Modulul I.

Metodologia întocmirii Nomenclatorului arhivistic

Obiectivele  Scurt istoric al Arhivelor Naționale din România
cursului
 Identificarea cadrului legislativ ce reglementează activitatea
arhivistică în România
 Relația dintre Arhivele Naționale și creatorii și deținătorii de
documente. Cadrul legal.
 Terminologia arhivistica
 Evidența documentelor
 Editarea nomenclatorului arhivistic
 Stabilirea listei genurilor şi categoriilor de documente
 Înaintarea spre confirmare nomenclatorul arhivistic către Arhivele
Naţionale

Scurt istoric

Ca instituție, Arhivele de pe teritoriul principatelor românești extracarpatice au fost

înființate oficial în contextul elaborării primelor legi administrative moderne, anume
Regulamentele Organice, în anii 1831-1832. Pentru perioada anterioară secolului al XIX-lea,
nu trebuie însă trecută cu vederea existenţa unor arhive de pe lângă cancelaria domnească, a
celor păstrate de către autoritățile ecleziastice, ca şi a arhivelor private constituite de către
dregători de diverse ranguri în ierarhia boierească. Dintre acestea, cele mai vechi locuri de
păstrare a documentelor le-au constituit mănăstirile, care, datorită caracterului lor sigur,
permiteau gruparea inclusiv de documente laice. Astfel, în 1775, este atestată existenţa unei
Arhive generale a Mitropoliei Bucureștilor, unde se păstrau şi diferite acte particulare, de tipul
hotărniciilor.

De Arhivele Țării Românești se poate vorbi însă abia începând cu 1 mai 1831, iar de
cele ale Moldovei de la 1 ianuarie 1832. După unirea principatelor din 1859, cele două
instituții funcționează separat până în anul 1862 când se înființează la București o Direcție
generală a Arhivelor Statului iar Arhivele Statului de la Iași devin subordonate acesteia. Cu
aceeași ocazie, se face distincția dintre documentele cu valoare istorică şi cele cu valoare
practică, iar instituția este subordonată Ministerului Justiție, Cultelor şi Instrucțiunii Publice.

În ceea ce privește Transilvania, activitatea în domeniul arhivelor este mai timpurie,

menționată fiind, anterior momentului în care Regatul Ungariei dispare de pe harta Europei, în
prima jumătate a secolului al XVI-lea, după bătălia pierdută împotriva turcilor la Mohacs în
anul 1526. După includerea Ungariei și a Transilvaniei, la sfârșitul secolului al XVII-lea în
1
cadrul monarhiei Habsburgilor sistemul de conservare şi păstrare a documentelor cunoaște o
serie de îmbunătățiri, dintre care cea mai importantă a reprezentat-o introducerea sistemului
registraturii la principalele instituții administrative. Odată cu înființarea Arhivelor Statului
Ungar, la 1875, cea mai mare parte a arhivelor vechi ale Transilvaniei este concentrată la
Budapesta. Astfel, la sfârșitul secolului al XIX-lea, atât în Transilvania, cât şi în Banat şi
Bucovina funcționează sistemul centralizării documentelor în cadrul Arhivelor de stat din
Budapesta și Viena.

După Unirea din 1918, unificarea politică a statului român conduce şi la tentativa
reușită de racordare şi în domeniul arhivelor a noilor provincii intrate în componența regatului
României. Astfel, se înregistrează înființarea Arhivelor Statului de la Cluj (1920), Cernăuți
(1924) şi Chișinău (1925). În această conjunctură, o nouă lege de funcţionare a Arhivelor
Statului intră în vigoare începând din 1925, prevăzând, printre altele, constituirea direcțiilor
regionale. Instituția se menține în subordinea Ministerului Instrucțiunii Publice.

În contextul noilor orientări ideologice din perioada comunistă, în anul 1951 Direcția
Arhivelor Statului trece în subordinea Ministerului Afacerilor Interne, iar modelul de
organizare sovietic pătrunde şi în domeniul arhivisticii românești. După revoluția din anul
1989, o nouă lege, cea din 1996, a venit să reglementeze activitatea instituției Arhivelor,
ocazie cu care denumirea de Arhivele Statului este înlocuită cu cea de Arhivele Naţionale ale
României.

De la înființarea lor și până în prezent Arhivele Naționale ale României au beneficiat

de mai multe legi de organizare și funcționare, toate reprezentând momentul în care au fost
elaborate. In ceea ce privește perioada actuală, după reforma administrativă din anul 1968,
când în România se revine la organizarea teritorială pe județe, la nivelul fiecărui județ
funcționând câte o filială județeană a Arhivelor Statului în subordinea Direcției Generale a
Arhivelor Statului din București.

Cadrul legislativ.

Legea nr.16/1996, cunoscută sub denumirea de Legea Arhivelor Naționale este prima
și ultima lege ce reglementează activitatea arhivistică în România de după revoluția din 1989.
Ca mai toate legile din această perioadă și legea Arhivelor Naționale a suferit numeroase
modificări menite să țină pasul cu cerințele vremurilor pe care le parcurgem. În ultima formă,
cea care se aplică în prezent legea nr.16/1996 a fost republicată în Monitorul Oficial al
României, partea I, nr.293/22.04.2014.

2
 Legea nr.16/1996 a fost publicată în Monitorul Oficial al României, partea I,nr.71 din
09 aprilie 1996 și ulterior a fost modificată prin:

 Legea nr.358/2002 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor

Naționale nr.16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, partea
I,nr.476 din 03 iulie 2002.
 Ordonanța de Urgență a Guvernului nr.39/2006 pentru modificarea și
completarea Legii Arhivelor Naționale, publicată în Monitorul Oficial al
României, partea I,nr.486 din 05 iunie 2006, aprobată cu modificări prin Legea
nr.474/2006, publicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr.1016 din
21 decembrie 2006.
 Legea nr.329/2009 privind reorganizarea unor autorități și instituții publice,
raționalizarea cheltuielilor publice, susținerea mediului de afaceri și respectarea
acordurilor-cadru cu Comisia Europeană și Fondul Monetar Internațional,
publicată în Monitorul Oficial al României, partea I,nr.761 din 09 noiembrie
2009, cu modificările și completările ulterioare.
 Legea nr.138/2013 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor
Naționale, publicată în Monitorul Oficial al României, partea I,nr.253 din 05
mai 2013.
 În ceea ce privește organizarea și funcționarea instituției Arhivelor Naționale
din România, a se vedea și Hotărârea Guvernului nr.1376/2009, privind
înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, publicată în
Monitorul Oficial al României, partea I,nr.805 din 25 noiembrie 2009, cu
modificările ulterioare.

Relația dintre Arhivele Naționale și creatorii și deținătorii de documente. Cadrul legal

Legea Arhivelor Naționale stabilește conceptul de Fond Arhivistic Național. Potrivit

legii, constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic National al României
documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau
private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate,
profesioniști care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice.
Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condiţiile prezentei legi.

3
 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, în sensul
prezentei legi, se înțelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii,
manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hârți, pelicule cinematografice şi alte
asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu
valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate.

Arhivele Naționale, direcție în cadrul Ministerului Afacerilor Interne, asigură

administrarea, supravegherea şi protecția specială a Fondului Arhivistic National al României.
Arhivele Naționale își exercită atribuțiile prin compartimentele sale de specialitate și prin
serviciile județene ale Arhivelor Naționale.

Legea precizează că protecția specială a Fondului Arhivistic National al României se realizează

în condiții de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamități naturale, de
către creatori şi deținători, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuții speciale în asemenea situaţii şi cu
asistența de specialitate a Arhivelor Naţionale.

Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deținătoare de documente care fac

parte din Fondul Arhivistic National al României, denumite creatori şi deținători de
documente, răspund de evidenţă, inventarierea, selecționarea, păstrarea şi folosirea
documentelor în condiţiile prevederilor prezentei legi.

În administrarea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național, Arhivele

Naționale au atribuții specifice și anume:

Arhivele Naţionale acordă asistență de specialitate şi asigură desfășurarea unitară a

operațiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi deținătorilor de documente,
îndeplinind următoarele atribuții:
 elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme şi metodologii
de lucru pentru organizarea şi desfășurarea întregii activități arhivistice,
inclusiv pentru clasificarea şi includerea în Fondul Arhivistic National al
României a documentelor
 controlează aplicarea prevederilor legislației în vigoare pe linia muncii de
arhivă şi stabilește măsurile ce se impun potrivit legii;
 preia de la creatorii şi deținătorii de arhivă documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic National al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute
de Legea nr.16/1996;

4
  la cerere sau din oficiu atestă dacă un document face sau nu face parte din
Fondul Arhivistic National al României
 autorizează scoaterea temporară peste graniță a documentelor care fac parte din
Fondul Arhivistic National al României, în scopul expunerii sau documentării
cu ocazia unor manifestări științifice sau culturale internaţionale
 întreține şi dezvoltă relații cu organele şi instituțiile similare din străinătate, în
vederea informării reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de
documente şi de reproduceri de pe acestea; asigură aplicarea convențiilor şi
acordurilor internaţionale privind domeniul arhivistic şi participă la congrese,
conferințe, reuniuni şi consfătuiri arhivistice internaţionale;
 asigură aplicarea prevederilor legislației în vigoare în realizarea protecției
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României,
respectiv în apărarea secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente,
atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război.

Terminologia arhivistică

În procesul de administrare a unei arhive există o serie de termeni și expresii specifice care
trebuie însușite de către cei cu atribuții în acest domeniu.

 anii extremi – data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unei unități
arhivistice și a unui fond arhivistic;
 arhivă - totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de
inscripționare, create şi deținute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică
de drept public sau privat, în exercițiul activității sale, precum şi de orice persoană
fizică, în decursul existenței acesteia. O arhivă poate fi formată din unul sau mai multe
fonduri arhivistice;
 arhivar – angajat care administrează, prelucrează şi gestionează documentele unui
creator/deținător de arhivă, ce deține o diplomă de bacalaureat şi un atestat/certificat
specific activităților pe care le desfăşoară;
 arhivist – specialist care îşi desfăşoară activitatea la un creator/deținător de arhivă
având ca sarcină prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea şi protejarea

5
 arhivelor, care deține o diplomă de studii universitare prevăzute în standardul
ocupațional;
 autorizaţie de funcţionare – act emis de Arhivele Naţionale care dă dreptul unui
operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie,
prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor;
 colecție arhivistică - totalitatea documentelor adunate şi/sau grupate de către o
persoană juridică sau persoană fizică, în conformitate cu un anumit criteriu, fără a tine
seama de proveniența acestora sau de existenţa unei legături organice între documente
 creator de arhivă - persoană juridică de drept public sau privat care în decursul
activității sale, sau persoană fizică care în decursul existenței sale, a creat sau creează
arhive;
 depozit de arhivă - spațiu special amenajat pentru păstrarea, conservarea şi protejarea
arhivelor;
 deținător de arhivă - persoană juridică de drept public sau privat, precum şi persoană
fizică care are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie sau preluate prin
desființarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;
 document - informație înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită şi păstrată
de către un creator/deținător de arhive;
 fond arhivistic - ansamblul documentelor de orice natură create și primite de către un
creator de arhive pe parcursul existenței sale;
 fondare – operațiune de stabilire a apartenenței documentelor la un fond arhivistic;
 formare profesională continuă – proces de pregătire care presupune fie dobândirea de
noi cunoștințe şi abilități în calificarea pe care o persoana o posedă deja, fie o
policalificare sau recalificare;
 instrument de evidenţă a documentelor - document de sinteză care oferă informaţii
pentru controlul fizic şi de conținut al documentelor, cu scopul de a facilita
administrarea şi utilizarea informațiilor cuprinse în fondurile arhivistice;
 inventariere – operațiune de luare în evidenţă a documentelor şi unităților arhivistice
dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic;
 metru liniar – unitate etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliță raft cu
lungimea de un metru care servește la aprecierea cantității de arhivă existentă într-un

6
 depozit, la dimensionarea spațiilor de depozitare, la calcularea necesităților de rafturi
şi mijloacelor de transport;
 nomenclator arhivistic - listă sistematică constituită conform structurii organizației
sau după categorii de activități şi funcții îndeplinite, prin care documentele create
şi/deținute şi primite de către un creator sau un deținător sunt grupate în unități
arhivistice pe probleme, împreună cu termenele de păstrare ale acestora;
 ordonare – operațiune de grupare a unităților arhivistice din cadrul unui fond arhivistic
după un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic,
alfabetic, pe probleme;
 prelucrare arhivistică - ansamblul operațiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei
pârți a acesteia, în ceea ce privește fondarea, ordonarea, inventarierea şi selecționarea,
cu scopul de a asigura evidenta şi utilizarea documentelor;
 operator economic autorizat – persoană fizică sau persoană juridică care deține o
autorizaţie de funcţionare valabilă;
 selecționare – operațiunea de eliminare a unităților arhivistice dintr-un fond arhivistic,
atunci când termenele de păstrare au expirat;
 unitate arhivistică (u.a.) – element de bază în descrierea şi/sau administrarea unui fond
arhivistic sau a unei colecții arhivistice, alcătuit dintr-un document sau o grupare de
documente referitoare la aceeași problemă sau activitate.

Personalul arhivelor. Arhivarul

Așa după cum este prevăzut în Standardul ocupațional “Arhivar“ cod COR 441501,
arhivarul îşi desfăşoară activitatea în diferite structuri teritoriale şi compartimente ale
sistemului organizatoric al Arhivelor Naţionale. De asemenea, instituțiile publice şi
organizațiile private au compartimente de arhivă în care lucrează personal specializat.
Responsabilitățile principale ale unui arhivar sunt:

 redactarea nomenclatorului arhivistic,

 gestionarea fondului documentar,
 prelucrarea documentelor,
 utilizarea informaților din documente,
 gestionarea activității de conservare a arhivei în depozit,

Acest standard a fost elaborat de către specialiști ai Arhivelor Naţionale, iar

competențele descrise au în vedere: aplicarea cunoștințelor de specialitate, analiza şi luarea
7
deciziilor, capacitatea de lucru în echipă, adaptarea la condiţiile specifice ale mediului de
lucru. Pentru dobândirea competențelor aferente ocupației ”arhivar”, persoana interesată
trebuie să participe la un program de formare profesională continuă a adulților autorizat
conform legii. Programul de formare profesională pentru calificarea „arhivar” se desfăşoară de
către furnizori de formare profesională autorizați în acest sens.

Așadar arhivarul, cu dubla calitate de lucrător și responsabil de arhivă în multe din

unitățile unde își desfășoară activitatea are următoarele atribuții:

 inițiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în

cadrul unității respective; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea
verificării şi confirmării nomenclatorului', urmărește modul de aplicare a
nomenclatorului la constituirea dosarelor;
 verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite;
întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă , aflate în depozit;
asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieșite din depozitul de arhivă,
pe baza registrului de evidenţă curentă;
 şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecționare şi, în
această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de
păstrare expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind
nefolositoare; întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării
de către Arhivele Naţionale; asigură predarea integrală a arhivei selecționate la
unitățile de recuperare a deșeurilor de hârtie;
 cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor
solicitate de persoanele fizice și juridice pentru dobândirea unor drepturi, în
conformitate cu legile în vigoare;
 pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ține evidența documentelor
împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea
documentului împrumutat și asigură reintegrarea lor la fond;
 organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menține ordinea şi asigură curățenia în
depozitul de arhivă; solicită conducerii unității dotarea corespunzătoare a
depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. etc.); informează conducerea
unității şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de
păstrare şi conservare a arhivei;

8
  pune la dispoziția delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate
cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori și
deținători;
 pregătește documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în vederea
predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.

Evidenţa documentelor.
Creatorii de documente sunt obligați să înregistreze toate documentele intrate, ieșite
ori întocmite pentru uz intern. Înregistrarea lor se face la registratura generală, fie într-un
singur registru de intrare-ieșire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de
înregistrare date documentelor să se repete. Când creatorul de documente primește, emite
şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente, înregistrarea acestora se
poate face şi la fiecare compartiment de muncă In această situaţie, la registratura generală
se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la
care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.
Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale
fiecărui an. La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele clemente:
 numărul de înregistrare,
 data înregistrării,
 numărul şi data documentului date de emitent,
 numărul filelor documentului,
 numărul anexelor,
 emitentul,
 conținutul documentului în rezumat,
 compartimentul căruia i s-a repartizat,
 data expedierii,
 modul rezolvării,
 destinatarul,
 numărul de înregistrare al documentului la care se conexează,
 indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în
registru după rezolvarea documentului.
Documentele care se referă la aceeași problemă se conexează la primul document
înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece, în rubrica corespunzătoare,
numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca
şi documentele intrate, completându-se coloanele adecvate. In cazul documentelor

9
 expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se
răspunde.
Anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de
păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Editarea nomenclatorului arhivistic

Așa cum s-a acceptat de comunitatea arhivistică, nomenclatorul arhivistic – este o listă
sistematică constituită conform structurii organizației sau după categorii de activități şi funcții
îndeplinite, prin care documentele create şi/deținute şi primite de către un creator sau un
deținător sunt grupate în unități arhivistice pe probleme, împreună cu termenele de păstrare
ale acestora.

Nomenclatorul arhivistic se întocmește de fiecare creator de documente după modelul

de mai jos

Aprob, Se confirmă,

Conducătorul organizației, Șeful serviciului județean al Arhiv.Naț.

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC AL (DENUMIREA ORGANIZAȚIEI)

Aprobat prin.... (actul normativ intern) din.......

Denumirea dosarului
Biroul (conținutul pe scurt al
Direcția Serviciile Termenul de păstrare Observaţii
problemelor la care se
referă)
1............................... Permanent.
I .Direcția secretariat A. Serviciul a. Registratura 2............................... 50 ani
şi administrativă secretariat generală 3............................... 15 ani
4............................... 5 ani
B. Serviciul 1............................... Permanent.
administrativ 2............................... 50 ani
3............................... 15 ani
4............................... 5 ani

In vederea alcătuirii nomenclatorului acțiunea trebuie să pornească din inițiativa

arhivarului sau responsabilului de arhivă. Acesta îl va informa pe conducătorul organizației
despre faptul că, potrivit legislației ce reglementează activitatea de arhivă, este necesar ca
fiecare creator de documente să-și alcătuiască nomenclatorul dosarelor pentru documentele
care le creează.

Stabilirea listei genurilor şi categoriilor de documente

10
 Următoarea etapă de elaborare a nomenclatorului va consta în convocarea, de către
conducătorul organizației, a unei ședințe de lucru cu toți șefii de compartimente din
organizație, potrivit organigramei organizației respective. În cadrul ședinței, tuturor factorilor
responsabili convocați li se va cere să întocmească o listă cu toate dosarele și registrele pe
care le creează anual în cadrul compartimentelor de muncă . Dosarele trebuie astfel constituite
încât documentele cuprinse într-un dosar să se refere la aceiași problemă și să aibă același
termen de păstrare. Se va insista asupra faptului că în cadrul listei prima dată vor fi trecute
dosarele iar apoi registrele preconstituite. Ordinea dosarelor în listă va trebui să țină seama de
importanța problemelor conținute în dosar și de termenele de păstrare propuse. Totdeauna vor
fi trecute întâi documentele cu termene de păstrare permanente iar apoi celelalte dosare în
ordine descrescătoare a termenelor de păstrare. În același mod se va proceda și cu registrele și
celelalte documente preconstituite.

Conducătorul organizației va stabili un termen rezonabil până când șefii de

compartimente vor trebui să finalizeze lista documentelor și a termenelor de păstrare pe care
le creează în cadrul fiecărui compartiment.

În cadrul compartimentelor de muncă, șeful acelui compartiment va analiza împreună

cu lucrătorii compartimentului numărul de dosare și registre pe care le creează într-un an, în
funcție de atribuțiile compartimentului de muncă. Pentru a stabili corect dosarele și registrele
pe care le creează, șefii compartimentelor vor analiza dosarele pe care le-au creat și în anii
anteriori. În acest fel vor avea posibilitatea de a stabili corect numărul și termenele de
păstrare a dosarelor și registrelor deoarece există posibilitatea ca unele dosare să nu fie create
în fiecare an. Stabilirea termenelor de păstrare a dosarelor și registrelor va fi stabilită în
funcție de importanța documentelor cuprinse în dosare și registre. La stabilirea termenelor de
păstrare se vor avea în vedere și alte prevederi legale decât cele care reglementează înființarea
și funcționarea acelei organizații. Legislația în vigoare impune ca o serie de documente să se
păstreze un anumit număr de ani, expres reglementat, astfel încât termenele de păstrare a
acelor documente nu vor putea fi mai mici decât cele specificate în actele normative.

La următoarea ședință, pe care conducătorul organizației o va convoca pentru a

definitiva nomenclatorul dosarelor organizației, șefii compartimentelor vor prezenta fiecare
lista cu toate dosarele și registrele pe care respectivul compartiment de muncă le realizează pe
parcursul unui an. Acum există posibilitatea ca unele din termenele de păstrare a unor dosare

11
și registre să fie modificate în sensul în care se constată că acele dosare ar putea să fie păstrare
un număr de ani mai mic sau mai mare. Se va avea grijă ca modificarea termenelor de păstrare
să nu încalce legislația în vigoare, în sensul de a nu stabili termene de păstrare mai mici decât
cele prevăzute de lege.

Odată stabilite dosarele și registrele, precum și termenele lor de păstrare se poate trece
la faza finală, aceea de realizare a nomenclatorului propriu-zis. Arhivarul, sau responsabilul
de arhivă, va prelua toate listele propuse și rămase definitive în urma ședinței și va alcătui
nomenclatorul organizației.

Nomenclatorul trebuie realizat luând în considerare cele 3 criterii de bază și anume:

 Nomenclatorul arhivistic este editat ţinând cont de propunerile venite de la

compartimente
 Nomenclatorul arhivistic este editat ţinând cont de respectarea structurii
organizaționale/funcționale a organizației.
 Nomenclatorul arhivistic este editat cu respectarea termenelor de păstrare a
documentelor.

Trebuie avut în vedere faptul că nu toate nomenclatoarele vor arăta la fel. Cu cât
organizația este mai mare cu atât și nomenclatorul va fi mai complex. Dacă luăm în discuție o
organizație ce are în componența sa direcții, servicii și birouri atunci arborescența
nomenclatorului va fi una dintre cele mai complexe.

În acest caz, în prima rubrică a nomenclatorului se trec direcțiile. Direcțiile cor fi

trecute în ordinea în care sunt ele trecute în organigrama organizației și vor fi numerotate cu
cifre romane. În rubrica a doua vor fi trecute serviciile din cadrul fiecărei direcții. Acestea se
vor numerota cu litere majuscule. În rubrica a treia vor fi trecute subdiviziunile din cadrul
serviciilor: birourile. Acestea vor fi numerotate cu litere minuscule. La următoarea rubrică,
cea de-a patra, vor fi trecute fiecare dosar în parte cu cifre arabe, împreună cu un scurt
rezumat al lor, rezumat care să reflecte în mod sintetic conținutul dosarului respectiv. Ordinea
dosarelor va fi stabilită în funcție de termenul de păstrare al dosarului sau registrului și va
începe cu cifra 1 la nivelul fiecărui compartiment. Se va începe cu documentele cu termen de
păstrare permanent și se va continua cu celelalte, în ordine descrescătoare a termenelor de
păstrare. La fel se va proceda și cu registrele. Se va avea grijă ca în cadrul aceluiași termen de
păstrare, dosarele și registrele să fie trecute într-o ordine dinainte stabilită, în funcție de
importanța documentelor. Acest criteriu se va respecta la nivelul tuturor compartimentelor ce
12
compun organizația respectivă. La rubrica a cincea se va trece termenul de păstrare, așa cum a
fost el stabilit în ultima ședință la nivelul organizației.

În cazul unei organizații mari, ca cea prezentată mai sus, cifra romană, litera
majusculă, litera minusculă și cifra arabă formează indicativul dosarului după nomenclator
și se va prezenta sub această formă: I/A/a/1. În cazul în care organizațiile sunt mai mici și în
organigrama lor nu se regăsesc toate aceste structuri, atunci vor fi păstrate doare acelea pentru
care există structurile respective.

Atunci când o organizație nu are structuri interne nomenclatorul se va prezenta sub

această formă:

Indicativul Conținutul Termenul de Observații

dosarului după dosarului păstrare
nomenclator
1 Norme interne de Permanent
lucru
2 Dispoziții privind 30 ani
organizarea muncii
3..... ....... .......

La organizarea nomenclatorului, în astfel de cazuri, trebuie avut în vedere ca ordinea

dosarelor și a registrelor care sunt trecute în nomenclator să respecte principiul importanței
documentelor din dosarele respective.

Un caz aparte, în elaborarea nomenclatoarelor ,îl reprezintă instituțiile din domeniul

justiției. La aceste organizații se vor avea în vedere toate etapele descrise până acum pentru
nomenclatorul organizației respective. În plus trebuie să se țină seama de competențele
parchetelor și a instanțelor de judecată. Înregistrarea dosarelor și rezolvarea și judecarea lor se
va face în registre de intrare ieșire separate. Astfel la parchete trebuie să se facă o distincție
clară între activitatea parchetului ca organizație și obiectul de activitate, acela de a investiga
cauzele penale. Va exista un registru de intrare-ieșire pentru activitatea organizației respective
și un registru de intrare-ieșire pentru cauzele cercetate. Nomenclatorul organizației respective
va trebui să țină seama de acest lucru și se va face o distincție clară între documentele
organizației respective și activitatea de cercetare penală.

13
 În cazul instanțelor de judecată se va proceda la fel ca la parchete. Activitatea instanței
respective, ca organizație, va fi separată clar de obiectul activității acesteia, acela de a judeca
cauze civile și penale. Vor exista și aici registre de intrare și ieșire separate pentru activitatea
organizației și separate, pe cauze civile și penale. Acest lucru va trebui să se reflecte și în
realizarea nomenclatorului la aceste organizații.

Dosarele provenind de la cauzele civile vor avea în față Litera C iar cele de la secția
penală litera P. La cauze, Indicativul după nomenclator va arăta astfel: C/25/2016 în care
litera C reprezintă felul cauzei, cifra arabă reprezintă numărul cauzei, așa cum a fost ea
înregistrată, iar anul arată în ce an a fost deschisă cauza respectivă. În fiecare an calendaristic
cauzele înregistrare încep cu cifra 1 și se continuă până la sfârșitul anului. La fel se
procedează și la cauzele penale, cu deosebirea că ele vor avea înscrisă litera P.

În toate cazurile indicativul dosarului după nomenclator, împreună cu conținutul

dosarului sau registrului și cu termenul de păstrare vor fi trecute pe coperta dosarului sau
registrului.

La stabilirea termenelor de păstrare se vor lua în considerare următoarele principii:

 Toate documentele permanente, trecute în nomenclator ca având acest termen,

să reflecte în totalitatea lor activitatea și importanța organizației respective și
rolul jucat de ea în societate;
 Documentele cu caracter temporar trebuie să fie corect încadrate în ceea ce
privește utilitatea practică a unor astfel de documente. Termenele lor de
păstrare nu trebuie să fie mai mici decât cele trecute în legile generale și
speciale ce reglementează păstrarea unor astfel de documente.

In dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul

„permanent" (prescurtat „P"), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care
reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5, K) etc.). Dacă termenul de păstrare al unor
grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii
nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi,
informațiile documentelor pot avea importantă științifică sau practică mare, lângă termenul de
păstrare temporară se menționează „C.S." (comisia de selecționare). La expirarea termenului
de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecționare de la nivelul
organizației şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reținute permanent. Într-un dosar
se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare. In cazul

14
aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu,
termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale s.a.), se
constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc

schimbări în structura organizatorică a creatorului de documente. Dacă se înființează noi
compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea
acestora şi cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor
care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute inițial,
nomenclatorul se completează cu noile dosare.

Înaintarea spre confirmare a nomenclatorul arhivistic către Arhivele Naţionale

Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru

documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizează de şeful
compartimentului de arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare la
structura teritorială a Arhivelor Naționale.

Înainte de a trimite nomenclatorul arhivistic spre confirmare structurii teritoriale a

Arhivelor Naționale unde creatorul de documente își are sediul social, este bine ca arhivarul
organizației să comunice structurii teritoriale ale Arhivelor Naționale despre faptul că
organizația intenționează să trimită spre confirmare nomenclatorul. Potrivit legii structura
teritorială a Arhivelor Naționale, prin specialiștii săi, poate să intervină în alcătuirea
nomenclatorului propus spre confirmare în sensul de a:

 modifica termenele de păstrare a documentelor

 completa și modifica structura nomenclatorului

Pentru a evita o corespondență inutilă este bine ca un reprezentant al Arhivelor

Naționale să fie invitat la sediul organizației sau responsabilul de arhivă să se deplaseze la
sediul structurii teritoriale a Arhivelor Naționale unde se poate consulta și să dispună eventual
modificarea proiectului de nomenclator. După ce părțile se înțeleg și constată că
nomenclatorul este realizat potrivit procedurilor legale și respectă atât organigrama
organizației cât și termenele de păstrare, se poate trimite forma definitivă spre confirmare
structurii teritoriale a Arhivelor Naționale. Proiectul de nomenclator va fi trimis spre
confirmare în două exemplare și însoțit de adresa de înaintare și un exemplar din organigrama
organizației.

15
 După obținerea confirmării nomenclatorului, acesta însoțit de o adresă va fi trimis spre
aplicare organizației ce a trimis nomenclatorul. Primirea confirmării nomenclatorului nu
înseamnă că acesta va fi imediat aplicat în practică. Este nevoie de elaborarea unui act
administrativ intern prin care conducerea organizației va stabili data aplicării nomenclatorului.
Este bine ca orice nomenclator să fie introdus în aplicare începând cu 1 ianuarie a unui an
calendaristic pentru a fi valabil pentru toate documentele create de-a lungul anului. Deoarece
este stipulat că un nomenclator nu poate fi aplicat decât de la confirmarea lu și aplicarea lui
printr-un act administrativ intern , ar rezulta că dacă introducem în aplicare un nomenclator pe
parcursul anului ar rezulta ca perioada de dinaintea aplicării, a aceluiași an să nu fie aplicabilă
pentru noul nomenclator.

După confirmarea și aplicarea în practică, printr-un act administrativ intern,

nomenclatorul se va multiplica pentru toate compartimentele, pentru arhivă și pentru
secretariat. La secretariat nomenclatorul va constitui elementul principal după care
documentele intrare vor fi clasate în dosare. Secretarul organizației sau registratura are
obligația ca în momentul înregistrării unui document să noteze pe el indicativul dosarului
după nomenclator. Totodată are obligația să consemneze acest indicativ în rubrica special
prevăzută în registrul de intrare ieșire.

Trebuie avut în vedere că nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu

un instrument de evidență. Acesta se aplică în practică numai după confirmarea structurii
teritoriale a Arhivelor Naționale și după emiterea unui act administrativ intern prin care se
stabilește data aplicării în practică a acestuia.

Bibliografie:

1. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente

aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai
1996.
2. Sacerdoțeanu, Aurelian, Arhivistica, București, 1971.
3. Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, cu modificările și completările ulterioare,
republicată în Monitorul Oficial, partea I, nr.293 din 22 aprilie 2014.
4. Legea nr.82/1991,legea contabilității cu modificările și completările ulterioare.

16
17