Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
STANDARD OCUPAIONAL
ARHIVAR
Sectorul: Administraie i servicii publice
Versiunea: 00
Data aprobrii: 09/12/2013
Data propus pentru revizuire: 20/06/2016
Iniiator proiect: Arhivele Naionale ale Romniei
Echipa de redactare:
Coordonator: dr. Alina Pavelescu, director adjunct Arhive Naionale;
dr. Ioana Grigorie - consilier superior - Birou Arhive Administrative i Culturale Bucureti;
dr. Oana Barblat - inspector superior - Birou Arhive Administrative i Culturale Bucureti;
Alina Constantinescu consilier principal - Biroul Resurse Umane;
dr. Radu State consilier superior - Serviciul Judeean Dmbovia;
Adina Constantin consilier principal - Biroul Arhive Economice;
Vlain Cornelia consilier superior - Serviciul Judeean Bistria - Nsud;
Mihaela Chelaru inspector principal - Serviciul Judeean Neam;
Mihaela Munteanu expert consultant - Academia de Poliie Al.I.Cuza coala Naional
de Perfecionare Arhivistic;
Descriere:
Prezentul document a fost elaborat ca rezultat al dezvoltrii analizei ocupaionale
pentru ocupaia Arhivar cod COR 441501.
Operaiunile, procesele i responsabilitile descrise n cuprinsul prezentului standard
reflect activitatea desfurat de un arhivar, angajat n sistemul Arhivelor Naionale sau n
cadrul unei organizaii creatoare/deintoare de documente.
Din 1831-1832, de la nfiinarea Arhivelor Statului ca instituie administrativ a
statului modern romn, gestionarea documentelor, a arhivelor preluate de la diveri creatori, a
fost realizat de arhivari i arhiviti. Dezvoltarea ulterioar a Arhivelor Naionale, n strns
legtur cu celelalte instituii ale statului, a determinat lrgirea sferei de atribuii i
competene a arhivarilor i arhivitilor. Astzi, arhivarul i desfoar activitatea n diferite
structuri teritoriale i compartimente ale sistemului organizatoric al Arhivelor Naionale. De
asemenea, instituiile publice i organizaiile private au compartimente de arhiv n care
lucreaz personal specializat.
Responsabilitile principale ale unui arhivar sunt: redactarea nomenclatorului
arhivistic, gestionarea fondului documentar, prelucrarea documentelor, utilizarea informailor
din documente, gestionarea activitii de conservare a arhivei n depozit.
Acest standard a fost elaborat de ctre specialiti ai Arhivelor Naionale, iar
competenele descrise au n vedere: aplicarea cunotinelor de specialitate, analiza i luarea
deciziilor, capacitatea de lucru n echip, adaptarea la condiiile specifice ale mediului de
lucru.
Pentru dobndirea competenelor aferente ocupaiei arhivar, persoana interesat
trebuie s participe la un program de formare profesional continu a adulilor autorizat
conform legii. Programul de formare profesional pentru calificarea arhivar se desfoar
de ctre furnizori de formare profesional autorizai n acest sens.
Furnizorii de formare profesional vor realiza programele de formare cu formatori care
au competene i experien n unul sau mai multe din domeniile: limb i literatur, limbi
moderne aplicate, istorie, studii culturale, cu perfecionare n arhivistic. Este recomandat ca
formatorii s aib studii superioare n cel puin unul din domeniile menionate i minim 5 ani
de experien n arhivistic. Dat fiind condiia minim de acces ce pretinde studii liceale cu
diplom de bacalaureat, se recomand ca programul de formare profesional s aib un minim
de 120 de ore de formare practic i teoretic.
Competenele dobndite pe alte ci dect cele formale pot fi evaluate pe baza
standardului ocupaional.
Nivelul
de
responsabilitate
i autonomie
Nivelul
de
responsabilitate i
autonomie
4CNC
Criterii de realizare asociate
modului
de
ndeplinire
a
activitii descrise de elementul de
competen
Utilizarea normelor de sntate i
securitate n munc se face cu
rigurozitate, disciplin, i stpnire
de sine.
Implementarea procedurilor de
urgen de prim ajutor i evacuarea
se realizeaz prin atitudine calm i
responsabilitate.
Contexte:
- procedurile privind sntatea i securitatea n munc i prevenirea incendiilor se
aplic tuturor ocupaiilor din domeniul arhivistic, administraie public i patrimoniu;
- activitatea se desfoar la sediul organizaiei, n bibliotec, sala de reuniuni, n
birouri sau n depozitul de arhiv;
- activitatea se realizeaz avndu-se n vedere coninutul legislaiei de specialitate;
- echipamente de protecie: halate, mnui, mti de protecie a cilor respiratorii;
- echipament prevenire i stingere incendii: hidrani,stingtoare, extinctoare;
- dosar evaluare risc ntocmit de o firm specializat: identificare riscuri, identificare
persoane expuse, evaluarea riscurilor, nregistrarea evalurii, control periodic.
Gama de variabile:
- gradul de dotare cu echipamente i mijloace de lucru i de intervenie;
- dotarea cu mijloace de semnalizare a focarelor de incendii utilizate permanent: instalaie
semnalizare incendii, panouri (indicatoare, plci), culori de securitate; etichete (pictograme,
simbol de culoare pe fond) sau utilizate ocazional: semnale luminoase, acustice, comunicare
verbal (pentru atenionare asupra unor evenimente periculoase, chemri sau apeluri adresate
persoanelor pentru o aciune specific sau evacuare de urgen) etc.;
- riscuri asupra sntii i securitii n munc i prevenirea incendiilor: pericol de lovire pe
ci de circulaie, cdere de obiecte n timpul manevrrii, risc de alunecare, mpiedicare,
coliziune, lovire, alergii la praf i la porii de mucegai, etc.;
- modalitile de intervenie: ndeprtarea accidentailor din zona periculoas, degajarea
locului pentru eliberarea accidentailor, ndeprtarea generatoarelor de focare de incendii,
degajarea locului de obiecte i materiale ce pot ntreine incendiul, oprirea surselor de
alimentare electric i gaze, anunarea operativ a persoanelor abilitate;
- tipuri de accidente: traumatisme mecanice produse prin cdere, lovire, compresiune, tiere,
alunecare, electrocutare, arsuri, infecii, dermatoze, tieturi superficiale;
- persoane abilitate: ef ierarhic, coordonatori sntii i securitii n munc i responsabili
situaii de urgen i de mediu, medici, pompieri;
- servicii abilitate: servicii de ambulan, pompieri, securitate civil, etc.;
- situaii de urgen: incendii, cutremure, inundaii.
Cunotine:
- proceduri interne specifice locului de munc privind sntatea i securitatea n munc i
prevenirea incendiilor;
- norme de securitate i sntate specifice locului de munc;
- norme de prevenire i stingere a incendiilor i acionare n situaii de urgen;
- legislaia n vigoare privind sntatea i securitatea n munc i stingerea incendiilor i
pentru situaii de urgen;
- proceduri interne de protecie a muncii i prevenire a incendiilor specifice locului de munc;
- mijloace de avertizare si semnificaia simbolurilor utilizate;
- planul de evacuare n caz de incendiu;
- recomandri tehnice privind recuperarea i salvarea arhivei n situaii de urgen;
- msuri de prim ajutor.
Nivelul
de
responsabilitate i
autonomie
4CNC
Criterii de realizare asociate
modului de ndeplinire a
activitii
descrise
de
elementul de competen
Utilizarea normelor de protecie
a mediului se face cu
rigurozitate i atenie.
1. Utilizeaz
1.1 Normele de protecie a
normele de protecie mediului
sunt
utilizate
n
a mediului
conformitate cu legislaia i
reglementrile legislative.
1.2 Normele de protecie a
mediului sunt
utilizate prin
instructaje efectuate periodic.
1.3 Normele de protecie a
mediului sunt utilizate n funcie
de
specificul
spaiului
de
desfurare a activitii i al
operaiunilor efectuate.
2. Identific sursele 2.1. Sursele de poluare a mediului Identificarea surselor de
de poluare a
sunt identificate n funcie de poluare a mediului se face cu
mediului
natura
i
particularitile vigilen i profesionalism.
mediului.
2.2. Sursele de poluare a mediului
sunt identificate innd cont de
normele de mediu specifice.
2.3. Sursele de poluare a mediului
sunt identificate evitnd apariia
unor eventuale neconformiti
sesizate de sistem.
3. Raporteaz
3.1. Sursele de poluare a mediului Raportarea surselor de poluare
sursele de poluare a sunt
raportate
persoanelor a mediului se realizeaz cu
mediului
abilitate.
responsabilitate i tact.
identificate
3.2. Sursele de poluare a mediului
sunt raportate prin mijloacele
specifice conform reglementrii
interne.
3.3. Sursele de poluare a mediului
sunt raportate cu toate detaliile.
Contexte:
- procedurile de protecie a mediului se aplic tuturor ocupaiilor din domeniile arhivistic,
administraie public i patrimoniu;
- locul de desfurare a activitilor: n spaiul prestatorului de servicii sau al beneficiarului
(n cazul lucrrilor din afara unitii);
- circuitul deeurilor i reziduurilor n spaiul prestatorului de servicii sau al beneficiarului;
procese de colectare, depozitare i evacuare a deeurilor;
- condiii de mediu n raport de spaiul de desfurare a activitii: umiditate, frig, cldur,
praf, mucegai;
- protecia mediului se realizeaz n funcie de mediul i locaiile n care se desfoar
activitatea, comportnd un anumit grad de autonomie, fiind sub directa coordonare a
responsabilului de mediu.
Gama de variabile:
- proceduri privind protecia mediului adaptate locaiei, proceduri interne de management
de mediu;
- tipuri de deeuri: deeuri de hrtie sau carton, cu grad de degradare fizic (prezint
umiditate, mucegai, praf);
- situaii de risc: substane chimice, inflamabile, vibraii, micri funcionale ale
echipamentelor;
- aciuni preventive pentru evitarea unor eventuale neconformiti privind circuitul
deeurilor: separarea corespunztoare pe tipuri de deeuri (hrtie, metal, lemn, menajer,
etc.), ambalarea corespunztoare la aprovizionare, asigurarea condiiilor de depozitare
temporar, etc.
- metode specifice de alertare: observare direct, atenionare din partea altor experi,
sesizare din partea beneficiarului;
- detalii relevante privind eventuale neconformiti n ceea ce privete protecia mediului:
locul procedurii incidentului/accidentului, tipul riscului identificat, numr persoane
implicate;
- tipuri de echipamente: telefon, staie radio, sonerie.
Cunotine:
- noiuni generale de legislaia mediului;
- noiuni generale de ecologie;
- norme de protecie a mediului;
- reglementri privind raportrile cazurilor de poluare a mediului.
Nivelul
de
responsabilitate i
autonomie
4CNC
Criterii de realizare asociate modului
de ndeplinire a activitii descrise de
elementul de competen
de
1.Editeaz
nomenclatorul
arhivistic
2.ntocmete
genurilor
categoriilor
documente
lista
i
de
3.nainteaz
nomenclatorul
arhivistic
ctre
Arhivele Naionale
Criterii de realizare
asociate rezultatului
activitii descrise de
elementul de competen
1.1. Nomenclatorul arhivistic
este editat innd cont de
propunerile venite de la
compartimente.
1.2. Nomenclatorul arhivistic
este editat innd cont de
respectarea
structurii
organizaionale/funcionale a
instituiei.
1.3 Nomenclatorul arhivistic
este editat cu respectarea
termenelor de pstrare a
documentelor.
2.1. Lista genurilor i
categoriilor de documente
este
ntocmit
pentru
necuprinse n nomenclatorul
arhivistic.
2.2. Lista genurilor i
categoriilor de documente
este
ntocmit
prin
respectarea
prevederilor
legislaiei arhivistice.
2.3. Lista genurilor i
categoriilor de documente
este
ntocmit
n
conformitate cu metodologia
de lucru privind ntocmirea
nomenclatorului.
2.4. Lista genurilor i
categoriilor de documente
este ntocmit innd cont de
fiecare
document
i
caracteristici ale lui n
funcie de care se va ncadra
ntr-un anumit gen.
3.1. Nomenclatorul arhivistic
este naintat ctre Arhivele
Naionale cu respectarea
prevederilor
legislaiei
arhivistice.
3.2. Nomenclatorul arhivistic
Nivelul
de
responsabilitate i
autonomie
4CNC
Criterii de realizare asociate
modului
de
ndeplinire
a
activitii descrise de elementul
de competen
Documentele de la compartimente
sau alte instituii sunt preluate cu
atenie i rigurozitate.
Prelucrarea documentelor
(unitate de competen specific)
Elemente
competen
Nivelul
de
responsabilitate i
autonomie
4CNC
Criterii de realizare asociate
modului
de
ndeplinire
a
activitii descrise de elementul de
competen
Planificarea
operaiunilor
de
prelucrare a documentelor se face cu
eficien.
Inventarierea
documentelor
obiectivitate i rigurozitate.
cu
5.
Actualizeaz
instrumentele
de
eviden
6.
Administreaz
bazele
de
date
privind
fondurile
documentare
metodologiilor i legislaiei n
vigoare i procedurilor interne.
4.2. Documentele sunt
selecionate respectnd
termenele din nomenclator.
4.3. Documentele sunt
selecionate innd cont de
metodologia ntocmirii lucrrii
de selecionare.
4.4. Documentele sunt
selecionate innd cont de
respectarea principiilor i
criteriilor de selecionare.
5.1. Instrumentele de eviden
sunt actualizate la nivelul
depozitului de arhiv.
5.2. Instrumentele de eviden
sunt actualizate n baza
procedurilor interne.
5.3. Instrumentele de eviden
sunt actualizate prin
completarea informaiilor
despre fond, pentru regsirea
operativ a documentelor.
5.4. Instrumentele de eviden
sunt actualizate n urma
fiecrei operaiuni intervenite
asupra fondului.
6.1. Bazele de date privind
fondurile documentare sunt
administrate astfel nct s
reflecte sinteza fondului
documentar sau din gestiune;
6.2. Bazele de date privind
fondurile documentare sunt
administrate astfel nct s
respecte cerinele specifice
fiecrui instrument de
eviden;
6.3. Bazele de date privind
fondurile documentare sunt
administrate cu respectarea
parametrilor tehnici specifici i
a cerinelor de calitate privind
rezultatul afiat n urma
cutrii n bazele de date.
Actualizarea instrumentelor de
eviden se face cu profesionalism
Contexte:
- prelucrarea documentelor se aplic tuturor ocupaiilor specifice din domeniul
arhivistic, administraie public, patrimoniu;
- activitile se desfoar n echip, la compartimentele instituiei i n depozitul de
arhiv,
- echipament de lucru: calculator, instrumente de eviden/informare;
- echipament de depozit: scri, rafturi, cutii de arhiv, halat, mnui, masc de
protecie;
- mijloace de transport: saci, cutii, containere.
Gama de variabile:
- criterii de ordonare i inventariere: structural cronologic, cronologic pe probleme,
alfabetic, pe probleme;
- volumul fondului documentar supus prelucrrii: de mrime mic, de mrime medie
sau mare;
- starea de conservare a documentelor, menionat n procesul-verbal de predareprimire: foarte bun, parial degradat sau degradat;
Cunotine:
- legislaie arhivistic;
- reguli de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor organizaionale;
- reguli de administrare a documentelor;
- noiuni generale de management organizaional;
- norme i reguli de echipare a personalului.
Elemente
competen
Nivelul
de
responsabilitate i
autonomie
4CNC
Criterii de realizare asociate
modului de ndeplinire a
activitii descrise de elementul
de competen
nregistrarea solicitrilor se face
cu tact i profesionalism.
Depistarea
documentelor
referitoare la informaiile se face
cu meticulozitate.
se
ntocmite/eliberate
termenul legal.
Contexte:
- activitile se desfoar n depozitul de arhiv;
- relaii de referin: comunicarea direct cu petentul, expunere la stres;
- echipament de depozit: scri, rafturi, cutii de arhiv, halat, mnui, masc de protecie;
- echipament de lucru: calculatoare, imprimante, scanere, xeroxuri.
Gama de variabile:
- volumul fondului documentar: de mrime mic, de mrime medie sau mare;
- coninutul instrumentelor de eviden a fondurilor: coninut complet i corect redat,
succint sau incomplet al informaiilor;
- criterii de cutare i regsire a informaiei: perioad, problem sau solicitare;
- tipuri de rspuns la cereri: certificate, copii, extrase;
- categorii de cereri: drepturi patrimoniale, colarizare, stare civil.
Cunotine:
instruciuni
privind
metodologia
rezolvrii
solicitrilor
de
cercetare;
- legea privind liberul acces la informaiile de interes public i normele de aplicare a acesteia;
- legislaia arhivistic;
- prevederile legislaiei n vigoare privind soluionarea petiiilor.
Elemente
competen
Nivelul
de
responsabilitate i
autonomie
4CNC
Criterii de realizare asociate
modului de ndeplinire a
activitii descrise de elementul
de competen
Monitorizarea parametrilor de
mediu se face cu tact i
profesionalism.
Descriere
Calificarea Arhivar este proiectat pentru cei care lucreaz n domeniul gestionrii i
punerii la dispoziia publicului a documentelor create, n decursul activitii lor, de instituiile
publice i de organizaiile private. Activitatea arhivarului se desfoar att n depozitul de
arhiv dar i la compartimentele/structurile/organizaiile creatoare de arhive.
Calificarea este destinat persoanelor care desfoar activiti de arhiv, att n Arhivele
Naionale, ct i la alte instituii publice i la organizaii cu caracter privat, precum i celor
care i dezvolt abiliti n acest sens.
Atribuiile arhivarului nu fac obiectul unor reglementri uniforme, fiecare angajator avnd
libertatea de a stabili atribuii i responsabiliti, conform domeniului propriu de activitate,
avnd ns un cadru comun stabilit prin apartenena la grupa de baz din codul COR.
Cerinele pentru ocupaia de arhivarului sunt stabilite de fiecare agent economic, avnd n
vedere atribuiile generale ale postului, prevzute prin standardul ocupaional i domeniul
specific al angajatorului.
Motivaie
Calificarea de arhivar este solicitat pe piaa muncii, fiecare organizaie, public sau privat
avnd obligaia, conform legislaiei n vigoare, de a-i organiza un compartiment de arhiv,
administrat de personal specializat. Prin urmare, postul se va regsi n organigramele multor
instituii creatoare/deintoare de arhiv, publice sau private.
Pentru dobndirea competenelor aferente ocupaiei arhivar, persoana interesat trebuie s
participe la un program de formare profesional continu a adulilor autorizat conform legii.
Programul de formare profesional pentru calificarea arhivar se desfoar de ctre
furnizori de formare profesional autorizai n acest sens.
Furnizorii de formare profesional vor realiza programele de formare cu formatori care au
competene i experien n unul sau mai multe din domeniile: limb i literatur, limbi
moderne aplicate, istorie, studii culturale, cu perfecionare n arhivistic. Este recomandat ca
formatorii s aib studii superioare n cel puin unul din domeniile menionate i minim 5 ani
de experien n arhivistic. Dat fiind condiia minim de acces ce pretinde studii liceale cu
diplom de bacalaureat, se recomand ca programul de formare profesional s aib un minim
de 120 de ore de formare practic i teoretic.
Competenele dobndite pe alte ci dect cele formale pot fi evaluate pe baza standardului
ocupaional.
Condiii de acces:
Pentru a deveni arhivar, sunt necesare urmtoarele condiii de acces: cunoaterea legislaiei
arhivistice, a normelor, instruciunilor i procedurilor de lucru, cunoaterea principiilor de
baz ale prelucrrii documentelor de arhiv, cunoaterea principiilor de organizare a
documentelor n depozitele de arhiv i de realizare a conservrii preventive a acestora.
Nivelul de studii minim necesar:
Absolvent al nvmntului liceal cu diplom de bacalaureat.
Rute de progres:
Prin urmarea cursurilor universitare de specialitate, o persoan poate ajunge arhivist.
Cerine legislative specifice:
Legislaia general care guverneaz relaiile de munc ale funcionarilor: Codul Muncii,
Codul de Deontologie;
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea de Guvern nr. 27 din 2002 privind petiiile;
Legea nr.544/2001 privind accesul la informaiile de interes public;
Legislaia european n domeniul arhivistic:
Rezoluia Consiliului UE din 6 mai 2003 asupra arhivelor din statele membre
(2003/C113/02);
Standardele Internaionale elaborate de Consiliul Internaional al Arhivelor;
Cod
Nivel
4CNC
4CNC
4CNC
C4.Competene informatice;
4CNC
C5.Competena de a nva;
4CNC
4CNC
C7.Competene antreprenoriale;
C8.Competena de exprimare cultural.
G1. Aplicarea normelor de sntate i securitate n
munc i de prevenire a incendiilor
G2. Aplicarea normelor de protecie a mediului
S1. Redactarea nomenclatorului arhivistic
S2. Gestionarea fondului documentar
S3. Prelucrarea documentelor
S4. Utilizarea informailor din documente
S5. Conservarea arhivei n depozit
4CNC
4CNC
4CNC
4CNC
4CNC
4CNC
4CNC
4CNC
4CNC
Credite
Cunotine
Deprinderi
1. Utilizeaz cu rigurozitate, disciplin i
stpnire de sine normele de sntate i
securitate n munc, avnd n vedere
cerinele legale, prin instructajele
periodice i aplicaiile practice, cu
ajutorul experilor externi, la sediul
organizaiei, n biblioteci, sala de
reuniuni, birouri sau depozite de arhiv.
2. Utilizeaz cu vigilen normele de
prevenire a incendiilor i de acionare
n caz de urgen, n corelare cu
procedurile de urgen i evacuare, prin
instructaje, evitnd apariia unor
neconformiti, folosind echipamentul
de protecie.
3. Implementeaz cu responsabilitate i
atitudine calm conform planurilor de
intervenie,
n
cazuri
speciale,
proceduri de urgen de prim ajutor i
evacuare pentru a se evita agravarea
situaiei deja create i n mod adecvat
situaiei
intervenite,
folosind
echipamentul de lucru i de intervenie.
Metode de evaluare
Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt:
Deprinderi
Cunotine
test scris;
ntrebri orale.
portofoliu
Cunotine
Deprinderi
test scris;
ntrebri orale.
portofoliu
Cunotine
Deprinderi
test scris;
ntrebri orale.
portofoliu;
proiect.
Cunotine
Metode de evaluare
Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt:
Deprinderi
Cunotine
test scris;
ntrebri orale.
portofoliu.
Cunotine
test scris;
ntrebri orale.
portofoliu.
Cunotine
- instruciuni privind metodologia rezolvrii
solicitrilor
de
cercetare;
- legea privind liberul acces la informaiile de
interes public i normele de aplicare a acesteia;
- legislaia arhivistic;
- prevederile legislaiei n vigoare privind
soluionarea petiiilor;
- activitatea se desfoar n depozitul de arhiv;
- echipamente de depozit i lucru;
- volumul fondului documentar;
- coninutul instrumentelor de eviden a
fondurilor arhivistice;
- criterii de cutare i regsire a informaiei;
- tipuri de rspuns la cereri;
- categorii de cereri.
Metode de evaluare
Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt:
Deprinderi
Cunotine
observarea candidailor ndeplinind
test scris;
cerinele de la locul de activitate;
ntrebri orale.
simulare;
rapoarte de calitate asupra procesului
realizat de ctre candidai din partea
colaboratorilor/ superiorilor ierarhici /
forului tutelar.
portofoliu;
proiect.
Deprinderi
test scris;
ntrebri orale.
portofoliu;