Tema 1. Corespondenţa economică.

Noţiuni de baza  să aibă obiective, scopuri reale

1.1 Definirea corespondentei oficiale ca formă indispensabilă de comunicare şi de lucru pentru  să fie orientată spre destinatari concreţi
agenţii economici.  să fie eficientă
1.2 Importanţa activităţii de corespondenţă la etapa actuală. Criteriile de clasificare a  să fie la obiect, la persoană, să aibă impact psihologic, bazat pe emoţii
corespondenţei oficiale.  să fie prezentată conform reglementărilor
1.3 Papetăria de birou – prima impresie asupra partenerului.  să se conformeze identităţii şi imaginii firmei
1.4 Forma grafică de prezentare a scrisorii de afaceri.  să aibă un limbaj corect, modern şi adecvat obiectivului.

 Verba volant – scripta manent.(lat.) Vorbele zboară scrisul rămâne. 1.2 Importanţa activităţii de corespondenţă
În pofida existenţei telefonului,faxului, cutiei poştale electronice continuă să fie la fel de viabilă ca şi
1.1 Definirea corespondentei oficiale ca formă indispensabb ilă de comunicare şi de lucru acum 20-30 sau 50 de ani – corespondenţa.
pentru agenţii economici Se zice că „faptele cântăresc mai mult decât vorbele”. Cea mai eficace cale de a arăta că eşti cu
Practic este imposibil a întreprinde o afacere fără a apela la acte, documente. E util să cunoaştem o adevărat recunoscător, este cuvântul scris. Atunci când primeşti sau expediezi pe neaşteptate o notă
serie de posibile mijloace scrise utilizabile într-o afacere şi regulile elaborării acestora. Unul dintre de mulţumire, felicitare...această acţiune dovedeşte sinceritatea, demonstrează că ai simţul afacerilor
mijloacele scrise utilizabile într-o afacere este corespondenţa. şi ştii cum să-ţi urmăreşti interesul.
O scrisoare, un act, indiferent de scop, constituie adeseori, primul contact cu un potenţial client.
Fiecare om de conducere – director, şef de serviciu, agent economic tinde să creeze un cadru care Avantajele corespondenţei:
să permită angajaţilor să înveţe din propria lor experienţă sau de la clienţi, furnizori şi parteneri de  Scrisorile sunt cel mai confidenţial mijloc de transmitere a informaţiei
afaceri.  Scrisorile originale semnate au o putere de convingere mai mare decât convenţiile verbale sau
Unul dintre cele mai bune mijloace, care permit însuşirea experienţei este comunicarea scrisă, din decât textele scrise, transmise electronic.
care face parte şi corespondenţa oficială.  Scrisoarea originală îndeplineşte un rol economic şi juridic(constituind elemente de înregistrare
 Noţiunea de corespondenţă semnifică schimbul de scrisori între două persoane fizice sau contabilă sau servind ca probă în justiţie)
juridice.  Scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenţii care nu dispun de suficient timp pentru
 Corespondenţa oficială include scrisorile şi actele care servesc ca mijloc de legătură şi schimb întrevederi, dar necesită explicaţii detaliate în scris.
de informaţie între persoanele juridice sau între cele fizice şi juridice.  Scrisorile de afaceri oferă posibilitatea de a medita asupra conţinutului, să fie selectate
Corespondenţa oficială tratează probleme cu conţinut juridic, organizatoric,diplomatic,administrativ... mijloacele lingvistice necesare, să se formuleze şi să se structureze corect gândurile...deoarece
 Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenţii economici, cu scopul deseori reacţiile pripite ale agenţilor, interlocutorilor pot deveni prejudicioase.
de promovare a schimbărilor sau a noutăţilor economice.  Corespondenţa evită deplasarea, economiseşte timpul, mijloacele băneşti
Scopul corespondenţei economice : însuşirea de către toţi doritorii, agenţii din administraţia publică,  Reprezintă o bogată sursă de documentare, care formează un fond de arhivă unde sunt oglindite
unităţilor economice – să cunoască regulile gramaticale şi stilistice, modelele şi formele pe a căror stadiile evoluţiei raporturilor economice.
bază se redactează, se prezintă şi se folosesc scrisorile şi actele oficiale.
Scrisoarea reprezintă întreprinderea însăşi în faţa corespondenţilor:
Obiectivele scrisorilor:  aspectul scrisorii
 să informeze sau să afle ceva  valoarea
 să motiveze sau să influenţeze  prezentarea argumentelor
 să fie de acord sau să respingă  stilul...
 să explice sau să rectifice  trebuie să concureze la influenţarea favorabilă a destinatarului.
 să admonesteze sau să reclameze
 să ceară scuze sau să înţeleagă Clasificarea corespondenţei oficiale:
 să solicite sau să ofere ceva 1. După natura emitentului
 să comande 1) corespondenţa de afaceri privată (sau de afaceri personală) întocmită de persoane fizice
 să apeleze sau să cumpere ceva Exemplu:
 să obţină un câştig cât mai mare,plătind puţin  Abonamente la ziar
 să facă o invitaţie  Solicitări de prospecte de vară
 să accepte sau să refuze  Rezervarea unei camere la hotel
 să mulţumească  Scrisori de felicitare
 să felicite sau să exprime condoleanţe.  Scrisori de mulţumire
 Telegrame...
Cerinţele actuale faţă de corespondenţă
 să fie elaborată la costuri avantajoase
2) Corespondenţa oficială, întocmită de persoane juridice Ex: de revenire, avertizările, reclamaţiile...
Exemplu:
 cereri de ofertă 7. După natura exemplarelor sau a modului de întocmire.
 reclamaţii 1) originalul – primul exemplar al documentului, care se trimite destinatarului.
 comenzi... 2) copia simplă – care se face cu indigo, odată cu originalul, se face cu scopul de a servi ca probă de
control în cazul pierderii originalului. Ca şi originalul ea este semnată şi confirmată cu amprenta
2. După modul de întocmire sigilului.
1) documentele tipizate care sunt redactate pe formulare tip şi conţin un text tipărit cu elemente de 3) copia de pe original – se deosebeşte de precedenta prin faptul că textul este copiat de pe original,
rigoare, precum şi unele documente tipizate.Redactarea lor se face prin completarea spaţiilor are menţiunile „copie”, „locul sigilului”- care se notează cu abreviatura „L.S” şi „S-a semnat” cu
libere, a coloanelor cu datele sau textul cerut. abreviatura „S.S”. O astfel de copie este folosită la protejarea originalului.
2) documente netipizate, întocmite în mod liber. Aici sunt aplicate anumite reguli de redactare. 4) duplicatul – se eliberează în cazul pierderii originalului.
(Aici sunt toate scrisorile de afaceri.) Procedura este:
Exemplu:  anunţarea unităţii care a eliberat actul original pierdut
 cereri de ofertă  publicarea faptului de pierdere a actului în pagina unui ziar republican şi declararea că actul
 scrisori de ofertă respectiv este anulat.
 comenzi  Eliberarea actului nou pe baza avizului publicat. Actul nou eliberat are menţiunea „Dublicat” şi
 reclamaţii (petiţii, plângeri, jalbe...se învinueşte cineva) acţionează cu aceiaş putere ca şi originalul pierdut.
5) extrasul – este şi el o copie, dar numai a unei părţi dintr-un act de dimensiuni mari. Este valabil
3. După obiectul ei numai dacă a fost semnat şi certificat (în funcţie de scopul eliberării, cu ştampila unităţii).
1) corespondenţa de reclamare
Ex: Scrisorile de avertizare, reclamaţia 1.3 Papetăria de birou – prima impresie despre partener.
2) corespondenţa de solicitare Imaginea firmei se construieşte timp îndelungat. Un rol important în aceasta îl are papetăria firmei,
Ex: Cererea , demersul, cererea de ofertă, comanda tipăriturile, corespondenţa scrisă.
3) corespondenţa de dispoziţie Exemplu:
Ex: decizia, ordinul, dispoziţia  hârtia de corespondenţă,
4) corespondenţa de constatare  hârtia de fax
Ex: procesul-verbal, actul, minuta, încheierea  cărţile de vizită
5) corespondenţa însoţitoare de acte  plicurile
Ex: scrisoarea de însoţire personalizată  invitaţiile,
6) corespondenţa doveditoare  ofertele
Ex: adeverinţa, certificatul, delegaţia, chitanţa  somaţiile (a soma- a cere în chip categoric sub ameninţare să execute)
 scrisori de refuz
4. După modul de transmitere  documente comerciale
1) corespondenţa obişnuită, care se expediază prin poştă sau curier  ambalaje
2) corespondenţa telegrafică, transmisă prin telegraf, telegramă  etichete
3) corespondenţa telex, transmisă şi recepţionată prin teleimprimator  afişe...
4) corespondenţa publicistică, publicată în mass-media.
O firmă trebuie să ştie ce fel de imagine vrea să aibă şi trebuie să reflecte corect această
5. După criteriile poştale sau regimul de circulaţie imagine. Faţa publică a firmei mai constă în :
1) corespondenţă simplă  designul mărcii sau a unităţii
2) corespondenţă cu indicaţii speciale  simbolul sau însemnul firmei
Ex: recomandat, expes,cu răspuns plătit, cu valoare declarată, cu confirmare de primire, paravion.  alegerea copertei, culorilor folosite
3) corespondenţă cu regim special (secretă)  calitatea hârtiei folosite pentru comunicare
 calitatea designului grafic
6. Din punct de vedere al intenţiei  caracterul îngrijit al textului tipărit
1) corespondenţa de iniţiativă  calitatea scrisului şi exprimarea mesajului
Ex: cererea de ofertă, cererea oficială, reclama...
2) corespondenţa de răspuns Dar, papetăria se referă expres la ceea ce se numeşte hârtie cu antet – specialiştii spun că e primul
Ex: cererea de ofertă bazată pe o ofertă, remedieri... act de design comercial al unei unităţi economice, mai ales a celei comerciale.
3) corespondenţa de revenire
Modul de imprimare folosit
1. Tipărirea – este modul cel mai des utilizat şi este suficient pentru o nouă întreprindere.
2. Gravarea – este un proces de lux şi scump, deoarece necesită o matrice specială de oţel, se
poate grava tipărirea pe ambele feţe ala hârtiei.Dacă o întreprindere foloseşte acest mod – este
un succes.
3. Termografia – este un proces de prelucrare, se face să se ridice uşor cerneala, literele au un
aspect asemănător cu gravura. Este socotită o „gravură nereuşită” „lizibilitatea” lasă de dorit.
 lizibil - care poate fi citit cu uşurinţă.
4. Imprimarea în relief a literelor – este un mod de lux. Antetul se ridică proeminent de pe
hârtie. Se poate să percepi cu degetele. Se mai numeşte „scriere în orb”. Se folosesc de acest
mod de imprimare cele mai bogate companii şi firme, care îşi scriu antetul în relief.
 proeminent – care iese mult în relief. Despre oameni, care iese din comun prin valoare, calităţi
remarcabile.
5. Filigranul – un desen de fond transparent, executat în procesul de producere a hârtiei. Poate fi
văzut mai bine atunci când hârtia este ţinută în lumină. Dacă o firmă, întreprindere, companie îşi
are numele sau simbolul său filigranat pe hârtiile sale, atunci atinge culmea „snobismului”.
„snob (snoabă)” – persoană care admiră şi adoptă cu orice preţ tot ce este în vogă.
„snobism”- atitudine, conduită specifică snobului.
Aşezarea scrisorii în plic (pag.24. R.Borcoman. Corespondenţa Economică. )
1.4 Forma grafică de prezentare a textului unei scrisori de afaceri.
E nevoie ca scrisorile de afaceri să fie prezentate într-o formă adecvată. Noile posibilităţi de utilizare
a computerilor aduc cu ele tentaţia de a prezenta opere de artă în loc de scrisori simple.
E important să se ia în considerare faptul că restricţiile economice obligă la raţionalizarea şi
efientizarea corespondenţei.Atunci când autorii scrisorilor schimbă permanent tipurile de fonturi,
mărimile şi stilul acestora – la destinatari poate trezi bănuiala că expeditorii nu au altceva mai bun de
făcut.
Regulile generale de care trebuie să ţină cont toţi corespondenţii:
1. Plasarea textului în pagină.
 e nevoie de dispunerea raţională a plasării
 uşurarea muncii dactilografei (operatorului)
 recunoaşterea cu uşurinţă a elementelor scrisorii de către personalul care triază.*
* a tria – a împărţi pe categorie, a separa, a clasa, a selecţiona.
Există mai multe soluţii de plasare a textului. Desigur toţi o aleg pe cea mai convenabilă.
1.Corpul scrisorii trebuie să deţină două treimi din pagină.
2. Restul filei e destinat celorlalte elemente de formă.
3.Se respectă echilibrul aşezării în pagină.
4. Mărimea din stânga trebuie să fie întotdeauna mai mare cu 1cm.
Tipurile de redactare :
1) Prezentare americană („bloc”)
Aventajele
 se elimină spaţiile libere
 se scrie începând din marginea stângă a tuturor menţiunilor
 este eficientă la scrierea rapidă
 este modern şi des folosită această metodă.
 Este preferat la corespondenţa de afaceri.
Dezavantajele: are un aspect dezechilibrat.
2) Alinierea semibloc – conţinutul de fond al scrisorii este aşezat în „bloc”, iar celelalte
paragrafe
 antetul
 data
 adresa
 farmula de apel
 semnăturile... conform regulilor corespunzătoare de scriere.
3) Aşezarea în semi – aliniat
 conţinutul scrisorii este scris cu aliniatele necesare
 formatul des utilizat de corespondenţă de afaceri este 210-297mm – formatul A4 şi cel memo
A5 - 210 - 155mm – pentru scrisori scurte. În acest caz se folosesc plicuri de dimensiuni
corespunzătoare.
2. Formele specifice scrisorilor de afaceri
a) tipurile de fonturi
Din multitudinea de tipuri de fonturi, în funcţie de tipul scrisorii se folosesc cele corespunzătoare.
Utilizatorii profesionişti se limitează numai la câteva fonturi. Scrisorile de afaceri se scriu cu aceleaşi
fonturi Times sau Helvetica. Helvetica se foloseşte des la antete şi titlurile structurale mărite. Se poate
scrie şi cu caractere aldine (îngroşate), cursive (înclinate sau subliniate).
 Mărimea fontului – poate fi variată multiplu, dar pentru corespondenţa de afaceri se recomandă
fonturile de mărimea 2-3 mm, pentru o lizibilitate mai bună.
 Intervalele dintre litere, cuvinte şi rânduri se stabilesc individual. Pentru evidenţierea unor
cuvinte se foloseşte spaţierea literelor (spaţii mai mari între litere decât cele normale).
- nu se recomandă abuzul de sublinieri şi nici cel de spaţiere, deoarece se pierde efectul de
evidenţiere. Scrisorile de afaceri se scriu la un rând. Se recomandă intervalul dintre aliniate la 1,5
spaţii.
 Aliniatele – se separă printr-un rând de textul premergător şi cel următor.
- se folosesc la separarea paragrafelor în conţinutul de fond sau a subiectelor dintr-un paragraf.
 Enumerările. Textele mai lungi pot fi structurate prin enumerări.
- începutul şi sfârşitul enumerărilor vor fi separate printr-un rând de restul textului.
Enumerările pot fi structurate în mod diferit:
* prin liniuţe
* prin puncte de enumerare cu aceiaş mărime de font ca textul
* prin cifre urmate de puncte
* prin litere mici, în ordine alfabetică, urmate de paranteze.
 Toate enumerările pot fi plasate de la marginea textului cu retrageri şi fără ele, în funcţie de
aşezare în pagină. La retrageri toate punctele enumerărilor trebuie să înceapă din punct de
vedere gramatical cu aceiaş parte de vorbire.
 Retragerea se deosebeşte de aliniat prin plasarea cu două litere mai în adâncul textului.
 Paragrafele – se folosesc când în text mai trebuie structurat, după caz, pe subiecte. Între
paragrafe se lasă 2 rânduri libere, astfel citirea scrisorii e mai uşoară. Paragrafele pot fi
numerotate şi chiar intitulate, cu scopul de a oferi unei scrisori lungi şi complicate maxim de
claritate.
 Aranjarea în acoladă – poate înlocui o enumerare. E folosită în cazul în care trebuie mai multe
diviziuni şi subdiviziuni ale unui subiect. Se porneşte de la general la particular.
De exemplu:
Vestimentaţie sezonieră de toamnă - costume de iarnă - paltoane
- pardesiuri - blănuri
- scurte