Manual Instructiuni

Acest manual vă oferă informații utile cu privire la modul de utilizare a informațiilor pe care le primiti de
la licitatie-publica.ro precum și ce trebuie să faceți sau la ce sa aveti grijă când pregătiti o ofertă.

Ce se achizitioneaza ...
Cititi Titlul, Descrierea scurtă și toate punctele care privesc domeniul de aplicare al proiectului, de exemplu,
Valoarea estimată a contractului, Cantitati, cum ar fi numărul de articole, m², etc Veți găsi aceste informații
în Titlul anuntului, precum și in Textul integral al anuntului de licitatie.
Multe proiecte de achiziții sunt împărțite pe loturi, pentru a facilita participarea IMM-urilor sau a
companiilor specializate. Atentie la formule precum "Împărțire pe loturi: Da" - în acest caz participantul nu
va fi nevoie să îndeplinească toate conditiile globale ale anuntului de licitatie.
Se poate participa la o licitatie ca parte dintr-un grup de operatori economici, in calitate de:
– subcontractant sau
– asociat

Asocierea : mai mulți operatori economici au dreptul de se asocia cu scopul de a depune candidatura sau
oferta comună, fără a exista obligația legalizării. Legalizarea asocierii se poate solicita numai dacă oferta
comună este declarată căştigătoare şi o astfel de solicitare reprezintă o condiție necesară pentr îndeplinirea
viitorului contract.

Atenție! În cazul prezentării la o procedură a unui operator economic într-o asociere, facilitățile oferite din
postura în care se află nu se iau în considerare decât după analiza asociației ca entitate juridică şi numai în
funcție de acestea se decide acceptarea luării în considerație a facilităților.

Subcontractarea: ofertantul are dreptul de a include în propunerea tehnică posibilitatea de a subcontracta

o parte din contractul respectiv. Dacă se solicită, ofertantul are obligația de a preciza:

– partea/părțile din contract pe care intenționează să le subcontracteze şi

– datele de recunoaştere ale subcontractanților

Notă: Ofertantul rămâne pe deplin răspunzător în ceea ce priveşte modul de îndeplinire a viitorului contract
de achiziție publică.

Atenție! Intreprinderile afiliate în raport cu o anumită persoană juridică au dreptul de a participa în cadrul
aceleiaşi proceduri de atribuire, dar numai în cazul în care participarea nu este de natură să distorsioneze
competiția.

Exemplu: În cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire trebuie excluse şi implicit se va anula procedura, dacă
sunt depuse numai oferte de către o intreprinderea mamă şi separat de către o filiala a sa.

TENDER SERVICE Srl

Str. Cernei Nr. 22, 550356, Sibiu
www.licitatie-publica.ro Tel: 0369-591 482, Fax: 0369-591 483
În cazul în care anuntul de licitatie nu vă oferă suficiente informații, luati legatura cu autoritatea contractantă
pentru a obține informatii suplimentare. Veți găsi, de obicei, datele de contact în secțiunea de sus, la
inceputul textului integral.
În cazul în care documentia de participare la licitatie este atasata (a se vedea imaginea de mai jos), puteți,
de asemenea, sa o deschideti pentru a va face o idee.

Atenție! In foarte multe cazuri, fisierele atasate au extensia p7s, p7m...Aceste documente sunt semnate
electronic si pentru a verifica validitatea semnăturii electronice aplicate unui document, trebuie instalată și
folosită una dintre aplicaţiile clickSIGN și shellSAFE Verify, aplicatii care odata instalate in calculatorul
dvs, va permit deschiderea fara probleme a acestor fisiere.

... Ce șanse aveti sa câștigati contractul?

Odată ce aveți o bună înțelegere a ceea ce (și cât de mult) este nevoie, faceti o evaluare realista si ganditi-
va daca compania dumneavoastră poate face o ofertă care este mai bună decât cele ale concurentei.
În primul rând, aruncati o privire la criteriile de atribuire: Cum va fi selectata "cea mai buna oferta"? Fie
doar prețul este decisiv, sau "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", pe baza unor criterii
menționate în anuntul de licitatie sau documentatia acesteia.
În al doilea rând, analizati aceste criterii de selecție și analizati șansele pe care le aveti in comparație cu cele
ale concurenților dumneavoastră. În ceea ce privește prețurile, poate fi util să verificați "anunturi de
atribuire" sau licitatii similare pentru a afla valoarea reala a unui contract si condițiile de participare.
Acum selectați anunturile de licitatie pentru care considerati că puteti face o oferta competitiva și continuați
cu pașii următori. În cazul în care gasiti doar un număr redus de licitatii (așa cum se poate intampla, de

TENDER SERVICE Srl

Str. Cernei Nr. 22, 550356, Sibiu
www.licitatie-publica.ro Tel: 0369-591 482, Fax: 0369-591 483
exemplu, la o cautare intr-o zonă geografică restransa), puteți licita, totusi, pentru un contract unde credeti
ca aveti sanse de castig - vă ajută să înțelegeți procedura de licitare.
Începeți prin pregătirea tuturor documentelor care sunt necesare, astfel încât să puteți afla de cat de mult
timp aveti nevoie pentru a pregăti o ofertă.

Verificați toate termenele limita

Chiar dacă termenul limită pentru depunerea ofertei (dat pe partea de sus a a anuntului in textul integral, (a
se vedea imaginea de mai jos) indică faptul că există încă suficient timp - verificati toate celelalte termene
limita care pot fi găsite doar în textul integral:

Ar putea exista si un termen limită pentru solicitare a unor documenții/ formulare/ clarificări pentru
participarea la licitație sau anunțarea intentiei de participare, daca ratati aceste termene limita, din pacate
nu veti mai putea participa (cu excepția cazurilor de bunăvoință din partea autorității). Exemple termene
limita :
- termen pentru solicitarea documentatiei
- termen pentru solicitarea de clarificari
Alte formulari: - termen limita pentru depunerea ofertelor, - data si ora deschiderii ofertelor

Obtinere documentatie pentru participare la licitație

Dacă considerati că – in baza informațiilor mentionate mai sus - este logic pentru dvs. sa licitati pentru un
contract, obtineti documentatia de participare la licitație. În funcție de procedura, va fie nevoie fie sa obtineti
documentatia de participare (în care, de obicei, este nevoie sa dovediti că firma dvs. este pregătita tehnic și

TENDER SERVICE Srl

Str. Cernei Nr. 22, 550356, Sibiu
www.licitatie-publica.ro Tel: 0369-591 482, Fax: 0369-591 483
financiar sa onoreze un astfel de contract si în care veți găsi toate informațiile de care aveți nevoie pentru a
crea și prezinta oferta).
În orice caz, verificați textul integral pentru instrucțiuni despre cum să obțineți aceste documente. După cum
s-a arătat mai sus, puteți chiar să le descărcați direct din anunt (in partea de sus la Atasamente), în cele mai
multe cazuri. Cu toate acestea, exista si cazuri in care autoritățile contractante vor să știe cine este interesat
de procedura. În aceste cazuri, trebuie sa contactati direct autoritatea contractanta, pentru a solicita
documentele necesare sau /sau va inregistrati pe portalul autoritatii sau indicat de autoritate.
Documentatia de atribuire a unui contract prin licitatie publica se structurează astfel:
- Caietul de sarcini sau, după caz, documentatia descriptivă
- Clauzele contractuale obligatorii
- Fisa de date a achizitiei
- Formulare si modele
- Alte informații cu privire la impozitare, protecția mediului, protecția muncii

De cele mai multe ori formularele sunt standard, sunt comune tuturor licitatiilor, si odata completate cu
atentie pentru prima licitatie la care participati, vor putea fi folosite si la urmatoarele.

Cele mai importante conditii pe care trebuie sa le indepliniti pentru a participa la o licitatie publica apar
sub forma “Cerintelor minime de calificare” respectiv “Criteriilor de selectare”, si anume:

Criteriile, in general, sunt acele condiții şi sau cerințe minime impuse, ce trebuie indeplinite de către
operatorul economic care doreşte să devină parte intr-un contract de achiziție publică.

Criteriile de calificare si selecție se referă numai la:

– situația personală a candidatului sau ofertantului:

Sunt considerate documente edificatoare: certificate, caziere judiciare, alte documente echivalente emise
de autoritați competente din țara respectivă.

Notă: In cazul in care in țara de origine sau in țara in care este stabilit operatorul economic, nu se emit astfel
de documente sau acestea nu vizează toate situațiile, atunci trebuie să fie acceptată fie o
declarație pe proprie răspundere, fie, o declarație autentică dată in fața unui notar, a unei autoritați
administrative sau judiciare, sau a unei asociații profesionale care are competențe in acest sens.

– capacitatea de exercitare a activității profesionale:

Pentru a-şi demonstra capacitatea de exercitare a activitații profesionale operatorul economic va prezenta
documente edificatoare prin care să dovedească: forma de inregistrare ca persoană fizică sau juridică
şi, dacă este cazul, atestarea ori apartenența din punct de vedere profesional, in conformitate cu prevederile
din țara in care ofertantul/candidatul este stabilit.

– situația economică şi financiară;capacitatea tehnică şi/sau profesională:

Situația economică si financiară reprezintă un indicator prin a cărui demonstrare operatorul este considerat
calificat pentru indeplinirea contractului de achiziție publică respectiv.

TENDER SERVICE Srl

Str. Cernei Nr. 22, 550356, Sibiu
www.licitatie-publica.ro Tel: 0369-591 482, Fax: 0369-591 483
Pentru a-şi demonstra situația economică si financiară operatorul economic va prezenta documente
edificatoare cum ar fi: declarații bancare corespunzatoare sau, dupa caz, dovezi privind asigurarea
riscului profesional; bilanțul contabil sau extrase de bilanț, in cazul in care publicarea acestor bilanțuri este
prevăzută de legislația țării in care este stabilit ofertantul/candidatul; declarații privind cifra de afaceri
globală sau, dacă este cazul, privind cifra de afaceri in domeniul de activitate aferent obiectului contractului
intr-o perioadă anterioară care vizează activitatea din cel mult ultimii 3 ani, in măsura in care informațiile
respective sunt disponibile; auditul financiar emis de persoane autorizate.

Dacă, din motive obiective, justificate corespunzător, operatorul economic nu are posibilitatea de a prezenta
documentele solicitate, acesta are dreptul de a-şi demonstra situația economică si financiară şi prin
prezentarea altor documente care să reflecte o imagine fidelă a situației economice si financiare .

Capacitatea economică si financiară a operatorului economic poate fi susținută şi de o altă persoană,

indiferent de natura relațiilor juridice existente intre operatorul economic si persoana respectivă. Operatorul
economic, care beneficiază de susținerea capacitații economice şi financiare trebuie să dovedească aceasta
prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei care susține. Angajamentul ferm de susținere financiară
reprezintă un act juridic unilateral prin care persoana care susține confirmă faptul că va pune la dispoziția
operatorului economic resursele financiare invocate. Persoana care susține financiar operatorul economic
nu trebuie să se afle intr-una din situațiile care determină excluderea din procedura de atribuire.

– standarde de asigurare a calității;

– standarde de protecție a mediului, dacă este cazul

Oferta
Mai întâi de toate, verificați care sunt criteriile/ condițiile de participare solicitate. Va fi nevoie sa dovediti
că îndepliniți aceste condiții și, în unele cazuri, va va lua ceva timp sa dovediti asta (cu diverse documente).
Aceste criterii sunt de obicei legate de starea tehnică și financiară a companiei și ar putea include situații
financiare, referințe, certificate etc.
Atentie: dacă nu puteti furniza un document solicitat, luati legatura cu autoritatea si incercati sa aflati dacă
puteți dovedi capacitatea in alt mod sau cu alt document.
Odată ce știti sigur ca îndepliniti cerințele obligatorii, urmați instrucțiunile date în documentia licitației. Și
folositi următoarea listă de verificare înainte de a prezenta oferta:
Nu imprimați oferta pe o hârtie cu antetul companiei daca contine si termenii si conditiile companiei pe
verso; termenii și condițiile dvs. si cei ai autoritatii intra in conflict (și oferta va fi respinsa).
Nu schimbați/modificați modelele și formularele standard furnizate de autoritatea contractantă. Completați
numai în pozițiile solicitate.
Verificati de mai multe ori, daca este nevoie, daca semnăturile solicitate sunt prezente.
Asigurați-vă că toate prețurile sunt completate și toate documentele solicitate sunt atașate.
Oferta cuprinde propunerea financiară şi propunerea tehnică.

TENDER SERVICE Srl

Str. Cernei Nr. 22, 550356, Sibiu
www.licitatie-publica.ro Tel: 0369-591 482, Fax: 0369-591 483
Prin ofertă alternativă se înțelege acea ofertă care se poate abate într-o anumită masură de la cerințele
documentației de atribuire şi pe care ofertanții o pot depune numai în cazul în care criteriul de atribuire este
„cea mai avantajoasă oferta din punct de vedere economic”.

Notă: Se precizează în anunțul de participare, în mod explicit, dacă este permisă depunerea de oferte
alternative. Dacă aceasta precizare lipseşte, ofertele alternative nu se pot lua în considerare.
Prin ofertă comună se înțelege oricare ofertă depusă de mai mulți operatori economici asociați în vederea
participării la procedura de atribuire.
Atenție! Un operator economic/asociație de operatori economici nu are dreptul să depună mai multe oferte
în cadrul aceleiaşi proceduri.

Predarea ofertei
Transmiteti oferta dvs. la timp! Chiar și o jumătate de minut întârziere este prea târziu, astfel încât luati in
considerare blocaje de trafic sau conexiuni lente la internet (în cazul licitatiilor electronice).

Aspecte strategice in cazul licitațiilor

După cum poate ați observat deja, licitațiile publice sunt destul de formale și birocratice și necesită un efort
considerabil. Cu toate acestea ele oferă mari oportunități de creștere a veniturilor și profitului companiei
tale! Întrebarea este: cât de mult timp poti investi până când veți obține un profit?
Aparent, nu există nici o regulă standard, dar sunt cateva aspecte de luat în considerare:
Nu exista costuri de marketing / de publicitate pentru a licita; astfel eficiența este adesea mult mai mare
decât in cazul clienților dvs. obisnuiți.
Luați în considerare curba de învățare: licitațiile publice sunt speciale și necesită cunostinte speciale. Fiți
realiști: nu poți fi un profesionist după primele 2 oferte. Se recomanda participarea la cel puțin 5 licitatii -
succesiv. Numai folosindu-va de experiența de la prima licitație pentru a doua (și tot așa mai departe), veti
beneficia de experienta de la ultima procedura la care ati participat. Nu participati la 5 licitatii în același
timp.
Beneficiați de avantajele datorate creșterii eficienței: deoarece va fi nevoie sa pregatiti documentele/ dosarul
pentru prima licitatie, le puteți folosi pe cele mai multe dintre ele pentru următoarea. Prin urmare, timpul de
pregătire a documentatiei / unor oferte scade substanțial.
Diversificarea înseamnă siguranta sporită: prin adăugarea de licitații publice in portofoliul dumneavoastră,
sunteți mai puțin dependenti de contracte/ comenzi de la firme private (și capacitatea lor de a plăti factura!).
Dacă aveți orice întrebări suplimentare, vă rugăm să nu ezitați să ne contactați prin telefon sau e-mail.
Personalul nostru vă sta la dispozitie si va va ajuta cu siguranță.

TENDER SERVICE Srl

Str. Cernei Nr. 22, 550356, Sibiu
www.licitatie-publica.ro Tel: 0369-591 482, Fax: 0369-591 483