III.3.a.

Instrumente de informare tiinific i ediii de documente

Instrumentele de informare tiinific sunt lucrrile ce ofer informaii legate de

coninutul fondurilor i a coleciilor arhivistice.
1.)Instrumentele de informare tiinific
Principalele instrumente de informare tiinific folosite n practica arhivistic curent, sunt
urmtoarele:
a.)inventarul arhivistic
b.)ndrumtorul arhivistic
c.)catalogul
d.)indicele
e.)albumul de documente
Conform art. 102 din Normele Tehnice privind desfurarea activitilor n Arhivele
Naionale aprobate de Directorul general prin Ordinul n3. 227 din 18 iunie 1996, textul lucrrii
propriu-zise trebuie s fie nsoit de un aparat tiinific, ce este format din: introducere, rezumat (
ntr-o limb de circulaie internaional), o list a prescurtrilor folosite, indici, glosar i cuprins.
Inventarul arhivistic este o lucrare ce cuprinde descrierea analitic a fiecrei uniti
arhivistice care aparin uni fond sau unei colecii.
n introducere se trec informaii referitoare la : istoricul creatorului fondului, istoricul
fondului/coleciei, genul documentelor precum i importana lor istorico-documentar, cantitatea
total a documentelor (n metri liniari i uniti arhivistice), sistemel de registratur i de arhivare
folosite n constituirea fondului/ coleciei. Se mai pot da i alte informaii pentru a evidenia
specificul fondului/coleciei.
ndrumtorul arhivistic este lucrarea ce furnizeaz informaii generale asupra fondurilor
i coleciilor ce se afl n depozitele Arhivelor Naionale Istorice Centrale sau al unui serviciu
judeean a Arhivelor Naionale. Este lucrarea ce cuprinde istoricul creatorului de fond , al
fondurilor i al coleciilor, sinteza coninutului documentelor, dar i indicaii asupra
posibilitilor de folosire a acestora. n ndrumtorul arhivistic se prezint numai fondurile i
coleciile care sunt ordonate, inventariate, selecionate i sunt date spre cercetare. n prezentarea
unui anumit fond sau colecii se au n vedere obligatoriu urmtoarele elemente: denumirea
creatorului de fond, denumirea fondului/coleciei, istoricul fondului/coleciei, prezentarea
coninutului documentelor.
1

Referitor la istoricul instituiei, acesta trebuie s cuprind n mod concret informaii legate de
data nfiinrii, componena material i teritorial, locul n ierarhia instituional, data i modul
reorganizrii, data desfiinrii, schimbri n denumire, comasri.
La fondurile personale se vor da informaii biografice referitoare la creatorul de fond, iar
la fondurile familiale se vor da informaii referitoare la istoricul familiei respective i al
posesiunilor sale. La colecii se va meniona persoana/instituia, data i mprejurrile constituirii
coleciei, precum i modul de completare i organizare.
Istoricul fondului va conine: anii extremi (menionndu-se perioadele pentru care lipsesc
documente), cantitatea total a documentelor n metri liniari i uniti arhivistice, sistemele de
registratur i arhivare folosite n decursul constituirii fondului, instrumentele de evinden i
informare utilizate i existena n depozitele altor instituii a unor documente din fondul
respectiv.
Prezentare coninutului documentelor se refer la evidenierea problemelor principale pe care le
reflect documentele fondului respectiv. Se pot ntocmi i prezentri pe grupe , pentru fondurile
de acelai fel.
Prezentarea fondurilor se face pe ramuri de activitate n funcie de subordonare sau pe grupe de
instituii de acelai tip, iar n cadrul acestora dup importana fondurilor sau n ordine alfabetic,
dup denumire. Fondurile personale i familiale se prezint n ndrumtorul arhivistic n ordine
alfabetic.
Se prezint mai nti fondurile, apoi coleciile, fiecare prezentare fiind nsoit de
bibliografia folosit la ntocmirea istoricului fondului-coleciei-instituiei, dar i a lucrrilor
publicate pe baza documentelor din fondul respectiv.
Introducerea cuprinde informaii referitoare la istoricul serviciului judeean care a ntocmit
ndrumtorul arhivistic, fondurile deinute (cu importana istoric i documentar), instrumentele
de eviden a documentelor i modul lor de folosire, metodologia de lucru.
La sfritul lucrrii sau n cuprinsul ei pot fi date reproduceri dup documente, pentru a se ilustra
anumite probleme prezentate n ndrumtor.
Catalogul prezin n mod amnunit coninutul documentelor unui fond sau ale mai
multor fonduri, stabilite dup criterii diferite cronologic, tematic,de limb, topografic, etc.
Catalogul const parctic n repartizarea cronoligic a rezumatelor documentelor.
Fia de catalog cuprinde elementele fiei de inventar i topicele i instituiile menionate n
documente, nume de persoane, ocupaii, dri, obligaii, etc.

n cazul documentelor care au fost editate, vor fi citate publicaiile i se menioneaz formele n
care au fost publicate. Aparatul tiinific va putea cuprinde o list bibliografic, o list de
coresponden a cotelor pe fonduri, indici, glosar.
n cazul documentelor feudale, aparatul tiinific va cuprinde i o list cronologic a logofeilor,
diecilor, ispravnicilor, o list a documentelor false i o list a documentelor cu data rectificat.
Glosarul cuprinde lista alfabetic a arhaismelor, reginoalismelor, termenilor speciali,
dndu-se pentru fiecare explicaii ct mai concise, menionndu-se la fiecare termen n parte i
cotele documentelor n care pot fi ntlnite.
Indicele de documente este lucrarea arhivistic tiinific prin care se urmrete punerea
n valoare a ntregii documentri existent ntr-un fond- colecie, pe perioade istorice, teritorial,
sau nominal.
Conform practicii lucrrilor arhivistice exist 3 feluri de indici, n funcie de modul de alctuire:
1.) cronologic, 2.) toponimic, 3.) onomastic
Indicele cronologic cuprinde lista complet a documentelor ce formeaz un fond,
specificndu-se data (prezentat printr-un cuvnt indice care individualizeaz actul respectiv),
locul emiterii, chestiunea, forma, limba, natura i cota lui.
Indicele toponimic const n repertorizarea alfabetic a topicelor atestate n document,
menionndu-se totodat i apartenena teritorial, data i cota documentului.
Indicele onomastic pune n valoare nume d epersoane la care se specific titlul sau
calitatea lor.
Fiecare indice are prefa, liste de prescurtri, indicaii bibliografice. Referitor la indicele
cronologic, aparatul tiinific cuprinde i indici toponimic i antroponimici. Prefaa cuprinde
expunerea metodei de lucru folosit n elaborarea indicelui, formele sub care se afl materialul
istoric apartenent unui fond, descrierea manuscriselor provenite din acestea,limba, materia i
forma de transmitere a documentelor, cotele unitilor arhiviestice, cu aceeai provenien,
arhivate n colecii separate.
2 .)Ediiile de documente- din punct de vedere al structurii i al destinaiei, ediiile de
documente se ntocmesc dup criteriul cronologic sau tematic. Dup stabilirea temei se studiaz
bibliografia privind tema respectiv, documentele publicate, fondurile i coleciile arhivistice n
care se gsesc documentele referitoare la tema aleas.
Se va ine cont de normele elaborate de Academia Romn atunci cnd se va stabili i
transcrie un text al unui document ce urmeaz a fi publicat.
Pe lng transcriere, se face un rezumat pentru fiecare document n parte, care va cuprinde data,
locul emiterii, emitentul, destinatarul-autorul i coninutul documentului.
3

Aparatul tiinific este format din introducere (precedat de prefa, not asupra ediiei),
rezumatul introducerii (ntr-o limb de circulaie internaional), bibliografie, note, lista
prescurtarilor, lista documentelor, indice general sau indici de onomastic, glosar de materii i
subiecte, reproduceri de documente, plane, hri, cuprinsul.
Atunci cnd se va ntocmi aparatul tiinific, se va ine cont de urmtoarele : n
introducere vor fi menionate informaii referitoare la fondurile i coleciile sau a arhivei unde se
pstreaz documentele. Se prezin un tablou sintetic, general al coninutului documentelor,
mprejurrile n care au fost redactate, analizndu-se informaiile mai importante, aspectul istoric
al problemei creia i este consacrat publicaia, precum i caracteristicile epocii n car se
ncadreaz tematica culegerii. Astfel conceput o ediie de documente, poate rspunde necesitii
pentru care a fost creat, i anume aceea de a oferi informaii privitoare la un eveniment,
personalitate sau o epoc istoric.
n nota asupra ediiei se fac referiri la fondul-fondurile din care provin documentele,
particularitile lor, metoda de editare, indicaii referitoare la aparatul tiinific, colaboratorii, etc.
Se specific tema, limitele cronologice i geografice, planul general al ediiei, repartizarea
documentelor pe volume, corelaia dintre diferitele pri i planul volumului respectiv.
Bibliografia indic publicaiile, lucrrile de analiz i volume de documente n care se regsesc
informaii privind tema volumului editat. Informaiile referitoare la ntocmirea bibliografiei se
pot da n introducere sau n not asupra ediiei.
Albumul de documente este o culegere de documente ntocmit pe criterii tematice (
istoric, paleografic, de limb, suport, ect) i elaborat prin tehnica reproducerilor tehnice (
facsimile, foto).
Fiecare cuelegre este percedata de o prefa n care este expus ,etoda care st la baza alctuirii
ei, fndu-se aprecieri asupra caracterului specific al documentelor i textelor cuprinse, precum i
de o list a documentelor.
Principalul caracter al ediiilor de documente i al instrumentelor de informare tiinific,
este cel documentar, de introducere n circuitul tiinific a informaiilor din fondurile i coleciile
arhivistice.