Principii de redactare a conţinutului cererii de ofertă

Pentru ca să-şi atingă scopul scontat, cererea trebuie redactată conform regulilor:
 Tratarea scrisorii trebuie să se caracterizeze prin concizie, precizându-se condiţiile solicitate de
furnizor, iar fraza de încheiere – să invite destinatarul să acţioneze foarte rapid.
 Una din calităţile indispensabile ale scrisorii de solicitare de informaţii este claritatea, altfel ea nu
va avea efectul dorit. Beneficiarul nu trebuie să se bazeze pe faptul că destinatarul va înţelege
involuntar amănuntele solicitării.
 Dacă solicitantul doreşte să i se trimită mai multe materiale documentare sau unele informaţii, e
binevenit ca ele să fie trecute într-o listă separată prin numerotare. Aceasta îl va ajuta pe
corespondent să vadă imediat ce se vrea de la el şi, în plus, să bifeze fiecare informaţie pe listă.
 Când se solicită informaţii despre preţuri, calităţi ale produselor, sau despre condiţii de plată, de
livrare, important este ca întrebările să fie formulate clar şi să se precizeze numărul de referinţă
indicat de furnizor şi descrierea exactă a obiectului.
 La solicitarea unei întrevederi, este important să se dea suficiente detalii, mai ales dacă destinatarii
sunt persoane importante şi foarte ocupate: solicitantul trebuie să-i lase cât mai multă libertate în
alegerea datei şi a orei de întrevedere. În acest context, tonul deferent trebuie să prevaleze în
scrisoare şi anume: să se utilizeze formule de politeţe simple: „Stimate (ă) domnule/doamnă…”,
cu excepţia situaţiei în care interlocutorul se află la un foarte înalt nivel ierarhic (Distinse Domnule
X…, Excelenţa Voastră, Domnule Ministru etc.). Nu este recomandabilă folosirea apelativului
„Dragă”, decât în cazul în care interlocutorul e un prieten foarte apropiat.
În cadrul textului scrisorii, paragrafele trebuie să fie distincte, grupate pe capitole, delimitate
spaţial. Frazele şi formulările să fie scurte, să conţină o singură idee, pentru a fi uşor de sesizat. Să se
evite, pe cât e posibil, începerea scrisorii cu formularea „noi”, evidenţiindu-se cuvântul
„Dumneavoastră”, ceea ce denotă respectul pentru interlocutor. Sunt binevenite formulele cu verbul la
modul condiţional: „ne-aţi putea oferi”, „aţi fi amabili” etc.
Nu se recomandă să fie folosite aceleaşi clişee rigide pentru unul şi acelaşi interlocutor. Scrisoarea
riscă să devină inconsistentă.
Conceperea scrisorii trebuie să indice faptul că, prin cererea de ofertă, solicitantul se informează
doar, fără a se angaja în afacerea propriu-zisă.

O cerere de ofertă, fie ea generală (circulară), prin care se solicită prospecte, mostre, liste de preţuri,
sau indicaţii privind condiţiile de livrare şi plată, fie specială, prin care se solicită mărfuri/servicii
concrete, trebuie să aibă o anumită structură, care să cuprindă următoarele aspecte:
– specificarea (în introducere) a sursei de obţinere a adresei destinatarului;
– motivul/obiectul cererii de ofertă;
– descrierea exactă a mărfii solicitate/serviciului solicitat, cu anexarea schiţelor, desenelor etc.;
– indicarea cantităţii şi a calităţii dorite, acestea fiind factori importanţi în stabilirea preţului şi,
eventual, a rabatului/remizei, a termenului de livrare dorit, precum şi a condiţiilor de livrare şi de
plată convenabile;
– referinţe despre propria firmă, în cazul în care este vorba de un prim-contract;
– exprimarea, în încheiere, a speranţei de a primi o ofertă avantajoasă.