PROCEDURĂ

privind
PĂSTRAREA / ARHIVAREA DOCUMENTELOR REZULTATE
ÎN URMA ORGANIZĂRII
CURSURILOR DE FORMARE PROFESIONALĂ

ELABORAT FUNCȚIA ÎN CADRUL PROIECTULUI SEMNĂTURA

VIZAT

1. SCOP

a. Prezenta metodologie descrie pașii pe care trebuie să îi parcurgă persoanele din cadrul
proiectului ................................... la care se difuzează ediția în activitatea de
păstrare/arhivare a documentelor rezultate din activitatea de formare, stabilește
persoanele/compartimentele implicate și responsabilitățile acestora;
b. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității de
păstrare/ arhivare;
c. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
 d. Sprijină organismele abilitate în acțiuni de control.

Prezenta metodologie are în vedere modalitatea de păstrare/arhivare a documentelor

rezultate în timpul și în urma derulării programelor de formare profesională mai excat:

- Documente deschidere curs;

- Documente cursanţi;
- Documente curs;
- Documente examen;
- Certificate de absolvire/calificare;

2. DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta metodologie se aplică de către ………………………., numiți în cadrul

proiectului de către ………………... Aceștia sunt responsabili de păstrarea/arhivarea
documentelor rezultate în urma procesului de furnizare a cursurilor de formare profesională.

a. Procedura se aplică de către persoanele din cadrul proiectului ........................... la care

se difuzează ediția pentru păstrarea/arhivarea documentelor pe suport hârtie,
înregistrări foto, video, audio, cu excepția celor prevăzute la pct. b.

b. Prezenta procedură nu se aplică pentru arhivarea documentelor în formă electronică,

precum și a documentelor clasificate.

c. În activitatea de păstrare/arhivare sunt implicate toate persoanele din departamentul

de formare cu atribuții în poiect care creează și/sau dețin documente care fac obiectul
acestei activități.

2. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
 a. Reglementări internaționale
b. Legislație primară (legi, ordonanțe)
 Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată;
c. Alte documente, inclusiv reglementări interne
 Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.
217 din 23. 05. 1996;
 Ordinul MAI nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu
modificările și completările ulterioare;

În urma analizei cererii de finantare a proiectului “Uniunea Națională a Patronatului

Român sprijină competențele”, nr. contract: POCU/464/3/12/128886, se impune realizarea
metodologiei de lucru pentru păstrarea și arhivarea documentelor rezultate în urma
organizării cursurilor de formare profesională după cum urmează:

3. DESCRIEREA PROCEDURII

1. Evidența documentelor

1.1. La nivelul ................................ compartimentul de formare profesională are obligația

să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite
pentru uz intern şi a celor ieşite, conform procedurilor activității respective.

1.2. Documentele/înregistrările se păstrează de către inițiatori şi utilizatori la locul de

muncă (arhivă activă), pe durata specificată de normele legale. După expirarea
perioadei de păstrare operativă, Responsabilul gestionare formare/Asistentul
gestionare formare întocmesc propuneri pentru arhivare în arhiva.
1.3. Anual, persoana responsabile cu îndosarierea documentelor, grupează documentele în
unităţi arhivistice potrivit problematicii şi a termenelor de păstrare stabilite în
nomenclatorul arhivistic.

1.4. Nomenclatorul arhivistic este întocmit de către persoanele cu atribuții în proiect, pe

baza propunerilor transmise coordonatorului de proiect.

1.5. În fiecare dosar se introduce o pagină de garda, care se completează de către Expertul
gestionare formare/Asistentul gestionare formare. Se numerotează fiecare pagină din
dosar şi totalul de pagini se înscrie pe pagina de gardă. Documentele astfel grupate,
se arhivează, pe bază de inventar.

1.6. Cursurile de formare profesională se păstrează și arhivează în dosare etichetate,

menționând următoarele date (numărul dosarului, denumirea cursului, perioada
cursului, numărul grupei de curs).

1.7. Dosarele de formare se structurează în patru categorii (documente deschidere curs,

documente curs, documente cursanți și documente examen).

a) Documente deschidere curs:

 Notificare demarare curs;
 Tabel nominal cu persoanele admise la curs;
 Grafic desfășurare curs;

b) Documente curs:
 Liste de prezență;
 Condica formatorului pregătire teoretică;
 Condica formatorului pregătire practică;
 Catalogul participanților;
 c) Documente cursanți:
Dosarele cursanților se păstrează în ordine alfabetică. Fiecare dosar trebuie să
cuprindă următoarele documente:
 Copie CI;
 Copie certificat de naștere;
 Copie certficat de căsătorie (dacă este cazul);
 Copie după ultimul act de studiu;

d) Documente examen:
 Adresă examen;
 Grafic desfășurare examen;
 Notificare comisie de examinare;
 Proces verbal examn;
 Foaie de predare a lucrărilor scrise;
 Foaie de predare a lucrărilor practice;
 Foaie de notare la proba scrisă;
 Foaie de notare la proba practică;
 Catalogul participanților la examen;
 Teste de evaluare proba scrisă (aranjate în ordinea alfabetică);
 Bilete proba practică (aranjate în ordinea alfabetică);
 Variante de subiecte proba scrisă;

1.8 Păstrarea documentelor

................... se obligă să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii

corespunzătoare, în spaţii special amenajate pentru arhivă asigurându-le împotriva distrugerii,
degradării, sustragerii în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.
Documentele se păstrează în spații dotate, în funcţie de formatul şi de suportul
documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu
mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor.
 Păstrarea documentelor în arhivă se face pe durata prevăzută în nomenclatorul
arhivistic.