Tema 3.

Cererea de ofertă şi oferta Clasificarea cererii de ofertă:

cererea de ofertă generală
3.1 Clasificarea cererilor de ofertă  informaţii generale asupra preţurilor
3.2 Principii de redactare a conţinutului cererilor de ofertă. Formulele folosite la întocmirea  informaţii despre calitatea produselor
cererilor de ofertă.  condiţiile şi modul de livrare
3.3 Clasificarea ofertelor. Principii de redactare.(pag.99)  informaţii despre reduceri.
3.4 Structura ofertei. Formule folosite la redactare.
Funcţia cererii de ofertă generală – de a informa despre serviiciile ori produsele care
Seminar urmează să fie procurate.
3.1 Delimitarea cererilor de ofertă
3.2 Particularităţile limbajului cererii de ofertă.Structura ei. Ex. 1.
3.3 Avantajele scrisorilor de vânzări. O întreprindere, o firmă solicită informaţie de la o fabrică de mobilă – ce mobilier pentru
3.4 Clasificarea ofertelor pornind de la mai multe criterii birou pot oferi ( calităţi, culori, preţuri, termene de livrare, reduceri) cu scopul de a selecta
3.5 Formula AIDA – garanţie a eficienţei unei oferte. cel mai adecvat mobilier.

3.1 Există mai multe modalităţi de stabilire a relaţiilor cu partenerii de afaceri:
1) corespondenţă
2) agenţii economici
3) contracte directe
4) intermediari
În cazul contractelor prin corespondenţă, un rol important îl deţin: cererile de
ofertă şi ofertele de produse sau servicii. În relaţiile comerciale, interioare cât şi cele de
cooperare internaţională este foarte răspândit sistemul cererilor de ofertă.Acest tip de
scrisoare, deschide calea pentru încheierea de tranzacţii vânzare-cumpărare.
Cum se încheie un contract?
Unitatea economică îşi întocmeşte o documentaţie amplă:
1) necesităţile solicitantului
2) disponibilităţile ofertantului (calitatea bunurilor şi a serviciilor, preţurile şi condiţiile
de plată, termenul de livrare...
Conţinutul unei cereri de ofertă poate să difere în funcţie de produsul, serviciul prestat,
particularităţile segmentului de piaţă.
Obiectele cererilor de ofertă:
 informaţii generale asupra produselor
Ex. Prospecte, fotografii, schiţe, eşantioane*
Eşantion* - cantitate mică luată dint-un produs,pentru a da posibilitatea să se examineze
felul, calitatea sau valoarea produsului, probă, mostră.
 condiţii generale de livrare a produselor sau de prestare a serviciilor
 livrarea produsului, atunci când importatorul are urgent nevoie de marfă.
Principala funcţie a cererii de ofertă este a iniţia tratative cu partenerii şi de a încheia cu
ei tranzacţii comerciale.
Ex. 2
Când o cerere de ofertă este adresată mai multor producători, de exemplu de încălţăminte
„Zorile”, „Floare”, „Tocuşor” cu scopul de a selecta cele mai bune modele de încălţăminte,
preţul avantajos, vel mai scurt timp, la un rabat* admisibil
Rabat* - reducerea preţului de vânzare convenit anterior între furnizor şi client, ţinându-se
cont de unele defecte de calitate.
2) cererea de ofertă specială. Este adresată unui singur beneficiar. Funcţia – de a solicita
informaţii despre un anumit produs.
Ex.: caracteristici de calitate, volum, preţ, termene de aprovizionare, mod de
ambalare,condiţii de transport.
Scopul cererii de ofertă specială – prin această scrisoare să obţină informaţia,
documentaţia, produsul...în cel mai scurt timp posibil.
3.2 Pentru ca cererea de ofertă să-şi atingă scopul scontat, e nevoie de ţinut cont la
redactare de următoarele reguli:
Scrisoarea trebuie să fie:
1 Concisă, să precizeze ceea ce solicită furnizorul, să invite destinatarul, în fraza de
încheiere să acţioneze foarte rapid.
2. Să fie clară, adică beneficiarul nu trebuie să se bazeze pe faptul că destinatarul va
înţelege din instinct amănuntele solicitării.
3.Să fie trimise documentele, informaţiile într-o listă separată prin numerotare.
4. Să fie clar formulate întrebările, să se precizeze numărul de refeinţă indicat de
furnizor, să se descrie exact obiectul.
5. Să se dea suficiente detalii solicitanţilor, să fie lăsată cât mai multă libertate
partenerilor importanţi în afaceri, dar importanţi – atunci când e vorba de oră, dată ,
întrevederi.
Să se folosească tonul deferent pe parcursul scrisorii.
Ex.1. „stimată”(stimate) domnule, doamnă...
Ex.2 „Distinse Domnule x, Excelenţă voastră, Dle ministru”
 3.Se oferă ofertantului timp pentru a se gândi asupra modului de propunere a
6. Să fie distincte paragrafele, în cadrul scrisorii să fie grupate pe capitole, să fie produsului.
delimitate spaţial. Dezavantajele:
7. Să fie frazele şi formulările scurte, să conţină o singură idee, pentru a fi uşor de 1. În oferta scrisă lipseşte posibilitatea de a urmări reacţia auditoriului şi de a ajusta
urmărit. din mers acţiunea.
8. Să se evite cuv. „noi”, să se evidenţieze cuvântul „Dvs.” – se arată respectul faţă de 2. O ofertă generală, destinată mai multor persoane, firme...trebuie să aibă un
partener. caracter general, de aceea uneori poate să piardă din impactul maxim.
9. Să se înţeleagă din conceptul scrisorii, că prin această cerere de ofertă solicitantul este
doar informat, fără să fie angajat. Clasificarea ofertelor:
10. Să nu se folosească aceleaşi clişee rigide* pentru unul şi acelaş interlocutor. 1) Din punct de vedere al iniţiativei.
- oferte nesolicitate(generale)
Ex. Cu un conţinut larg, care se referă la mai multe produse, servicii şi la clienţii
* clişeu – expresie, şablon nenominalizaţi.
* rigid – care trădează neînduplecare, asprime, severitate/ dur, sever. - oferte solicitate (de răspuns)
Ex. Atunci când sunt precedate de cereri de ofertă, în urma unei invitaţii de ofertă, ca
Structura cererii de ofertă urmare a unor anunţuri publicitare.
 Specificarea sursei de obţinere a adresei destinatarului
 Motivul / obiectul cererii de ofertă 2) Din punctul de vedere al angajării.
 Descrierea exactă a mărfii, serviciul solicitat (se anexează schiţe, desene...) - ferme (angajate)- obligatorii pentru ambele părţi.
 Indicarea cantităţii preconizate şi calităţii dorite (cei doi factori importanţi în stabilirea Ex. Atunci când este acceptată oferta fermă, urmează încheierea unui contract de vânzare-
preţului şi eventual al rabatului, precum şi a condiţiilor de livrare şi plată preferate.) cumpărare.
 Referinţe despre propria firmă, în cazul în care este vorba de un prim contract. - cu termen – când vânzătorul se obligă să păstreze marfa pentru clientul, căruia i-a oferit un
 Exprimarea în încheiere a speranţei de a primi o ofertă avantajoasă. anumit termen opţiune. Dacă cumpărătorul nu acceptă oferta până la data indicată, ea se
consideră refuzată.
Formulele utilizate la întocmirea cererii de ofertă: - Facultative – (fără obligaţii)- atunci când se poate oferi aceiaşi partidă de mărfuri mai multor
a) Formulele de introducere (pag.84) Exemple. clienţi, se îndeplineşte comanda la cel care a răspuns primul la ofertă.
b) Formulele referitoare la obiectul cererii de ofertă (pag.85)
- calitate (p.85) 3) Din punct de vedere al destinaţiei.
- mostre, eşantioane, documente, prospecte (p.86) - oferte cu destinatar nominalizat
- cantitate (p.87) Ex. Atunci când vânzătorul se referă la produse, servicii, detalii solicitate.
- preţ, rabat, condiţii de plată (p.87) - oferte generale, circulare – cu destinatari nenominalizaţi.
- livrare, termen de livrare (p.89) Ex. Atunci când autorul îşi construieşte argumentaţia în juril articolului sau serviciului pe care
- livrare de probă, sugestii pentru afaceri viitoare (p.89) doreşte să-l vadă.
- referinţe Părţile ofertei:
c) formulele de încheiere (p.90) 1) Denumirea exactă a mărfii, însoţită de indicaţiile şi datele caracteristice.
2) Fotografii, prospecte, eşantioane, cataloage – descrierea detaliată a mărfii în limba ţării
Modele de cereri de ofertă (p.92) respective (ori în limba utilizată în comerţul internaţional).
3) Calitatea
3.3 Oferta, numită şi scrisoare de vânzări, reprezintă propunerea pentru încheierea unei 4) Cantitatea ce poate fi livrată, greutatea, volumul
tranzacţii. Ea poate să pornească din iniţiativa ofertantului sau să fie un răspuns la o cerere 5) Preţul cu menţiunea corespunzătoare, dacă cheltuielile de transport şi ambalajul sunt
de ofertă. incluse în preţ şi dacă livrarea are loc franco-depozit*, franco-gară sau franco-
frontieră.
Avantajele ofertei: Franco* - în care toate cheltuielile de transport al mărfurilor, de
1. Se economiseşte aproximativ 80% din din timp asigurare...sunt cuprinse în preţul de vânzare.
2. Se poate cuprinde o zonă geografică largă cu costuri mici 6) Termenul de livrare.
7) Condiţiile de plată: Cash, Virament; Acreditiv, Incaso 5) formulele referitoare la condiţiile de plată (p.114)
6) formulele referitoare la termenul de livrare şi modalităţi de expediere (p.115)
* Cash – bani ghiaţă 7) referiri la ambalaj(p.116)
* virament – operaţie contabilă, o sumă de bani ce trece dintr-un cont în altul, plată fără 8) referiri la mostre, probe, prospecte (p.116)
numerar. 9) referiri la valabilitatea ofertei (p.117)
*acreditiv – formă documentară, în care banca comercială îşi ia obligaţia să plătească 10) referiri la livrarea de probă (p.117-118)
clientului sau o sumă de bani, în baza contractului încheiat, până la termenul stabilit. 11) informaţii suplimentare cu caracter publicitar (p.118)
* incaso – sistem de decontare, banca încasează în contul creditorului o sumă de bani de la 12) formule de încheiere (p.118-119)
debitor.
3.4 Structura ofertei
8) Condiţii de reduceri de preţ: rabat, remiză, scont...
9) Precizări la locul de livrare, locul de executare a plăţii, asigurări. 1) paragraful introductiv
10) Ambalajul a) denumirea produsului
11) Durata de valabilitate a ofertei. b) cantitatea livrabilă
c) preţul produsului oferit
Principii de redactare a ofertelor: d) condiţiile de livrare
Pentru ca scrisoarea de vânzări (oferta) să fie acceptată, privită pozitiv e nevoie să se e) termenul de livrare
respecte următoarele principii: f) condiţiile de plată
1) Etalarea * avantajelor şi priorităţilor (p.101-102) g) garanţia sau jurisdicţia...
* a etala- a expune ceva pentru a fi privit sau admirat.
Oferta trebuie să sublinieze utilarea sau avantajul produsului, serviciului oferit. Există şi paragraf cu caracter publicitar, pe care nu-l regasim în toate ofertele. El cuprinde
2) Formularea credibilă (p.102) informaţii suplimentare referitoare la produse, servicii oferite, la forma furnizoare/
E nevoie de informaţii adevărate, verificabile şi indicaţiile asupra foloaselor reale ale producătoare...
ofertelor. Formula AIDA, acronimul vine de la :
2) Scrierea în stil empatic* (p.103) Atenţie (p.106)
* empatie – formă de intuire a realităţii prin identificarea afectivă Interes (p.107)
Dorinţă (p.107)
Acest stil nu e nou, dar e prea puţin folosit Acţiune (p.108)
Ex. Atunci când se gândeşte şi se formulează cerinţele din punct de vedere al partenerului.
Atunci când vor să se ocupe de propriile interese, să-i convingă de avantajele ofertei Model de ofertă (p.120, 121, 125)
proprii.
4) Promtitudinea (p.104), care presupune transmiterea unui răspuns oricărei cereri de
ofertă, indiferent dacă acesta este pozitiv ori negativ.
5) Precizia şi caracterul complet al răspunsului(p.104), contribuie la reducerea timpului
pentru încheierea unei afaceri, excluderea interpretărilor greşite.
6) Persistenţa – informarea permanentă a clientului asupra produselor nou-apărute în
nomenclatura vânzătorului.

Formulele folosite la redactarea ofertei:

1) formule introductive
- ofertă solicitată (p.110)
- oferta nesolicitată (p.110-111)
2) formulele referitoare la descrierea produsului (p.111)
3) formulele referitoare la cantitate, stocuri (p.112)
4) formulele referitoare la preţ, condiţii de livrare, reduceri(p.113-114)