tip), coordonat cu Serviciul de Stat de Arhivă (anexa nr.1 la
Regulamentul nominalizat).
În baza Nomenclatorului-tip, se elaborează Nomenclatorul concret al
dosarelor (în continuare – Nomenclator concret), pe care îl coordonează cu
instituţia arhivistică de stat respectivă (anexa nr.2 la Regulamentul nominalizat).
Nomenclatorul concret se întocmeşte în două exemplare care, după
coordonare cu instituţia arhivistică de stat respectivă, se aprobă de către subiectul,
ce exercită activitate notarială, la care se păstrează un exemplar al Nomenclatorului
concret şi al doilea exemplar la instituţia arhivistică de stat respectivă.
Nomenclatorul concret aprobat se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie al
fiecărui an.
Nomenclatorul concret este valabil pe parcursul a mai multor ani şi este supus
reaprobării numai în cazul în care intervin schimbări în componenţa documentelor.
Dacă asemenea modificări nu au intervenit, Nomenclatorul concret, la sfîrşitul
fiecărui an, după concretizare şi redactilografiere, se reaprobă.
 La sfîrşitul anului de gestiune, Nomenclatorul concret se încheie cu o
înscriere de totalizare privind numărul separat al dosarelor cu termen permanent de
păstrare, cu termen lung de păstrare (de la 15 pînă la 75 ani), cu termen temporar
de păstrare (până la 10 ani inclusiv) şi dosarele transmisibile. Exemplarul
Nomenclatorului concret aprobat şi coordonat cu instituţia arhivistică de stat
respectivă este un document cu termen permanent de păstrare.
Registrele notariale, actele notariale şi documentele în baza cărora au fost
îndeplinite acestea, se perfectează în dosare, conform Nomenclatorului concret
aprobat. Perfectarea dosarelor include următoarele lucrări complexe: completarea
datelor pe prima copertă a dosarelor, îndosarierea, numerotarea filelor şi
certificarea dosarelor.
La îndosariere trebuie respectate următoarele cerinţe de bază:
1) conţinutul documentelor din care se constituie dosarul trebuie să
corespundă titlului dosarului, conform Nomenclatorului-tip;
2) documentele cu termen permanent, lung şi temporar de păstrare se depun în
dosare separate;
3) în dosare se includ documentele acumulate pe parcursul a cel mult 3 ani
calendaristici, cu excepţia dosarelor transmisibile;

29
 4) gruparea documentelor în dosare se efectuează în ordine cronologică,
alfabetică sau în ordinea înregistrării documentelor. Aceste principii pot să varieze
sau pot fi îmbinate;
5) fiecare dosar include obligatoriu inventarul intern cu indicarea numelui şi
prenumelui persoanei fizice sau juridice din actele notariale.
În procesul de sistematizare a documentelor în dosare se verifică
corectitudinea întocmirii actelor, aplicarea semnăturilor şi sigiliului, data întocmirii
actului notarial. Nu se includ în dosare documentele, care nu au tangenţă cu actele
notariale îndeplinite, maculatoarele şi proiectele (variantele de lucru) ale
documentelor.
În dosar se stochează un exemplar al originalului actului notarial întocmit, iar
dacă Nomenclatorul-tip prevede, se stochează şi documentele în baza cărora acesta
a fost îndeplinit.
Fiecare dosar trebuie să conţină nu mai mult de 250 file (o grosime de 30-40
mm). În cazul în care volumul documentelor este mai mare, dosarul se divizează în
volume separate, cărora li se atribuie numere în ordinea cronologică.
La finele fiecărui an calendaristic, notarii întocmesc inventarele dosarelor cu
termen permanent şi lung de păstrare.
Inventarele se întocmesc separat pentru:
1) dosare cu termen permanent de păstrare (anexa nr.3 la Regulamentul vizat);
2) dosare cu termen lung de păstrare (anexa nr.4 la Regulamentul vizat).
Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) nu se
întocmesc inventare şi acestea nu se supun perfectării. La expirarea termenului de
păstrare acestea se nimicesc cu întocmirea procesului-verbal de nimicire a
dosarelor şi documentelor.
Inventarele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare, procesul-
verbal de nimicire al dosarelor, termenul de păstrare al cărora a expirat, după
verificare, semnare şi certificare se prezintă pentru aprobare şi coordonare
instituţiilor arhivistice de stat respective.
Documentele şi dosarele cu termen expirat se nimicesc prin mărunţire, astfel
încît să se excludă citirea textului, apoi se transmit întreprinderilor de prelucrare a
maculaturii în baza facturii de predare-primire sau se supun nimicirii prin ardere.
Nimicirea documentelor se confirmă prin actul de nimicire în care se indică data
nimicirii, prenumele şi numele persoanei cu atribuții notariale, prenumele, numele
şi funcţia martorilor, în prezenţa cărora a avut loc nimicirea; metoda nimicirii;
menţiunea privind nimicirea actelor conform procesului-verbal de nimicire. În
calitate de martori pot fi atrase orice persoane, la decizia persoanei cu atribuții
notariale.
Procesul-verbal de nimicire a dosarelor se întocmeşte în două exemplare.
Unul se păstrează permanent la persoana cu atribuții notariale, iar celălalt se
transmite instituţiei arhivistice de stat respective.

30
 3.6.3. Evidența actelor notariale
 
Persoana cu atribuții notariale este obligată să ţină evidenţa tuturor
documentelor intrate şi ieşite din arhivă. Pentru gestionarea arhivei activităţii
notariale se duce evidenţa dosarelor, documentelor şi a inventarelor depuse şi ieşite
din arhivă în registrul de evidenţă curentă (anexa nr.7 la Regulamentul vizat).
Documentele din arhivă pot fi scoase de la evidenţa arhivei în baza unuia din
următoarele acte:
1) proces-verbal de nimicire;
2) proces-verbal de predare-preluare;
3) proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a
pierderii acestora, aprobat de instituţiile arhivistice de stat respective.
 

BIBLIOGRAFIE:

Legea privind procedura notarială nr. 246  din  15.11.2018

Legea cu privire la organizarea activităţii notarilor nr. 69  din  14.04.2016

Legea cu privire la metodologia calculării plăţii pentru servicii notariale nr. 271-
XV  din  27.06.2003

Codul civil al Republicii Moldova (art. 374 – 380; 2222 - 2233) nr. 1107-XV  din 
06.06.2002

Hotărârea Guvernului RM privind aprobarea plafonului taxelor încasate de

secretarii consiliilor
locale (săteşti, comunale) pentru acordarea serviciilor notariale nr. 651  din 
27.05.2002

Ordinul MJ al RM cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de

păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a actelor notariale nr. 847  din  16.10.2017

31