COMUNICAREA SCRISĂ

Modul: Etică și comunicare profesională

Tema unităţii de învăţare: Comunicarea scrisă

E bine să ști
Comunicarea scrisă reprezintă o componentă a comunicării umane.
Regula ce ar trebui să stea la baza oricărei comunicări scrise este: nu trebuie să scrii în aşa fel încât
să te faci înţeles, ci în aşa fel încât să nu laşi, cu nici un chip, loc unei posibile neînţelegeri.
Putem comunica în scris prin intermediul mai multor mijloace: poşta, faxul, e-mail-ul, Internetul.
Pentru a avea o comunicare scrisă eficientă trebuie respectate câteva reguli:
 Adoptă o atitudine responsabilă cu privire la conţinutul mesajului;
 Concentrează-te asupra ideilor din mesaj;
 Găseşte răspunsul la întrebări ca: ce vreau să spun, cui, ce responsabilităţi am, ce argumente pot folosi etc;
 Foloseşte un stil propriu;
 Foloseşte un vocabular adecvat;
 Utilizează pluralul în loc de singular la persoana I şi II (vă rugăm…);
 Foloseşte formele de politeţe;
 Utilizează timpul prezent în loc de viitor (produsul se ambalează);
 Evită regionalismele şi expresiile populare;
 Evită argoul şi jargonul;
 Foloseşte  fraze şi propoziţii scurte;
 Foloseşte ordinea directă în propoziţii şi fraze;dd
 Reciteşte înainte să trimiţi mesajul;
 Evită să scrii negativ, fii pozitiv.
Există tipuri diferite de documente. Cele mai uzitate documente în viaţa de zi cu zi a unei companii sunt:
Scrisoare de afaceri…. trebuie să câştige Atenţia, să capteze Interesul, să aprindă Dorinţa, să îndemne la
Acţiune.
Scrisorile de afaceri pot fi: de vânzăre, de însoţire, de remediere, de fidelizare, de reclamaţii.
De regulă scrisoarea va cuprinde:
- Un prim paragraf  în care este prezentată pe scurt situaţia.
- Un al doilea paragraf care detaliază problema sau oferă o rezolvare pentru problema ridicată.
- Un al treilea paragraf care descrie măsurile ce vor fi luate, poate formula o cerere, poate oferi un sfat sau
poate exprima o dorinţă. Scrisoarea va indica cu precizie: identitatea semnatarului şi statutul lui,
identitatea destinatarului, data şi locul în care a fost concepută, mesajul clar şi la obiect.

Nota..... înlocuieşte scrisoarea în interiorul unei organizaţii. Putem întâlni: notă de serviciu, notă de
informare, nota direcţiunii.
Ea este impersonală şi se poate adresa unei persoane, mai multor persoane, unui serviciu, mai multor servicii.
Din punct de vedere juridic o notă emisă de direcţiunea unei organizaţii are aceeaşi valoare ca
regulamentul de ordine interioară.

Cap. 4_Comunicarea scrisă

1
 Ce ştim despre: raport, scrisoare, minută, dare de seamă, proces verbal, notă, mesaje,
referat, memoriu?
 Procesul verbal… este un document oficial (o formă particulară a dării de seamă) în care se
înregistrează o anumită constatare sau se consemnează pe scurt discuţiile şi hotărârile unei
anumite adunări. Poate fi:
- de constatare,
- de contravenţie,
- de predare- primire,
- de consemnare a unei şedinţe.
Minuta… este un document care consemnează anumite lucruri ce se derulează în interiorul
unei organizaţii. Înregistrează o propunere sau acţiune întreprinsă la un moment dat ce
urmează a fi completată ulterior.
Memoriul… este o prezentare amănunţită şi documentată a unei probleme, situaţii. Cuprinde
ca elemente principale:
- formula de adresare,
- numele,
- funcţia,
- adresa,
- prezentarea şi analiza problemei,
- soluţii preconizate,
- semnătura,
- funcţia adresantului şi organizaţia.
Referatul… este un document scris în care sunt prezentate aspecte concrete, date şi aprecieri
în legătură cu o anumită problemă şi propuneri de modificare a situaţiei existente.Cuprinde:
- prezentarea succintă a problemei abordate,
- concluzii şi propuneri,
- semnătura.
Raportul… cuprinde o relatare a unei activităţi.El comportă o analiză a informaţiilor
prezentate şi propunerea de soluţii. Elementele lui sunt:
- titlu,
- obiectul controlului,
- data, numele şi calitate a celor ce l-au întocmit,
- actul normativ,
- faptele,
- concluzii şi propuneri,
- încheiere,
- semnături.
  Darea de seamă…. este documentul care cuprinde prezentarea şi analiza activităţii unei
organizaţii, într-o anumită etapă sau justificarea unei gestiuni. Materialul e critic evidenţiind
dificultăţile, cauzele, soluţii de remediere. Se prezintă de conducere în faţa salariaţilor. Are
scopul de a informa, de a se constitui într-o dovadă a celor realizate la un moment dat dar şi de
a facilita munca celor din compartimentul/ organizaţia respectivă.

Cap. 4_Comunicarea scrisă

2
 FIŞĂ DE LUCRU

Disipina: Etică și comunicare profesională

Nume și prenume elev:
Clasa: Anul III- A Doua Șansă
Timp de lucru: 50 min
Materiale ajutătoare: fişe de documentare, fişe de lucru;
Momentul folosirii: Prezentarea noului conţinut;
Sarcini de lucru:

1. Completați sațiile libere cu expresiile care lipsesc, astfel încât enunțul să fie correct.
a) Procesul-verbal este un…………………official, în care se înegistrează o
anumită………………..sau se consemnează……………..și………………..unei anumite
adunări.
b) Raportul cuprinde o……………. a unei activități.
c) Memoriul este o ……………….amănunţită şi documentată a unei ………………., situaţii.
d) Darea de seamă se prezintă de conducere în faţa …………………..
e) Minuta este un ……………….care consemnează anumite lucruri ce se derulează în
interiorul unei …………………...
2. Asociaţi cifrele din coloana A. Documentele comunicării scrise cu literele din coloana B.
Descrierea documentelor, în cazul în care există o corelaţie între noţiunile din coloana A şi
afirmaţiile din coloana B.

A. Documentele comunicării scrise B. Descrierea documentelor

1. Darea de seamă; a. Prezentarea amănunţită şi documentată a
2. Memoriul; unei probleme sau situaţii.
3. Notele informative; b. Cuprinde: prezentarea succintă a problemei
4. Referatul. abordate, concluzii, propuneri;
c. Îmbracă forma unor comunicate în cadrul
organizației;
d. Cuprinde prezentarea și analiza activității
unei firme privind justificarea unei
gestiuni;
e. Înregistrează o acțiune întreprinsă la un
moment dat.

3. Scrieți 6 reguli care sunt necesare unei comunicări eficiente.

Cap. 4_Comunicarea scrisă

3