ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr.

Adina Berciu-Drghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti Prof. Maria Petre Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie i voarele scrise pe supori !ria"ili #uori deteriora"ili$ i pe "a a c%rora se e!ectuea % cercet%ri !undamentale i aplicative &n vederea sta"ilirii soluiilor optime de selecionare' ordonare' inventariere' conservare i valori!icare a documentelor( Al%turi de arhivistic% se a!l% in!ormarea documentar% care studia % in!ormaiile' datele cuprinse &n documente' &n pu"licaii' ela"or)nd apoi mi*loace de cercetare e!iciente de prelucrare analitic% sintetic%' de reg%sire a datelor i de transmitere a lor c)t mai "ine la "ene!iciar( Documentele' mai ales acelea care conin in!ormaii tiini!ice i tehnice constituie principala surs% de in!ormare documentar%( Documentul este un act o!icial sau particular prin care se adeverete #sau se preconi ea %$ un !apt' se con!er% un drept sau se recunoate o o"ligaie( +otrivit normelor internaionale documentul este de!init ca ,un material pe care este &nregistrat% o in!ormaie- sau ,o in!ormaie &nregistrat% pe un segment-( +rin urmare elementele unui document constau &n. in!ormaii' &nregistrarea lor' suportul( Noiunea de document' din punct de vedere arhivistic' are o accepiune !oarte larg%( Ast!el &n Dicionarul /tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este de!init' &n sens arhivistic' ca !iind orice surs% ,pe supori !ria"ili' reali ate cu a*utorul gra!iei' !otogra!iei' &nregistr%rilor sonore' cinematogra!ice sau a altor imagini' care pre int% interes pentru cunoaterea istoric%012( +rin urmare documentul este un te3t scris sau tip%rit' inscripie sau orice alt% m%rturie care servete la cunoaterea unui !apt real' din pre ent sau din trecut' redactat% &ntr4o !orm% clar% i av)nd unitate de unitate de coninut i &neles de sine st%t%tor( Legea Arhivelor din 1556 menionea % c% prin documentele care !ac parte din Fondul Naional al 7om)niei- se &nelege. acte o!iciale i particulare' diplomatice i consulare' memorii' manuscrise' proclamaii' a!ie' chem%ri' planuri' schite' hari' pelicule cinematogra!ice i alte asemenea m%rturii precum i &nregistr%ri !oto' video' audio i in!ormaia cu valoare istoric%' reali ate &n ar% sau de c%tre creatori romani &n str%in%tate082( Arhivele ar !i' aadar' grupuri mari de documente de o mare diversitate at)t su" aspectul in!ormaiei c)t i su" aspectul suportului pe care sunt reali ate &n arhive' !ie ele arhive naionale' departamentale #*udeene$' istorice' curente' documentele se a!l% grupate &n !onduri i colecii( Fond arhivistic se consider% -totalitatea documentelor create &n decursul vremii de organele de stat' de alte organi aii sau de persoanele !i ice care au &ndeplinit !uncii sau misiuni de r%spundere &n stat sau au avut un

rol deose"it &n viaa politic%' social%' economic%' tiini!ic%' cultural% sau artistica a %rii' care constituie i vor de cunoatere a istoriei patriei' a de volt%rii politice' economice' sociale i culturale a %rii092-( In actuala Lege a Arhivelor Naionale se speci!ica. -Constituie i voare istorice i alc%tuiesc Fondul Arhivistic Naional al 7om)niei' documentele create de4a lungul timpului de c%tre organele de stat' organi aiile pu"lice sau private' economice' sociale' culturale' religioase' militare' precum i de c%tre persoanele !i ice-0:2( Colecia arhivistic% repre int% un ansam"lu de documente a c%ror adunare laolalt% s4a !%cut prin alegere sau din &nt)mplare; sunt documente care au !ost grupate de o organi aie' de o !amilie sau de o persoan% !i ic% con!orm unui anumit criteriu #tematic' cronologic' particularit%i e3terne' lingvistic$ !%r% a se ine cont de proveniena lor0<2( Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au !ost create &n locuri di!erite' la intervale de timp di!erite' pot avea o tematic% di!erit% dar au !orm% i raporturi asem%n%toare( S4a dovedit c% nu tipul tre"uie s% !ie norma de selecionare a arhivelor' ci utilitatea lor( Doar teoretic' s4a !i3at alt criteriu. arhive vii' necesare administraiei curente i arhive moarte' care nu mai &ndeplineau acest o!iciu( Clasi!icare arhivelor este necesar% din considerente teoretice i practice062( =3ista mai multe criterii de clasi!icare. A( > > > B( > > > C( > > > > Dup% deinerea arhivelor. arhive deinute de organi aiile creatoare de arhiv%; arhive ale Arhivelor Naionale; arhive deinute de alte organi aii i persoane particulare( Dup% etapele procesului de !ormare a arhivelor. arhive curente #de registratur%$; arhive de depo it; arhive istorice #permanente$( Dup% or)nduirea social%. arhive !eudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste(

D(

Dup% etapele istoriei arhivelor.

> arhiva la destinatar #actul era necesar' dar gri*a p%str%rii lui revenea celui c%ruia &i era destinat i care "ene!icia de coninutul lui$; > arhiva la emitent #gri*a p%str%rii actului revine celui care &l creea %$;

> arhiva de registru #de pe actele emise se !%cea o copie pentru o mai "un% ordine i eviden%$; copierea se !%cea &n registru; > =( > > > arhiva de registru #se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ%$( Dup% creatorii arhivelor. arhive centrale' create de instituiile de conducere din stat; arhive administrative' create de. pre!ecturi' prim%rii' consilii populare; arhive *udec%toreti sau *udiciare' create de instituii ca. S!atul Domnesc' tri"unale' curi cu *uri etc(;

> arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern% care aveau &n sarcin% meninerea ordinii i care erau organe e3ecutive ale statului; > arhive economice' provenite de la instituii care au avut atri"uii &n di!erite ramuri ale economiei i cele provenite de la ?inisterul Agriculturii' al Industriei i al Comerului; > arhive statistice !ac parte din arhivele economice; apar &n sec( al @I@4lea' prin &n!iinarea o!iciilor statistice #1A<5$; > arhive militare cuprind documente create de armata' ?inisterul de 7% "oi' ?arele Stat ?a*or;

> arhive sanitare aparin unor instituii create la s!)ritul sec( al @I@4lea; amintesc de leacuri pentru "oli' m%suri de prevenire' epidemii; > arhive sociale ale unor organi aii pe ramuri de producie' constituite cu scopul de a4i p%stra interesele lor' de a4i organi a pentru o"inerea de privilegii #"resle i corporaii$; > arhive culturale create de instituii de cultur% precum ASB7A' Ateneul 7om)n' "i"lioteci' mu ee;

> arhive de &nv%%m)nt' sla" repre entate &n !eudalism' c)nd e3istau coli pe l)ng% m%n%stiri; dup% sec( al @I@4lea se organi ea % &nv%%m)ntul' iar arhivele sunt create de coli' licee' universit%i; > arhive ecle iastice' cele mai "ogate arhive din perioada !eudal% p)n% ast% i' cu documentele cele mai vechi;

> arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute' primite' adunate i totodat% conservate contient de c%tre o persoan%; > arhive !amiliale ansam"lul actelor create i primite de mem"rii unei !amilii' de !amilie ca persoan% *uridic% sau de organe administrative ale !amiliei' care prin destinaia lor s4au p%strat &n proprietatea succesiv% sau colectiv% a acesteia( F( Dup% materia su"iacent%' e3ist% documentele scrise pe.

> h)rtie' lemn' m%tase' metal' papirus #material su" !orm% de !oi%' prelucrat din tulpina plantei numit% papirus' pe care se scria &n antichitate$' pergament #material de scris o"inut din prelucrarea pieilor unor animale$' scoara de copac( C( > > > Dup% modul de percepere de c%tre om. arhive vi uale; arhive sonore; arhive audio4vi uale(

+ornind de la aceste de!iniii i e3plicaii se a*unge la clasi!icarea modern% a arhivelor( A"ordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere' dar care nu sunt necesare &n pre enta lucrare' dar clasi!icare arhivelor este necesar% din considerente teoretice i practice062( =3ist% mai multe criterii de clasi!icare( =venimentele din decem"rie 15A5 a produs pertur"aii i &n domeniul arhivelor( +entru a se putea prelua !ondurile arhivistice a"andonate pentru a se putea l%rgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s4a recurs la un cadru legislativ minim0D2' respectiv Legea nr(:EF155E i Got%r)rea Cuvernului 7om)niei nr(D65F1551( Brans!orm%rile produse &n sistemul instituional' apariia sectorului particular' a"andonarea sau !ragmentarea multor !onduri arhivistice au determinat ela"orarea unei noi legi arhivistice( Noua lege a Arhivelor Naionale a !ost promulgat% la 8 aprilie 1556 prin decret de +reedintele 7om)niei( Aceasta stipula #art( 9$ c% -administrarea' supravegherea i protecia special% a Fondului Arhivistic Naional al 7om)niei se reali ea % de c%tre Arhivele Naionale' unitar "ugetare &n cadrul ?inisterului de Interne-( +ornind de la actele normative &n vigoare' unit%ilor creatoare i dein%toare de documente la revin o serie de o"ligaii privind evidena' selecionarea' p%strarea' !olosirea i depunerea la Arhivele Naionale a &nscrisurilor ce !ac parte din Fondul Arhivistic Naional( Acestea constituie cerinele &n materie de arhive pe care societatea le adresea % amintitelor unit%i' dovad% c% legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor &n stat( Urm%rind organi area i des!%urarea activit%ii arhivistice la nivel naional' &n mod unitar' Arhivele Naionale au ela"orat prin Hrdinul de i nr(81D din 89 mai 1556' Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente( Aceste instruciuni sunt deose"it de utile i vin s% complete e dispo iiile cuprinse &n Legea Arhivelor Naionale din 8 aprilie 1556(

+rimul capitol al instruciunilor cuprinde &n D articole dispo iii generale ce de!inesc documentele ce !ac parte din Fondul Arhivistic Naional al 7om)niei #F(A(N($; !aptul c% administrarea' supravegherea i protecia special% a F(A(N( se reali ea % de Arhivele Naionale; o"ligaiile dein%torilor i creatorilor de arhiv% &n &n!iinarea compartimentelor de arhiv%' con!orm comple3it%ii i cantit%ii de arhiv% precum i structura i competena compartimentelor de arhiv% sta"ilite de conducerea unit%ilor creatoare i dein%toare de arhiv%' cu avi ul de specialitate al Arhivelor Naionale; atri"uiile personalului compartimentului de arhiv% i o"ligaia de a comunica &n scris' &n termen de 9E de ile' Arhivelor Naionale' &n!iinarea' reorgani area sau oricare alte modi!ic%ri survenite &n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv%; Cel de4al doilea capitol cuprinde &n 1EA articole o"ligaiile creatorilor i dein%torilor de documente &ncep)nd de la evidena' inventarierea' selecionarea' p%strarea' !olosirea documentelor i p)n% la depunerea lor la Arhivele Naionale i r%spunderile i sanciunile ce se aplic% &n ca ul nerespect%rii acestor o"ligaii( Evidena documentelo Legislaia arhivistic% prevede o"ligaia creatorilor de documente de a &nregistra toate documentele intacte' ieite ori &ntocmite pentru u intern la registratura general%' &ntr4un singur registru de intrare4ieire sau &n mai multe #atunci c)nd instituia creea % un num%r unic de documente$' !%r% ca numerele de &nregistrare date documentelor s% se repete( Inregistrarea documentelor marchea % e3istena o!icial% a acestora i repre int% actul de natere al !iec%rui document i de corectitudinea &nregistr%rii depinde' &n mare m%sur%' asigurarea p%str%rii lor( Num%rul mare i diversitatea documentelor care intr% i ies de la un creator necesit% organi area precis% a circuitului lor( Atunci c)nd creatorul de documente creea % un num%r mare de documente' &nregistrarea acestora se !ace la !iecare compartiment de munc%' la registratura general% &nscriindu4se num%rul de &nregistrare atri"uit de e3peditor i denumirea compartimentului la care se reparti ea % spre &nregistrare i re olvare(0A2 Inregistrarea documentelor se e!ectuea % cronologic' &n ordinea primirii lor' &ncep)nd de la 1 ianuarie p)n% la 91 decem"rie ale !iec%rui an( In registrul de intrare4ieire se vor preci a urm%toarele elemente. num%rul de &nregistrare; data &nregistr%rii; num%rul i data documentului date de emitent; num%rul !ilelor documentului; num%rul ane3elor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul c%ruia i s4a reparti at; data e3pedierii; modul re olv%rii; destinatarul; num%rul de &nregistrare al documentului la care se cone3ea % i indicativul dosarului dup% nomenclator' care se va sta"ili i completa &n registru dup% re olvarea documentului( Documentele care se re!er% la aceeai pro"lem% se cone3ea % la primul document &nregistrat; &n dreptul !iec%rui document cone3at se trece &n ru"rica corespun %toare' num%rul de &nregistrare al documentului la care se !ace cone3area( Documentele e3pediate din o!iciu i cele &ntocmite pentru u intern se &nregistrea % ca i documentele iniiale' complet)ndu4se coloanele adecvate(

In ca ul documentelor e3pediate ca r%spuns' acestea vor primi num%rul de &nregistrare al documentului la care se r%spunde( G u!a ea documentelo "n do#a e Hperaiunea de "a % a registraturii este primirea' &nregistrarea i reparti area documentelor spre re olvare( Fiecare document' dup% coninut' urmea % s% !ie reparti at la un dosar( Legislaia arhivistic% sta"ilete c% anual' documentele se grupea % &n dosare' potrivit pro"lemelor i termenelor de p%strare sta"ilite prin nomenclatorul dosarelor( +rima operaie &n cadrul !orm%rii dosarului const% &n ae area &n "i"liora!turi sau &n mape a documentelor primite de la di!erii corespondeni' persoane *uridice sau !i ice' &mpreun% cu documentele de r%spuns #dac% au necesitat r%spuns$' c)t i cu ane3ele lor' contur)ndu4se ae area documentelor &n ordinea descresc%toare a numerelor de &nregistrare( Aceasta este prima !a % a !orm%rii dosarului &n care evoluea %' concomitent cu cea de re olvare a lucr%rilor' respectiv de constituire a documentelor( Cruparea documentelor primite' e3pediate' c)t i a ane3elor se !ace printr4un riguros discern%m)nt' reparti )ndu4se la aceeai map% numai documentele care se re!er% la aceeai pro"lem% i cu acelai termen de p%strare' pe "a a unor indicatori presta"ilii' care &nsumea % su" o !orm% determinat% grupa de documente create &ntr4o instituie(052 Nomenclatorul dosarelor se &ntocmete de !iecare creator pentru documentele proprii su" !orma unui ta"el &n care se &nscriu' pe compartimente de munc%' categorii de documente grupate pe pro"leme &n termene de p%strare( =l este un element analitic i servete at)t la registratur%' &n vederea reparti %rii documentelor intrate la compartimentele pentru re olvare' c)t mai ales compartimentelor pentru reparti area documentelor dup% re olvare &n dosare' c%ci dosarul nu cap%t% aceast% accepiune dec)t &n momentul c)nd este &ncheiat i per!ectat( Literatura de specialitate acord% nomenclatorului de dosare un loc important(01E2 Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asem%n%tor nomenclatorului dosarelor a !ost pre ent% de la &n!iinarea Arhivelor Statului( +rimele instruciuni de organi are a acestora dispuneau constituirea dosarelor create &n decursul unui an pe "a % de opise i predarea lor la arhiv% pe aceeai "a %( +e l)ng% acestea s4a indicat' ca documentele intrate s% !ie prescrise &n condici generale &n ordinea intr%rii lor' iar &n alte condici' numite al!a"etice' s% se &nscrie documentele dup% al!a"et( Legislaia arhivistic% a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor' de e3istena i aplicarea lui corect% depin )nd toate activit%ile ulterioare' respectiv. clasarea documentelor pe pro"leme i termene de p%strare' constituirea unit%ilor arhivistice' inventarierea lor' selecionarea' valori!icarea in!ormaiilor documentare etc( H arhiv% !%r% nomenclator' este un conglomerat eterogen de documente' a c%rui reorgani are necesit% o reclasare a actelor' deci o du"lare a muncii( Constituirea documentelor pe "a a nomenclatorului este sistemul cel mai economic i' &n acelai timp' operativ(0112

Nomenclatorul dosarelor este un ta"el sistematic &n care sunt des!%urate' structura schemei de organi are a creatorului unit%ii arhivistice #dosare' registre' condici' cartoteci (a($ concepute pe pro"leme i termene de p%strare( =l se &ntocmete de !iecare creator' dup% modelul din ane3a nr(1(0182 In prima ru"ric% a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc%' &n ordinea &n care !igurea % &n schema de organi are a creatorului' i se numerotea % cu ci!re romane( In ru"rica a doua se trec su"divi iunile compartimentelor de munc% i se numerotea % cu litere ma*uscule( In ru"rica a treia se trece' &n re umat' coninutul documentelor ce constituie dosarul' !iecare dosar numerot)ndu4se cu ci!re ara"e' &ncep)nd cu nr(1 la !iecare compartiment de munc%( In nomenclator se trece i registrele' cartotecile' condicile i alte materiale preconstituite( Ci!ra roman%' litera ma*uscul% i ci!ra ara"% !ormea % indicativul dosarului #e3. I A$( Indicativul poate !i !ormat numai din litera ma*uscul% i ci!ra ara"% #e3. B$ sau numai din ci!ra ara"% #e3. :$' dac% creatorul are ca p%ri componente numai compartimente de munc% !%r% su"divi iuni sau mici compartimente de munc%( La &nregistrarea documentelor' indicativul dosarului va !igura &n registrul de intrare4ieire' la ru"rica re ervat% acestuia' ca i pe !iecare document &n parte( In ru"rica a patra a nomenclatorului se &nscrie termenul de p%strare #e3. +'1E'<'C(S($( Sta"ilirea lui se !ace in)ndu4se seama de legile &n vigoare' de importana practic% pentru activitatea creatorului de documente i' &n mod deose"it' de importana tiini!ic% a in!ormaiilor pe care le conin documentele( In dreptul grupelor de documente care se p%strea % permanent se trece cuv)ntul ,permanent- #prescurtat ,+-$ iar pentru acelea care se p%strea % temporar' ci!ra care repre int% num%rul anilor c)t se p%strea % #1'9'<'1E etc$( Dac% termenul de p%strare al unor grupe de documente nu poate !i sta"ilit cu certitudine' &n momentul &ntocmirii nomenclatorului' sau dac% e3ist% motive s% se presupun% c%' &n anumite con*uncturi' in!ormaiile documentelor pot avea importan% tiini!ic%' l)ng% termenul de p%strare temporar% se menionea % ,C(S(- #comisie de selecionare$( La e3pirarea termenului de p%strare' aceste documente vor !i anali ate de comisia de selecionare i' dup% ca ' pot !i propuse pentru eliminare sau reinute permanent( Intr4un dosar se grupea % documente re!eritoare la aceeai pro"lem%' cu acelai termen de p%strare( In ca ul acelorai genuri de documente' &ntocmite pe perioade de timp di!erite i' respectiv' cu termene de p%strare di!erite #planuri' d%ri de seam% lunare' trimestriale' anuale (a($' se constituite dosare separate' pentru !iecare termen de p%strare( Ast!el' documentele cu valoare permanent%' care din nevoile practice ale creatorului e3ist% &n mai multe e3emplare' se p%strea % &n original &ntr4un dosar cu termen permanent iar celelalte e3emplare se p%strea % &ntr4un dosar separat cu meniunea ,cJpii-' c%ruia i se d% un termen temporar( In aceast% categorie se &ncadrea % instruciunile i normele metodologice de lucru' studiile i documentele' ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se p%strea % la o map% de lucru' la compartimentul care e3ecut% acele atri"uii' dar ele se vor reg%si &n arhiva creatorului la compartimentul emitent' &n e3emplarul original' cu semn%turile' apro"%rile i avi ele respective(

Atunci c)nd &n cadrul aceleiai pro"leme se creea % documente cu termene de p%strare di!ereniate' &n raport cu importana in!ormaiilor pe care le &nsumea %' se grupea % &n dosare di!erite' e3(. dosarele de progno e' planuri de perspectiv% i documentaiile corespun %toare' planurile periodice' situaiile decadale' lunare' trimestriale vor primi termene temporare de p%strare( Nomenclatorul dosarelor ela"orat de creator tre"uie s% cuprind% &ntreaga pro"lematic% i s% &nsume e propunerile tuturor compartimentelor' &n aa !el &nc)t nici o categorie de documente s% nu r%m)n% pe dina!ar%' &ntruc)t aceste omisiuni pot duce ulterior' la &ncerc%ri de asimilare prin analogie care' &n !inal' provoac% pierderea individualit%ii documentelor i imposi"ilitatea nominali %rii i reg%sirii lor(0192 Nomenclatorul dosarelor nu se modi!ic% anual' ci numai atunci c)nd se produc schim"%ri &n structura creatorului de documente( Adic% se &n!iinea % noi comportamente de munc% sau su"divi iuni' nomenclatorul se completea % cu denumirea acestora i cu dosarele nou create( In ca ul compartimentelor de munc% sau su"divi iunilor lor care &i de volt% activitatea cre)nd alte grupe de documente dec)t cele prev% ute iniial' nomenclatorul se completea % cu noile dosare( C)nd au loc &ns% reorgani %ri' restructur%ri de compartimente' schim"%ri de atri"uii etc' se &ntocmete un nomenclator nou( De menionat c% &n nomenclator tre"uie s% !ie cuprinse i documentele care prin in!ormaiile pe care le &nsumea % au regim secret' i care ' &n mod !iresc' se constituie dup% aceleai reguli dar se p%strea % separat' pe termene de p%strare( Dup% e3pirarea termenului de p%strare cu caracter secret' aceste documente trec la arhiva general% pentru &ntregirea !ondului(01:2 Legislaia arhivistic% sta"ilete responsa"ilitatea alc%tuirii nomen4clatorului dosarelor( /e!ul !iec%rui compartiment r%spunde de &ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele speci!ice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centrali ate de e!ul compartimentului de arhiv% i se &naintea %' &n dou% e3emplare' spre apro"are i con!irmare( Nomenclatorul este apro"at de conducerea unit%ii creatoare de documente i se con!irm% la nivel central de Arhivele Naionale' i al nivel local de direciile *udeene ale Arhivelor Naionale( Dup% con!irmare' nomenclatorul va !i di!u at la toate compartimentele' &n vederea aplic%rii lui( Un e3emplar din nomenclator se a!l% la registratura general% pentru a servi la reparti area corespondenei c%tre compartimente precum i pentru menionarea &n registrul de intrare4ieire a indicativului dosarului unde s4a clasat lucrarea( Con#titui ea do#a elo /i dosarul' ca orice produs social' &i are istoria lui( Bermenul de ,dosar- a urmat celui de ,dela- care la r)ndul s%u s4a desprins din termenul de ,acta-( +rimele instruciuni de organi are a arhivei &n Kara 7om)neasc% i ?oldova' emise &n anul 1A91' !i3au o"ligativitate creatorilor de arhiv% de a grupa toate documentele care le creea %' &n dosare' pe pro"leme' iar &n interiorul acestora' &n ordine cronologic%' dup% data primirii' urmat% de conceptul de r%spuns sau alte &nscrisuri' apoi cusute dup% sistemul leg%toriei de c%ri( ?ai t)r iu' statutul administrativ din decem"rie 1A:A' sta"ilete i alte detalii asupra dosarului' prin care limita grosimea lui' cer)nd ca acesta s% nu dep%easc% 8< cm(

In Bransilvania' organi area actelor' &n spe% a dosarelor' a avut un curs aparte( Aici' la s!)ritul secolului al @LIII4lea' a !ost introdus sistemul de registratur%' potrivit c%ruia actele dintr4un an au !ost p%strate &n strict% ordine cronologic%' dup% num%rul de &nregistrare( Din aceast% !orm% s4au desprins mai t)r iu di!erite alte sisteme' printre care cel mai !recvent a !ost acel al num%rului de "a %' adic% de grupare a actelor re!eritoare la aceeai chestiune &ntr4un singur loc( +aralel s4a de voltat i sistemul !ascicolelor' prin care se grupau la un loc' &n clase pe pro"leme' toate chestiunile de acelai !el( Am"ele sisteme repre int% !orma de tran iie &ntre sistemul cronologic de p%strare a actelor i cel al dosarelor i preg%tesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor(01<2 Dup% re olvarea lor' documentele se grupea % &n dosare' potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv%' &n al doilea an de la constituire( In vederea pred%rii dosarelor se e!ectuea % o serie de operaiuni( +rima operaiune este ordonarea documentelor &n dosar' cronologic' sau &n ca uri speciale' dup% alte criterii #al!a"etic' geogra!ic' etc($; c)nd &n constituirea dosarului se !olosete ordinea cronologic%' actele mai vechi tre"uie s% se a!le deasupra i cele noi dedesu"t( La e!ectuarea acestei operaii o atenie deose"it% se acord% ane3elor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au !ost desprinse( Hdat% cu clasarea documentelor &n cadrul dosarului se separ% du"letele' notele de &nsemn%ri personale care au servit la redactarea re!eratelor' ciornele' actele care nu au leg%tur% cu pro"lema din dosar' !ie c% au !ost reparti ate greit' !ie c% au !ost consultate i nu au !ost puse la locul lor( Du"letele' ciornele' sunt &nl%turate cu avi ul comisiilor de selecionare' iar documentele care nu !ac o"iectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin( Inscrierea acestor elemente este necesar%' &ntruc)t prin ele se pot identi!ica dosarele &n cadrul !ondului arhivistic' se asigur% o operativ% integrare &n !ond sau compartiment i constituie !actori de asigurare a integrit%ii !ondului( Inventa ie ea do#a elo $ P eda ea la com!a timentul a %iv& Inventarierea este operaiunea de luare &n eviden% a unit%ilor arhivistice' &n urma c%reia re ult% inventarul !ondului sau coleciei( =a se poate !ace prin dou% metode. metoda direct% i metoda indirect% sau pe !ie( +rin metoda direct% inventarierea se e!ectuea % direct' cu documentele' datele se &nscriu pe coperta dosarului i de aici &n inventare( Aceast% metod% are o serie de inconveniente. necesit% spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr4un loc &n altul( =a se aplic% ma*orit%ii creatorilor de arhiv%( +rin metoda indirect%' inventarierea se e3ecut% pe "a a !ielor( Aceast% metod% permite &nl%turarea eventualelor greeli &n redactarea coninutului re umatelor i evit% mutarea repetat% a materialelor' iar !iele pot !i !olosite i &n alte scopuri. crearea unui !iier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator(0162 Legislaia arhivistic% prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv% pe "a % de inventare' &ntocmite dup% modelul pre entat la ane3a 8(01D2 Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de p%strare' create &n cursul unui an' de c%tre un compartiment de munc%( Fiecare compartiment va &ntocmi at)tea inventare c)te termene de p%strare sunt prev% ute &n nomenclator( In ca ul dosarelor !ormate din mai multe volume' &n inventar !iecare dosar va primi un num%r direct' distinct(

Inventarele se &ntocmesc &n 9 e3emplare pentru documentele nepermanente i &n : e3emplare pentru documentele permanente' dintre care un e3emplar r%m)ne la compartimentul care !ace predarea' iar celelalte se depun odat% cu dosarele la compartimentul de arhiv%( Dosarele ne&ncheiate &n anul respectiv' ca i cele care se opresc la compartimentele de munc%' se trec &n inventarul anului respectiv' cu menionarea nepred%rii lor' &n !elul acesta se &nl%tur% pericolul r%t%cirii dosarelor i se asigur% arhivarea lor corect%( In momentul pred%rii lor ulterioare' &n inventare se va meniona acest lucru( 7u"rica ,Coninutul dosarului- va cuprinde genurile de documente #coresponden%' sinte e' rapoarte' memorii' ordine etc($' emitentul' destinatarul' pro"lema sau pro"lemele coninute i perioada la care se re!er%( Cenul documentelor este elementul cu care &ncepe re umatul i se va e3trage din coninutul dosarului( Dup% el este menionat emitentul cu denumirea complet%' apoi destinatarul tot cu denumirea complet%( +ro"lema sau pro"lemele coninute &n dosar constituie esena lui i se va reproduce c)t mai e3act( Inl%turarea neesenialului i redactarea &ntr4o !orm% clar% a pro"lemelor importante duce la reg%sirea rapid% a in!ormaiilor( Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de &nceput' menion)ndu4se &n inventar anii e3tremi( Inventarele care redau operativ i e3haustiv in!ormaiile e3istente &n arhiv%' determin% e!iciena ma3im% a reg%sirii in!ormaiilor( Bre"uie avut &n vedere c% un dosar' chiar i un document' nu tratea % &n mod e3clusiv o singur% pro"lem%' ci include o diversitate de pro"leme cone3e( In!ormaia privitoare la aceste pro"leme cone3e este e3pus% riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de pro"leme &n coninutul dosarului(01A2 Constituirea dosarelor' inventarierea i predarea lor intr% &n o"ligaia compartimentelor creatoare de documente( +redarea la arhiv% se !ace con!orm unei program%ri preala"ile' pe "a a unui proces ver"al( La preluare' compartimentul de arhiv% veri!ic% !iecare dosar' urm%rind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana &ntre coninutul acestora i datele &nscrise &n inventar( In ca ul constat%rii unor neconcordane' ele se aduc la cunotina compartimentului creator care e!ectuea % corecturile ce se impun( 0152 =videna dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv% se ine &n registrul de eviden% curent%' con!orm modelului prev% ut la ane3a : din Legislaia arhivistic%(08E2 Dac% compartimentul de arhiv% p%strea % i alte !onduri arhivistice' &n registrul de eviden% curent% se deschide c)te o partid% pentru !iecare !ond( Ast!el' la capitolul ,+relu%ri- se trec' &n ordinea prelu%rii' toate inventarele dosarelor preluate; !iecare inventar se trece separat' su" un num%r de ordine( +entru !iecare inventar se notea %. > > > Num%rul de ordine al inventarului Data prelu%rii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

> > > >

Datele e3treme ale documentelor Botalul dosarelor din inventar Botalul dosarelor primite e!ectiv &n arhiv% din inventarul respectiv Num%rul dosarelor l%sate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul ,Ieiri- se trec. > > > > Data ieirii documentelor din eviden% Unde s4a predat Denumirea' num%rul i data actului pr "a a c%ruia au !ost scoase din eviden% Botalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se !ace cu apro"area conducerii creatorilor sau dein%torilor de documente i cu con!irmarea Arhivelor Naionale' &n urma selecion%rii' trans!erului c%tre alt% unitate dein%toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev% ute(0812 Articolul 8A din Legislaia arhivistic% prevede c% dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe "a a unuia din urm%toarele acte' dup% ca . > > > +roces4ver"al de selecionare #con!orm ane3ei nr(<$0882 +roces4ver"al de predare4preluare #con!orm ane3ei nr(6$0892 +roces4ver"al de constatare a deterior%rii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot !i scoase din eviden% &n urma propunerii comisiei de selecionare' apro"at% de conducerea unit%ii creatoare sau dein%toare i con!irmat% de Arhivele Naionale(

'eleciona ea documentelo Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic% de cea mai mare importan%' &ntruc)t &n cadrul ei se aprecia % importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hot%r%te p%strarea sau eliminarea lor de!initiv%' anga*)nd &n cel mai &nalt grad' responsa"ilitatea creatorilor de arhiv%( Selecionarea are drept scop pe de o parte sta"ilirea documentelor cu valoare documentar4istoric%' &n vederea pred%rii lor la Arhivele Naionale i pe de alt% parte introducerea &n circuitul economic a celor care nu mai pre int% interes pentru societate su" nici un aspect(

Documentele constituite de creator pe pro"leme i termene de p%strare ocup% an de an spaii de depo itare i solicit% &nsemnate !onduri "%neti pentru conservarea i evidena lor( Bermenele de p%strare la creator se sta"ilesc &n raport de valoarea tiini!ic% sau utilitatea practic% a documentelor( Interesul practic este limitat la un num%r de ani de 9' <' 1E' 1<' 8E etc' timp &n care documentele pot servi ca surs% de in!ormare i de documentare pentru activitatea creatorului' dar pot s% !ie i mai lungi #de 9E' <E sau 1EE de ani$ dac% documentele au o valoare practic% &ndelungat% #e3(. arhivele de personal' de plata retri"uiei (a$(08:2 Legislaia arhivistic% prevede c% &n cadrul !iec%rei unit%i creatoare i dein%toare de documente s% !uncione e c)te o comisie de selecionare numit% prin deci ia sau ordinul conduc%torului unit%ii respective( =a este compus% din preedinte' secretar i un num%r impar de mem"ri' numii din r)ndul specialitilor proprii' repre ent)nd principalele compartimente de arhiv%( /e!ul compartimentului de arhiv% este de drept secretarul comisiei de selecionare(08<2 ?em"rii comisiei de selecionare tre"uie s% !ie numii din r)ndul specialitilor cu e3perien% care prin preg%tirea' discern%m)ntul' privirea de ansam"lu asupra muncii din domeniul respectiv' s% !ie &n m%sur% s% hot%rasc% asupra importanei in!ormaiilor cuprinse &n documente( =!ectuarea &n "une condiii a selecion%rii documentelor este determinat% de preg%tirea i e3periena celor care e!ectuea % selectivarea' modul de constituire a dosarelor' calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor( Cei care !ac aceast% apreciere tre"uie s% cercete e atent dosar de dosar' s% chi" uiasc% dac% documentele care se p%strea % permanent sun su!icient de cuprin %toare' concludente &n ce privete rolul creatorului &n stat' economie' cultur% etc( De asemenea' pentru selecionarea corect% este necesar% cercetarea integral% a documentelor i a inventarelor lor' indi!erent de termenul de p%strare actual' pentru a se crea privirea de ansam"lu asupra documentelor e3istente i a in!ormaiilor pe care le cuprind( Alt!el e3ist% riscul de a distruge documente care nu mai pot !i recuperate( Formalismul' super!icialitatea' incompetena pot duce la pierderi irecupera"ile de documente(0862 Comisia de selecionare se &ntrunete anual sau ori de c)te ori este nevoie( Secretarul pre int% comisiei inventarele dosarelor cu termenele de p%strare e3pirate( H atenie deose"it% va !i dat% dosarelor care au meniunea ,C(S(- #comisa de selecionare$( Dac% comisia constat% greeli de &ncadrare a documentelor la termenele de p%strare sau sta"ilete ca unele dintre acestea s% !ie p%strate permanent' ele se trec &n inventarele corespun %toare termenului lor de p%strare' la anul i compartimentul de munc% respectiv( La &ncheierea lucr%rilor' comisia &ntocmete procesul4 ver"al #model. ane3a nr( < din Legislaia arhivistic%08D2$ care se &naintea % spre apro"are conducerii unit%ii( Sunt selecionate at)t documentele create de unitatea respectiv% c)t i cele create de alte unit%i i p%strate &n depo itul acesteia( Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a !i eliminate &mpreun% cu procesul4ver"al apro"at de conducerea unit%ii i inventarul documentelor permanente create &n perioada pentru care se e!ectuea % selecionarea #c)te un e3emplar$ se &naintea %' cu adres% &nregistrat%' pentru con!irmare' la Arhivele Naionale' &n ca ul unit%ilor centrale' sau la direciile *udeene ale Arhivelor Naionale' &n ca ul unit%ilor locale(08A2 Arhivele Naionale sau direciile *udeene pot hot%r& p%strarea permanent% a unor dosare' chiar dac%' potrivit nomenclatorului' acestea au termene de p%strare temporar%( =ste evitat% ast!el pierderea unor in!ormaii importante(

Documentele supuse selecion%rii se p%strea % &n ordine' pe ra!turi pentru a !i veri!icate de organele de control ale Arhivelor Naionale' &n vederea con!irm%rii lucr%rii de selecionare( ?atricele sigilare #sigilii' tampile' para!e$' con!ecionate din metal' cauciuc sau orice alte materiale' se inventaria % &n ordinea d%rii lor &n !olosin%' &ntr4un registru(0852 Selecionarea matricelor sigilare scoase din u se e!ectuea % de c%tre comisiile de selecionare' pe "a % de proces4ver"al #ane3a nr( 6$09E2' &nsoit de inventar #ane3a nr( D$0912' cu con!irmarea Arhivelor Naionale( In inventar' con!orm ane3ei nr( D va !i menionat% data prelu%rii i denumirea organi aiei #sau numele persoanei$ de la care s4a preluat matricea' materialul din care este con!ecionat% placa metalic% #aur' argint' oel etc$ c)t i suportul #!ilde' lemn' e"onit% etc$' !orma #rotund%' p%trat%' triunghiular%$' dimensiunile #diametru' lungimea laturilor &n cm$' descrierea c)mpului #elementele caracteristice ale stemei' em"lemei' monogramei etc$' legenda #se va reproduce te3tul din e3erg%' te3tul &ntregit i dac% este ca ul' traducerea &n lim"a rom)n%' &ntre parante e$ i anul con!ecion%rii( Selecionarea unui !ond repre int% un moment important &n procesul de preg%tire &n vederea intr%rii lui &n Arhivele Naionale( Aceasta necesit% i din partea arhivistului c%ruia i se &ncredinea % lucrarea spre avi are s%4i determine pe mem"rii comisiei de selecionare s% *udece documentele nu at)t de pe po iii administrative' c)t de pe po iia cercet%torului dornic s% se in!orme e' s% cunoasc% i s% aprecie e peste decenii preocup%rile generaiei trecute pentru de voltarea sectorului respectiv de activitate(0982 O dona ea( inventa ie ea )i #eleciona ea documentelo #ec ete de #tat Instruciunile privind activitatea de arhiv% la creatorii i dein%torii de documente' apro"ate de conducerea Arhivelor Naionale prin Hrdinul de i nr( 81D din 89 mai 1556 prev%d la art( 9D. ,Documentele secrete de stat se &nregistrea %' manipulea %' studia % i p%strea % potrivit actelor normative &n vigoare privind ap%rarea secretului de stat-(0992 Con!orm acelorai instruciuni' gruparea documentelor &n dosare se !ace pe "a a nomenclatorului &n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i in!ormaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete &n dosare se !ace separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care !ac corp comun cu documentele secrete de stat #situaii' gra!ice' schie' ta"ele$ i care nu pot !i separate' vor intra &n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat &n dosare' legarea lor' numerotarea !ilelor i certi!icarea se !ac &n anul urm%tor cre%rii lor' la compartimentul special' i se predau compartimentului de arhiv%' pe "a % de inventare' la e3pirarea caracterului secret( +%strarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv% se !ac &n acelai mod ca la documentele nesecrete( Documentele secret de stat care &i p%strea % acest caracter i dup% e3pirarea termenului de p%strare prev% ut &n nomenclator se selecionea % la compartimentul special de o comisie de selecionare compus% din persoane care au acces la date' in!ormaii i documente secrete de stat( Din aceast% comisie va tre"ui s% !ac% parte i e!ul compartimentului special( Dac% pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general% este "ine marcat #e3(. cercet%rile tiini!ice din di!erite domenii sunt secrete p)n% la !inali are i pu"licare; inveniile i inovaiile p)n% la punerea lor &n practic% etc($ pentru altele' aceast% operaiune este l%sat% la aprecierea celor care le4au dat caracterul de secret( 7e ult% necesitatea urm%rii cu atenie a declasi!ic%rii

documentelor atunci c)nd &ncetea % caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general% &ntruc)t ma*oritatea lor pre int% valoare documentar4tiini!ic%(09:2 +relucrarea documentelor neconstituite pe pro"leme i termene de p%strare In situaia &n care num%rul creatorilor de arhiv% este &n continu% cretere' datorit% de volt%rii economiei de pia%' iar la vechii creatori munca de arhiv% a !ost l%sat% pe ultimul plan' &n paralel cu trans!ormarea sau dispariia unui num%r important de instituii' sunt numeroase ca uri c)nd &n cadrul depo itelor de arhiv% se g%sete arhiva neprelucrat%( Instruciunile privind activitatea de arhiv% la dein%torii de documente prev%d la articolele :E4:8' metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe pro"leme i termene de p%strare( Ast!el dein%torii arhivelor prelucrate sunt o"ligai s% determine apartenena la !ond #!ondarea$' in)ndu4se seama de denumirea destinatarului' tampila de &nregistrare' re oluia sau notele tergale i coninutul actului; s% ordone e documentele &n cadrul !ondului dup% un criteriu sta"ilit #pe ani i compartimente de munc%' iar &n cadrul compartimentului pe pro"leme' pe compartimente i ani' iar &n cadrul anului pe pro"leme' al!a"etic (a($; dac% un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordonea % la anul cel mai vechi' !%r% a se lua &n consideraie datele documentelor ane3ate( Numerotarea dosarelor se !ace &ncep)nd cu num%rul 1' pe !iecare an(09<2 In ca ul documentelor !oi volante' ordonarea lor se e3ecut% dup% criteriul cronologic' apoi se grupea % pe pro"leme &n dosare( Se procedea % apoi la inventarierea dosarelor' registrelor' condicilor etc' pe ani' indi!erent de termenul de p%strare' apoi comisia de selecionare cercetea % dosarele po iie cu po iie' sta"ilind unit%ile arhivistice care se elimin% i cele care se rein' pre ent)nd importana tiini!ic% i practic%( In procesul ordon%rii documentelor !%r% eviden%' se separ% documentele de acelai !el' cu termene de p%strare 14< ani #"oniere' chitaniere' !ie de ponta*' condici de pre en%$' &n vederea elimin%rii lor glo"ale' cu oca ia selecion%rii' la e3pirarea termenului de p%strare( Inventarele &ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde. num%rul curent' categoria de documente' anii e3tremi' cantitatea #&n metri lineari sau unit%i arhivistice$' po iia &n nomenclator i termenul de p%strare(0962 +relucrarea tuturor documentelor a!late &n depo itele de arhiv% prin !ondare' ordonare' inventariere i gestionare !%cut% cu pro!esionalism i sim de r%spundere va aduce &n circuitul cercet%rii tiini!ice date importante ale istoriei economice' sociale' politice i culturale ale poporului rom)n( *olo#i ea documentelo Bog%ia de in!ormaii cuprins% &n depo itele de arhiv% a diverilor creatori i &ndeose"i documentele care !ac parte din Fondul Arhvistic Naional poate !i !olosit% pentru cercetarea tiini!ic%; re olvarea unor lucr%ri administrative' in!orm%ri' document%ri precum i pentru eli"erarea unor copii' e3trase' certi!icate( Con!orm articolelor 8E i 81 din Legea Arhivelor Naionale' documentele care !ac parte din Fondul Arhivistic Naional al 7om)niei pot !i consultate' la cerere' de c%tre cet%enii rom)ni i str%ini' dup% 9E de

ani de la crearea lor( +entru documentele la care nu s4a &mplinit acest termen' cercetarea se poate !ace numai cu apro"area conducerii unit%ii creatoare sau dein%toare( Legea sta"ilete c% documentele cu valoare deose"it% nu se e3pun &n pu"lic' &n original' ci su" !orm% de reproducere' pentru prote*area lor(09D2 Articolul :: din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv% la creatorii i dein%torii de documente' din 89 mai 1566' prevede o"ligativitatea creatorilor de documente s% eli"ere e la cerere' certi!icate' copii i e3trase dup% documentele pe care le creea % i le dein' chiar dac% nu au &ndeplinit termenul de 9E de ani' dac% acestea se re!er% la drepturi ce4l privesc pe solicitant cum sunt. vechimea &n munc%' studii' drepturi patrimoniale(09A2 Certi!icatul va cuprinde o e3punere e3act% i clar% a datelor re ultate din documente' va indica numai datele e3istente precum i denumirile documentelor din care s4au e3tras elementele necesare &ntocmirii certi!icatului; &n el nu vor !i e3puse conclu ii personale' datele se e3pun &n ordine cronologic%' iar re!eratul pe "a a c%ruia se redactea % certi!icatul va !i semnat i datat de persoana care a !%cut cercetarea i va cuprinde denumirea !ondului cercetat i cotele unit%ilor arhivistice cercetate #anul i num%rul din inventar$( Dac%' la cererea petiionarului sau din dispo iia conducerii unit%ii creatoare sau dein%toare' recercet)ndu4 se documentele' se g%sesc noi date' se poate eli"era !ie un nou certi!icat' menion)ndu4se c% &l completea % pe cel anterior' cu indicarea num%rului i datei de emitere a precedentului' !ie se poate emite un nou certi!icat' menion)ndu4se toate datele' inclusiv cele din certi!icatul anterior' care se va anula i retrage; noul certi!icat va primi alt num%r de &nregistrare( In ca ul c)nd &n arhiv% nu se g%sesc date cu privire la o"iectul cererii' aceast% situaie se comunic% &n scris solicitantului; dac% se cunoate unitatea dein%toare a documentelor' cererea se trimite spre re olvare respectivei unit%i' comunic)ndu4i4se solicitantului acest lucru( Nu sunt admise' &n te3tul certi!icatului' ters%turi sau complet%ri printre r)nduri' r%spunderea asupra e3actit%ii datelor o poart% re!erentul i e!ul lui ierarhic iar copiile sau e3trasele se legali ea % de unitatea care le eli"erea % i se &nm)nea % personal solicitantului ori &mputernicitului s%u legal sau se e3pedia % prin pot%( Dac% &n dosarul &n care s4a !%cut cercetarea se a!l% diplome' certi!icate de studii' acte de stare civil% sau alte acte originale personale' acestea se restituie titularului' su" semn%tur%' rein)ndu4se la dosar o copie certi!icat% de responsa"ilul arhivei( +entru reg%sirea !acil% a in!ormaiilor' evidena cererilor se va ine pe "a % de !ie &ntocmite pentru !iecare solicitant &n parte( Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului' num%rul i data &nregistr%rii cererii' va !i ordonat% al!a"etic iar acolo unde dotarea permite' va !i creat un su"ansam"lu arhivistic computeri at de eviden% i reg%sire a cererilor i actelor eli"erate(0952 Scoaterea documentelor din depo itul de arhiv% pentru cercetare se !ace prin consemnarea &ntr4un registru de depo it' con!orm ane3ei nr(A0:E2( In registru' dup% ru"rica cu num%rul curent' urmea % ru"rica &n care se consemnea % denumirea !ondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic% scoas%; apoi ru"rica unde se notea % cota unit%ii arhivistice' aa cum este ea trecut% pe copert%; urmea % ru"rica unde este consemnat scopul scoaterii din depo it #cercetare' consultare pentru eli"erare de certi!icate etc$; apoi ru"rica unde se trece numele solicitantului i !uncia &ndeplinit% &n instituia dein%toare; urmea % ru"rica unde se trece data scoaterii unit%ii arhivistice i semn%tura solicitatului; apoi ru"rica ce cuprinde data restituirii unit%ii arhivistice i semn%tura arhivarului depo itului care validea % ast!el rearhivarea( =3ist% i o ru"ric% pentru o"servaii(

In a!ara registrului de depo it e3ist% &nc% un instrument care !acilitea % munca arhivarului i anume !ia de control #ane3a nr(5$0:12 care se introduce &n ra!t' &n locul dosarului scos pentru cercetare( C)nd dosarul este rearhivat' !ia de control va !i anulat%( =a cuprinde. denumirea !ondului #coleciei$ din care !ace parte dosarul scos pentru cercetare' denumirea compartimentului' num%rul din inventar al dosarului' anul' numele i prenumele solicitantului i data( Dac% aceste operaiuni sunt respectate &ntocmai' situaia !iec%rei unit%i arhivistice dintr4un depo it este !oarte uor de reg%sit' i cu a*utorul registrului de depo it i cu a*utorul !iei de control( In acelai timp' arhivarul va controla la rearhivare integritatea unit%ii arhivistice' asigurat% de dosarul numerotat legat i certi!icat( P eluc a ea a %ivi#tic& a documentelo te%nice )i de "n e+i#t a e te%nic& Cantitatea documentelor tehnice i de &nregistrare tehnic% este &n etapa actual% din ce &n ce mai mare i necesit% cunotine de ordonare' inventariere i selecionare deose"ite !a% de alte tipuri de arhiv%( Documentele tehnice i de &nregistrare tehnic% repre int% totalitatea actelor purt%toare de in!ormaie tehnic% sau produse ale aciunii de &nregistrare tehnic% pe supori magnetici' !otosensi"ili sau din h)rtie tratat% special( Aceste documente' indi!erent de natura in!ormaiilor' a suportului sau a scrisului' se &nregistrea % la intrarea' crearea sau ieirea lor' dup% ca ( Inregistrarea se poate !ace !ie pe "a % de registru de intrare4ieire' !ie pe calculator' &ntr4un !iier special' !ie prin alte mi*loace moderne de &nregistrare' &ntr4o registratur% general%' ori pe compartimente' cu condiia asigur%rii reg%sirii rapide a documentelor &n circulaia lor( H dat% &nregistrat' documentul poate deveni o pies% &ntr4un grupa* sau temei pentru crearea unei unit%i arhivistice #totalitatea documentelor care se re!er% la o pro"lem% dat% i se constituie ca unitate de p%strare$( Unit%ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru #servicii' "irouri' la"oratoare etc($ se predau la arhiv% &n al doilea an dup% crearea lor sau &n al doilea an dup% ce procesul tehnic' pentru care au !ost &ntocmite' a !ost &ncheiat( +redarea se !ace pe "a % de proces4ver"al #ane3a nr( 9$0:82 i inventare #ane3a nr( 8$0:92' a aceleai ca i pentru arhiva general%( Intr%rile i ieirile din gestiunea arhivei' se consemnea % &n registrul de eviden% curent% #ane3a nr(:$0::2( +relucrarea arhivistic% a documentelor tehnice i de &nregistrare se reali ea % cu respectarea principiilor generale. > +rincipiul unit%ii !ondurilor presupune c% toate documentele create de o societate' instituie sau persoan% !i ic% #!onduri arhivistice$' ori selecionate de o instituie' !amilie sau persoan% !i ic% #colecie$ tre"uie s% se p%stre e &ntr4un singur loc' su" o singur% gestiune i prelucrare( > +rincipiul respect%rii !a% de creator presupune respectarea succesiunii unit%ilor arhivistice &n !ond sau colecie potrivit sistemului de organi are dat de creator( > +rincipiul dreptului comunit%ilor locale presupune p%strarea !ondurilor i coleciilor arhivistice din ona geogra!ic% &n care au !ost create(

> Av)nd &n vedere c% arhivele tehnice i de &nregistrare se pre int% de o"icei pe supori di!erite naturi i care impun condiii de p%strare speci!ice #principiul priorit%ii conserv%rii$' este necesar% g%sirea unor !orme

de administrare care s% asigure compati"ilitatea sistemului cu tradiie arhivistic% #principiul compati"ilit%ii sistemelor$(0:<2 Documentele tehnice i de &nregistrare pot ap%rea incidental &n interiorul unui !ond clasic sau pot constitui !onduri i colecii integrale( Atunci c)nd aceste documente apar incidental !ie ca ilustraii cuprinse &n te3t' !ie ca ane3e' se vor ordona' inventaria' eventual seleciona' &mpreun% cu unitatea arhivistic% &n care sunt &ncorporate( Dac% documentul tehnic i de &nregistrare este unitate sau mai multe unit%i arhivistice incidentale' ele se vor constitui &n parte structural% separat%' ordonate pe "a a criteriului cronologic sau a criteriului tematic #i &n cadrul lui cronologic$( Instruciunile privind activitatea de arhiv% la creatorii i dein%torii de documente din 89 mai 1556 e3pun pe larg prelucrarea !ondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de &nregistrare la articolele <54AE(0:62 P&#t a ea documentelo )i o +ani,a ea de!o,itului de a %iv& +rin p%strarea documentelor sau p%strarea arhivei se &nelege preocuparea pentru asigurarea e3istenei i integrit%ii documentelor' dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv% printr4un comple3 unitar de m%suri tehnice i organi atorice(0:D2 Creatorii i dein%torii de documente sunt o"ligai prin legislaia arhivistic% s% p%stre e documentele &n condiii corespun %toare' asigur)ndu4le &mpotriva distrugerii' degrad%rii' sustragerii sau comerciali %rii lor( Documentele de arhiv% se p%strea % &n depo ite construite special sau &n &nc%peri amena*ate &n acest scop care le prote*ea % &mpotriva pra!ului' luminii solare' u urii mecanice' variaiilor de temperatur% i umiditate' surselor de in!ecie' pericolului de !oc' inundaii sau in!iltraii de ap%( Depo itele tre"uie s% !ie dotate cu ra!turi sau alte mi*loace de depo itare' din metal acoperit cu vopsele sta"ile' anticoro ive i !%r% emanaii( Dimensionarea elementelor de p%strare a arhivei tre"uie s% ai"% &n vedere dimensiunile materialului suport$ h)rtie' !ilm etc($' ale materialelor de protecie #cutii' containere$' ale spaiului de construcie a!erent' asigur)ndu4se accesul la documente i posi"ilitatea unei evacu%ri rapide &n ca de necesitate( 7a!turile tre"uie s% !ie ae ate perpendicular pe sursa de lumin% natural%' iar iluminatul arti!icial s% urm%reasc% culoarul dintre ra!turi( Intre perei i ra!turi' ca i &ntre ra!turi se asigur% un spaiu li"er de E'D E'A m( l%ime sau mai mare' iar pentru depo itele de arhiv% mai &nalte de 8': m( este o"ligatorie dotarea depo itelor cu c%rucioare de transport interior care s% asigure transportul &n siguran% a documentelor i manevrarea lor &n aa !el &nc)t s% !ie evitat% deteriorarea( Documentele se p%strea % &n cutii de carton' mape' plicuri sau tu"uri' &n raport cu natura i dimensiunea lor i se aea % &n ra!turi pe maneta de &ndosariere sau pe maneta in!erioar%( Dac% creatorul deine documente de mai multe tipuri #h)rtie' !ilme' !otogra!ii' "en i magnetice$' acestea se depo itea % pe categorii( Depo itele de arhiv% care conin material scris' tre"uie s% se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse &ntre 1<48EM C i umidit%i relative de <E46EN' iar &n depo itele de materiale !otogra!ice i cele de "en i magnetice' temperaturile optime sunt cuprinse &ntre 1:41AM C' air umiditatea relativ% de :E4<EN( Acestea se m%soar% cu aparate de control #termometre' higrometre etc($ cu care tre"uie s% !ie dotate depo itele iar citirile vor !i consemnate &ntr4un caiet de depo it(

Ferestrele depo itului tre"uie s% !ie asigurate &mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depo itele vor !i aerisite natural sau prin instalaii de climati are( Se vor asigura cur%enia i ordinea interioar% prin despr%!uire' cur%ire mecanic%' de insecie i derati are' ultimele dou% operaiuni' cel puin odat% la < ani( +entru prevenirea incendiilor este inter is% !olosirea !ocului deschis' a radiatoarelor' reourilor' !umatului &n incinta depo itelor i utili area comutatoarelor sau &ntrerup%toarelor de!ecte( Depo itele vor !i prev% ute cu sting%toare porta"ile cu &nc%rc%tur% de dio3id de car"on i pra! sau ga e inerte precum i cu mi*loace de alarmare i semnali are antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat% a incendiilor( Hrice situaie de calamitate &n depo itele de arhiv% se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor *udeene( In depo itele de arhiv%' dosarele se ordonea % pe ani' &n cadrul anului pe compartimente i termene de p%strare sau pe compartimente i &n cadrul compartimentului' pe ani i pe termene de p%strare( +e ra!turi' dosarele se aea % de sus &n *od i de la st)nga la dreapta iar ra!turile i poliele se numerotea %(0:A2 Deose"it de utile sunt ghidurile de depo it' unde sunt menionate !ondurile' ra!turile' poliele i ------ al documentelor a!late &n depo itul respectiv( .e!une ea documentelo la A %ivele Naionale Instituiile creatoare i dein%toare de documente care !ac parte din Fondul Arhivistic Naional se depun la Arhivele Naionale pentru p%strarea permanent% ast!el. > > > > > Documentele scrise' dup% 9E de ani de la crearea lor; Documentele tehnice' dup% <E de ani de la crearea lor; Actele de stare civil%' dup% 1EE de ani de la &ntocmirea lor; Documentele !otogra!ice i peliculele cinematogra!ice dup% 8E de ani de la crearea lor; ?atricele sigilare' dup% scoaterea lor din u (

Creatorii i dein%torii de documente le pot deine' dup% e3pirarea termenului de depunere' dac% le sunt necesare des!%ur%rii activit%ii' pe "a a apro"%rii Arhivelor Naionale' &n acest ca depun)nd c)te un e3emplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein' al Arhivele Naionale( Sunt e3ceptate de la depunere' con!orm art( 1: din Legea Arhivelor Naionale' urm%toarele instituii. ?inisterul Ap%r%rii Naionale' ?inisterul A!acerilor =3terne( Serviciul 7om)n de In!ormaii' Serviciul de In!ormaii =3terne' Serviciul de +rotecie i +a %' alte organe cu atri"uii &n domeniul siguranei naionale' Academia 7om)n%( 0:52 Dac% o unitate creatoare de documente se des!iinea % !%r% ca activitatea ei s% !ie continuat% de alta' e!ul compartimentului de arhiv% &ntocmete un proces4ver"al &n pre ena repre entatului Arhivelor Naionale' &n care se consemnea %. denumirea !ondului arhivistic' cantitatea' anii e3tremi' stadiul de prelucrare' starea de conservare( Acesta este semnat de e!ul compartimentului de arhiv% din unitatea des!iinat% i de mem"rii comisiei de lichidare; un e3emplar al procesului4ver"al se pred% repre entatului Arhivelor Naionale(

Documentele cu valoare tiini!ic% vor !i preluate de Arhivele Naionale' iar cele cu valoare practic% vor !i depuse la ?inisterul ?uncii i +roteciei Sociale( +reluarea documentelor de la creatori i dein%tori de c%tre Arhivele Naionale se e!ectuea % prin con!runtarea inventarelor cu unit%ile arhivistice( Impreun% cu documentele se predau i inventarele acestora' &n 9 e3emplare( +redarea4preluarea se consemnea % &ntr4un proces4ver"al' &ntocmit &n 8 e3emplare' con!orm modelului ane3a nr(6(0<E2 +rocesul4ver"al se &ntocmete i se &nregistrea % la unitatea creatoare sau dein%toare' num%rul lui !iind trecut &n registrul de eviden% curent%' &n dreptul inventarelor dosarelor predate( +rocesul4ver"al se &nregistrea % i la Arhivele Naionale( Un e3emplar r%m)ne la unitatea creatoare sau dein%toare' celelalte dou% sunt trimise la Arhivele Naionale( Documentele care !ac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt "unuri de interes naional' c%rora statul le acord% protecie special% pedepsind pe cei care aduc pre*udicii integrit%ii lor sau nu iau m%suri privind evidena' selecionarea i p%strarea acestor documente( Sustragerea' distrugerea' degradarea ori aducerea &n stare de ne&ntre"uinare a documentelor ce !ac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie in!raciuni i se pedepsesc con!orm prevederilor Codului +enal( Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se !ac de &mputerniciii Arhivelor Naionale iar pl)ngerea &mpotriva procesului4ver"al de constatare a contraveniei se !ace &n termen de 1< ile de la primirea comunic%rii' la *udec%toria &n a c%rei ra % teritorial% a !ost s%v)rit% contravenia( Instruciunile privind activitatea de arhiv% la creatorii i dein%torii de documente' ela"orate &n spiritul noii legislaii arhivistice' cuprind norme accesi"ile tuturor lucr%torilor din sectorul registratur%4arhiv%' iar !ormarea' per!ecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv% prin /coala Naional% de +er!ecionarea Arhivistic% asigur% des!%urarea &ntregii activit%i arhivistice &n mod unitar la nivelul &ntregii %ri(