V.1.

ISAD(G) standardul de descriere arhivistic

Denumirea generalizat provine din englez prin ntrebuinarea iniialelor de la denumirea

desfurat International Standard Archival Description-General. Standardul reprezint o agregare de
mai multe standarde despriptive care are la baz o serie de principii profesionale. Este o norm
internaional care se bucur de o larg ntrebuinare i poate fi implementat ndeosebi apelnd la
infrastructura IT pentru realizarea descrierii arhivistice.

O prim versiune oficial a acestuia publicat de ctre Consiliul Naional al Arhivelor dateaz din
1994, iar ultima revizuire a fost pregtit n 1999 n vederea prezentrii n cadrul Congresului Naional al
Arhivelor de la Sevilia din 2000. n prefaa standardului este prevzut revizuirea ns ensul mbuntirii
daca este cazul a coninutului cu o replicitate de 5 ani. Scopul declarat al standardului este facilitarea
difuzrii informaiilor privind coninutul fondurilor arhivistice ctre utilizatori, fie c este vorba despre
cei care lucreaz n arhive, fie de ctre cercettori prin intermediul descrierilor omogene, a fielor de
autoritate i a acordurilor privind formatele de schimb.

Standardul are la baz trei principii i anume:

1. Validitatea conceptului de fond arhivistic i prin urmare n mod implicit aplicarea principiului
respectului fa de fond

2. Corespondena ntre nivelele de clasare(ordonare) i nivelele de descriere

3. Legtura ierarhic ntre descrierea unui nivel si a altuia

n anexa nr.1 din standard se gsete un model ierarhic al nivelelor de ordonare pentru un fond i
prile sale structurale, astfel exist nivele de desriere cu diferite grade de detaliere potrivit fiecrui
nivel de ordonare. Fondul reprezint cel mai larg nivel de descriere, n vreme ce prile structurale
formeaz nivelele inferioare a cror descriere poate fi nteleas doar dac este vzut n contextul
descrierii n ntregime a fondului. Astfel poate exista o descriere la nivel de fond, una la nivel de serie,
una la nivel de dosar i una la nivel de pies.

Sub aspect strict compoziional ISAD(G)-ul conine 26 de elemente descriptive a cror combinare
permite descrierea oricrei entiti arhivistice. Elementele sunt repartizate pe 7 zone i anume
identificare, context, coninut, condiii de acces, surse complementare, note i controlul descrierii. Este
de subliniat faptul c cele 26 de elemente descriptive pot fi folosite n totalitate, ns doar 6 sunt
obligatorii oricrei descrieri i acestea sunt: cota/nr.unic de identificare, titlul/denumirea unitii de
descriere/a fondului, a prii structurale/respectiv a unitii arhivistice, denumirea creatorului,
data/datele extreme, cantitatea/mrimea unitii de descriere, nivelul de descriere.

Fiecare dintre elementele menionate trebuie descrise potrivit viziunii standardului prin raportare la
alte standarde anterioare privitoare la terminologie, la modul de redare, al rii sau instituiei
deintoare. Ce nu are n vedere standardul ISAD(G) sunt aspecte ce in de gestiunea material, de
indexare sau reguli de scriere, vocabular sau descrieri materiale speciale, n aceast categorie fiind
inserate sigiliile, hrile, nregistrrile audio..
 n vederea armonizrii practicilor descriptive naionale cu elementele de descriere proprii ISAD(G)-
ului(preluate de o bun parte a comunitii profesionale internaionale) n anul 2010 Arhivele Naionale
au iniiat un proiect care vizeaz realizarea unui Repertoire al fondurilor si coleciilor deinute de
Arhivele Naionale, termenul final de realizare fiind proiectat pentru anul 2013. n mod concret se avea
n vedere realizarea unei baze de date care s conin fie de descriere la nivel de fond, aa nct
rezultatul s fie pus la dispoziia cercettorilor prin intermediul slilor de studiu, att n format
electronic ct i clasic. Ca i aplicaie informatic s-a ntrebuinat Microsoft Acces urmnd ca n
perspectiv s fie realizate i alte instrumente pronind de la experiena acumulat, ntre acestea
meninndu-se un reper doar al coleciilor de documente.

Optica general care a stat la baza proiectului a fost realizarea unor fie de descriere n format
unitar i care s conin urmtoarele elemente obligatorii:

1. Denumire fond sau colecie

2. Unitate de descriere(dac este vorba de fond, fond personal, fond familial, coelcie, etc)

3. Denumire creator cu precizarea c n acest caz trebuie indicate i denumirile succesive ale
creatorului n ordine cronologic

4. Datele extreme

5. Cantitatea n m.l. i u.a. aplicaia permind diferenierea n cmpuri diferite, aa nct s se

poat reliefa nivelul de prelucrare a fondului

6. Forme de pstrare, aici trebuie precizate doar prin enumerare formele specifice precum
dosare, foi volante, brouri, fotografii, planuri, hri, matrice sigilare, benzi magnetice etc.

7. Istoric administrativ sau not biografic n cazul fondului personal, seciune n care trebuiesc
semnificate seciunile care se refer la originea, evoluia i funcia instituiei creatoare

8. Informaii coninute de documente, aici exist prevederea respectrii conciziei n sensul

redrii cu acuratee a obiectului i coninutului general al documentelor

9. Pri structurale cu indicarea acestora i anii extremi specifici fiecreia

10. Nivel de prelucrare cu precizarea faptului ca se indic stadiul existent din acest punct de
vedere valabil n momentul inserrii datelor dup sistemul: neinventariat/parial
inventariat/inventariat

11. Instrumente de informare i cercetare unde sunt indicate numerele de inventar ale fondului
precum si datele extreme ale documentelor cuprinse n fiecare inventar

12. Deintor- este precizat adresa, e-mail, numar de telefon i fax ale structurii Arhivelor
Naionale deintoare, a fondurilor i coleciilor descrise
13. Condiii de acces-se specific acolo unde este cazul baza legal sau reglementrile care au
consecine asupra accesului n cazul unor u.a. din cadrul fondului i de asemenea trebuie
precizate eventualele restricii derivate din starea precar de conservare sau din clauze
impuse de respectarea dreptului de autor, de donator,etc.

14. Limba i paleografia documentelor unde exist necesitatea conservrii limbilor i

paleografiilor aferente pentru situaia n care documentele sunt redactate n alte limbi dect
limba roman