III.1.f.

Atribuţiile comisiilor de selecţionare centrale şi locale

Selecţionarea este operaţiunea arhivistică de stabilire a valorii documentar-istorice sau

practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării permanente a
celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea celor lipsite de importanţă.

Potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 16 din 1996 cu modificările şi completările

ulterioare, fiecare creator şi deţinător de documente trebuie să-şi întocmească pentru
documentele proprii un nomenclator arhivistic. Cele întocmite de creatori la nivel central se
aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori de către serviciile judeţene
ale Arhivelor Naţionale. Potrivit articolului 10 din legea amintită, în cadrul Arhivelor
Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a documentelor, care coordonează
activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar
în cadrul serviciilor judeţene a Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie de
selecţionare a documentelor care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor
întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.

Modul de organizare şi atribuţiile acestor comisii sunt stabilite prin norme privind
activitatea arhivistică, aprobate de către directorul Arhivelor Naţionale.

Astfel că articolul 2 din Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea comisiilor

de selecţionare din cadrul Arhivelor Naţionale precizează existenţa următoarelor comisii de
selecţionare:

1. comisia centrală de selecţionare din cadrul Arhivelor Naţionale (alcătuită din 7

membri şi 2 supleanţi, care sunt numiţi dintre şefii de serviciu şi inspectorii de
specialitate);
2. comisia de selecţionare din cadrul Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice Centrale
(formată din 5 membri şi 2 supleanţi, numiţi dintre inspectori şi referenţii de
specialitate);
3. câte o comisie de selecţionare în cadrul fiecărui serviciu judeţean al Arhivelor
Naţionale(formată din 3-5 membri, numiţi dintre inspectorii şi referenţii de specialitate
ai serviciului).

Comisiile de selecţionare sunt numite, după caz, prin ordinul directorului Arhivelor
Naţionale ori al şefului Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice Centrale sau al şefilor
1
serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. În ordinul de numire a comisiei se nominalizează
preşedintele, membrii şi secretarul acesteia.

Atribuţiile Comisiei centrale de selecţionare:

1. verifică şi avizează nomenclatoarele dosarelor întocmite de organele centrale sau le

restituie pentru refacere organelor care le-au întocmit;
2. verifică şi avizează lucrările de selecţionare a fondurilor arhivistice create şi deţinute
de organele centrale sau restituie lucrările necorespunzătoare pentru refacere;
3. verifică şi avizează lucrările de selecţionare întocmite de Serviciul Arhivelor Naţionale
Istorice Centrale şi de serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru documentele
aflate în depozitele proprii;
4. verifică şi avizează lucrările de selecţionare a documentelor create de Arhivelor
Naţionale;
5. propune spre aprobare directorului general al Arhivelor Naţionale nomenclatoarele
dosarelor şi lucrările de selecţionare verificate şi avizate;
6. propune directorului general al Arhivelor Naţionale, spre restituire în vederea refacerii,
nomenclatoarele şi lucrările de selecţionare necorespunzător întocmite;
7. studiază activitatea de selecţionare a fondurilor şi colecţiilor arhivistice şi propune
directorului general al Arhivelor Naţionale măsuri de perfecţionare a acestei activităţi.

Atribuţiile Comisiei de selecţionare din cadrul Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice

Centrale:

1. verifică lucrările de selecţionare a fondurilor şi colecţiilor arhivistice din

depozitele serviciului;
2. propune spre aprobare şefului serviciului procesele verbale de selecţionare sau,
după caz, restituie pentru refacere lucrările necorespunzătoare inspectorilor sau
referenţilor de specialitate care le-au întocmit; în cazul aprobării lucrărilor de
selecţionare acestea sunt înaintate spre verificare şi aprobare Comisiei centrale
de selecţionare.

Atribuţiile Comisiilor de selecţionare ale serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale:

2
 1. verifică şi avizează nomenclatoarele dosarelor întocmite de creatorii din raza
de competenţă a serviciului sau propun restituirea celor necorespunzător
întocmite;
2. verifică şi înaintează Comisiei centrale de selecţionare, spre aprobare, lucrările
de selecţionare a fondurilor şi colecţiilor arhivistice din depozitele proprii;
3. verifică şi avizează lucrările de selecţionare ale creatorilor şi deţinătorilor de
arhivă din raza lor de activitate sau propun restituirea celor necorespunzător
întocmite;
4. supun spre aprobare şefilor serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale
nomenclatoarele şi lucrările de selecţionare verificate şi avizate;
5. propun şefilor serviciilor judeţene restituirea, în vederea refacerii, a
nomenclatoarelor şi lucrărilor de selecţionare necorespunzător întocmite;
6. întocmesc lucrările de selecţionare a documentelor create de serviciile judeţene
ale Arhivelor Naţionale.

Comisiile de selecţionare pot propune mărirea termenelor de păstrare stabilite în

nomenclatoarele supuse aprobării lor, atunci când e cazul, de la un termen temporar la unul
”permanent” în cazul categoriilor de documente cu valoare istorico-documentară, ori
reducerea termenelor de la ”permanent” la ”temporar”, în cazul celor greşit încadrate. De
asemenea, comisiile pot propune mărirea sau reducerea termenelor de păstrare temporare.

După verificarea lucrărilor de selecţionare ce le-au fost repartizare spre rezolvare,

inspectorii sau referenţii de specialitate întocmesc câte un referat pentru fiecare lucrare, care
cuprinde concluziile şi propunerile lor.

Comisiile de selecţionare a documentelor iau în discuţie, pe baza referatelor de

verificare, lucrările primite după care hotărăsc aprobarea ori restituirea lor spre refacere.

Potrivit articolului 16 din Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea comisiilor

de selecţionare din cadrul Arhivelor Naţionale, comisia de selecţionare se convoacă de către
preşedinte, ori de câte ori este nevoie, şi îşi desfăşoară lucrările în prezenţa a cel puţin 2/3 din
membrii săi.

Lucrările comisiei de selecţionare soluţionate în cadrul unei şedinţe se consemnează

într-un proces-verbal, în care se menţionează opiniile membrilor comisiei cu privire la fiecare
nomenclator sau lucrare de selecţionare şi se semnează de către toţi membrii participanţi la
şedinţă.

Evidenţa tuturor nomenclatoarelor arhivistice şi a lucrărilor de selecţionare se ţine într-

un Registru de evidenţă a lucrărilor de selecţionare, în care se înscriu următoarele elemente:

3
 1. numărul curent (se va numerota cu numărul 1, începând cu fiecare an);

2. data înregistrării (anul, luna, ziua);

3. denumirea unităţii care înaintează lucrarea;

4. localitatea

5. lucrarea propusă (nomenclator, proces-verbal de selecţionare); în cazul

procesului-verbal de selecţionare se va menţine denumirea fondului supus
selecţionării;

6. anii extremi;

7. numărul procesului-verbal de selecţionare;

8. referentul;

9. numărul şi data procesului-verbal al Comisiei de Selecţionare a Arhivelor

Naţionale;

10. hotărârea comisiei;

11. data comunicării către unitatea emitentă;

12. observaţii.

Inventarele documentelor ce se elimină, cele ale documentelor care se păstrează

permanent, procesul verbal al comisiei de selecţionare şi referatul arhivistului care a efectuat
selecţionarea alcătuiesc lucrarea de selecţionare.

Lucrările de selecţionare a fondurilor din depozitele Arhivelor Naţionale se păstrează

la dosarul fondului existent la deţinător, iar cele de la organele centrale şi locale la dosarele
acestora, aflate, după caz, la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene.

Realizat de: Valentina Dajbog