I.9.

Norme de baz pentru conservarea documentelor

n depozitele se asigur condiiile necesare pentru pstrarea corespunztoare a

documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea agenilor de deteriorare :praf, lumin
solar, solicitri la uzura mecanic , variaii de temperatur i umiditate, temperaturi excesive ,
surse de infecii sau ntreinerea agenilor biologici( ciuperci, insecte, roztoare ), pericol de foc,
inundaii sau infiltraii de ap etc.
Documentele afectate de inundaii , incendii sau de aciunea substanelor i materialelor
folosite la stingere se supun de urgen operainunilor de recondiionare sau restaurare , cu
sprijinul laboratoarelor Arhivelor Naionale .
Camerele de lucru ,depozitele de arhiv , ca i terenul nvecinat consturciei de arhiv vor fi
meninute n ordine i curenie ,cu pstrarea liber a cilor de acces a locurilor din apropierea
gurilor de ap i a instalaiilor de stingere a incendiilor .
In depozitele de arhiv coninnd documente scrise trebuie s se asigure un microclimat
caracterizat prin temperaturi cuprinse ntre 15 - 24 C i umiditi relative de 50 - 60%.
Pentru depozitele de materiale fotografice, ca i pentru cele cuprinznd benzi magnetice,
temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14 - 18 C, iar umiditatea relativ de 40 - 50%.
n depozitele de arhiv este obligatorie asigurarea cureniei i a ordinii interioare, pentru
a se evita insalubruzarea acestora sau instalarea de focare biologice (roztoare, insecte, mucegai);
n cazul semnalrii pericolului de degradare a documentelor se iau msuri de nlturare a
acestuia, solicitndu-se, n cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naionale.
nlturarea agenilor duntori se face prin desprfiure, curire mecanic, dezinsecie i
deratizare. Desprfuirea docuemntelor se face cu perii moi sau tampoane, iar absorbia prafului
rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecia, dezinsecia i deratizarea depozitelor de arhiv se
fac ori de cte ori este nevoie i cel puin odat la 5 ani.
Este interzis pstrarea oricror materiale ce nu aparin depozitelor de arhiv.
Reparaiile interioare, zugrvelile i lucrrile de ntreinere a depozitului de arhiv se fac
ori de cte ori este nevoie, asigurndu-se n permanen igiena ncperilor i funcionarea
normal a instalaiilor electrice i sanitare.
Se interzice de asemenea, folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului
n incinta depozitului, precum i utilizarea comutatoarelor, ntreruptoarelor sau altor instalaii
electrice defecte, msuri necesare n vederea prevenirii incendiilor.
Depozitele i celelalte ncperi din vecintatea acestora trebuie s fie prevzute cu
stingtoare portabile, cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte, asigurndu-se
toate celelalte condiii necesare stingerii incendiilor, prevzute n normele de stat n vigoare.
Depozitele trebuie prevzute cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu i cu instalaii
de stingere automat a incendiilor.

Obligaia creatorilor i deintorilor de documente este aceea de a pstra n stare perfect

de funcionare utilajul i materialele de prevenire i stingere a incendiilor, pe care le au n dotare
i s controleze periodic existena i starea de funcionare a acestora.
La manipularea i transportul documentelor se iau msuri de protecie necesare asigurrii
arhivei pe toat durata transportului
Creatorii i deintorii de documente au obligaia s comunice Arhivelor Naionale sau
direciilor judeene intenia de a construi sau amenaja depozite de arhiv, pentru a primi
confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv.
In cazuri deosebite, creatorii i deintorii de documente pot solicita consultan de
specialitate Arhivelor Naionale i direciilor judeene, dup caz, pentru organizarea unor msuri
de conservare, asigurare i protecie a documentelor pe care le dein.
Orice situaie de calamitate n depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor
Naionale sau direciilor judeene, dup caz.