Fondarea documentelor din perioada

contemporan
Documentele mai multor fonduri au fost predate Arhivelor Naionale rvite i
amestecate astfel nct se impune fondarea sau determinarea apartenenei documentelor la fond,
ce reprezint operaiunea arhivistic de delimitare a documentelor aparinnd unui creator.
Normele Tehnice ( privind desfurarea activitilor n Arhivele Naionale aproate de Directorul
!eneral prin "rdinul nr. ##$% &' iunie &(()* menioneaz urmtoarele elemente de care treuie
s se in cont pentru delimitarea corect a fondului i stailirea real a denumirii acestora.
Acestea sunt urmtoarele:
cunoaterea cadrului le+al al nfiinrii, funcionrii, i eventual al desfiinrii creatorilor
de arhiv,
delimitarea (nchiderea* fondurilor se face n cazul n care creatorul i nceteaz
activitatea sau i modific structural profilul activitii, atriuiile i competena,
atr+nd de re+ul dup sine i schimarea denumirii creatorului (fond nchis*.
schimarea denumirii creatorului nu determin i schimarea (nchiderea* fondului, dac
creatorul i continu activitatea n esen n cadrul aceluiai profil (fond deschis*.
nu constituie criteriu de delimitare (constituire* a unor fonduri separate, lr+irea sau
restrn+erea activitilor de profil sau a competenei teritoriale, a reedinei sau a
ornduirii sociale.
situaiile de contopire, scindare i recontopire ale unor creatori, se vor analiza de la caz la
caz, n vederea delimitrii fondurilor create de acetia i se vor supune aprorii
Arhivelor Naionale.
-e ln+ aceste elemente, la determinarea i delimitarea fondurilor se respect i urmtoarele
principii.
1
&. principiul provenienei,
#. principiul apartenenei,
/. principiul inte+ritii,
0. principiul valorii documentare.
Principiul provenienei arat c un fond cuprinde documentele create de o instituie sau
persoan fizic n urma activitii desfurate.
Principiul apartenenei indic faptul ca documentele fondului fac parte dintr1un ansamlu de
materiale documentare create sau acumulate ntr1o anumit perioad de o instituie sau persoan
fizic.
Principiul integritii arat c e2ist o unitate or+anic ntre documentele unui fond,
constituite dup anumite re+uli.
Principiul valorii documentare se refer la faptul c documentele unui fond arhivistic treuie
s ai valoare documentar1istoric.
Aceste principii nu fac referire la aezarea efectiv a materialelor unui fond. 3unt fonduri care pe
ln+ documentele oinuite mai au n componen i microfilme, planuri, foto+rafii, etc.
Datorit condiiilor diferite de conservare, toate acestea treuie pstrate n locuri special
amena4ate. 5n astfel de cazuri inte+ritatea fondului este asi+urat prin denumirea comun a
fondului dat tuturor prilor din fond, numrul comun dat fondului, cuprinderea ntr1un inventar
comun, unde s se indice locul de pstrare al prilor respective din fond.
6n alt principiu care treuie avut n vedere este cel al provenienei teritoriale sau al
teritorialitii. 7espectnd principiul c orice fond de arhiv treuie pstrat n locul n care a
fost constituit i n care s1a format or+anic. Arhivele Naionale au concentrat n depozitele lor
fondurile arhivistice create pe teritoriul unitii administrativ1teritoriale respective. 8onform
acestui principiu arhivele create ntr1un teritoriu dat sunt le+ate de acest teritoriu i fac parte din
patrimoniul colectivitii care locuiete aici.
2
8onform definiiei de fond, n vederea delimitrii unui fond treuie stailite independena din
punct de vedere or+anizatoric i operativ a instituiei. 5n acest sens, se iau n considerare
urmtoarele elemente. denumiea (din antet*, conducerea proprie, independena financiar,
u+etul propriu, independena or+anizatorico1administrativ (are tampil proprie*, re+istratura i
arhiva proprie, sediu.
92ist i instituii independente, care nu au independen financiar. Astfel c, n vederea
determinrii +radului de independen al unei instituii treuie studiate le+islaia pe aza creia a
fost creat i a funcionat aceasta.
"rice instituie, societate, etc. ia fiin n aza unui act le+al, decret,le+e, hotrre,statut etc. 8are
precizeaz denumirea, atriuiile i structura or+anizatoric. :a fel i n cazul ncetrii activitii
prin desfiinare, comasare, divizare sau asorie.
3tudiul le+islaiei permite i stailirea anilor anilor e2tremi ai fondurilor, documentele
ncadrndu1se cronolo+ic ntre anii de e2isten ai instituiilor, n situaia n care acestea acoper
toat perioada de funcionare a instituiei.
" situaie aparte este reprezentat de instituiile ce i1au desfurat activitatea n dou ornduiri
social1economice. :a noi, pentru delimitarea acestor fonduri s1a avut n vedere principiul
istorismului ( care duce la fra+mentarea n mai multe fonduri ale unor materiale documentare
provenite de la acelai creator, n funcie de ornduirile sociale de1a lun+ul crora i1a desfurat
activitatea, dei nu i1a schimat funciile i uneori nici structura or+anizatoric*. 5ntr1o perioad
s1a folosit principiul istorismului cu o pondere mai mare, ulterior ns raporturile s1au inversat
astfel c documentele provenite de la un creator formeaz un fond arhivistic, iar or+anizarea lor
n cadrul acestuia treuie s ai n vedere evoluia istoric a instituiei, a societii.
Astfel c, fondurile arhivistice ale instituiilor precum ministerele ( ;ustiiei, 5nvmntului,etc.*
sau alte or+anizaii (primrii comunale, oreneti, coli.,etc.* care nu i1au schimat funcia de
az nu se divid n funcie de acestea.
" alt situaie deoseit este reprezentat de fondurile arhivistice ale acelor instituii care i1au
schimat calitatea 4uridic, trecnd din proprietate particular, n cea a statului, fr s fi fost
3
desfiinate. Acestea vor constitui un sin+ur fond, n cazul n care nu i1au schimat profilul
activitii.
5n Arhivele Naionale, fondurile arhivistice ale or+anelor i or+anizaiilor le re+sim n dou
situaii. fonduri nchise i fonduri deschise. Astfel c n momentul n care instituiile s1au
desfiinat, fr ca activitatea lor s fie continuat de alte instituii sau ntreprinderi, documentele
acestora vor constitui fonduri nchise.
5n situaia n care instituia care creeaz documentele este n funciune, nefiind desfiinat, iar
acestea sunt depuse la Arhive n depuneri succesive, este vora despre un fond arhivistic
deschis. Aceste se consider nchis dup desfiinarea instituiei, dup depunerea n Arhive a
ultimelor documente provenite de la ea i dup includerea lor n fond.
Alte situaii sunt reprezentate de desfiinarea prin comasare (fuziune*, divizare sau asorie a
unor instituii sau ntreprinderi. -rin comasare se ntele+e unirea mai multor instituii rezultnd
una sin+ur, iar divizarea e fenomenul opus, cnd din una se creeaz dou sau mai multe
instituii nou nfiinate. 5n aceste cazuri, fondurile instituiilor comasate i a celei divizate vor
constitui fonduri nchise, iar fondurile instituiilor rezultate din comasare i din divizare vor fin
fonduri noi deschise. 5n cazul asoriei, cnd o instituie trece n sistemul de activitate al alteia,
fondul instituiei asorite va reprezenta fond nchis, iar al celei care i continu activitatea va
continua sa fie fond deschis.
<ondul unei instituii care de1a len+ul timpului i a activitii sale a suferit modificri, fie din
punct de vedere al denumirii, al lr+irii sau restrn+erii atriuiilor, dar i1a pstrat funcia de
az, va fi considerat unitar i i va menine continuitatea.
92ist situaii n care n activitatea unei instituii au avut loc ntreruperi, datorate fie lichidrii
temporare, fie asoriei pentru un timp a acesteia de ctre alte instituii. 5n amele situaii dup
o perioad, instituia a fost reactivat, ducnd o via independent. 5n astfel de cazuri, se pot
adopta dou atitudini diametral opuse.
1 fie se consifer # fonduri, fie un fin+ur fond.
Depinde de forma 4uridic n care s1a produs reactivarea instituiei, de perioada ntreruperii, ct i
de materialele documentare pstrate. 5n cazul n care la reactivarea instituiei i se respect vechea
4
funcie, or+anizare, poate i denumire, iar fondul documentar respect un sistem unitar, se poate
forma un sin+ur fond.
Denumirea fondului treuie sa reprezinte ultima titulatur oficial a creatorului su, ori n
cazuri 4ustificate (de e2. Denumirea su care a intrat n circuitul tiinific*, ea e dat de titulatura
cea mai ine cunoscut, folosit de creator pentru o lun+ perioad. <ia situaia fondului i alte
instrumente de eviden vor constitui i celelalte denumiri conform normelor n vi+oare.
5n antetul adreselor oficiale apare de re+ul denumirea creatorului de arhiv i cea a forului
superior, ori a instituiei centrale n suordinea creia se afl. Acestea din urm nu vor intra n
denumirea fondului.
:a instituiile care au aceleai denumiri n vederea identificrii facile se poate adu+a sediul sau
localitatea unde funcioneaz.
Denumirea oli+atorie a fondului va fi n lima romn, iar n parantez se pot da eventualele
denumiri n alte limi. 3ituaia se va e2plica n prefaa inventarului.
<ondurile personale, familiale sunt denumite cu numele creatorilor. <onduri personale i
familiale se pot +si n cadrul fondurilor unor instituii administrative (scaune, comitate,
ma+istrate oreneti,etc.* care aveau i calitatea de depozitari de documente. Acestea treuie
scoase din fondurile instituiilor respective i vor fi constituite ca fonduri individuale.
5n vederea ncadrrii corecte a documentelor la fonduri, treuie s se in seama de urmtoarele
precizri.
actele adresate unei uniti sau persoane fizice, inclusiv ane2ele i actele cone2ate, fac
parte din fondul arhivistic al destinatarului. Apartenena lor se stailete pe aza adresei
destinatarului, a le+endei tampilei de nre+istrare, a rezoluiilor, a notelor ter+ale, a
sistemelor de arhivare, a coninutului actelor.
92emplarele #, /, conceptele actelor e2pediate aparin fondului arhivistic al emitentului.
9mitentul poate fi stailit dup elementele din antet, semnturi, coninutul actului,
le+enda tampilei.
5
Documentele rezultate din e2ercitarea atriuiilor, funciilor, administrarea unurilor
proprii, activitatea de creaie cultural1tiinific fac parte din fondul arhivistic al
creatorului.
-ulicaiile preluate mpreun cu fondurile arhivistice, dac nu fac parte din unitile
arhivistice constituite se predau la ilioteca documentar, lista acestora coninnd i
cotele din iliotec, se ane2eaz la inventarul fondului.
Toate aceste meniuni nu se pot aplica foarte ri+id i schematic la toate fondurile arhivistice,
fiecare fond avnd individualitatea sa, cu proleme specifice, comple2e.
6