Forma grafică de prezentare a textului unei scrisori de afaceri

Scrisorile de afaceri trebuie prezentate într-o formă adecvată, în funcţie de obiectul şi tipul lor.
Odată cu utilizarea computerelor, cresc posibilităţile de prezentare a informaţiilor scrise.
Multiplele posibilităţi pot fi circumscrise prin sloganul: de la tastare – la concepţie. Textele scrise
sunt prezentate, astfel, mai interesant şi pe placul cititorilor. Noile posibilităţi de concepţie aduc cu ele
şi tentaţia de a crea opere de artă, în loc de simple scrisori. Autorii pot da frâu liber fanteziei şi
creativităţii, scrisorile reflectându-le nu numai gradul de stăpânire a computerului, dar şi gusturile
individuale.
Astfel, unii autori de scrisori ar putea exagera mult şi ar încălca regulile uzuale de prezentare a
conţinuturilor. Tentaţiile de a folosi multitudinea de programe pentru computere şi posibilităţile, pur şi
simplu, inepuizabile ale acestora, sunt, desigur, mari. Aceste tentaţii sunt, din fericire, limitate, în ceea ce
priveşte corespondenţa de afaceri, prin norme formale, economice şi psihologice, bazate pe reguli
privind modul de scriere şi de prezentare a structurii scrisorii de afaceri etc.
Trebuie să se ia în considerare şi faptul că restricţiile economice (tot mai mulţi oameni trebuie să
realizeze din ce în ce mai mult, într-un timp cât mai scurt) obligă la raţionalizarea şi eficientizarea
corespondenţei. Astfel, nu rămâne prea mult loc pentru prezentarea artistică a scrisorilor. În plus,
schimbarea permanentă a tipurilor de ponturi, a mărimii şi a stilului acestora, trezeşte la destinatari
bănuiala că expeditorii nu au altceva mai bun de făcut. Pentru autori mai rămân însă anumite grade de
libertate de prezentare, fapt care determină aspectul scrisorilor. Există totuşi reguli generale de care
trebuie să ţină cont toţi corespondenţii.
Plasarea textului în pagină
Plasarea generală a textului în pagină şi a celorlalte elemente ale scrisorii trebuie să fie raţională,
pentru a răspunde următoarelor obiective:
 facilitarea muncii dactilografei/operatorului;
 recunoaşterea cu uşurinţă a elementelor scrisorii de către personalul care triază.
Evident, există mai multe soluţii de plasare a textului şi fiecare autor o alege pe cea mai
convenabilă. Însă oricare ar fi ea, conţinutul de bază al scrisorii trebuie să ocupe două treimi din pagină;
restul filei este destinat celorlalte elemente de structură, respectându-se o simetrie a aşezării în pagină:
marginea din stânga trebuie să fie întotdeauna mai mare cu 1cm.
De obicei, se folosesc următoarele tipuri de redactare:
1. Prezentarea americană („bloc”): eliminarea spaţiilor libere la începutul fiecărui rând prin
scrierea începând din marginea stângă a tuturor menţiunilor. Această plasare a textului este
eficientă la scrierea rapidă; este modernă şi des folosită. Dezavantajul ei constă în faptul că are un
aspect dezechilibrat, dar este preferat cel mai mult la corespondenţa de afaceri.
2. Alinierea semibloc: textul scrisorii este aşezat în „bloc”, iar celelalte elemente (antetul, data, adresa,
formula de apel, semnăturile) – conform regulilor corespunzătoare de scriere.
3. Aşezarea în semialineat: textul scrisorii este scris cu alineatele necesare, respectându-se regulile
de aşezare în pagină pentru celelalte elemente.
Formatul cel mai des utilizat în corespondenţa de afaceri este cel normat de parametrii 210-
297mm – formatul A4 şi cel memo (A5), 210-135 mm, pentru scrisorile scurte. În acest caz, vor fi
necesare plicuri de dimensiuni corespunzătoare.
Forme grafice specifice scrisorilor de afaceri
 Tipurile de ponturi. Persoanele care scriu pot alege din multitudinea tipurilor de ponturi pe cele
corespunzătoare, în funcţie de tipul scrisorii şi de gustul personal.
Utilizatorii profesionişti se limitează însă la câteva ponturi. Astfel, scrisorile de afaceri se scriu cu
aceleaşi caractere Times sau Helvetica, ultimul folosindu-se des la antete şi în titlurile structurale
mărite. Se poate scrie şi cu caractere aldine (îngroşate), cursive (înclinate) sau subliniate, realizându-
se, astfel, scoaterea în evidenţă a anumitor fragmente de text.
 Mărimea literei poate fi variată multiplu, pentru corespondenţa de afaceri se recomandă însă litere
de mărimea cuprinsă între 2-3 mm, pentru o mai bună lizibilitate.
  Intervalele dintre litere, cuvinte şi rânduri pot fi stabilite individual. Spre exemplu, pentru
evidenţierea unor cuvinte, se foloseşte spaţierea literelor (spaţii mai mari între litere decât cele
obişnuite). Nu se recomandă abuzul de sublinieri şi nici cel de spaţiere, deoarece se pierde efectul
evidenţierii.
Scrisorile de afaceri se scriu la un interval, egal cu 1,5 cm. Totuşi, la computere se poate varia,
suplimentar, distanţa dintre rânduri.
 Alineatele se fac, în principiu, la un rând de textul premergător şi cel următor. Se folosesc la
separarea paragrafelor în conţinutul de fond sau a subiectelor dintr-un paragraf.
 Enumerările. Textele mai lungi pot fi structurate prin enumerări. Începutul şi sfârşitul enumerărilor
vor fi plasate la un rând de restul textului. Termenii enumerărilor sunt scrişi cu sau fără interval.
Enumerările sunt structurate în mod diferit:
 prin liniuţe;
 prin puncte de enumerare, cu aceeaşi mărime de literă ca şi textul;
 prin cifre, urmate de puncte;
 prin litere mici, în ordine alfabetică, urmate de paranteze.
 Toate enumerările pot fi plasate de la marginea textului cu retrageri sau fără ele, în funcţie de
selectarea modului de aşezare în pagină. La retrageri, toate punctele enumerărilor trebuie să
înceapă, sub aspect gramatical, cu aceeaşi parte de vorbire. Retragerea se deosebeşte de alineat prin
plasarea cu două litere mai spre centrul textului.
 Paragrafele se folosesc când un text mai mare trebuie structurat, după caz, pe subiecte. Între
paragrafe se lasă două rânduri libere, astfel încât citirea scrisorii să fie cât mai uşoară. Paragrafele
pot fi numerotate şi chiar intitulate, cu scopul de a oferi unei scrisori lungi şi complicate maximum
de claritate.
 Aranjarea în acoladă poate înlocui o enumerare. E binevenită în cazul în care trebuie enumerate
mai multe diviziuni şi subdiviziuni ale unui subiect. Se porneşte de la general către particular. Spre
exemplu:

de toamnă pardesiuri scurte

Vestimentaţie costume
sezonieră
paltoane
de iarnă blănuri