Utilizarea suporturilor scrise este de maxim importan pentru derularea oricrei afaceri.

Unul dintre mijloacele scrise utilizabile ntr-o afacere este corespondena. O scrisoare, un act, indiferent de scop, constituie, adeseori, primul contact cu un potenial client. Corespondena este cel mai bun mijloc de legtur i schimb de informaii ntre persoanele fizice i juridice.

1.1. Comanda. Tipuri de comenzi

Comanda este actule economic i juridic demarat de ctre consumator cu scopul furnizrii unei mrfi sau executrii unui serviciu, specificndu-se cantitatea, calitatea, condiiile de plat, termenul de livrare, modul de efectuare a plii, etc. Comanda poate fi emis oricnd apare necesitatea procurrii unor bunuri sau servicii. n general, ea trebuie scris ( comanda oral este admis numai de legislaia american ). Fiind generatoare de relaii economice sau juridice, comanda trebuie s ndeplineasc o serie de servicii: s cuprind toate datele necesare furnizorului pentru executarea ei, s aib un termen de valabilitate, s poarte semnturile celor care pot angaja unitatea. De aceea ea se redacteaz doar dup ce clientul a analizat toate informaiile asupra produsului pe care l solicit. De obicei, comanda se bazeaz pe o ofert n prealabil. De multe ori, dup analiza de ctre solicitant a informaiilor, ntre el i furnizor se negociaz i se clarific fie telefonul fie prin coresponden condiiile n care se va derula afacerea. Numai dup ncheierea negocierilor se ntocmete comanda. Cumprtorul transmite ofertantului comanda de mrfuri sau servicii, de regul, prin: a) Formular de comand tip. Aceasta poate fi tipizat, dar poate fi i redactat de ctre furnizor i remis clienilor. n acest caz, trebuie s se prevad toate eventualitile. Formularul este uor de utilizat i prezint dublul avantaj de a fi precis i de a evita redactarea unei scrisori de ctre client. Pe verso sunt prezentate exigenele furnizorului, sub titlu de ,, condiii generale de vnzare , uneori urmate de unele meniuni de felul ,,orice coman implic acceptarea acestor condiii, ,, condiiile 1i 4 pot fi negociate. b) Scrisoare de comand nregistrat i recomandat. Scrisoare de comand este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie s se acorde cea mai mare atenie claritii i preciziei formulrii. Comenzile trebuie numerotate deoarece dat nu este suficient pentru a se face o clasificare precis. c) Comenzi transmise prin telefon ( cu confirmare letric ), telex, fax. Aceste moduri de transmitere a comenzii sunt folosite mai rar. Mijlocul cel mai rapid de transmitere a comenzii este telefonul. Telexul este mijlocul principal prin care destinatarul privete un text dactilografiat iar n momentul n care expeditorul l tasteaz. Telexul este bine venit, cnd scrisorile sunt expediate n strintate, fiind un sistem rapid i sigur. Faxul. Textul este redactat de mn sau la main, este fotocopiat, corespondentul primind acest document la puin timp dup aceea.

Expedierea textului prin fax este foarte convenabil: ea poate fi fcut i n afara programelor de birou. Att expeditorul, ct i corespondentul, pot pstra o dovad a comenzilor. Conform referinelor i condiiilor stipulate, se deosebesc comenzi: a) ferme sau propriu- zise; b) de prob; c) de modificare; d) repetate. a) Comanda ferm este similar cu ncheierea unui contract i ine locul acestui act. Ea trebuie s repete, n mod obligatoriu, toate condiiile de ofert sau pe cele negociate anticipat cu furnizorul i anume: - obiectul comenzii; - calitatea dorit; - ambalajul i marcajul dorit; - preul unitar sau / i total; - condiiile de livrare conform regulilor; locul i data livrrii / recepiei; - modalitatea de transport i documentele de transport; - termenul de livrare; - alte instrucii i precizri. b) Comanda de prob se scrie cu scopul solicitrii unei mrfi pentru a fi testat. Cumprtorul are dreptul s returneze marfa pe propria cheltuial, dac aceasta nu-l satisface. ntr-o astfel de comand solicitantul, la fel, va lua n considerare condiiile ofertantului, menionndu-le n scrisoare: - termenul de reinere a produsului; - cauze/condiiile returnrii; - modul i condiiile de plat pentru produs; - modalitatea de transport etc. c) n comenzile de modificarea, solicitantul cere modificarea unora din condiiile de ofert. n acest caz, este necesar confirmarea de acceptarea integral, care trebuie s fie expediat de furnizor n cel mai scurt timp. d) n comanda repetat, se solicit mrfuri sau servicii identice cu cele din comanda ferm sau din ceea precedent; se specific numrul acesteia. n ea solicitantul mai poate ateniona furnizorul, cerndu-se s respecte unele condiii ori clauze prevzute n contract sau n comanda ferm.

1.2. Redactarea scrisorii de comand

1.2.1. Introducere. Deoarece ntocmirea comenzilor nu ofer o mare varietate de abordri, formulele de ncepere a lor, n majoritatea cazurilor, pot fi asemntoare dup coninut. Exemple de formule introductive: V mulumim pentru oferta dvs. din ..., pe care o acceptm n condiiile menionate... V mulumim pentru livrare din ..., pe care o acceptm n condiiile oferit, astfel... Am luat cunotin c ai primit n sortimentul dvs. un numr de noi articole i ne-am decis s v remitem urmtoare comand de prob.

1.2.2. Enunul de fond Coninutul scrisorii de comand trebuie sa fie concis, dar, n acelai timp, s descrie n detaliu sau fiecare articol sau serviciu solicitat, menionndu-se dup caz: Cantitatea, exprimat n numr de articole identice dorite, care poate fi exprimat i n mas, n volum sau n dimensiuni. Descrierea exact a culorii i mrimii articolelor respective. - Dup ce este menionat preul unita, care poate fi indicat ntr-o paranteze, s scrie fiecare total la captul rndului, pentru a putea indica apoi suma total a comenzii. - Locul i modul de livrare cu datele complete. 1.2.3. n ncheierea scrisorii se poate exprima sperana de a primi marfa n condiiile specificate n comand i rugmintea de confirmare a comenzii.

1.3. Formule privind redactarea comenzii

1.3.1. Formule referitoare la modalitile de plat Referitor la calitate, v rugm s vei grij de / s se potriveasc / s fie conform mostrei / s corespund ateptrilor noastre. V rugm s ne comunicai cnd ncepei livrarea i vom dispune, conform nelegerii noastre anterioare, transferul Am rugat Banca ... din ... s deschid un acreditiv n valoare de ... n favoarea dvs. valabil pn la data de ... Acreditivul va fi confirmat de Banca ... din ... care va accepta trata dvs. la vedere n termen de 60 de zile, la valoarea / sum din factur. 1.3.2. Formule privind modalitile de expediere a mrfii V rugm s expediai marfa prin coletria de mic vitez / prin coletria de mare vitez / pe cale ferat / cu nava urmtoare / expres par avion / cu camionul. V rugm s expediai marfa direct la depozitul nostru din ... / la adresa sus-numit. Ateptm livrarea n decurs de trei zile cu camioanele dvs. frigorifice. Marfa trebuie expediat de ndat cu un vapor al liniei maritime. Firma autorizat de noi s efectueze transportul lotului de marf va prelua coletele / lzile / conteinerele pe data de ... de la depozitul dvs. 1.3.3. Formulele de ncheiere - V rugm s confirmai aceast comand i asigurai-ne c marfa se va livra n condiiile stabilite. - Avem certitudinea / suntem convini c vei executa aceast comand spre deplina noastr satisfacie - V vom fi ndatorai dac vei acorda atenia cuvenit comenzii noastre.

1.3.4.

Formulele privind anularea comenzii

- V rugm s anulai comanda nr. ... din data de ..., pentru ... i s ne trimitei n schimb... Afacerile merg prost, de aceea suntem nevoii s anulm / s suspendm comanda noastr nr. ... ntruct poziia noastr pe pia a slbit n ultimele luni, ne vedem silii s reducem comanda noastr nr. ...

Modele de scrisori de comand

Stimate domnule ..., V mulumim pentru oferta Dvs. din... i comandm pe baza catalogului primit: Poziia nr. 300-5 copiatoare la preul ... pe unitare, pre total ... lei. Poziia nr. 110-2 maini de calcul pre ... pe unitate, pre total ... Preul se nelege franco-frontier ..., inclusiv ambalajul, exclusiv asigurarea. Dorim s ne livrai mainile sus-numite n termen de 30 de zile de la deschiderea acreditivului irevocabil confirmat. Asigurarea transportului se va realiza de ctre noi i acoper riscurile de la deschiderea acreditivului irevocabil confirmat. Asigurarea transportului se va realiza de ctre noi i acoper riscurile de la firma noastr. Expedierea mrfii se face conform indicaiilor noastre prin firma noastr de expedierea din Chiinu. Mainile / aparatele vor fi ambalate n lzi destinate transportului rutier. Marcarea va cuprinde: numele destinatarului, numrul comenzii, numrul curent al lzii, localitatea de destinaie, greutatea net i brut. Dup cum am stabilit de comun acord, garanie va fi 12 luni de la darea n folosin. V rugm s ne confirmai comanda. Cu stim, ................................................

A efectuat:

Mariana Grne FCF-101

Bibliografie:

Corespondena i uzane d protocol, Raisa Borcoman, Chiinau 2003