Tema 1. Corespondența. Noțiuni de bază.

1. Definirea corespondenței economice ca metodă de comunicare a agenților

economice.
2. Clasificarea corespondenței oficiale.
3. Forma grafică de prezentare a textului unei srcisori economice.
4. Elementele componente ale scrisorii de afaceri.

1.

Noţiunea de corespondenţă semnifică schimbul de scrisori între două persoane

fizice sau juridice.
Corespondenţa oficială include scrisorile şi actele care servesc ca mijloc de
legătură şi schimb de informaţie între persoanele juridice sau între cele fizice şi cele
juridice. Corespondenţa oficială soluţionează probleme cu conţinut juridic,
organizatoric, diplomatic, administrativ etc., în fiecare dintre ele prevalând caracterul
economic al conţinutului, ca rezultat firesc al unei economii în continuă dezvoltare.
Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenţii
economici, cu scopul de promovare a schimbărilor sau a noutăţilor economice.
Obiectele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, în acelaşi timp, ele trebuie să fie
întotdeauna clare, ca să provoace reacţia scontată a destinatarului faţă de modul sperat
de autor. Spre exemplu:
 iniţierea relaţiilor dintre persoanele fizice sau juridice;
 stabilirea relaţiilor acestora în scopul rezolvării problemelor ce ţin de
interesele proprii;
 modificarea sau încetarea relaţiilor din anumite motive.
În funcţie de obiectivele generale sus-numite, se aleg obiectivele particulare, care
indică ce se solicită unui partener concret, spre exemplu:
 a informa sau a afla ceva;
 a motiva sau a influenţa (manipula);
 a fi de acord sau a respinge ceva;
 a explica sau a rectifica ceva;
 a admonesta (a mustra) sau a reclama pe cineva;
 a cere scuze/a exprima regrete faţă de o situaţie;
  a solicita sau a oferi ceva;
 a face comandă, a cumpăra sau a apela la ceva;
 a obţine un câştig cât mai mare sau a plăti puţin;
 a face o invitaţie;
 a accepta sau a refuza ceva;
 a mulţumi cuiva pentru ceva;
 a felicita sau a exprima condoleanţe cuiva.

Față de corespondență se inaintează un șir de cerințe, după cum urmează:

 să fie elaborată la costuri avantajoase;
 să aibă obiective, scopuri reale, bine definite;
 să fie adresată unor destinatari concreţi;
 să fie eficientă;
 să aibă impact psihologic asupra destinatarului, bazat pe emoţii;
 să fie prezentată conform rigorilor;
 să se conformeze identităţii şi imaginii firmei;
 să aibă un limbaj corect, modern, adecvat obiectivului corespondenţei.

2.

Corespondența oficială se poate clasifica după următoarele criterii:

1. După criteriul de circumscriere:
 Corespondența internă (între compartimente sau responsabili ai aceleași
organizații)
 Corespondența externă (către sau de la o instituție spre mediul exterior –
altă instituție sau personală)
2. După domeniul de activitate:
 Corespondența juridică (contestația, notificarea, plângerea, cererea de
chemare în judecată)
 Corespondența administrativă (referatul, raportul, darea de seamă,
procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziția)
 Corespondența protocolară (invitații, scrisori de felicitare, felicitări)
 Corespondența comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamația
economică, avizul de însoțire a mărfii, scrisoarea de garanție)
  Corespondența diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de acreditate,
protestul diplomatic, minuta diplomatică)
3. După scopul ei:
 corespondenţa de solicitare ( demersul, comanda, cererea de ofertă)
 corespondenţa de informare (oferta, raportul, darea de seamă, referatul,
avizul, referinţa)
 corespondenţa de constatare (procesul-verbal, actul, minuta, încheierea)
 corespondenţa de dispoziţie (decizia, ordinul, dispoziţia)
 corespondenţa de reclamare (scrisorile de avertizare, reclamaţia)
 corespondenţa însoţitoare de acte (scrisoarea de însoţire personalizată)
 corespondenţa doveditoare (adeverinţa, certificatul, delegaţia, chitanţa,
procura).
4. După criteriul accesibilității:
 corespondenţa cu regim special (secretă)
 corespondenţa deschisă (transmisă pe cale obișnuită – scrisoarea, faxul,
e-mail)
5. După intenția trimiterii scrisorii, distingem:
 corespondenţa de iniţiativă: cererea de ofertă, cererea oficială, reclama
etc.;
 corespondenţa de răspuns: cererea de ofertă bazată pe o ofertă, oferta
având ca temei o cerere de ofertă, remedieri etc.;
 corespondenţa de revenire: scrisorile de revenire, avertizările, reclamaţiile.
6. După modul de transmitere:
 corespondenţa obişnuită, care se expediază prin poştă sau prin curier;
 corespondenţa telegrafică, transmisă prin telegraf, telegramă;
 corespondenţa electronică, transmisă prin e-mail;
7. După modul de întocmire:
 Documente tipizate, care sunt redactate pe formulare-tip şi conţin un text
tipărit cu elemente de rigoare. Aici se includ şi unele documente economice tipizate.
Redactarea lor se face prin completarea spaţiilor libere, a coloanelor cu datele sau textul
cerut, ţinându-se cont de caracterul documentului şi de indicaţiile referitoare la
completare.
 documente netipizate sau întocmite în mod liber, la a căror adresare sunt
aplicate anumite reguli de redactare. Acestea includ toate scrisorile de afaceri: cereri de
ofertă, scrisori de ofertă, comenzi, reclamaţii, reclame, delegaţii, adeverinţe, ordine,
contestaţii, procese-verbale etc.
8. După natura exemplarelor sau a modului de întocmire:
 originalul. Acesta este primul exemplar al documentului care se trimite
destinatarului;
 copia simplă, care se face cu indigo sau la computer, odată cu originalul.
Copia se face cu scopul de a servi ca probă de control în cazul pierderii originalului. Ca
şi originalul, ea este semnată şi confirmată cu amprenta sigiliului.
 copia de pe original. Se deosebeşte de cea precedentă prin faptul că textul
este copiat direct de pe original, având menţiunile „Copie” şi „Locul sigiliului”, care se
notează cu abreviatura „L.S.”, şi “S-a semnat” – cu abreviatura “S.S.”. O astfel de copie
este folosită drept mijloc de protejare a originalului. În unele cazuri, originalul se
reconstituie pe baza copiei certificate.
 duplicatul se eliberează în cazul pierderii originalului (de obicei, a unui
act). Procedura eliberării lui constă în:
 anunţarea unităţii care a eliberat actul original pierdut;
 publicarea în pagina unui monitor republican privind pierderea actului şi
declararea nulă a acestuia;
 eliberarea actului nou pe baza avizului publicat.
 Actul nou eliberat are menţiunea „Duplicat” şi are aceeaşi valoare ca şi
originalul.
 extrasul este şi el o copie, dar numai a unei părţi dintr-un act de dimensiuni
mari. Este valabil numai dacă a fost semnat şi certificat (în funcţie de scopul eliberării)
cu ştampila unităţii.

3.
Scrisorile de afaceri trebuie prezentate într-o formă adecvată, în funcţie de
obiectul şi tipul lor.
Există mai multe soluţii de plasare a textului şi fiecare autor o alege pe cea mai
convenabilă. Însă oricare ar fi ea, conţinutul de bază al scrisorii trebuie să ocupe două
treimi din pagină; restul filei este destinat celorlalte elemente de structură, respectându-
se o simetrie a aşezării în pagină: marginea din stânga trebuie să fie întotdeauna mai
mare cu 1cm.
 De obicei, se folosesc următoarele tipuri de redactare:
1. Prezentarea americană („bloc”): eliminarea spaţiilor libere la începutul
fiecărui rând prin scrierea începând din marginea stângă a tuturor menţiunilor. Această
plasare a textului este eficientă la scrierea rapidă; este modernă şi des folosită.
Dezavantajul ei constă în faptul că are un aspect dezechilibrat, dar este preferat cel mai
mult la corespondenţa de afaceri.
2. Alinierea semibloc: textul scrisorii este aşezat în „bloc”, iar celelalte
elemente (antetul, data, adresa, formula de apel, semnăturile) – conform regulilor
corespunzătoare de scriere.
3. Aşezarea în semialineat: textul scrisorii este scris cu alineatele necesare,
respectându-se regulile de aşezare în pagină pentru celelalte elemente.

Autorii scrisorilor pot să-şi utilizeze fantezia şi creativitatea la infinit, dar sunt
reguli generale de care trebuie să ţină cont toţi corespondenţii.
1. Plasarea textului în pagină
Cel mai des se utilizează formatul A4 (parametrii 210-297mm), dar este şi
A5(memo) ( 210-135 mm) la care se folosesc plicurile corespunzătoare.
Forme grafice specifice scrisorilor de afaceri
2. Tipurile de fonturi folosite în corespondenţa de afaceri: Times New Roman
3. Mărimea fontului (12-14)
4. Intervale dintre rânduri 1,5
5. Alineatele se separă printr-un rând de textul premergător şi cel următor.
6. Enumerările se utilizează când textele sunt mai lungi şi se scriu prin liniuţe,
puncte de enumerare, cifre, litere mici în ordine alfabetică.
7. Paragrafe și capitole
8. Paginarea

4.

Scrisoarea economică trebuie să includă următoarele elemente componente:

- antet
- data şi număr
- adresa destinatarului
- referinţe
 - formula de salut
- conţinutul scrisorii: introducere, cuprins și încheiere
- formulele de salut sau respect
- funcția emitentului
- numele, prenumele
- semnătura
- ştampila
- referiri la anexe
Pentru scrisorile economice, regula recomandă poziţii stabilite în spaţiul hârtiei
de corespondenţă format A4.

ANTETUL
În general, hîrtia folosită pentru corespondenţă are antetul tipărit sau gravat,
plasat în partea superioară, pe mijloc sau în partea stîngă a paginii. Uneori apar
completări ale antetului în subsolul paginii. În lipsa unui antet tipărit acesta este
dactilografiat.
În uzanţa comercială actuală, forma şi grafica antetelor este extrem de variată,
dar ele sunt în general simple, cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile,
îndeplinind pe lîngă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde următoarele elemente obligatorii:
- marca de producţie sau marca de comerţ, ori emblema firmei;
- denumirea întreprinderii, companiei, firmei sau numele expeditorului;
- statutul juridic al unităţii comerciale; - adresa (strada, localitatea, ţara, codul
poştal);
- numărul de telefon precedent de prefixul ţării şi prefixul localităţii;
- numărul de fax;
- e-mail.
Elemente ocazionale:
- numărul de înregistrare la registrul comerţului;
- cont bancar;
- cod fiscal.

Exemple:
„STEAUA-REDS” S.A.
MD-2004, mun. Chişinău
 Str.Sfatul Ţării, 30
Tel.: 23.43.15
Fax: (022) 234215
www.steauareds.md
MARIN DUCA

Societatea Mixtă pe Acţiuni „NUFĂRUL ALB”

MD-2004, mun. Chişinău, str. V. Alecsandri, 3
Tel.: 22 44 50, fax (022) 22 224 60, cap. soc. 20000000,
CT. 1245678931 B.C.C.
www.steauareds.md

NUMĂRUL ȘI DATA
Numărul şi data înregistrării unei scrisori sunt elemente de mare importanţă. Ele
determină identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaţii (de a răspunde la o
scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune în aplicare un ordin etc.) şi stă la baza
clasării numerice şi cronologice.
Numărul şi data se scriu în general sub antet ca şi cum ar face parte din acesta
sau în dreapta lucrării, în partea opusă antetului, în dreptul rîndului al doilea al acestuia.
Denumirea lunii se scrie în litere (22 octombrie 2002).

ADRESA DESTINATARULUI
Adresa destinatarului se scrie mai jos de dată sau mai jos de numele
expeditorului.
Aici se indică: - numele şi funcţia destinatarului - denumirea direcţiei, biroului
(dacă e cazul) - denumirea unităţii economice - adresa firmei - Folosirea titlurilor în
scris.
Exemple: „Domnului Florin Popescu” sau „Florin Popescu”, doctor în economie
– dacă are titlu de profesie sau „Către Ministerul Finanţelor”.

REFERINȚE
Pe scrisorile economice se trece un număr de cod sau de dosar urmat de dată ori
despre ce este vorba în scrisoare, la ce document se referă, când este datat documentul.
De ex: „Ref.: Factura neachitată cu nr. 513 din 25.12. 2014.”
”Ref.: cu privire la livrarea mărfii”
 - Se plasează sub formula de salut.

FORMULA DE ADRESARE
Formula de adresare, de regulă se indică numele persoanei „Doamna Angela
Oprea”
- Dacă se cunoaşte titlul de funcţie sau de profesie, atunci ne adresăm: „Stimată
Doamnă ...”. În cazul scrisorilor adresate unei oficialităţi sus puse, atunci titlurile sunt
absolut necesare. Exemple: „Domnule Rector”, „Domnule Ambasador”, „Domnule
Ministru” etc.
Toate titlurile de funcţie se scriu cu majusculă, apoi se pune virgula, iar textul
scrisorii va începe cu literă mare.

OBIECTUL STRISORII
Obiectul scrisorii trebuie să prezinte succint problema care e tratată în scrisoare.

CONȚINUTUL SCRISORII
Conținutul scrisorii e atributul principal şi decisiv al scrisorii. Textul are 3
paragrafe esenţiale în trimiterea scrisorii economice: introducere , cuprins și
încheiere.
Partea introductivă enunţă subiectul ce urmează a fi tratat. Exemple de formule
de adresare la începutul unei scrisori:
- Ne face plăcere să vă informăm că ...
- V-am rămâne recunoscători dacă ne-aţi inform referitor la...
Conţinutul textului sau tratarea textului constă în explicarea problemelor
respective cu toate detaliile şi argumentele necesare pentru soluţionarea lor. De fapt, la
redactarea acestui paragraf se pot utiliza 2 metode: directă sau clasică (se iniţiază cu
motivarea urmată de concluzie) şi metoda indirectă (concluzie-motivare, se face o
analiză mai amplă a motivării). Exemple de formule de adresare din conţinutul unei
scrisori:
Când se furnizează informaţii:
o Am vrea să subliniem faptul că ...
o Potrivit informaţiilor primite de la ...
Când se realizează o cerere:
o V-am fi recunoscători dacă veţi face tot ce este posibil pentru a ...
o Sunteţi amabili să ne trimiteţi spre informare...
 Când se exprimă regrete:
o Regretăm că nu vă putem informa referitor la ...
o Regretăm nespus de mult că nu putem profita de oferta dvs. ...
o Vă rugăm să acceptaţi scuzele noastre...
În paragraful de încheiere se exprimă speranţa de a primi un răspuns, o
confirmare, de a încheia afaceri avantajoase sau se face referinţe la urgenţa soluţionării
problemei abordate. Formule de adresare din încheierea unei scrisori:
Când se realizează o cerere:
o Fiţi amabil şi comunicaţi-mi prin fax acordul dvs.
o V-am fi recunoscători pentru orice informaţie suplimentară ce ne-aţi putea-o
oferi...
Când se promite un răspuns:
o Vă vom furniza detaliile suplimentare cât mai curând posibil...
o Îndată ce vă vom putea comunica ceva precis vom lua legătura...
Când se exprimă mulţumiri, speranţe, promisiuni:
o Vă rugăm să primiţi mulţumirile noastre anticipate...
o Sperăm că oferta noastră vă va interesa...
o Puteţi fi siguri că vom face tot ce putem pentru a ...
Respingerea unei oferte:
o Regretăm că nu putem accepta oferta pe care ne-ati făcut-o în data de... O vom
avea însă în vedere pe viitor...
o Apreciem oferta dvs. la un preţ redus dar considerăm că produsele nu sunt
potrivite pentru această piaţă...

FORMULA DE POLITEȚE
- „Cu stimă” – în majoritatea cazurilor
- „Cu cele mai bune sentimente” – ceva mai familial
- „Cu sentimente alese” – relaţii furnizor-client, patron-funcţionar
- „Cu respect” – de la cel mai tânăr la cel mai în vârstă
- „Cu cea mai înaltă consideraţie” – utilizate la scrisorile solemne destinate
pentru un funcţionar înalt.

SEMNATURA
Semnătura un element obligatoriu al fiecărui document. Pot fi şi mai multe
semnături pe un document.
 Semnătura este precedată de titulatura exactă şi completă a autorului (Preşedinte,
Director, Şef serviciu, Contabil-şef etc.), după care urmează prenumele şi numele.
Acestea sunt plasate mai jos, la un spaţiu de 5-7 rânduri de la textul scrisorii. A doua
semnătură se pune în partea dreaptă de prima, a treia – la centru, sub primele două.
Semnăturile mai pot fi plasate în coloană, una sub alta, în funcţie de scara ierarhică a
titulaturilor de funcţii. De exemplu:
Director, Ilie Bradu
Şef-contabil, Alexandru Grosu
Marketolog, Oleg Vartic

ȘTAMPLILA se aplică pe semnătura conducătorului unităţii. Corespondenţa

tipizată dispune de un spaţiu special (partea stângă a foii) marcat cu abrevierea „L.S.”
(loc pentru sigiliu).
ANEXELE – menţiunea „Anexe” atenţionează persoana care citeşte că va găsi
documente ce însoţesc scrisoarea. De obicei se scrie în partea stângă: Anexă: Catalog –
1.