CORESPONDENŢĂ.

NOŢIUNI DE BAZĂ

Ce înseamnă să fii cu adevărat un om de afaceri în lumea aceasta nouă şi curajoasă a competiţiei, în

care informaţia şi tehnologia ne devorează? Tehnologia este minunată, dezirabilă, necesară şi profitabilă,
dar nu ar trebui ca ea să ne facă mai puţin umani. Manierele de mâine vor implica computere, cipuri,
aparatură digitală, sateliţi – poate chiar relaţii cu fiinţe extraterestre! Dar înainte de orice, viitorul trebuie
să fie o lume a politeţii, a atenţiei faţă de interlocutori.
În acest context, importanţa ce revine comunicării scrise (mai ales corespondenţei de afaceri) este
clară. La ce folosesc cele mai frumoase eforturi ale întreprinderii pentru a apărea într-o lumină pozitivă în
ochii partenerilor de afaceri şi ai publicului, dacă acestea sunt anulate de o slabă prestaţie în domeniul
corespondenţei? Altfel spus, comunicarea scrisă (activitatea de corespondenţă) a unei întreprinderi
pretinde ca, prin încadrarea sa în filozofia unităţii, să-i ofere o imagine unitară în exterior, să-i reflecte
personalitatea ca stil şi ton.
Fiecare persoană cu funcţie administrativă – director, şef de serviciu, agent economic - tinde să
creeze un mediu care să permită angajaţilor să înveţe din propria lor experienţă sau de la clienţi, furnizori
şi parteneri de afaceri. Unul dintre cele mai bune mijloace care permit însuşirea experienţei este
comunicarea scrisă, din care face parte şi corespondenţa oficială.
Noţiunea de corespondenţă semnifică schimbul de scrisori între două persoane fizice sau juridice.
Corespondenţa oficială include scrisorile şi actele care servesc ca mijloc de legătură şi schimb de
informaţie între persoanele juridice sau între cele fizice şi cele juridice. Corespondenţa oficială
soluţionează probleme cu conţinut juridic, organizatoric, diplomatic, administrativ etc., în fiecare dintre
ele prevalând caracterul economic al conţinutului, ca rezultat firesc al unei economii în continuă
dezvoltare.
 Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenţii economici, cu scopul de
promovare a schimbărilor sau a noutăţilor economice.
 Ca disciplină de studiu, corespondenţa are drept scop însuşirea de către cei care îşi desfăşoară (sau
îşi vor desfăşura) activitatea în administraţia publică sau în unităţile economice a principiilor, a
regulilor gramaticale şi stilistice, a metodelor şi formelor, pe a căror bază se redactează, se prezintă şi
se folosesc scrisorile şi actele oficiale.
Obiectele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, în acelaşi timp, ele trebuie să fie întotdeauna clare, ca
să provoace reacţia scontată a destinatarului faţă de modul sperat de autor. Spre exemplu:
 iniţierea relaţiilor dintre persoanele fizice sau juridice;
 stabilirea relaţiilor acestora în scopul rezolvării problemelor ce ţin de interesele proprii;
 modificarea sau încetarea relaţiilor din anumite motive.
În funcţie de obiectivele generale sus-numite, se aleg obiectivele particulare, care indică ce se solicită
unui partener concret, spre exemplu:
 a informa sau a afla ceva;
 a motiva sau a influenţa (manipula);
 a fi de acord sau a respinge ceva;
 a explica sau a rectifica ceva;
 a admonesta sau a reclama pe cineva;
 a cere scuze/a exprima regrete faţă de o situaţie;
 a solicita sau a oferi ceva;
 a face comandă, a cumpăra sau a apela la ceva;
 a obţine un câştig cât mai mare sau a plăti puţin;
 a face o invitaţie;
 a accepta sau a refuza ceva;
 a mulţumi cuiva pentru ceva;
 a felicita sau a exprima condoleanţe cuiva.
Necesitatea elaborării unei corespondenţe moderne nu este nouă – ea datează de la apariţia
preocupărilor teoretice privitoare la ea. Aşa cum se schimbă în decursul anilor concepţiile (de exemplu,
cele privitoare la clienţi), reprezentările valorice, gusturile sau moda, tot aşa şi corespondenţa trebuie să
se adapteze condiţiilor prezente.
Cele mai importante cerinţe faţă de corespondenţa actuală sunt cele ce urmează:
 să fie elaborată la costuri avantajoase;
 să aibă obiective, scopuri reale, bine definite;
 să fie adresată unor destinatari concreţi;
 să fie eficientă;
 să aibă impact psihologic asupra destinatarului, bazat pe emoţii;
 să fie prezentată conform rigorilor;
 să se conformeze identităţii şi imaginii firmei;
 să aibă un limbaj corect, modern, adecvat obiectivului corespondenţei.