În întreg standardul ISO 9001:2015 există

referințe specifice la informații documentate

Una dintre cele mai discutate diferențe dintre ISO 9001:2015 și predecesorul său ISO 9001:2008 este absența
termenilor “documente” și “înregistrări”. Cele șase proceduri documentate obligatorii au dispărut, deci și cerința
unui manual documentat de calitate. În schimb, in întreg standardul există referințe specifice la informații
documentate.

ISO 9000:2015 nota 3.8.6 oferă o definiție a informațiilor documentate ca fiind informații, date semnificative, unde
„datele” sunt fapte despre un obiect pe care organizația trebuie să il controleze și întrețină cat si pe mediul in
care acesta este conținut.

Informațiile documentate reprezintă un mijloc prin care o organizație demonstrează conformitatea. Ea

comunică ceea ce facem și cum facem lucrurile, comunică ceea ce s-a întâmplat și ce rezultate au fost obținute.
Este, în esență, un instrument de comunicare.

Există multe formate diferite prin care comunicarea poate avea loc și ISO 9001:2015 face ca organizațiile să
poată folosi ceea ce le convine cel mai mult. Informațiile documentate pot fi în orice format, orice suport media,
din orice sursă (nota 3.8.6 din ISO 9000:2015).

În timp ce unii pot fi obișnuiți cu coli de hârtie, mediul folosit poate fi orice: hârtie, mediu electronic, fotografii,
mostre etc. Posibilitățile nu sunt totuși nesfârșite dar cu siguranță sunt unele variate.

Organizațiile nu sunt obligate să-și retragă manualele de calitate și procedurile documentate. Deși nu există nicio
cerință ca o organizație să aibă sau să folosească un manual sau o procedură documentată, în cazul în care
există o astfel de documentație și este folositoare pentru organizație, ar trebui să continue să o folosească.

Un manual de bună calitate este un instrument care este utilizat în întreaga organizație in mod continuu, nu este
doar un dosar al cărui scop este de a satisface cerințele ISO 9001:2008. Dacă organizațiile au un manual de
calitate și proceduri documentate care îndeplinesc o funcție utilă, nu există niciun motiv să renuntati la ele sau să
le redenumiți pentru a corespunde cu referințele clauzelor noi, cu excepția cazului în care există beneficii în acest
sens. Nici nu se cere să se actualizeze documentația existentă pentru a utiliza noii termeni și definiții conținuti în
ISO 9001 versiunea 2015.

Luați în considerare cerința de “menținere a informațiilor documentate” acolo unde apare ca fiind echivalenta cu
un document din 2008 și “păstrarea informațiilor documentate” ca fiind echivalente cu o înregistrare.

Eliminarea referinței la documente și înregistrări nu este o încercare de derutare și confuzie. Este un efort
deliberat de a dezvolta un standard care să se aplice întreprinderilor de toate dimensiunile și în toate sectoarele.
Organizațiile pot avea detaliile și volumul documentației de care au într-adevăr nevoie, mai degrabă decât să
aibă un volum „suficient” pentru a satisface lista de verificare a auditorului.

Cu noul ISO 9001/2015 s-a primit mai multa libertate in ceea ce se alege sa se detina si formatul folosit.
Implicatiile acestor schimbari sunt semnificative pentru toti cei implicati in implementarea, mentinerea si
evaluarea sistemelor de management al calitatii.

Pentru managerii de calitate și pentru cei care implementează ISO 9001:2015, marea oportunitate este de a
îmbunătăți sistemul lor de management și informațiile documentate pe care le mențin sau le păstrează. Acest
lucru poate implica un manual de calitate, poate implica documente și înregistrări în cazul în care acestea sunt
benefice pentru organizație și este posibil să implice mai puțină documentație decât înainte.
Auditorii și evaluatorii sistemului de management se confruntă cu o provocare puțin mai mare: auditorii trebuie să
determine dacă cerințele standardului sunt îndeplinite. Informațiile documentate pot fi în orice mediu, astfel încât
auditorii să nu poată depinde de prezentarea unor coli de hârtie pentru a le revizui. Auditorii vor trebui să creeze
dovezi, vorbind cu mai mulți oameni și investigând diferite forme și surse.