Verificarea existentului cu instrumentele de eviden la

fondurile i coleciile arhivistice din depozite

Verificarea existentului cu instrumentele de eviden este operaiunea arhivistic ce se

efectueaz asupra fondurilor i coleciilor din depozitele proprii ale Arhivelor Naionale ale
Romniei, n vederea stabilirii existenei documentelor cuprinse n instrumentele de eviden,
a stadiului de prelucrare i conservare a documentelor, precum i a msurilor adecvate pentru
perfecionarea prelucrrii i asigurrii condiiilor de conservare.
n urma verificrii existentului cu instrumentele de eviden se ntocmete un proces
verbal, separat pentru fiecare fond i colecie puse n lucru (model anexa nr.13 din Normele
Tehnice), stabilindu-se msurile ce urmeaz a fi luate.
Procesul verbal cuprinde:
a) Date referitoare la fond (denumirea fondului, a compartimentului sau seriei, numrul
fondului din Registrul general de arhiv, numrul inventarului din Registrul inventarelor, anii
extremi i cantitatea n metri liniari a fondului, data efecturii verificrii).
b) Date referitoare la situaia constatat, la verificarea existentului: totalul u.a. nscrise n
inventare din care; totalul u.a. gsite la verificare; totalul u.a. nprumutate n afara unitii;
totalul i cotele u.a. lips i a celor existente ce aparin fondurilor omise de inventar , dar i a
celor care nu aparin fondului.
c) Se consemneaz stadiul de prelucrare constatat la verificare, respectiv fondarea, ordonarea,
invenatrierea, selecionarea, fiarea tematic, pregtirea pentru microfilmare.
d) Date referitoare la starea de conservare, constatate la verificare i anume numrul i cotele
u.a. care necesit restaurare i legare, dezinfecatare, precum i cele cu deteriorri ireparabile.
Trebuie realizat o caracterizare a strii documentelor i menionate elementele negative ale
condiiilor de pstrare.
1

e) Se menioneaz msurile care se propun n urma verificrii efectuate. Msurile vizeaz

prelucrarea fondului i conservarea documentelor,
f) Data ncheierii procesului verbal i semntura lucrtorului care a efectuat operaiunea.
eful SANIC i efii serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale trebuie s ia msuri pentru
depistarea documentelor constatate lips cu ocazia verificrii i integrarea lor n fondurile i
coleciile crora le aparin. Msurile vizeaz perfecionarea evidenei fondurilor i coleciilor
verificate precum i conservarea documentelor, astfel c aceste msuri se centralizeaz anual
n vederea planificrii n perioada imediat urmtoare a rezolvrii deficienelor constatate.
Procesul verbal de verificare a existentului cu inventarele se nregistreaz i se arhiveaz la
dosarul fondului verificat.