II.4.

Preluarea documentelor la Arhivele Naionale

n conformitate cu prevederile art. 5 din Legea Arhivelor Naionale 16/1996, cu

modificrile i completrile ulterioare, Arhivele Naionale acord asisten de specialitate
i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i
deintorilor de documente, ndeplinind, printre alte atribuii i pe cea de a prelua de la
creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n lege.
Arhivele Naionale preiau aadar documente cu valoare istoric de la creatorii i
deintorii de arhiv, de la organizaii particulare i persoane fizice, n conformitate cu
legislaia arhivistic n vigoare.
Preluarea documentelor de la creatorii i deintorii de arhiv se efectueaz pe baza
prognozelor de preluare ntocmite ca urmare a controalelor efectuate, dar i pe baza
planurilor de munc anuale.

Activitatea de preluare presupune urmtoarele etape:

declanarea aciunii de preluare care const n notificare din partea

Arhivelor Naionale sau a creatorului;

documentarea se realizeaz prin verificarea modului n care documentele

au fost prelucrate din punct de vedere arhivistic (ordonate, inventariate,
selecionate) i a strii de conservare;

stabilirea locului, a personalului angrenat n desfurarea aciunii, a

mijloacelor de transportare a materialului documentar;

ntiinarea instituiei creatoare.

Aceste etape vor fi efectuate pentru un creator n 1-2 zile.

Desfurarea aciunii de preluare const n:

stabilirea datei prelurii i a colectivului care particip la preluare;

ncrcarea i transportarea arhivei;

verificarea materialului arhivistic cu datele nscrise n procesul-verbal de

predare-preluare n vederea stabilirii unor eventuale lipsuri;

introducerea materialului arhivistic n mijloacele de protecie i aezarea pe

rafturi n depozitele proprii.

Aciunea de preluarea documentelor de la creatorii i deintorii de documente se

finalizeaz prin ntocmirea unui proces-verbal de predare-preluare, n dou exemplare,
care se nregistreaz att la Arhivele Naionale ct i la instituia predtoare sau la
lichidator. Un exemplar se pstreaz la Arhivele Naionale n dosarul fondului, iar cellalt
se pstreaz la instituia predtoare sau la lichidator. Procesul-verbal de predare-preluare se
ntocmete conform Procedurii privind redactarea, evidena, circulaia i arhivarea
documentelor i trebuie s cuprind ca elemente minimale data prelurii, persoanele care
au ncheiat procesul-verbal, adresa organizaiei care pred, denumirea fondului preluat,
anii extremi, cantitatea, nr. unitilor arhivistice constatate la verificare, stadiul prelurii,
instrumentele de eviden preluate.
Dup preluare, inventarele vor fi nscrise n Registrul Inventarelor i se va ntocmi
fia Situaia fondului, n dou exemplare conform model Anexa 17 din Norme tehnice
privind desfurarea activitilor n Arhivele Naionale aprobate de directorul general, prin
ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996. Un exemplar va fi trimis Serviciului Informatic
Arhivistic, n vederea prelucrrii automate i completrii bazei de date privind evidena
centralizat.
ntreaga desfurare a aciunii de preluare se realizeaz pentru un creator n 1-10
zile, n funcie de cantitatea de arhiv.

Arhivele Naionale pot prelua documente cu valoare istoric de la creatorii i

deintorii de arhiv nainte de ndeplinirea termenului prevzut de lege sau neinventariate,
n urmtoarele situaii;
-

cnd creatorul/deintorul de arhiv s-a desfiinat fr ca activitatea acestuia

s mai fie continuat de un alt creator;

n caz de calamiti naturale;

n caz de abandon a arhivei.

Atunci cnd se semnaleaz una dintre situaiile menioanate mai sus se procedeaz
la:
- identificarea creatorului de documente;
- stabilirea cantitii documentelor ce urmeaz a fi preluat;
- verificarea gradului de prelucrare arhivistic i de conservare.
2

Dup ce au fost realizate etapele de mai sus, aciunea se finalizeaz prin ntocmirea
unui raport (ntr-un singur exemplar), care va fi supus spre aprobare conducerii Arhivelor
Naionale.
Desfurarea aciunii const n stabilirea datei prelurii i a colectivului care
particip la preluare, ncrcarea i transportarea arhivei, introducerea n mijloace de
protecie i aezarea pe rafturi a materialului documentar n depozitele proprii. Acest
aciune se finalizeaz prin ntocmirea unui proces-verbal de predare-preluare, n dou
exemplare, dintre care un exemplar se pstreaz la dosarul fondului preluat, i cellalt la
instituia predtoare. n situaii de abandon sau calamiti naturale, se ntocmete un
proces-verbal de luare n eviden.
Aceast aciune de preluare a documentelor de la creatorii i deintorii de
documente, naintea ndeplinirii termenului prevzut de lege, se realizeaz n 1-5 zile, n
funcie de cantitatea de arhiv.
Achiziiile de documente se vor efectua n conformitate cu Art. 15 din Legea nr.
16/1996 a Arhivelor Naionale. Astfel, organizaiile particulare i persoanele fizice care
dein documente din Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele
Naionale sub form de custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite. n cazul n care
deintorul dorete s vnd aceste documente parte din Fondul Arhivistic Naional, acesta
este obligat s comunice acest lucru Arhivelor Naionale sau serviciilor sale judeene, care
vor avea prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional. Arhivele Naionale trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data
nregistrrii comunicrii.
Persoanele fizice deintoare de documente le pot preda pe baza unei oferte fcute
Arhivelor Naionale. Oferta trebuie s cuprind:
-

proveniena documentelor (motenire, cumprare etc.);

opiunea pentru vnzare sau donaie sau depunere spre pstrare;

inventarul documentelor;

anii extremi.

n cazul vnzrii se vor preciza preteniile bneti. Oferta va fi nsoit de

documentele ce fac obiectul prelurii.
Oferta se ntocmete n trei exemplare i se nregistrez n Registrul de intrareieire a corespondenei; un exemplar se pred ofertantului.

n fiecare unitate a Arhivelor Naionale funcioneaz cte o Comisie de evaluare i

achiziii, numit prin ordinul efului unitii i funcioneaz n baza unui Regulament
privind organizarea i atribuiile comisiilor de evaluare i achiziii aprobat de ctre
directorul general al Arhivelor Naionale.
Comisia este format din: preedinte, secretar i un numr impar de membri.
Conform Regulamentului n vigoare, comisiile de evaluare i achiziii documente au
urmtoarele atribuii:
a) analizeaz importana documentelor oferite spre vnzare, donaie sau depunere
n custodie i stabilete opiunea Arhivelor Naionale, atestnd din oficiu
apartenena la Fondul Arhivistic Naional a acestor documente;
b) n cazul ofertei de vnzare comunic opiunea Arhivelor Naionale ofertantului,
n termenul prevzut de lege;
c) asigur inventarierea i evaluarea documentelor oferite spre vnzare, donaie
sau depunere n custodie;
d) asigur ntocmirea actelor legale pentru preluarea sub form de cumprare,
donaie sau depunere n custodie;
e) preia de la creator sau deintor documentele depuse n custodie;
f)

asigur luarea n eviden a documentelor achiziionate i integrarea acestora n

fondurile i coleciile arhivistice;

g) desfoar activitatea de depistare i ndrumare a persoanelor fizice creatoare i

deintoare de documente din Fondul Arhivistic Naional n vederea prelurii
documentelor n condiiile prevzute de lege.
Pentru cazuri deosebite pot fi consultai i ali specialiti din sistemul Arhivelor
Naionale. Acetia vor ntocmi un referat de specialitate asupra documentelor, referat ce va
sta la baza aprecierii Comisiei asupra valorii documentelor. La evaluarea documentelor
conform Regulamentului n vigoare se au n vedere urmtoarele criterii:
-

valoarea istoric a informaiei;

valoarea artistic: ornamente, minituri, frontispicii, etc.;

genul actului;

vechimea;

raritatea unui act (i poate oferi caracterul de pies de excepie);

suportul documentului;

limba n care este scris, grafia, cerneala;

semnele de validare;
4

mijloacele de protecie realizate de emitent;

starea de conservare;

forma sub care s-a transmis: original, copie, transumpt, autentic sau fals.

Lucrrile comisiei vor fi consemnate ntr-un registru de procese verbale. Procesul

verbal va fi multiplicat n attea exemplare cte vor fi necesare completrii dosarelor
fondurilor/coleciilor achiziionate, plus unul pentru Serviciul Financiar.
Comisia de evaluare i achiziii va ntocmi inventarul documentelor oferite spre
achiziionate, n scopul evalurii acestora. Inventarul se ntocmete n trei exemplare i va
cuprinde, n dreptul fiecrei poziii, suma acordat. n final se va face totalul sumelor.

Pentru documentele oferite spre vnzare se va ntocmi un contract de vnzarecumprare, n patru exemplare, conform Anexei nr. 33 din Normele Tehnice. Acest
contract poate cuprinde i clauze impuse de ofertant sau de cumprtor.
Un exemplar al ofertei, al procelsului verbal al comisiei de evaluare i achiziii, al
inventarului, cu precizarea sumelor acordate, al contractului de vnzare-cumprare se vor
transmite Serviciului Financiar. Al doilea exemplar al actelor sus menionate se depune la
evidena fondurilor i coleciilor, pe baza unui proces-verbal de predare-primire, nsoit de
documentele achiziionate. Procesul-verbal va

consemna

predarea documentelor

achiziionate n gestiunea unui depozit, sub semntura efului de depozit i cu menionarea

datei i a nr. sub care a fost nscris n Registrul General de Arhiv fondul/colecia.
nscrierea n RGA se face pe baza ofertei.
n arhiva Comisiei de evaluare i achiziii se vor pstra : registrul de procese
verbale i un exemplar al inventarului ntocmit de Comisie.
Aciunea de preluare presupune o serie de responsabiliti. Astfel, directorul
instituiei este responsabil cu alocarea resurselor necesare pentru desfurarea activitii de
preluare i urmrete revizuirea procedurii ori de cte ori este nevoie.
efii structurilor au atribuii n ntocmirea prognozelor pentru prelurile de
documente de la persoanele juridice creatoare i deintoare de documente i n organizarea
i desfurarea activitilor de preluare a documentelor. Acetia se ocup cu:
-

desemnarea presonalului care desfoar activitatea de preluare;

evaluarea activitii de preluare;

verificarea respectrii procedurilor n cadrul structurii subordonate;

notificarea directorului asupra revizuirii procedurii;

5

informarea personalului din structura pe care o subordoneaz asupra unor

aspecte referitoare la mbuntirea sistemului de lucru.

Personalul cu atribuii n ntocmirea prognozelor pentru prelurile de documente de

la persoanele juridice creatoare i deintoare i n organizarea i desfurarea activitilor
de preluare a documentelor trebuie s:
-

respecte procedura de lucru;

aduc la cunotina conductorului ierarhic orice mprejurare care l-ar situa

ntr-o stare de incompatibilitate i conflict de interese n cazul desfurrii
activitii de preluare;

ntocmeasc documentaia necesar desfurrii activitii de preluare i s

o supun spre aprobare conductorului ierarhic;

planifice desfurarea activitilor de preluare n funcie de msurile i

termenele stabilite;

propun ori de cte ori este nevoie actualizarea procedurii, n funcie de

modificrile legislaiei n domeniu etc.