Sunteți pe pagina 1din 55

SUPORT CURS

PROGRAM DE FORMARE
PROFESIONALĂ “ARHIVAR”

1
CONŢINUTUL CURSULUI

INTRODUCERE

1. Scurt istoric al arhivelor în România


2. Legislația arhivistică în vigoare
3. Noțiuni introductive privind activitatea arhivistică

MODULUL I

ÎNTOCMIREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC

MODULUL II

ADMINISTRAREA DOCUMENTELOR ÎN DEPOZITUL DE ARHIVĂ

1. Preluarea documentelor de la compartimentele creatoare la depozitul de arhivă și


Evidenţa documentelor la nivelul depozitului de arhivă
2. Așezarea documentelor în depozite
3. Predarea documentelor la Arhivele Naționale

MODULUL III

PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR

1. Gruparea documentelor în unităţi arhivistice


2. Ordonarea unităţilor arhivistice
3. Inventarierea unităţilor arhivistice
4. Selecţionarea unităţilor arhivistice

MODULUL IV

VALORIFICAREA INFORMAȚIILOR DIN DOCUMENTE

1. Înregistrarea solicitărilor
2. Întocmirea/eliberarea unor acte

MODULUL V

ASIGURAREA CONDIȚIILOR DE CONSERVARE A DOCUMENTELOR DIN DEPOZIT

2
INTRODUCERE

1. Noțiuni introductive privind activitatea arhivistică


2. Scurt istoric al arhivelor în România
3. Legislația arhivistică în vigoare

1. Scurt istoric al arhivelor în România

Arhivele Naţionale sunt cea mai veche instituţie din sistemul administrativ românesc,
funcţionând neîntrerupt încă din anul 1831.

Arhivele Statului au luat ființă în Țara Românească la 1 mai 1831 și în Moldova la 1


ianuarie 1832, ca urmare a punerii în aplicare a Regulamentelor Organice.
Înființarea acestei instituții a însemnat un adevărat progres. Cu toate că nu s-a putut pune în
ordine întreg materialul documentar și cu toate neajunsurile de personal și clădiri proprii,
Arhivele Statului și-au atins într-o mare măsură scopul prin strângerea într-un singur loc și sub
supravegherea unor funcționari destinați special în acest scop, a tuturor actelor publice.
În fruntea acestei instituții au fost mari personalități ale culturii române: Gheorghe Asachi,
Ion Heliade Rădulescu, Vasile Alecsandri, Grigore Alexandrescu. De numele lor se leagă
începuturile activității arhivistice în România.

La 31 octombrie 1862, domnitorul Al. Ioan Cuza a elaborat Regulamentul de organizare a


Arhivelor Statului. Prin acest regulament s-a creeat o Direcție Generală în București și o
sucursală la Iași.
Conform regulamentului, la Arhivele Statului se depuneau toate actele de interes public a
căror conservare se va socoti de folos și care nu mai sunt trebuincioase ministerelor sau
dregătoriilor centrale și generale.

În iunie 1925 a intrat în vigoare prima Lege de organizare a Arhivelor Statului.


Conform acestei legi se creau 4 direcții regionale: Cluj, Iași, Chișinău și Cernăuți și o
Direcție Generală la București.
Prin această lege, toate autoritățile statului, județelor și comunelor, bisericești și militare
aveau obligația de a depune materialele arhivistice, cu o vechime mai mare de 30 de ani, la
Arhivele Statului.
Distrugerea sau înstrăinarea materialelor arhivistice erau interzise fără aprobarea Arhivelor
Statului.
Arhivele Statului aveau dreptul de a elibera copii legalizate autorităților și particularilor, de a
face traduceri legalizate după acte vechi.

În 1924 își începea activitatea Școala practică de arhivari și paleografi, care pregătea
personal calificat pentru Arhivele Statului.
Arhivele au desfășurat în perioada interbelică o bogată activitate cultural-științifică,
bucurându-se de un prestigiu deosebit în lumea științifică din România și străinătate.
După 1948, în condițiile regimului comunist am asistat la o nouă reorganizare.

3
Decretul 17/1951 și 472/1951 precizează noile atribuții și norme de organizare a
activității în Arhivele Statului.

Prin aceste acte normative Arhivele Statului au dreptul de “a controla și îndruma”


organizarea și conservarea documentelor la instituțiile creatoare, asigurându-se în acest mod
unitatea metodologică în crearea și prelucrarea arhivelor.

Prin Decretul nr. 353/16 iulie 1957 se introduce conceptul de Fond Arhivistic de Stat,
prin care se înțelegeau toate documentele create sau primite de instituții, organizații, asociații,
personalități pe teritoriul României, excluzându-se astfel conceptual de arhive private.

Decretul nr. 472/1971 a înlocuit noțiunea de Fond Arhivistic de Stat cu aceea de Fond
Arhivistic Național, Arhivelor Statului revenindu-i sarcina de a asigura ocrotirea documentelor
create în decursul vremii de organele de stat, instituțiile administrative, personae fizice care au
îndeplinit funcții sau misiuni de răspundere, ce au avut un rol deosebit în viața politică, social și
economică, științifică, culturală sau artistică a țării.
Decretul asigura o protecție specială documentelor cu valoare istorică și documentară,
interzicând scoaterea lor peste graniță fără autorizație legală și stabilind sancțiuni penale pentru
asemenea fapte.
După 1989, schimbările din structurile instituționale au condus fie la lăsarea unor
fonduri arhivistice în voia soartei, fie la fragmentarea lor arbitrară între instituțiile nou înființate,
și chiar la abandonarea muncii de arhivă la majoritatea creatorilor. Acești factori au reclamat
elaborarea unei noi legi a Arhivelor Naționale.

Astfel, a apărut Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, care la Art. 3 stipulează că
“administrarea, supravegherea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României
se realizează de către Arhivele Naționale”.
Legea nr. 16/1996 a reprezentat, în momentul adoptării ei, o încercare de adaptare a
practicii arhivistice la realităţile unei societăţi democratice, cu realităţi economico-sociale extrem
de dinamice.
Din acest punct de vedere, Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare a
reprezentat un prim progres pe calea modernizării funcţionale, pe principii democratice, a
activităţii de protejare a arhivelor româneşti, în sensul reglementării statutului juridic al arhivelor
provenind de la fostele întreprinderi şi unităţi socialiste, creării unui cadru juridic incipient
pentru constituirea şi gestionarea arhivelor private şi asigurării unui acces echitabil la informaţie.

2. Legislația arhivistică în vigoare

În România, instituţia abilitată prin lege să coordoneze la nivel naţional activitatea în


domeniul arhivistic este instituţia Arhivelor Naţionale.

2.1 Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată

• La Art. 1 este definit Fondul Arhivistic Naţional (FAN):


Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României
documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau
4
private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate,
profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor
documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi.

• La Art. 2 enumerate documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României:
Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul
prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii,
manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte
asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu
valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.

Aplicație practică:
Vizualizarea Listei fondurilor și colecțiilor deținute de Arhivele Naționale, date în
cercetare prin intermediul sălilor de studiu și analizarea acesteia.

• Conform Art. 3 din Legea nr. 16/1996, republicată, administrarea, supravegherea şi


protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de către
Arhivele Naţionale.

Arhivele Naţionale îşi exercită atribuţiile prin compartimentele sale specializate şi prin
serviciile judeţene.
În linii generale atribuţiile Arhivelor Naţionale, constau în acordarea asistenței de
specialitate, controlul aplicării prevederilor legislaţiei în vigoare pe linia muncii de arhivă şi
stabilirea măsurilor ce se impun potrivit legii, preluarea documentelor de la creatori, în vederea
păstrării permanente, prelucrarea acestora şi asigurarea condiţiilor necesare accesului oricărei
persoane la documentele aflate în administrarea instituţiei. La Art. 5 sunt prevăzute atribuțiile
Arhivelor Naționale.

Aplicație practică:
Vizualizarea structurii organizatorice a Arhivelor Naționale și corelarea atribuțiilor
instituției cu structurile de specialitate ale acesteia.

• Potrivit prevederilor Art. 4, persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi


deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României, denumite în continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de
evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în
condiţiile prevederilor prezentei legi.

La capitolul III al Legii nr. 16/1996, republicată, sunt prevăzute obligaţiile creatorilor
şi deţinătorilor de documente privind:

- evidența documentelor (Art. 7 - 9);


- selecționarea documentelor (Art. 11);
- păstrarea documentelor (Art. 12, 24);
- depunerea documentelor la Arhivele Naţionale (Art. 13 - 18);
5
- Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României (Art.
28, 29);
- înfiinţarea de compartimente de arhivă sau desemnarea de persoane responsabile cu
probleme de arhivă, cu avizul Arhivelor Naționale;
- obligaţia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după
caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, a documentelor care le atestă înfiinţarea,
reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării
documentelor create sau deţinute de aceştia (Art. 41).

• Reglementarea autorizării funcționării operatorilor economici prestatori de servicii


arhivistice, precum și a suspendării sau retragerii autorizaţiei este prevăzută la Art.
19 – 23.
• Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici autorizaţi să
presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de
servicii arhivistice (Art. 25).

Aplicație practică:
Vizualizarea Registrul operatorilor economici autorizați să presteze servicii arhivistice
și analizarea acestuia.

• Art. 30 prevede că documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale,


drepturile şi libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau
cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare.
Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora, potrivit
anexei nr. 6.

Aplicație practică:
Vizualizarea Anexei 6 a Legii nr. 16/1996, republicată și analizarea acesteia.

• Capitolul VI al Legii nr. 16/1996, republicată, la Art. 34 – 40, prevede răspunderile şi


sancţiunile în cazul nerespectării dispozițiilor acestei legi.

Aplicație practică:
Vizualizarea Capitolului VI al Legii nr. 16/1996, republicată, ”Răspunderi şi
sancţiuni” și analizarea acestuia.

2.2 Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente,


aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
(denumite în continuare Instrucțiuni)

Aceste Instrucțiuni reglementează organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi


arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, în
conformitate cu Art. 5, lit. a), din Legea Arhivelor Naţionale.
Atribuţiile personalului compartimentului de arhivă sunt prevăzute la Art. 5 din
Instrucțiuni:

6
a) iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul
unităţii respective; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării
nomenclatorului, urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;
b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de procese – verbale şi inventare,
dosarele constituite; întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2), aflate
în depozit; asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza
registrului de evidenţă curentă (Anexa nr. 3);
c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi, în această
calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi care,
în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte formele prevăzute
de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigură predarea integrală a
arhivei selecţionate la unităţile de recuperare;
d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor
solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;
e) pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate
compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după
restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor
Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită
conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.);
informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor
corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu
prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
h) pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în vederea predării
la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.

Aceste atribuții trebuie să se regăsească în fișele de post ale responsabililor cu arhiva


de la nivelul organizațiilor.
Conform Art. 6, creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în
scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, direcţiilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale, înfiinţarea, reorganizarea sau oricare alte modificări survenite în
activitatea instituţiei, cu implicaţii asupra compartimentului de arhivă.

2.3 Acte normative care reglementează arhivarea electronică a documentelor:

• Legea nr. 135/2007 - Privind arhivarea documentelor în forma electronică.


• Legea nr. 455/2001 - Semnătura electronică.
• Legea nr. 451/2004 - Privind marca temporală.
• Ordinul MCSI nr. 489/2009 - Normele metodologice de autorizare a centrelor de date.
• Ordinul MCSI nr. 492/2009 - Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr.
451/2004 privind marca temporală.
• Ordinul MCSI nr. 493/2009 - Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr.
135/2007.

7
3. Noțiuni introductive privind activitatea arhivistică

La nivelul organizațiilor moderne, nivelul mare de informație vehiculată face esențială


crearea și păstrarea documentelor, atât pentru nevoia internă de informare-documentare asupra
unor activități trecute, cât și pentru a furniza dovada, în cazul unor litigii, asupra modului în care
s-a desfășurat o anumită activitate. Așa cum indivizii, ca persoane fizice, nu creează documente
decât dacă au o nevoie, în mod similar o organizație nu creează/păstrează documente decât dacă
are nevoie de ele. Ca urmare, din mulțimea generică de documente, din punct de vedere
arhivistic sunt importante doar acele documente create și primite de către o organizație în
procesul desfășurării activității sale și păstrate cu scop de dovadă a activității desfășurate
sau de informare.
Altfel spus, pentru orice acțiune sau eveniment desfășurat în virtutea atribuțiilor legale,
trebuie să existe o documentație adecvată care să consemneze modul și operațiunile desfășurate,
iar toate aceste informații sunt consemnate în documente, care vor fi păstrate în arhivă.
Totalitatea acestor documente „arhivabile” formează, în limbaj tehnic, fondul arhivistic al
organizației.

Din definiția documentului „arhivabil” rezultă mai multe consecințe cu efecte practice:
1. documentele care intră în arhiva organizației trebuie să aibă legătură cu activitatea
proprie și să fie necesare organizației fie pentru dovedirea modului de desfășurare a activității,
fie pentru informare. Altfel spus, deși orice informație poate fi un document, nu toate
documentele sunt arhivabile. Pe cale de consecință, analiza activităților pe care le desfășoară o
organizație poate stabili cu destulă precizie ce documente sunt create și primite în legătură cu
acele activități și astfel se pot identifica documentele arhivabile.
2. Atât scopul de informare, cât și cel de dovadă a activității nu pot fi îndeplinite într-o
arhivă răvășită. Pentru a regăsi o informație este nevoie de ordine și de instrumente de evidență,
menite să ateste existența și locul de păstrare al unei anumite informații.
3. Dacă documentele sunt păstrate ca dovadă sau cu scop de informare, odată ce perioada
pentru care informația conținută avea relevanță a trecut, documentele pot fi eliminate din arhivă,
în condițiile prevăzute de lege.

Așadar, documentele au o viață proprie, care începe cu nașterea lor (adică prima luare în
evidență), continuă cu existența lor activă (perioada în care ele servesc efectiv activității
cotidiene), cu „pensionarea” lor (trecerea în pasiv sau arhivarea lor) și, în final, dispariția lor, fie
prin distrugere, fie prin predare la un depozit de arhivă istorică (Figura 1). Ca urmare, fiecare
fază din acest ciclu de viață este dependentă de fazele anterioare și, prin urmare, atunci când
discutăm despre arhiva, totul începe de la ”nașterea” documentului (Figura 2).

8
Figura 1: Ciclul de viață al documentului.

Figura 2: Fluxul de activități arhivistice, corespunzător ciclului de viață al documentelor.

Documentele care vor ajunge în arhiva unei organizații au o sursă internă (adică sunt
create de organizație) și una externă (sunt primite de la terți) - Figura 3.

În primul caz, se vor reține în vederea păstrării în arhivă un exemplar (sau copia-martor)
al(a) documentului emis ori, în cazul documentelor întocmite pentru uz intern, originalul. În cel

9
de-al doilea caz, se va păstra originalul sau, în cazul documentelor transmise pe e-mail ori fax,
exemplarul primit, imprimat și înregistrat în cadrul organizației.

Figura 3: De unde se ,,alimentează” cu documente arhiva unei organizații

10
DEFINIŢII

arhivă– totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de inscripţionare,


create şi/sau deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau
privat, în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul existenţei
acesteia. O arhivă poate fi formată din unul/una sau mai multe fonduri arhivistice şi colecţii
arhivistice;

Arhivă– instituţie destinată administrării, utilizării şi protejării arhivelor;

administrarea arhivelor– ansamblul activităţilor care privesc constituirea, evidenţa,


prelucrarea, păstrarea şi conservarea arhivelor;

ciclu de viaţă a documentelor– totalitatea etapelor prin care trece un document de la crearea
acestuia şi până la eliminarea sau la transferul său către o Arhivă;

colecţie arhivistică– totalitatea documentelor adunate şi/sau grupate de către o persoană juridică
sau fizică în conformitate cu un anumit criteriu, fără a ţine seama de provenienţa lor sau de
existenţa unei legături organice între documente;

creator de arhivă– persoana juridică de drept public sau privat, precum şi persoana fizică, care
în decursul activităţii, respectiv existenţei sale, a creat sau creează arhive;

depozit de arhivă– spaţiu special amenajat pentru păstrarea, conservarea şi protejarea arhivelor;

deţinător de arhivă– persoană juridică de drept public sau privat, precum şi persoana fizică ce
exercită, temporar, atribute ale proprietarului, în temeiul unui titlu;

document– orice informaţie înregistrată pe orice fel de suport material, creată sau primită pe
parcursul activităţii unei persoane juridice de drept public sau privat ori în decursul existenţei
unei persoane fizice şi păstrată ca mărturie a activităţii sale, pentru utilizarea ulterioară;

evaluare– procedeul prin care se analizează importanţa unui document/ansamblu de documente,


în vederea stabilirii termenelor de păstrare corespunzătoare valorii acestuia şi apartenenţei la
Patrimoniul Arhivistic Naţional;

fond arhivistic– totalitatea documentelor de orice natură create şi primite de către o persoană
fizică sau juridică pe parcursul existenţei sau activităţii sale;

instrument de evidenţă– document de sinteză care oferă date şi informaţii pentru controlul fizic
şi de conţinut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea şi utilizarea informaţiilor
cuprinse în fondurile şi colecţiile arhivistice;

inventariere– operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice dintr-un fond


arhivistic sau dintr-o colecţie arhivistică;

11
nomenclator arhivistic– listă sistematică a categoriilor de documente create şi primite de către o
organizaţie, grupate în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora,
organizată conform structurii organizaţiei sau după categorii de activităţi şi funcţii îndeplinite;

prelucrare arhivistică– ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau a unei părţi a
acesteia, cu scopul de a asigura utilizarea documentelor;

selecţionare– operaţiunea arhivistică de reţinere pentru păstrare sau de eliminare a


documentelor, ca urmare a evaluării;

servicii arhivistice- serviciile de păstrare, conservare, restaurare, legătorie şi prelucrare


arhivistică prestate de către operatorii economici, numai după obţinerea autorizaţiei de
funcţionare din partea structurilor abilitate ale Arhivelor Naţionale.

unitate arhivistică– grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau activitate, care
poate constitui elementul de bază în descrierea şi/sau administrarea unui fond sau a unei colecţii;

valoare arhivistică– semnificaţia sau importanţa unui document/ansamblu de documente,


determinată de informaţiile conţinute sau de caracteristici deosebite ale suportului, ce justifică
păstrarea permanentă.

12
MODULUL I
ÎNTOCMIREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
1. Clasarea documentelor
Cantitatea mare de documente, nevoile curente (regăsire, administrare documente etc.)
cer o divizare a problemelor mari în probleme mai mici, din categorii mari în categorii mai mici,
menite să asigure pe de o parte crearea unei cantități de documente mai ușor de gestionat și pe de
altă parte, o mai mare precizie a regăsirii informației necesare. În acest sens, se elaborează o
schemă de clasare a actelor.
Clasarea este operațiunea prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte de
gestiune etc.) se aranjează într-un sistem rațional și se repartizează în categorii (clase), într-o
ordine dinainte stabilită.
Criteriile de clasare a documentelor în categorii sunt, în general:
- referirea comună la același subiect, persoană, cauză (de pildă, un dosar personal)
- proveniența din aceeași activitate (de pildă, statele de plată al angajaților organizației nu se
clasează împreună cu legalizările de acte notariale)
- anticiparea unei nevoi viitoare de regăsire (de pildă, documentele dintr-un dosar succesoral
nu se separă după tipologii, orice nevoie ulterioară de informare asupra succesiunii
presupunând nevoia de regăsire a tuturor documentelor asociate respectivei succesiuni)
- „destinul” comun al documentelor (au același termen de păstrare, deci, la expirarea
acestuia, vor fi eliminate toate, ca ansamblu).
Clasarea se realizează pe baza unei scheme de clasare, care este cuprinsă într-un
instrument prevăzut de legislație și denumit nomenclator arhivistic.

2. Întocmirea nomenclatorului arhivistic


Nomenclatorul arhivistic (N.A.) este un tabel sistematic al categoriilor de
documente create și păstrate de o organizație, având asociate termene de păstrare pentru
fiecare din aceste categorii. O categorie este identificată printr-un indicativ, care este format
din cifrele romane și literele majuscule corespunzătoare părților structurale ale organizației
și din numărul de ordine al categoriei. Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi
cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai
compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă.

N.A. se întocmește, conform anexei 1 din Legea nr. 16/1996, republicată, de către
fiecare persoană juridică, pe compartimente și termene de păstrare.

13
APROB, Se confirmă,

Președintele Directorul Arhivelor Naționale


Consiliului de administrație, (Șeful Serviciului Județean al
(Director) Arhivelor Naționale)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. ___ din ____________

Direcția Serviciile Denumirea Termenul de Observații


dosarului păstrare
(conținutul pe
scurt al
problemelor
la care se
referă)
I. Direcția A. Serviciul 1. ....... Permanent
Sescretariat secretariat 2. ....... 10 ani
Administrativ 3. ....... 5 ani
B. Serviciul 1. ....... Permanent
Administrativ 2. ....... 10 ani
3. ....... 5 ani

În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă,


în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu
cifre romane. În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se
numerotează cu litere majuscule.
În rubrica a treia se trec categoriile de documente ce constituie dosarele, fiecare
categorie numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. l la fiecare compartiment de
muncă.
În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale
preconstituite
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui
se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea
creatorului de documente şi, în mod deosebit, de valoarea arhivistică (istorică) a
informaţiilor pe care le conţin documentele.
În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul
„permanent" (prescurtat „P"), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care
reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5 etc.). Dacă termenul de păstrare al unor
grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii
nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi,
informaţiile documentelor pot avea importanţă istorică, lângă termenul de păstrare temporar
se menţionează „C.S." (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste
14
documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi propuse pentru
eliminare sau reţinute permanent.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se


produc schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi
compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea
acestora şi cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor
lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial,
nomenclatorul se completează cu noile dosare.
Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de
nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv (Art. 13 din
Instrucțiuni). Aceste proiecte se centralizează de şeful compartimentului de arhivă şi se
înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.
Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de
documente şi se confirmă, la nivel central, de Arhivele Naţionale şi, la nivel local, de
direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în
vederea aplicării lui.

Aplicație practică:
Simularea întocmirii unui nomenclator arhivistic pentru o organizație.

Așadar, contrar unei păreri larg răspândite, N.A. nu este folosit doar pentru
selecționare, ci asigură și schema de clasare a actelor. El are așadar o funcție dublă și este
util atât la începutul ciclului de viață al documentelor, cât și la sfârșitul acestuia, în
cazul selecționării.
Categoriile de documente nu sunt sinonime cu dosarele, așa cum adesea se
confundă. Diferența rezidă în faptul că schema de clasare și categoriile de documente sunt
mai degrabă elemente conceptuale, în timp ce dosarele sunt cât se poate de palpabile. O
categorie poate fi (cel puțin teoretic) aceeași și în 2002 și în 2012, în timp ce dosarul are o
dimensiune limitată cronologic (de pildă, cuprinde documentele create într-un an) și fizic (nu
trebuie să depășească 300 file). Altfel spus, o categorie de documente cuprinde toate
dosarele care conțin documente ce îndeplinesc criteriul comun definit de categorie.

15
MODULUL II
ADMINISTRAREA DOCUMENTELOR ÎN DEPOZITUL DE ARHIVĂ
1. Preluarea documentelor de la compartimentele creatoare la depozitul de arhivă și
Evidenţa documentelor la nivelul depozitului de arhivă
2. Așezarea documentelor în depozite
3. Predarea documentelor la Arhivele Naționale

1. Preluarea documentelor de la compartimentele creatoare la depozitul de arhivă și


Evidenţa documentelor la nivelul depozitului de arhivă

Conform Art. 23 din Instrucțiuni constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor


intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente.
Potrivit prevederilor Art. 9 alin. (1) din Legea nr. 16/1996, republicată, documentele se
depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de
inventar şi proces-verbal de predare-primire. Procesul – verbal de predare – primire va fi
întocmit potrivit anexei nr. 3 din lege.
Conform prevederilor Art. 24. din Instrucțiuni la preluare, responsabilul de arhivă
verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa
între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe,
ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun.

Aplicație practică:
Simularea completării unui proces-verbal de predare-primire.

Evidența intrărilor și ieșirilor definitive din arhivă

Predările de arhivă la depozit sunt luate în evidență pe măsura sosirii lor.


În mod similar, ieșirile de arhivă sunt evidențiate, în funcție de unul din cazurile
prevăzute de lege:
• selecționare (scoaterea din evidență se face pe baza adresei Arhivelor Naționale de
aprobare a procesului verbal de selecționare transmis în prealabil de organizație);
• distrugere provocată de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de
neînlăturat (scoaterea din evidență se face pe baza adresei Arhivelor Naționale de
aprobare a procesului verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii),
transmis în prealabil de organizație);
• transfer în alt depozit de arhivă (în baza unui proces-verbal de predare-primire).

Pentru a urmări intrările-ieșirile de arhivă se va completa Registrul de evidență curentă


(R.E.C.), conform anexei 4 la Legea nr. 16/1996, republicată, permițând cunoașterea sintetică a
existentului (Tabelul 1).

16
Tabel 1: Registrul de evidență curentă
Nr. Data Denumire Date Nr. u.a Nr. u.a. Nr. u.a Data Unde Denumire Total Observatii
crt. intrarii compartiment extreme dupa primite ramase la iesirii s-au act u.a.
inventar efectiv compartiment u.a. predat predare iesite
(nr. si
data)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Tabel 2: Ghid topografic și de raft


Raft Polita An Compartimentul Termenul de Anul in care Nr. inv. Cantitatea Observatii
pastare expira t.p. (m.l./u.a.)
1 1 2001 A permanent - 5 1/20
1 2 2005 B 10 ani 2016 16 0,75/15
1 3 2001 A permanent - 8 (continua pe 5) 1/25

Tabel 3: Registru de depozit


Nr. crt. Nume fond Cota u.a. Scopul scoaterii din Data scoaterii din Data restituirii; Observatii
depozit depozit; semnatura semnatura
1

17
Reguli de completare a Registrului de evidență curentă:

În cazul în care în depozitul de arhivă sunt păstrate şi alte fonduri arhivistice, în


registrul de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond.
1. Corespunde numărului inventarelor. În cazul în care s-a întocmit inventar de
completare, se indică aici și numărul inventarului la care acesta se conexează.
2. Se înregistrează data predării inventarelor și u.a. la depozitul de arhiva.
3. Se menționează denumirea compartimentului care a creat documentele.
4. Se înregistrează cea mai veche și cea mai recentă dată care apare în câmpul Date
extreme, în inventar.
5. Se consemnează nr de poziții din inventar.
6. Se consemnează nr. de u.a. primite la depozit.
7. Se indică nr. u.a. inventariate, dar nepredate la depozit (de pildă, registre
multianuale).
8. Se referă la data scoaterii u.a. cuprinse într-un inventar din evidența arhivei, cu ocazia
predării către o altă instituție.
9. Se indică instituția sau unitatea economică către care s-au predat u.a. de pe un
inventar (Arhivele Naționale, centre de colectare hârtie, centru distrugere arhivă)
10. Se consemnează numărul și data procesului verbal de predare și/sau al certificatului
de distrugere.
11. Se completează nr. u.a. ieșite (atunci când nu toate pozițiile dintr-un inventar sunt
destinate eliminării, cifra de la rubrica nr. 6 nu este identică cu cifra de la rubrica nr. 13).
12. Se înscriu alte mențiuni. De pildă, în cazul când au existat u.a. reținute de la
selecționare.

Aplicație practică:
Simularea înregistrării unor inventare în Registrul de evidență curentă.

Evidența împrumuturilor (ieșirilor temporare) din depozit

Odată depozitate, documentele pot fi scoase din depozit temporar („împrumut”) sau
definitiv (pentru transfer către altă unitate sau distrugere în urma selecționării). Dacă ieșirile
definitive sunt operate în REC, ieșirile temporare se vor opera într-un alt instrument de evidență
— registrul de depozit (Tabel 3).
În momentul în care este scoasă o u.a. din depozit, în locul ei se lasă o fișă de control,
care cuprinde următoarele elemente:
• cota u.a. (fond — indicativ — an — nr. crt. inventar);
• persoana care scoate u.a./beneficiarul;
• data;
• numele/semnătura.

Prin completarea fișei de control și a registrului se asigură ordinea în depozit:o


simplă privire în registru va permite identificarea u.a. care au fost scoase și nu au fost restituite;
la repunerea pe raft, identifică din ce loc a fost scos un anume dosar, de pildă, și ușurează
intercalarea la locul potrivit a acestuia.

18
Un caz special este reprezentat de scoaterea unui dosar/document din arhivă nu
pentru uzul intern al organizației, ci pentru uzul unor terți (poliție, instanțe etc.). În acest caz, se
va proceda astfel:

La solicitarea unui document:


• se extrage dosarul din raft;
• se întocmește un proces-verbal de desigilare a dosarului;
• se desface sigiliul și legătura și se extrage documentul cerut;
• se întocmește o copie a documentului conform cu originalul, care se inserează în dosar în
locul originalului;
• se leagă dosarul și se re-sigilează;
• se transmite documentul original solicitantului, pe bază de proces-verbal de predare -
primire, în care sunt consemnate numărul și data de înregistrare, titlul și conținutul, nr. de
file și starea de conservare a documentului;
• la primirea documentului, acesta se verifică și se compară cu procesul verbal inițial; dacă
se constată diferențe, se înștiințează conducătorul organizației pentru a se dispune o
acțiune în consecință;
• în cazul unei stări corespunzătoare, tot pe baza unui proces-verbal de desigilare, se reiau
operațiunile de mai sus și se inserează în dosar originalul, scoțând copia;
• dosarul se leagă din nou și se re-sigilează.

La solicitarea unui dosar integral:


• se extrage dosarul din raft și se plasează în locul acesteia o fișă de control, care va preciza
solicitantul și numărul adresei prin care s-a solicitat respectivul dosar;
• se va realiza o copie completă a dosarului, conformă cu originalul, care, împreună cu fișa
de control, va fi plasată la raft în locul dosarului;
• se transmite dosarul în original solicitantului, pe bază de proces-verbal de predare -
primire, în care sunt consemnate cuprinsul, numărul de file, starea sigiliului, starea de
conservare;
• la primirea dosarului, acesta se verifică și se compară cu procesul verbal inițial; dacă se
constată diferențe, se înștiințează conducătorul organizației pentru a se dispune o acțiune
în consecință;
• în cazul unei stări corespunzătoare, dosarul se va rearhiva, eliminând fișa de control și
copia de înlocuire;
• se recomandă ca pe coperta 2 ”față” a dosarului să se facă mențiune despre faptul că
dosarul a fost o perioadă în administrarea unui terț (cu indicarea datelor și a
documentelor de predare-primire).

2. Așezarea documentelor în depozite

În depozit, arhiva se așează pe rafturi. Polițele și rafturile se numerotează și se încarcă


cu arhivă urmând logica scrisului (de la stânga la dreapta și de sus în jos).
În privința ordinii u.a., aceasta cunoaște o mare varietate de criterii: cronologic,
structural (pe compartimente), pe termene de păstrare etc. La modul ideal, u.a. ar trebui ordonate

19
pe rafturi și polițe în conformitate cu inventarele, iar arhiva ar trebui mutată la fiecare
selecționare, pentru a acoperi spațiile goale rămase.
În viața reală însă, timpul este prea scurt pentru a muta arhiva de pe un raft pe altul. În
acest sens, ghidurile topografice recomandate de legislației se arată a fi extrem de folositoare.
Este evident că la fiecare nouă preluare în depozit, ghidurile trebuie actualizate; la
fiecare selecționare, la fel. Ca urmare, pentru o actualizare eficientă, se recomandă ca ghidurile
topografice să fie întocmite în format electronic, conform Tabel 2. Cheia este de a întocmi, într-
un tabel, o oglindă a fiecărei polițe din depozit, iar la fiecare modificare a prezenței unor u.a. în
respectivul loc, poziția din tabel să fie actualizată.

Aplicație practică: Simularea completării unui Ghid topografic

3. Predarea documentelor la Arhivele Naționale


Conform Art. 13 din Legea nr. 16/1996, persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de
documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la serviciile judeţene ale
Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la
crearea lor;
b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice,
după 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi
denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.
Documentele create şi deţinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului
pot fi duse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale din momentul în care, prin ordin al
preşedintelui Autorităţii pentru Administrarea Activelor Statului, se constată că nu mai sunt
necesare pentru desfăşurarea activităţii curente.
Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în
desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului Arhivelor Naţionale, în cazul
creatorilor şi deţinătorilor la nivel central, şi a şefilor serviciilor judeţene ale Arhivelor
Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi
(Art. 14).
Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de
Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii
în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează documentele proprii
în condiţiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute la Art. 13.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase
privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii de
documente (Art. 16). Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la Art. 14 şi 15, sunt
obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după
caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea
termenelor de depunere a acestora (Art. 17).
În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca
activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul
prevederilor Art. 2, se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul
20
Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza
cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de
cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor
economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice (Art. 18).

21
MODULUL III
PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR

1. Gruparea documentelor în unităţi arhivistice


2. Ordonarea unităţilor arhivistice
3. Inventarierea unităţilor arhivistice
4. Selecţionarea unităţilor arhivistice

1. Gruparea documentelor în unităţi arhivistice

La începutul secțiunii anterioare este descrisă clasificarea ca un prim pas în a împărți


cantitatea de documente în ansambluri de documente de mai mică amploare, pentru a le face ușor
de administrat. Cu toate acestea, documentele pot fi într-un număr prea mare și dacă sunt
separate pe categorii. Să ne imaginăm numai poziția I.A.1 pe parcursul activități unui organizații:
zeci de metri liniari de documente… Ca urmare, se va proceda la divizări suplimentare ale
cantității de documente. Rezultatul acestei activități va fi obținerea de dosare, mape registre etc.,
denumite cu un termen generic unități arhivistice, care vor reprezenta baza pentru evidența și
administrarea arhivei.

Constituirea dosarelor/unităților arhivistice:

Pasul 1: delimitarea documentelor pentru formarea dosarului

În primul rând, conform celor de mai sus, procedăm la o nouă împărțire a cantității de
documente, de această dată pe rațiuni exclusiv de gestiune: documentele din categoriile definite
în planul de clasare vor fi divizate cronologic (de pildă, documentele dintr-un an vor fi separate
de documentele din alt an) și, apoi, împărțite din nou în grupări de acte care să nu depășească un
anumit număr de file (300 file sau, mai generic spus, în teancuri de maxim 3 cm în grosime).
Un grup de documente, caracterizat prin apartenența la o anumită categorie (deci,
referitor la o anumită problemă, persoană, cu același termen de păstrare etc.), limitat în timp
și ca număr de file va forma un dosar.
Cuvântul ,,dosar” are mai multe sensuri în limba română și nu o dată pot apărea
confuzii. Un prim sens (cel pe care îl vom utiliza în continuare) este cel de ,,coperte”. ,,Am
pus actele în dosar” înseamnă că am clasat hârtiile între două bucăți de carton, care constituie
copertele dosarului. Un al doilea sens este cel de ,,problemă”, ca în formula ,,dosarul
personal” sau ,,dosarul cauzei”. Altfel spus, în primul caz avem un sens fizic, care se referă
la ,,ambalaj”, în timp ce în al doilea caz este vorba despre un sens de conținut, care se referă
la problemă. Diferența de sens este necesară, deoarece un anumit dosar (în sensul
conținutului) poate fi păstrat în mai multe dosare (fizice).
O altă observație ține de „dosarele-colectoare”, care adună documente diverse
rezultate din activități diverse. Separare pe categorii nu înseamnă obligatoriu constituirea
unor dosare sau, altfel spus, o poziție din N.A. nu echivalează cu existența unui singur dosar.
În funcție de cantitatea de documente, se poate opta fie pentru sub-dosare separate,
fie pentru crearea de secțiuni tematice în dosare în cadrul unui dosar (vezi Figura 4 -
Figura 5).
22
Figura 4: Crearea de sub-dosare (tematice) în cadrul unei „categorii-colectoare” cu număr
mare de documente

Figura 5: Crearea de secțiuni tematice în dosare, în cadrul unei „categorii-


colectoare” cu număr redus de documente

23
Pasul 2: Pregătirea documentelor pentru îndosariere

Pentru a asigura o păstrare corespunzătoare, la formarea dosarului se ține cont de


următoarele:
Documentele adunate în bibliorafturi/mape pe sistemul „cel mai nou document
deasupra” se reordonează cronologic crescător. Cronologic se referă la data de înregistrare a
documentelor, nu la data anexelor (=acte mai vechi, care sunt depuse ca anexe pentru a
fundamenta o solicitare).
Ordonarea în cadrul unei lucrări se poate face fie pe sistemul: „răspuns–cerere–acte
anexă”, fie pe sistemul: „cerere–acte anexă–răspuns”. O lucrare reprezintă un ansamblul de
documente referitor la o problemă, care generează o acțiune administrativă și o sarcină de lucru
pentru angajat. Un document intrat determină pornirea unei lucrări; totalitatea documentelor care
se referă la respectiva lucrare (referate, note de relații, corespondență suplimentară legată de
respectiva problemă formează, toate, o lucrare. Un dosar obișnuit cuprinde documente referitoare
la o activitate de amploare mai mare și este format dintr-o sumă de lucrări.
• Documentele pe hârtie termică se copiază, deoarece nu rezistă mai mult de 2-3 ani.
• Dubletele nu se păstrează decât dacă au un rol precis în acțiunea la care se referă (mai
multe exemplare, fiecare cu un rol specific)
• Ciornele se elimină doar dacă ele nu marchează oficial anumite stadii, un anumit curs al
documentului final
• Nu se vor separa adresele și anexele de documentul de bază și nici documentele conexate.
Adresa este documentul de însoțire al altui document; aceasta dă o serie de explicații
despre contextul comunicării și care poate cuprinde și o serie de clarificări suplimentare
aduse documentului de bază. Anexa este un document care de asemenea însoțește
documentul de bază și care aduce completări la conținutul acestuia; de obicei, despre
existența anexelor se face mențiune în document. Documentul conexat este un document
independent, comunicat și înregistrat distinct, dar care este reunit cu alt document
datorită referirii la aceeași problemă (de pildă, un document care aduce completări la o
solicitare inițială se va conexa la documentul ce conține acea solicitare). În prezent,
conexarea corectă se face la primul număr intrat (de obicei, în limitele anului
calendaristic).
• Pentru documentele de format mai mare decât restul documentelor din dosar se poate
opta fie pentru scoaterea lor și formarea unui sub-dosar (de pildă, totalitatea planurilor și
schițelor) sau pentru plierea lor și legarea în dosarul inițial (astfel încât documentul să
poată fi citit și după legare)
• Se scot agrafele și boldurile, care ar putea rugini și afecta hârtia.

Pasul 3: Legarea documentelor

Odată identificate documentele care vor forma un dosar, trebuie asigurată legătura lor
fizică. Acest lucru se realizează prin legare. Pentru legarea dosarelor sunt necesare o serie de
instrumente și anumite tehnici.
Instrumente necesare:
• Colțar din lemn sau carton-tare (Figura 6), care servește la alinierea la colț a
documentelor ce urmează a fi legate în dosar.
• O riglă sau alt material solid, pentru a crea un șablon cu găurile de perforare (Figura 8-
Figura 9).
24
• Sulă sau mașină de găurit, cu ajutorul cărora se perforează filele la margine
• Ac și sfoară pentru legat.

Figura 6: Colțar pentru fixarea hârtiilor înainte de găurire

Metoda de lucru:
• se pun foile în colțar, aliniate în stânga sus; dedesubt și deasupra se pun copertele de
dosar
• pe marginea din stânga se fixează un liniar, care are 3 sau 4 găuri pregătite (Figura 8 -
Figura 9); servește ca șablon pentru găurirea foilor.
• se dau trei sau patru găuri cu ajutorul unei sule sau cu o mașină de găurit, cu burghiu ø 3.
• se coase cu o sfoară, în ordinea și în sensurile indicate în Figura 10 - Figura 11.
• capetele sforilor, care rămân după înnodare pe coperta 2 ”verso” (spatele dosarului), se
strecoară (prin gaura 1 sau printr-o alta, făcută special, lângă gaura 1) între blocul de file
și coperta 2 ”față”. Aici se înnoadă și lipește o foaie peste capete sforii și peste nod
(„sigilare”) - Figura 7.

25
Figura 7: Sigilarea unui dosar

Figura 8: Șablon de legătură, cu distanțele pentru 3 puncte de coasere

Figura 9: Șablon de legătură, cu distanțele pentru 4 puncte de coasere

26
Figura 10: Succesiunea etapelor și sensul coaserii (3puncte) Figura 11: Succesiunea etapelor și sensul coaserii (4 puncte)

27
Pasul 4: numerotarea și certificarea dosarului
Filele dosarului legat se numerotează de obicei în colțul din dreapta sus (fără a afecta în
vreun fel informațiile de pe fila respectivă). Numerotarea se realizează cu creionul, deoarece este
cea mai rezistentă soluție în timp (pasta de pix se șterge după 15-20 de ani sau dacă fila este
supusă luminii solare; cerneala obișnuită este solubilă, deci se șterge dacă documentul este atins
de apă; multe din markerele actuale au aceleași reacții și, în plus, se pot impregna prin foaie și
trece pe verso).
Odată numerotate filele, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului sau pe
coperta 2 ”față”, lângă sigiliul sus-amintit, se înscrie formula de certificare a dosarului
„Prezentul dosar cuprinde… file (cifre și litere)” se semnează sau se aplică ștampila organizației
și se înscrie data certificării.

Aplicație practică:
Constituirea, legarea, numerotarea și certificarea unui dosar/u.a.

Pasul 5: Completarea copertei unității arhivistice


Pentru finalizarea constituirii dosarelor, se va completa coperta dosarului sau, după
caz, se vor înscrie pe coperta 1 a registrului o serie de elemente (vezi Figura 12).
• numele organizației
• compartimentul care a creat dosarul
• numărul dosarului (se va completa după inventariere)
• anul
• indicativul din NA
• cuprinsul/rezumatul dosarului
• nr. volumului (dacă este cazul)
• datele extreme
• nr. file
• termenul de păstrare
Denumire organizație
Compartimentul creator

Indicativ
Nomenclator arhivistic Figura 12: Copertă de dosar
DOSAR nr. ____/_______

Cuprins _________________________
_______________________________

Volum ____
Date extreme ____
Nr. file ____

Termen de păstrare ____

Aceste elemente sunt minim obligatorii. Unele astfel de elemente de identificare pot fi
înscrise și pe cotorul dosarului, pentru o regăsire mai ușoară la raft.

Aplicație practică:
Simularea completării unei coperți de dosar.
28
Pentru registre:
În cazul registrelor, acestea sunt deja constituite fizic.
• La deschiderea unui registru, pentru atestarea integrității fizice a acestora, filele
registrelor vor fi numerotate înainte de completare (în cazul în care nu sunt deja
numerotate din tipografie) și se va face mențiune pe ultima pagină: „Prezentul registru
cuprinde … file” (cifre și litere)” se semnează și se înscrie data certificării.
• La încheierea unui registru se barează spațiul alb de pe ultima filă scrisă și pe aceasta sau
pe următoarea filă albă se scrie: „Prezentul registru cuprinde… file scrise și …
înregistrări” se semnează și se înscrie data certificării. La încheierea unui capitol din
registru (de pildă, înregistrările dintr-un an), se barează spațiul alb de pe ultima filă
completată și se face certificarea: Pe anul… există … file scrise și… înregistrări” se
semnează și se înscrie data certificării. În acest din urmă caz, certificarea de la sfârșitul
registrului fie nu se mai face deloc, fie se poate face prin indicarea nr. file/nr. înregistrări
pe fiecare an.

Completarea copertei registrelor


Pe coperta 1 a registrului sau pe o etichetă lipită se vor înscrie aceleași elemente ca în
cazul dosarului (rezumatul va fi înlocuit cu titlul registrului). Aceleași elemente pot fi înscrise și
pe cotorul registrului, pentru o mai ușoară orientare la raft (cotorul este cel mai vizibil element).
După parcurgerea acestei etape, se consideră că arhiva este constituită în unități
arhivistice (în continuare, se va folosi prescurtarea u.a.).
Unitatea arhivistică este o grupare de documente (registru, dosar etc.) care
reprezintă cea mai mică parte fizică, componentă a unei arhive și constituie elementul de
bază pentru evidența administrativă.
Constituirea u.a. implică și faptul că la respectivul dosar nu se vor mai adăuga
documente; dosarul devine dosar închis.

2. Ordonarea unităţilor arhivistice

Ordonarea dosarelor este o operaţiune arhivistică de grupare a unităților arhivistice


dintr-un fond sau colecţie arhivistică, conform unui anumit criteriu.
Criteriile de ordonare pot fi:
• Cronologic - ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie se face potrivit
datei de creare;
• Cronologic, pe probleme – ordonarea unităţilor arhivistice din cadrul unui fond sau
colecţie se face pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme. Această metodă de ordonare se
foloseşte pentru fondurile ai căror creatori nu au avut compartimente, când schema de
organizare a creatorului de fond nu poate fi reconstituită sau atunci când dintr-un fond s-
au păstrat puţine documente;
• Cronologic-structural – ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond se face pe ani, iar în
cadrul anilor pe compartimente. Această metodă se foloseşte la ordonarea fondurilor ai
căror creatori au suferit mai multe transformări organizatorice în decursul activităţii.
• Structural-cronologic – ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond se face pe
compartimente, în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme. Această
metodă se foloseşte la ordonarea fondurilor ai căror creatori au avut aceeaşi formă de
organizare sau au suferit puţine modificări ale structurii de-a lungul activităţii lor.

29
• Alfabetic - se utilizează doar la anumite compartimente pentru anumite categorii (ex:
dosarele personale ale angajaţilor de la Compartimentul Personal).

3. Inventarierea unităţilor arhivistice

După clasarea documentelor, constituirea u.a. și ordonarea acestora, dar înainte de


depunerea la depozitul de arhivă, se procedează la inventarierea u.a. Putem numi această
activitate inventariere curentă deoarece ea se efectuează la începutul fiecărui an, la nivel de
birou/compartiment, spre deosebire de retro-inventariere, care presupune inventarierea u.a.
existente în depozitul de arhivă fără forme de evidență.

Rolul inventarelor:
• În primul rând, servesc la stabilirea cu precizie a existentului. Inventariind u.a. constituite
se va ști în orice moment ce dosare și registre conține arhiva organizației și, prin urmare,
vor putea fi identificate lipsurile.
• În al doilea rând, inventarul servește la regăsirea informației. Dacă pentru o arhivă mică
și pentru o persoană care are experiență, regăsirea poate fi realizată ,,pe de rost”, pentru o
arhivă de amploare sau în cazul unei persoane nefamiliarizate cu arhiva respectivă,
identificarea unei u.a. poate fi un exemplu perfect de ineficiență. Regăsirea informației
dorite pornește de la NA, in care se identifică termenul de păstrare al categoriei și apoi se
consultă inventarul corespunzător termenului de păstrare și anului în care a fost întocmit
documentul căutat. Odată identificată cota, dosarul sau registrul va putea fi găsit pe raft
în depozitul de arhivă.

Care este rațiunea refacerii evidenței, atât timp cât există una, din momentul înregistrării
documentelor? Inventarierea este necesară datorită modificării regimului de păstrare și grupare a
documentelor. Atât timp cât documentele erau păstrate ca entități individuale, numerele de
înregistrare erau suficiente pentru regăsire. Odată documentele grupate în unități arhivistice, din
rațiuni de păstrare, evidența trebuie modificată, astfel încât să reflecte noile „obiecte” (u.a.)
existente în arhivă.

Regulă generală:
Un inventar va cuprinde toate u.a. conținând documentele create sau primite și
adunate de un compartiment, în cursul unui an, care au același termen de păstrare.
Cerința privind luarea în evidență într-un singur inventar a documentelor generate în
cuprinsul unui an, poate ridica o serie de probleme. Pentru u.a. care încep și se termină în
decursul unui an calendaristic, regula descrisă mai sus este simplă și clară. Dacă însă există u.a.
ce cuprind documente (sau înregistrări, pentru registre) din mai mulți ani, acestea vor fi
inventariate pe inventarul corespunzător anului de început.
Cerința privind includerea u.a. cu același termen de păstrare într-un singur inventar, este
cea care pune în practică cele mai multe probleme de înțelegere. Această cerință este pentru
folosul exclusiv al activității de selecționare a documentelor: cu două excepții, toate u.a. prezente
pe o anumită listă - inventar sunt eliminate în același timp.

Cele două excepții sunt:


1. Dacă o u.a. cuprinde documente din mai mulți ani, ea va fi înregistrată în inventarul
anului în care s-a deschis dosarul, dar va fi selecționată având ca dată de pornire a
termenului de păstrare anul de sfârșit.
30
2. A doua excepție vizează situația în care termenul de păstrare a expirat, dar nevoile
practice impun amânarea distrugerii u.a. și păstrarea ei pe mai departe.

Pasul 1: completarea inventarului


Se întocmește un inventar, conform anexei 2 din Legea nr. 16/1996, republicată, după
modelul din Tabel 4.

Tabel 4: Inventar pentru inventarierea curentă

Reguli de completare:
1. Se înscrie denumirea completă a organizației și compartimentul care a creat documentele;
2. Nr. inventarului va fi atribuit în momentul înregistrării la depozitul de arhivă în Registrul de
evidență curentă, rămânând necompletat în această fază;
3. Se menționează anul calendaristic acoperit de arhiva inventariată (deci, dacă avem dosare cu
documente create în anul 2000, dar facem inventarierea în anul 2005, la această rubrică va fi
trecut anul 2000);
4. Se indică termenul de păstrare din N.A. (Se poate pune în paranteze, pentru ușurarea
identificării, anul calendaristic în care expiră termenul de păstrare);
5. Se numerotează de la 1 la n, pentru fiecare inventar. Acest număr va fi numărul dosarului
(cota). Numărul nu trebuie să se repete pentru dosarele întocmite în același an și cu același
termen de păstrare și va fi înscris pe coperta dosarului. Volumele unui dosar se înscriu ca poziții
distincte;
6. Se înscrie indicativul categoriei din N.A. (de ex, I.A.3 sau II.N.1);
7. Se descrie conținutul pe scurt al u.a. Adesea, se întâlnește practica de a copia descrierea
categoriei de documente din N.A. Această practică nu este corectă, deoarece rezumatul din
inventar trebuie să individualizeze conținutul dosarului respectiv (Exemplu: INCORECT:
Situații statistice; CORECT: Situații statistice lunare privind activitatea organizației);
8. Se calculează pornind de la data arhivistică (de înregistrare) a primului document inclus în
dosar și sfârșind cu data arhivistică a ultimului document clasat. Data anexelor nu se ia în calcul.

31
În cazul fragmentelor de ani (de pildă un volum cu date extreme 1 ianuarie - 3 martie), se
precizează în rubrică acest interval;
9. În cazul numerotării filelor, se trece numărul de file al u.a.;
10. Orice alte mențiuni considerate necesare.

Conform Art. 20 din Instrucțiuni, dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care,
din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului
respectiv, cu menţionarea nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va
menţiona acest lucru.
Corespondența elementelor de pe coperta u.a. cu inventarul este următoarea:

Denumire organizație Denumire organizație


Compartimentul creator Compartimentul creator

I.A.1. Inventar nr. 5


Cuprin cuprinzând u.a. din anul 2005
cu termen de păstrare 10 ani
DOSAR nr. 1/2005
Nr. Indicativ Conținutul Date Nr. Obs.
Cuprins _________________________ crt. pe scurt extreme file
_______________________________ 1. I.A.1. mart – 53 vol.1
iun.
2005
Volum 1
Date extreme: martie-iunie 2005
Nr. file 53

Termen de păstrare: 10 ani

Figura 13 : Echivalența datelor înscrise pe coperta dosarului și în inventar

Cazuri speciale:

Inventare după alte criterii

O situație relativ frecvent întâlnită este inventarierea pe categorii/serii de acte.


Acest sistem presupune ca pentru fiecare poziție din N.A. să fie întocmit un inventar distinct.
Așadar, pentru indicativul I.A.1. de pildă, cu termen de păstrare 10 ani, toate dosarele sunt
înscrise pe un inventar; dosarele/volumele pe indicativul I.A.5, cu termen de păstrare 10 ani,
sunt înscrise pe un alt inventar etc.
O altă tendință des întâlnită este și aceea de a face așa-numitele inventare de
predare. În această abordare, nu se întocmesc inventare pentru toate u.a. întocmite în cursul
unui an, ci se fac inventare pe măsură ce u.a. se depun la depozitul de arhivă. Astfel, în anul
2005 s-au constituit 20 de dosare cu indicativul I.A.3. Din motive de spațiu sau de timp de
lucru, de pildă, se inventariază u.a. de la 1-15. Ulterior, se inventariază și restul de 4 dosare,
pornind numerotarea în inventar de la 1 la 4.

32
Aceste cazuri reflectă situații reale și poate și nevoi concrete. Cu toate acestea
însă, ele nu sunt conforme legislației și metodologiei arhivistice actuale.

În măsura în care există astfel de inventare gata întocmite într-una din manierele de
mai sus, cu caracter excepțional, pentru a nu relua întreg volumul de muncă, se va proceda în
felul următor (Figura 15):

Pe inventarele întocmite ulterior:


• Se va menționa numărul inventarului pe care îl continuă.
• Se vor trece numere curente în continuarea celor de pe primul inventar (astfel încât să
se asigure că nu se repetă numerele de dosare în cursul aceluiași an, aceleiași
categorii/serii de documente și aceluiași termen de păstrare: de pildă, pe inventarul
nr. 1 vor fi pozițiile de la 1 la 12, pe inventarul nr. 10 de la 13-25 etc.

Pe inventarul inițial se menționează nr. inventarelor care îl continuă. Inventarele în


completare se vor conexa la primul inventar și se a face mențiune despre acest lucru în Registrul
de evidență curentă.

Atenție! Acest sistem trebuie să fie excepția și nu regula!

Figura 14 : Inventare în completare

33
Pasul 2: Certificarea inventarului

După întocmirea inventarului, acesta se certifică, folosind formula prevăzută în Figura 15.

Figura 15: Formula de certificare a inventarului

În legătură cu această certificare se produc o serie de greșeli frecvente:


• Formula de certificare se pune pe fiecare pagină – corect trebuie inserată doar la sfârșitul
inventarului
• La formularea nr. de file se adună filele u.a. din inventar – corect se trece nr. de file al
inventarului.
• La formularea: au rămas la compartiment se trec u.a. care sunt deja constituite; nu se
recomandă să fie trecute și dosarele multianuale pentru care nu se știe data finalizării,
care sunt practic, un dosare deschise (vezi mai sus).

Pasul 3: Multiplicarea inventarelor


Conform Art. 19 din Instrucțiuni, inventarele se întocmesc în câte 3 exemplare, pentru
u.a. cu termene de păstrare temporare și 4 exemplare cele permanente.

Pasul 4: Pregătirea de arhivare


Odată întocmite inventarele, se procedează la depunerea în arhivă a u.a. Această
operațiune, prin care unitățile arhivistice cuprinzând documente cu o frecvență de folosire mai
redusă sunt transferate (depuse) din spațiul de lucru curent în zona de depozitare se numește
arhivare.
Odată intrate u.a. în arhivă, inventarele se vor clasa într-un biblioraft. Sub nici o formă
ele nu se vor coase în dosare, deoarece vor avea un destin individual separat, fiind folosite în
activități ulterioare.

Aplicație practică:
Simularea întocmirii unui inventar

34
PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR AFLATE ÎN
DEPOZITUL DE ARHIVĂ FĂRĂ NICI O FORMĂ DE EVIDENȚĂ.

Ca în toate activitățile umane, există în practică posibilitatea ca activitatea de prelucrare


arhivă să nu fi fost făcută corespunzător și la momentul potrivit, iar personalul angajat ulterior să
„descopere” documentele unei organizații neprelucrate arhivistic. În această situație, conform
Art. 5 lit. b din Instrucțiuni, persoana responsabilă cu activitatea de arhivă va trebui să
întocmească retroactiv evidențele pentru arhiva neprelucrată. În această situație vor fi urmați o
serie de pași.

Pasul 1: evaluarea situației existente


Ca regulă de bază, trebuie verificată cu mare atenție arhiva pentru a verifica dacă:
• Există cote pe documente/u.a. de la o prelucrare anterioară;
• Există inventare sau instrumente de evidență anterioare;
• Există o ordine a documentelor/u.a., chiar dacă ea nu este reflectată în instrumente de
evidență.
În cazul în care răspunsul la una din întrebările de mai sus este afirmativ, se va încerca
refacerea situației inițiale. În cazul în care nu poate fi identificată absolut nicio formă de
organizare/evidență anterioare, se trece la pasul 2.

În activitatea concretă, există însă posibilitatea ca pentru o parte a arhivei se găsească


inventare, iar pentru alta nu. În această situație, se va decide care soluție este mai economică:
refacerea inventarelor curente (pe ani și termene de păstrare) sau realizarea de inventare globale
(vezi pașii următori). Indiferent de decizie, arhiva va fi inventariată pe un singur model de
inventar.

Cu ocazia acestei verificări prealabile, se stabilesc, cu aproximație, și limitele


cronologice ale documentelor/ u.a. existente și se vor procura N.A. aflate în vigoare în perioada
de creare a documentelor/u.a.

Pasul 2: Separarea pe fonduri


Așa cum reiese din definiția de mai sus, o arhivă poate conține unul sau mai multe
fonduri. Ca urmare, o a doua obligație în procesul de prelucrare este identificarea organizației
care a întocmit documentele/u.a. Identificarea se poate face pe baza antetului, ștampilei de
înregistrare, semnăturii și ștampilei organizației etc., rezultând atâtea grupări de documente/ u.a.
câte fonduri (organizații) sunt identificate.
După această fază, în cazul în care arhiva este constituită din dosare și registre
constituite, se trece la pasul 5; pentru arhiva constituită din documente (foi volante), se trece la
pasul 3.

Pasul 3: Separarea pe categorii


Documentele existente vor fi încadrate pe categorii conform N.A. aflat în vigoare la
data creării documentelor. În cazul în care nu exista N.A. pentru acea perioadă, se va folosi
următorul N.A. aprobat.

Pasul 4: Constituirea u.a.


După stabilirea documentelor care pot fi încadrate în categorii, documentele vor fi
grupate cronologic și apoi vor fi grupate în dosare, după regulile prezentate la secțiunea
35
”Clasare” din prezentul curs. Rezultatul va fi o ordine cronologică de documente în cadrul u.a. și
de u.a. în cadrul fondului.

Pasul 5: Inventarierea u.a.


Spre deosebire de procedura folosită la inventarierea curentă, în cazul retro-
inventarierii, pentru u.a care nu au nici un fel de forme de evidență nu se vor mai întocmi
inventare pe termene de păstrare, ci se va constitui un inventar global (Figura 16), care să
cuprindă toate u.a. create în acel an.
Fiecare u.a. va fi înscrisă pe un rând separat, iar nr. crt. din inventar va fi trecut ca număr de dosar pe
coperta acestuia.
În cazul u.a. care cuprinde documente din mai mulți ani, aceasta va fi luată în evidență la

anul de început.
• Numerotarea u.a. se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.
Ca o excepție, pentru documentele de același fel, cu termene de păstrare 1-5 ani
(boniere, chitanțiere, condici etc.), se acceptă, conform Art. 42 din Instrucțiuni, înscrierea lor
pe inventare pe categorii (Figura 17).

Denumire organizatie
Inventar global pe anul 2000 al u.a. identificate in depozit fara evidenta

Nr. Continutul pe scurt Date extreme Nr. file Observatii


crt.

Figura 16 : Inventar global pentru u.a. identificate în depozite fără forme de evidență.

Denumire organizatie
Inventar global pe anul 200 al u.a. identificate in depozit fara evidenta

Nr. Categoria de Anii extremi Cantitatea Indicativ dupa Termenul de


crt. documente (u.a.) nomenclator pastrare
1 Role de casa 2000 - 2002 130 buc. - 5 ani
2 Chitantiere 2000 - 2002 45 buc. I.B.13 5 ani

Figura 17: Inventar pe categorii al u.a. cu termen redus de păstare și conținut uniform.

Aplicație practică:
Simularea completării unui inventar global, respectiv pe categorii

4. Selecționarea documentelor

Cantitatea mare de documente pe care societatea modernă o produce în activitatea


zilnică ar sufoca întreaga viață și activitate, în măsura în care ar fi păstrată integral. Prin urmare,
o arhivă trebuie supusă activității de selecționare.

36
Terminologie
Această activitate de eliminare a documentelor din arhivă este numită diferit, în mod
obișnuit: casare, distrugere, predare la Arhive, eliminare etc. Termenul consacrat de legislație
este cel de SELECȚIONARE. Este important de înțeles diferența între acești termeni folosiți:
• Selecționarea arhivistică este o activitate de stabilire a valorii (exprimată în durata de
păstrare) documentar-istorice și practice a unui document sau grup de documente, în
vederea reținerii spre păstrare a celor ce prezintă importanță și eliminării celor
nefolositoare. Așadar, activitatea de selecționare presupune trei pași: evaluare, reținere
și/sau eliminare.
• Casarea este definită ca acțiunea de scoaterea definitivă din folosință și din inventar a
unui bun. Așadar, casarea se suprapune cu acțiunea de eliminare.
• Distrugerea este acțiunea de aducere în stare de neîntrebuințare a unui bun; din punct de
vedere arhivistic, distrugerea documentelor urmează fazei de selecționare (documentele
sunt eliminate din evidență și urmează a fi aduse în stare de neîntrebuințare).
• Topirea este o operațiune specifică industriei hârtiei, care are ca efect distrugerea
maculaturii și obținerea din nou a celulozei.
• Ultimul termen folosit, predarea la Arhivele Naționale suprapune în mod eronat
selecționarea cu o altă activitate, aceea de predare-preluare de către Arhivele Naționale a
documentelor cu termen de păstrare permanent. La selecționare, adică în momentul în
care se dorește eliminarea documentelor nefolositoare, NU SE PREDĂ NIMIC la
Arhivele Naționale!

Selecționarea și nomenclatorul arhivistic


O altă observație preliminară asupra selecționării vizează justificarea acțiunii: despre ce
evaluare poate fi vorba, atât timp cât există niște termene de păstrare stabilite prin N.A.? Figura
18 ilustrează aceste diferențe.

Figura 18 : Relația dintre nomenclatorul arhivistic și selecționare

N.A. este o planificare, o intenție, o evaluare prospectivă a documentelor dintr-o


anumită categorie. Practic, se estimează cât timp va fi nevoie de documente. Selecționarea, pe de
altă parte, conține și ea o evaluare, care este ulterioară creării documentelor, deci este o evaluare
retrospectivă: se constată cât timp a fost și, posibil, se evaluează dacă mai este nevoie de
documente.
Termenul de păstrare din N.A. reprezintă un reper planificat, după care putem calcula
cam ce spațiu de depozitare este necesar pentru 2-3-5-10 ani, după cât timp să fie făcută
selecționarea etc.; deci, este vorba despre o intenție. Confirmarea intenției și confirmarea
încetării valorii documentelor se face prin selecționare, urmând procedura precizată în legislație.

37
Așadar, aruncarea, pur și simplu, a documentelor din arhivă după trecerea perioadei
indicată în N.A. nu este nici corect profesional și nici legală.

Procedura de selecționare este simplă, în măsura în care toți pașii anteriori (clasarea și
inventarierea) au fost îndepliniți corect. În cazul în care acest lucru nu s-a produs, se procedează
la clasarea și inventarierea documentelor. Mai departe, se vor urma pașii de mai jos:

Pasul 1: Stabilirea comisiei de selecționare


În vederea realizării selecționării, conducătorul organizației emite un act administrativ
prin care desemnează un număr (impar) de angajați să constituie o Comisie de selecționare.
Membrii comisiei ar trebui să provină dintre persoanele care au competența necesară de a aprecia
valoarea documentelor. De pildă, dacă se pregătește selecționarea unor documente financiar
cotabile, este bine ca în Comisie să fie prezentă o persoană cu competențe în contabilitate.
Conducătorul organizației nu va face parte din Comisie.

Pasul 2: Identificarea u.a. ce se vor propune spre eliminare


Începând cu al patrulea an de la începutul activității, în fiecare an trebuie verificat
R.E.C. pentru a vedea ce inventare cuprind u.a. al căror termen de păstrare expiră.

Pasul 3: pregătirea inventarelor


În vederea analizării u.a. cu termen de păstrare expirat și a întocmirii lucrării de
selecționare (L.S.), se vor pregăti inventarele u.a. cu termen de păstrare expirat (identificate la
pasul 2) și inventarele u.a. cu termen de păstrare permanent.
Logica prezenței acestor inventare în cadrul LS rezidă din faptul că, în analiza valorii
sau lipsei de valoare a u.a., esențial este contextul general al documentelor create. Astfel, în
funcție de cantitatea de documente produsă, de contextul istoric etc., unele documente cu termen
de păstrare temporar pot căpăta termen de păstrare permanent și invers (mai rar). Altfel spus, atât
Comisia din cadrul organizației, dar mai ales Arhivele Naționale trebuie să aibă posibilitatea de a
judeca în oglindă „ce rămâne” și „ce se aruncă”. În situația, de pildă, în care fie nu se întocmesc,
fie nu sunt luate în evidență toate u.a. cu termen de păstrare permanent, pe anumite perioade, cei
care decid eliminarea sau păstrarea trebuie să analizeze în ce măsură anumite documente cu
termen de păstrare temporar ar trebui să fie reținute păstrare permanentă, care să înlocuiască
documentele permanente indicate prin NA, dar care nu au fost create.

Inventarele cu termen de păstrare temporar vor fi:

• Inventarele rezultate din activitatea de inventariere curentă, care sunt întocmite pe ani și
termene de păstrare, așa cum a rezultat dintr-o secțiune anterioară.
• Inventarele rezultate din retro-prelucrare (inventarul global și cel pe categorii).

Pasul 4: analiza în Comisia de selecționare


Conform prevederilor legale, Comisia va „analiza fiecare u.a. în parte pentru a verifica
valoarea documentar-istorică sau practică”. Se recomandă analizarea pozițiilor din inventarele cu
u.a. având termenul de păstrare expirat:
• Prin sondaj, la nivel de dosare din aceeași categorie și cu identitate clară (de pildă, cazul
dosarelor cu note contabile, registrele de evidență etc.);

38
• obligatoriu la nivelul fiecărei u.a. acolo unde există „anomalii” (cuprind documente pe
mai mulți ani, nu există o încadrare corespunzătoare într-o categorie din NA, sunt
„dosare-colectoare” care pot aduna o gamă largă de documente, unele importante etc.).
În analiză, se va urmări:
• Corespondența cotelor din inventar cu u.a. (dosarul, registrul etc.);
• Măsura în care rezumatul reflectă corect conținutul u.a.;
• Încadrarea corectă a u.a. în categoria din nomenclatorul arhivistic reflectată de indicativ
(altfel spus, că acel dosar, de pildă, pe baza conținutului, face parte din categoria
corespunzătoare din nomenclator);
Atunci când un anumit dosar nu are o categorie echivalentă în NA, el va fi inventariat
fără indicativ. Dosarele care nu prezintă indicativ vor fi în mod special analizate de comisie.
• Corectitudinea datelor extreme înscrise;
În cazul selecționării u.a. ce cuprind documente din mai mulți ani, termenul de păstrare
este, în general, legat de data celui mai recent document deși u.a. respectivă se află înscrisă pe
inventarul corespunzător anului de început. În această situație, procesul verbal se va menționa
faptul că dosarul nr… din inventarul cu termen de păstrare… din anul… nu are termenul de
păstrare expirat.
• Dacă termenul de păstrare a expirat;
• Măsura în care mai este sau nu nevoie de respectiva u.a. în activitatea practică și dacă ea
poate fi eliminată sau ar trebui reținută pentru nevoi ulterioare.

Mențiuni la termenul de păstrare


Mențiunea CS (Comisie de selecționare) la termenul de păstrare din nomenclator indică
posibilitatea ca, în anumite situații, pentru anumite spețe, dosarele respective să aibă un termen
mai mare, poate chiar permanent. Acele u.a. se vor analiza cu atenție sporită.

De când începe să curgă termenul de păstrare?


Ca orice durată de timp, termenul de păstrare are un început și un sfârșit. Stabilirea
aceste elemente este esențială în procesul de selecționare. Momentul de la care începe să curgă
termenul de păstrare sau evenimentul care declanșează curgerea acestui termen nu sunt clar
precizate în legislație. În general, se consideră că închiderea dosarului reprezintă evenimentul
declanșator și data ultimului document adăugat la dosar este data de la care se calculează
termenul de păstrare. Lucrurile nu sunt însă chiar atât de simple precum par. În primul rând,
trebuie avut în vedere că semnificația termenului„dosar” nu este întotdeauna cel de „volum
fizic”, ci se referă la problemă; deci, termenul va curge de la data ultimului act care se referă la
aceeași problemă (de pildă, presupunând că o dezbatere succesorală începe în luna decembrie
2007 și durează 15 luni, termenul de păstrare curge de la decembrie 2007 + 15 luni = martie
2009; termenul de păstrare fiind 10 ani, dosarul va fi analizat pentru selecționare după 1 ianuarie
2020.).
În cazul dosarelor seriale (cum ar fi cele de corespondență), închiderea dosarului
(„punctul de întrerupere”) este evenimentul declanșator- deci data ultimului document adăugat la
dosar în data de 31 decembrie este data de la care începe să curgă termenul de păstrare.
În cazul dosarelor individuale de personal termenul ar trebui să curgă de la data nașterii
persoanei: termenul de 70 de ani presupune cei 50 de ani în care o persoană poate activa în
câmpul muncii (= 65 ani (vârsta pensionării) - 15 ani (vârsta minimă de angajare) plus 20 de ani
pentru diverse posibile recalculări de pensie.

39
Probleme ridică în principal fracțiunile de an. În sistemul financiar, de pildă, nu se
acceptă fracțiunile de an, ci se ia în considerare anul financiar ca întreg. Prin asimilare, nici în
arhivistică nu se acceptă fracțiunile de an, ceea ce înseamnă că un termen de păstrare se va
considera expirat la sfârșitul anului calendaristic în care a fost creat. De exemplu, dosarul
cuprinzând documente create între ianuarie și martie 2010, cu termen de păstrare 2 ani, va avea
termenul expirat la 1 ianuarie 2013.

Conflicte între termene de păstrare


Nu rareori, pot apărea situații în care pentru aceeași categorie de documente există mai
multe termene de păstrare. Acest lucru se ivește cel mai frecvent în situația modificării N.A. Ca
principiu, se respectă termenul de păstrare din N.A. aflat în vigoare în momentul constituirii u.a.
• În acest sens, o greșeală frecvent întâlnită este luarea în considerare a ultimului N.A.
valabil. Așa cum am văzut, N.A. nu se aplică doar la selecționare, ci și la clasarea actelor; ca
urmare, N.A. însoțește u.a. pe tot parcursul vieții sale. Aplicarea unui nou N.A. se realizează de
la data aprobării acestuia în continuare (pe viitor si nu retroactiv).
• În unele cazuri, termenul de păstrare expiră, dar valoarea informativă/ documentară a
respectivelor u.a. există. În această situație, conducătorul organizației nu este de acord cu
propunerea de eliminare a respectivelor u.a. În practică, acest refuz se manifestă prin
neîntocmirea lucrării de selecționare pentru dosarele respective. Soluția corectă este transmiterea
inventarelor cu termen de păstrare expirat și cu menționarea, în procesul verbal, a dosarelor care
se doresc reținute în continuare pentru nevoi practice.
 Un alt caz tipic de conflict este atunci când în aceeași u.a. au fost legate documente
ce ar aparține unor categorii diferite, cu termene de păstrare diferite. În acest caz, va prevala
documentul cu termen de păstare mai lung.

La selecționarea u.a. cu forme de evidență rezultate din retro-prelucrare


• În cazul inventarului global al u.a. (pe ani, indiferent de termenul de păstrare),
Comisia de selecționare, după ce va analiza pozițiile cuprinse, va întocmi o listă centralizatoare
care va cuprindă nr. crt. ale u.a. care se vor elimina. Această listă va fi ori inserată în procesul
verbal (,,…următoarele poziții din inventarele alăturate se propun spre eliminare…”), ori se va
anexa la acesta, ca un document de sine stătător (de preferat). Acest inventar, în măsura în care
cuprinde TOATE DOCUMENTELE produse într-un an, servește atât ca inventar de documente
propuse spre eliminare, cât și ca inventar al documentelor permanente.
• În cazul inventarului pe categorii, se va face mențiune despre această procedură în
procesul verbal și va fi însoțit, în lucrarea de selecționare, de inventarul documentelor cu termen
de păstrare permanent.

Pasul 5: redactarea procesului verbal de selecționare

Comisia de selecționare, după analizarea inventarelor și u.a., va proceda la încheierea


unui proces - verbal, după modelul prevăzut în anexa 5 din Legea nr. 16/1996, republicată,
(Figura 19).

Mod de completare:
1. Se menționează denumirea organizației și sediul;
2. Obligatoriu trebuie să existe semnătura și ștampila conducătorului organizației;

40
3. Legislația nu prevede un registru care să furnizeze nr. procesului verbal. Ca urmare, se va
verifica dosarul cu lucrări de selecționare anterioare și se va da următorul număr.

Precizăm și că există mai multe practici- niciuna reglementată legal:


• nr. să curgă în continuare, peste ani;
• nr. să se reia de la 1, pe fiecare an;
• nr. să fie dat pentru fiecare fond în parte;
• numărul să fie dat pentru procese verbale ale selecționărilor efectuate în cadrul
respectivei organizații.

Pentru simplificarea procesului, recomandăm numerotare de la 1 la n în fiecare an și un


număr unic, indiferent de câte fonduri sunt selecționate (procesul verbal este al comisiei și nu al
fondului).
4. Ordin, dispoziție etc.
5. Se trec datele în care s-a desfășurat activitatea Comisiei.
6. Se trec anii extremi. Atragem atenția asupra formulării: exprimarea de forma „1996 -
2000” sugerează ca întreg intervalul de timp este acoperit, când în realitate pot fi doar
1996 și 2000. De aceea, recomandăm formularea: „selecționând… documentele având ca
ani extremi … și…”
7. Președintele Comisiei nu trebuie să coincidă cu conducătorul organizației.
8. Numărul membrilor, care trebuie să fie impar.
9. Secretarul Comisiei este de obicei persoana care se ocupă de arhivă.

Figura 19: Model de proces-verbal de selecționare

Aplicație practică:
Simularea întocmirii unui proces – verbal de selecționare
De multe ori se simte nevoia unor mențiuni suplimentare la procesul verbal. În acest
sens, procesul verbal poate conține:

41
1. Precizarea N.A. folosit pentru atribuirea indicativelor și termenelor de păstrare (mai ales
în cazul retro-prelucrării, unde pot fi folosite mai multe NA, cu termene diferite pentru
aceeași categorie).
2. Opțiunea argumentată a Comisiei pentru cazuri atipice:
• de a reține (pe un termen precizat) o anumită u.a. considerată necesară, dar care, în
mod normal, ar fi avut termenul de păstrare expirat;
• de a reține o u.a. al cărei termen de păstrare nu a expirat deoarece are în compunere
documente pe mai mulți ani;
În toate cazurile se indică inventarele și pozițiile care se rețin (de pildă: inventar
2010/10 ani/poz. 1, 2,4).
3. Alte mențiuni considerate necesare.
4. Se pot insera în procesul verbal sau, de preferat, anexa la acesta alte evidențe, cum ar fi
inventarele numerice sau lista de cote care sunt propuse pentru eliminare din inventarele
globale.
Procesul verbal se va semna de către toți membrii comisiei și va aprobat de către
conducătorul organizației. Semnătura și ștampila sunt esențiale, dat fiind că Legea nr. 16/1996,
republicată, prevede clar responsabilitatea conducerii unității pentru scoaterea din evidența
arhivei a documentelor.
Trebuie reamintit că, în urma distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un
eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat, se va întocmi un proces-verbal de constatare a
deteriorării ireversibile (a distrugerii), care va cuprinde constatările comisiei. Se va întocmi și
anexa fie un inventar numeric cuprinzând cotele u.a. ce au fost afectate, fie, în cazul în care
cotele nu pot fi identificate, un inventar pe categorii.

Pasul 6: alcătuirea lucrării de selecționare și transmiterea către Arhivele Naționale


După semnarea procesului verbal, se procedează la pregătirea documentației ce trebuie
transmisă Arhivelor Naționale pentru confirmarea LS. Lucrarea de selecționare va fi alcătuită, în
funcție de situație, din elemente identificate în Tabel 5.

Tabel 5 : Tipuri de evidențe ce intră în alcătuirea unei lucrării de selecționare, în


diferite cazuri
42
Odată alcătuită lucrarea de selecționare din cele 3 elemente menționate, se întocmește o
adresă prin care se înaintează Arhivelor Naționale, lucrarea spre confirmare.
Deși legislația nu prevede această obligativitate, se recomandă ca lucrarea de
selecționare (sau măcar adresa și procesul verbal) să se întocmească în dublu exemplar, din care
unul să rămână la organizația creatoare.

Pasul 7: verificarea u.a. propuse spre eliminare de către inspectorul Arhivelor


Naționale

Lucrarea va fi verificată la față locului de un inspector de teren din partea Arhivelor


Naționale. În acest sens, u.a. propuse spre eliminare vor fi păstrate în ordine pe rafturi, pentru că
se va proceda inclusiv la verificarea prin sondaj a u.a.
Precizăm și că, ulterior acestei vizite, o Comisie de selecționare internă a Arhivelor
Naționale va analiza lucrarea și în urma analizei se va propune șefului instituției aprobarea
integrală, parțială (deci cu reținerea anumitor poziții din inventare) sau respingerea lucrării de
selecționare. Răspunsul va fi comunicat printr-o adresă transmisă organizației.

Important de reținut este că, întocmirea lucrării nu înseamnă că pot fi aruncate


documentele; că vizita inspectorului de teren nu implică automat confirmarea lucrării sau acordul
pentru distrugere. Doar după primirea din partea Arhivelor Naționale a adresei de aprobare a
lucrării, u.a. pot fi scoase din depozitul de arhivă, prin operare în R.E.C., și pregătite pentru
distrugere.

4. După selecționare: pregătirea u.a., distrugerea lor și actualizarea instrumentelor


de evidență

După primirea aprobării din partea Arhivelor Naționale, pot exista trei cazuri,
care presupun căi de acțiune parțial diferite:

1. Lucrarea nu a fost aprobată: în acest caz, se remediază deficiențele și se reia procedura


pentru selecționare.
2. Lucrarea a fost parțial aprobată: pentru u.a. care au fost aprobate pentru eliminare, se
trece la punctul C). Cele care au fost reținute se identifică și se pun deoparte, pentru a nu
fi aruncate odată cu celelalte. Evidențele pentru acestea din urmă se actualizează astfel:
2.1. În cazul în care pe un inventar au fost reținute poziții pentru neexpirarea
termenului de păstrare:
• Pe inventar se va face mențiune despre poziția reținută și nr. procesului verbal sau al
adresei prin care s-a dispus acest lucru.
2.2. În cazul în care de pe un inventar s-au reținut anumite poziții prin modificarea
termenului de păstrare (de pildă, dosar din 2008 se modifică de la 4 ani la 8 ani)
• În Registrul de evidență curentă (R.E.C.) se face mențiune la Observații: ,,mutat 3
poziții pe inventar nr….”
• Se întocmește un inventar în completare la inventarul corespunzător anului și
termenului de păstrare respectiv (deci, la inventarul de 8 ani pentru documentele din anul 2008),
iar la rubrica de Observații a inventarului, în dreptul noilor poziții, se va menționa: ,,fost nr.
crt.5/inv. 4 ani/2008”).

43
• Pe inventarul inițial, în dreptul pozițiilor corespunzătoare, se face mențiune la rubrica
de Observații ,,mutat în inv. 8 ani/2008 conf…” (proces verbal sau adresă)
• Pe coperta dosarului reținut se vor modifica datele (noul termen de păstrare, noua
cotă/nr.crt. din inventar), prin anularea cu o linie a celor vechi și înscrierea celor noi.
• Dosarul va fi mutat pe raft la noua poziție rezultată din modificarea evidențelor.
3. Lucrarea a fost aprobată integral: u.a. se vor scoate din depozitul de arhivă și se va
proceda la distrugerea lor. După eliminare, u.a. care au fost distruse se vor scădea din
evidență (În R.E.C. se completează rubricile corespunzătoare).

Se recomandă ca această operațiune să fie realizată abia după distrugere și nu după


selecționare deoarece, din varii motive, după selecționare documentele nu sunt eliminate și pot
apărea ca scăzute din evidență în timp ce, de fapt, ele încă sunt în depozit. Procesul - verbal de
selecționare (exemplarul 2), însoțit de inventarele documentelor cu termen de păstrare expirat
care au fost transmise Arhivelor Naționale se vor clasa într-un dosar distinct, ce va cuprinde
toate aceste LS de-a lungul timpului.

Oricât ar părea de ciudat, o ultimă problemă este ridicată de distrugerea însăși a


documentelor. Conținutul unor dosare au, de multe ori, o importantă componentă de
confidențialitate. De aceea, distrugerea trebuie să aibă în vedere prevenirea accesului neautorizat
la documente până în momentul distrugerii lor complete. Ca urmare, în vederea distrugerii, se
poate opta pentru:
• firme specializate de distrugere arhivă, care emit și certificat de confirmare a distrugeri
totale. Este cea mai profesională soluție, dar cu costuri pe măsură.
• obținerea unui acord cu fabrici de hârtie, care, printr-o programare prealabilă, să
procedeze la tocarea/distrugerea documentelor, în prezența unui reprezentant al
organizației. Soluția implică asigurarea transportului până la fabrica respectivă.

Lucrările de selecționare transmise către AN (adresa de înaintare, procesul verbal


și, după caz, inventarul documentelor propuse spre selecționare), la care se va adăuga
răspunsul Arhivelor Naționale, se vor păstra într-un biblioraft separat și se vor constitui în
dosare atunci când cantitatea de documente acumulată o impune.
Inventarele permanente se vor menține la biblioraftul/mapa cu inventare.

Periodic, mai ales după eliminări de amploare, este necesară mutarea arhivei în depozit,
pentru a acoperi golurile lăsate în urma eliminării celorlalte documente. De asemenea, se va
proceda la actualizarea ghidurilor topografice.

Aplicație practică:
Simularea înregistrării în Registrul de evidență curentă a ieșirii unor unități
arhivistice în urma selecționării.

44
MODULUL IV
VALORIFICAREA INFORMAȚIILOR DIN DOCUMENTE

1. Înregistrarea solicitărilor
2. Întocmirea/eliberarea unor acte

1. Înregistrarea solicitărilor

Potrivit Art. 28 din Legea nr. 16/1996, republicată, documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea
unor lucrări administrative, informări, acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de
copii, extrase şi certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi
consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru
documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea
conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare.
Potrivit prevederilor Art. 29 din lege, creatorii ori deţinătorii de documente sau, după
caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe
documentele pe care le creează ori le deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit
termenul prevăzut la Art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Unitățile arhivistice aflate în administrarea si păstrarea unei organizații pot fi cercetate
de către persoane din afara instituției, dacă aceasta are amenajată o sală de studiu. Cercetarea va
fi făcută exclusiv în scopuri stiințifice/jurnalistice, pentru elaborarea unor lucrări de specialitate,
studii, articole, comunicări, expoziții, emisiuni radio, TV etc.
Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi libertăţile
cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror integritate fizică este în
pericol nu se dau în cercetare.
Fac parte din această categorie documentele care:
• privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit
prevederilor constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare;
• pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;
• sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de
specialitate şi consemnată într-un proces-verbal;
• nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora, potrivit
anexei nr. 6 a Legii nr. 16/1996, republicată.

LISTA termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind


interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor (Anexa 6)

• documentele medicale, după 100 de ani de la crearea lor;


• registrele de stare civilă, după 100 de ani de la crearea lor;
• dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor;
• documentele privind viaţa privată a unei persoane, după 40 de ani de la moartea acesteia;

45
• documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100 de ani de la
crearea lor;
• documentele privind afacerile criminale, după 90 de ani de la crearea lor;
• documentele privind politica externă, după 50 de ani de la crearea lor;
• documente ale societăţilor cu capital privat reglementate de Legea nr. 31/1990,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare, după 50 de ani de la crearea lor;
• documentele fiscale, după 50 de ani de la creare;
• documentele notariale şi judiciare, după 90 de ani de la crearea lor.

În conformitate cu Art. 7 din Legea 16/1996, republicată, „creatorii și deținătorii de


documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor
întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii”.

Prin înregistrare se înțelege individualizarea unui document, prin atribuirea unui


număr de identificare unic. Identificarea unică presupune că nu pot exista două documente
cu același număr pentru o perioadă de timp stabilită (de pildă, în decursul unui an), pentru
același flux de documente (de pildă, două acte intrate sau două acte ieșite cu același număr).

Înregistrarea are rolul de a atesta:


• existența oficială documentului în cadrul organizației
• asumarea de către organizație a responsabilității de administrare ulterioară a respectivului
document, ca parte a arhivei proprii.

Registratura clasică pentru corespondență poate fi realizată în sistem „partidă” sau


sistem independent, separat intrare/ieșire (vezi Tabel 6, respectiv Tabel 7 - Tabel 8).

În primul sistem, conform Art. 9 din Instrucțiuni, registrul de intrare înregistrează pe


pagina din stânga intrările, iar pe pagina din dreapta, corespunzător intrărilor, sunt înregistrate
ieșirile; numărul de intrare este unic atât pentru intrare, cât și pentru ieșire, doar data fiind
diferită. Sistemul prezintă avantajul de a remarca imediat dacă o lucrare este rezolvată sau nu.

Sistemul independent presupune registre și numere separate pentru intrare și pentru


ieșire. Sistemul este ceva mai greoi decât cel „partidă”, mai ales în cazul în care registrele nu fac
referință încrucișată (cel de intrări să menționeze numărul documentului de răspuns, iar cel de
ieșire — numărul documentului la care se răspunde). De precizat că acest sistem nu este agreat
de legislația în vigoare.

46
Tabel 6: Registru de intrare-ieșire în sistem ,,partidă”.

Tabel 7: Registru de intrare

Tabel 8: Registru de ieșire

47
În concluzie, înregistrarea documentelor se face la registratura generală, fie într-un singur
registru de intrare-ieşire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare date
documentelor să se repete.
Când creatorul de documente primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr
mare de documente, înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă. În
această situaţie, la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi
denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.
Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale
fiecărui an.
Documentele preconstituite (registre, condici etc.) se vor înregistra în registrul unic.

La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele elemente: numărul de


înregistrare, data înregistrării, numărul şi data documentului date de emitent, numărul filelor
documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului în rezumat, compartimentul
căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul, numărul de înregistrare al
documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi
completa în registru după rezolvarea documentului.

Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document


înregistrat. Acţiunea de conexare se consemnează în registrul de intrare-ieşire astfel: la primul
document înregistrat se menţionează numerele documentelor conexate, iar la fiecare document
conexat se indică numărul documentului la care au fost conexate.
Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi
documentele intrate, completându-se coloanele adecvate.
In cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de
înregistrare al documentului la care se răspunde.

Aplicație practică:
Simularea înregistrării unor documente intrate, întocmite pentru uz intern, respectiv
ieşite, prin completarea rubricilor registrului de intrare – ieșire.

2. Întocmirea/eliberarea unor acte


Așa cum precizam mai sus, potrivit prevederilor Art. 29 din lege, creatorii ori deţinătorii
de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit
legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, adeverinţe, copii şi
extrase de pe documentele pe care le creează ori le deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a
împlinit termenul prevăzut la Art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe
solicitant.
Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din
documente, care sunt în directă legătură cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente,
fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente. Perioadele pentru care lipsesc
documente sau nu se găseşte înscris numele solicitantului se vor menţiona în adresa de expediere
a certificatului. În certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras
elementele necesare întocmirii certificatului şi, apoi, datele cuprinse în aceste documente (Art.
45 din Instrucțiuni).

48
În certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu
conţinutul documentelor cercetate. În certificat datele se expun în ordinea cronologică.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, întocmit, datat şi
semnat de persoana care a făcut cercetarea.
Referatul trebuie să cuprindă denumirea fondului cercetat şi cotele unităţilor arhivistice
cercetate (anul şi numărul din inventar).
În cazul în care, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare
sau deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou
certificat, menţionându-se ca îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de
emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele,
inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt
număr de înregistrare.
În cazul în care în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii, aceasta situaţie
se comunică în scris solicitantului; dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a documentelor ce fac
obiectul cererii, cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unităţi, comunicându-i-se
şi solicitantului acest lucru.
În textul certificatului nu sunt admise ştersături sau completări printre rânduri. Persoana
care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea asupra exactităţii datelor
comunicate.
Copiile sau extrasele se certifică sau, după caz, se legalizează de unitatea care le
eliberează.
Certificatele, copiile si extrasele se eliberează personal solicitantului ori
împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale personale
aflate în dosar se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la dosar o copie certificată de
responsabilul arhivei.
Copiile sau extrasele se legalizează de către organizația care le eliberează.

49
MODULUL V
ASIGURAREA CONDIȚIILOR DE CONSERVARE A DOCUMENTELOR
DIN DEPOZIT
Conform Art. 12 din Legea nr. 16/1996, republicată, creatorii şi deţinătorii de
documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii
corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori
comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.

1. Depozitul de arhivă
Documentele dintr-o organizație se creează și se acumulează într-o zonă de lucru,
curentă. Acolo se formează grupele de documente, se constituie dosarele și se păstrează pentru
perioada în care ele se întrebuințează frecvent, adică au un caracter activ, operativ. Odată ce
acest caracter încetează, din momentul din care se preconizează că respectivele documente vor fi
consultate mai rar și nu este nevoie să fie la îndemână pentru operațiunile zilnice, vor trece din
zona de lucru, activă, în zona de depozitare, considerată semi-activă sau pasivă.
Cele două rațiuni de constituire a arhivei — nevoia de informare și nevoia de probă, de
dovadă a activității — impun ca un anumit document să fie ușor de localizat și accesat la nevoie.
În acest sens, depozitul de arhivă trebuie să fie un spațiu ordonat și corespunzător, în care
documentele să fie utilizabile (ușor de localizat, regăsit, prezentat și citit).

Cerințe pt depozit (informațiile prezentate reprezintă un minim necesar. Pentru detalii


se vor consulta prevederile Art. 81 – 108 din Instrucțiuni)

ÎNCĂPEREA

Alegerea spațiului
Spațiul pentru depozitare arhivă trebuie gândit în funcție de cantitatea de arhivă care
este produsă. Astfel o organizație de nivel local, de pildă, nu se poate compara, ca producție de
documente pe unitate de timp, cu un minister din București, de pildă. O producție mai mare de
hârtii pe an implică automat un spațiu de depozitare mai mare. Cum primele eliminări
semnificative de documente se produc după 5-10 ani, trebuie avut în vedere acest interval. Adică,
dacă, de exemplu, într-un an s-au produs cam 5 metri liniari (în continuare, m.l.) de arhivă,
spațiul inițial necesar pentru depozitare va fi minim 5 x 5 = 25 m.l. sau, mai sigur, 5 x 10 = 50
m.l. Evident că rata de golire a depozitului nu va fi de 100%, însă alegerea unei încăperi suficient
de largi pentru a primi o astfel de cantitate asigură, măcar pentru 10 ani, un spațiu pentru
depozitarea arhivei.
În arhivistică, spațiul ocupat de arhivă se măsoară în metri liniari. Un metru liniar este
echivalentul cantității de dosare așezate pe cant, unul după altul (asemănător cărților dintr-o
bibliotecă), care încape pe o poliță de 1 metru lungime (Figura 21).

50
Figura 21: Metrul liniar de arhivă

Siguranță și securitate
Depozitul trebuie să asigure niște condiții de siguranță și securitate fizică pentru
documente. Pe de o parte, încăperea trebuie să nu fie expusă la factori de risc ce ar putea
deteriora documentele.
• Nu trebuie să fie traversată de conducte, țevi de alimentare cu apă/gaz ori canalizare.
• Nu trebuie să fie expuse la incendii (să nu aibă instalații de gaz sau curent electric
defecte, să nu fie folosit focul deschis sau radiatoare și reşouri, să nu se fumeze în incinta
depozitului etc.).
• Nu trebuie să fie plasate în camere expuse la inundații (de pildă, în camere la subsol,
cu ferestre la nivelul străzii, care permit scurgerea apelor pluviale în depozit).
• Spațiul de depozitare nu trebuie expus direct razelor solare (ferestrele vor fi
prevăzute cu parasolare).

De remarcat faptul că hârtia are o greutate specifică mare și, ca urmare, rafturile de
arhivă trebuie plasate în încăperi care au un planșeu inferior suficient de rezistent.
Măsurile de securitate fizică implică asigurarea antiefracție a depozitului. Geamurile,
mai ales dacă dau spre exteriorul clădirii, vor fi dublate cu gratii. Ușa de intrare, în măsura
posibilului, nu va fi în spațiul de circulație publică și va fi prevăzută cu grilaj și ținută încuiată.
Depozitul de arhivă trebuie întreținut în permanentă, ca un spațiu curat, fără agenți
dăunători. Ca urmare, se va proceda periodic la desprăfuire, curăţire mecanică, dezinsecţie şi
deratizare.
Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de stingere a incendiilor, plasate în locuri care
să faciliteze intervenția în cazul unui incident (de pildă, extinctoarele nu vor fi plasate în capătul
cel mai îndepărtat al depozitului). Extinctoarele și sistemele de stingere nu vor fi pe bază de
spumă, ci doar pe bază de dioxid de carbon sau, în cazul instalaţiei de stingere automată, pe bază
de vapori de apă sau gaze inerte. La modul ideal, depozitele trebuie dotate cu mijloace de
alarmare şi semnalizare anti-incendiu.
51
MEDIUL DE PĂSTRARE
Hârtia este un material organic și el poate fi afectat de condițiile de mediu
necorespunzătoare. În prezent, reglementările aflate în vigoare în România recomandă
pentru depozitele care păstrează documente pe suport de hârtie o temperatură de 15–24 °C
și o umiditate de 50–60 %. Acești parametrii se pot măsura cu aparate speciale, numite termo-
higrometre.
O temperatură și o umiditate ridicată creează premise pentru apariția mucegaiurilor și
ciupercilor de diferite feluri. O temperatură și o umiditate scăzută duce la uscarea excesivă a
hârtiei și, combinat cu eventualele expuneri la razele soarelui, duce la fărâmițarea documentelor.
În mod particular, variațiile bruște de temperatură sunt deosebit de dăunătoare (de pildă, un
document adus din depozitul de arhivă de la 5°C, în camera de lucru la 22°C prezintă un șoc
termic de 17°C, care duce la formarea condensului pe document; acesta din urmă poate deteriora
cerneala semnăturilor, a ștampilei și poate și a textului documentului).
Un aspect adeseori ignorat îl reprezintă aerisirea depozitelor. Trebuie precizat că
aerisirea dirijată și ventilarea permit atât asigurarea parametrilor climatici (de pildă, o aerisire în
timpul iernii asigură scăderea umidității în depozite), cât și evitarea fixării și dezvoltării
ciupercilor și fungilor de rafturi, cutii etc., prin crearea unui curent de aer. Ca regulă, se va aerisi
depozitul atunci când temperatura exterioară este cu cel puțin 5 grade mai mică decât cea din
interior; la fel, nu se va aerisi atunci când atmosfera exterioară prezintă umiditate ridicată (de
pildă, când plouă).

MIJLOACE DE DEPOZITARE ARHIVĂ


Din motive de protecție (în caz de incendiu, inundație etc.), de acces și de folosire, u.a.
nu vor fi depozitate pe jos în arhivă, ci vor fi așezate pe un mobilier specific (rafturi, rastele,
dulapuri etc.), denumit generic mijloace de păstrare arhivă. Se recomandă evitarea
mobilierului de lemn, care poate constitui un accelerator în caz de incendiu. De asemenea,
rafturile metalice care sun tratate cu materiale chimice, corozive pot afecta documentele.
Rafturile se așează, în măsura posibilului, perpendicular pe sursa de lumină solară,
pentru a evita deteriorarea documentelor prin expunerea la lumina solară. Rafturile pot fi fixe sau
mobile. Modul de instalare al acestora trebuie să aibă în vedere un spațiu între rafturi de 60–80
cm. Rafturile vor fi ancorate între ele și de pereții depozitului, pentru a nu se prăbuși în caz de
cutremur.
Dimensiunile polițelor vor fi alese în funcție de materialul depozitat. De obicei, pentru
depozitare de documente format A4, se recomandă poliție de 30 cm adâncime. Mai ales în cazul
unei arhive mari, polițele și rafturile se vor numerota, pentru localizarea precisă a documentelor
în depozite.

52
Figura 22: Numerotarea rafturilor și polițelor

Iluminatul artificial va urmări culoarele dintre rafturi.


Arhiva se va depune pe rafturi, fie direct, ca dosare și registre, fie în mijloace de
protecție (containere, cutii). Se va urmări ca poziția pe raft, mai ales în cazul depozitării directe,
să nu afecteze documentele (de pildă, dosarele vor fi așezate pe marginea de legătură, nu pe cea
de deschidere).

Situații speciale
În unele cazuri, condițiile ,,ideale” pot scăpa de sub control și documentele pot fi
afectate. În toate aceste cazuri, pe lângă serviciile corespunzătoare (pompieri etc.), pentru
raportarea pagubelor și întreprinderea măsurilor de salvare a arhivei vor fi notificate Arhivele
Naționale.
Mai jos sunt prezentate o serie de acțiuni minimale de urgență care pot fi întreprinse.

Incendiu
În cazul izbucnirii unui incendiu, prioritatea o reprezintă salvarea și evacuarea
persoanelor. În acest sens, căile de acces din depozite trebuie să fie permanent libere, pentru a
facilita evacuarea. Pentru reducerea riscului de accelerare a incendiului, rafturile trebuie să fie
confecționate din material ignifug, iar depozitul de arhivă să nu fie transformat în magazie pentru
alte materiale (de pildă, diluanți sau vopsele etc.).

53
După evacuare, în măsura în care, prin planurile proprii de intervenții în caz de incendii,
există personal antrenat în folosirea stingătoarelor, se poate interveni, cu precizarea că un depozit
de arhivă în flăcări nu se stinge cu un extinctor; aceste dispozitive sunt utile în faza de început,
dar, dincolo de o anumită amploare, singura soluție este evacuarea și așteptarea intervenției
personalului autorizat. De asemenea, se poate lua în calcul evacuarea documentelor vitale dacă
există un astfel de plan.

Inundații
În cazul unei inundații, primul pas avut în vedere este oprirea sursei de apă sau, în
imposibilitatea de a face acest lucru, limitarea efectelor sale (de pildă, blocarea stropirii directe a
documentelor cu jetul de apă). Se vor identifica cu rapiditate zonele afectate, se vor evacua
documentele și se vor pune la uscat. Zona de uscare trebuie să fie bine ventilată și documentele
nu vor fi expuse direct razelor solare sau unei surse de căldură (föhn, radiator etc.). Dosarele și
registrele vor fi deschise și vor fi plasate foi de hârtie albă între documente (interfoliere) pentru
absorbția lichidului. După uscare, documentele vor fi urmărite o perioadă, pentru a surprinde
eventuala dezvoltare a microorganismelor.

Factori biologici
Documentele de arhivă pot fi afectate de microorganisme, animale (insecte, păsări,
rozătoare). De subliniat că instalarea focarelor biologice sunt condiționate de igiena precară,
lipsa securizării spațiului de depozitare (de pildă, geamuri sparte care permit pătrunderea
animalelor), factorii microclimatici care favorizează depunerea și dezvoltarea microorganismelor
şi ciupercilor de mucegai.

Modalități de acțiune în diferite cazuri:


În cazul în care documentele sunt deteriorate și devin inutilizabile, se va proceda la
reconstituirea lor. Pentru documentele calamitate și fără posibilitate de restaurare, se va proceda
la eliminare, înaintându-se un proces-verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii)
către structura Arhivelor Naționale cu competență în județul respectiv.
Deși nu este prevăzută ca obligație de legislația actuală, se recomandă elaborarea unui
plan pentru documentele vitale. În context, documente vitale sunt acele documente din arhivă
care au o importanță deosebită pentru organizația respectivă și care, în cazul în care tot restul
arhivei este afectat, permite atât continuitatea activității imediat după momentul dezastrului, cât
și reconstituirea coordonatelor fundamentale de funcționare a activității.
Enumerăm aici: documentele de înființare a organizației, registrele de evidență etc.
Identificarea acestor documente permite așezarea lor în locuri mai protejate de eventuale situații
critice și, în cazul incendiilor, inundațiilor etc. permite evacuarea lor prioritară.
Depunerile și dezvoltările de microorganisme sunt favorizate de umiditatea relativă
ridicată şi prezenţa unei surse de hrană. Dacă atacul este observat în fază incipientă (acest fapt ar
putea fi observat uşor dacă sunt în stare de funcţionare aparatele de măsură ale umidităţii relative
şi verificate zilnic), este suficient să se revină la condiţii de păstrare corespunzătoare şi atunci
culturile de microorganisme nu mai sunt active. Documentele care sunt degradate se izolează şi,
în măsura posibilului, se vor trimite la un laborator specializat pentru restaurare.
Ca măsuri de intervenție, pentru a afla dacă o cultură de mucegai este activă se
procedează astfel:
• se şterge foarte bine cu o cârpă moale uscată depozitul de mucegai de pe câteva unităţi
arhivistice atacate (operaţia se va desfăşura în afara depozitului, de preferat în atmosferă
liberă);
54
• după curăţare se introduce unitatea arhivistică în acelaşi mediu din care a fost scoasă,
lângă celelalte documente presupuse contaminate;
• după 2–3 săptămâni, se procedează la observarea unităţii arhivistice care face obiectul
studiului.
• dacă există o cultură activă, atunci se observă începutul dezvoltării unor noi atacuri
biologice (a nu se confunda cu preluarea urmelor de mucegai de pe unităţile învecinate
care nu au fost curăţate).
• în cazul în care nu apare o nouă cultură de microorganisme înseamnă că nu au mai fost
condiţii prielnice de dezvoltare, dar au rămas urmele unor atacuri mai vechi.

Ca măsuri de intervenție preliminară se recomandă:

1. Dacă nu există o cultură activă: se procedează la curăţarea întregului material arhivistic,


într-o manieră similară cu cea folosită pentru studiu şi se rearhivează.
2. în cazul unei culturi active:
• se îndepărtează mai întâi cauza şi anume se încearcă aducerea valorilor parametrilor de
microclimat în limitele valorilor normale;
• se procedează apoi la separarea documentelor care au suferit atacuri majore (suportul
grafic a fost afectat) de cele la care atacul este numai la suprafaţa suportului grafic;
• prima categorie se trimite la laboratorul de restaurare;
• documentele din a doua categorie vor fi dezinfectate prin introducerea acestora, în tranşe
mici (5 – 10 u.a. funcţie de numărul de file) într-un sac de polietilenă dimensionat astfel
încât aceste u.a. să poată fi aşezate în picioare uşor deschise. În sac se introduc şi bucăţi
de vată sau alt material textil moale îmbibate în formalină. Se sigilează sacul şi se
păstrează în această formă timp de 4-5 zile după care se scot şi se aerisesc foarte bine.
Toate aceste operaţii se realizează la nişă sau în spaţii deschise şi cu echipament de
protecţie adecvat.

55