COMUNICARE SCRISA

Pentru a fi eficient, un mesaj scris trebuie:

 Să fie foarte bine gândit;
 Să fie adecvat direcției de transmitere, emițător-receptor;
 Să fie ușor de citit, înțeles;
 Să fie corect.
• Comunicarea scrisă prezintă un feedback întârziat, se înregistrează permanent, prezintă
eficiență pentru mesaje complexe, își păstrează acuratețea. Informația are un rol important în
comunicarea scrisă. Informația reprezintă un mesaj, o știre, un semnal, un grup de imagini ce
poate să aducă receptorului date noi, un plus de cunoaștere.
• Informația circulă între emițător și receptor prin canale specifice (poștă, telefon, email, fax)
și poate fi sub formă de: date, texte, imagini fixe, secvențe audio sau video.
Cantitatea de informații care se vehiculează între emițător și receptor constituie fluxul
informațional. Se distinge un flux de intrare de informații (cerere de ofertă, comandă) și un flux de
ieșire de informații (oferta).
Comunicarea grafică constituie un element esențial ce urmărește ordonarea și prezentarea unui
ansamblu de date referitoare la o anumită problemă. Utilizarea ei îmbunătățește comunicarea și
trezește interesul și atenția receptorului.
Redactarea unui mesaj scris presupune parcurgerea unor etape:
• Stabilirea oportunității transmiterii mesajului;
• Precizarea scopului mesajului;
• Adaptarea informațiilor la tipul de receptor;
• Structurarea cât mai bună a ideilor;
• Ierarhizarea ideilor;
• Accesul la informațiile transmise;
• Informațiile să fie corecte;
• Anticiparea reacției receptorului.
• Folosirea ordinii directe în propoziție și frază;
• Construirea pe cât posibil de propoziții și fraze scurte.
Mesajul unui text poate fi analizat din perspectiva stilului. Stilul scrisorilor reprezintă acea
formă specifică de exprimare a ideilor, modul în care lexicul este folosit în comunicare.
• Corectitudinea – presupune impunerea, respectarea normelor, formelor și regulilor de
sintaxă, ortografie, punctuație.
• Claritatea – se referă la faptul că ideile exprimate nu ar trebui să ducă la interpretări eronate;
• Concizia – se referă la faptul că scrisoarea trebuie să aibă în conținutul ei cât mai multe idei
exprimate în cât mai puține cuvinte.
• Precizia
• Sobrietatea și oficialitatea – se referă la faptul că actele oficiale trebuie să aibă un caracter
obiectiv;
• Simplitatea – presupune folosirea cuvintelor, expresiilor simple, nepretențioase.
• Persoanele care redactează un mesaj scris trebuie să fie atente la (capcane):
• Cuvinte polisemantice – cuvinte cu formă identică, dar care prezintă diferențe de sens;
• Paronime – cuvinte asemănătoare ca formă sonoră, dar diferite ca sens între ele;
• Sinonime – cuvinte diferite ca formă, dar apropiate ca sens;
• Pleonasm – termeni care repetă în mod inutil aceeași noțiune.
Cerințe privind redactarea unui mesaj scris:
a) Stabilirea clară a obiectivelor documentului respectiv;
b) Stabilirea ideilor principale (de bază);
c) Ordonarea ideilor în funcție de obiective;
d) Fiecare frază (propoziție) trebuie să fie eficientă;
e) Să fie respectate modalitățile de adresare și redactare acceptate în cadrul organizației;
f) Plasarea corespunzătoare a textului pe coala de hârtie, în funcție de lungimea acestuia;
g) Lăsarea unei margini de 2,5 – 3 cm, în partea stângă;
h) Alinierea capetelor de rând în partea dreaptă a colii cât mai uniform posibil, lăsând un
spațiu de minim 1 cm;
i) Evitarea despărțirii cuvintelor în silabe la capătul rândului;
j) Dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar față de
rândurile din text.
Clasificarea corespondenței
1. După domeniul de activitate:
a) corespondența juridică (contestația, plângerea)
b) corespondența administrativă (referatul, raportul, procesul-verbal, decizia, ordinul, dispoziția)
c) corespondența protocolară (invitații, felicitări)
d) corespondența comercială (oferta, comanda).
2. După scop:
a) corespondența de solicitare (cererea economică, juridică)
b) corespondența de informare (oferta, reclama, raportul)
c) corespondența de constatare (proces-verbal)
d) corespondența de decizie, îndrumarea, controlul (ordinul, decizia)
e) corespondența de reclamația (reclamația).
3. După criteriul accesibilității:
a) corespondența secretă
b) corespondența deschisă
4. După inițiativă:
a) scrisoare inițială
b) de răspuns
c) de revenire.
5. După modul de întocmire:
a) corespondența tipizată;
b) corespondența netipizată.
6. După natura și destinația exemplarelor:
a) originalul cu semnătură și ștampilă, nr. de înregistrare;
b) copia simplă, se scrie odată cu originalul la indigo, nu are ștampilă și nici semnătură
originală. Are număr de înregistrare.
7. După suportul care depozitează informația:
a) documente pe suport de hârtie;
b) documente pe suporturi optico-magnetice.

Caracterizarea formelor de comunicare scrisă

1. Procesul-verbal – este considerat un document oficial, în care se înregistrează o anumită
constatare sau se consemnează succint discuțiile și hotărârile unei anumite adunări.
Tipuri de procese-verbale:
• Proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);
• Proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;
• Proces-verbal de consemnare a unei ședințe.

2. Memo (nota internă) reflectă comunicarea între compartimente, servicii, birouri sau
persoane (o notă scrisă transmisă unei persoane din interiorul organizației). Mesajul notei
interne trebuie să fie cât mai scurt, fiind format de obicei dintr-o singură idee. Avantajele unui
memo ar putea fi: evitarea confuziilor, informația poate fi
3. Referatul – este un document scris în care sunt prezentate aspecte concrete, date și aprecieri
în legătură cu o anumită problemă, dar și propuneri de modificare a situației existente. Poate
cuprinde o prezentare succintă a problemei abordate, concluzii, propuneri și semnătura.
4. Minuta – este un document care înregistrează o propunere sau acțiune întreprinsă la un
moment dat, care urmează a fi completată ulterior.
5. Memoriul – este o prezentare amănunțită și documentată a unei probleme, a unei situații.
6. Darea de seamă constă în prezentarea și analiza activității unei organizații, într-o anumită
etapă sau justificarea unei gestiuni. Se prezintă de către conducere în fața salariaților la diferite
intervale de timp. Ca și celelalte forme de comunicare scrisă, se va menționa data întocmirii,
emitentul și destinatarul.

7. Notele informative sunt comunicate în cadrul unei firme. Ele se desfășoară atât pe
orizontală, cât și pe verticală.
8. Ziarul întreprinderii este un mijloc de comunicare deosebit de eficient, foarte răspândit
astăzi. Are rolul de apropiere între salariații întreprinderii, informându-i și creându-le un
sentiment de apartenență la întreprindere.

9. Raportul cuprinde relatarea unei activități personale sau de grup. Se face din oficiu sau la
cererea unui organ ierarhic. Are ca scop analiza situației activității unei firme. Un raport
trebuie să fie documentat.
10. Cererea de ofertă
• Se solicită cataloage, mostre, eșantioane, broșuri, liste de prețuri, condiții de plată, condiții
de livrare a produselor.
• Cererea de ofertă este primul pas în cadrul unei negocieri precontractuale. Este întocmită și
transmisă de firmele care doresc să achiziționeze mărfuri sau servicii.
11. Comandă
• Comanda este ulterioară ofertei. Oferta odată analizată, cumpărătorul transmite vânzătorului
comanda de mărfuri. Comanda este, de regulă, redactată pe formule tipizate. În situația în
care comanda este telefonică, ea trebuie urgent urmată de cea scrisă.