Principii de redactare a scrisorilor circulare

Circularele sunt scrisorile cu acelaşi conţinut, adresate unei anume sau eventuale clientele sau
persoanelor subalterne, pentru a anunţa modificările de structură sau de politică ale unităţii economice,
schimbările de adrese, numirea unor noi reprezentanţi etc.
În funcţie de rolul pe care îl îndeplinesc, scrisorile circulare se clasifică după cum urmează:
1. Scrisori elaborate de un organ ierarhic superior şi adresate celor din subordine, pentru a
transmite anumite decizii, dispoziţii, reguli de comportament sau pentru a comunica anumite
schimbări de ordin general, survenite în activitatea unităţii în cauză. Acestea sunt dispoziţia,
ordinul, decizia
2. Scrisori circulare de afaceri folosite în activitatea comercială, cu scopul de a motiva clientul, de
a-l atrage, de a anunţa diferite schimbări de preţuri, de producţie, comerţ, transport etc.
Acestea sunt scrisorile-tip trimise numeroşilor corespondenţi, cu scopul de a transmite aceeaşi
informaţie. Ele sunt importante şi fac să se câştige mai mult timp pentru iniţierea relaţiilor de
parteneriat şi pentru rentabilizarea acestei activităţi.
Întreprinderile bogate sunt dispuse să finanţeze operaţiuni de anvergură pentru a atrage clientela şi
anume: organizează campanii publicitare, utilizează mijloace tehnice şi psihologice pentru atragerea
atenţiei unei potenţiale clientele, aşa ca:
radioul, televiziunea, presa, ziarele şi revistele;
expedierea eşantioanelor/ mostrelor, listelor de preţuri, cataloagelor, prospectelor (fără plată);
vizite ale intermediarilor angajaţi sau reprezentanţilor firmei.
Furnizorii cu capital mai modest nu-şi pot permite astfel de cheltuieli costisitoare. În această
situaţie, ei folosesc scrisorile circulare, care trebuie să aibă un conţinut concis, dar, în acelaşi timp, să
dezvăluie exhaustiv obiectul tratat. Dacă circulara este adresată mai multor potenţiali clienţi,
conţinutul ei este redactat într-un stil mai oficial şi mai puţin personal, spre deosebire de alte scrisori
de afaceri, cu ton mult mai familiar, adresate persoanelor nominalizate.
Scrisorile publicitare circulare (fără destinatar) au scopul de a prezenta informaţii clientului
asupra unor obiecte, produse, servicii, cu scopul de a influenţa într-un mod sau altul: de a-i trezi
interesul sau dorinţa, de a se informa mai detaliat asupra mărfii sau chiar de a o cumpăra. Trăsătura lor
esenţială este eficienţa.
Prima parte a unei circulare trebuie să atragă imediat atenţia cititorului şi să-i trezească dorinţa de
a citi în continuare.
În a doua parte, trebuie să se facă o descriere clară a obiectului, a serviciului, a modificării unei
situaţii etc., indicându-se, dacă e cazul, şi avantajele de care va putea beneficia.
Dacă circulara anunţă doar o modificare de preţ, un nou tarif, un eveniment, ea poate fi prezentată
sub forma unui simplu aviz, fără titlu sau formulă de apel (în cazul schimburilor între profesionişti ai
comerţului).
De obicei, această circulară nu prezintă detalii, ea este concepută pentru a trezi interesul
destinatarului, pentru a-l incita să fie atent.
Circulare pot fi numite şi micile prospecte care sunt distribuite persoanelor şi care anunţă
activităţi sau vânzări la preţuri avantajoase. Adresate unei persoane concrete, ele pot fi înlocuite prin
scrisori-circulare mai detaliate, care oferă informaţii suplimentare asupra obiectului. În acest caz,
scrisoarea va avea un conţinut mai sofisticat şi un ton mai degajat. Şi anume:
Introducerea va conţine o parte informativă de prezentare de către emitent a imaginii întreprinderii
sale, a activităţii sau a produsului său.
Tratarea scrisorii va conţine descrierea argumentată a obiectului, făcută în aşa fel, încât să convingă
destinatarul. Aici se va aminti de avantajele financiare ale clientului, de eficientizarea afacerii lui,
de facilităţile eventuale care i se vor aduce beneficiarului.
În cele mai dese cazuri, astfel de circulare sunt urmate de relansări. Prin relansare se înţelege o
trimitere repetată prin intermediul poştei, la intervale de timp calculate astfel, încât să se menţină
curiozitatea clientului.
 Dacă acest demers este suficient, cataloagele şi pliantele trimise menţin clientul într-o permanentă
stare de atenţie şi interes. Succesul operaţiunii depinde de calitatea redactării şi de argumentaţia
folosită.

Modele de scrisori circulare

Scrisoare circulară pentru anunţarea deschiderii unei societăţi comerciale.

✉ Stimaţi domni, stimate doamne,

Avem plăcerea (onoarea) să vă aducem la cunoştinţă faptul că am fondat (am deschis) de curând o
societate comercială (o casă de comerţ) având ca obiect de activitate vânzarea angro a articolelor de
marochinărie.
Existenţa unui stoc de materii prime, destul de important pentru a garanta executarea rapidă a
comenzilor, capitalul suficient pentru a oferi condiţii de plată avantajoase ne permit să solicităm
comenzile Dvs., cu convingerea fermă că le vom satisface.
Acordându-ne nouă comenzile dumneavoastră, veţi avea avantajul de a fi în relaţii cu
producătorii…, ale căror produse sunt cel mai bine situate atât sub raportul calităţii, cât şi sub raportul
moderaţiei preţurilor.
În speranţa că veţi binevoi să ne onoraţi cu corespondenţa dumneavoastră, rugăm să primiţi urările
noastre cele mai bune.

✉ Scrisoare circulară pentru a anunţa schimbarea proprietarului.

Stimaţi domni / Stimate doamne…,
Aş dori să vă aduc la cunoştinţă că, începând cu 1 octombrie curent, urmează să preiau
conducerea afacerilor domnului…, patronul meu actual, al cărui colaborator sunt din … (de … ani).
Ţin să vă asigur de dorinţa mea de a continua bunele relaţii cu dumneavoastră, precum şi de faptul
că toate eforturile mele vor fi îndreptate către păstrarea bunei imagini de care se bucură firma noastră
în prezent.
Cu cele mai sincere salutări...

✉ Circulara pentru anunţarea numirii unui reprezentant în străinătate

Domnilor,
Avem plăcerea să vă informăm că, în vederea dezvoltării de mai departe a relaţiilor comerciale cu
partenerii români, am hotărât să acordăm reprezentanţă exclusivă pentru comerţul nostru firmei…, al
cărei sediu social se află la Chişinău, str.…tel....
Prin intermediul acestei firme, veţi putea obţine toate informaţiile, atât în ceea ce priveşte preţul,
cât şi calitatea produselor noastre.
Deschiderea acestei agenţii va facilita executarea comenzilor Dvs. şi va înlătura orice întârzieri în
livrare.
 Asigurându-vă de atenţia pe care agentul nostru o va acorda executării comenzilor Dvs., vă rugăm
să acceptaţi…

✉ Anunţarea schimbării sediului social al firmei

Domnilor,
Avem onoarea de a vă informa că, începând cu (data de…) …, birourile noastre vor fi transferate
la adresa de mai jos: ......................
...............................................................................................................

Vă rugăm ca, pe viitor, să trimiteţi pe această adresă comenzile cu care veţi avea plăcerea să ne
onoraţi. Vă asigurăm de grija şi atenţia deosebită pe care le vom acorda comenzilor dumneavoastră şi
vă rugăm să acceptaţi…