Isad (G)

STANDARDUL INTERNAIONAL
PENTRU DESCRIEREA MATERIALELOR DE ARHIV (ISADG)

Arhivele, ca pstrtoare ale documentelor create de administraie sau alte instituii, au fost
permanent influenate de evoluiile societii. Nu este aadar o surpriz c i domeniul arhivisticii
este influenat de noile realiti ale societii postmoderne, n special n aspectele direct legate de
revoluia informatic.
Exigenele societii actuale i-au obligat pe arhiviti la o serie de reevaluri conceptuale,
menite s asigure integrarea arhivisticii ntr-un cadru mai larg i s asigure compatibilizarea
terminologiei i scopurilor cu cele ale utilizatorilor contemporani. Din acest punct de vedere,
arhivistica ncepe tot mai mult s nu mai fie privit doar ca o disciplin auxiliar a istoriei, ci,
alturi de biblioteconomie, s fac parte din spectrul mai larg al tiinelor informaiei.

Elaborarea unui standardul internaional pentru descrierea materialelor de arhiv practic
o replic arhivistic la existena ISBD a fost o preocupare a Congresul Internaional al Arhivelor
de mult vreme. S-a considerat ns c diferenele specifice materialelor arhivistice din diferite ri
sunt mult prea mar pentru a putea fi elaborate norme generale. Dar, cu toat prudena necesar
(standardul nu a primit un numr ISO i are caracter de recomandare), din 1996, Comisia ad-hoc
pentru ntocmirea normelor de descriere arhivistic a devenit un comitet permanent la CIA. Aceast
comisie a primit ca sarcin principal revizuirea primei variante a standardului, prezentat la Ottawa
n 1994. Pornit, dup datele pe care le deinem, de la normele canadiene de descriere arhivistic
(RAD), prima versiune a fost naintat comunitii arhivistice intenionale pentru a veni cu
propuneri i comentarii n vederea revizuirii. Varianta a doua a fost declarata standard internaional
general (cu caracter de recomandare) la congresul de la Sevilla, din 2000.

d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
Prezentele norme, se spune n prefaa materialuluiF
1
F, reprezint linii directoare pentru
descrierea arhivistic. Ele pot fi utilizate fie n relaie cu normele arhivistice existente, fie ca punct
de plecare n elaborarea unor norme naionale. Obiectul descrierii arhivistice este acela de a
identific i explica contextul i coninutul documentelor de arhiv, n vederea facilitrii accesului
utilizatorilor la acestea. Acest obiectiv poate fi este realizat prin redactarea unor reprezentri precise
i pertinente (metadate), organizare n conformitate cu modele prestabilite. Descrierea
documentelor dup aceste norme poate fi realizat din momentul formrii arhivelor istorice (sau
chiar nainte, n perioada arhivelor curente) i poate dura pe tot parcursule existenei acestor arhive.
Aceast procedur permite punerea n practic a controlului intelectual necesar pentru a asigura
permanent unei descrieri fidele, inteligibil i utilizabil.

Metadatele sunt nregistrate n fiecare etap de existen a documentelor de arhiv (adic
crearea, selecionarea, transferul ctre Arhivele istorice, pstrarea i arhivarea permanent), att
timp ct documentul trebuie s fie pe de o parte, pstrat i controlat de o manier sigur i pe de alt
parte, la momentul cuvenit, accesibilizat pentru oricine are drept de acces. Chiar dac regulile care
constituie prezentul standard sunt mai nti concepute pentru descrierea arhivelor destinate pstrrii
permanente, ele pot fi aplicate i etapelor anterioare. Aceasta cu att mai mult cu ct descrierea
arhivistic, ntr-un sens larg, nregistreaz fiecare element de informaie, indiferent de etapa n
cursul creia acel element a fost identificat sau stabilit. n fiecare etap, informaia despre
documente rmne dinamic i poate fi subiectul unor modificri, cu scopul de a asigura o
cunoatere mai precise a coninutului sau a contextului crerii sale.
Aceste norme cuprind reguli generale pentru descrierea arhivistic care pot fi aplicate
independente de forma sau tipul suportului material al documentului. Regulile precizate n aceste
norme nu furnizeaz instruciuni asupra descrierii documentelor unor tipuri particulare de
documente (sigilii, nregistrri sonore, planuri), deoarece exist manuale care precizeaz regulile de
descriere pentru aceste documente. Aceste norme pot fi utilizare n combinaie cu aceste manuale,
cu scopul de a permite o descriere potrivit a acestor categorii de documente specifice.
Prezentarea regulilor generale pentru descrierea arhivistic face parte dintr-un proces care
are ca obiective:

a). s asigure redactarea unei descrieri compatibile, adecvate i explicite.

1
Textul care urmeaz reprezint traducerea prelucrat a introducerii i apoi a textului ISAD G. Nu am mai separat prin
ghilimele textul original al prefeei de interveniile noastre (acestea din urm, fiind, de altfel, minime). Nu am intervenit
deloc n traducerea textului propriu-zis al standardului.
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
b). s faciliteze cercetarea i schimbul de informaii ntre Arhive.
c). s permit utilizarea de date despre autoriti comune.
d. s fac posibil integrarea descrierilor provenind din diverse locaii de pstrare ntr-un sistem de informaii
unificat, la scar internaional.

Aceste reguli ncearc s i ating scopul prin identificarea i definirea unui numr de 26 de
elemente de descriere, care pot fi combinate ntre ele pentru a forma descrierea unei entiti
arhivistice. Structura i coninutul informaiei din fiecare dintre aceste elemente poate fi formulat
n concordan cu regulile naionale aplicabile. n standard este vorba despre reguli generale, care
sunt concepute pentru a se aplica tuturor descrierilor de documente de arhiv, indiferent de natura i
importana unitii de descriere. Totui, ISAD G nu definete forma de editare, nici mijloacele
folosite pentru prezentarea acestor elemente, ca de exemplu n diferitele tipuri de instrumente de
cercetare, ca inventare, repertoare, cataloage etc. De asemenea, se consider c regulile utilizate
pentru descrierea unui fond i elementele sale componente se pot aplica n egal msur i n
descrierea unei colecii.
Standardul de descriere arhivistic se bazeaz pe principii teoretice universal acceptate. De
exemplu, principiul c descrierea arhivistic pornete de la general la particular este consecina
practic a principiului respectului fa de fond i creatorul acestuia. Acest principiu trebuie aplicat
ntr-un Serviciu de arhiv independent de folosirea unui sistem informaional (manual sau
informatizat), fiind de la sine neles c principiile de descriere sunt independente de natura
instrumentelor de cercetare.
n anexa 1 se afl modelul ierarhic al prilor componente ale unui fond. Exist niveluri de descriere
cu grade diferite de detaliere, corespunztoare fiecrui nivel al ierarhiei. De pild un fond poate fi
descris n totalitatea sa ntr-o descriere simpl sau prezentat n totalitatea sa i n diferitele sale pri
componente la diferite niveluri de descriere. Fondul reprezint nivelul de descriere cel mai nalt;
prile formeaz niveluri subordonate, ale cror descrieri nu pot prezenta ntreaga lor semnificaie
dect dac sunt cuprinse n contextul descrierii totalitii fondului. Astfel, poate exista o descriere la
nivel de fond, o descriere la nivel de serie, o descriere la nivel de dosar i o descriere la nivelul unei
piese. Nivelurile intermediare organizate, ca cele de sub-fond sau sub-serie, pot fi avute n vedere.
Fiecare dinte aceste niveluri poate fi subdivizat n final dup complexitatea structurii administrative
i/sau funciilor organismului care a produs acele documente i le-a organizat el nsui.
Fiecare regul este compus din:

a). numele elementului de descriere reglementat
b). un enun asupra rolului elementului n descriere
c). enunul regulii specifice sau regulii generale aplicabile acelui element
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
d). n msura posibilului, exemple care ilustreaz aplicarea acestor reguli

Regulile sunt repartizate n 7 zone de informare

1. zona de identificare (care cuprinde informaii eseniale pentru identificarea unitii de descriere)
2. zona contextului (care cuprinde informaii asupra originii i pstrrii unitii de descriere)
3. zona coninutului (care cuprinde informaii despre obiectul unitii de descriere i asupra arhivarii
lui)
4. zona condiiilor de acces i de utilizare (care conine informaii asupra posibilitii de acces la
unitatea de descriere.
5. zona surselor complementare (care cuprinde informaii despre documente care au o legtur
semnificativ cu unitatea de descriere
6. zona notelor (care cuprinde informaii particulare care nu au fost incluse n nici alt zon)
7. zona de control a descrierii (care cuprinde informaii despre cum, cnd i de ctre cine a fost
ntocmit descrierea)

Dintre cele 26 de elemente acoperite de aceste reguli generale care pot servi la descriere, numai un
mic numr dintre ele sunt indispensabile ntregii descrieri. Unele sunt considerate ca eseniale
pentru schimbul internaional de informaii. Acestea sunt:

a). referina
b) titlul,
c) creatorul,
d) data,
e) importana material a unitii de descriere

Folosirea intr-o descriere arhivistic dat a elementelor de descriere, altele dect elementele
eseniale menionate mai sus, depinde de natura unitii de descriere/
Punctele de acces se bazeaz pe elementele de descriere. Calitatea punctelor de acces
(practic, elemente ale metadatelor) este asigurat de controlul autoritilorF
2
F. Dat fiind importana
punctelor de acces pentru cercetare, o norm special a CIA Standardul internaional pentru
autoriti arhivistice referitoare la colectiviti, persoane sau familii (ISAAR(CPF)) d regulile
generale pentru stabilirea notelor de autoritate care descriu persoanele juridice, private i familiile
care pot fi reinute ca creatori n descrierea documentelor de arhiv.

Descrierea pe mai multe niveluri
Dac fondurile sunt descrise ca un ntreg, ele trebuie reprezentate ntr-o singur descriere,
folosind elementele descrierii aa cum sunt schiate mai jos. Dac este cerut descrierea unor pri,
acestea trebuie descrise separat, folosind de asemenea elemente corespunztoare din seciunea

2
Vezi glosarul de la sfrit. Nu exist, dup cunotina noastr, un termen echivalent n arhivistica romneasc pentru
acest termen de ,,autoritate. Ce l mai apropiat este cel de vedet de subiect, din biblioteconomie. Vezi relaiile ntre
conceptele de autoritate n anexa 2.
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
urmtoare. Suma total a descrierilor astfel obinute, legate ierarhic, reprezint fondurile i acele
pri pentru care descrierea a fost fcut. Pentru obiectivele acestor reguli, tehnica de descriere a
fost numit descriere pe mai multe niveluri (multilevel description).
n continuare sunt descrise patru reguli de baz, care se plic n ierarhia descrierilor.

Regulile descrierii pe mai multe niveluri.
1. Descrierea de la general la specific.
Obiectiv:
Reprezentarea contextului i a structurii ierarhice a fondului i a prilor sale componente.
Regula:
La nivelul fondului, dai informaii despre fond ca ntreg. La nivelele urmtoarele i subordonate,
dai informaii despre aceste pari supuse descrierii. Prezentai rezultatele descrierii ntr-o relaie
ierarhic, de la parte la ntreg i de la general (fond) la particular.

2 Informaiile relevante pentru nivelul descrierii
Obiectiv
Reprezentarea precis a contextului i coninutului unitii de descriere.
Regul
Furnizai doar acele informaii care sunt corespunztoare nivelului descris. De pild, nu furnizai
informaii detaliate despre coninutul unor dosare dac unitatea de descriere este fondul; nu furnizai
date despre istoria administrativ pentru un ntreg departament dac creatorul unitii de descriere
este o subdiviziune.

3. Legarea descrierilor
Obiectiv
Prezentarea explicit a poziiei unitii de descriere n ierarhie.
Regul:
Legai fiecare descriere de unitatea de descriere imediat superioar (dac exist) i identificai
nivelul de descriere

4 Non-repetabilitatea informaiilor
Obiectiv
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
Evitarea redundanei de informaie n descrierile ierarhice.
Regul
La cel mai nalt nivel cuvenit, dai informaii care sunt comune prilor comune. Nu repetai
informaia la nivelurile mai de jos al descrierii care au fost deja furnizate la nivelul superior.

Elementele de descriere

1 zona de identificare
1.1 coduri-referin
Obiectiv
Identificarea unic a unitii de descriere i furnizarea legturii ctre descrierea care o reprezint.
Regul:
Documentul de arhiv, pentru o identificare unic, are nevoie de urmtoarele elemente.
codul de ar, conform ultimelor versiuni ale ISO 3166 Codes for the representation of
names of countries;
codul deintorului conform codurilor prevzute n standardelor naionale ale denumirii
deintorilor sau alte forme de identificare unic a deintorului
Elementele trebuie prezentate n vederea schimbului de informaii la nivel internaional.

Exemple:
CA OONAD R610-134-2-E (Fonds)
National Archives of Canada

US DNA NWDNC-77-WDMC (Series)
U.S. National Archives & Records Administration

AU A:NLA MS 8822 (Fonds)
National Library of Australia

FR AN 320 AP (Fonds)
Direction des archives de France

1.2 Titlul
Obiectiv:
Denumirea unitii de descriere
Regula:
Furnizarea fie a titlului de baz fie a unui titlu dedus conform regulilor descrierii pe mai multe
nivele i a conveniilor naionale. Dac este posibil, se prescurteaz un titlu mai lung, dar numai
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
dac acest lucru se poate face fr pierderea informaiei eseniale. Pentru titlurile deduse, la cel mai
nalt nivel, trebuie inclus numele creatorului documentelor. La nivele mai joase, se pot introduce, de
pild, numele autorului documentelor i un termen indicnd genul documentelor cuprinse n
unitatea de descriere i, unde este posibil, o scurt descriere a funciilor, activitii, subiectul, locaia
sau tema. Distincia ntre titlu i titlul dedus se face conform conveniilor naionale.

Exemple:
Fond Helen Lucas fonds (Fonds)
Seria nregistrri cu pivestiri de Crciun
Piesa de arhiv:povestea de Crciun
Canada, York University Archives

Fond: documntele lui J. Lawton Collins (Fonds)
Seria: note de ntlnire 1948-1955

Fond: Cetuia Parisului
Sub-fond: Parcul civil
Seria: actele locotenentului civil
Sub-serie: plngeri adresate locotenentului civil
Dosar: cerere de stabilire a unui curator pentru succesiuni, datorit renuntii la motenire a motenitorilor. celle-ci
(File)
Piesa de arhiv: succesiunea Gurin
(France, Centre historique des Archives nationales)

1.3 Data
Obiectiv:
Identificarea i nregistrarea datei unitii de descriere
Regul:
Trebuie nregistrate cel puin una din urmtoarele tipuri de date pentru unitatea de descriere, n
funcie de materiale i de nivelul de descriere:
- data la care documentele au fost acumulate n cadrul activitii creatorului
- data la care documentele au fost create. Aici se includ data originalelor acumulate prin
formarea fireasc a uniti de descriere, dar i a copiilor, ediiilor i diferitelor versiuni, anexelor i
chiar a originalelor create nainte de arhivarea lor.
- identificarea tipului de dat prezentat. Alte date pot fi nregistrate, n funcie de conveniile
naionale.
De la caz la caz, se poate da o singur dat sau un interval de timp. Intervalul de timp trebuie s
conin datele extreme, cu excepia cazului n care fondul este deschis.

d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
Exemple
[c.1971]-1996 (Fonds)

1860-1865 (dates of creation of the material) (Series)

1790-An VIII (All levels of description from fonds to file)

1923-1932, 1936-1945 (lips anii 1933 1935) (All levels of description from fonds to file)

1.4 Nivelul de descriere
Obiectiv:
Identificarea nivelului de ordonare a unitii de descriere
Regul
nregistrai nivelul unitii de descriere

Exemple:
fond
sub-fond
serie
sub-serie
dosar
pies

1.5 Mrimea i suportul unitii de descriere (cantitate, volum sau mrime)
Obiectiv
Identificarea i descrierea pentru:
a). amploarea fizic sau logic
b). suportul unitii de descriere
Reguli:
nregistrai amploarea unitii de descriere prin furnizarea numrului de uniti fizice sau logice n
cifre arabe, i n uniti de msur. Precizai suportul unitii de descriere. Alternativ, indicai metri
liniari sau metri cubi ai unitii de descriere. Dac declararea mrimii pentru unitatea de descriere
este dat n metri liniari i informaii suplimentare sunt dorite, ele se pot furniza n parantez.

Exemple:
143 rolede microfilm, 35 mm (serie)

130 piese (0.5 picioare liniare) (fond)
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
U.S., University of North Carolina at Chapel Hill

30 m.l.
Direction des archives de France)

Opional, acolo unde fondul este deschis, se precizeaz data la care se refer statistica

128 photographs (at 6 Feb. 1990) In custody: 58 photographs

2 Zona contextului
[unele informaii din aceasta zon, i.e. numele creatorului i istoria instituiei sau biografia pot, n
anumite situaii, s fie prezentate n dosarul autoritii
2.1 Numele creatorului
Obiectiv:
Identificarea creatorului unitii de descriere
Regul:
nregistrai numele persoanei fizice sau juridice responsabil pentru crearea, primirea i folosirea
documentelor din unitatea de descriere. Numele trebuie dat conform standardelor n vigoare,
prevzute n conveniile naionale i internaionale, conform principiilor din ISAAR(CPF).

Exemple:
Departamentul Trezoreriei (Fond)
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7

Johnson, Lyndon B. (Lyndon Baines) (Fonds)

Consiliul naional al rezistenei (1943-1944) (Fond)
France, Centre historique des Archives nationales

2.2 Istoria instituional sau biografia
Obiectiv:
Furnizarea istoriei administrative sau a biografiei creatorului/creatorilor unitii de descriere
Reguli
nregistrai concis orice informaie semnificativ asupra originii, evoluiei, dezvoltrii i activitii
instituiei sau asupra vieii i activitii persoanei responsabile de crearea unitii de descriere. Dac
exist informaii disponibile ntr-o surs edit, citai sursa.
Zona de informaii din ISAAR(CPF) sugereaz c elemente de informaie specific pot fi incluse
aici. Pentru persoane sau familii, nregistrai informaii ca numele complet i titlurile, datele de
natere i deces, locul naterii, domiciliile succesive, activitile, meseriile sau locurile de munc,
numele oficial i celelalte, realizri deosebite i locul morii.

Exemple:
Dwight P. Griswold was born in Harrison, Nebraska in 1893. He served in the Nebraska legislature during the 1920s
and was governor of Nebraska from 1941 to 1947. He served as chief of the American Mission for Aid to Greece
(AMAG) from June 14, 1947 to September 15, 1948. (Fonds)

Louis Hmon est un crivain franais n Brest en 1880 et mort Chapleau (Canada, Ontario) en 1913. Aprs des
tudes de droit la Sorbonne, il vcut huit ans en Angleterre, puis s'tablit au Canada en 1911, vivant Montral et
dans une ferme Pribonka (Lac Saint-Jean). Pendant sa courte carrire, il rdigea plusieurs livres et articles dont le
plus clbre est Maria Chapdelaine : rcit du Canada franais, publi
en 1916. (Fonds)

Pentru persoanele juridice, nregistrai informaii cum ar fi numele oficial, perioada de existen,
legislaia care st la baza funcionrii, funciile, obiectivul i dezvoltarea instituiei, ierarhia
administrativ, i denumirile anterioare, variantele paralele sau denumirile ulterioare.

Exemple:
La socit ardoisire de l'Anjou a t constitue le 16 juillet 1894 par quatre actionnaires dans le but d'acqurir et
d'exploiter plusieurs carrires en Maine-et-Loire (Trelaz et Noyant-la-Gravoyre) et dans la Mayenne. L'acquisition
des ardoisires de Renaz s'est tale sur quatre ans : propritaire de la carrire d'Ensuzires et actionnaire majoritaire
de la socit de Laubinire (1894) ; propritaire des ardoisires de la Touche et du Fresne (1895); propritaire de
Laubinire (1897). Victime de la concurrence espagnole vers 1960, la socit ardoisire de l'Anjou a ferm son dernier
puits Renaz le 31 dcembre 1975. (Fonds)
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7

2.3 Istoricul fondului de arhiv.
Obiectiv:
Furnizarea de informaii referitoare la istoricul unitii de descriere, care sunt semnificative pentru
autenticitatea, integritatea i interpretarea unitii de descriere. Reguli:
nregistreaz transferurile succesive de proprietate, responsabilitate i/sau custodie, a unitii de
descriere i indic aciunile consecvente, Cum ar fi istoricul ordonrii, producerea de instrumente de
cutare, refolosirea documentelor pentru alte obiective sau conversiile ntre programe, care au
condus la forma actual de ordonare i structur. Dai datele acestor aciuni, att ct pot fi
cunoscute. Dac acest fel de istorie este necunoscut, precizaii cest lucru. Opional cnd unitatea
de descriere este achiziionat direct de la creator, nu nregistrai istoria unitii de descriere, ci mai
degrab nregistrai aceast informaie la Sursa direct de achiziie

Exemple:
Letters written by Herbert Whittaker and mailed to Sydney Johnson remained in the custody of Johnson until his death
when they were returned/bequeathed to Whittaker and now constitute part of his fonds. (Fonds)

This material was located in a garage and sent to the National Archives and Records Administration as
alienated Federal records. (Series)

2.4 Sursa direct de achiziie sau transfer
Obiectiv:
Identificarea sursei directe de achiziie sau transfer
Regul
nregistreaz sursa de unde unitatea de descriere a fost achiziionat i data/metoda de achiziie,
dac una sau toate din aceste informaii nu sunt confideniale. Dac sursa este necunoscut,
nregistrai aceast informaie. Opional, precizai cota sau codul [documentului de achiziie].

Examples:
Accession# 1994-040 donated by Helen Lucas in 1994.
Accession #1998-034 donated by Helen Lucas in October 1998. (Fonds)

Ces documents, provenant de lingnieur M. Law, ont t verss par le bureau dpartemental des travaux publics en
1921 (Sub-fonds)
France, archives dpartementales de Paris

d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
3 Zona coninutului i structurii
3.1 Obiectiv i coninut
Obiectiv:
S permit utilizatorilor s evalueze poteniala relevan a unitii de descriere.
Regul
Dai un rezumat al obiectivului (i.e. perioada acoperit, zona geografic) i al coninutului (genurile
documentelor, subiectul, procedurile administrative) ale unitii descriere, care se cuvin pentru
respectivul nivel.

Exemple:
On November 25, 1963, President Johnson attended funeral services for President John F. Kennedy at St. Matthew's
Cathedral. Although the Diary does not contain any details about the funeral, it does note that he returned to the
Executive Office Building at 3:36 p.m. Later in the afternoon he received foreign dignitaries at the State Department,
met with Prime Minister Hayato Ikeda of Japan, met with President Charles de Gaulle of France, and met with Prime
Minister Lester Pearson of Canada. In the evening Johnson attended a meeting for state governors before meeting with
his economic advisors. (Item)

Ces dossiers comprennent les projets dordre du jour ainsi que les projets de textes devant tre dlibrs en Conseil des
ministres, transmis au secrtaire gnral de la Prsidence par le secrtariat gnral du Gouvernement, et les fiches
relatives aux mesures individuelles. (Series)

3.2 Informaii privind evaluarea, distrugerea i termenele de pstrare
Obiectiv:
Furnizarea de informaii privind orice aciune de evaluarea, distrugerea i termenele de pstrare
Regul:
Msurile de evaluare, distrugere i termenele de pstrare luate sau planificate pentru unitatea de
descriere, mai ales dac ele pot afecta nelegerea i interpretarea materialelor. Unde este cazul,
trebuie nregistrate autoritile responsabile de aceste aciuni.

Exemple:
Les liminations, pratiques sur place avant le versement aux archives dpartementales, ont port essentiellement sur
des dossiers manant de ladministration centrale ou rectorale: toutes les fonctions gestionnaires entirement
centralises (carrire des personnels, notation administrative...) sont doncabsentes du fonds. (Fonds)
France, archives dpartementales de la Marne

3.3 Preluri
Obiectiv:
Informarea utilizatorilor asupra viitoarelor posibile completri la unitatea de descriere.

d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
Regul:
Indicai dac sunt ateptate preluri n completare. Unde este cazul, indicai cantitatea i perioada
estimat.

Examples:
The Attorney Generals litigation files are received annually, ten years after the case is closed. Each transfer consists of
approximately 50 cubic feet of records. (Series)
U.S., Minnesota Historical Society
Pour la priode 1790-1940, les archives sont provisoirement conserves lhpital : dlibrations de la commission
administrative depuis 1807, registres dentre des malades et vieillards depuis 1841,... registres des dcs (1850-1919),
statistiques hospitalires (1895-1918), divers registres de comptabilit. (Fonds)

3.4 Sistemul de ordonare.
Obiectiv
Furnizarea informaiilor despre structura intern, ordinea i/sau sistemul de ordonare a unitii de
descriere.
Regul
Specificai structura intern, ordinea i/sau sistemul de ordonare a unitii de descriere. Notai cum
au fost toate acestea abordate de arhivist. Pentru arhivele electronice, notai informaii asupra
structurii (concepiei) sistemului. Suplimentar, includei orice alt astfel de informaie n zona
Obiectiv i coninut, n conformitate cu normele naionale.

Exemple:
The original order of the fonds has been maintained and arranged into five series which reflect the major activities of
the creator over the years. (Fonds)

Arranged chronologically by year, thereunder alphabetically by name or acronym of office, and thereunder
chronologically (Series)

4 Zona condiiilor de acces i folosire
4.1 Condiiile crora li se supune accesul.
Obiectiv
Furnizarea de informaii asupra statutului legal sau a altor reglementri care restricioneaz sau
afecteaz accesul la documente.
Regul:
Specificai legea sau statutul legal, contractul, reglementarea sau principiul ce afecteaz accesul la
unitatea de descriere. Indicai perioada de confidenialitate i daca la care materialele vor fi deschise
pentru consultare public.
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7

Exemple
Unrestricted access, including display rights and consultation rights (Fonds)

Material restricted by 5 USC 552 (b)(1) - National Security (Series)

Material restricted by terms of donor's deed of gift (Series)

All materials of living persons other than Louis D. Rubin, Jr., are closed to research until January 2018 (25 years) or
until date of death of such persons, whichever occurs first, except with the written permission of the persons involved.
This restriction chiefly affects materials in Series 1.1., 6.2., and 7.1. LDR material is without restriction. (Fonds)
U.S., University of North Carolina at Chapel Hill

Archives publiques communicables conformment la loi n 79-18 du 3 janvier 1979, article 7 (dlai de soixante ans
compter de la date du document). Cependant, mme pour les documents dj communicables en application de la loi, le
trs mauvais tat matriel des documents ne permet pas d'assurer leur libre consultation; pour cette raison et dans
l'attente d'un microfilmage, il reste ncessaire de dposer une demande d'autorisation. (Fonds, sub-fonds)

4.2 Condiii reglementnd reproducerea.
Obiectiv
Identificarea condiiilor ce reglementeaz reproducerea unitii de descriere.
Regul
Furnizeaz informaii despre condiii, cum ar fi copyright-ul, care guverneaz reproducerea unitii
de descriere, dup ce accesul a fost permis. Dac nuse cunoate existena unor astfel de condiii,
nregistrai acest lucru. Dac nu exist clauze, nu este necesar s se nregistreze acest lucru.

Exemple
The donor has retained all proprietary rights and copyright in the published and unpublished writings of Rose Wilder
Lane and Laura Ingalls Wilder. Those materials may be duplicated but may not be published without permission.
(Fonds)
La reproduction de documents appartenant lEtat et conservs aux Archives nationales donne lieu la perception dun
droit de reproduction. (Fonds)

4.3 Limba sau scrierea materialelor
Obiectiv:
Identificarea limbii, scrierii i sistemelor de simboluri angajate n unitatea de descriere.
Regul:
nregistrai limba i scrierea materialelor cuprinse n unitatea de descriere. Notai orice alfabet
distinct, scriere, sistem de simboluri sau abrevieri care exist. Opional, se pot folosi codurile ISO
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
corespunztoare pentru limbi (ISO 639-1 and ISO 639-2: International Standards for Language
Codes) or script(s), (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts).

Examples:
Chinese (Series)

Latin. Ecriture insulaire (noter en particulier l'abrviation utilise pour per) (Item)

4.4 Caracteristici fizice i cerine tehnice
Obiectiv:
Furnizarea de informaii despre orice caracteristic important fizic sau cerin tehnic, acre poate
afecta unitatea d descriere.
Regul:
Indicai orice condiie fizic important Cum ar fi nevoie de pstrare, care afecteaz utilarea unitii
de descriere, Notai orice cerin software/hardware cerut pentru a putea accesa unitatea de
descriere.

Exemple:
Many of the prints show some fading and silvering. (Series)

At least six prints have their images obscured due to time and the unstable chemical conditions within the print paper.
(Series)

4.5 Instrumentele de cutare
Obiectiv:
Identificarea oricrui instrument de cutare.
Regul:
Furnizai informaii despre orice instrument de cutare pe care l au/l-au avut, capabil s ofere
informaii despre contextul i coninutul unitii de descriere. Acolo unde este cazul, includei
informaia de unde se poate obine o copie.

Exemple:
An inventory that provides additional information about this collection is available in electronic form at
http://www.mnhs.org/library/findaids/00020.xml. (Fonds)

d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7
Geographic index (Series)

Inventaire analytique dans l'ordre chronologique reconstitu de tous le actes du Parlement de Paris, de 1254 janvier
1328, avec adjonction de nombreux documents provenant du Trsor des Chartes. Index des noms gographiques, de
personnes et de matires des deux volumes, la fin du tome deuxime.(Series)

5 Zona surselor complementare
5.1 Existena i locaia originalelor.
Obiectiv:
Indicarea existenei, locaiei, disponibilitii i/sau distrugerii originalelor (acolo unde unitatea de
descriere const n copii.
Regul:
Dac originalele unitii de descriere sunt disponibile (n instituia de arhiv sau n alt parte),
nregistrai locaia acesteia, mpreun cu orice cot semnificativ. Dac locaia originalelor nu este
cunoscut, sau originalele nu mai exist, nregistrai aceast informaie.

Exemple:
Following sampling in 1985, the remaining case files were destroyed. (Series)

The originals are located in the Western Historical Manuscript Collection, University of Missouri, Columbia, Missouri.
(Series)

Microfilm du cartulaire de Redon (original aux archives de lEvch) (Series)
France, archives dpartementales dIlle-et-Vilaine

5.2 Existena i locaia copiilor
Obiectiv:
Indicarea existenei locaiei i disponibilitii copiilor pentru unitatea de descriere.
Regul:
Dac o copie a unitii de descriere este disponibil (fie n instituia de arhiv, fie n alt parte),
nregistrai locaia acesteia, mpreun cu orice cot semnificativ.

Exemple:
Digital reproductions of the Christie family Civil War correspondence are available electronically at
http://www.mnhs.org/collections/christie.html. (Fonds)

Les cahiers de dolances ont t microfilms sous la cote 2 Mi 30 (File)
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7

5.3 Uniti de descriere aflate n relaie
Obiectiv:
Identificarea unitilor de descriere aflate n relaie.
Regul:
nregistrai orice informaie despre unitile de descriere existente n acelai depozit sau n alt
parte, care se afl n relaie cu cea descris prin provenien sau alte criterii de asociere. Folosii
explicaiile corespunztoare i explicai natura relaiei. Dac unitatea n relaie este un instrument de
cutare, folosii criteriile din seciunea Instrumentelor de cutare (4.5) pentru a-l descrie.

Exemple:
Ces documents prennent la suite de ceux verss depuis 1811 dans les sries F1 : administration gnrale, F4 :
comptabilit gnrale, et F19 : cultes (Series)
France, Centre des archives contemporaines

5.4 Nota de editare
Obiectiv:
Identificarea oricrei publicaii care se refer la sau a fost realizat pe baza folosirii, cercetrii sau
analizei unitii de descriere.
Regul:
nregistrai citarea sau orice informaie despre publicaia care editeaz i/sau se bazeaz pe
utilizarea, cercetarea sau analizarea unitii de descriere. Include referine ctre facsimile sau
transcrieri edite.

Exemple:
The entire calendar has been published in 12 volumes from the set of cards held by the University of Illinois. The
Mereness Calendar: Federal Documents of the Upper Mississippi Valley 1780-1890 (Boston: G. K. Hall and Co.,
1971). (Fonds)

6 Zona notelor
6.1 Nota
Obiectiv:
Furnizarea de informaii care nu au fost cuprinse n alte zonele.
Regul:
nregistrai informaii speciale sa alte informaii considerate necesare care nu au putut fi cuprinse n
nici una din zonele de descriere definite deja.
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7

Exemple:
Also known as: Uncle Remus collection. (Fonds)
U.S., Emory University

Item barcode 209393 (File)
National Archives of Australia

7 Zona de control a descrierii
7.1 Nota arhivistului
Obiectiv:
Precizarea manierei de descriere i a autorului.
Regul:
nregistrai note asupra surselor consultate n pregtirea descrierii i a autorului acesteia.

Exemple:
Description written by Sharon G. Thibodeau (Fonds)

Papers arranged and described by Adrian Cunningham. (Fonds)
National Library of Australia

7.2 Reguli sau convenii
Obiectiv:
Identificarea normelor pe baza crora s-a efectuat descrierea.
Regul:
nregistrai regulile sau conveniile locale, naionale sau internaionale care au stat la baza ntocmirii
descrierii.

Exemple:
Fonds and series level descriptions based on Rules for Archival Description (Fonds)

Description based on the Oral History Cataloging Manual (Chicago: Society of American Archivists,
1995). (Series)

Cet instrument de recherche a t labor conformment aux recommandations de louvrage suivant : Direction des
Archives de France, Les instruments de recherche dans les archives, Paris : La Documentation franaise, 1999, 259 p.
(Fonds)
d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7

7.3 Data descrierilor
Obiectiv:
Indicarea datei la care descrierea a fost pregtit sau revizuit.
Regul:
nregistrai data(ele) la care intrarea a fost pregtit i/sau revizuit.

Examples:
1999-02-11 (Item)

d
r
a
f
t

-

B
o
g
d
a
n
-
F
l
o
r
i
n

P
O
P
O
V
I
C
I

2
0
0
7

Isad (G)

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Isad (G)

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

STANDARDUL INTERNAIONAL

PENTRU DESCRIEREA MATERIALELOR DE ARHIV (ISADG)

S-ar putea să vă placă și