Fondarea, operaţiune de bază pentru

constituirea corectă a fondurilor

arhivistice
 Fondarea

Operaţiunea arhivistică de delimitare a

documentelor care aparţin unui creator

Operaţiunea de stabilire a apartenenţei

documentelor la un fond sau colecţie
arhivistică în raport de caracteristicile interne,
pe baza principiilor apartenenţei, integrităţii,
istorismului, pertinenţei, teritorialităţii
 Fondarea

Fond arhivistic - totalitatea documentelor create

în decursul activităţii de o instituţie, organizaţie,
asociaţie, societate etc. independente din punct
de vedere organizatoric şi operativ, care nu şi-a
schimbat profilul de activitate şi teritoriul de
competenţă şi are registratură proprie, precum şi
de către o familie sau o persoană fizică
 Fondarea

Apartenenţa este definită ca fiind calitatea

documentelor de a aparţine unui fond arhivistic,
după originea lor; aparţin unui fond arhivistic
documentele create de o organizaţie în cursul
activităţii sale, precum şi documentele primite,
inclusiv anexele acestora
 Fondarea

Integritatea fondului arhivistic este însuşirea

acestuia de a fi întreg, de a conţine toate
documentele cu valoare istorică şi practică create
şi primite de o organizaţie în timpul activităţii sale.
Conform acestui principiu, toate actele create de o
organizaţie trebuie păstrate în întregime şi în
acelaşi loc
Sinonim: indivizibilitatea fondului (evitarea
fragmentării sau existenţei separate a
documentelor dintr-un fond)
 Fondarea

Istorismul înseamnă organizarea unui fond

arhivistic în conformitate cu regulile stabilite de
creatorul său, ţinându-se seama de modificările
survenite în structura acestuia în raport de condiţiile
concret-istorice care le-au generat

Pertinenţa este definită ca principiul potrivit căruia

unităţile arhivistice se ordonează în funcţie de
conţinut, tematic, alfabetic etc. indiferent de fondul
din care fac parte; această metodă a fost utilizată în
sec. al XIX-lea la Arhivele Statului
 Fondarea

Principiul teritorialităţii - păstrarea arhivelor

organizaţiilor creatoare în unitatea administrativ-
teritorială în care acestea şi-au desfăşurat
activitatea
 Fondarea

Operaţiunea arhivistică care se realizează

la creatorii şi deţinătorii mai multor fonduri
arhivistice (Arhivele Naţionale, Arhivele
Ministerului Apărării Naţionale, Arhivele
Ministerului de Externe, operatorii
economici autorizaţi pentru prestarea de
servicii arhivistice etc.)
 Fondarea sau determinarea apartenenţei
documentelor la fond

1. Documentele expediate (act de bază,

anexe şi acte conexe) constituie fondul
arhivistic al destinatarului; se vor avea în
vedere:
- denumirea destinatarului;
- legenda ştampilei de înregistrare;
- rezoluţia / rezoluţiile;
- notele tergale;
- conţinutul documentului.
 Document
aparţinând
fondului
arhivistic
al
destinatarului
Arhivele Naționale ale României
 Fondarea sau determinarea apartenenţei
documentelor la fond sau colecţie

2. Exemplarele nr. 2 – n şi conceptele

documentelor expediate constituie fondul
arhivistic al emitentului; se vor avea în
vedere:
- elementele din antet;
- semnăturile;
- legenda ştampilei;
- conţinutul documentului.
 Arhivele Naționale ale României

Document
aparţinând
fondului
arhivistic
al
emitentului
 Fondarea sau determinarea apartenenţei
documentelor la fond sau colecţie

3. Documentele întocmite pentru

uz intern în vederea exercitării
atribuţiilor, funcţiilor, administrării
bunurilor proprii şi a activităţilor
cultural-ştiinţifice constituie fondul
arhivistic al creatorului
Document aparţinând fondului arhivistic al creatorului

Arhivele Naționale ale României

Arhivele Naționale ale României

 Fondarea sau determinarea apartenenţei
documentelor la fond sau colecţie

4. Publicaţiile preluate cu fondurile arhivistice

se predau la biblioteca documentară; lista
acestora cuprinzând cotele din bibliotecă se
anexează la inventarul fondului

Excepţie: publicaţiile care constituie corp

comun cu documentele de arhivă
 Delimitarea corectă a fondurilor

Cunoaşterea cadrului legal privind înfiinţarea,

funcţionarea şi, eventual, desfiinţarea
creatorului;

Fond închis – creatorul îşi încetează

activitatea sau îşi modifică profilul activităţii,
atribuţiile şi competenţa;
 Delimitarea corectă a fondurilor

Fond deschis – creatorul desfăşoară în timp

activitatea proprie în cadrul aceluiaşi profil sau
îşi extinde sau restrânge profilul activităţii,
competenţa teritorială sau reşedinţa; îşi schimbă
denumirea;

Situaţiile de contopire, scindare şi

recontopire ale unor creatori – analizarea şi
aprobarea Arhivelor Naţionale
 Stabilirea corectă a denumirii fondurilor

Actele normative privind înfiinţarea şi

funcţionarea creatorului;

- numele şi localitatea instituţiei / organizaţiei;

- numele familiei – fond familial;

- numele, prenumele, iniţiala prenumelui tatălui,

pseudonimul şi anii de viaţă – fond personal.