Sunteți pe pagina 1din 36

AUTORITATEA NAIONAL PENTRU CALIFICRI STANDARD OCUPAIONAL

ARHIVIST Sectorul: Administraie i servicii publice

Versiunea: 00 Data aprobrii: 09.05.2013 Data propus pentru revizuire: 20/11/ 2016 Iniiator proiect: Arhivele Naionale ale Romniei

Echipa de redactare: Coordonator: dr. Alina Pavelescu, director adjunct Arhive Naionale; Dr. Arcadie Bodale, inspector superior, Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale Iai; Dr. Ioana Grigorie, consilier superior, Biroul Arhive Administrative i Culturale Arhivele Naionale; Livia Miloescu, ef Biroul Resurse Umane - Arhivele Naionale ale Romniei; Dr. Bogdan Florin Popovici, consilier superior, Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale Braov; Ruxandra Priminescu, ef Biroul Arhive Tehnice i de nregistrare Arhivele Naionale; Dr. Mircea Stnescu, consilier superior, Biroul Arhive Contemporane Arhivele Naionale; Ctlin Mihai Zarzr, ef Biroul Judeean al Arhivelor Naionale Teleorman; Cornelia Vlain, consilier superior, Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale BistriaNsud. Verificator sectorial: Stancu Laura Daniela director Direcia Arhiva Central Consiliul Naional de Studiere a Arhivelor Securitii

Comisia de validare: Gabriel Chifu, vicepreedinte Comitetul Sectorial Administraie i Servicii Publice; Georgeta Anghel, consilier superior Arhivele Naionale ale Romniei; Oana Barblat, inspector superior Arhivele Naionale ale Romniei.

Denumirea documentului electronic: SO_arhivist_00 Responsabilitatea pentru coninutul standardului ocupaional revine Comitetului Sectorial Administraie i Servicii Publice.

Descriere: Prezentul document a fost elaborat ca rezultat al dezvoltrii analizei ocupaionale pentru ocupaia Arhivist, cod COR 262101. Operaiunile, procesele i responsabilitile descrise n cuprinsul prezentului standard reflect activitatea desfurat de un arhivist, angajat n sistemul Arhivelor Naionale sau n cadrul unei organizaii creatoare/deintoare de documente. Din 1831-1832, de la nfiinarea Arhivelor Statului ca instituie administrativ a statului modern romn, gestionarea documentelor, a arhivelor preluate de la diveri creatori, a fost realizat de arhivari i arhiviti. Dezvoltarea ulterioar a Arhivelor Naionale, n strns legtur cu celelalte instituii ale statului, a determinat lrgirea sferei de atribuii i competene a arhivarilor i arhivitilor. Astzi, arhivistul i desfoar activitatea n diferite structuri teritoriale i compartimente ale sistemului organizatoric al Arhivelor Naionale. De asemenea, instituiile publice i organizaiile private au compartimente de arhiv n care lucreaz personal specializat. Activitile desfurate de arhivist, n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor nr. 16/1996, vizeaz prelucrarea arhivei gestionate, elaborarea instrumentelor de eviden, de informare i cercetare (inventare arhivistice, cataloage, ediii de documente), ndrumarea i controlul activitilor arhivistice desfurate la diferii creatori i deintori de arhiv. Astfel, arhivistul, angajat al Arhivelor Naionale, prin ntreaga activitate desfurat, faciliteaz accesul la informaia documentar cuprins n patrimoniul arhivistic naional, cruia tot el i asigur buna conservare i funcionalitate socio-administrativ i tiinific. Responsabilitile principale ale unui arhivist sunt: preluarea, prelucrarea arhivistic a fondurilor i coleciilor de documente pe care le administreaz, stabilirea valorii istorice i practice a documentelor; coordonarea activitilor de conservare a arhivei de depozit ; acordarea asistenei de specialitate creatorilor/deintorilor de arhiv; ntocmirea de adeverine, copii, certificate i extrase de pe documente gestionate; elaborarea de instrumente de cercetare; constituirea i administrarea bazelor de date electronice. Acest standard a fost elaborat de ctre specialiti ai Arhivelor Naionale, iar competenele descrise au n vedere: aplicarea cunotinelor de specialitate, analiza i luarea deciziilor, capacitatea de lucru n echip, adaptarea la condiiile specifice ale mediului de lucru.

Lista unitilor de competen Titluri i categorii de uniti de competen Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC

Uniti de competen cheie: Unitatea 1: Comunicare n limba oficial Unitatea 2: Comunicare n limbi strine Unitatea 3: Competene de baz n matematic, tiin, tehnologie Unitatea 4: Competene informatice Unitatea 5: Competena de a nva Unitatea 6: Competene sociale i civice Unitatea 7: Competene antreprenoriale Unitatea 8: Competena de exprimare cultural Uniti de competen generale Unitatea 1: Aplicarea normelor de sntate i securitate n munc i de prevenire a incendiilor Unitatea 2: Aplicarea normelor de protecie a mediului Uniti de competen specifice Unitatea 1: Elaborarea instrumentelor de lucru Unitatea 2: Coordonarea constituirii i administrrii arhivei Unitatea 3: Stabilirea valorii istorice i practice a documentelor Unitatea 4: Coordonarea activitilor de conservare a arhivei n depozit Unitatea 5: Valorificarea informaiilor din documente Unitatea 6: Arhivarea electronic a documentelor

1. Aplicarea normelor de sntate i securitate n munc i de prevenire a incendiilor (unitate de competen general) Elemente competen de Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Normele de securitate i sntate n munc sunt utilizate innd cont de cerinele legale. 1.2. Normele de securitate i 1. Utilizeaz sntate n munc sunt normele de sntate utilizate prin instructaje i securitate n periodice i prin aplicaii munc specifice practice. domeniului su de 1.3 Normele de securitate i activitate sntate n munc sunt utilizate cu ajutorul experilor consultani externi, contactai de angajator. 2. Utilizeaz 2.1. Normele de prevenire a normele de incendiilor sunt utilizate n prevenire a corelare cu procedurile de incendiilor i de urgen i evacuare. acionare n caz de 2.2. Normele de prevenire a urgen incendiilor sunt utilizate prin instructaje periodice i prin aplicaii practice. 2.3. Normele de prevenire a incendiilor sunt utilizate pentru evitarea unor neconformiti. 3. Implementeaz 3.1. Procedurile de urgen de procedurile de prim ajutor i evacuare n urgen de prim cazuri speciale sunt ajutor i evacuare n implementate conform cazuri speciale planurilor de intervenie. 3.2. Procedurile de urgen de prim ajutor i evacuare n cazuri speciale sunt implementate pentru a se evita agravarea situaiei deja create. 3.3 Procedurile de urgen de prim ajutor i evacuare n cazuri speciale sunt implementate n mod adecvat situaiei intervenite.

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Utilizarea normelor de sntate i securitate n munc se face cu rigurozitate, disciplin, i stpnirea de sine.

Utilizarea normelor de prevenire a incendiilor se face cu vigilen.

Implementarea procedurilor de urgen de prim ajutor i evacuarea se realizeaz prin atitudine calm i responsabilitate.

Contexte: - unitatea se aplic tuturor ocupaiilor din domeniul arhivistic, administraie public i patrimoniu; - activitatea se desfoar la sediul organizaiei, n bibliotec, sala de reuniuni, n birouri sau n depozitul de arhiv; - activitatea se realizeaz avndu-se n vedere coninutul legislaiei de specialitate; - echipamente de protecie: halate, mnui, mti de protecie a cilor respiratorii; - echipament prevenire i stingere incendii: hidrani,stingtoare, extinctoare; - dosar evaluare risc ntocmit de o firm specializat: identificare riscuri, identificare persoane expuse, evaluarea riscurilor, nregistrarea evalurii, control periodic. Gama de variabile: - gradul de dotare cu echipamente i mijloace de lucru i de intervenie; - dotarea cu mijloace de semnalizare a focarelor de incendii utilizate permanent: instalaie semnalizare incendii, panouri (indicatoare, plci), culori de securitate; etichete (pictograme, simbol de culoare pe fond) sau utilizate ocazional: semnale luminoase, acustice, comunicare verbal (pentru atenionare asupra unor evenimente periculoase, chemri sau apeluri adresate persoanelor pentru o aciune specific sau evacuare de urgen) etc.; - riscuri asupra sntii i securitii n munc i prevenirea incendiilor: pericol de lovire pe ci de circulaie, cdere de obiecte n timpul manevrrii, risc de alunecare, alergii la praf i la porii de mucegai, etc.; - modalitile de intervenie: ndeprtarea accidentailor din zona periculoas, degajarea locului pentru eliberarea accidentailor, ndeprtarea generatoarelor de focare de incendii, degajarea locului de obiecte i materiale ce pot ntreine incendiul, oprirea surselor de alimentare electric i gaze, anunarea operativ a persoanelor abilitate; - tipuri de accidente: traumatisme mecanice produse prin cdere, lovire, compresiune, tiere, alunecare, electrocutare, arsuri, infecii, dermatoze, tieturi superficiale; - riscuri specifice activitii: poziia de munc n picioare, aezat pe scaun etc.; - riscuri privind securitatea muncii: cdere, alunecare, mpiedicare, coliziune, lovire; - persoane abilitate: ef ierarhic, coordonatori sntii i securitii n munc i responsabili situaii de urgen i de mediu, medici, pompieri; - servicii abilitate: servicii de ambulan, pompieri, securitate civil, etc.; - situaii de urgen: incendii, cutremure, inundaii. Cunotine: - proceduri interne specifice locului de munc privind sntatea i securitatea n munc i prevenirea incendiilor; - norme de securitate i sntate specifice locului de munc; - norme de prevenire i stingere a incendiilor i acionare n situaii de urgen; - legislaia n vigoare privind sntatea i securitatea n munc i stingerea incendiilor i pentru situaii de urgen; - proceduri interne de protecie a muncii i prevenire a incendiilor specifice locului de munc; - mijloace de avertizare si semnificaia simbolurilor utilizate; - planul de evacuare n caz de incendiu; - recomandri tehnice privind recuperarea i salvarea arhivei n situaii de urgen; - msuri de prim ajutor.

2. Aplicarea normelor de protecie a mediului (unitate de competen general) Elemente competen de Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1 Normele de protecie a mediului sunt utilizate n conformitate cu legislaia i reglementrile legislative. 1.2 Normele de protecie a mediului sunt utilizate prin instructaje efectuate periodic. 1.3 Normele de protecie a mediului sunt utilizate n funcie de specificul spaiului de desfurare a activitii i al operaiunilor efectuate. 2.1. Sursele de poluare a mediului sunt identificate n funcie de mediu. 2.2. Sursele de poluare a mediului sunt identificate innd cont de normele de mediu specifice. 2.3. Sursele de poluare a mediului sunt identificate evitnd apariia unor eventuale neconformiti sesizate de sistem. 3.1. Sursele de poluare a mediului sunt raportate persoanelor abilitate. 3.2. Sursele de poluare a mediului sunt raportate prin mijloacele specifice conform reglementrii interne. 3.3. Sursele de poluare a mediului sunt raportate cu toate detaliile.

1. Utilizeaz normele de protecie a mediului

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Utilizarea normelor de protecie a mediului se face cu rigurozitate.

2. Identific sursele de poluare a mediului

Identificarea surselor de poluare a mediului se face cu vigilen i profesionalism.

3. Raporteaz sursele de poluare a mediului identificate

Raportarea surselor de poluare a mediului se realizeaz cu responsabilitate i tact.

Contexte: - unitatea se aplic tuturor ocupaiilor din domeniile arhivistic, administraie public i patrimoniu; - locul de desfurare a activitilor: n spaiul prestatorului de servicii sau al beneficiarului (n cazul lucrrilor din afara unitii); - circuitul deeurilor i reziduurilor n spaiul prestatorului de servicii sau al beneficiarului; procese de colectare, depozitare i evacuare a deeurilor; - condiii de mediu n raport de spaiul de desfurare a activitii.
7

Gama de variabile: - proceduri de urgen; - deeuri de hrtie sau carton, cu grad de degradare fizic (prezint umiditate, mucegai, praf); - riscuri de poluare a mediului: aer, sol, ap; - aciuni preventive pentru evitarea unor eventuale neconformiti privind circuitul deeurilor: separarea corespunztoare pe tipuri de deeuri (hrtie, metal, lemn, menajer, etc.), ambalarea corespunztoare la aprovizionare, asigurarea condiiilor de depozitare temporar, etc. Cunotine: - noiuni generale de legislaia mediului; - noiuni generale de ecologie; - norme de protecie a mediului; - reglementri privind raportrile cazurilor de poluare a mediului.

1.Elaborarea instrumentelor de lucru (unitate de competen specific)

Elemente competen

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.ntocmete 1.1. Nomenclatorul arhivistic nomenclatorul este ntocmit n conformitate arhivistic cu prevederile legale. 1.2. Nomenclatorul arhivistic este ntocmit cu respectarea structurii organizaionale/ funcionale a instituiei. 1.3 Nomenclatorul arhivistic este ntocmit cu aprecierea corect a valorii documentelor. 1.4. Nomenclatorul arhivistic este ntocmit cu ncadrarea corect a documentelor la termene de pstrare. 2.ntocmete 2.1. Instrumentele de instrumentele de eviden/informare ale eviden/informare arhivei sunt ntocmite astfel ale arhivei nct s permit identificarea cu uurin a documentelor n arhiv; 2.2. Instrumentele de eviden/informare ale arhivei sunt ntocmite prin redarea concis, clar i corect a informaiilor din documente; 2.3. Instrumentele de eviden/informare ale arhivei sunt ntocmite cu aparat critic conform normelor n vigoare ale Academiei Romne i ale Arhivelor Naionale; 2.4. Instrumentele de eviden/informare ale arhivei sunt ntocmite cu redarea n mod corect i obiectiv a contextului de

de

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen ntocmirea nomenclatorului arhivistic se face cu rigurozitate.

ntocmirea instrumentelor de eviden/informare ale arhivei se face cu exigen.

3.ntocmete normative proceduri de lucru

creare a documentelor; 2.5. Instrumentele de eviden/informare ale arhivei sunt ntocmite cu redarea n mod corect a relaiilor existente ntre documente i fonduri. 3.1. Normativele i ntocmirea normativelor i procedurilor i procedurile de lucru sunt de lucru se face cu profesionalism i ntocmite n mod coerent, n rigurozitate. funcie de procesele specifice organizaiei. 3.2. Normativele i procedurile de lucru sunt ntocmite prin descrierea tuturor etapelor unui proces de lucru. 3.3. Normativele i procedurile de lucru sunt ntocmite prin descrierea nivelului calitativ la care trebuie realizate lucrrile. 3.4. Normativele i procedurile de lucru sunt ntocmite prin definirea criteriilor de evaluare a calitii.

Contexte: - activitile se desfoar la sediul organizaiei; - activitile se desfoar n situaii de timp diferite, autonom, pe baza propriilor decizii conforme cu cererea programului sau alturi de o echip complet de lucru; - echipamente: computer, imprimant, materiale birotic. Gama de variabile: - colectarea informaiilor de la structurile organizaiei; - asamblarea informaiilor; - ntocmirea schemei de nomenclator; - ntocmirea nomenclatorului. Cunotine: - regulile de ntocmire a instrumentelor de eviden/informare pentru documentele de arhiv; - tipologia instrumentelor de eviden/informare; - legislaia arhivistic referitoare la ntocmirea nomenclatorului; - proceduri de elaborare a organigramei organizaiilor; - managementul documentelor; - noiuni generale de operare pe calculator.

10

2.Coordonarea constituirii i administrrii arhivei (unitate de competen specific) Elemente competen de Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.Verific modul de 1.1 Modul de nregistrare i nregistrare i circulaie a documentelor este circulaia verificat pentru a se asigura documentelor n dac sistemul este fiabil, cadrul organizaiei nealterat, conform, exhaustiv, sistemic. 1.2. Modul de nregistrare i circulaie a documentelor este verificat spre a se asigura c instrumentele de nregistrare sunt complete. 1.3. Modul de nregistrare i circulaie a documentelor este verificat spre a se asigura c reflect corect circuitul documentelor ntre structurile organizaiei. 2.Verific modul de 2.1. Modul de utilizare a utilizare a nomenclatorului este verificat nomenclatorului n pentru a asigura respectarea cadrul specificaiilor legale. compartimentelor 2.2. Modul de utilizare a organizaiei nomenclatorului este verificat pentru a se asigura c unitile de pstrare sunt corect constituite. 2.3. Modul de utilizare a nomenclatorului este verificat pentru a se vedea dac este corect folosit la nivelul compartimentelor. 3.Ordoneaz arhiva 3.1. Arhiva este ordonat conform criteriilor stabilite n nomenclator. 3.2. Arhiva este ordonat conform criteriilor din planul de lucru. 3.3. Arhiva este ordonat conform genurilor de documente.

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Verificarea modului de nregistrare i a circulaiei documentelor n cadrul organizaiei se face cu atenie i responsabilitate.

Verificarea modului de utilizare a nomenclatorului la compartimente se face cu rigurozitate.

Ordonarea arhivei se face cu meticulozitate i responsabilitate.

11

4.Inventariaz documentele arhiv

4.1. Documentele sunt Inventarierea documentelor se face din inventariate sintetic i corect. cu profesionalism i rigurozitate. 4.2. Documentele sunt inventariate conform criteriilor de inventariere stabilite n planul de lucru. 4.3. Documentele sunt inventariate prin completarea corect a rubricaturii. 5. Asigur transferul 5.1. Documentele sunt Asigurarea transferului documentelor de la transferate la termenele documentelor de la compartimente compartimentele prevzute n nomenclator. la depozit se face cu instituiei la depozit 5.2. Documentele sunt responsabilitate. transferate cu respectarea condiiilor de conservare pe durata transportului. 5.3. Documentele sunt transferate mpreun cu instrumentele de eviden care permit regsirea lor ulterioar n depozit. 6.Administreaz 6.1. Depozitul de arhiv este Administrarea depozitului de arhiv depozitul de arhiv administrat prin aducerea la zi se face cu rigurozitate. a instrumentelor de eviden/informare. 6.2. Depozitul de arhiv este administrat astfel nct s permit regsirea cu uurin a unitilor de pstrare i a fondurilor arhivistice n depozit. 6.3. Depozitul de arhiv este administrat astfel nct s asigure condiiile de pstrare i conservare. Contexte: - unitatea se aplic la toate etapele procesului de prelucrare, tuturor ocupaiilor specifice din domeniul arhivistic, administraie public i patrimoniu; - activitile se desfoar la compartimentele organizaiei i n depozitul de arhiv; - echipament de lucru: calculator, instrumente de eviden/informare; - echipament de depozit: scri, rafturi, cutii de arhiv, halat, mnui, masc de protecie; - mijloace de transport: saci, cutii, containere. Gama de variabile: - etapele prevzute n normativele i procedurile de lucru; - volumul fondului supus prelucrrii; - valoarea istoric, tiinific si practic a documentelor; - schimbarea structurii organizatorice a creatorului de documente.
12

Cunotine: - legislaia arhivistic i noiuni din domeniul tiinelor speciale ale istoriei: heraldic, paleografie, cronologie; - regulile de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor organizaiei ; - administrarea documentelor la depozitul de arhiv; - noiuni generale de management organizaional; - noiuni despre managementul riscurilor; - norme privind transportul arhivei; - noiuni despre caracteristicile cldirilor de arhiv i ale ncperilor de depozitare a documentelor.

13

3.Stabilirea valorii istorice i practice a documentelor (unitate de competen specific) Elemente competen

de Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.Elaboreaz 1.1. Metodologiile sunt metodologii de elaborate n conformitate cu stabilire a valorii tipurile de activiti. istorice i practice a 1.2. Metodologiile sunt documentelor elaborate n funcie de importana genurilor documentelor create de organizaie. 1.3. Metodologiile sunt elaborate respectndu-se legislaia arhivistic. 2.Selectioneaz 2.1. Documentele sunt ntocmirea lucrrilor de selecionare documentele selecionate conform se face cu profesionalism. metodologilor i legislaiei n vigoare. 2.2. Documentele sunt selecionate respectnd termenele din nomenclator. 2.3. Documentele sunt selecionate avnd n vedere unicitatea, vechimea i valoarea acestora. Contexte: - activitile se desfoar la compartimentul de arhiv; - activitile se desfoar n situaii de timp diferite, autonom, independent sau alturi de o echip complet de lucru; - echipament de lucru: calculator, instrumente de eviden/informare; - echipament de depozit: scri, rafturi, cutii de arhiv, halat, mnui, masc de protecie; - mijloace de transport: saci, cutii, containere. Gama de variabile: - volumul documentelor pstrate; - valoarea istoric sau practic a documentelor; - starea de conservare a documentelor; - vechimea documentelor; - unicitatea documentelor. Cunotine: - teoria evalurii documentelor de arhiv; - noiuni generale de istoria instituiilor; - noiuni aprofundate de legislaie arhivistic privind ntocmirea lucrrilor de selecionare; - noiuni generale de sociologia organizaiilor.

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Elaborarea metodologiilor se face cu obiectivitate i responsabilitate.

14

4.Coordonarea activitilor de conservare a arhivei n depozit (unitate de competen specific) Elemente competen de Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.Utilizeaz spaiul 1.1.Utilizarea spaiului de de depozitare depozitare este planificat n mod eficient. 1.2.Utilizarea spaiului de depozitare este planificat raional, astfel nct s se asigure regsirea fondurilor i coleciilor dintr-un depozit. 1.3. Utilizarea spaiului de depozit este planificat astfel nct s se asigure evacuarea cu uurin a arhivei. 2.Monitorizeaz 2.1. Parametrii de mediu din parametrii de mediu depozit se monitorizeaz cu din depozit ajutorul unor grafice corecte i fidele. 2.2. Parametrii de mediu din depozit se monitorizeaz pentru evitarea depirii valorilor normale. 2.3. Parametrii de mediu din depozit se monitorizeaz pentru verificarea funcionrii aparatelor. 3.ntocmete 3.1. Planurile de prevenire se planurile de ntocmesc coerent, logic, cu prevenire a riscurilor anticiparea corect a de degradare/ potenialului de risc. distrugere a arhivei 3.2. Planurile de prevenire se ntocmesc cu respectarea prevederilor legale. 3.3. Planurile de prevenire se ntocmesc respectnd condiiile de ntreinere a depozitelor pentru asigurarea condiiilor optime de pstrare. 4.Coordoneaz 4.1. Copiile de siguran sunt realizarea copiilor de realizate n funcie de starea de siguran de pe conservare a documentelor. documente 4.2. Copiile de siguran sunt

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Planificarea utilizrii spaiului de depozitare se face cu responsabilitate i eficien.

Monitorizarea parametrilor de mediu din depozit se face cu profesionalism.

ntocmirea planurilor de prevenire a riscurilor de degradare/ distrugere a arhivei se face cu rigoare.

Coordonarea realizrii copiilor de siguran se face cu meticulozitate.

15

realizate cu aprecierea corect a importanei documentelor. 4.3.Copiile de siguran sunt realizate respectnd legislaia n vigoare. Contexte: - activitile se desfoar n depozitul de arhiv; - echipamente: barometru, higrometru, detector de fum, instalaii de alarmare n caz de incendiu. Gama de variabile: - volumul documentelor din depozit; - coninutul instrumentelor de eviden a fondurilor i coleciilor arhivistice; - criterii de cutare i regsire a informaiei. Cunotine: - caracteristicile cldirilor de arhiv i ale ncperilor de depozitare a documentelor; - norme tehnice privind desfurarea activitilor arhivistice; - managementul riscurilor.

16

5.Valorificarea informaiilor din documente (unitate de competen specific) Elemente competen de Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.nregistreaz cererile 1.1. Cererile sunt nregistrate n ordinea primirii lor i dup verificarea datelor nscrise. 1.2. Cererile sunt nregistrate innd cont de normele i principiile de conduit n relaiile cu cetenii i instituiile. 1.3. Cererile sunt nregistrate cu menionarea clar a elementelor solicitate. 2.Depisteaz documente 2.1. Documentele sunt din fondurile i depistate prin utilizarea coleciile arhivei corect a instrumentelor de eviden. 2.2. Documentele sunt depistate innd cont de solicitrile cu caracter tiinific din partea beneficiarului. 2.3. Documentele sunt depistate n termenul legal. 3.ntocmete/elibereaz 3.1. Actele specifice sunt acte specifice ntocmite/eliberate n conformitate cu obiectul solicitrii. 3.2. Actele specifice sunt ntocmite/eliberate in conformitate cu informaiile din documente. 3.3. Actele specifice sunt ntocmite/eliberate n termenul prevzut de legislaia n vigoare. 4.Faciliteaz accesul 4.1. Accesul utilizatorilor la utilizatorilor la documente se faciliteaz n documente mod echitabil, nediscriminatoriu prin sala de studiu. 4.2. Accesul utilizatorilor la

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen nregistrarea cererilor se face cu tact i profesionalism.

Depistarea documentelor se face cu meticulozitate.

ntocmirea de adeverine, copii, certificate i extrase se realizeaz cu responsabilitate.

Facilitarea accesului utilizatorilor la documente se face cu tact.

17

documente se faciliteaz cu respectarea prevederilor legale. 4.3. Accesul utilizatorilor la documente se faciliteaz n mod gratuit. 5. Realizeaz lucrri de 5.1. Lucrrile de specialitate Realizarea lucrrilor de specialitate sunt realizate la nivelul de specialitate se face cu creativitate exigen stabilit de ctre i rigoare. editor. 5.2. Lucrrile de specialitate sunt realizate respectnd normele specifice ale Arhivelor Naionale i/sau ale Academiei Romne. 5.3. Lucrrile de specialitate sunt realizate respectnd normativele interne ale instituiei. Contexte: - activitile se desfoar n medii variate culturale, tiinifice, sociale, etc., la sediul organizaiei sau la sediul Arhivelor Naionale, n biblioteci sau muzee; - echipamente: computer, software, imprimant; - baza de date include: inventare, situaii despre fondul de documente sau publicaii, evidena documentelor sau publicaiilor. Gama de variabile: - documentarea i sistematizarea informaiilor; - valoarea istoric, tiinific sau practic a documentelor; - volumul informaiilor; - realizarea planului de redactare, redactarea; - coninutul nomenclatorului arhivistic, inventarului arhivistic, ghidului de fonduri i colecii, ndreptarului arhivistic; - modul de transmitere a informaiilor. Cunotine: - genurile, caracteristicile i modul de ntocmire a instrumentelor de informare tiinific; - procedurile de depistare a documentelor n depozit i de ntocmire a rspunsurilor la solicitrile petenilor; - legislaie arhivistic; - noiuni aprofundate de istorie i istoricul instituiilor, pentru perioadele istorice la care se refer instrumentele de informare elaborate; - prevederile legislaiei n vigoare privind soluionarea petiiilor; - noiuni generale de tehnoredactare computerizat; - paleografii i limbi moderne, n funcie de coninutul documentelor descrise n instrumentele de informare tiinific; - managementul documentelor electronice; - Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu modificrile i completrile ulterioare.
18

6. Arhivarea electronic a documentelor (unitate de competen specific) Elemente competen de Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Bazele de date sunt constituite n conformitate cu specificaiile tehnice din legislaie. 1.2 Bazele de date sunt constituite respectnd metodologiile i procedurile de lucru interne i internaionale. 1.3. Bazele de date sunt constituite cu respectarea parametrilor tehnici i a cerinelor de calitate privind rezultatul afiat n urma cutrii n baza de date. 2.1. Arhiva fizica este analizat pentru a defini clar regulile pentru scanarea documentelor. 2.2. Arhiva fizica este analizat pentru a stabili regulile de indexare, machetele, cuvintele cheie. 2.3. Arhiva fizica este analizat innd cont de cerinele specifice de lucru cu arhiva electronic i de regsire a informaiilor din documente. 3.1. Documentele sunt captate prin scanare, astfel ca imaginea s fie captat clar i scrisul lizibil; 3.2. Documentele sunt captate cu respectarea parametrilor predefinii pentru fiecare format de captur; 3.3 Documentele sunt captate cu respectarea normelor interne. 4.1. Informaiile scanate sau preluate electronic sunt indexate innd cont de machetele de indexare stabilite. 4.2. Informaiile scanate sau preluate electronic sunt indexate cu completarea corect a

1.Constituie baze de date electronice

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Constituirea bazelor de date se face cu eficien.

2. Analizeaz arhiva fizic

Analizarea arhivei fizice se face cu profesionalism i operativitate.

3.Efectueaz captura documentelor

Efectuarea capturii documentului sau publicaiei se face cu atenie.

4.Indexeaz informaia scanat sau preluat electronic

Indexarea informaiilor scanate sau preluate electronic se face cu rigoare.

19

5.Arhiveaz informaiile stocate

cmpurilor. 4.3. Informaiile scanate sau preluate electronic sunt indexate cu respectarea cuvintelor cheie. 5.1. Informaiile stocate sunt Arhivarea informaiilor stocate se arhivate n baza de date face cu pricepere i respectnd cerinele de cutare i profesionalism. regsire a documentelor specificate de creator sau deintor. 5.2. Informaiile stocate sunt arhivate permind accesul on-line sau off-line conform nelegerii cu clientul. 5.3. Informaiile stocate sunt arhivate incluznd toate documentele solicitate de creator. 5.4. Informaiile sunt stocate cu elemente de protecie contra eventualelor incidente sau accesului neautorizat.

Contexte: - spaiul de desfurare a activitii: birou; - echipamente: computer, imprimant, scanner, reea, software specializat. Gama de variabile: - structura de arhivare electronic; - volumul bazei de date; - numr de criterii de cutare i regsire a informaiilor; - valoarea istoric sau tiinific a documentelor sau publicaiilor; - regulile de definire pentru scanarea documentelor fizice sau publicaiilor i de indexare includ machete de indexare i cuvinte cheie; - documentele scanate provin din unitile arhivistice sau fondul de carte sau bunuri bibliofile; - indexarea variaz n funcie de machete, cuvinte cheie sau dup coninut. Cunotine: - noiuni de analiz economic de nivel mediu; - noiuni de informatic aplicat ce includ sisteme de operare tip server, baze de date relaionale, s.a.; - noiuni de informatic aplicat ce includ programe de arhivare electronic; - proceduri interne specifice de lucru; - noiuni de operare cu formate grafice; - noiuni de operare a dispozitivelor de scanare; - noiuni de indexare a informaiilor din documentele sau publicaiile scanate; - proceduri de utilizare a programelor de arhivare.

20

AUTORITATEA NAIONAL PENTRU CALIFICRI CALIFICAREA PROFESIONAL ARHIVIST Cod RNC: Nivel: 4CNC Sector: Administraie i Servicii Publice Versiunea: 00 Data aprobrii: 09.05.2013 Data propus pentru revizuire: 20/11/2016 Echipa de redactare: Coordonator: dr. Alina Pavelescu, (coordonator), director adjunct Arhive Naionale; Dr. Arcadie Bodale, inspector superior, Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale Iai; Dr. Ioana Grigorie, consilier superior, Biroul Arhive Administrative i Culturale Bucureti; Livia Miloescu, ef Biroul Resurse Umane - Arhivele Naionale ale Romniei; Dr. Bogdan Florin Popovici, consilier superior, Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale Braov; Ruxandra Priminescu, ef Biroul Arhive Tehnice i de nregistrare Bucureti; Dr. Mircea Stnescu, consilier superior, Biroul Arhive Contemporane Bucureti; Ctlin Mihai Zarzr, ef Biroul Judeean al Arhivelor Naionale Teleorman; Cornelia Vlain, consilier superior, Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale BistriaNsud.

Verificator sectorial: Stancu Laura Daniela director Direcia Arhiv Central Consiliul Naional de Studiere a Arhivelor Securitii

Comisia de validare: Gabriel Chifu, vicepreedinte Comitetul Sectorial Administraie i Servicii Publice; Georgeta Anghel, consilier superior Arhivele Naionale ale Romniei; Oana Barblat, inspector superior Arhivele Naionale ale Romniei.

21

Denumirea documentului electronic: Q_arhivist_00 Responsabilitatea pentru coninutul acestei calificri profesionale revine Comitetului Sectorial Administraie i Servicii Publice.

22

Titlul calificrii profesionale: Arhivist cod COR 262101

Descriere Calificarea Arhivist este proiectat pentru cei care lucreaz n domeniul colectrii, prelucrrii i punerii n acces public a documentelor create, n decursul activitii lor, de instituiile publice i de organizaiile private. Activitatea arhivistului se desfoar att n depozitul de arhiv, ct i pe teren, n procesul de colectare a documentelor de la compartimentele/structurile/organizaiile creatoare de arhive, precum i prin activitatea de ndrumare i de control asupra modului n care documentele cu valoare practic i istoric sunt gestionate de ctre creatorii lor. Calificarea este destinat persoanelor care desfoar activiti de arhiv, att n Arhivele Naionale, ct i la alte instituii publice i la organizaii cu caracter privat, precum i celor care i dezvolt abiliti n acest sens. Atribuiile arhivistului nu fac obiectul unor reglementri uniforme, fiecare angajator avnd libertatea de a stabili atribuii i responsabiliti, conform domeniului propriu de activitate, avnd ns un cadru comun stabilit prin apartenena la grupa de baz din codul COR. Cerinele pentru ocupaia de arhivist sunt stabilite de fiecare agent economic, avnd n vedere atribuiile generale ale postului, prevzute prin standardul ocupaional i domeniul specific al angajatorului. Motivaie Calificarea de arhivist este solicitat pe piaa muncii, fiecare organizaie, public sau privat avnd obligaia, conform legislaiei n vigoare, de a-i organiza un compartiment de arhiv, administrat de personal specializat. Prin urmare, postul se va regsi n organigramele multor instituii creatoare/deintoare de arhiv, publice sau private. Condiii de acces: Pentru a deveni arhivist, sunt necesare urmtoarele condiii de acces: cunoaterea legislaiei arhivistice, a standardelor arhivistice internaionale, a normelor, instruciunilor i procedurilor de lucru, cunoaterea principiilor de baz ale evalurii i prelucrrii documentelor de arhiv, cunoaterea principiilor de organizare a documentelor n depozitele de arhiv i de realizare a conservrii preventive a acestora, cunotine elementare de management al instituiilor, cunoaterea istoriei instituiilor. Nivelul de studii minim necesar: Absolvent de studii universitare cu diplom de licen n unul din domeniile: limb i literatur, limbi moderne aplicate, istorie, studii culturale. Rute de progres: Prin urmarea unui curs de perfecionare, o persoan poate ajunge arhivist gradul IA. Cerine legislative specifice: Legislaia general care guverneaz relaiile de munc ale funcionarilor: Codul Muncii, Codul de Deontologie; Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea de Guvern nr. 27 din 2002, privind petiiile; Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public;
23

Legislaie european n domeniul arhivistic Rezoluia Consiliului UE din 6 mai 2003 asupra Arhivelor din statele membre (2003/C113/02); Standardele Arhivistice Internaionale elaborate de Consiliul Internaional al Arhivelor.

24

Titlul calificrii profesionale: ARHIVIST Cod RNC: Nivel: 4CNC

Lista competenelor profesionale

Cod

Denumirea competenei profesionale C1.Comunicare n limba oficial; C2.Comunicare n limbi strine; C3.Competene de baz n matematic, tiin i tehnologie; C4.Competene informatice; C5.Competena de a nva; C6.Competene sociale i civice; C7.Competene antreprenoriale; C8.Competena de exprimare cultural. G1. Aplicarea normelor de sntate i securitate n munc i de prevenire a incendiilor G2. Aplicarea normelor de protecie a mediului S1. Elaborarea instrumentelor de lucru S2. Coordonarea constituirii i administrrii arhivei S3. Stabilirea valorii istorice i practice a documentelor S4. Coordonarea activitilor de conservare a arhivei n depozit S5. Valorificarea informaiilor din documente S6. Arhivarea electronic a documentelor

Nivel 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC 4CNC

Credite

25

Competena profesional: Aplicarea normelor de sntate i securitate n munc i prevenire incendiilor Cod: Nivel: 4CNC Credite:

Deprinderi 1. Utilizeaz cu rigurozitate, seriozitate, disciplin i stpnire de sine normele de sntate i securitate n munc, avnd n vedere cerinele legale, prin instructajele periodice i aplicaiile practice, cu ajutorul experilor externi, la sediul organizaiei, n biblioteci, sala de reuniuni, birouri sau depozite de arhiv. 2. Utilizeaz cu preocupare i atenie Normele de prevenire a incendiilor i de acionare n caz de urgen, n corelare cu procedurile de urgen i evacuare, prin instructaje, evitnd apariia unor neconformiti, folosind echipamentul de protecie. 3. Implementeaz cu responsabilitate, atitudine calm i implicare activ conform planurilor de intervenie, proceduri de urgen de prim ajutor i evacuare pentru a se evita agravarea situaiei deja create i n mod adecvat situaiei intervenite, folosind echipamentul de lucru i de intervenie.

Cunotine
- proceduri interne specifice locului de munc privind sntatea i securitatea n munc i prevenirea incendiilor; - norme de securitate i sntate specifice locului de munc; - norme de prevenire i stingere a incendiilor i acionare n situaii de urgen; - legislaia n vigoare privind sntatea i securitatea n munc, stingerea incendiilor i pentru situaii de urgen; - proceduri interne de protecie a muncii i prevenire a incendiilor specifice locului de munc; - mijloace de avertizare i semnificaia simbolurilor utilizate; - planul de evacuare n caz de incendiu; - recomandri tehnice privind recuperarea i salvarea arhivei n situaii de urgen; - msuri de prim ajutor; - modaliti de intervenie; - servicii abilitate: serviciul de ambulan, pompieri, securitate civil; - dotarea cu echipamente i mijloace de lucru i intervenie; - riscuri asupra sntii i securitii n munc; - tipuri de accidente; - situaii de urgen.

Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind cerinele de la locul de activitate; simulare. test scris; ntrebri orale. portofoliu

26

Competena profesional: Aplicarea normelor de protecie a mediului Cod: Nivel: 4CNC Credite:

Deprinderi

Cunotine

1. Utilizeaz cu atenie i rigurozitate - noiuni generale de legislaia mediului; normele de protecie a mediului, n - noiuni generale de ecologie; conformitate cu legislaia i - norme de protecie a mediului; reglementrile legislative, prin - reglementri privind raportrile cazurilor instructaje efectuate periodic, n de poluare a mediului; funcie de specificul spaiului de - proceduri de urgen; desfurare a activitii i al - aciuni preventive pentru evitarea unor operaiunilor efectuate. eventuale neconformiti privind circuitul 2. Identific cu vigilen i profesionalism deeurilor; sursele de poluare n funcie de mediu, - riscuri de poluare a mediului: aer, sol, innd cont de normele de mediu ap. specifice, evitnd apariia unor eventuale neconformiti sesizate de sistem la locul de desfurare a activitilor. 3. Raporteaz cu responsabilitate i tact, sursele de poluare, persoanelor abilitate, prin mijloacele specifice, conform reglementrii interne, cu toate detaliile, potrivit procedurilor de urgen. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind cerinele de la locul de activitate; simulare. test scris; ntrebri orale. portofoliu

27

Competena profesional: Elaborarea instrumentelor de lucru Cod: Nivel: 4CNC Credite:

Deprinderi

Cunotine

1. ntocmete cu responsabilitate i - regulile de ntocmire a instrumentelor de rigurozitate, i cu respectarea legislaiei n eviden/informare pentru documentele de arhiv; vigoare, nomenclatorul arhivistic, respectnd - tipologia instrumentelor de eviden/informare; structura organizaional/funcional a - legislaia arhivistic referitoare la ntocmirea organizaiei, cu aprecierea corect a valorii documentelor i cu ncadrarea corect a nomenclatorului; - proceduri de elaborare a organigramei documentelor la termenele de pstrare. 2. ntocmete cu exigen instrumentele de organizaiilor; eviden/informare ale arhivei, prin redarea - noiuni de secretariat i circulaie a concis, clar i corect a informaiilor din documentelor; documente, astfel nct documentele s poat fi - managementul documentelor; identificate cu uurin, respectnd normele n - noiuni generale de operare pe calculator; vigoare la ntocmirea aparatului critic, rednd corect i obiectiv contextul de creare a - reguli privind ntocmirea nomenclatorului; documentelor i relaiile existente ntre - ntocmirea schemei nomenclatorului; - colectarea i asamblarea informaiilor. documente i fond. 3. ntocmete cu profesionalism i rigurozitate proceduri de lucru coerente, n funcie de specificul organizaiei, descriind etapele fiecrui proces de lucru i nivelul calitativ la care trebuie realizate lucrrile i cu definirea criteriilor de evaluare a calitii n conformitate cu legislaia n vigoare. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind cerinele de la locul de activitate; simulare; rapoarte de calitate asupra procesului realizat de ctre candidai din partea colaboratorilor/ superiorilor ierarhici / forului tutelar. test scris; ntrebri orale.

portofoliu; proiect.

28

Competena profesional: Coordonarea constituirii i administrrii arhivei. Cod: Nivel: 4CNC Credite: Deprinderi 1. Verific cu atenie i responsabilitate modul de nregistrare i circulaia documentelor n cadrul organizaiei, pentru a se asigura c sistemul de nregistrare este fiabil, nealterat, conform i sistematic, c instrumentele de eviden a circulaiei documentelor sunt complete, c reflect corect circuitul documentelor ntre structurile organizaiei. 2. Verific cu rigurozitate modul de utilizare a nomenclatorului la compartimentele organizaiei, modul n care se respect specificaiile legale din nomenclatorul arhivistic, modul de constituire a documentelor n uniti de pstrare. 3. Ordoneaz cu meticulozitate i responsabilitate arhiva preluat de la compartimente, conform criteriilor stabilite n nomenclator, la termenele de pstrare prevzute, pe genuri de document, la compartimentele organizaiei i n depozitul de arhiv . 4. Inventariaz sintetic i corect, cu profesionalism i rigurozitate documentele din arhiv, urmrind regsirea cu uurin a informaiilor i prin completarea corect a rubricaturii, innd cont de valoarea istoric sau practic a documentelor. 5. Asigur cu responsabilitate transferul documentelor de la compartimentele instituiei la depozit, la termenele prevzute n nomenclator, mpreun cu instrumentele de eviden care permit regsirea lor ulterioar, i respectarea condiiilor de conservare a documentelor pe durata transportului, folosind mijloace i echipamente de transport. 6. Administreaz cu rigurozitate depozitul de arhiv, prin aducerea la zi a instrumentelor de eviden/informare, astfel nct s permit regsirea cu uurin a documentelor i fondurilor arhivistice n depozit i s asigure Cunotine - regulile de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor organizaiei; - administrarea documentelor la depozitul de arhiv; - noiuni generale de management organizaional; - noiuni de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor; - instruciuni privind arhivarea documentelor; - reguli privind structura organizatoric a instituiei; - legislaie arhivistic; - noiuni din domeniul tiinelor speciale ale istoriei: heraldic, paleografie, cronologie; - norme si proceduri de transport a arhivei; - noiuni despre managementul riscurilor; - norme despre caracteristicile cldirilor de arhiv i ale ncperilor de depozitare a documentelor; - etapele prevzute n normative i proceduri de lucru; - volumul fondului supus prelucrrii; - schimbarea structurii organizatorice a creatorului de documente; - valoarea istoric, tiinific i practic a documentelor.

29

conservarea i pstrarea documentelor n condiii optime. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind cerinele de la locul de activitate; rapoarte de calitate asupra procesului realizat de ctre candidai din partea colaboratorilor/ superiorilor ierarhici / forului tutelar. test scris; ntrebri orale.

portofoliu.

30

Competena profesional: Stabilirea valorii istorice i practice a documentelor Cod: Nivel: 4CNC Credite:

Deprinderi

Cunotine

1. Elaboreaz cu obiectivitate i - teoria evalurii documentelor de arhiv; responsabilitate metodologii de stabilire a - noiuni generale de istoria instituiilor; valorii istorice i practice a documentelor, n - noiuni aprofundate de legislaie arhivistic conformitate cu tipurile de activiti i cu privind ntocmirea lucrrilor de selecionare; importana documentelor create de organizaie, cu respectarea legislaiei n vigoare, - noiuni generale de sociologia organizaiilor; independent sau alturi de o echip complet - reguli pentru stabilirea valorii istorice si practice a documentelor, vechimii i unicitii de lucru. 2. ntocmete cu profesionalism lucrrile de acestora i a strii de conservare; selecionare a documentelor, conform metodologiilor i legislaiei n vigoare, respectnd termenele prevzute n nomenclator i lund n considerare vechimea, unicitatea i valoarea documentelor. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine simulare; rapoarte de calitate asupra procesului realizat de ctre candidai din partea colaboratorilor/ superiorilor ierarhici / forului tutelar. test scris; ntrebri orale.

portofoliu; proiect.

31

Competena profesional: Coordonarea activitilor de conservare a arhivei n depozit Cod: Nivel: 4CNC Credite: Deprinderi Cunotine

1. Planific cu responsabilitate utilizarea - caracteristicile cldirilor de arhiv i ale spaiului de depozitare din depozitul de arhiv, ncperilor de depozitare a documentelor; astfel nct s asigure regsirea fondurilor i - norme tehnice privind desfurarea activitilor coleciilor n depozit i evacuarea cu uurin a arhivistice; arhivei. 2. Monitorizeaz cu rigurozitate i - managementul riscurilor; profesionalism parametrii de mediu din - cunoaterea instrumentelor de eviden a depozit, ntocmind grafice corecte, fidele, care fondurilor i coleciilor arhivistice; permit anticiparea potenialului de risc, - criterii de cutare i regsire a informaiei; urmrind respectarea normativelor, care permit - volumul documentelor din depozit. evitarea depirii valorilor normale i verificarea funcionrii instalaiilor, folosind echipamente de lucru specifice. 3. ntocmete coerent, logic, cu rigurozitate, cu anticiparea corect a potenialului de risc, cu respectarea prevederilor legale i cu asigurarea condiiilor optime de pstrare a documentelor, planurile de prevenire a riscurilor de degradare/distrugere a arhivei, independent sau mpreun cu echipa de lucru a depozitului de arhiv. 4. Coordoneaz procesele de realizare a copiilor de siguran de pe documente, cu meticulozitate, cu aprecierea corect a importanei documentelor i a strii lor de conservare, n funcie de volumul documentelor, cu respectarea legislaiei n vigoare. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind cerinele de la locul de activitate; rapoarte de calitate asupra procesului realizat de ctre candidai din partea colaboratorilor/ superiorilor ierarhici / forului tutelar. test scris; ntrebri orale.

portofoliu;

32

Competena profesional: Valorificarea informaiilor din documente Cod: Nivel: 4CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. nregistreaz cu tact i profesionalism cererile, n ordinea primirii lor i dup verificarea datelor nscrise, innd cont de normele i principiile de conduit n relaiile cu cetenii i instituiile i cu menionarea clar a elementelor solicitate. 2. Depisteaz cu meticulozitate i profesionalism, la sediul organizaiei, documente din fondurile i coleciile arhivei, utiliznd corect instrumentele de eviden/informare, innd cont de solicitrile cu caracter tiinific din partea beneficiarului i la termenul legal, folosind baza de date, care include inventare i situaii despre fonduri. 3. ntocmete cu responsabilitate i meticulozitate acte specifice de pe documente, n conformitate cu obiectul solicitrii i cu informaiile din documente, n termenul prevzut de legislaia n vigoare. 4. Faciliteaz cu tact, n mod echitabil, nediscriminatoriu i n mod gratuit accesul utilizatorilor la documente, la sediul organizaiei, prin sala de studiu, cu respectarea prevederilor legale, innd cont de valoarea istoric, tiinific sau practic a documentelor. 5. Realizeaz cu rigurozitate lucrri de specialitate la nivelul de exigen stabilit de ctre editor, de normele specifice ale Academiei Romne i/ sau ale Arhivelor Naionale i normativele interne. - norme privind genurile, caracteristicile i modul de ntocmire a instrumentelor de informare tiinific; - procedurile de depistare a documentelor n depozit i de ntocmire a rspunsurilor la solicitrile petenilor; - legislaie arhivistic; - noiuni aprofundate de istorie i istoricul instituiilor, pentru perioadele istorice la care se refer instrumentele de informare elaborate; - prevederile legislaiei n vigoare privind soluionarea petiiilor; noiuni generale de tehnoredactare computerizat; - paleografii i limbi moderne, n funcie de coninutul documentelor descrise n instrumentele de informare tiinific; - managementul documentelor electronice; - Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu modificrile i completrile ulterioare; - noiuni privind realizarea planului de redactare; - documentarea i sistematizarea informaiei; - modul de transmitere a informaiei. - valoarea istoric, tiinific sau practic a documentelor;

Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris; cerinele de la locul de activitate; ntrebri orale. simulare; rapoarte de calitate asupra procesului realizat de ctre candidai din partea colaboratorilor/ superiorilor ierarhici / forului tutelar. portofoliu;
33

proiect.

34

Competena profesional: Arhivarea electronic a documentelor Cod: Nivel: 4CNC Credite: Deprinderi Cunotine

1.Constituie cu eficien bazele de date, n - noiuni de analiz economic de nivel mediu; conformitate cu specificaiile tehnice din -noiuni de informatic aplicat pentru legislaie, metodologii i procedurii de lucru administrare, ce includ sisteme de operare tip interne i internaionale i cu respectarea server, baze de date relaionale, s.a.; parametrilor tehnici i a cerinelor de calitate - noiuni de informatic aplicat includ programe privind rezultatul afiat n urma cutrii n de arhivare electronic; baza de date; - proceduri interne specifice de lucru; 2. Analizeaz cu profesionalism i operativitate - noiuni de operare cu formate grafice; arhiva fizic, pentru a defini clar regulile pentru - noiuni de operare a dispozitivelor de scanare; scanarea documentelor sau publicaiilor, regulile - noiuni de indexare a informaiilor din de indexare, machetele i cuvintele cheie, innd documentele sau publicaiile scanate; cont de cerinele specifice de lucru cu arhiva - proceduri de utilizare a programelor de electronic i de regsire a informaiilor din arhivare; documente. - reguli privind stabilirea valorii practice sau 3. Efectueaz cu atenie i operativitate captura istorice a documentelor; documentelor sau publicaiilor, prin scanare, cu - structura de arhivare electronic; condiia ca imaginea captat sa fie clar i scrisul - volumul bazei de date; lizibil, cu respectarea parametrilor predefinii - criterii de cutare i regsire a informaiei. pentru fiecare format n parte, cu respectarea normelor interne. 4. Indexeaz cu rigurozitate informaia scanat sau preluat electronic, innd cont de machetele stabilite, cu completarea corect a cmpurilor i respectarea cuvintelor cheie. 5. Arhiveaz cu pricepere informaiile stocate n baza de date, respectnd cerinele de cutare i regsire a documentelor sau publicaiilor specificate de creator sau deintor, permind accesul on-line sau off-line conform nelegerii cu clientul, cu includerea tuturor documentelor solicitate de creator, asigurndu-se elementele de protecie contra eventualelor incidente sau accesului neautorizat. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris; cerinele la locul de activitate; ntrebri orale. demonstraii practice de folosire a softului specializat; simulare. portofoliu; proiect.
35

36