Examen corespondenta

Scrisorile circulare-sunt scrisori cu acelasi continut,adresate unei anume sau eventuale

clientele sau persoanelor subaltern,cu scopul de a anunta modificari de structura sau de politica ale unitatii economice. n funcie de rolul pe care l ndeplinesc, scrisorile circulare se clasifica in: 1)Scrisori elaborate de un organ ierarhic -adreste celor din subordine cu skopul de a transmite anumite decizii,dispozitii,reguli de comportament sau pt a comunica diferite skimbari de ordin general.(decizia,ordinal,dispozitia,coduri) 2)Scrisori circulare de afaceri -folosite in activitatea comerciala cu skopul de a motiva si a atrage clientul sau de a anunta diferite schimbari de preturi,productie etc. Redactarea textului unei circulare:1)Introducerea unei circulare trebuie redactata in asa mod si ku asa cuvinte ca sa atraga imediat atentia cititorului si sa -I trezeasca dorinta de a citi in continuare(folosirea expresiilor atractive).2)Continutulunei cir culare face descriere clara a obiectului si propune avantaje(reduceri de prt etc)3)Incheierea unei circulare trebuie sa indemne la actiune.

Avizul-este un document prin care se comunic o ntiinare cu caracter official. Scopul anunului

este de a stimula vnzrile. Exista citeva reguli dar utile pt redactarea unui anunt: -Un anun trebuie s fie atractiv, excitant, plcut, afectiv. Pentru e v i d e n i e r e i m e d i a t , t r e b u i e s a i b u n i m b o l d v i z u a l , o imagine original, ieit din comun, care s contrasteze cu alt continut. -T i t l u l p o a t e f i o c a n t , a l c t u i t d i n t r - u n s l o g a n s a u o r e p l i c original. -Textul e bie sa aiba un stil familiar cu limbaj simplu pe intelesul tuturor,sa ofere dovezi si probe care pot fi verificate,evitarea greselilor,Limbajul trebuie s fie adecvat, precis, adic lipsit de e c h i v o c u r i i d e c a l i f i c a t i v e v a g i c e s u n t n d e t r i m e n t u l credibilitii cititorului. T e x t u l s e s c r i e c o n c i s , c c i c l i e n t u l n u e s t e i n t e r e s a t d e tehnologia produsului, ci de avantajele obinute de la produs,de eficacitatea lui i de un pre convenabil.

Cererea de oferta-este o scrisoare

oficiala,de initiative prin care solicitantul isi manifesta dorinta de a achizitiona anumite produse sau de a obtine informatii despre ele ori de a executa unele lucruri sau prestari de servicii.Cererea de oferta are ca destinatar furnizorul,skopul sau fiind de deskiderea cailor pt incheierea de tranzactii,obiectul este de solicitare a informatiei.Functia principal este de iniiere a tratativelor cu partenerii n vederea ncheierii unor tranzacii comerciale. Clasificarea s face in functie de obiestul cererii de oferta astfel avem: 1)Cerere de oferta generala-care are ca functie de a solicita informatii generale asupra tuturor marfurilor sau serviciior care urmeaza a fi procurate.O astfel de scrisoare poate fi expediata mai multor furnizori, are funcia de sondaj asupra furnizorilor i scopul de a selecta cel mai convenabil partener. 2)Cererea de oferta speciala-este adresat unui singur beneficiar i are funcia de a solicita informaii concrete despre un a n u m i t p r o d u s , P o a t e f i t r a n s m i s a d o a r p e o singura adresa. S c o p u l o r i c r u i s o l i c i t a n t e s t e c a , p r i n a c e a s t s c r i s o a r e , s obin informaiile, documentele necesare sau chiar produsul, ntr-un termen ct mai scurt

Principiile de redactare a cererilor de cererilor de oferta sunt: -caracterul concis al mesajului -claritatea mesajului -folosirea numerotarilor si bifarilor -tonul deferent -evitarea analoctului -formularea empatica -evitarea cliseelor rivide -conceperea scrisorii trebuie sa indice faptul ca solicitantul doar sa informeze fara a se angaja.

Oferta-numit i scrisoare de vnzri reprezint propunerea pentru

ncheierea unei tranzacii care poate s porneasc din iniiativa ofertantului sau s fie un rspuns la o cerere de ofert. Ofertele pot fi clasificate dupa cum urmeaza: 1)din punc de vedere al initiativei: -oferte nesolicitate (generale), care au un coninut larg,referindu-se la mai multe produse/servicii i care se adreseaz unor clienii nenominalizai; -oferte solicitate (de rspuns) atunci cnd sunt precedatede cereri de ofert sau n urma unei iinvitaii de ofert ori ca urmare a unor anunuri publicitare. 2)din punct de vedere al angajarii: -ferme (angajate) asupra crora vnztorul nu mai poate reveni, ele fiind obligatorii pentru ambele pri.cu termen utilizate mai ales n comer. n baza ofertei,vnztorul se oblig s pstreze marfa pentru clientul cruia i-a oferitun anumit termen de opiune. -facultative (fr obligaii) vnztorul are posibilitateade a accepta comanda transmis, de a nu o lua n considerare sau de amodifica oferta iniial. De asemenea, poate oferi aceeai partid demrfuri mai multor clieni, executnd comanda celui care rspundeprimul la ofert. 3)din punct de vedere al destinatarului: -oferte cu destinatar nominalizat n care vnztorul se refer la un produs sau produse, serviciu/servicii i la detalii. -oferte generale sau circulare cu destinatari nenominalizai, poteniali. Principiile de redactare a ofertelor: -etalarea avantajelor sau prioritatilor oferta trebuie sa sublinieze utilitatea sau avantajul produsului sau al serviciului oferit, n raportul cu acelai produs/serviciu propus de un alt ofertant. -formularea credibila-mult mai promitatoare de success sunt informatiile adevarate,verificabile si indictiile asupra foloaselor reale ale ofertelor. -scrierea in stil empatic-stilul empatic se realizeaza printr-o redactare corecta,aspect placut,ton cald,prietenos. -promptitudinea care presupune transmiterea operativ a unui rspuns oricrei cereri de ofert, indiferent dac acesta este pozitiv sau negative. -precizia si caracterul complet al raspunsului contribuie la reducerea timpului pentru ncheierea unei afaceri i la excluderea interpretrilor greite. -persistenta const n informarea permanent a clientului asupra produselor nou-aprute n nomenclatura vinzatorului. -principiul AIDA:Atentie,Interes,Dorinta,Actiune.

Comanda-este

actul economic i juridic demarat de ctre consumator cu scopul furnizrii marfurilor sau executrii serviciilor.De regula,comanda se bazeaza pe o oferta,dar sunt mai putine cazuri cind comanda se redacteaza indata si nu dupa un sir de negocieri. Cumparatorul transmite ofertantului comanda de marfuri sau servicii de regula prin: -formular de comanda-tip acesta poate fi tipizat, dar poate fi i redactat de ctre furnizor i remis clientilor. -scrisoare de comanda inregistrata si recomandata,fiecare parte va pastra o copie a comenzii -comenzi transmise prin telefon,fax sau telex. Clasificarea comenzilor:

1)comanda ferma sau propriu-zisa;

2)comanda de proba; 3)comada de modificare; 4)comanda repetata;

Comanda ferm este similar cu ncheierea unui contract i ine locul acestui act. Ea trebuie s
repete, n mod obligatoriu, toate condiiile de ofert sau pe cele negociate anticipat cu furnizorul. Ea se face nemijlocit cu scopul de a obtine marfuri si servicii.

Comanda de proba se scrie cu scopul solicitrii unei mrfipentru a fi testat. Cumprtorul

are dreptul s returneze marfa pepropria cheltuial, dac aceasta nu-l satisface. ntr-o astfel decomand, solicitantul va lua n considerare, totodat, condiiile ofertantului.

Comanda de modificare solicitantul cere modificarea unora din condiiile de ofert. n

acest caz, este necesar confirmarea de acceptare integral, care trebuie s fie expediat de furnizor n cel mai scurt timp.

Comanda repetata se solicit mrfuri sau servicii identice cu cele din comanda ferm sau din
cea precedent; se specific numrul acesteia.In cazul acestor comenzi vinzatorul este obligat sa raspunda prin scrisori de confirmare,care la rindul sau poate fi in mai multe feluri:confirmare integral,partial,refuz. Criterii de clasificare a comenzilor:
1)dupa initiative de trimitere: -de raspuns; -de revenire 2)dupa modul de intocmire: -tipizate; -netipizate 3)dupa regimul de circulatie: -comanda-scrisori cu mentiuni special; 4)dupa modul de transmitere: -oficiul postal -faxul -telefon(dar cu konfirmare)

Reclamatia-este modalitatea de solutionare a neintelegerilor dintre parteneri aparute din cauza

nerespectarii obligatiilor asumate printr-o comanda ferma sau un contract economic.Continutul unei reclamatii se redacteaza punindu-se accentual pe tonul politicos dar ferm,aici se desemneaza fapte concrete convingatoare,nu se expediaza imediat ce a fost redactata. Exista 2 tipuri de reclamatii: 1)reclamatii din partea clientului; 2)reclamatii din partea furnizorului;

Reclamatiile din partea clientului are urmatoarele obiecte:

-ntrzieri n livrare; -pagube i pierderi ce intervin n timpul transportului, dincauza unei manipulri necorespunztoare a mrfii lancrcare, descrcare, transbordare sau la depozitare; -mrfuri necorespunztoare mostrei/ eantionului / analizei; -livrarea altor mrfuri n locul celor solicitate; -calitate necorespunztoare; -ambalaj necorespunztor;

-cantitate, greutate, numr lips; -efectuarea defectuoas a unor prestri de servicii; -erori privind preul, factura i alte documentenecorespunztoare;

Reclamatiile din partea furnizorului in acest caz furnizorii isi clasifica clientii in
felul urmator ca: -buni platnici; -nu prea buni platnici; -rau platnici; Etapele scrisorii de reclamatie: 1)prima somatie; 2)a doua somatie; 3)a treia somatie;

Prima somatie-este redactat sub forma unei cereri politicoase, invocndu-se un motiv serios
care a mpiedicat clientuls efectueze plata sau decontarea;Pt a putea folosi ca proba in justitie,reclamatia e expediata sub forma de recomandata cu confirmare de primire.

A doua somatie- dac prima reclamaie rmne fr rspuns, se redacteaz adoua scrisoare, ns
nu nainte ca solicitantul s fi sunat n legturcu eventuala sistare a livrrii urmtoare. Tonul somaiei este mai presant i mai sec, dar nu lipsit depolitee.

A treia somatie- se scrie cnd primele cereri de lichidare au rmas fr efect. Somaia are un ton
ultimativ, dar nu amenintor. Dac nici cea de-a treia somaie nu provoac reacia dorit de ladebitor, problema se trece n custodia compartimentului juridic sau se face apel la biroul de avocatur, care acord asisten despecialitate. Se recurge la aceast soluie extrem, doar dac nu exist o alt ieire. Remedierele sunt scrisorile de raspuns la reclamatii.Deosebim: a)de acceptare totala a faptelor reclamate; b)de acceptare partial; c)de refuz;

Remediere pt o reclamatie fondata:

- Pentru atenuarea proastei impresii produse, reclamatulpoate arta c a fcut cercetrile necesare i c irecunoate vina, semnalnd pe scurt circumstanele eroriii prezentndu-i scuzele;. -Se propune o remediere i se anun msurile, pentru aevita producerea acestei erori i n viitor;. -Reclamatul i va exprima sperana de a nu-l fi deranjatfoarte tare pe corespondent; - Dac reclamantul propune el nsui o soluie, este preferabil ca ea s fie acceptat.

Remediere pt o reclamatie nefondata:

-Reclamatul i exprim mirarea i regretul pentru celentmplate. - Reclamatul arat corespondentului unde greete, bazndu-se pe documentele care sunt la dispoziia acestuia. -Reclamatul nu trebuie s-i atribuie greeli pe care nu le-afcut. Chiar dac reaua-voin a corespondentului esteevident, rspunsul reclamatului trebuie s fie politicos icurtenitor, dar din ele trebuie s se neleag c acesta nuse va lsa nelat pe nedrept.

Scrisoarea de solicitare de referinte- este o scrisoare personal adresat unui

destinatar concret. Pe o astfel de scrisoare nu vor lipsi meniunile antetului, adresa destinatarului i formula complet de adresare: cu titlurile i numele adresantului. n afar de meniunile obligatorii, pe scrisorile de acest gen, deseori se evideniaz i meniunile ocazionale: Confidenial, Strict confidenial plasate deasupra adresei destinatarului. Textul scrisorii de referinta contine urmatoarea srtuctura: 1) Formula de adresare; 2) Textul scrisorii -Motivarea solicitrii informaiilor despre firm: meniunea asupra unitii economice despre care se cer referine.

-Temeiul meniunii (a desfurat afaceri muli ani cuunitatea n cauz, o cunoate din anumite situaii) -Solicitarea informaiilor asupra societii / firmei respective (despre cifra de afaceri, starea financiar,capacitatea de plat, reputaia, solvabilitatea, practical ecomerciale) -Asigurarea confidenialitii informaiilor. 3) Formula de salut / de mulumire.

Scrisoarea de raspuns la solicitarea de referinte poate cuprinde referiri la

starea financiar a unei companii sau anun expedierea materialului solicitat. n funcie de gradul de onorabilitate a unitii economice respective, rspunsul poate fi: a)favorabil; b)evaziv; c)defavorabil; d)total nefavorabil;

Raspunsul favorabil-(pentru firmacare se bucur de o reputaie bun n domeniul comercial); Raspuns evaziv-(cnd solvabilitatea firmei este dubioas sau situaia economic creat i limiteaz
posibilitile de activitate);

Raspunsul defavorabil-(cnd firma n cauz a adus prejudicii cuiva n timpul desfurrii

relaiilor comerciale);

Raspunsul total nefavorabil-(cnd competena i onorabilitatea firmei respective sunt foarte proaste, iar activitatea ei a avut un declin rapid);

Contractul-este un acord (act, nscris, convenie), ca urmare a nelegerii ntre dou sau mai
multe persoane (fizice saujuridice), pentru crearea, modificarea sau stingerea unor drepturi i obligaii n relaiile dintre ele. In funcie de obiectul operaiunii comerciale, contractele pot fi: -de executare de lucrari; -de deposit; -de reprezentare comerciala; -de transport; -de expeditii international; -de turism.

Contractul de munca trebuie sa contina urmatoarele specificari:

-termenele de angajare; -salariul; -durata muncii/zi; -dreptul la concediu; -drepturile angajatului in caz de boala; -drepturile beneficiarului in caz de neindeplinire a obligatiilor catre angajat.

Contractul de vinzare-cumparare-a unui produs este acordul de voin dintre doi

parteneri, avnd sediile n acelai stat sau n state diferite (dac este vorba de tranzacii internaionale), prin care una din pri se oblig s transfere celeilalte pri proprietatea asupra unui bun (marfa asupra creia poart obligaiile contractuale) contra unei plati.

Scrisoare de prezentare a firmei-O scrisoare care va anticipa sau va nsoi contractul

este cea de prezentare a firmei, a prestrilor de servicii pe care le realizeaz sau a prezentrii produsului. O atare scrisoare poate fi redactat cu mai mult sau mai puin profesionalism. Rolul ei, de regul, este acela de iniiere a unei relaii. n principiu, aceasta trebuie s conin: -Un preambul scurt i sincer asupra motivaiilor care au condus la propunerea fcut potenialului partener de afaceri; -O scurt descriere a trecutului i a experienei firmei;

-O carte de vizit, o brour cu date i imagini asupra succeselor firmei sau ale produsului pe care l ofer firma; -Dac este vorba de o propunere de concesiune, de acordare a unui credit sau de realizare a unui parteneriat, va fi necesari o descriere convingtoare a pieei actuale i poteniale; -O list a ofertelor de produse i servicii, eventual nsoit defie tehnice sumare; -O argumentare pertinent asupra avantajelor pe care le va avea partenerul din afacerea propus -Meniuni sumare att asupra condiiilor de pre, de livrare, deplat, de termen de garanie, de asisten tehnic, ct i asupra altor faciliti care pot fi precizate, nainte de negocierea propriu-zis cu eventualul partener.

Scrisoarea de recomandare-difera in functie de menirea lor, si de persoana care le

trimite (ex.: departamentul de resurse umane, manager direct, colegi (in mai putine cazuri). Astfel de scrisori pot fi solicitate pentru o varietate de motive, incluzand un nou post, o aplicatie pentru o specializare sau pentru apartenenta la o asociatie profesionala.

O scrisoare de recomandare contine de obicei urmatoarele: - Numele complet al angajatului. - Numele companiei.
- Titlul postului pe care il detine. - De cat timp lucreaza pentru companie. - Alte posturi detinute in companie si perioada pe care au fost ocupate. - Responsabilitatile angajatului. - Punctele tari ale angajatului. - Cateva dintre realizarile angajatului.

- Recomandari privind stilul de lucrul al acestui.

Exista si multe alte aspecte care pot fi incluse in cadrul unei scrisori de recomandare.In unele cazuri, ca dovada de angajare, poate fi solicitata o simpla scrisoare cu referinte. O scrisoare cu referinte pur si simplu mentioneaza fapte si date, fara sa pomeneasca nimic despre punctele tari ale angajatului sau despre realizarile sale.Scrisoarea de prezentareScrisoarea de prezentare,numit i scrisoare de motivaie, este un element decisiv n vederea selectrii unui candidat la un post. Cualte cuvinte, ea trebuie s nsoeasc obligatoriu C.V.-ul. Scrisoareade prezentare preced C.V.-ul, l anun, constituind primul contactal candidatului cu persoana care selecioneaz candidaii. Cei careangajeaz, citind o scrisoare banal sau confuz, sunt tentai sntrerup lectura i s treac la candidatul urmtor. De aceea, ca iC.V.-ul,motivaiatrebuie s se conformeze unor reguli de prezentare si de stil: -Scrisoarea poate fi dactilografiat, dar i manuscris, astfel putnd constitui i obiectul unei analize grafologice; -Trebuie folosit hrtie de cea mai bun calitate de format21x27 cm, fr linii sau caroiaje; -Nu se expediaz niciodat o fotocopie imprimat sau oscrisoare-tip; -Textul scrisorii se structureaz n trei paragrafe plasate pe osingur pagin, respectndu-se astfel forma estetic de redactare a scrisorii de afaceri; -Prezentarea numelui i adresei trebuie s fie impecabile: nstnga, sus, se plaseaz prenumele, numele, adresa inumrul de telefon. -Scrisoarea de motivaie este adresat unei persoane fizice, inu juridice sau, cu att mai mult, unei funcii; -Paragrafele trebuie s fie alineate, respectndu-se marginile colii;

Cererea personala-aceasta este scrisoarea prin care o persoan fizic solicit unitii unde
lucreaz sau unui organ de stat anumite drepturi legale.

Cererea personal mai este numit i petiie; persoana care oredacteaz petiionar, iar drepturile prevzute de lege drepturi depetiionare.
Aceste scrisori pot aborda urmtoarele probleme: 1. Raporturile dintre salariai i unitatea economic : -solicitare de diferite concedii; transfer la o alt funcie; trecerea la o alt categorie de retribuie; plata alocaiei pentru copii sau ajutor material, sau a altor drepturi bneti; eliberare sau certificare de acte.. 2. Angajarea n cmpul muncii/ nscrierea la instituii denvmnt: cereri de angajare n serviciu; cerere de nscriere ntr-o form de nvmnt; nscriere la cursuri de specializare; nscriere ntr-o asociaie de profil (asociaii sportive,asociaia vntorilor etc.)

. 3. Conferirea de drepturi i obligaii prin solicitarea anumitor acte administrative: cereri de pensionare; solicitri de certificate sau adeverine care certific sauadeveresc dreptul persoanelor de a obine, pe baza desfurrii uneiactiviti anterioare, exercitarea unei profesii / meserii ntr-o perioadcorespunztoare de timp (carnet de conducere, diplome de absolvire) 4.Drepturile sau obligaiile determinate de administrareapublic: atribuirea unui teren pentru construcia de imobil proprietate privat; cerere de autorizare sau certificare a unei activiti etc 5.Lezarea persoanelor in drepturi: - cereri adresate organelor de justiie;

Curriculum Vitae-el releva imaginea de marc a individului, este reclama produsului

mbinarea de cuvinte curriculum vitae (abreviat C.V.) provinedin limba latin i nseamn cursul vieii sau o scurt istorie acarierei autorului. Drept c, n anumite profesii (n cazul artitilor,arhitecilor, designerilor etc.), este mai bine de a aduce exempleconcrete din activitatea precedent, dect de a enumera aptitudinile.Dar, n toate cazurile, este necesar s nvm cum s ne redactmpropriul C.V. Un bun C.V., care ar putea ajuta la gsirea unei slujbe bune,trebuie s corespund standardelor impuse de comunicare din ce nce mai acerbe de pe piaa muncii i a forei de munc. Iat de ce vomaborda cteva secrete ale redactrii unui C.V., nepretinznd a fiexhaustive i incontestabile, dar capabile s confere anse majorepentru reuit. Aadar, un C.V. va fi convingtor, dac va realiza urmtoarele condiii: 1. C.V.-ul trebuie s aib o form de prezentare impcabila; 2. Un bun C.V. trebuie s fie scris clar, concis, hotrt,prcis si classic; 3. Un C.V. ctigtor trebuie s fie optimist: 4. Pertinena una dintre calitile principale ale unui C.V.reusit; 5. Un C.V. trebuie s fie convingtor; 6. C.V.-ul scar de comensurare a performanelor autorului; 7. Forma de redactare a C.V.-lui trebuie s fiedeterminat de personalitatea cititorului; 8. Un C.V. reuit e necesar s fie bine structurat ndomeniul de activitate solicitat; 9. Un bun C.V. trebuie s aib o imagine original; 10. Un bun C.V. trebuie s fie bine prezentat, adic s fiensoit ntotdeauna de scrisori de recomandare favorabile, de unele copii ale unor diplome, certificate, atestate etc. 11. C.V.-ul trebuie s fie sincer. 12.