PREZENTAREA CORESPONDENŢEI

DE AFACERI
Imaginea unei firme se construieşte, pas cu pas, timp îndelungat. Un rol important în această „piesă”
îl are şi papetăria firmei, tipăriturile şi corespondenţa scrisă: hârtia de corespondenţă, hârtia de fax, cărţile
de vizită, plicurile, invitaţiile, somaţiile, ofertele, documentele comerciale, ambalajele, etichetele, afişele
şi alte tipărituri (pliantele, broşurile, cataloagele etc.). Design-ul mărcii unei unităţi, simbolul sau
însemnul firmei, alegerea copertei şi a culorilor folosite la textul scrisorii şi felul în care este utilizat
însemnul pe toate comunicările enumerate mai sus reprezintă, împreună, faţa publică a firmei.
În realitate, însă, papetăria se referă, în mod expres, la ceea ce, în general, se numeşte foaie cu antet.
Tipărirea acesteia poate fi considerat primul pas profesionist într-o strategie, unitară şi coerentă, de
comunicare globală a designului unităţii. Foaia cu antet poate produce efecte sau de fineţe, sau de
neglijenţă faţă de activitatea întreprinderii înseşi.
Despre hârtia cu antet, creatorii de imagine spun că ea este primul act de design comercial al unei
unităţi economice, ea fiind considerată de către specialişti un fel de „cap de pod” în strategia de
comunicare vizuală a acesteia.
Articolele de papetărie trebuie să reflecte corect imaginea unei unităţi economice, mai ales a celei
comerciale.
Orice scrisoare sau act expediat de un funcţionar îl caracterizează în mod absolut atât pe el, cât şi
imaginea firmei sau a companiei, incluzând:
 calitatea hârtiei folosite pentru redactarea scrisorii;
 calitatea design-ului grafic;
 caracterul îngrijit al textului tipărit;
 calitatea scrisului şi exprimarea mesajului.
O firmă trebuie să ştie ce fel de imagine vrea să aibă şi să facă tot posibilul ca s-o creeze. Spre
exemplu:
 Unităţilor ce se ocupă de afaceri conservatoare - bănci, companii farmaceutice, companii de
asigurări, agenţii de schimb, avocaţi, medici, contabili, editori de manuale etc. - li se recomandă
hârtie de calitate (nu contează structura), de culoare albă sau ocru; dactilografiere tradiţională,
originală sau latină veche, cu litere negre.
 Unităţile care comercializează tehnică modernă - automobile, computere şi industrii de mobilier
pentru case, firme de design, agenţii de reclamă şi companii de comunicaţii; cluburi de sănătate;
restaurante, baruri etc. - trebuie să folosească hârtie de calitate, cu structură deosebită, de culori
fumurii (gri, cafeniu, oliv), scriere modernă, adesea neobişnuită, cu litere de culoare închisă.
 Unităţilor cu imagine modernă, care practică comerţul cu amănuntul sau produc textile, confecţii
pentru bărbaţi şi dame, cosmetică, saloanele de coafură etc. li se recomandă să folosească, în
exclusivitate, hârtie de calitate, cu sau fără „curiozităţi” în structură, de culori neobişnuite sau
contrastante (de ex., hârtie de culoare roz cu margine închisă sau hârtie bleu cu scrisul bleumarin),
cu spaţii mari între rânduri şi cu scris colorat.
Aşadar, cel care iniţiază o afacere proprie sau deschide un birou trebuie să se decidă ce tip de
hârtie va folosi şi să aleagă un designer adecvat (în majoritatea oraşelor mari există numeroase firme
de design competente şi consultanţi grafici independenţi). Cerinţele pe care urmează să le respecte
oricare manager privind alegerea design-ului se referă la:
 design-ul antetului, simbolului sau mărcii întreprinderii;
 calitatea şi structura hârtiei;
 culoarea ei;
 dimensiunile;
 modul de imprimare folosit.

Modul de imprimare folosit

 Tipărirea este modul cel mai ieftin şi deci cel mai des utilizat de o unitate economică
Gravarea este un proces de lux şi scump, deoarece necesită o matrice specială din oţel. Se poate
grava tipăritura pe ambele feţe ale hârtiei. Pentru proprietarul unei mici întreprinderii un astfel de scris
este un semn de succes. În majoritatea întreprinderilor, numai conducerii superioare i se permite să
folosească hârtie gravată.
Termografia este un proces de prelucrare termică, ce face să se evidenţieze uşor cerneala, literele
având un aspect asemănător cu gravura. Este însă considerată o „gravură nereuşită”, deoarece în unele
cazuri lizibilitatea lasă de dorit.
Pentru a crea o impresie specială, de lux, oricărui tip de hârtie, este folosită imprimarea în relief a
literelor. La o realizare „puternic reliefată”, antetul se evidenţiază proeminent de pe hârtie, putând fi
perceput cu degetele. Acest procedeu se mai numeşte „scriere în orb”. Cele mai bogate companii şi
firme îşi scriu întotdeauna antetul în relief, atât pe hârtie, cât şi pe cărţile de vizită de afaceri.
Un adevărat lux pentru unele firme este filigranul – un desen de fond transparent, executat în
procesul de producere a hârtiei. El poate fi văzut mai bine, dacă hârtia este ţinută în lumină. Când o
întreprindere îşi are numele sau simbolul său filigranat pe coala de hârtie, ea atinge culmea
snobismului.

Aşezarea scrisorii în plic

Imaginea companiei poate fi compromisă, în parte, de ceva atât de neînsemnat ca plierea
neglijentă a scrisorilor şi folosirea plicurilor necorespunzătoare. Multe întreprinderi folosesc, pentru
adrese, plicuri speciale cu ferestruici.
Atunci când designul firmei nu are o stemă deosebită, scrisoarea poate fi împăturită în aşa fel,
încât adresa să nimerească în fereastră. Dacă se foloseşte un plic obişnuit, scrisoarea se pliază în trei
părţi egale aşa, încât adresa să fie plasată, aproximativ, până la centrul foii, ocupând o treime din
lăţimea ei. Procedeul clasic de pliere şi introducere a unei scrisori într-un plic orizontal constă în
următoarele:
1. Se întoarce partea de jos a scrisorii (aproximativ o treime din foaie) de jos în sus.
2. Se îndoaie apoi, partea de sus (unde se află adresa) până se întâlneşte cu partea de jos a hârtiei
împăturite deja, împărţind astfel hârtia în trei părţi egale şi dându-i o formă care îi permite să
alunece uşor de la dreapta la stânga, în plic.
3. Scrisoarea se introduce, cu partea de sus îndoită, spre verso-ul plicului, astfel ca la deschiderea
acestuia să se poată citi adresa la prima desfacere a hârtiei.