Clasificarea şi funcţia cererilor de ofertă

Stabilirea relaţiilor cu partenerii se poate face prin numeroase modalităţi: corespondenţă, agenţi
economici, intermediari sau contacte directe.
Fiecare dintre aceste metode prezintă avantaje şi dezavantaje, dar, în general, se consideră că cele
mai bune rezultate se pot obţine prin contactul direct: prin intermediul agenţilor economici, a
intermediarilor; organizarea de expoziţii şi târguri, întâlniri nemijlocite ale partenerilor de firme etc.
În cazul folosirii contactelor prin corespondenţă, un rol important îl deţin cererile de ofertă şi ofertele
de produse sau servicii.
Sistemul cererilor de ofertă este foarte răspândit în relaţiile de comerţ - atât în interiorul ţării, cât şi în
exteriorul ei.
Acest tip de scrisoare, adresată unor potenţiali furnizori, deschide calea pentru încheierea de
tranzacţii. Înainte de a încheia un contract, unitatea economică îşi întocmeşte o documentaţie amplă, care
să permită alegerea furnizorului, pe de o parte, în funcţie de necesităţile solicitantului şi, pe de altă parte,
în funcţie de disponibilităţile ofertantului, care ţin de calitatea bunurilor şi a serviciilor oferite, de
preţurile şi condiţiile de plată, de termenele de livrare etc. Conţinutul şi forma cererii de ofertă diferă în
funcţie de produsul, serviciul care face obiectul acesteia, precum şi de particularităţile segmentului de
piaţă. Astfel, obiectele cererilor de oferte se pot referi la:
 informaţii generale asupra produselor: eşantioane, prospecte, fotografii, schiţe etc.;
 condiţii generale de livrare a produselor sau de prestare a serviciilor;
 condiţii speciale de livrare a produsului;
 livrarea produsului, în situaţia în care importatorul are urgent nevoie de marfă.
Principala funcţie a cererii de ofertă rămâne a fi însă cea de iniţiere a tratativelor cu partenerii în
vederea încheierii unor tranzacţii comerciale.
Vizavi de obiectul lor, cererile de ofertă pot fi clasificate corespunzător:
1. Cererea de ofertă generală, care are funcţia de informare asupra serviciilor sau produselor ce
urmează a fi procurate. În ea se solicită informaţii generale asupra preţurilor, reducerilor de preţ, calităţii
produselor, condiţiilor şi modului de livrare etc. De exemplu, un organ al administraţiei publice solicită
unei unităţi producătoare de mobilier informaţii asupra mobilierului de birou (calităţi, culori, preţuri,
termene de livrare, reduceri), cu scopul de a selecta mobilierul adecvat.
O astfel de cerere (cu acelaşi conţinut), fiind expediată mai multor furnizori, are funcţia de sondaj
asupra furnizorilor şi scopul de a selecta cel mai convenabil partener. De exemplu: aceeaşi cerere de
ofertă este adresată mai multor producători de încălţăminte (fabricilor „Zorile”, „Floare”, „Tocuşor”), cu
obiectivul de a selecta cele mai bune modele de încălţăminte, la cel mai convenabil preţ, în termenele cele
mai scurte, la un rabat acceptabil etc.
2. Cererea de ofertă specială este adresată unui singur beneficiar şi are funcţia de a solicita
informaţii concrete despre un anumit produs: caracteristici de calitate, volum, preţ, termene de livrare,
mod de ambalare, condiţii de transport etc.
Scopul oricărui solicitant este ca, prin această scrisoare, să obţină informaţiile, documentele necesare
sau chiar produsul, într-un termen cât mai scurt.