REVISTA ARHIVELOR NR. 2/1997 Codul deontologic al arhivistului INTRODUCERE 01.

Un cod de deontologie pentru arhiviti i propune s stabileasc reguli superioare de conduit pentru profesiunea arhivistic. Acesta i propune s familiarizeze noii membri ai profesiunii cu aceste reguli, s aminteasc arhivitilor experimentai responsabilitile lor profesionale i s inspire ncrederea public n profesiune. 02. Termenul arhivist, aa cum este el utilizat n acest Cod, se aplic tuturor acelora care se ocup cu controlul, pstrarea, deinerea, prezervarea i administrarea arhivelor. 03. Instituiile specializate i serviciile de arhiv sunt ncurajate s adopte politici i practici care s permit aplicarea acestui Cod. 04. Codul este menit s asigure un cadru etic de conduit pentru membrii profesiunii, dar nu ofer soluii specifice problemelor particulare. 05. Toate principiile sunt nsoite de comentarii; principiile i comentariile, considerate mpreun, constituie Codul de deontologie arhivistic. 06. Punerea n aplicare a Codului depinde de bunvoina instituiilor de arhive i a asociaiilor profesionale. Aceasta poate lua forma unui efort educaional, precum i a unui mecanism de orientare n cazuri de ndoial, pentru examinarea conduitei contrare eticii i, dac se consider potrivit, pentru aplicarea sanciunilor. CODUL DE DEONTOLOGIE 1. Arhivitii trebuie s protejeze integritatea materialului arhivistic i s garanteze astfel c acesta continu s fie o mrturie a trecutului demn de ncredere. ndatorirea principal a arhivitilor este de a menine integritatea documentelor aflate n grija i n custodia lor. n ndeplinirea acestei ndatoriri ei trebuie s in cont de drepturile i de interesele legitime, adesea discordante, ale angajailor, ale proprietarilor, ale persoanelor citate n documente i ale utilizatorilor, de trecut, de prezent i de viitor. Obiectivitatea i imparialitatea arhivitilor constituie msura profesionalismului lor. Ei trebuie s reziste la orice presiune, de oriunde ar veni, viznd manipularea informaiilor cu scopul de a disimula sau de a deforma faptele.
Codul de deontologie arhivistic a fost aprobat de cel de al XIII-lea Congres Internaional al Arhivelor (Beijing, 6 septembrie 1996). Prezenta traducere s-a fcut dup: Code of ethics, ICA Bulletin, nr. 47 (1997-1), pp. 22-24.

2. Arhivitii trebuie s evalueze, s selecioneze i s menin materialul arhivistic n contextul su istoric, juridic i administrativ, n respectul principiului provenienei, pstrnd i fcnd astfel evidente interrelaiile originale ale documentelor. Arhivitii trebuie s acioneze n conformitate cu principiile i cu practica general recunoscute. Arhivitii trebuie s-i ndeplineasc ndatoririle i funciunile n conformitate cu principiile arhivistice privitoare la crearea, pstrarea i stabilirea destinaiei arhivelor curente i intermediare, inclusiv a documentelor electronice i multimedia, selecionarea i preluarea documentelor n vederea arhivrii, asigurarea, protecia, conservarea i restaurarea arhivelor de care rspund, precum i ordonarea, inventarierea, publicarea i pregtirea lor pentru folosire. Arhivitii trebuie s evalueze documentele cu imparialitate, fundamentndu-i judecata pe o profund cunoatere a cerinelor administrative i a politicilor de achiziionare ale instituiilor lor. Ei trebuie s ordoneze i s inventarieze documentele reinute pentru pstrare n conformitate cu principiile arhivistice (i anume principiul provenienei i principiul ordinii originale) i cu normele universal recunoscute, n timpul cel mai scurt pe care l permit resursele de care dispun. Arhivitii trebuie s preia documentele n conformitate cu obiectivele i cu resursele instituiei lor. Ei nu trebuie s urmreasc sau s accepte preluri de documente atunci cnd aciunea ar periclita integritatea sau securitatea documentelor; ei trebuie s coopereze pentru a asigura prezervarea acestor documente n depozitele cele mai potrivite. Arhivitii trebuie s coopereze la repatrierea arhivelor dislocate. 3. Arhivitii trebuie s protejeze autenticitatea documentelor n cursul prelucrrii, prezervrii i folosirii. Arhivitii trebuie s se asigure ca valoarea arhivistic a documentelor, inclusiv a documentelor electronice i multimedia, s nu fie afectat prin lucrrile arhivistice de evaluare, ordonare i inventariere, sau de conservare i folosire. Orice selecionare trebuie s se fac n conformitate cu metode i criterii stabilite cu grij. nlocuirea originalelor cu alte formate trebuie s se fac n lumina valorii legale, informaionale i intrinseci a documentelor. n situaia n care unele documente supuse restriciei de folosire au fost scoase temporar din dosare, faptul trebuie s fie adus la cunotina utilizatorului. 4. Arhivitii trebuie s asigure permanenta accesibilitate i inteligibilitate a materialelor de arhiv. Arhivitii trebuie s selecioneze documentele ce urmeaz a fi pstrate sau care urmeaz a fi distruse avnd n vedere cu prioritate pstrarea mrturiilor eseniale ale activitii unei persoane sau ale unei instituii care a produs i a acumulat documente, dar n egal msur i n funcie de evoluia intereselor cercetrii tiinifice. Arhivitii trebuie s fie contieni c achiziionarea documentelor de origine dubioas, chiar interesante, ar putea s ncurajeze comerul ilegal. Ei trebuie s coopereze cu ali arhiviti i cu serviciile autorizate

pentru identificarea i urmrirea persoanelor suspectate de furtul documentelor de arhiv. 5. Arhivitii trebuie s in evidena i s fie n msur s justifice aciunile lor asupra materialului arhivistic. Arhivitii trebuie s popularizeze practici eficiente de nregistrare pe parcursul ntregului ciclu de via al documentelor i s coopereze cu creatorii de arhiv pentru elaborarea de noi formate i de noi practici de gestionare a informaiei. Ei trebuie s se preocupe nu numai de preluarea documentelor existente, dar s se asigure i de faptul c informaia curent i sistemele de arhiv ncorporeaz chiar de la nceput proceduri corespunztoare de pstrare a documentelor valoroase. Arhivitii care negociaz transferul de documente cu deintorii sau cu oficialii acestora trebuie s vegheze asupra deciziilor corecte bazate pe deplina luare n considerare cnd este aplicabil a urmtorilor factori: autoritatea de a transfera, dona sau vinde; aranjamentele sau beneficiile financiare; planurile de prelucrare; drepturile de reproducere (copyright) i clauzele de acces la documente. Arhivitii trebuie s in o eviden permanent care s informeze asupra prelurilor de documente, conservrii acestora i asupra ntregii munci arhivistice executate. 6. Arhivitii trebuie s promoveze cel mai larg acces posibil la materialul arhivistic i s ofere servicii impariale pentru toi utilizatorii. Arhivitii trebuie s elaboreze att instrumente generale de informare tiinific, precum i instrumente specifice ct mai potrivite pentru toate documentele aflate n gestiune. Ei trebuie s ofere consultaii impariale pentru toat lumea i s utilizeze resursele existente pentru a asigura o gam echilibrat de servicii. Arhivitii trebuie s rspund cu amabilitate i cu spirit de bunvoin la toate cererile rezonabile privind fondurile pe care le dein i s ncurajeze folosirea lor ntr-o msur ct mai larg posibil, n concordan cu politicile instituionale, protecia arhivelor deinute, considerentele legale, drepturile individuale i nelegerile convenite cu donatorii. Ei trebuie s explice potenialilor utilizatori restriciunile pertinente. Arhivitii trebuie s descurajeze restriciunile nejustificate de acces i de folosire, dar pot s recomande sau s accepte drept condiii de preluare restricii clar formulate pentru o durat limitat. Ei trebuie s vegheze cu fidelitate i s aplice cu imparialitate toate nelegerile convenite cu prilejul prelurii dar, n interesul liberalizrii accesului, trebuie s renegocieze condiiile atunci cnd mprejurrile se schimb. 7. Arhivitii trebuie s asigure att accesul la documente, ct i respectul vieii private i s acioneze n limitele legislaiei n vigoare. Arhivitii trebuie s aib grij ca viaa persoanelor fizice i juridice, precum i securitatea naional s fie protejate fr a se distruge informaia, n special n cazul documentelor electronice, unde aducerea la zi i tergerea constituie o practic obinuit. Ei trebuie s respecte viaa privat a indivizilor care au creat sau care constituie subiectul documentelor, n special a acelora care nu au fost consultai asupra folosirii dau destinaiei documentelor.
3

8. Arhivitii trebuie s foloseasc ncrederea special ce le-a fost acordat n interesul general i s evite folosirea poziiei lor pentru a obine beneficii necuvenite pentru ei sau pentru alii. Arhivitii trebuie s se abin de la activiti care le-ar putea prejudicia integritatea profesional, obiectivitatea i imparialitatea. Ei nu trebuie s beneficieze financiar sau n alt mod personal n detrimentul instituiilor, utilizatorilor sau colegilor. Arhivitii nu trebuie s colecioneze documente originale i nici s participe la vreo form de comer de documente n interesul lor personal. Ei trebuie s evite activitile care ar putea crea n opinia public impresia unui conflict de interese. Arhivitii pot s foloseasc arhivele deinute de instituie pentru cercetri i publicaii personale cu condiia ca o astfel de activitate s fie fcut dup aceleai reguli ce au fost impuse celorlali utilizatori de documente. Ei nu trebuie s dezvluie i nici s foloseasc informaiile obinute n procesul muncii asupra documentelor la care accesul este supus restriciei. Ei nu trebuie s accepte ca interesele lor personale de cercetare sau de publicare s interfereze cu propriile ndatoriri profesionale sau administrative pentru care sunt angajai. Cnd utilizeaz documentele instituiei lor, arhivitii nu trebuie s foloseasc depistrile nepublicate ale cercettorilor fr a notifica n prealabil acestora intenia de folosire. Arhivitii pot s recenzeze i s comenteze lucrri ale altor cercettori din domeniul lor de activitate, inclusiv lucrri bazate pe documente deinute de instituia proprie. Arhivitii nu trebuie s permit imixtiuni ale persoanelor din afara profesiunii n practica i n obligaiile lor. 9. Arhivitii trebuie s aspire la performana profesional prin perfecionarea sistematic i continu a cunotinelor lor arhivistice i prin mprtirea rezultatelor cercetrilor i experienei proprii. Arhivitii trebuie s depun eforturi pentru dezvoltarea priceperii i cunotinelor lor profesionale, pentru a contribui la progresul arhivisticii i pentru a veghea ca persoanele aflate sub ndrumarea lor, la munc sau la pregtire, s fie n msur s-i execute sarcinile ntr-o manier competent. 10. Arhivitii trebuie s promoveze protecia i folosirea motenirii documentare universale prin cooperarea cu membrii profesiunii proprii sau ai altor profesiuni. Arhivitii trebuie s urmreasc stimularea cooperrii, s evite conflictele cu colegii de breasl i s rezolve dificultile prin ncurajarea respectului fa de normele arhivistice i de etic profesional. Arhivitii trebuie s coopereze cu membrii profesiunilor nrudite pe baza respectului i nelegerii reciproce. Traducere: Florea Oprea