REDACTARE SI CORESPONDENTA - CURS

a. CORESPONDENA OFICIAL 1.1. IMPORTAN I CLASIFICARE.

Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private. Ca disciplin de studiu, corespondena are ca obiectiv nsuirea, de ctre cei care i vor desfura activitatea n instituiile de stat sau private, a principiilor, re ulilor, metodelor i formelor pe baza crora se redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele oficiale. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. !ctele emise de o autoritate (persoan juridic) sunt considerate acte oficiale. "ntre scrisoare i act e#ist urmtoarele deosebiri$ % scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane& actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se re lementeaz o obli aie etc. % actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se nt'lnesc mai rar& % actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea& % majoritatea actelor sunt tipizate& n cazul scrisorilor, tipizarea este rar nt'lnit& % scrisorile sunt nre istrate n (e istrul de intrare)ieire& actele au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n (e istrul de intrare)ieire sunt nre istrate scrisorile nsoitoare ale actelor)& % scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu dele aie de corespondent& actele nu pot fi ntocmite i semnate dec't de funcionari investii printr)o dispoziie e#pres a unui act normativ cu aceste drepturi& % actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare& c'nd nu se folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nm'nat beneficiarului dec't prin luare de semntur& Cate orii de acte oficiale$ clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai multe criterii i anume$ Din punctul de ede!e al natu!ii "u!idice, sunt$ % acte cu caracter normativ, care re lementeaz cu putere obli atorie principalele relaii sociale i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este asi urat prin fora coercitiv a statului (de e#emplu, le ile, ordonanele *uvernului, +otr'rile normative ale *uvernului sau ale or anelor locale)& % acte nenormative , sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asi urat prin for public. Din punctul de ede!e al e#ectului pe ca!e $l p!%duc& sunt$ % acte productoare de efecte juridice (de e#emplu, toate actele emise de or anele statului, fie normative, fie nenormative)& % acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter or anizatoric, te+nico)funcional etc.). Din punctul de ede!e al !a'ei te!it%!iale pe ca!e $(i p!%duc e#ectul& sunt$ % acte cu caracter eneral , al cror efect se produce pe ntre teritoriul rii (de e#emplu$ acte emise de -arlament, de -reedintele (om'niei i de *uvern)& % acte ale or anelor locale ale administraiei publice , efectele lor sunt limitate la o anumit unitate administrativ) teritorial (de e#emplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i primarilor). Din punctul de ede!e al %!)anului e*itent& sunt$ % acte emise de or anele reprezentative ale puterii de stat (-arlament, -reedintele (om'niei etc.) % actele emise de or anele administraiei publice centrale i locale (*uvern, ministere i alte autoriti ale administraiei centrale, prefecturi, primrii)& % actele emise de a enii economici i celelalte uniti i instituii. O+iectul acestor tipuri de acte, din punctul de vederea al or anului emitent, este$ Parlamentul are ca sarcin adoptarea de le i. .e ile sunt acte normative, productoare de efecte juridice, referitoare la orice tip de relaii sociale. .e ile pot fi constituionale, prin care se revizuie unele prevederi ale Constituiei i care se adopt cu o majoritate de cel puin dou treimi din numrul membrilor fiecrei Camere a -arlamentului i se aprob prin referendum& organice, prin care se re lementeaz relaiile sociale din domeniile e#pres menionate n Constituie i care se adopt cu votul majoritii membrilor fiecrei Camere, i ordinare, care re lementeaz relaiile sociale din celelalte domenii, care nu sunt re lementate prin le i or anice i care se adopt cu votul majoritii membrilor prezeni din fiecare Camer. -arlamentul mai adopt +otr'ri i moiuni care produc efecte juridice dar care, n eneral, nu au caracter normativ, ci e#prim poziia, punctul de vedere al parlamentului n le tur cu unele probleme i evenimente interne sau e#terne. Preedintele Romniei, n e#ercitarea atribuiilor sale, emite decrete, promul le ile adoptate de -arlament, adreseaz -arlamentului mesaje cu privire la principalele probleme politice ale naiuni i nc+eie tratate internaionale n numele (omaniei, ne ociate de *uvern i le supune spre ratificare -arlamentului. Decretele -reedintelui produc efecte juridice dar, n cea mai mare parte, ele au caracter individual, nu re lementeaz domenii care sunt de competena -arlamentului, iar n multe domenii ale administraiei publice acestea trebuie contrasemnate de ctre primul)ministru. Con iliul lo!al, n e#ercitarea atribuiilor ce)i revin, adopt +otr'ri, semnate de preedintele edinei respective. /l are iniiativ i +otrte, cu respectarea le ii, n problemele de interes local, cu e#cepia celor care sunt date prin le e n competena altor autoriti publice. 0otr'rile Consiliilor locale produc efecte juridice i au caracter normativ sau nenormativ (individual). 0otr'rile cu privire la persoane se adopt numai prin vot secret.

Or"anele admini tra#iei $u%li!e (centrale sau locale) fiind investite, potrivit le ii, cu competen derivat, emit pe baza i n vederea e#ecutrii le ii, acte administrative. A!tul admini trati& este o form juridic de realizare a activitii e#ecutive i de dispoziie a or anelor administraiei publice& ele sunt acte juridice ntruc't sunt manifestri de voin ale or anelor administraiei publice, n scopul de a da natere la drepturi i obli aii i au caracter normativ, stabilind re uli de conduit obli atorii pentru uniti, instituii sau ceteni, sau caracter individual (nenormativ). 'u&ernul Romniei, potrivit pro ramului su de uvernare acceptat de -arlament, asi ur realizarea politicii interne i e#terne a rii i e#ercit conducerea eneral a administraiei publice. *uvernul elaboreaz proiecte de le i pe care le nainteaz -arlamentului, devenind le i dup dezbaterea i adoptarea lor. "n e#ercitarea atribuiilor sale, *uvernul adopt +otr'ri i ordonane. 0otr'rile se emit pentru or anizarea e#ecutrii le ilor i deci nu pot s contravin acestora. /le pot avea caracter normativ sau indvidual. 1rdonanele se emit n cazurile de dele are le islativ, n temeiul unei le i speciale de abilitare, n limitele i n condiiile prevzute de aceasta. -aralamentul poate adopta o le e special de abilitare a *uvernului pentru ca acesta s poat emite ordonane, n domenii care nu fac obiectul le ilor or anice. .e ea de abilitare va stabili, n mod obli atoriu, domeniul i data p'n la care se pot emite ordonane. Dac le ea de abilitare o cere, ordonanele se supun aprobrii -arlamentului, potrivit procedurii le islative, p'n la mplinirea termenului de abilitare. Nerespectarea termenului atra e ncetarea efectelor ordonaei. "n cazuri e#cepionale, *uvernul poate adopta ordonane de ur en. !cestea intr n vi oare numai dup depunerea lor spre aprobare la -arlament. !probarea sau respin erea ordonanelor se face printr)o le e. 0otr'rile i ordonanele adoptate de uvern se semneazu de primul ministru, se contrasemneaz de minitrii care au obli aia punerii lor n e#ecutare i se public n 2onitorul 1ficial al (omaniei, cu e#cepia celor care au caracter militar i care se comunic numai instituiilor interesate. Admini tra#ia $u%li!( !entral( de specialitate este constituit din ministere, care se or anizeaz, prin le e, numai n subordinea *uvernului, i alte or ane de specialitate, care se pot or aniza n subordinea *uvernului, a ministerelor sau ca autoriti administrative autonome. *uvernul i ministerele pot nfiina or ane de specialitate, n subordinea lor, cu avizul Curii de Conturi i numai dac le ea le recunoate aceast competen. !utoritile administrative autonome se pot nfiina prin le e or anic. "n e#ercitarea atribuiilor lor, ministerele i celelalte or ane de specialitate centrale emit ordine care produc efecte juridice i care pot fi normative, re lement'nd activitatea din ramura pe care o coordoneaz, sau nenormative, prin care se rezolv, n mod obinuit, anumite probleme concrete din or anul respecitv sau din unitile suboronate. Admini tra#ia $u%li!( lo!al( se ntemeiaz pe principiile autonomiei locale, descentralizrii serviciilor publice, eli ibilitii administraiei publice locale i consultrii cetenilor n problemele locale de interes deosebit. !utoritile administraiei publice prin care se realizeaz autonomia local n comune i orae sunt Consiliile locale, ca autoriti deliberative i primarii, ca autoriti e#ecutive. Con iliul lo!al or anizeaz, la nivelul comunei sau al oraului, servicii publice n principalele domenii de activitate, potrivit specificului i nevoilor locale. Dac consiliul local, aa cum am mai artat, poate adopta +otr'ri, inclusiv cu caracter normativ, primarii, n e#ercitarea atribuiilor lor, emit dispoziii, avize, acorduri i autorizaii, care au caracter individual. A!te emi e de a"en#ii e!onomi!i) or"ani*a#ii i in titu#ii. "n funcie de profilul specific i comple#itatea sarcinilor, la nivelul acestora, se ntocmesc re ulamente de or anizare i funcionare, re ulamente de ordine interioar i contracte colective de munc, prin care conducerile administrative, mpreun cu sindicatele, stabilesc, n conformitate cu le ile i celelalte acte normative emise de or anele superioare, condiiile concrete de or anizare i desfurare a activitii, precum i comportamentul n cadrul unitii respective. "n afara acestora, unitile elaboreaz un mare numr de acte te+nice, care sunt instrumente de lucru pentru buna desfurare a activitii de baz a acestora. De e#emplu, pentru defurarea activitii financiare i bancare se elaboreaz actele financiare i bancare, n care se consemneaz i se justific ncasri i pli de sume de bani. -entru evidena desfurrii unor lucrri te+nice, economice etc., se ntocmesc referate, rapoarte, se emit dispoziii, decizii, se ntocmesc procese)verbale etc. 1 alt cate orie de acte emise de uniti o constituie actele doveditoare, care se elibereaz la cerera unor persoane fizice sau juridice (adeverina, certificatul, c+itana). 3fera corespondenei oficiale este lar , ea cuprinz'nd probleme cu coninut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior nc+eierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale. De remarcat, coninutul economic al scrisorilor oficiale, ca urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare. Im$ortan#a a!ti&it(#ii de !ore $onden#( const n faptul c$ 4este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obli ate s)i rezolve anumite probleme n comun& 4ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti& 4constituie un element de nre istrri contabile& 4servete ca prob justiie& 4permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce o lindete apariia, modificarea sau stin erea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice& 4devine o bo at surs de documentare, prin constituirea unui fond ar+ivistic, red'nd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de activitate.

Cla i+i!area !ore $onden#ei Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii$ a, du$( !riteriul de !ir!um !riere$ !ore $onden#a intern( (intre compartimente sau responsabili ai aceleai or anizaii)& !ore $onden#a e-tern( (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau persoan). %) dup domeniul de activitate: !ore $onden#a .uridi!( (contestaia, nt'mpinarea, notificarea, pl'n erea, cererea de c+emare n judecata etc.)& !ore $onden#a admini trati&( (referatul, rapoartul, darea de seam, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziia)& !ore $onden#a $roto!olar( (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena te+nica a departamentelor de protocol etc.)& !ore $onden#a !omer!ial( (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de aranie etc.)& !ore $onden#a di$lomati!( (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbala etc.). !) dup scopul ei: !ore $onden#a de oli!itare (cererea economic, juridic etc.)& !ore $onden#a de in+ormare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.)& !ore $onden#a de !on tatare (procesul verbal etc.)& !ore $onden#a de de!i*ie) /ndrumare) !ontrol (ordinul, decizia)& !ore $onden#a de re!lama#ie (reclamaia economic, juridic)& !ore $onden#a /n o#itoare de a!te. d) dup criteriul accesibilitii: !ore $onden#a e!ret( (transmis prin mijloace de securitate or anizate, folosit n sistemul instituionalizat (5irou Documente 3ecrete , 5D3)& !ore $onden#a de !0i ( (transmis pe cale obinuit i care poate lua toate formele materiale ale corespondenei , scrisoarea, fa#ul, e)mail, telefa# etc.). e)dup iniiativa trimiterii scrisorii: !ri oarea ini#ial(; de r( $un ; de re&enire. +, dup criteriul suportului: !ore $onden#a !la i!( scrisoarea& !ore $onden#a tele"ra+i!( tele rama, tele#ul& !ore $onden#a ele!troni!( e)mail)ul. ") dup modul de ntocmire: do!umente ti$i*ate; do!umente neti$i*ate. 0) dup natura i destinaia exemplarelor: ori"inalul (primul e#emplar care se trimite destinatarului)& !o$ia im$l( (de ar+iv sau de dosar) se scrie odat cu ori inalul la indi o& du$li!atul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i ori inalul. -e actul nou eliberat se menioneaz 6duplicat7& are puterea ori inalului& !o$ia du$( ori"inal se copiaz e#act te#tul de pe ori inal& se scrie copie , locul si iliului (.3) i s)a semnat (33)& ea poate fi $ !o$ia !erti+i!at( are confirmarea c este valabil& se folosete pentru pstrarea ori inalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz ori inalul. Dup colaionare se scrie conform cu ori inalul , pentru conformitate . 1bli atoriu, copia poart semntur i tampil& !o$ia le"ali*at( este eliberat de notariat. /a conine reproducerea e#act a coninutului actului, dactilo rafiat n ir indian sau #ero#, precum i nc+eierea de le alizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele le alizate se nscriu ntru)un re istru special la notariat& +oto!o$ia are valoare numai n cazul le alizrii de notariat& e-tra ul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr)un act de dimensiuni mai mari. 8alabilitatea lui este condiionat de certificare.

1.2. Cir!ula#ia !ore $onden#ei

Circulaiei corespondenei, at't n interiorul unei instituii, c't i n afara ei, i se acord o atenie deosebit, tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile pentru orice instituie. 3crisoarea poate circula astfel$ n plic nc+is, si ilat i transmis prin pot sau curier& transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat)preluat personal. Nu este si ilat n plic (se e#clud din aceast cate oriile scrisorile cu re im special de confidenialitate)& scrisoarea depus la serviciul de re istratur sau secretariat al destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nre istrare. 3e utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii& transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesa er personal (situaie distinct de curierat). De e#., mesajele ntre efi de state se transmit prin intermediul 2inisterului !facerilor /#terne.

Core $onden#a $rimit( 3istemul de nre istrare a corespondenei, or anizarea circulaiei corespondenei ntr)o unitate este impus de necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se sesc documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de rezolvare a lor. "n acest scop, se folosesc$ ) re istrele i fiele de coresponden (se nre istreaz at't corespondena primit c't i cea e#pediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i destinaia actelor i documentelor& ) dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun cu corespondena compartimentelor funcionale implicate& ) condicile de e#pediere i distribuire a corespondenei& ) borderourile de e#pediie a corespondenei. Corespondena ptrunde ntr)o instituie prin (e istratur sau n cazul firmelor mici prin secretariat. .a (e istratur au loc urmtoarele operaii$ o verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe numele i adresa unitii respective& o desc+iderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal , ,,confidenial nu se desc+id& plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii$ ) dac scrisoarea nu conine adresa e#peditorului, dar aceasta fi ureaz pe plic& ) dac adresa e#peditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare& ) dac semnturile nu sunt citee, dar numele e#peditorului fi ureaz pe plic& ) dac timpul scurs ntre data sosirii i data e#pedierii este prea mare, pentru a se putea constata dac vina este a potei sau a e#peditorului& ) dac o ane# lipsete& ) dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de plecare sau pentru care e#ist o dat limit& ) dac scrisoarea a fost reit adresat, ntruc't plicul justific nt'rzierea rspunsului, n cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu nt'rziere. o sortarea corespondenei& o nre istrarea i datarea corespondenei& o ntocmirea unei condici interne de distribuie& o predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei (asistentei mana er). .a primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de e#pediie, verific corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit atenia conducerii i scrisori care necesit atenia secretarei) 3crisorile sunt introduse apoi, n ordinea ur enei, n mapa de coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluie (persoana sau departamentul care l va primi spre rezolvare, termenul i eventual modalitatea de rezolvare). Dup ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia pe ea), secretara o nre istreaz ntr)un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baz de semntur. Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit atenia mai multor departamente sau persoane, se va proceda n aa fel nc't fiecare departament 9persoan s fie pus la curent cu problema ce l privete. /#ist c'teva modaliti de a face acest lucru $ se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate departamentele interesate i apoi scrisoarea este trimis pe r'nd la toate acestea& pe msur ce fiecare din ele i ndeplinete sarcina, i bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe& scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea problemelor cuprinse n ea, revenindu)i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente& se fac copii i se trimite c'te una fiecrui departament interesat. !ceast modalitate este cea mai indicat (scrisoarea ori inal rm'ne la secretariat), cu condiia ca soluionarea problemelor s fie coordonat. Core $onden#a e-$ediat( de o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale7 sau din ,,oficiu7). 3crisorile de rspuns se redacteaz, fie de secretar, urm'nd indicaiile conducerii, fie de cel cruia i)a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea i dactilo rafierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat, conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific (dac au fost toate semnate, se verific ane#ele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile sunt e#pediate de secretariat, ele vor fi nre istrate (data i numr) sau vor fi trimise la (e istratur de unde vor fi e#pediate. 1peraiile ulterioare sunt$ sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor serviciilor de resort& clasarea corespondenei n dosare (copiile).

1.3. Si teme de /nre"i trare a !ore $onden#ei $rimite i e-$ediate

"n vederea pstrrii unei evidene clare a corespondenei care intr n unitate, precum i a celei emise, secretariatul nre istreaz fiecare document ntr)un re istru de coresponden (n instituiile mari (e istrul de coresponden se pstreaz la (e istratura eneral, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare c'te un re istru n care i pstreaz evidena corespondenei ce privete domeniul respectiv). 3e practic dou sisteme$ unul care folosete un re istru unic de intrare)ieire i altul care evideniaz n re istre separate intrrile i ieirile.

"n re istrul unic de coresponden, cele dou foi aezate fa n fa servesc pentru nre istrarea corespondenei (st'n a) i a corespondenei e#pediate (dreapta). !cest tip de re istru este foarte practic, ntruc't ofer posibilitatea informrii imediate i concomitente asupra corespondenei primite i e#pediate. "n rubrici separate se nscriu$ numrul de nre istrare al scrisorii care intr n unitate, data nre istrrii, locul de provenien (denumirea e#peditorului i adresa), rezumatul coninutului ei, serviciul cruia i se repartizeaz, indicatorul dosarului de clasare. "n cazul n care se e#pediaz rspunsul la o scrisoare intrat, pe acelai r'nd cu nre istrarea acesteia n st'n a, se evideniaz n partea dreapt modul n care s)a rezolvat, data la care se e#pediaz, denumirea destinatarului& scrisoarea de rspuns primete acelai numr cu care a fost nre istrat la intrare scrisoarea creia i)a fost e#pediat rspunsul , aceasta se trece la rubrica ,,numr de cone#are7. "n locul acestui numr la scrisorile e#pediate ,,din oficiu7 se trece numrul nou care se d scrisorii emise de unitate. /#emplu $ "n unitile cu volum mic de acte, nre istrarea se face la (e istratur sau secretariat ntr)un sin ur re istru de intrare)ieire, eventual n mai multe volume& n unitile cu un volum mare de acte, nre istrarea se face la (e istratur, concomitent n dou sau patru re istre de intrare)ieire, cu so i fr so, cu mai multe volume fiecare. .a sf'ritul fiecrui an, la terminarea unui volum de re istru de intrare)ieire, sau c+iar dac volumul nu este complet, se ntocmete un proces)verbal de nc+eiere a re istrului respectiv.

PROCES-,ER-AL
(data:::) 3ubsemnaii eful serviciului 3ecretariat i .., re istrator din .. (unitatea) am nc+eiat re istru astzi, data de mai sus. (e istrul cuprinde nre istrrile de la nr data la nr . data .., totaliz'nd file scris. (3emnturile) (e istrele pot fi tipizate, realizate la comand sau pre tite de ctre persoana responsabil din cadrul compartimentului. (e istrele au un dublu rol$ pe de o parte sunt cataloa e de nscriere a circulaiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridic), iar pe de alt parte reprezint un ordonator, un adevrat +id n cutarea oricrui document. .a nre istrarea documentelor n re istru trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte$ nre istrarea se face de ctre o sin ur persoan & n cazul absenei, va fi nlocuit mereu de aceeai persoana& nscrierea se face numai olo raf& nu se pstreaz nici un r'nd liber n cazul n care e#ist resturi de spaii pe o pa in, acestea se bareaz vizibil. Nu se nre istreaz$ drile de seam periodice, actele e#pediate care au numr propriu de ordine, scrisorile i actele de coresponden intern i nici copiile dup scrisori i acte care se transmit de la un serviciu la altul (pentru corespondena intern fiecare departament ine evidena sa), imprimatele sau formularele primite, re istrele sau condicile, revistele, ziarele i alte publicaii (evidena acestora fiind inut la ma azie sau bibliotec, dup caz). "n cazul e#pedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se nscrie nominalizat cu datele ei de identificare, ntr)un borderou de expediie. 5orderoul se ntocmete separat pentru scrisorile simple i recomandate. -entru scrisorile difuzate prin curier se ntocmete % c%ndic. de e/pedi0ie, n care se trec datele importante $ anul, ziua, luna, numrul lucrrii, destinatarul, semntura. De asemenea, corespondena care se repartizeaz compartimentelor din interiorul unitii se nre istreaz n prealabil ntr)o condic intern de distribuie cu aceleai rubrici ca i condica de e#pediie. 1dat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au un volum mare de coresponden (primriile) nre istreaz toat corespondena pe calculator. !cest sistem de or anizare presupune e#istena unui compartiment special creat pentru preluarea ntre ii corespondene (e#cepie fac documentele cu caracter confidenial) i a c'te unui operator omolo n fiecare dintre compartimentele prevzute n or ani ram. 5aza acestor re istraturi enerale este reprezentat de un soft adecvat i o reea de calculatoare prevzute cu nivele diferite de acces.;<= 2odul de funcionare$ e#ist un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare coresponden, forma practic fiind +ieele. Ceteanul se prezint la +ieu i i depune lucrarea. 1peratorul nre istreaz documentul, l catalo +eaz, verific criteriile care fac posibil nre istrarea i emite un bon de re istratur cu toate datele care sunt nscrise i n baza de date$ numele depuntorului, numrul i data de nre istrare, problematica corespondenei, compartimentul unde este direcionat spre rezolvare, termenul de rspuns, indicativul celui care a fcut nre istrarea. 3istemul informatic permite ca de la mai multe posturi s se fac nre istrri, iar calculatorul va ordona sin ur numerele n c'teva secunde i abia apoi se va salva nre istrarea i se va emite bonul. 1peratorul poate numai introduce date, dar nu i modifica. Dreptul de modificare sau corectur l are numai eful compartimentului de re istratur pe baz de parol.
;<= 8ictor, !listar& >on, -opescu, 3lniceanu, otocol Coresponden !ecretariat n "dministraia ublic. 5ucureti$ /ditura .umina .e#, ?@@<, p. ?@A.

1.4. Cerin#e a!tuale +a#( de !ore $onden#( o+i!ial(

Dac admitem c protocolul i etic+eta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la r'ndul ei unor re uli la fel de stricte$ tot ceea ce este scris rm'ne.

3e impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei. Dintre acestea amintim$ <) Prom$titudinea r( $un urilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei. 1rice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (c+iar dac este ne ativ) i nu cu nt'rziere, impresia care ne)o facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s)i or anizeze activitatea, c este eficient i c ne respect. ?) Ela%orarea !ore $onden#ei la !o turi a&anta.oa e. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocup'nd timp, necesit'nd ec+ipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilo rafei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. "nainte de toate trebuie s stabilim dac ale em scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai puin costisitor. Dac ale em scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urmtoarele aspecte$ propoziii scurte i clare& folosirea modelelor de scrisori, modulelor de te#te (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de calculator& redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenele erile i implicit revenirile. B) Sta%ilirea o%ie!ti&ului este important s stabilim de la nceput obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceasta vom aborda diferit destinatarul& obiectivul unei scrisori poate fi$ s informm sau s aflm ceva& s motivm sau s influenm& s ne scuzm& s solicitm sau s oferim ceva& s acceptm sau s refuzm& s felicitm. C) Ade!&area la ni&elul ierar0i! presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere ierar+ice. "n acest sens menionm$ a) corespondena de la un nivel ierar+ic superior la unul inferior este cel mai puin restrictiv, n ceea ce privete condiiile de adresare. *enuri ale corespondenei care sunt atribuite e#clusiv nivelului ierar+ic superior pe aceeai vertical sunt$ ordinul, decizia, normative i re ulamente, circulare etc. .a redactarea acestui tip de coresponden trebuie s inem cont de urmtoarele$ ) diplomaie sporit n interaciunea cu subalternul (aro ana, intimidarea, impoliteea tind s reduc eficiena comunicrii)& ) claritatea scopului , mesajul trebuie s conin toate elementele e#plicative de care subordonatul are nevoie& ) motivarea , o dispoziie trebuie e#plicat i n acelai timp scoase n eviden avantajele ce rezult din aplicarea ei. b) corespondena de la nivelul ierar+ic inferior la unul superior , cuprinde urmtoarele enuri de coresponden$ raportul, darea de seam, referatul etc., corespondena protocolar$ felicitrile se adreseaz ntotdeauna de la un nivel cel mult e al la unul superior i nu invers. (/#cepie de la re ul$ se obinuiete ca -rimul)2inistru s)i felicite membrii cabinetului cu ocazia srbtorilor reli ioase sau onomastice. "n ultimul timp, c+iar an ajaii unor firme primesc din partea conducerii felicitri). "n acest tip de comunicare (de jos n sus) trebuie s inem seama de$ ) tact , contientizarea poziiei ierar+ice i adaptarea tonului potrivit n ceea ce privete politeea, ar umentaia& ) nivelul de detaliu , se refer la nevoia de a furniza suficiente detalii i justificarea concluziilor. -rezentarea de detalii neprelucrate dovedete lipsa de profesionalism& ) e#primarea de opinii , trebuie fcut o delimitare unde se termin faptele i unde ncep opiniile& ) atitudinea adoptat , atitudinile de servilism, de team, de aprare n faa puterii pot conduce la un ton de nesi uran sau e#a erare. c) corespondena ce se poart la nivele ierar+ice e ale$ ) corespondena protocolar$ scrisori de invitaie, felicitrile& n relaiile internaionale nu se pot transmite dec't ntre omolo i& ) sc+imbul de informaii , ntre instituii i persoane de ran e al. D) E+i!ien#( i !redi%ilitate. /ficiena corespondenei se refer la$ promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor)& precizia i caracterul complet al informaiilor& informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de firma respectiv. Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n nc+eierea unui parteneriat de afaceri. "n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de e#emplu$ reclama strident promisiunile e#a erate& informaiile nefondate i neverificabile& prete#tele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major. E) Core!titudinea i a $e!tul $l(!ut5 mecanica te#tului (punctuaia i ramatica) trebuie s fie corect, o reeal de orto rafie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie& ale erea stilului corespunztor&

 asi urarea formatului adecvat (se refer la cum arat pa ina scris i dac respect anumite re uli). "n eneral, scrisorile bine prezentate vizual c'ti deja de la prima impresie. !desea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac. F) E+e!tul $ i0olo"i!. Ge#tul trebuie s respecte re ulile de baz ale psi+olo iei i va fi astfel formulat nc't destinatarul s reacioneze n sensul dorit de e#peditor (cazul ideal , motivare i nu manipulare).;<= A) Atitudinea i e-$rimarea $o*iti&( . !titudinea pozitiv presupune o 'ndire pozitiv, sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. /#ist mai multe modaliti de a asi ura atitudinea pozitiv prin scriere. "n mare parte aceste modaliti i sesc e#presia prin intermediul limbajului non)verbal al mesajului scris. De e#emplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului. !titudinea pozitiv n scriere ine, deci, de politee, consideraie, concizie, mod de or anizare a mesajului. /#primarea pozitiv , un ton pozitiv poate enera ncrederea destinatarului c e#peditorul este capabil s rezolve problemele. C+iar i un mesaj ne ativ poate fi e#primat ntr)un mod pozitiv. De e#emplu, mesajul ne ativ 6Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite7 poate fi nlocuit cu e#primarea pozitiv 6cererea dumneavoastr va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor7 sau 6Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de: 9 cecul dumneavoastr va fi ac+itat la data de:. 7. /ste foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem. De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s)l admonestm sau s)l facem s se simt vinovat. /ste mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
;<= 2ar it, *atjens)(euter& Claudia, 5e+rens. Manual de secretariat #i asisten managerial, 5ucureti$ /ditura Ge+nic, ?@@<, p. BB.

Stilul c%!e1p%nden0ei %#iciale 2.1. Parti!ularit(#ile tilului

3tilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial)administrativ. 3tilul oficial)administrativ se nt'lnete n te#tele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. /ste mai conservator dec't celelalte stiluri& este realizat ndeosebi n forma scris monolo at, dar poate lua i forma dialo ului (n corespondena oficial, n ne ocieri, n raporturile cetenilor cu autoritile sau n aciunile judiciare& se desfoar ntr)un cadru instituional, local i temporal, precis. Hormele sale te#tuale pot fi$ n%!*ati e (le i, decrete, +otr'ri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de d%cu*enta!e (procesul)verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.), de in#%!*a!e (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, tele rama), de 1e! iciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma), de c%!e1p%nden0. (scrisoarea, oferta etc). "n raport cu alte stiluri este nc+is la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic. Hiind mai puin diversificat dec't alte stiluri, are i el c'teva variate interne;<=$ limbajul $uridic legislativ (conservator, nedifereniat), limbajul $uridic oratoric (caracter oral, desc+is apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ %diversificare terminolo ic pe domenii, ierar+izare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, put'nd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Hunciile dominante sunt cea denominativ)referenial i cea persuasiv (destinatarul fiind avut permanent n vedere la formularea comunicrilor specifice);?=. 3tilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti le#icale, morfolo ice, sintactice i stilistice.

Parti!ularit(#i le-i!ale
3tilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de e#primare a ideilor, modul n care le#icul este folosit n comunicarea 'ndurilor. Ina din condiiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles este ale erea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. !stfel, se ale din vocabularul eneral numai cuvinte i e#presii potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii respective, evit'ndu)se utilizarea cuvintelor i e#presiilor ar+aice, re ionale, din ar ou i jar on. 3e va acorda atenie cuvintelor polisemantice & cuvinte cu form identic, dar care prezint diferene de sens. De e#emplu, cuv'ntul adres are , n limbajul administrativ , dou sensuri$ indicaie (pe scrisori i colete), cuprinz'nd numele i domiciliul e#act al destinatarului, dar i o comunicare n scris (scrisoare adresat unei or anizaii sau unei persoane fizice). De asemenea, trebuie acordat atenie folosirii corecte a unor cuvinte paronime %cuvinte cu form sonor asemntoare, dar cu neles complet diferit). De e#emplu$ original (act) i originar (loc de ori ine) sau alocaie (ajutor n bani pentru copii) i alocuie ' alocuiune (cuv'ntare ocazional). Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie s alea dintr)o serie sinonimic (cuvinte diferite ca form, dar asemntoare ca sens), acel cuv'nt care s e#prime cel mai bine sensul dorit. De e#emplu, ntre baz, fundament, temelie se ale e cuv'ntul baz pentru sinta ma baz material& ntre cuvintele operare, prelucrare, procesare se ale e procesare pentru p!%ce1a!e de te/t. De asemenea, n coresponden trebuie evitate pleonasmul i tautologia. De e#emplu$ ,,v reamintim nc o dat7 (pleonasm)& ,,ne scuzai pentru nt'rzierea i am'narea rspunsului7 (tautolo ie). "n ceea ce privete folosirea neologismelor, dei limba rom'n permite o e#primare precis i nuanat, atunci c'nd nu se pot si corespondene n limb pentru anumii termeni, se impune ntrebuinarea neolo ismelor. De

e#emplu, pentru aparatura modern de birou$ computer, +ard)disJ, soft, sau termeni n relaiile de pia$ marJetin , sau pentru referine la produse$ desi n etc Holosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d te#telor concizie. In termen de specialitate poate e#prima cel mai e#act, concis noiunea sau situaia tratat i poate e#prima ideea unei propoziii ntre i. De e#emplu$ pentru a numi modalitatea de plata p'n la bordul unui vas se folosete e#presia , 6 franco(bordul vasului . Germinolo ia folosit n corespondena oficial se mparte n dou cate orii$ terminolo ia creat n practica lucrrilor de secretariat i coresponden i terminolo ia creat n diferite domenii de activitate. Germinolo ia din prima cate orie este limitat la anumite denumiri de operaii, lucrri, obiecte etc., folosite n munca de birou. Germinolo ia de specialitate este destul de numeroas, ndeosebi n ramurile de activitate cu un pronunat caracter de te+nicitate (bancar, contabil, transporturi etc.).Germeni i e#presii de specialitate create n practica lucrrilor de secretariat i coresponden $ antet, adres, adeverin, alineat, ane#e, ar+ivare, borderou, clasarea corespondenei, curriculum vitae, dosar, deviz, indicativ, ndosariere, mandat, paraf, procur, procesare, rezoluie, rezolvarea corespondenei, scderea corespondenei, nuruire etc. !le erea cuvintelor cu rad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convin toare i mai clar. Holosirea cuvintelor e#a erat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca$ nesi uran, comoditate, lipsa de informaie, precum i diferiilor factori de team (de a nu omite ceva, de a nu divul a ceva, de a nu pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod reit, c aceasta nsemn a scrie bine. !cetia asociaz competena cu parada cuvintelor. De asemenea, se cere din partea celor care redacteaz corespondena o informare adecvat prin cursuri din domeniul tiinei or anizrii i conducerii (mana ement), consultarea dicionarelor din specialitatea n care se redacteaz corespondena etc., toate acestea n scopul mbo irii cunotinelor aplicabile n domeniul respectiv de activitate.

Parti!ularit(#i mor+olo"i!e
"n redactarea corespondenei oficiale se respect formele ramaticale prevzute de ramatica limbii rom'ne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti, i anume$ se folosete pluralul n loc de sin ular la pers. > , neconcordana ntre numrul real i cel ramatical (se numete pluralul autoritii)$ 8 ru m s , Confirmm primirea ofertei dv . & semnatarul reprezent'nd o autoritate. .a persoana a >>)a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr , care se acord cu predicatul la plural$ Dv. vei primi , iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la sin ular$ dv. suntei reprezentantul firmei . se folosete neconcordana ntre timpul real i cel ramatical, n unele situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de si uran i nu de eventualitate. De e#.$ marfa se livreaz la data n loc de ,, se va livra sau pentru numirea n funcie$ ,,se numete n funcia de n loc de ,, se va numi n funcia de . se folosete refle#ivul pasiv n locul diatezei pasive$ ,,e#poziia s)a desc+is... nu ,,e#poziia a fost desc+is & refle#ivul impersonal nlocuiete diateza activ$ ,,se certific vec+imea n funcie ... ,,se aplic re ulamentul ... . !ceste e#primri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal. erunziul folosit la nceput de fraz$ acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. !stfel, formularea $ Mulumindu(v pentru scrisoare, primii, Domnule, asigurarea sentimentelor mele cele mai bune)& este reit. -articipiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. !ceast lips de coeren va fi evitat ale 'nd formula$ 72ulumindu)v pentru scrisoarea dv., v ro s primii ...7 se evit folosirea imperativului i a e#presiilor imperative. "n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ$ ,,a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ ,,3erviciul -ersonal va aduce la ndeplinire ... , ,,8or fi sancionai etc. abundena construciilor cu enitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile le ii, conform deciziei, n scopul obinerii)& frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc) a prepoziiilor i con unciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive ,,personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil etc.) si predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul );B=

Parti!ularit(#i de ordin inta!ti!

"n scrisorile i actele oficiale se respect re ulile stabilite de sinta#a limbii romane, dar i n acest domeniu e#ista anumite particulariti$ ) folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i determinanii si)& ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric& ) construirea de propoziii i fraze scurte. Hrazele lun i, topica inversat dau natere la confuzii, produc'nd dificulti n nele ere& ) nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, c'nd acest mod de construcie scurteaz te#tul, mrind precizia e#primrii. "n loc de ,,2arfa comandat de dv., pe care am livrat)o la data de :7 vom spune ,,2arfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data de :7&

) evitarea construciilor infinitivale sau construciilor care e#prim eneralizare sau eventualitate& ) introducerea unor formaiuni le#ico)sintactice stereotipe care e#prim cauza (,,din cauza ...7) sau consecina (,,de unde rezult c ...7), a unor e#presii precum ,,drept pentru care am nc+eiat procesul)verbal7, ,,n mod nemijlocit.7, ,,n mod obli atoriu ...7 (n loc de ,,nemijlocit7, ,,obli atoriu7.

Parti!ularit(#i tili ti!e

-rincipalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt$ corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea. C%!ectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i re ulilor ramaticale, orto rafice, de punctuaie, de fonetic. "n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru e#i ene speciale. 3crierea corect a unei scrisori e#prim n mare msura respectul pe care l datoreaz i l manifest e#peditorul. Corectitudinea n coresponden contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor reite pe care ar putea s le provoace reelile ramaticale. /ste suficient plasarea incorect a unei vir ule, pentru a sc+imba ntre ul sens al frazei. Holosirea permanent a "ndreptarului 1rto rafic, 1rtoepic i de -unctuaie, a altor manuale, nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de perfecionare. C'nd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele ramaticale, ci i aspectele le ate de coninutul propriu)zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.)& scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n relaiile dintre parteneri. Cla!itatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n coresponden, n scrierea documentelor este urmrit cu multa rij, ntruc't, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obli aii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asi ur i prin evitarea tuturor cuvintelor, e#presiilor i a formelor ramaticale care nu au circulaie eneral sau care e#prim apro#imaii, nesi uran, nelesuri alternative. C%nci'ia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruc't scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesit c+eltuieli de timp i materiale. !ceast trstur stilistic se poate realiza prin fi#area ideilor n propoziii scurte, rupate lo ic n para rafe i prin folosirea obli atorie a terminolo iei de specialitate. 3e vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (e#. vom spune ,,dispozitivul este productiv7 n loc de 6dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea7, ,,!cest calculator este foarte performant7 n loc de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint performane foarte bune7). "n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. 1rice omisiune duce la scrisori suplimentare. P!eci'ia se asi ur prin utilizarea terminolo iei de specialitate, prin folosirea obli atorie a unitilor de msura oficiale, prin e#primarea n litere, alturi de e#primarea cifric ori de c'te ori este vorba de sume, cantiti etc. S%+!ietatea (i %#icialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. 3obrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s)l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv. P%lite0ea (i de*nitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii. -oliteea este ceva elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu cost, dar poate aduce profit i alte beneficii. ! spune ,,mulumesc , ,,va ro , ,,apreciez , ,,sunt recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. "n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indi nare, c+iar si atunci c'nd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Holosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asi ur aceste cerine. Natu!ale0ea (i 1i*plitatea. "n baza acestor condiii, stilul corespondenei este i trebuie s fie direct i firesc, neforat& se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Grebuie s scriem pentru a e#prima i nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite). 3tilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea ale ere a cuvintelor, propoziiilor i formatului para rafelor care prin calitatea de a fi potrivit situaiei, conte#tului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Gonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete el ,,printre r'nduri7 i n spatele cuvintelor. Gonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual.
;<= >on, Goma& >oana, Dinc. *imba +om,n, !tilistic #i Compoziie, 5ucureti$ /ditura Niculescu, <KKA, p. <F. ;?= >dem, p. <A. ;B= >on, Goma& >oana, Dinc. 1p.cit., p. <K.

2.2. A%re&ieri +olo ite /n !ore $onden#a o+i!ial(

Holosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj$ e!onomie de tim$ n ce privete redactarea, citirea, dactilo rafierea documentelor& e!onomie de $a#iu n pa in i e!onomie de materiale (+'rtie, pan lic , n cazul folosirii mainii de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, at't din punct de vedere al scrierii lor, c't i al poziionrii n fraz. 3e recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu face abuz de abrevieri n te#t, ceea ce ar conduce at't la n reunarea citirii i nele erii cuvintelor i e#presiilor pe care le reprezint, c't i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar.

"n corespondena oficial se admit, n eneral, numai$ % abrevieri prevzute de "ndreptarul 1rto rafic al !cademiei (om'ne, pentru cuvinte i e#presii din vocabularul obinuit& % abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil etc.)& % abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba rom'n& % abrevieri consacrate n corespondena internaional, c'nd scrisorile sunt adresate partenerilor e#terni. Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie 6Domnule Director7 i nu 6Dl. Director7& 61rdinul nr.7 i nu 61rd. nr.7)

ELA-ORAREA 2ESA3ULUI SCRIS

3uccesul unor scrisori nu este nt'mpltor& el este rezultatul unei munci i e#periene ndelun ate. Cei ce scriu trebuie$ % s in seama de termenii de specialitate adecvai& % s construiasc corect frazele din punct de vedere ramatical& % s aib un stil a reabil& % s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere. Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. In coninut neadecvat, erorile de adresare, reelile ramaticale, tonul, impactul i stilul reit sunt doar c'teva dintre elementele care pot crea o ima ine nefavorabil at't celui care scrie scrisoarea, c't i firmei pe care o reprezint. 3e cunoate faptul c orice scrisoare ec+ivaleaz cu o 6carte de vizit7 a celui ce o e#pediaz. 1 scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii$ s ne reprezinte ntr)un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci c'nd din motive obiective nu o putem face personal. (edactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s)au mbuntit i amplificat de)a lun ul anilor, devenind dup unii autori, aproape o tiin.;<= 2ulte scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pre tiri. /#periena ndelun at face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. -entru rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe mar ine sau sub te#tul e#peditorului indicaiile necesare. -entru a c'ti a timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise. Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit te+nicilor de comunicare, pe de o parte, c't si amplificrii sc+imburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda e#istenei tele rafului i a telefonului, a tele#ului i telefa#ului, scrisorile oficiale continu s)i pstreze locul i importana lor. "n fapt, abstracie fc'nd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin tele raf sau telefon, trebuie confirmate n scris& n plus, c+iar redactarea sau decodificarea unei tele rame sau a unui tele# presupune din partea e#peditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n te+nicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic. -entru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este necesar o pre tire temeinic a acestora. ;<= !driana, C+iriacescu& .aura, 2urean, 8ir inia 5ar +iel& !le#ander 0ollin er. Corespondena de afaceri n limbile rom,n #i englez, 5ucureti$ /ditura Geora, <KKD, p. <K.

3.1.ETAPELE 6NTOCMIRII 7NEI SCRISORI

/tapele ntocmirii unei scrisori sunt$ <) Sta+ili!ea 1c%pului (ce dorim cu aceast scrisoare)& ?)D%cu*enta!ea const n cule erea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului& informaiile se pot obine prin$ % studiul corespondenei deja e#istente& % folosirea documentaiei interne i e#terne& % consultarea actelor normative care re lementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv& % folosirea jurnalului sau a a endei. !ceste informai nu sunt introduse ca atare n te#t, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiz, sintez etc. B)Si1te*ati'a!ea *ate!ialului deja cules sub forma unei sc+ie care poate fi simpl sau dezvoltat& C)Sc!ie!ea ci%!nei. Ineori pot fi scrise mai multe ciorne p'n la obinerea formei finale. "n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a te#tului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze lo ic) i nc-eierii (care sintetizeaz mesajul te#tului, reprezent'nd 6ultima impresie7 cu care rm'ne destinatarul). D)Re i'ui!ea (i c%!ecta!ea nu reprezint o etap formal. Ge#tul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fra mente mai mari sau mai mici, verific'nd or anizarea te#tului (structura, ierar+izarea i adunarea ideilor), control'nd i corect'nd reelile ramaticale, de punctuaie i st'n ciile lin vistice.

10

E)Dactil%)!a#ie!ea imprimant)

scrierea cu ajutorul calculatorului sau a mainii de scris, apoi #%!*ata!ea i edita!ea (scoaterea la

3.2. FORMA 'RAFIC I ESTETIC A SCRISORILOR

!a cum am mai spus orice scrisoare ec+ivaleaz cu o 6carte de vizit7 a celui care o e#pediaz. !cest fapt este de o deosebit importan pentru corespondena de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al firmei care)l trimite, un mesa er interesat n crearea climatului favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. De aceea, are importan nu numai corectitudinea redactrii te#tului, ci i prezentarea lui din punct de vedere rafic i estetic. Holosirea pe scar tot mai lar a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori. "n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine$ plasarea ec+ilibrat a te#tului dactilo rafiat pe coala de +'rtie n funcie de acesta& pstrarea unei mar ini fi#e n partea st'n a colii de +'rtie (B)B,D)& alinierea capetelor de r'nd n partea dreapt, c't mai uniform posibil (?)?,D)& -e l'n motivaia de ordin estetic, mar inile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dec't un te#t care umple toat pa ina ca i cum am cuta s economisim +'rtia. De asemenea, mar inile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere. evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul r'ndului (pe c't posibil)& dispunerea te#tului n para rafe, ls'nd ntre acestea un interval suplimentar fa de r'ndurile din te#t, dac scriem la un r'nd& continuarea te#tului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou r'nduri& distana dintre r'nduri trebuie s in cont at't de cantitatea de te#t care trebuie s intre pe pa ina respectiv, c't i de scopul scrisorii& ale erea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. -entru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de <?)<C& scrierea cu caractere italice, +%lduit sau subliniere, pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau poriuni de te#t& structurarea enumerrilor n mod diferit$ o prin liniue& o prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i te#tul)& <. prin cifre& a) prin litere mici& ) te#tul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, raficelor, fi urilor (dac este cazul)& ) eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente ane#e (liste de preuri, brouri etc.) cu menionarea lor n te#tul scrisorii i n para raful corespondenei (n partea st'n jos)& )evitarea -.3. (post)scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei ne lijene din partea e#peditorului. "n uzana internaional e#ist dou forme de aranjare a te#tului n pa in$ ) forma bloc preferat de firmele americane& ) forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor$ forma semi)bloc i forma bloc modificat. .n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia mar inal st'n a. "ntre para rafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre r'nduri. -ara rafele nu sunt indentate. .n forma dantelat (numit i forma indentat), primul r'nd al fiecrui para raf nou va fi retras cu A)<@ intervale de la linia mar inal st'n , iar r'ndurile constituind adresa interioar, formula de nc+eiere i semntura se vor dactilo rafia retrase cu B)C intervale fa de r'ndul superior. /orma semi(bloc te#tul propriu)zis al scrisorii se dactilo rafiaz n forma dantelat, r'ndurile constituind adresa interioar sunt plasate n st'n a, iar formula de nc+eiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc. "n forma bloc modificat te#tul se dactilo rafiaz inte ral n forma bloc, iar data i r'ndurile ce constituie formula de nc+eiere i semntura sunt deplasate la dreapta. Nici una din formele de dispunere a te#tului n pa in nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate ale e forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit. Hormele de prezentare rafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de altele i, n eneral, ajut ca te#tul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat. "n acest sens, la prezentarea te#telor se utilizeaz $ o forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bo at i divers (ordine, decizii, rapoarte etc)& o forme comune de evideniere a corespondenei. Forme $e!i+i!e de $re*entare. .a actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut bo at i variat, se folosesc$ mprirea te#tului n capitole i subcapitole, av'nd titluri i subtitluri distincte& folosirea para rafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor7 cu note de trimitere, prezentarea biblio rafiilor. .mprirea textului n capitole #i subcapitole. "n cazul unui te#t cu ntindere mare, n care sunt prezentate mai multe idei, se mparte te#tul n capitole i acestea n subcapitole. Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, inde#ate cu cifre sau litere. Gitlurile i subtitlurile rezum ntr)un cuv'nd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de te#t ce urmeaz. Gitlurile i subtitlurile uureaz lectura i nele erea te#tului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat. Gitlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, ec+ilibrate, cele de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realiz'ndu)se c+iar fr indici.

11

/olosirea paragrafelor. -ara rafele sunt pri de te#t desprite printr)un alineat nou. -rimul cuv'nt al para rafului se scrie la o distan oarecare , spre dreapta , de mar inea st'n a te#tului. /olosirea citatelor. Ineori, n cadrul te#telor, se face apel la reproducerea unei pri de te#t din alte lucrri. Citatele se distin de restul te#tului prin folosirea +ilimelelor. !cestea se amplaseaz fie la nceputul i sf'ritul te#tului reprodus, fie la nceputul fiecrui r'nd al citatului. -entru un citat reprodus n cuprinsul te#tului se folosete prima soluie, iar c'nd citatul se d ca alineat separat, se folosete, n eneral, a doua soluie. Citatele trebuie s fie foarte e#acte. (eferinele la citate se plaseaz fie la sf'ritul citatului, fie ca o ,,trimitere7 la o not n subsolul pa inii. De obicei, ,,trimiterea7 se folosete c'nd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa$ autorul, lucrara, editura, iar n unele cazuri, c+iar alineatul din care s)a citat. "n cazul c'nd din citatul folosit, o parte din te#t poate lipsi , nefiind util scopului citrii, atunci n locul te#tului din citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte , de e#emplu $ LL-otrivit atribuiilor principale stabilite prin art. ? n .e ea nr. CD din ?@@B privind administraia public local, Consiliul local ,,asi ur condiii necesare bunei funcionri a instituiilor locale de nvm'nt:. de sub autoritatea sa7MM Din te#tul citatului s)au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi. /olosirea trimiterilor. "n cuprinsul unor te#te se ivete uneori necesitatea introducerii unor e#plicaii complementare. "n acest sens, n cuprinsul te#tului, la locul unde este necesar e#plicaia, se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se scrie n subsolul pa inii, sub o linie orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de subsol7), pentru a despri te#tul de not. Notele se scriu cu intervale simple, c+iar dac te#tul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obli atoriu, nceput pe aceeai pa in pe care este anunat. rezentarea bibliografiilor. "n cazul c'nd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un material documentar mai amplu, la sf'ritul lucrrii trebuie prezentat biblio rafia, pentru a se face cunoscute sursele documentare folosite. .a biblio rafie, autorii se niruie n ordine alfabetic. -entru fiecare lucrare se dau$ numele autorului, scriindu)se nt'i numele, apoi prenumele, desprite prin vir ul& titlul lucrrii, oraul n care a fost editat lucrarea& denumirea editurii, anul apariiei. /#emplu $ 0!((>31N, No+n. Curs de secretariat, 5ucureti$ /ditura !ll, <KKE. Gabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date cu caracteristici comune. /le dau posibilitatea ca prezentarea s fie sistematic, concis, uor de neles. In tabel se compune din urmtoarele pri$ titlul, capul tabelului i corpul tabelului. Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii orizontale i verticale. .iniile verticale separ ,,coloanele7 tabelului. 0itlul tabelului se scrie deasupra liniei orizontale care ncadreaz tabelul la partea de sus i e#prim rezumativ, concis, coninutul tabelului. Capul tabelului, care este partea de sus a acestuia, cuprinde e#plicitarea coninutului coloanelor. Ineori, n cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot rupa sub o e#plicitare comun. !vem, n acest caz, de)a face cu o prezentare ,,etajat7 a capului tabelului. Ge#tul care e#prim e#plicitarea coloanei poate fi prezentat spaiat sau scris pe mai multe r'nduri, n funcie de lun imea te#tului i limea afectat coloanei. 3ub te#tele care e#prim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se tra e o linie orizontal continu. 3ub aceast linie continu se scriu numerele coloanelor, din st'n a spre dreapta, n ordinea natural a numerelor, ncep'nd cu cifra zero. "n cazul c'nd un tabel este mai lun dec't poate cuprinde o pa in, el se continu pe pa ina sau pa inile urmtoare, repet'ndu)se capul tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. /ste obli atoriu ca pe pa inile urmtoare s se pstreze aceeai lime pentru coloanele corespunztoare. Gabelele se creeaz cu uurin n calculator, sub sistemul de operare O>ND1O3, fie cu ajutorul pro ramului specializat /PC/., fie cu al pro ramului O1(D. /PC/. permite crearea unor tabele mai complicate , de pild, vizualizarea dinamicii volumului de v'nzri, caz n care se folosesc formule i adnotri. 1dat creat un tabel n /PC/., se poate realiza rapid raficul aferent. In alt avantaj l constituie posibilitatea ,,e#portrii7 (transferului) tabelului n O1(D, n cadrul unui te#t. Gabelele create n O1(D sunt mai simple, de tip liste de adrese, situaii etc. /#ist dou posibiliti de a crea un tabel$ fie prin utilizarea picto ramei din meniul principal G!5./, fie prin comanda >N3/(G G!5./ din meniul G!5./. Gabelul este conturat pe ecran imediat dup stabilirea numrului de coloane i de r'nduri. "n final se completeaz coloanele. Gabelele trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. "n acest scop, trebuie respectate urmtoarele re uli$ % lun imea tuturor coloanelor trebuie s fie aceeai& % limea coloanelor se stabilete$ pentru o coloan cu te#t, dup cuv'ntul sau propoziia cea mai lun , iar pentru coloanele cu cifre, dup numrul cu cele mai multe cifre ce se nt'lnesc n coloan. Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dec't ale +'rtiei documentului, atunci el se constituie ca o ane# la te#t, fc'ndu)se referire la el (vezi tabelul nr:.). C'nd tabelul nu este mai mare dec't pa ina (BB de linii i intervale) se folosete pa ina n lime, n felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n te#t, n continuare, a unui tabel cu mai multe coloane. Ge#tele din cadrul coloanelor se scriu c't mai clar cu putin, cu intervale simple sau semiintervale $ o problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale & o prescurtrile obli atorii uneori, pentru enumerarea n coloane a te#telor trebuie s fie fcute astfel nc't s nu dea posibilitatea apariiei unor confuzii& o titlul tabelului se scrie n centru, cu caractere care s)l scoat n eviden& o capetele coloanelor trebuie s fie separate de te#t prin intervale vizibile& o pa inaia, ncep'nd cu pa ina a doua, se amplaseaz n locul obinuit. Goate aceste operaii i multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult uurate prin folosirea pro ramelor din calculator.

12

Forme !omune de e&iden#iere !ublinierea const n trasarea sub cuvintele, frazele sau prile de te#t ce trebuie evideniate, a unor linii. !buzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se piard efectul de evideniere i deci trebuie evitat. 3e subliniaz c'teva cuvine, o fraz, o porine de te#t. /olosirea ma$usculelor constituie o form pre nant de evideniere. Const n scrierea prii ce trebuie evideniat, cu litere mari. !paierea literelor const n scrierea cuvintelor te#tului ce urmeaz a fi evideniat, ls'ndu)se ntre litere spaii mai mari dec't cele normale. "mplasarea unei fraze n centrul paginii const n scrierea frazei respective la un numr convenabil de spaii ndeprtate de mar inile te#tului. +etragerea unei pri din te#t de la mar inea te#tului este folosit mai ales la enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi evideniate. .a aranjarea n pa in cu retra eri este obli atoriu ca toate punctele enumerrii, av'nd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere ramatical cu aceeai parte de cuv'nt, fie printr)un verb, fie printr)un substantiv etc. "ran$area n acolad const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni, pronind de la eneral ctre particular, cu ajutorul semnelor de parantez rupate n acolade. "ran$area n sc-eme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue, le ate ntre ele prin linii. Ca i la acolade, se pornete de la eneral la particular, de la ansamblu spre detaliu. De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are +'rtia i plicul. -entru scrisorile oficiale se folosesc coli de +'rtie cu dimensiuni standardizate !C. Cel mai des este folosit +'rtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). -aleta de sortimente de +'rtie se ntinde de la +'rtia simpl, reciclabil p'n la +'rtia satinat, marmorat sau lucrat manual. .a ale erea +'rtiei trebuie s inem seama, de e#emplu, c +'rtia lucioas este foarte reu ncrcat de multe aparate i se ajun e de multe ori s se bloc+eze n aparat& acelai lucru este valabil i pentru reutatea +'rtiei. Inele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai +'rtia p'n la <@@ r. De asemenea, -ota (om'n percepe ta# pentru reutatea scrisorii. (espectarea anumitor poziii pe +'rtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dec't necesar, n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr. Plicul folosit pentru e#pedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr)o +'rtie de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului. /#ist mai multe tipuri de plicuri$ plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli !C mpturite n dou& plicuri de cabinet plicuri lun i pentru coli mpturite pe lun & plicuri dosar pentru coli !C nempturite. -licurile sunt diferite ca mrime, reutate i culoare. Inele au si la firmei (instituiei) imprimate , cele mai utilizate sunt tipurile cu 6fereastr7 prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. -e plic se fac urmtoarele meniuni$ adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. !ceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i9sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci c'nd corespondena se e#pediaz n alte ri). -ot e#ista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. /#$ "n atenia . & adresa e#peditorului poate fi plasat n colul din st'n a sus sau pe verso. Inele firme e#peditoare au deja antet tiprit pe plic& indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei)$ personal, confidenial, ur ent etc., care se scriu n colul din st'n a sus (n cazul n care adresa e#peditorului se afl pe verso) sau n st'n a jos& indicaii pentru pot (se refer la cate oria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei). -utem nt'lni una din meniunile$ par)avion, prin curier, recomandat, post)restant etc. (acestea sunt scrise fie de e#peditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea e#peditorului).

3.3. Elementele !om$onente ale !ri orii

Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur$ antet& numrul i data& referinele& adresa destinatarului& formula de salut9de adresare& obiectul scrisorii& coninutul& formula de nc+eiere9de salut& semntura& ane#e. ANTETUL

13

"n eneral, +'rtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau ravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea st'n a pa inii. Ineori apar completri ale antetului n subsolul pa inii. "n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilo rafiat. Horma i rafica antetelor este e#trem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe l'n funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate. !ntetul cuprinde$ elementul rafic (si la sau lo o)ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.)& denumirea societii& forma sa juridic& adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara)& numrul de nre istrare la (e istrul Comerului& codul fiscal& contul bancar i banca unde societatea are desc+is contul respectiv& numrul de telefon, precedat de prefi#ul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini)& numrul de fa#& e)mail)ul. 1 +'rtie de coresponden conin'nd toate informaiile de la adres p'n la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De e#emplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz). De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb en lez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n (om'nia din punct de vedere potal (este important ca potaul s nelea unde s duc corespondena). -entru toate cazurile n care nu dispunem de +'rtie oficial de coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a adu a informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee$ 6Domnul7 sau 6Doamna7. /#emplu de antet$ 3.C. D/3>N* 3(. 2i+ai 5ravu nr. ?, 5ucureti, 3ector < Nr. nre istrare la (e istrul Comerului N9D@A?9<KK< Cod fiscal - <DBBD?< Cont DC?B?FEA? 5C()sector < Gel9Ha#$ ?BCFFFF, e)mail$ desin Qf#.ro /#emplu de adres internaional a unei firme rom'neti de e#port$ >2-/P 3(. 3tr. -rieteniei, CD 5ucureti F@@@ (12RN>! Gelep+one$ (@@C@<) , ECFFBC@ Hacsimile$ (@@C@<) , FFFFFFD NU2RUL 4I DATA Numrul i data nre istrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. /le determin identitatea scrisorii, momentul de la care cur obli aii (de a rspunde la o scrisoare, de a e#ecuta o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronolo ice. Numrul i data se scriu n eneral sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul r'ndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (?? octombrie ?@@?). -entru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n alte limbi. Horma britanic este asemntoare celei rom'neti$ mai nt'i ziua i apoi luna (<E t+ januarS). "n 3I! i n unele pri ale !siei se scrie mai nt'i luna i apoi ziua (januarS <E, ?@@?). 2odul standard internaional este anul, luna, ziua. De asemenea, n cazul unor documente, pe l'n dat se indic i locul emiterii acestora. .ocul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin vir ul. Numele locului de e#pediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. /#cepie fac, de e#emplu, cazurile n care scrisorile se e#pediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. "n aceste condiii precizarea locului de e#pediie mpreun cu data devine obli aie. REFERINELE 3e plaseaz de obicei n partea st'n a colii de +'rtie sau n acelai r'nd cu data, n partea dreapt. (eferinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. (eferina se noteaz prin abrevierea (ef. i include iniialele an ajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau re istratur, numrul de dosar al contractului etc. /#emplu$ (ef.$ 8N9A??9<.P.?@@?. /#ist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei e#peditoare, (our (ef) dar i cele ale firmei destinatare (Sour (ef) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare. ADRESA DESTINATARULUI

14

3e plaseaz fie n partea st'n a colii de +'rtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi)bloc) i se scrie dup sistemul bloc. !ceasta cuprinde$ % denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare)& % adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru 5ucureti), ara (pentru strintate). !dresa poate fi precedat de cuv'ntul 6ctre7 (dup care nu se pune vir ul). Cele mai utilizate formule de adresare sunt$ <) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de formula de politee 6Domnului7, 6Doamnei7 precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. /#emplu$ Domnului -rofesor 2i+ai -opescu , Director !3>(12 3.!. ?) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. !ceast indicaie poate fi scris i la sf'ritul adresei interioare cu dou r'nduri mai jos, precedat de cuvintele$ 6"n atenia Directorului *eneral 9 3erviciului >mport , /#port7& B) unei instituii, firme, ne putem adresa menion'nd doar numele acesteia. >at dou e#emple des nt'lnite n coresponden$ Domnului Nicolae Nicescu, 2ana er SC DISIN5 SRL 4%1. 2i6ai -!a u 78 -ucu!e(ti& R%*9nia 3au !.C. D1!123 !+* 4os. Mi-ai 5ravu 67, sector 8 5ucure#ti, +om,nia .n atenia Directorului 3eneral sau .n atenia !erviciului 9xport FOR2ULA DE SALUT : DE ADRESARE; -lasat de la mar ine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe r'nd separat. Cu c't autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierar+ic, cu at't aceast inscripie va fi mai evident fa de adres. 3e plaseaz apro#imativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune vir ul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. 2odul n care o e#primm depinde de formula pe care am folosit)o anterior. Hormula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul e#ercit o responsabilitate vom adu a$ Domnule primar , Domnule director , Domnule 2inistru etc. /#ist funcii care cer un alt apelativ, de e#emplu 3ire sau 2ajestate . Hormula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. -rimarului unui ora nu i se scrie$ Domnule primar -opescu , ci Domnule primar & o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot at'tea titluri, poate deine diferite rade universitare sau onorifice. Ce vom ale e .e vom folosi pe cele care justific scrisoarea. !tunci c'nd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un or anism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nele e natura te#tului pe care l va citi. "ntr)o coresponden ntre dou persoane e ale din punct de vedere ierar+ic i care se cunosc bine se poate adu a la apelativul propriu)zis i 3timate cole ( Domnule rector i stimate cole ). !lte formule folosite 3timate Domnule sau 3timat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne)am adresat). /#ist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee$ Doamna 2inistru , Doamna Nudector , etc. (atenie la forma de feminin atunci c'nd trimitem o scrisoare n Hrana sau !n lia, 3I!, politeea ne obli s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia). Dac ne adresm unei firme sau instituii n eneral, formula de salut va fi 3timai Domni , 3timate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei). "n corespondena redactat de instituii i firme din 3I! formula de salut este Domnilor urmat de $ . O-IECTUL SCRISORII 3e scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele (eferitor la sau (ef. , rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. >ncluderea obiectului scrisorii nu este obli atorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul para raf al ei. CONINUTUL SAU TE<TUL PROPRIU-=IS AL SCRISORII (eprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie. Cuprinde$ ) para raful de introducere& ) mesajul (sau cuprinsul)& ) nc+eierea& Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr)un spaiu dublu fa de distana dintre r'nduri la care este scris te#tul. INTRO87CEREA

15

/ste str'ns le at de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de e#emplu$ confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc. "n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar). /#emple$ <) -entru scrisorile iniiale rin prezenta v informm c v aducem la cuno#tin c entru confirmarea dumneavoastr v comunicm c "vem plcerea de a v informa c a v aduce la cuno#tin c !untem nc,ntai'bucuro#i'fericii s v informm c 2e folosim de acest prile$ pentru Obiectul scrisorii noastre este: s v informm despre ; s v anunm ; s v avertizm de ; s v atragem atenia n legtur cu ; ?) -entru scrisorile de rspuns $ <Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. ; din data de ;) 2e(a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din +eferitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de /olosim acest prile$ pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de B) -entru scrisorile de revenire $ +evenim la scrisoarea noastr nr. din data de .ntruc,t nici p,n astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. . MESA97L :C7PRINS7L, Conine punctul de vedere al e#peditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie e#primate c't mai clar, ntr)o nlnuire lo ic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. /ste indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fc'nd obiectul unui para raf separat. 2esajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit e#plicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n c+iar concluzia acestuia. /#emplu$ rin prezenta, se mputernice#te Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul 11 =>>= #i concilierea restanelor n livrri. "n redactarea mesajului propriu)zis se poate folosi una din cele dou metode$ metoda direct motivare concluzie .ntruc,t mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona metoda indirect concluzie motivare 2u putem recepiona mrfurile, ntruc,t nu corespund calitativ 2etoda indirect este considerat i metoda modern. !vantajul acestei metode const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de an ajare). De asemenea, or anizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i impact)$ pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i e#plicaii), pentru mesajele care conin veti bune (e#emplu$ aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea promovrii), pentru mesajul care e#prim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.). Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convin ere sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) . "n cazul acestor mesaje ne ative se adopt metoda direct care presupune pre tirea destinatarului pentru vestea ne ativ. !le erea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii& dac este nevoie de o documentare i o ar umentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect. 6NC;EIEREA "nc+eierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia lo ic a punctului de vedere cuprins n mesaj. !ceasta se poate materializa n e#primarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc. /#emplu$ "#teptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr. ? mulumim pentru ncrederea 'spri$inul'confirmarea acordat 8 ru m s primii9acceptai scuzele noastre Dorim s #tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus #i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare. De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se ane#eaz$ !ne#m acestei scrisori FOR2ULA DE >NC?EIERE @ DE SALUT 3e plaseaz la ?)B r'nduri sub te#t, naintea semnturii.

16

-entru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt$ ? rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente ? rog s binevoii a agrea'a accepta' a primi, expresia sentimentelor mele distinse'celor mai bune sentimente ale mele. De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de nc+eiere, aceasta din urm o reia pe prima, plas'nd)o ntre vir ule. ? rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii. ? rog s primii, Domnule rocuror, cele mai respectuoase sentimente. ? rog s primii, Domnule re#edinte, omagiul celui mai profund respect. ? rog s primii, Domnule "mbasador, 9xcelena ?oastr, asigurarea ntregii noastre stime. !lte formule folosite$ Cu stim , Cu respect formule folosite c'nd destinatarul este necunoscut. Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la e al la e al sau pe o scar ierar+ic superioar. Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron. Cu sinceritate "l dumneavoastr Cu cele mai alese g,nduri. "ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de nc+eiere9salut pot fi omise. "n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obli atorie. Hormula final sau de curtoazie constituie ultimul para raf. /a e#prim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului. SE2NTURA Constituie un element important al scrisorii, ntruc't ea este cea care d autenticitate scrisorii. "n eneral, scrisoarea cuprinde dou semnturi$ a conductorului unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea. !ranjarea semnturii n pa in se face dactilo rafiind la B r'nduri de te#t funcia semnatarului, urmat obli atoriu de vir ul. 3e las un spaiu pentru semntura olo raf, apoi se dactilo rafiaz numele i prenumele celui care va semna. 4TA2PILA 3e aplic pe semntura conductorului. "n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele .3. /lementele ocazionale sunt$ Meniunea <anexe) apare atunci c'nd scrisoarea este nsoit de ane#e i acestea se scriu sub numele e#peditorului principal, n st'n a. 1niialele celui care a redactat scrisoarea n colul din st'n a jos, desprite prin linie de fracie (bar).

3.4. SCRISOAREA 6N ME8I7L INTERNAIONAL

1 cantitate tot mai mare de coresponden, n special corespondena privitoare la mana ementul afacerilor i de business, ncepe s fie destinat strintii. "n zilele noastre limba en lez este limba afacerilor internaionale& tot mai muli europeni vorbesc limba en lez, aceasta lu'nd locul limbii franceze i ermane. ,,/n leza este destinat s devin limb universal n urmtoarele secole, cu o rsp'ndire mai mare dec't a latinei n trecut sau dec't a francezei astzi7 , aceste cuvinte, rostite n <FA@ de unul din ntemeietorii 3tatelor Inite ale !mericii, s)au adeverit. /n leza a devenit limb universal. /a depete, datorit noilor te+nici de comunicare, noi ranie. "n rile scandinave en leza este limba strin principal, la fel i la ermani. "n !sia i !frica en leza este limba oficial folosit n activiti formale. Corporaiile multinaionale folosesc limba en lez ca limb oficial. Numeroi termeni n domenii dezvoltate preponderent n 3I! sau !n lia, ca de e#emplu cel al informaticii, sunt preluai ca atare n toate limbile. Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc i s scrie n limba en lez i sunt probabil recunosctori pentru c e#ist o limb pe care o cunoate aproape orice om instruit. -entru un om de afaceri vorbitor al limbii rom'ne, care deruleaz afaceri de e#port n 3I! sau n !rabia 3audit sau care conduce n /uropa o reea de filiale, en leza este vital n comunicarea cu partenerii strini. Cu si uran c en leza pe care o auzim n NeT UorJ sun puin altfel dec't en leza din .ondra, ca s nu mai vorbim de 3idneS, 5ejin sau 3ao -aolo, dar important este faptul c oamenii se pot nele e. Cunotinele de limb en lez care sunt suficiente n vorbirea oral pentru a ne descurca, n ciuda stp'nirii nu tocmai perfecte a limbii, pot avea urmrii neplcute la corespondena n scris. !ici formulrile neclare sau ambi ue pot s primejduiasc buna desfurare a unei afaceri sau s mpiedice nc+eierea unui contract important. "n afar de aceasta mai este i problema interlocutorului care, dei vorbete aceeai limb strin, poate s nu cunoasc la fel de bine, s nu poat scrie n acea limb sau, datorit diferenelor culturale multiple, s nu nelea acelai lucru prin aceleai cuvinte. Comunicarea n scris, nebeneficiind de avantajele limbajelor non)verbale i de cel al feed bacJ)ului imediat, este mult mai susceptibil de efecte ne ative ale diferenelor interculturale. De aceea, cel ce scrie n limba en lez i9sau ntr)o alt limb strin trebuie s aib n vedere dou aspecte$ diferenele de limb i diferenele culturale. -entru a reduce, sub aspect lin vistic, posibile surse de distorsionare a mesajelor n comunicarea internaional, se recomand folosirea c't mai rar a verbelor compuse i a cuvintelor derivate din specificul cultural (cel mai evident este cazul ar oului, care poate conine cuvinte ce apar i dispar ntr)o cultur, corelat cu diferite evenimente sau cate orii sociale, reclame care au priz la public. De asemenea, e#ist anumite cuvinte derivate din activiti specifice cum sunt sportul, viaa social care pot s nu fie comune mai multor culturi). "n locul tuturor acestor cuvinte sau rupuri de cuvinte care pot produce confuzie celor care nu au en leza ca limb matern, dar care o folosesc ca limb a businessului, trebuie folosite cuvinte ec+ivalente care s fie uor de sit n

17

dicionare. De aceea, trebuie avut n permanen n vedere c, pentru o scriere eficient, nu este suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i a culturii a crei component este, a ,,limbajului 'ndirii7 celui cu care se comunic. Diferenele culturale se o lindesc n scriere sub mai multe aspecte& iat c'teva dintre ele$ Forma < c9te a ele*ente ca!e 0in de #%!*.A ) formatul , francezii folosesc formatul cu para rafe indentate i foarte rar forma bloc. !dresa interioar o scriu n partea dreapt, urmat (uneori) de iniialele secretarei i ale celui care a scris scrisoarea (la americani i britanici aceste iniiale apar la sf'ritul scrisorii , la noi la fel)& ) modul de a scrie data , americanii scriu luna9ziua9anul& modul european este ziua9luna9 anul& modul standard internaional este anul9 luna9 ziua& ) modul de a scrie ora , modul american folosete ciclul de ?#<? ore, iar modul european ciclul de ?C ore, astfel, de e#emplul, D pm de la americani devine <F la europeni& )modul de a scrie numerele , modul american V CCC,@@@.FF& modul european CCC.@@@,FF V& de asemenea, unele uniti de msur sunt diferite n /uropa i 3I!& ) modul de adresare ntr)o scrisoare , mult mai formal la japonezi, ermani i francezi dec't la americani. Dup formula de adresare la francezi urmeaz vir ula (ca i la noi), n timp ce la americani urmeaz dou puncte. Hranuzoaicele nu obiecteaz c'nd primesc o scrisoare adresat cu 2onsieur, dar femeile de afaceri americane detest acest lucru& ) modul de nc+eiere a unei scrisori , francezii nc+eie mai formal i mai pretenios dec't americanii. Stilul "n eneral, stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai puin formal, cu mai puine nflorituri i cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puin personale, mai pline de curtoazie. "n comparaie cu americanii, care folosesc un stil concret cu multe e#emple, francezii folosesc un limbaj abstract& ei prefer teorie i e#plicaii teoretice. !colo unde un american d un e#emplu pentru a clarifica ideea, un francez va prezenta ideea fr nici un e#emplu i, eventual, va introduce un concept. Diferenele culturale i fac pe americani s fie caracterizai ca fiind pra matici. Hrancezii folosesc timpul condiional mai mult dec't americanii i aceasta determin un limbaj mai politicos i mai nuanat. .un imea ideal pentru propoziie este de <E)?@ de cuvinte la americani, dar mult mai mult la francezi, care folosesc mai multe adverbe i propoziii complementare. Inele scrisori de afaceri i mai ales materialele n vederea an ajrii se cer a fi scrise de m'n la francezi (pentru studiu rafolo ic), ceea ce apare total nepotrivit la americani. !mericanii accentueaz nceperea unei scrisori cu ideea principal, i o dezvolt de la specific la eneral. "n Hrana ordinea este invers, de la eneral la specific. !mericanii vor nc+eia o scrisoare prin care cer ceva ntr)o manier pozitiv, ceea ce nu este cazul, n eneral, la francezi, care vor nc+eia prin a te informa despre msurile pe care le vor lua dac aciunea nu este ndeplinit. "n scrisorile de colectare a unor pli, francezii amenin mai repede& nu)i intereseaz dac clientul poate plti i dac nu, care sunt motivele. ! cumprat, a tiut preul, trebuie s plteasc p'n la data de: pentru c n caz contrar:. !mericanii fac tot posibilul s pstreze un client, su er'nd c+iar modaliti de facilitare sau simplificare a plii. "n eneral, francezii favorizeaz folosirea e#clusiv a limbii lor. /i c+iar au o le e prin care, n scrierile formale, nu se accept folosirea termenilor mprumutai din alte limbi. -entru a evita necitirea sau nele erea reit a mesajului scris, atunci c'nd este posibil, putem ataa o traducere a mesajului n limba matern a destinatarului. /ste un semn de politee i profesionalism.

AUTO2ATI=AREA UNOR OPERAII DE >NTOC2IRE A CORESPONDENEI 7.1. 7TILI=AREA A>LOANELOR 6N PRO'RAM7L ?OR8
!ctivitatea de coresponden este mult uurat de oportunitile pe care le ofer cunoaterea calculatorului. !stfel, documentele aparin'nd corespondenei au, n eneral, anumite zone standard (comune) care se repet de la un document la altul, dar n acelai timp trebuie s permit completarea i adaptarea coninutului fiecrui document scopului pentru care acesta a fost ntocmit. Goate aceste se pot realiza folosind ablonul. C'nd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca te#tul i formatarea incluse s fie cele necesare fiecrui document ce va fi creat ulterior pe baza ablonului. "n cate oria abloanelor pot fi incluse$ pa ina cu antet, fa#ul, memo, diverse tipuri de scrisori. Sal&area unui a%lon -entru ca ablonul s poat fi folosit, trebuie respectai urmtorii pai$ se selecteaz din bara de meniu comenzile FILE SAVE! n caseta de dialo SAVE AS, n caseta de text corespunztoare FILE NAME se tasteaz numele sub care se dorete salvat ablonul! se afieaz coninutul casetei te#t SAVE TYPE i se selecteaz din lista derulant aprut, "ocument Template; n caseta te#t SAVE IN va apare automat numele folder#ului n care se va face salvarea: $emplates, iar sub el lista numelor tuturor sub#folder#elor pe care le conine. %n funcie de tipul ablonului creat (fax, memo, antet de pagin) se alege prin dublu clic pe numele su, folder#ul corespunztor: Memos, Letters&'axes, ..

18

 se clic+eaz butonul SAVE (documentul creat va fi salvat sub forma unui ablon (template)! pentru nc+idere se selecteaz din bara de meniu FILE CLOSE.
7tili*area a%lonului $entru !rearea unui do!ument 1dat ce ablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, av'nd la baza te#tul i formatarea prestabilit. Wablonul poate fi folosit ori de c'te ori este nevoie, astfel$ se selecteaz din meniul FILE NEW ('ig. ()! n caseta de dialog NEW se clic)eaz n funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab#ul Memos, Letters&Faxes . %n acest moment numele ablonului va aprea n caseta de dialog! se clic+eaz de dou ori pe numele ablonului& pe ecran va aprea un nou document care conine te#tul i formatarea prestabilite n ablon& se completeaz documentul cu restul informaiilor& se selecteaz din meniu FILE SAVE i se salveaz documentul ca un fiier separat! ablonul ori inal nu va fi afectat de modificrile i adu irile fcute n acest document . Crearea subsolului de pagin se selecteaz din meniul$ ,IEB- ?EADER AND FOOTER! se face poziionarea n zona de subsol& se apas de dou ori pe tasta TA-, dup care : se tasteaz Pa"e! se clic+eaz butonul Insert Page Number, din caseta de dialog ?EADER AND FOOTER! se tasteaz O+ ! se clic+eaz butonul In ert Num%er o+ Pa"e, din caseta de dialog ?EADER AND FOOTER. se clic+eaz butonul Clo e, din caseta de dialog ;EA8ER AN8 FOOTER. entru introducerea denumirii societii #i a siglei se utilizeaz proprietatea de inserare a imaginilor % In ert@ Pi!ture@Cli$ Art@ #i folosirea casetelor text %In ert@Te-t >o-@. Introdu!erea titlului $a"inii de +a e $la ea*( !ur orul /n $un!tul /n !are e dorete introdu!erea titlului i e ele!tea*( din meniu5 INSERT@ PICT7RE@?OR8ARTA e ale"e modelul de !riere, dup care se tasteaz: Fax Cover Sheet Se apas! tasta O"!

se po#$%$o&ea#! text'l, pr$& al'&e(are (' mo'se)'l, *& #o&a +e ,a-lo& +or$t! !

e ele!tea*( prin meniul TA.LE)INSE/T TA.LE. %n caseta de dialog aprut se precizeaz numrul de coloane, * i numrul de linii +, pentru zona de informaii de identificare a emitentului i receptorului de fax. ,e completeaz coloana ( cu: TO, CO2PANC, FA<, DATE, PA5ES i coloana - cu FRO2, FA<, P?ONE. %n coloana ., se plaseaz mouse#ul n linia ce conine DATE i se selecteaz din meniu INSERT-DATE AND TI2E, iar din caseta de dialog aprut se selecteaz tipul de dat i se activeaz proprietatea /pdate automaticall0! 1e #%!*atea'., dup dorin, informaiile coninute n tabel. $rebuie avut n vedere ca tabelul s nu fie ncadrat n c)enar. Sal&area do!umentului !a un a%lon se selecteaz din meniul FILE-SA,E! n caseta de dialo SABE AS, n casta text File Name, se tasteaz numele ablonului! n caseta de dialo SA,E AS TCPE, se selecteaz 8o!ument Tem$late. ,e selecteaz folder#ul n care se dorete realizat salvarea! se tasteaz butonul SA,E. "in acest moment documentul este salvat cu un ablon. 7tili*area a%lonului Fa- ?i*ard Ina din facilitile oferite de calculator este c putem trimite un fa# fr a ne ridica de la birou, dar pentru aceasta trebuie s avem un modem conectat la calculator i o linie de telefon. -entru a desc+ide Fa/ Bi'a!d ale em$ File-NeD-Lette!EFa/e1-Fa/ Bi'a!d (Hi . ?). "n acest moment numele ablonului va aprea n caseta de dialo . 3e clic+eaz de dou ori pe numele ablonului. -e ecran va aprea un nou document, conin'nd ns te#tul i formatarea prestabilite n ablon. 3e completeaz documentul tast'nd restul informaiilor. 3e selecteaz apoi din meniu$ H>./)3!8/ i se salveaz documentul ca un fiier separat. Dac deja am completat documentul pe care vrem s)l trimitem putem desc+ide fereastra Fa/ Bi'a!d prin ale erea comenzii File-Send T%-Fa/ Recipient (Hi . B).

4.2. 8OC7MENTE MAIL MER'E

-entru facilitarea scrierii corespondenei personalizate (scrisori, formulare, plicuri etc) care s aib acelai coninut, dar s fie adresat personal fiecrui destinatar n parte, se folosete opiunea Mail Merge (Huziunea corespondenei).

19

1peraiunea 2ail 2er e const n stabilirea unei le turi ntre fiierul n care se introduc datele destinatarului (nume, prenume, adres, alte coordonate ale firmei) adic scrisoarea propriu)zis, numit document principal ( Main Document) i fiierul surs care conine aceste date numit fiier surs de date ( Data !ource). -aii necesari realizrii unei aplicaii sunt$ l. Crearea C editarea do!umentului $rin!i$al : !ri ori +ormatate ;A # se desc)ide documentul care se dorete folosit drept document principal! # se alegea opiunea 1ail 1erge (%mbinare coresponden )! # n seciunea 1ain documet (document principal) se acioneaz butonul Create i se alege tipul de document n care vor fi introduse nregistrrile din baza de date, Form Letters (,crisori tip...)! #se alege butonul Active Window; # se alege din fereastra principal, butonul Edit, iar din lista care apare, Form Letter, Document ; #se tasteaz apoi textul care apare n fiecare scrisoare formatat, ls2nd loc pentru informaiile care variaz de la un document la altul din punct de vedere al coninutului. <. Crearea unei noi ur e de date :))%a*a de dateD,5 #se selecteaz opiunea ail erge din meniul $ools! #se alege butonul !et Data (3reluare date) din seciunea Data "ource (sursa de date) care conine opiuni referitoare la fiierul care va constitui baza de date pentru documentul principal! #se acioneaz butonul Create Data "ource #Creare surs$ de date%; #se stabilete structura sursei de date, fie folosind c2mpurile existente i nltur2ndu#le pe cele n plus (se selecteaz c2mpul i se acioneaz &emove Field Name), fie nltur2nd c2mpurile i adug2ndu#le pe cele noi (se tasteaz c2mpul i se acioneaz Add Field Name%; #se nc)eie stabilirea structurii, aleg2nd butonul 45! #se va preciza n csua de dialog "ave Data "ource, n fanta File Name, numele sub care se dorete salvat structura sursei de date, dup care se alege 45! #se alege din csua de dialog butonul Edit Data "ource, introduc2ndu#se n continuare, coninutul informaiei, care difer de la o scrisoare la alta. "up fiecare grup de informaii se alege butonul 6dd 7e8, iar la sf2rit butonul 45. De menionat, c ntr)o aplicaie, structura sursei de date poate fi$ modul de adresare, numele, prenumele, funcia, localitatea, adresa etc. F. Com$letarea do!umentului $rin!i$al. #se poziioneaz cursorul acolo unde se dorete introducerea informaiilor din sursa de date! #se acioneaz butonul Insert erge Field din bara de instrumente aferent operaiei ail erge, dup care se clic)eaz c2mpul care se dorete inserat! "e exemplu, dac formula de introducere a scrisorii este ,,"rag domnule9: , se scrie ,,"rag domnule:, se acioneaz ;nsert 1erge 'ield i se alege c2mpul 7ame. 3e ecran va fi afiat, pe fond gri, numele c2mpului selectat. %n mod similar se completeaz toat scrisoarea i se insereaz toate c2mpurile sursei! #se d c2mpurilor inserate dimensiune, 'orma, aparen(a )i alinierea care se dorete s apar n forma final a scrisorii! #se salveaz forma final a scrisorii. B. Inter!la area in+orma#iilor din ur a de date !u do!umentul $rin!i$al5 #se clic)eaz butonul View Merged "ata, av2nd scrisoarea formatat n fereastra document. <ord va afia informaia din prima nregistrare a sursei de date plasat n c2mpurile documentului principal! #se alege una din urmtoarele comenzi din bara de instrumente aferente operaiei ,,1ail : <. Merge to 2eA Document & dac se dorete ca scrisorile s fie plasate ntr)un nou document& ?. Merge 0o rinter & dac se dorete ca scrisorile s fie tiprite& B. Mail Merge & dac numai anumite nre istrri vor fi implicate n procesul de interclasare.

4.3. TIPRIREA 7N7I PLIC

Giprirea uni plic se face folosind comanda EN,ELOPES AND LA-ELS din meniul TOOLS. Pentru a ti$(ri un in"ur $li!) e e+e!tuea*( urm(torii $ai5 dac adresa de destinaie este deja scris ntr)un document, se desc+ide documentul respectiv& se ale e ENVELOPES AN0 LA.ELS din meniul Tools i se execut clic pe etic)eta ENVELOPES ('ig. *) din caseta de dialog ENVELOPES AN0 LA.ELS; se scrie adresa destinatarului n caseta 0el$ver1 A++ress. "ac <ord gsete o adres n document ea va fi inclus n caseta 0el$ver1 A++ress! dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se sc rie n caseta /et'r& A++ress! dac s#au introdus adrese ntr#o agend de adrese sau n dosarul O'tloo2 Co&ta(ts, se poate folosi butonul A+ress .oo2 de deasupra casetei 0el$ver1 A++ress sau de deasupra casetei /et'r& A++ress pentru a selecta o adres, n loc s se scrie direct! dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului se e#ecut clic pe butonul OPTIONS din etic)eta ENVELOPES. ,e desc)ide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS! =tic)eta ENVELOPES OPTIONS

20

permite formatarea textului tuturor adreselor destinatarilor! pentru formatarea caracterelor se alege comanda Ctrl3., Ctrl3I, Ctrl34 pentru scrierea aldin, italic sau subliniat. pentru a nc+eia tiprirea plicului, se introduce plicul n imprimant i se e#ecut clic pe butonul P/INT. 3licul trebuie introdus n aa fel nc2t s corespund orientrii indicate n seciunea Fee+ din colul din dreapta os al casetei de dialog ENVELOPES AN0 LA.ELS.

TIPURI DE CORESPONDEN E.1. TIP7RI 8E SCRISORI

"n corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se distin urmtoarele tipuri de scrisori$ ) scrisori iniiale (din proprie iniiativ& ) scrisori de rspuns& ) scrisori de revenire. S!ri oarea ini#ial( :din p!%p!ia ini0iati .; este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou firme. !cestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De e#emplu$ ) 1biectul scrisorii noastre este$ s v informm despre; s v anunm c; s v comunicm ;.. ) -rin prezenta$ v informm c. .. v comunicm c . ;; v aducem la cuno#tin c; v spunem c ) !vem plcerea$ de a v informa c; de a v aduce la cuno#tin c. ; ) -entru informarea dv., v comunicm c. . . . S!ri oarea de r( $un . -otrivit normelor de politee orice corespondent este obli at s rspund operativ la scrisorile primite. 3crisorile de rspuns devin necesare i obli atorii n cazul instituiilor i firmelor, din urmtoarele motive$ ) interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii an ajamentele (reciproce) cu partenerii si, cunosc'nd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii& ) ntr)o serie de cazuri, le ea obli unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n condiii le ale de rezolvare. "n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile bancare i de credit, de or anele superioare care e#ercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile, reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obli aia s rspund n baza unui act normativ, a contractului de munc, a re ulamentului de ordine interioar etc. 3unt cazuri c'nd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective& n acest caz este obli atorie trimiterea unei scrisori de scuze i e#plicaii. "n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor firme din ar sau strintate, acestea trebuie e#pediate la timp, pentru a nu)i pierde valabilitatea i implicit efectul dorit. "n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca$ ) Ca rspuns ' raspunz,nd la scrisoarea dv. din ) 3untem nc'ntai$ c am primit;. s fim n posesia scrisorii dv; din ;.. ) 2e(a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din; ) Ca urmare $ scrisorii ' telegramei dv. din; convorbirii noastre telefonice din;. ) /olosim acest prile$ pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr; din ;;. ) ? mulumim pentru invitaia la;. ) Ne pare ru9re retm c$ nu am putut rspunde la timp scrisorii dv;. scrisoarea dv. %ulterioar@ nu a sosit la timp. S!ri oarea de re&enire constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr)o form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat)o. "n principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece constituie risip de timp i c+eltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri n rezolvarea problemelor. Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin e#peditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz$

21

% reveniri din cauza (vina) e#peditorului$ e#peditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale iniiale c'nd aceasta conine reeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau c'nd din nepricepere a ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii& % reveniri din vina destinatarului$ n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin asupra ei din vina destinatarului, c'nd acesta nt'rzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns reit, confuz, d dovad de reavoin& % reveniri din cauze obiective$ uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din cauze obiective. De e#., c'nd a intervenit o dispoziie le al nou, care sc+imb raporturile dintre corespondeni, sau modul de rezolvare a problemelor, c'nd au aprut situaii sau fapte noi, care sc+imb datele problemei la care trebuia s rspund e#peditorul, c'nd au aprut motive de anticipare sau nt'rziere a rspunsului solicitat, ateptat. "n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr)o formul din care trebuie s rezulte ideea de revenire. /#.$ ,,+evenim la scrisoarea noastr nr;. din;;) sau ,, 2e permitem s revenim la scrisoarea noastr nr. ..din;); ,,.ntruc,t nici p,n astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. din;) "n toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar c'nd este nevoie, s se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n le alitate.

E.2. CERERILE OFICIALE I PERSONALE

Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept le al. Cererea poate fi adresat at't de persoane juridice, c't i de persoane fizice, n funcie de aceasta distin 'ndu)se cererea oficial #i cererea pesonal. Ce!e!ea %#icial. este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii. !stfel de cereri adresate administraiei publice pot fi$ cereri de aprobare i autorizaii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Got cereri oficiale sunt cele de c+emare n judecat sau de e#ecutare silit, cererea de arbitrare etc.Caracteristicile de redactare a cererii oficiale$ fiind vorba de o scrisoare de iniiativ, aceasta ntrunete toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule caracteristice. De e#emplu$ ,,8 ru m a aviza:.7& -rin prezenta v supunem spre aprobare:7& ,,8 ru m a dispune:7& 8 ru m ca n conformitate cu: s ne:7 etc. Gratarea se face dup modalitatea indirect, ncep'nd cu concluzia (ntruc't se solicit un anumit lucru) i continu'nd cu motivarea. .a anumite cereri, cum sunt cele adresate or anelor judectoreti sau altor or ane de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau ane#at ntr)un memoriu. "n alte cazuri, n care se solicit, de e#emplu, eliberarea unor acte personale, ori inale sau copii le alizate, motivarea nu este ntotdeauna necesar. -recizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai persoanei a crei funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de la nceput, compartimentul sau persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema enunat n cerere. Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se cere, iar din motivare pe ce baz se cere. Cererea $er onal( este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean sau salariat, solicit din partea or anizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i or anelor de stat care ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevzute de le e. Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul, prevzut de le e, drept de petiionare. Dreptul de petiionare este re lementat prin le e, care aranteaz e#ercitarea lui. .e ea prevede i modalitile de e#ercitare i sanciunile pentru unitile sau salariaii care nesocotesc acest drept. -roblematica cererilor personale este foarte variat$ n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri de$ eliberri sau certificri de acte, adeverine, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alt cate orie de retribuie, de plat a alocaiei pentru copii sau altor drepturi bneti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi nscris ntr)o form de nvm'nt etc.& n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr)o instituie intervin$ cereri de an ajare, de nscriere ntr)o form de nvm'nt sau la cursuri or anizate, de nscriere ntr)o asociaie de profil& n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care s)i confere un comple# de drepturi i obli aii se fac cereri de$ pensionare, carnete auto, diplome colare etc. !stfel de cereri presupun, ns, dreptul persoanelor de a le obine, pe baza desfurrii unei activiti anterioare, ca$ e#ercitarea unei meserii sau profesii ntr)o unitate pe o perioad corespunz'nd cerinelor le ii, frecventarea unei coli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de nvm'nt etc.& n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obli aii determinate de ctre administraia public$ cerere de stabilire a obli aiei administrative a unei persoane de a plti impozitele pe venit, pentru locuine sau mijloace de transport personale& cerere de atribuire a unui teren pentru construcia de locuin proprietate personal, cererea de autorizaie, de certificare a unei anumite meserii& n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi$ cerere de primire a copiilor n cmine i crete, cerere de primire a unor v'rstnici fr copii n cmine, cereri de ajutor social, cerere de stabilire a unei succesiuni etc.& n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o nclcare a le ii, intervin cereri adresate or anelor de justiie i parc+etului. Caracteristicile de redactare a cererii personale$ ca structur se deosebete de cererea oficial, fiind compus din urmtoarele elemente$ )formula de apel (de adresare) menioneaz funcia conductorului unitii creia i se adreseaz cererea, nsoit de cuv'ntul ,,Domnule:.7

22

)textul scrisorii (cererii) se amplaseaz n centrul pa inii, n raport cu celelalte elemente. (edactarea te#tului trebuie s in seama de anumite re uli de aranjare a elementelor ntr)o ordine prestabilit. !stfel$ introducerea ncepe cu e#presia ,,3ubsemnatul(a)7 urmat de numele, prenumele, locul de munc, calitatea, adresa petiionarului& concluzia este al doilea element al te#tului cererii i constituie obiectul acesteia. "n multe cazuri, ea este urmat de o motivare fundamentat& aceasta poate lipsi ns n cazul cererilor simple ca$ le alizri de acte, adeverine etc.& ) nc-eierea este un element facultativ, constituit dintr)o formul de respect, de mulumire sau de salut& )semntura solicitantului se amplaseaz sub te#t, spre dreapta& )adresarea scrisorii se face n subsolul pa inii, realizat prin completarea formulei iniiale cu denumirea unitii (Domnului Director *eneral al >nstitutului de >nformatic 5ucureti). "n cererile dactilo rafiate, formulele de adresare finale se scriu ca i cele iniiale, cu majuscule i fr prescurtri& )data se amplaseaz la st'n a, sub te#t. Din punct de vedere le al, la cererile prezentate personal, data cererii este considerat data la care a fost nre istrat la unitatea destinatar. -entru cereri se folosesc coli !C. Cererile personale pot fi nsoite de un memoriu, prin care se detaliaz motivarea cererii. "n unele cazuri, cererea, ca atare, mbrac forma unui memoriu. Memoriul ntocmit de o persoan fizic este un document prin care aceasta e#pune documentat o problem le at de persoana sa, evenimente dintr)o perioad trecut, le ate de persoana autorului i care e#plic sau fundamenteaz obiectul cererii. Memoriul de a!ti&itate :de titular au de lu!rare; servete pentru promovarea n munc sau pentru obinerea unor rade n serviciu. 3e aseamn cu cererea personal, av'nd un scop bine definit, ce se arat, de obicei, n final& este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte n susinerea obiectului solicitat. Memoriul .u ti+i!ati& este folosit pentru a certifica i motiva o anumit aciune sv'rit ca urmare a unei dispoziii sau reieind din sarcinile de serviciu ale titularului. Hr s fie o cerere propriu)zis, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subneleas) a unei cereri de a primi aprobarea forului ierar+ic superior sau a altui for pentru o anumit aciune (folosirea unor materiale, c+eltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fi#e etc). -entru aceasta se ntocmete un deviz, care se prezint conducerii nsoit de sc+ia de plan i de memoriul justificativ care demonstreaz utilitatea construciei, eficiena economic, fundamentarea amplasrii construciei ntru)un anumit loc, termenul de e#ecuie etc. i, n final, se cere aprobarea pentru e#ecutarea construciei.

E.3. CORESPON8ENA COMERCIAL :8E AFACERI, Tipu!i de 1c!i1%!i Ce!e!ea de %#e!t.

Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a obine e#ecutarea unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert este documentul prin care se declaneaz efectiv dialo ul precontractual ntre doi parteneri. 2ijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt$ <) calea publicitar cu ajutorul cataloa elor, prospectelor, ziarelor i revistelor, >nternetul& ?) calea discuiilor directe ntre parteneri& B) calea comunicrilor telefonice& C) calea scrisorilor (cereri de ofert)& "ntr)o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial$ a) trimiterea de cataloa e, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor& b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare& "n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre livrare i ambalaj, condiii de plat etc. Cererea de ofert poate fi$ <) Ce!e!e de %#e!t. ci!cula!. n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea obinerii unor condiii mai avantajoase. De e#emplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de birou. 1 astfel de cerere are caracter de sondaj. ?) Ce!e!ea de %#e!t. )ene!al. beneficiarul se adreseaz unui sin ur destinatar, dar fr obiect precis. B) Ce!e!ea de %#e!t. 1pecial. se adreseaz unui sin ur destinatar, cu obiect precis. Cererea de ofert trebuie astfel conceput nc't destinatarul s nu aib impresia c afacerea a fost c'ti at n favoarea lui. "n acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv s fac vreun efort personal, pentru sirea clienilor. Dac solicitantul dorete obinerea unor condiii avantajoase de plat, sau acordarea unor rabaturi, cererea de ofert va conine formulri menite s)i dea un caracter mai atr tor pentru ofertant. Hormulrile folosite pot e#prima sperana de a plasa comenzi mari sau repetate, pot su era perspectiva unei piee noi i permanente sau a unor relaii comerciale de lun durat. Dac ofertantul potenial, este o firm cu care nu au mai e#istat relaii comerciale anterioare, este indicat s se prezinte firma (domeniul de activitate i profilul)& s se e#plice cum s)a ajuns la partenerul potenial (o referire la o reclam sau o alt firm care l)a recomandat, sau alte surse). "n ri cu tradiie n economia de pia, n marile firme, e#ist servicii de documentare (n privina furnizorilor), care se ocup e#clusiv de prospectarea pieei i ale erea furnizorilor care sunt cel mai bine plasai pe pia. "n redactarea

23

unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat c't mai precis i concis, iar fraza final trebuie s invite ofertantul s acioneze c't mai rapid. (spunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja cunoscut, se va ncepe cu o formul de mulumire i eventual de e#primare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert. Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s e#prime satisfacia de a nc+eia o tranzacie i sperana ca aceasta va marca nceputul unor le turi de afaceri de lun durat. Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat n scris, specific'ndu)se motivul am'nrii trimiterii catalo ului sau ofertei. "n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s e#prime re retul de a nu putea trimite oferta cu e#plicaiile adecvate. Formul(ri $e!i+i!e Cererii de o+ert(A A. Hormulri introductive B@ <!untem unul din cei mai mari importatori & exportatori #i distribuitori ai industriei de bi$uterii #i diamante.) =@ </irma noastr import #i distribuie o gam larg de ec-ipament frigorific pentru industria din ara noastr.) 8@ <Datorm numele #i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din ora#ul nostru ;) 6@ <"m aflat de la firma 5oss "+" c exportai ma#ini(unelte.) 7@ <"m citit anunul dumneavoastr n ziarul ;.. C@ <!untem n cutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se contureaz o cerere tot mai mare). -. Hormulri de nc+eiere B@ <? mulumim #i a#teptm un rspuns favorabil). =@ <?(am fi recunosctori pentru un rspuns prompt). 8@ <"#teptm cu nerbdare listele dumneavoastr de preuri). C. Hormulri folosite n rspunsul la cererea de ofert B@ <? mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat catalogul nostru ilustrat.) =@ <Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre #i sperm s v trimitem cur,nd listele noastre de preuri). 8@ <Cu regret v informm c n prezent nu putem oferi sper v,nzare mrfurile solicitate de dumneavoastr.) 6@ <2e exprimm regretul c nu putem accepta livrri pentru perioada solicitat de dumneavoastr). OFERTA 1ferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii. 1ferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile interne i e#terne. "n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fa#, e)mail, n cadrul reclamei comerciale prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nele ere pe baza unor discuii ntre dele ai, este bine s fie confirmat letric). !parent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. "n realitate, ofertarea unui produs sau serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate. !a de e#emplu, instalarea unui automat pentru n +eat ntr)un loc public reprezint un mod de a face o ofert. 1ricrui trector i se ofer un produs bine determinat n sc+imbul unei anumite sume de bani. Dac trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc e#act produsul descris, n cantitatea menionat. .a fel, orice c+ioc care pune n v'nzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se c+eam o ofert$ pentru fiecare bilet v'ndut, contra unei sume de bani, se va asi ura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele e#istente. Cu c't oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu at't obli aiile pe care i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. "n rile occidentale, nici nu este nevoie de o descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit, pentru c acolo e#ist standarde minime de calitate i re uli de comer consacrate, e#ist le i pentru protecia consumatorului etc. "n (om'nia, le islaia este nc slab reprezentat n aceast privin. 1 ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. -utem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca i de oferte e#plicite sau tacite. 2esajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate pe canalele mass)media. /#ist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. !stfel, atunci c'nd un productor de automobile, prezint un nou model ntr)un spot publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte precizri care s incube obli aii, nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. !tunci c'nd un distribuitor de computere menioneaz ntr)o scrisoare de reclam date precise le ate de pre, condiii de livrare, de plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l an ajeaz din punct de vedere juridic. Ti$uri de o+ert( Din punct de ede!e c%*e!cial& de%1e+i* pat!u cate)%!ii de %#e!te (i anu*e $ <) oferta nesolicitat este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni cunoscui sau necunoscui& ?) ofert solicitat este rspunsul la o cerere de ofert& B) oferta repetat n situaia c'nd este rennoit o mai vec+e ofert sau se transmite o variant a acesteia& C) oferta la contraofert se practic atunci c'nd clientul rspunde la o ofert anterioar printr)o contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate. Din punct de ede!e "u!idic& !e1pecti al %+li)a0iil%! pe ca!e (i le a1u*. %#e!tantul di1tin)e* *ai *ulte tipu!i de %#e!teA <) oferta ferm este oferta asupra creia v'nztorul nu mai poate reveni. "n cazul n care destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obli atorie pentru ambele pri ca i un contract. -entru acest motiv, n cazul n care se

24

utilizeaz oferta ferm, nu se mai nc+eie contract de v'nzare)cumprare ntre pri, comenzile i e#ecuia lor, fc'ndu)se pe baza ofertei ferme. ?) oferta fr clauze speciale c+iar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert enereaz obli aii, de o parte i de alta, astfel$ a) atunci c'nd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o decline. "n caz contrar, oferta se stin e. b) re ula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fa#. c) oferta prezentat printr)o scrisoare este considerat valabil ntr)un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. "n cazul corespondenei potale, acest interval este de F)<C zile. B) oferta cu termen este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asi ura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. "n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul cruia oferta rm'ne valabil. De e#emplu$ reurile sunt valabile p,n la B martie =>>8 inclusiv. Oferta noastr este valabil p,n la +educerea de pre este valabil p,n la C) oferta necondiionat aceasta evit asumarea oricror an ajamente, menion'ndu)se n mod e#plicit clauza de neobli ativitate. De e#emplu$ ? oferim, fr garanie *a preul zilei .n limita stocului disponibil /vident, fc'nd asemenea meniuni, capacitatea comerciantului de a atra e clieni este redus. Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele$ o s fie complet (s conin toate datele eseniale ale viitoarei nele eri$ obiectul, determinri cantitative i calitative, pre, alte clauze)& o s fie ferm& o s fie neec+ivoc (trebuie s e#prime clar, fr dubiu voina ofertantului de a nc+eia contractul, n eventualitatea acceptrii ofertei) s fie e#primat n scris sau verbal (se recomand ca ofertele e#primate verbal s fie dublate de o ofert scris& n acest fel va e#ista un document de referin n caz de liti iu). "n concluzie, putem spune c se constituie n ofert$ o un document scris care ndeplinete condiiile de mai sus, e#pediat prin pot, fa#, e)mail etc& o un anun publicitar care enioneaz toate datele necesare efecturii tranzaciei& o un produs etalat n raftul unui ma azin, preul acestuia fiind afiat sau comunicat verbal de v'nztor. 1ferta mai poate fi$ ofert )ene!al., atunci c'nd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i o#e!ta 1pecial. c'nd are obiectul bine precizat. /a se transmite unui sin ur beneficiar i conine o descriere amnunit a produselor, termenele de livrare, preul etc. -entru o informare mai complet a partenerilor de afaceri, furnizorii pot ane#a la oferte i cataloa e, prospecte, mostre. /lementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns. O#e!ta t!e+uie 1. c%n0in.A elemente de identificare a ofertantului denumirea e#act a produselor& descrierea detaliat a mrfii, caracteristici& (eventual nsoit de mostre)& calitatea produselor& cantitatea ce poate fi livrat, reutatea, volumul& preul, cu meniunea dac c+eltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre& se poate indica preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Got le at de pre, se pot acorda clienilor diverse reduceri de pre$ !a+atul (reprezint reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei anumite cantiti de marf, fie clienilor fideli , rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor , rabatul comercial, fie n le tur cu diverse prilejuri , rabatul special& +%nu1ul !eprezint un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la sf'rit de an, acordarea lui fiind dependent de atin erea unui anumit nivel al v'nzrilor. Di1c%untul reprezint reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plii ntr)un anumit termen. condiiile de livrare& termenul de livrare& condiiile de plat& precizri referitoare la locul livrrii, asi urri& durata de valabilitate a ofertei este indicat cu precizie& ambalajul& data ntocmirii ofertei& semntura mputernicitului firmei. !nularea ofertei poate interveni ntr)una din urmtoarele situaii$ oferta este revocat nainte de a ajun e la destinatar& destinatarul nu accept unul sau mai muli termeni ai ofertei& ofertantul intr n incapacitatea de plat& destinatarul nu se e#prim nainte de e#pirarea termenului de acceptare&

25

*imba$ul #i forma scrisorii de ofert 1ferta trebuie s fie redactat clar i amnunit, aa nc't s se previn eventualele ntrebri ale clientului. >ndiferent de tipul de ofert se poate distin e o structur compoziional care se re sete n linii mari n majoritatea ofertelor. "n partea introductiv se face referire la cererea de ofert sau la condiiile n care s)a obinut adresa destinatarului i se e#prim satisfacia de a stabilii relaii comerciale cu firma respectiv. Got n para raful introductiv este cuprins i motivarea e#pedierii ofertei. Ha de cererea de ofert, elementul compoziional nou aprut l constituie para raful publicitar;<=. /l nu se re sete n toate ofertele, ns acolo unde este prezent confer te#tului o calitate n plus, trezind interesul celui cruia i este adresat oferta i cuprinde informaii suplimentare referitoare la produsele 9 serviciile oferite. "n nc+eiere, re sim ca i la cererea de ofert e#primarea speranei de a primi un rspuns, n cazul de fa o comand i de a se ajun e la nc+eierea contractului. -entru oferte nu e#ist re uli speciale n ceea ce privete forma. Grebuie formulate, pe c't posibil propoziii scurte i clare Dac trebuie s redactm des oferte i dac ele sunt deosebit de lun i (de mai multe pa ini) este bine s realizm nite formulare n acest scop, sau s introducem componentele de baz ale te#tului n computer (abloanele). !stfel de formulare sau pa ini)model pot conine urmtoarele$ o titlul ofert& o numrul clientului 9 numrul ofertei& o adres client 9 adres destinatar& o formula de adresare& o o introducere eneral valabil pentru oferta solicitat$ 2e bucurm de interesul dumneavoastr pentru produsele noastre ; o descrierea eneral a obiectului, date despre productor, despre model etc.& o n le tur cu coninutul efectiv al ofertei se va alctui o list suficient de cuprinztoare cu urmtoarele date$ poziia, numrul de buci, numrul articolului, descrierea lui etc& o indicaii precise despre condiiile de livrare, de plat, re ulile de comer pe care le avem n vedere& o mulumiri pentru solicitarea de ofert, ca nc+eiere& o semntura& o eventual, un formular care s poat fi completat de destinatar cu titlul de comand. "n cazul ofertelor mai lun i se recomand folosirea unei combinaii de enul$ o scrisoare scurt, personal i un formular care s conin elementele propriu)zise care compun oferta detaliat. O+erta !u tent( $u%li!itar( Ineori noiunile de reclam i ofert i pot suprapune nelesurile. Cine redacteaz o ofert pentru a rspunde unei solicitri face reclam, mai mult sau mai puin evident, pentru firma sa i pentru produsele sale. 1fertele nesolicitate, deseori nu sunt altceva dec't scrisori de reclam care cuprind o ofert. >ndiferent, ns, dac se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clieni, te+nicile utilizate pentru a face reclam ascuns sunt practic aceleai$ <) Descrierea amnunit a produselor i serviciilor pe care le oferim folosind fr reinere un stil publicitar a resiv. ?) 3e d curs solicitrii clientului, dar i se ofer i alternative (dup ce am prezentat oferta cerut i vom prezenta clientului i o alt opiune. C+iar dac va constata c i)ar plcea mai mult ceea ce i dorise iniial, clientul va fi nc'ntat c a avut de ales i va aprecia acest lucru. B) !du area de cataloa e, brouri despre firma noastr i despre realizrile ei. /ste un mod facil de a rsp'ndi informaii i date n scop publicitar. Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofert redactat n stil publicitar, nu trebuie ns e#a erat. Nu trebuie adu at n mod e#cesiv reclame suplimentare te#tului mai ales n cazul rspunsurilor e#pediate clienilor vec+i care sunt deja convini de calitatea serviciilor i, n eneral, nu trebuie uitat c acel client care a pus o ntrebare concret dorete s primeasc un rspuns concret. "n caz contrar, oferta risc s ajun n coul de +'rtii al destinatarului i s)l pierdem de client. /ormulri specifice ofertei: B@ /ormulri introductive pentru: a) oferta solicitat$ ? mulumesc pentru: ) cererea dumneavoastr de ofert din ; ) scrisoarea dumneavoastr din ; ) interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre.) !untem nc,ntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de Confirmm primirea scrisorii ' telexului ' cererii de ofert din Ca rspuns la ) cererea dumneavoastr de ofert din ;) ) scrisoarea dumneavoastr din data de ;) b) oferta nesolicitat$ "vem plcerea s !untem nc,ntai s rin prezenta ?ei fi interesai s aflai =@ /ormule de nc-eiere

26

!untem convin#i c oferta noastr va satisface cerinele dumneavoastr'va prezenta interes pentru dumneavoastr . !perm ' suntem convin#i c: ) vei accepta oferta noastr ) ne vei transmite comanda dumneavoastr) "#teptm comanda dumneavoastr Deoarece executm comenzi n ordinea primirii, v sugerm s ne transmitei comanda dumneavoastr c,t mai cur,nd posibil !cceptarea ofertei trebuie s fie e#primat n scris sau verbal, e#plicit sau implicit (tacit), ntr)o form din care s decur consimm'ntul n raport cu oferta. !cceptarea e#plicit constituie comunicarea n scris sau verbal, a unei confirmri adresate ofertantului, fc'ndu)se referire lobal la oferta care ne(a parvenit prin adresa dumneavoastr numrul din data de sau punct cu punct, menion'ndu)se aceleai date de identificare a ofertei. !cceptarea implicit este e#pedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, n termenii propui de acesta. Re#u'ul la %#e!t. 1rice ofert primit prin pot sau fa#, merit s fie citit. Dac oferta nu intereseaz, nerspunz'nd la ea, implicit nseamn refuzul. ! nu rspunde este modalitatea cea mai comod de a refuza o ofert, dar uneori merit s ne facem timp pentru a scrie un refuz. ! rspunde unei oferte n situaia de refuz este un act de politee. /l nu este costisitor, mai ales c'nd e#ist deja un rspuns tip n calculator. Dac o ofert este refuzat prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate s ofere direct condiii mai bune& el trebuie s)i calculeze n linite c'ti ul. /#ist n afaceri cel puin dou situaii n care se recomand a se formula un rspuns n scris, i anume$ <) atunci c'nd oferta intereseaz, dar nu convin preurile i e#ist posibilitatea ca ofertantul s revin cu o nou ofert mai convenabil& ?) atunci c'nd se consider c ofertantul este o firm interesant i este posibil ca n viitor, ofertele lui s ne fie de folos. (efuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine desc+is ,,ua7 pentru afaceri viitoare. Stru!tura !ri orii de re+u* <) +eferina & conine numrul ofertei #i data ofertei & numai a#a refuzul poate fi clar localizat. 1ferta dumneavoastr numrul din ?) 1ntroducere & se mulume#te ofertantului pentru ofert. ? mulumim c ne(ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c faiana este un produs care ne intereseaz. B) +espingerea. 2otivarea , de ce nu este acceptat oferta (un pre prea mare, termen de livrare inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc. Din pcate, condiiile nu sunt convenabile: a@ preuri prea mari, b@ intervalul de timp prea mare ntre comand #i livrare. < C) 4ansa pentru o comand ulterioar. ,,.n trimestrul al 1?(lea al anului =>>8 vom avea nevoie de o cantitate mare de faian. .n aceste condiii, v rugm s revenii cu o nou ofert care s in seama de obieciile noastre). D) .nc-eierea asi urarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte. "m dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr #i v a#teptm cu noua ofert care trebuie s ne parvin p,n cel mai t,rziu = septembrie a. c. E) /ormula de nc-eiere #i salut. F) !emntura. Comanda "n urma analizei ofertei, (acceptrii ei) cumprtorul transmite ofertantului comanda de mrfuri sau servicii, sau dup nc+eierea contractului, de re ul prin$ o formular de comand tip& o scrisoare de comand nre istrat sau recomandat& o ambele, n acest caz scrisoare av'nd ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instruciuni ale cumprtorului& o returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnat de cumprtor& o tele# sau fa#. 2ai rar, comanda se transmite tele rafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare letric). Comanda este obli atorie din punct de vedere le al, de aceea trebuie s se acorde cea mai mare atenie claritii i preciziei formulrii. 3crisoarea de comand cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale$ antet, numele i adresa destinatarului, numr de ordine dup specificaia actului (comanda numrul : data :). Ge#tul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaz a fi livrate, simbolul acestora, unitatea de msur, cantitatea, preul unitar, valoarea total, termenul de livrare, modul de plat, mod de e#pediere etc. (Calitatea de baz a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea trebuie s cuprind toate datele necesare identificrii produsului). Comanda mai cuprinde o formul de introducere (,,v ru m a ne livra materialele de mai jos:7, sau ,, Confirmm cu mulumiri primirea ofertei dv., pentru :. i dorim s comandm , dup cum urmeaz7). "n cazul n care comanda ine loc de contract (de e#emplu pentru mrfurile sau serviciile de mic valoare) ea va cuprinde n mod obli atoriu toate elementele contractului. "n multe cazuri, pentru ntocmirea comenzii, beneficiarul solicit date suplimentare fa de cele cuprinse n ofert, furnizorul comunic eventualele modificri ale ofertei, face precizri care nu au fost cuprinse n ofert. Con+irmarea !omen*ii

27

>mediat ce furnizorul a primit comanda, el trebuie s confirme acest lucru beneficiarului. /#ist mai multe posibiliti de redactare a confirmrii comenzii (de rspuns la comand)$ furnizorul este de acord s e#ecute comanda inte ral (nu are nici un fel de modificri asupra coninutului comenzii)& furnizorul nu accept inte ral comanda& furnizorul nu poate e#ecuta comanda beneficiarului. Confirmarea comenzii trebuie$ s se transmit imediat ce se primete comanda& s e#prime mulumiri pentru comand& s specifice data sau 9i numrul comenzii& s repete elementele eseniale ale comenzii, pentru a evita orice nenele ere& s asi ure cumprtorul de respectarea tuturor indicaiilor sale cu privire la derularea comenzii i s specifice data e#pedierii. Dac comanda clientului necesit lmuriri suplimentare, n scrisoarea de rspuns a furnizorului se vor solicita acele lmuriri, dei n acest caz furnizorul este n situaia de a nt'rzia efectuarea livrrii i de a crete costurile cu corespondena, dar nu din vina sa. 3crisoarea prin care furnizorul cere anumite lmuriri trebuie s fie amabil$ 8 mulumim pentru comanda dumneavoastr numrul din data de.. . "n scopul onorrii comenzii, v ru m s precizai culorile i mrimile pentru tricotajele comandate. Germenul de livrare va fi am'nat n funcie de data primirii rspunsului dv . . Contra!tul Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit n condiii le ale. !cordul produce efecte juridice, const'nd n drepturi i obli aii contractuale ale prilor. Ca form, contractul se prezint ca o succesiune de clauze ntr)o ordine asupra creia prile semnatare au convenit. /ste de preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n practic a operaiunilor comerciale;?=. -entru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice (drepturi i obli aii) ntre pri, el trebuie s ndeplineasc o serie de condiii, i anume$ capacitatea prilor de a contracta& consimm'ntul valabil al prilor ce se obli & un obiect determinat& o cauz licit (o motivaie, un interes, un drept pe care le ea le recunoate n mod e#pres sau le tolereaz). Contractele stabilite ntre pri prin liber consimm'nt sunt$ Dup form$ #%!*ale (cu coninut standard) (i ne#%!*ale (clauzele fiind n acest caz stabilite, n mod convenional, prin acordul prilor, cu respectarea condiiilor de validitate. Dup modul de exprimare a consimm,ntuluiA 1c!i1e (n care acordul este consemnat n mod e#pres n scris, fie printr) un contract propriu)zis, aa zisul ,,nscris unic7, fie prin transmiterea de documente ) (i ne1c!i1e (nc+eiate verbal, telefonic, printr)o str'n ere de m'n etc.). Dup modul de participare a contractanilor la nc-eierea nelegerii $ convenii n care prile se afl n c%ntact ne*i"l%cit i convenii n care acordul intervine p!in c%!e1p%nden0.. Dup obiectul contractului: varietatea conveniilor este e#trem de mare$ de la contracte de nc+iriere, leasin i arendare la cele de v'nzare)cumprare, de donaie sau de mprumut, de la contractele de aj i ipotec la cele de prestri servicii, de la contractele de munc sau de mana ement la cele de societate etc. Cea mai eficace modalitate de nc+eiere a unei convenii este contractul sub form de nscris unic, n prezena i sub semnturile ambelor pri. "n aceast formul pot fi stabilite, fr vreo urm de dubiu, toate obli aiile i drepturile contractuale, le ate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaie n conte#tul nele erii intervenite. 3tructura unui contract cuprinde$ identitatea prilor contractante . 3e menioneaz numele societilor contractante, sediile i alte elemente care s nlture orice posibilitate de confuzie, nr. de nmatriculare la (e istrul Comerului etc. 3e consemneaz numele persoanelor care reprezint societatea i calitatea lor de reprezentani le ali sau mputernicii& obiectul contractului trebuie descris n detalii te+nice i calitative, cantitative, pre, astfel nc't s nu rm'n loc pentru detalii nelmurite& durata contractului este important atunci c'nd el se refer la o relaie curent, permanent sau periodic (e#. contractul de prestri servicii pentru ntreinerea reelei de electricitate& obligaiile ofertantului (v'nztorului) , n cazul unui contract de v'nzare)cumprare care este cel mai frecvent utilizat, obli aiile v'nztorului sunt, n principal, urmtoarele$ s transmit cumprtorului dreptul de proprietate asupra mrfurilor v'ndute (la livrare sau n momentul ac+itrii preului), s livreze cumprtorului mrfurile la locul, la termenul i n condiiile de calitate i de securitate prevzute n contract, s aranteze calitatea mrfurilor, n caz contrar va nlocui marfa, va restitui preul pltit, va remedia viciile aprute sau va suporta c+eltuielile fcute de cumprtor cu remedierea lor. obligaiile cumprtorului$ s ac+ite preul mrfii cumprate la data, locul i n condiiile stipulate n contract, n caz contrar, v'nztorul poate pretinde ta#a de depozitare& modaliti de plat (termene de plat, banca n contul creia va fi virat suma, dac plata este ealonat, se vor meniona termenele ratelor scadente)&

28

condiii de livrare$ termenele de livrare, ambalaj, marcaj, e#pediere i transport, recepia mrfii, montaj, probe, punere n funciune, asistena te+nic, colarizare persoane& clauza penal$ vizeaz nendeplinirea obli aiilor la termene de ctre una din prile contractante i acoperirea prejudiciilor de ctre partea responsabil& prevederi diverse& dispoziii finale& anexe; data #i semnturile. RECLAMAIA "nc+eind un contract de v'nzare)cumprare, partenerii urmresc o finalitate precis i anume$ livrarea i primirea mrfurilor contractate pe de o parte i plata acestora, pe de alt parte. !ceast finalitate impune partenerilor e#ecutarea ntocmai a obli aiilor asumate i crearea cadrului necesar derulrii contractului n bune condiii. "n practic, apar ns, o serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de reclamaii. Got ce nu este conform cu contractul, cu le ile n vi oare, cu re ulile i normele internaionale acceptate prin contract sau diferite pa ube, erori si nt'rzieri pot provoca nemulumire i pot duce la reclamaii. 1 scrisoare de reclamaie trebuie$ s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat& s prezinte politicos, clar i concis situaia de reclamat, d'nd date i informaii precise cu privire la marfa reclamat& s cear n mod ferm, dar politicos s se cerceteze problema cu atenie i s se soluioneze reclamaia conform prevederilor contractuale i uzanelor comerciale& s prezinte pretenia reclamantului i s propun ci de soluionare a reclamaiei, put'nd c+iar indica sanciunile propriu)zise& s e#prime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor. "n cazul unor frecvente sau repetate erori, nt'rzieri etc, se poate recur e la ameninarea cu rezilierea contractului& s e#prime aprecierea fa de serviciile oferite de partener p'n la ivirea situaiei de reclamat& s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator, in'nd seama c partenerul este cointeresat n salvarea contractului& s indice baza le al a reclamaiei& s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia& s indice termenele de e#ecutare a reparrii prejudiciilor sau plata desp ubirilor& s indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii desp ubirii sau a diferenelor de pre. .a scrisoare se ataeaz actele de constatare. "n eneral reclamaiile pot fi enerate de$ culpa(vina) v'nztorului& vina cumprtorului& vina ambelor pri& vina unei tere persoane (c'nd transportul este realizat de o ter persoana)& cauze de for major. (eclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze$ deficiene cu privire la marf$ cantitate, calitate, deficiene n serviciile prestate de v'nztor, nt'rzieri n livrare, ambalaj defectuos sau necorespunztor, mrfuri avariate, documente cu erori, nerespectarea indicaiilor cumprtorului n ceea ce privete transportul, ambalajul, marcajul, depozitarea etc. (eclamaiile v'nztorului pot avea urmtoarele cauze$ nerespectarea de ctre cumprtor a condiiilor de plat, nt'rzierea plii, neplata contravalorii mrfurilor, nedesc+iderea acreditivului conform prevederilor contractuale, nepunerea mijlocului de transport la dispoziia v'nztorului (dac acest lucru a fost prevzut n contract). "n eneral, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu e#cepia cauzelor de for major. De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau nentemeiate. (spunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton c't mai calm i politicos. (spunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei. (spunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie$ s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s e#prime re retul pentru cauza care a enerat reclamaia& s prezinte o scurt e#plicaie n le tura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru studierea reclamaiei, atunci c'nd este cazul& s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice compensaia oferit& s se nc+eie cu o e#presie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor relaii cu partenerul. (efuzul de acceptare a reclamaiei trebuie$ s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe dispoziii le ale n vi oare& s aib un stil moderat i politicos& s e#prime n nc+eiere re retul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii. ABI=7L 8E INSOIRE A MRFII /ste un act cu caracter contabil, dar prezint i elemente de coresponden, el fiind totodat i un rspuns la nota de comand. Horma avizului de nsoire a mrfii este tipizat i cuprinde datele de identificare fiscal at't ale

29

furnizorului, c't i ale beneficiarului, datele defalcate pe pre unitar i cantiti ale mrfii, semntura dele atului i a primitorului. SCRISOAREA DE 5ARANIE -ANCAR (eprezint unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenei comerciale i are caracter juridic de acoperire a eventualelor creane ntre creditor i debitor. /ste una dintre cele mai eficiente forme de asi urare. -rin acest document, o banc a reat de partener aranteaz plile acestuia. Dac partenerul nu respect scadena, creana este e#ecutat automat, suma datorat fiind transferat n contul creditorului din contul debitorului. /fectele benefice sunt multiple$ se elimin c+eltuielile pentru administrarea somaiilor, pierderile, riscul insolvabilitii clientului etc. Horma scrisorii de aranie este standard i cuprinde obli atoriu urmtoarele elemente$ datele de identificare potal i comunicaional ale e#peditorului cuprinse n antet, precum i datele de identificare fiscal, titlul ,,3crisoare de aranie7, datele destinatarului, obiectul araniei, motivul emiterii scrisorii, funcia, numele, semntura olo raf i tampila reprezentantului e#peditorului. SOMAIILE "n mana ementul relaiilor cu clienii, uneori i cu furnizorii, un spaiu distinct l ocup comunicarea scris i telefonic purtat n scopul recuperrii creanelor (pli restante, facturi neac+itate) sau al onorrii unor obli aii de alt natur (livrri neefectuate la termen, servicii neprestate). 1 procedur clar i sistematic de urmrire, avertizare i e#ecuie n instan a datornicilor poate fi util pentru separarea clienilor n buni platnici, nu prea buni platnici i ru platnici. 1 procedur eficace de avertizare i somare asi ur pstrarea controlului relaiilor cu clienii i reducerea pierderilor. Grebuie e#clus de la nceput utopia c ar putea e#ista undeva n lume un mediu de afaceri n care operaiunile comerciale s)ar desfura la fel de ri uros, precis i ritmic ca mecanismul unui ceasornic. /ste considerat normal e#istena livrrilor n avans (pe credit), ca i a unor situaii de criz sau indisponibiliti temporare de plat i de onorare a unor obli aii de natur comercial. In anumit rad de toleran, ncredere i cooperare ntre partenerii de afaceri este indispensabil, dac se doresc relaii de afaceri durabile. -roblema care rm'ne de rezolvat este, n fapt, stabilirea limitelor de toleran i a procedurilor raduale care s asi ure meninerea creanelor la cote rezonabile i e#ecutarea silit, atunci c'nd limitele sunt depite. Georetic, plata ar trebui efectuat simultan cu sau imediat dup livrarea produselor sau prestarea serviciilor. -ractic, acest lucru este imposibil, c+iar i n cazul relaiilor comerciale curente, cu parteneri care se cunosc de mult vreme. -entru a se evita un trafic foarte intens i inutil de cecuri, ordine de pli, c+itane etc, este preferat sistemul decontrilor periodice (lunare, de e#emplu), aceste fiind considerate pli cas+. "n mod normal, ntr)un asemenea sistem de pli, se renun la ideea oricrei dob'nzi i se asum n sc+imb riscul unor creane. 1 acumulare prea mare de creane nencasate poate plasa compania ntr)o situaie financiar precar, p'n la scoaterea sa din circuitul comercial. De aceea, compania nu poate atepta pasiv ca debitorii s)i onoreze obli aiile. /a trebuie s intervin cu ndrzneal, dar cu diplomaie, pentru atenionarea, somarea i, la nevoie, e#ecutarea debitorilor, n sensul refacerii capacitii sale de plat. De re ul se scriu mai multe scrisori de somaie p'n s se ajun la ultima soluie, justiia. CAM>IA :TRATA, /ste un titlu de credit pe termen scurt, utilizat ca instrument de plat, prin care creditorul d dispoziie debitorului s plteasc o anumit sum unei tere persoane, la o anumit scaden. !vantajul cambiei const n faptul c poate fi transmis sau scontat la o banc, deci valorificat c+iar nainte de scaden. ;<= !driana, C+iriacescu& .aura, 2urean& 8ir inia 5ar +iel& !le#ander, 0ollin er. 1p. cit., p. E?. ;?= !driana, *+iriacescu& .aura, 2urean& 8ir inia, 5ar +iel& !le#ander, 0ollin er. 1pera cit., p. <?C

E.4. CORESPON8ENA PROTOCOLAR

(elaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri, scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al instituiei respective. !cest tip de coresponden se practic i la nivel nalt, ntre omolo i. INBITAIILE >nvitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei persoane din conducere. >nvitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele or anizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inau urare, la srbtorirea unor an ajai, ziua porilor desc+ise etc. Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este obli atorie comunicarea scris. >nvitaia scris este un mod de prezentarea a azdei i a evenimentului care are loc, dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei manifestri. >nvitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale azdei. 1 invitaie de afaceri nu trebuie doar s)l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie s pun i presti iul e#peditorului ntr)o lumin favorabil. >nvitatul primete scrisoarea i astfel se realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma. -rimele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mrimea, culoarea, rafica folosite, dar i coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit. >ndividualitatea i creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului. 3tructura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente$ o denumirea i si la firmei&

30

numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia& formularea invitaiei& evenimentul propriu)zis ( enul de petrecere)& scopul nt'lnirii (petrecerii)& data, ora& locul& instruciuni speciale& unde se poate rspunde. >nvitaia oficial cuprinde titlul azdei fr nume, dar adu area numelui nu reprezint o reeal. /#emplu$ re#edintele /undaiei ;;.. !au re#edintele /undaiei;;; Domnul ?iorel 1onescu De asemenea, o invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui rup$ re#edintele /undaiei . . . . . . Domnul ?iorel 1onescu 4i Membrii Consiliului de "dministraie "n afar de numele azdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei personaliti de al crei presti iu beneficiaz evenimentul. "nainte de a)i imprima numele, ne vom asi ura c aceast persoan este de acord, prezent'ndu)i proiectul te#tului. /#emplu$ !ub patrona$ul re#edintelui Crucii +o#ii Domnul ;;;.. 1 invitaie poate fi nominal sau nenominal. 3punem despre o invitaie c este nominal dac n te#t este scris (cel mai indicat de m'n) numele invitatului. -e invitaie se va scrie fie titlul invitatului fr nume, fie numele i titlul, fie doar numele. -e invitaia nenominal nu este scris numele invitatului. Hormulele cele mai uzitate sunt$ ,,are plcerea s v invite la ;..) ,,v roag s i facei onoarea de a participa %de a asista@ la ;) ,,v roag s onorai cu prezena dumneavoastr .. -entru motivul invitaie, azda trebuie s alea cuvintele, formula cea mai potrivit pentru a clarifica scopul (motivul) invitaiei. Hormule folosite$ ),,n onoarea) ),,cu prile$ul;) (,,la de$unul n onoarea;;.) (,,la cina oferit cu ocazia . ;..) (,,la semnarea acordului ntre . . . D) (,,la inaugurarea pavilionului ;;.) (,,la vernisa$ul;;..) (,,la o recepie cu ocazia vizitei delegaiei . "n ceea ce privete data #i ora, acestea trebuie precizate cu mare e#actitate. (C'nd se stabilete data se ine cont de disponibilitatea invitailor). De e#emplu, n cazul unei invitaii la cin, vom scrie ora <K@@ i nu ncep'nd cu ora <K@@. /ste bine s se indice i o or limit& n acest caz, cunosc'nd dinainte durata activitii, invitaii i pot or aniza mai bine timpul. /#emplu.$ Eoi, 8> septembrie =>>8, de la ora lF>> la ora =B>>. Dac se cere punctualitate, aceasta trebuie motivat. /#emplu$ ,,Deoarece evenimentul este televizat, v rugm s nu nt,rziai). *ocul constituie adresa e#act (eventual o sc+i). 1 adres cuprinde numele cldirii (dac are nume), numele slii, strada i numrul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). /#emplu$ .a Gotel "mbasador !alonul +o#u 5ulevardul Mag-eru nr. =, sector B, 5ucure#ti "n finalul invitaiei destinatarul este ru at s confirme participarea. 3e menioneaz un numr de telefon unde se vor primi confirmrile, o persoan de contract i o dat limit. "n ultimul timp, n loc de ,,8 ru m s confirmai participarea dv. p'n cel mai t'rziu pe <@.@C ?@@B (tel.$ ECF.CF.CF, doamna !lice 2anu)7, se folosete din ce n ce mai des formula (.3.8.-., o abreviere a formulei din limba francez 6(epondez sXil vous plat7 , 6(spundei v ru m7 i este urmat de un numr de telefon sau fa#. De asemenea, se poate adu a$ ,,nainte de :7. /#emplu$ (.3.8.-. nainte de : Gel.9fa#$ ECFCFCF 1nstruciuni speciale o o o o o o o o

31

/ste important, dac evenimentul o cere, indicarea pe invitaie a inutei$ ,,inuta de sear7 sau ,,inut de zi7, aceasta va ajuta ca fiecare invitat s se simt bine& se vor da i alte informaii pentru a)i ajuta pe invitai (de e#emplu$ ,,parcare special n spatele +otelului7 sau ,,n caz de ploaie se am'n :. sau se va desfura:7 3rafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru te#t$ un mijloc de e#primare n slujba mesajului care trebuie transmis. >nvitaia scris trebuie s rein atenia invitailor care vor veni. -entru aceasta, resursele rafice sunt foarte utile. "n primul r'nd, n ceea ce privete te#tul, dimensiunea, caracterelor, pentru anumite cuvinte i rupuri de cuvinte, spaiul ntre ele, dar i culoarea invitaiei i forma sa, n al doilea r'nd, prezena simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importan. Ina din re ulile rafice const n a nu utiliza dec't un sin ur tip de caractere pe aceeai invitaie. (esursele rafice contribuie n e al msur i la rezolvarea problemelor de ierar+ie ntre diferite personaliti. !stfel, preedintele unei asociaii, directorul unui muzeu etc, vor avea rij ca numele sau titlul ministrului care prezideaz evenimentul, s fie scris cu caractere mai mari dec't cele utilizate pentru ei. -entru litere, ne rul este culoarea admis;<=. >nvitaiile trebuie trimise cu suficient timp naintea evenimentului, pentru ca invitaii s)i poat rezerva timpul necesar. Izana protocolar pretinde ca invitaiile s primeasc un rspuns prompt. (spunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr)o scrisoare sau telefonic. +efuzul invitaiilor de afaceri iat o tem sensibil din cel puin dou motive$ 1. ntre partenerii de afaceri nu e#ist de re ul o relaie aa intens ca ntre prieteni& invitaiile sunt mai rare i au o valoare mai mare& F. invitaiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienilor au aproape ntotdeauna o importan pentru afaceri$ se ntrein relaiile e#istente sau se ntemeiaz altele noi. "n unele mprejurri se ajun e c+iar la ne ocieri i la nc+eieri de contracte, de aceea n domeniul afacerilor este mai indicat s se accepte o invitaie, c+iar n ciuda unor probleme. Dac totui nu se poate da curs invitaiei, este indicat s se trimit o scrisoare n care s se menioneze motivul sau motivele refuzului& se mulumete pentru invitaie, se ureaz azdei succes la festivitatea or anizat i eventual se fi#eaz n perspectiv o invitaie reciproc i sau o alt nt'lnire. Dac relaia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,nlocuitor7, astfel nu va lsa impresia c evenimentul nu prezint interes pentru el i firma sa. !crisoarea de invitaie la nivel nalt$ este obli atoriu ca scrisoarea de invitare s se adreseze de omolo ul celui invitat. /c+ivalena ran ului se stabilete la nivelul conductorului dele aiei invitate. /ste totdeauna tiprit i are caracter diplomatic& poate fi precedat de un fa# pentru operativitate, ns trimiterea prin curier a invitaiei ori inale este obli atorie;?=. !re antetul instituiei (stema, alte nsemne sau elemente distinctive, numele instituiei celui care invit). 3crisoarea de invitaie ncepe cu o fraz de politee care s e#prime bucuria de a comunica, n cazul n care este primul contact dup numirea n funcie, se adreseaz felicitri (c+iar dac acestea au fost transmise la nvestitur, prin intermediul ambasadei)& n cazul invitaiei la nivel nalt se face o rememorare a ultimelor contacte. Coninutul propriu(zis & cuprinde invitaia concret, preciz'ndu)se perioada i locul. 3e va clarifica caracterul vizitei (invitaiei)$ de curtoazie, de lucru sau vizit oficial). De asemenea, n coninutul invitaiei se va preciza scopul vizitei (invitaiei). Dup definirea eneric a scopului, se face o succint propunere de a end a nt'lnirii. ! enda nt'lnirii nu se stabilete concret n scrisoarea de invitaie, aceasta este stabilit ulterior de e#perii celor dou pri, dup primirea scrisorii de acceptare. /inalul scrisorii de invitare este o fraz de politee i trebuie s cuprind asi urarea adresantului de respectul de care se bucur i faptul c se ateapt un rspuns. Sc!i1%!ile de #elicita!e (i #elicit.!ile :p!etip.!ite; 3crisorile de felicitare i felicitrile pot fi trimise$ colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentanilor diverselor instituii, omolo ilor etc., cu diferite prilejuri$ !nul Nou, srbtori naionale, numiri n funcie, aniversri etc. Cel mai important prilej l reprezint !nul Nou i srbtorile de iarn. "ntrebarea este ce ale em 3crisoarea sau felicitarea pretiprit. 3crisorile de la sf'ritul anului conin mai mult dec't urri. /le au un caracter mai personal i indic stadiul unei relaii. 3crisoarea poate fi scris de m'n, iar dac te#tul este scris la main, atunci formula de adresare i nc+eiere se va scrie de m'n. 3crisoarea trebuie s fie scris c't mai cite i s lase o bun impresie estetic. /a cuprinde elementele de structur ale oricrei scrisori. /elicitarea este cea mai bun ale ere n cazul relaiilor mai puin str'nse. /#ist o multitudine de prezentri n form pretiprit. Irrile pretiprite vor conine o not personal dac vor fi completate cu c'teva r'nduri scrise de m'n. Hormula de nc+eiere se va scrie obli atoriu de m'n. -entru a putea ntreine bune contacte profesionale, fiecare firm trebuie s aib o baz proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este i norat, dar de care depinde succesul comunicrii ntre parteneri. !le erea de felicitri pretiprite i de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie s se nc+eie din luna noiembrie. De asemenea, urrile de la sf'ritul anului trebuie s ajun la destinatar cu c'teva zile nainte de Crciun, deoarece se tie c majoritatea firmelor au vacan n ajunul acestor srbtori. Corespondena trebuie e#pediat cu o sptm'n nainte de Crciun. Ha#ul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urrile de sf'rit de an, cu o e#cepie, dac cineva a fost uitat, n ultim instan se va trimite urarea prin fa#, dec't deloc.
;<= .ouis, Dussault. ;?= rotocol instrument de comunicare, 5ucureti$ /ditura *ala#ia, <KKE, p. AE

Victor, Alistar; Ion, Popescu-Sl niceanu! "p! cit!, p! 80! E.E. CORESPON8ENA A8MINISTRATIB 32

P!incipalele tipu!i de 1c!i1%!i

Corespondena administraiei publice se difereniaz ca re im n funcie de sursa ei de provenien. !stfel se poate vorbi de corespondena intern, n cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei instituii i de corespondena e#tern, reprezentat de documentele care sunt emise de compartimentele unei instituii ctre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din e#terior de la alte persoane juridice sau fizice. "n practic aceast difereniere are efect asupra modului de abordare a fiecrui tip de coresponden (intern sau e#tern), precum i a modului de nre istrare a circulaiei ei. 2otele de informare reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal sau pe vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor. /#ist posibilitatea folosirii notelor de informare i n e#teriorul unei autoriti publice numai atunci c'nd ele au ca destinatar un for ierar+ic superior. Coninutul lor const n prezentarea unei sin ure situaii concrete sau a unei sinteze a operaiunilor sau faptelor administrative ntreprinse. Coninutul mai poate viza i sesizarea unor situaii materiale care afecteaz, determin sau sprijin desfurarea curent a activitii. Got n cate oria notelor de informare intr i notele verbale, care prezint aceeai form, ns coninutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau aciuni premer toare contactelor oficiale ale unui decident. De e#emplu$ informarea unui ministru de ctre directorul su de cabinet privind contactarea i intenia unor investitori de a demara activiti n domeniul su de competen. !ceast informare este necesar la stabilirea unor ntrevederi. uncte de vedere sau acorduri de principiu;<= !cest tip al corespondenei interne are un caracter prealabil deciziei administrative, ori realizrii faptelor de competen material i este prezent c'nd, ntr)o aciune, sunt implicate mai multe compartimente. -unctul de vedere este nt'lnit n situaia n care un compartiment de specialitate i e#prim poziia n le tur cu oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alturi de le alitate. !cordul de principiu este necesar n cazul demarrii unei proceduri de ac+iziie public de ctre un compartiment specializat (e#.$ pentru Direcia 3isteme >nformatice, este necesar acordul de principiu al Direciei de 5u et, care confirm e#istena surselor financiare i alocarea n fila de bu et). Ca element al corespondenei interne, acordul de principiu nu are o form specific, el put'ndu)se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobrii sau ca atare, printr)un act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu7, ori ca adres n care obli atoriu se nt'lnete fraza ,,ne e#primm acordul de principiu fa de :..7. /#ist situaii n care acordul de principiu sub forma avizului prealabil este obli atoriu pentru valabilitatea unei decizii. !t't punctul de vedere, c't i acordul de principiu reprezint de fapt rspunsuri la alte elemente ale corespondenei interne, ele neput'nd fi iniiate din oficiu (e#cepie face punctul de vedere pe mar inea unor proiecte normative sau re ulamente). !crisoarea nsoitoare de acte are o lar utilizare, at't n corespondena intern, c't i n cea e#tern i este poate cea mai clasic form de coresponden& are un caracter intern c'nd nsoete lucrri redirecionate ntre compartimentele aceleai instituii sau n cazul transmiterii de la un c%*pa!ti*ent la altul, n cadrul unei proceduri de avizare n etape$ ea pstreaz forma unei adrese obinuite, cu menionarea, n formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte. !stfel se trimit acte;?=$ o periodic (n cazul n care e#ist un act normativ din care reiese obli ativitatea). /#emplu$. naintarea la termene dinainte stabilite a situaiilor statistice, drile de seam etc). "n acest caz formula de introducere este$ ,, v naintm (trimitem) alturat & o la cererea unui or an ierar+ic superior sau a unui alt or an al ad)iei de stat. "n acest caz scrisoarea de trimitere de acte ncepe astfel$ ,, ca urmare cererii (ordinului, dispoziiei ) dv. nr . v naintm alturat . . !ctele trimise sunt trecute n cuprinsul scrisorii de nsoire, iar la ane#e se menioneaz numai numrul lor& poate lua forma unui borderou, c'nd avem mai multe documente transmise n ane#. 3crisoarea nsoitoare de acte poart nr. de re istratur, datele e#peditorului, datele destinatarului, semntura. Memo sau nota intern & n instituii, firme se practic frecvent comunicarea ntre compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum)ului sau notelor interne, fiind alturi de telefon, una dintre principalele modaliti de comunicare intern ntr)o firm. Nota intern, n plus fa de comunicarea telefonic, i pstreaz caracteristica de fil de a end i are i avantajele unei comunicri scrise, fiind nre istrat ntr)un dosar. 3unt folosite pentru transmiterea informaiilor ur ente, ntrebrilor, instruciunilor& sau, ntr)o form mai lun , pot servi ca raport. "n acest tip de coresponden nu se folosesc formule de politee la nceput i sf'rit, politeea fiind sub'neleas. 2esajul notei interne trebuie s fie c't mai scurt, fiind format de obicei dintr)o sin ur idee. 2ajoritatea instituiilor utilizeaz formulare standardizate pentru notele interne, dar c+iar dac acestea nu sunt folosite, o not intern are patru pri n antet$ ,, -entru:.7 (numele destinatarului), .,,De la:7 (numele e#peditorului). ,,Data..7(ziua, luna, anul) i ,,subiectul7 (o fraz scurt). C'teodat, poate include i denumirea departamentului i numrul de telefon al e#peditorului. "n ceea ce privete stilul limbajului dintr)o not)memo intern nu sunt re uli fi#e. /l depinde de mai muli factori, i anume$ natura mesa$ului$ informaii, ntrebri, cereri, rspunsuri, felicitri etc.& contextul mesa$ului$ reaciile probabile ale cititorului, ce s)a nt'mplat nainte, c't tie destinatarul despre subiectul notei, ur ene i prioriti , rutin, criz , instruciuni de urmat pentru tot personalul& statutul #i personalitatea destinatarului $ poziia n or anizaie, nivel de instruire, metode de munc, atitudinea fa de comunicarea scris etc.& relaii ntre expeditor #i destinatar$ prietenie, indiferen, relaii informale etc.

33

3tilurile notelor interne pot fi diferite. Directivele i instruciunile unei persoane din conducere adresate ntre ului personal pot fi foarte bine scrise ntr)o manier formal, ntr)un limbaj impersonal, pe c'nd un mesaj trimis unui cole poate fi scris ntr)o manier conversaional, folosind c+iar lume sau e#presii amuzante. Notele interne scrise ctre superiori vor fi mai pretenioase ca stil dec't cele trimise subordonailor. In superior i poate permite un ton familiar, prietenesc, atunci c'nd scrie subordonailor, dar se poate simi ofensat dac i se rspunde la fel. rocesul(verbal & este documentul prin care se consemneaz cu e#actitate fapte, aciuni, discuii i +otr'ri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri. /#ist mai multe tipuri$ proces)verbal de constatare (pe formulare tipizate)& proces)verbal de predare)primire a unei estiuni& proces)verbal de consemnare a unei edine. Yin'nd cont de aceast clasificare, procesul)verbal poate avea form i coninut diferit. rocesul(verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe persoane mputernicite de un or an de stat, inspectorate i inspecii din cadrul or anelor centrale sau locale de specialitate din administraia public (>nspectoratul sanitar, >nspectoratul pentru controlul calitii etc) !cestea pot aplica sanciuni administrative, n baza proceselor verbale nc+eiate. De obicei se nc+eie pe formulare tipizate i au urmtoarea structur$ antetul instituiei& titlu i obiectul procesului verbal& nr. de ordine i data& numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea actului de mputernicire respectiv& consemnarea detaliat a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se ntemeiaz (constatri personale, declaraii, documente etc)& menionarea numrului de e#emplare n care a fost ntocmit i destinaia fiecrui e#emplar& semnturile persoanelor care l)au ntocmit. rocesul(verbal de predare(primire a unei estiuni , se nc+eie n urma transmiterii drepturilor i obli aiilor referitoare la estiune, de la cel care pred la cel care primete. /lementele lui obli atorii sunt$ unitatea n cadrul creia se petrece predarea)primirea& titlul ,,-roces)verbal de predare)primire , urmat de ,,nc+eiat astzi (data complet), ,pentru predarea estiunii... (obiectul predrii)& temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.)& dac predarea se face cu caracter temporar sau definitiv& numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predare)primire& lista complet (n procesul)verbal sau n ane#) a bunurilor ce fac obiectul predrii primirii& n cazul n care lista obiectelor este separat, n procesul)verbal se menioneaz prezena ane#ei& semnturile precedate de cuvintele ,,am predat & ,,am primit & ,,am asistat . rocesul(verbal de consemnare a unei #edine & se ntocmete de ctre secretarii or anelor respective sau de alte persoane nsrcinate cu redactarea lor. -rincipalele elemente pe care trebuie s le cuprind acest tip de proces) verbal sunt$ antetul documentului (numele firmei, societii& denumirea documentului (proces)verbal)& subiectul ,, al edinei Consiliului de !dministraie & data ,,din D iunie ?@@B & meniuni prealabile (numele persoanei care a desc+is edina, componena prezidiului, nr. de membri prezeni, abseni, invitai)& subiectul edinei$ ordinea de zi& consemnri$ pe scurt din lurile de cuv'nt i concluziile pe puncte din ordinea de zi (meniuni cu privire la +otr'rile luate)& semntura. -rocesele)verbale de edin se nscriu ntr)un re istru sepcial i se numeroteaz n ordinea ntocmirii lor. Ca variante ale procesului verbal sunt$ protocolul, minuta. rotocolul & consemneaz discuiile sau nele erile intervenite ntre subuniti ale aceleiai uniti, ntre persoane fizice i juridice antrenate n rezolvarea diverselor probleme ale a enilor economice. !stfel de nele eri pot interveni cu privire la folosirea n comun i n anumite condiii a unor bunuri de ctre dou sau mai multe persoane sau uniti de desfacere. -rotocolul poate fi ntocmit, de e#emplu, i pentru nele erile intervenite ntre unitile de desfacere a mrfurilor i a societilor de asi urare, n vederea asi urrii bunurilor de valori ridicate desfcute populaiei de ctre societile comerciale sau pentru asi urri de persoane;B=. "n acest document se consemneaz condiiile n care se face asi urarea i vrsarea sumelor rezultate din prime de asi urare, precum i comisionul ce revine celui care nc+eie documentul, ncaseaz sumele i le vars n contul societii de asi urare. De asemenea, foarte frecvent, tot un astfel de document (protocol) se nc+eie i ntre sindicate i *uvern, ntre diferite or anisme internaionale, n cadrul cruia sunt consemnate nele erile la care se ajun n urma unor discuii. Minuta la fel ca i procesul)verbal, protocolul, minuta consemneaz nele eri intervenite cel puin ntre dou pri. 3pre deosebire de procesul)verbal, i protocol, minuta consemneaz nele eri mai sumare, cu privire la probleme de mai mic importan& Deosebirile fa de procesul)verbal sunt$

34

constatrile fcute printr)o minut cuprind o situaie la un moment dat, o propunere sau o aciune ntreprins& minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etap la alta& minuta are un caracter parial, ce urmeaz a fi ntre it ulterior prin completri. Minuta administrativ este folosit n instituii, pentru rezolvarea problemelor n urmtoarele situaii$ ca document preliminar de nele ere ntre dele aii unitilor cu ocazia ncercrii acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun& ca document nc+eiat n scopul de a consemna discuiile i nele erile ntre dele aii a enilor economici, cu ocazia nc+eierii unor contracte& ca document nc+eiat la recepionarea parial a unor lucrri i servicii. .nc-eierea & este un act oficial, ntocmit de ctre un colectiv de lucru, n care se consemneaz +otr'rile finale luate n cadrul edinei, cu ocazia unei constatri. >nc+eierea se asemn cu procesul)verbal prin redactare, scop i prin colectivul care o redacteaz. 3e deosebete de procesul)verbal prin mprejurrile n care se ntocmete. "nc+eierea administrativ , se ntocmete ntre dele aii prilor, cu ocazia edinelor n care se discut condiiile de nc+eiere a contractelor, nenele erile ivite ntre uniti. 3e mai folosete i n cazul verificrilor unor lucrri i servicii. "nc+eierea de confirmare a unui proces)verbal de contravenie se ntocmete de ctre eful or anului al crui mputernicit a nc+eiat procesul)verbal de constatare i sancionare pentru contravenie. "nc+eierea notarial , est certificarea prin care notariatul autentific ndeplinirea unui act notarial. De asemenea, nc+eierea de le alizare este o nc+eiere notarial. "nc+eierea judectoreasc est ntocmit de or anele justiiei. +eferatul & este o lucrare curent, n care sunt prezentate aspecte concrete, dar i aprecieri n le tur cu o anumit problem, cu o situaie e#istent. (eferatele sunt specifice corespondenei interne, ele neput'nd fi utilizate n raporturile unei autoriti cu mediul e#terior& este cel mai important instrument de coresponden al administraiei publice. Din punct de vedere relaional, n interiorul unei autoriti administrative, referatul face le tura ntre sfera e#ecuiei i cea a deciziei. (eferatul se utilizeaz n toate domeniile de activitate. (eferatul poate fi$ de necesitate, de aprobare a c+eltuielilor, de propunere a aplicrii de sanciuni disciplinare etc. -rin referate se propun soluii te+nice i or anizatorice menite s duc la mbuntirea muncii sau la buna desfurare a unor aciuni. /le se redacteaz din dispoziia conduceri sau din oficiu i se prezint sub form scris ori inal. +aportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n e#teriorul autoritii publice respective pe cale ierar+ic, de la nivel inferior spre nivelul superior. 3e prezint sub form scris i nu necesit n mod obli atoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se asi ura eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr)o form clar, cu coninut edificator, bazat pe cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii convin toare, ar umentate. (aportul cuprinde, de obicei, o e#punere fcut de un membru al unui or an de control cu privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri de lucruri, prezentarea situaiei activitii ntr)un compartiment de munc. (apoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispoziiei date de or anul cruia i se prezint, ori n temeiul unor prevederi e#prese ale unor acte normative. 9lementele obligatorii ale +aportului #i +eferatului sunt: % titlu ,,(aport privind desfurarea activitii de recepie calitativ:...7 ,,(eferat de necesitate7& % numrul i data& % numele i calitatea celui care ntocmete actul& n cazul raportului, actul normativ pe baza cruia a fost efectuat controlul, numele i calitatea persoanei care l)a semnat& )constatrile concrete, precise, pe mar inea problemelor prezentate, n alineate separate i numerotate& ) propunerile& )formula de nc+eiere (n cazul raportului ,,drept pentru care a fost nc+eiat prezentul raport )& ) semnturile, precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au efectuat controlul. Darea de seam este documentul care cuprinde e#punerea i analiza activitii unei uniti, ntr)o anumit etap. Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului de salariai sau de acionari n adunarea eneral, n edina de analiz a muncii, edin care poate avea loc lunar, trimestrial sau anual. 3e ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate i a informaiilor or anelor de conducere. -rezentarea activitii se face n spirit critic i autocritic, confrunt'ndu)se sarcinile prevzute n planul de activitate cu datele concrete ale realizrilor obinute. 3e analizeaz atent lipsurile i cauzele acestora, precum i reutile nt'mpinate i se fi#eaz sarcini precise pentru etapa urmtoare. "n adunarea eneral, dup citirea drii de seam, se fac completri. De asemenea, se discut problemele ridicate, se fac propuneri, se iau +otr'ri. Darea de seam se alctuiete n mod obinuit dup un plan i cuprinde$ % titlul ,,Dare de seam7 i se specific a cui activitate se prezint)& % perioada pentru care se prezint darea de seam& % introducerea (se fac consideraii asupra condiiilor n care se desfoar activitatea)& % obiectivele desprinse din planul de activitate& % analiza activitii pe perioada dat& % realizrile& % lipsurile i cauzele lor& % reutile nt'mpinate& % concluziile i propunerile. Darea de seam poate fi$ intern i cuprinde analiza activitii proprii pe o anumit perioad i extern i cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate& poate fi statistic i contabil. etiiile & reprezint un element e#clusiv al corespondenei e#terne i sunt cererile petenilor (persoane fizice sau juridice) adresate administraiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. ! o o o

35

nu se face confuzie ntre petiie i pl'n ere. "n timp ce petiia reprezint o cerere adresat administraiei, pl'n erea reprezint prezentarea unei situaii de fapt care lezeaz interesele unei persoane. -etiia nu are o form standard, ns trebuie s cuprind anumite elemente obli atorii$ o cui se adreseaz& o numele, adresa i toate datele de identificare ale petentului& o problema concret adus n faa administraiei& o motivaia solicitrii& o semntura i data. "n .e ea !dministraiei -ublice, se prevede obli aia administraiei de a rspunde n termen de B@ de zile la petiii, indiferent dac rspunsul este ne ativ sau afirmativ. +spunsul la petiii nu trebuie confundat cu soluionarea unei petiii prin emiterea unui act administrativ. (spunsul la petiie poate nsemna orice adres n atenia petentului care e#plic refuzul sau acceptul rezolvrii situaiei sale i precizeaz stadiul soluionrii. In posibil rspuns la o cerere de locuin ctre primrie$ ,, cererea dumneavoastr cu nr. de nre istrare :.din data::, adresat -rimriei a fost luat n eviden i va fi soluionat n msura spaiilor disponibile7 sau ,,cererea dumneavoastr nr. din data:::, adresat -rimriei a fost analizat n conformitate cu actele normative i v comunicm c nu v ncadrai n cate oria beneficiarilor de locuine din fondul locativ de stat7. (spunsul la petiie trebuie s poarte numr de nre istrare i dat, s fac referire la numrul i data nre istrrii petiiei, s precizeze concret poziia autoritii administrative, s fie semnat i tampilat. "drese de redirecionare & ntre autoriti administrative diferite, reprezint un tip al adreselor nsoitoare de acte, prin care o autoritate administrativ i declin competena n privina unor petiii reit adresate n favoarea altei autoriti, spre ,,competent soluionare7. !dresele de redirecionare trebuie s cuprind urmtoarele$ antetul instituiei ce remite petiia& autoritatea creia i este redirecionat petiia& numele i adresa petentului& problema ridicat& numrul i data cu care a fost nre istrat petiia& numrul de pa ini i, dac este cazul, ane#e& semntura i tampila instituiei. 1nformri reciproce sunt specifice relaiilor de cooperare sau parteneriat ntre dou sau mai multe instituii i vizeaz ducerea la ndeplinire a unor acorduri, ori monitorizarea etapelor acelor acorduri. De e#emplu, informrile reciproce ntre Camerele de comer sau cele ntre ministere de competen eneral i ministere de competen specific, cum ar fi$ ) ministerele cu 2inisterul Hinanelor privind e#ecuia bu etului sau alte aspecte privind re lementarea re imului fondurilor publice& ) 2inisterul .ucrrilor -ublice cu alte autoriti publice privind construciile i posibilitatea unor modificri, consolidri ori e#pertizri. "n acest caz informrile reciproce reprezint alt coresponden dec't cea de avizare. +epartiiile & au un re im special, deoarece ele se predau numai personal unei anumite persoane, care are obli aia de a le folosi numai pentru scopul n care i)au fost nm'nate, n perioada de timp prevzut, dup aceea ele pierz'ndu)i valabilitatea. De menionat c acest tip de coresponden est e denumit eneric repartiie, fiecare act de acest fel av'nd o denumire proprie i specific domeniului de utilizare. >at c'teva dintre domeniile i cate oriile de repartiii care sunt mai des nt'lnite$;C= "n domeniul contractelor de locaiune imobiliar$ repartiii pentru ntocmirea contractelor de locuine sociale sau din fondul locativ de stat& repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor .e ii C?9<KK< privind protecia revoluionarilor& repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor .e ii privind protecia micilor meseriai& "n domeniul dreptului provizoriu de uz al spaiului aerian i al frecvenelor radio i tv.$ o repartiii provizorii p'n la emiterea licenei, conform .e ii !udiovizualului& o staii emisie)recepie cu mai multe posturi (companii de ta#imetre, companii de intervenie, paz, protecie etc)& o repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce opereaz pe teritoriul naional al (om'niei. Citaiile & se transmit numai ntre instituii diferite& au un caracter similar convocrilor, care sunt specifice corespondeei interne. /#emple de citaii, altele dec't cele judectoreti$ cele ale Camerelor de comer i industrie pentru arbitraje& cele ale autoritilor portuare pentru comunicarea de decizii cpitanilor navelor acostate& cele ale or anelor de poliie pentru soluionarea unor anc+ete (a nu se confunda cu citaiile emise de -arc+et sau citaiile instanelor n cauze penale). 2aveteleH7I se prezint sub forma comunicrilor ntre compartimentele aceleiai autoriti ca proceduri prealabile adoptrii deciziei administrative. /#ist dou cate orii, i anume$ <. !dresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului i transmise decidentului (de e#emplu$ comunicrile de spaii libere cu destinaie locativ sau cu alte destinaii transmise de direciile, re iile sau societile de administrare Consiliilor locale sau primriilor pentru emiterea de repartiii). ?. Comunicri ntre instituiile sau compartimentele aceluiai sistem, ori ntre societi cu aceleai atribuii care iau parte la o nele ere. !stfel, amintim de navetele sau comunicrile din diferite domenii$

36

transporturi transmiterea ntre re ionalele de cale ferat, companiile aeriene etc., a dia ramelor cu locurile disponibile pentru rezervare i v'nzare de bilete& acorduri de tranzitare comunicarea de la autoritatea ce d avizul de tranzitare la autoritatea de rani care controleaz accesul& transmiterea situaiilor privind debitorii de la diverse autoriti administrative la administraiile financiare ori direciile de ta#e i impozite locale pentru e#ecutri. Navetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp prevzut n ele. Acte de di1p%'i0ie (i deci'ie !ctivitatea de baz a fiecrei or anizaii, activitate care deriv din le ea lor or anic, este adus la ndeplinire de or anele de conducere prin ordine, decizi, dispoziii, i care au un caracter obli atoriu. Ordinul este un act specific ministrului, i are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordoneaz. /ste un act de dispoziie, la fel ca i decizia. "n unele uniti economice (n funcie de dependena lor) ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe care trebuie s le cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei. "n unele cazuri, funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obin'nd astfel un nou tip de document , ordinul circular. Decizia & este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea unor lipsuri, pentru sc+imbarea din funcie a unor persoane care s)au dovedit necorespunztoare, pentru sancionarea unor salariai vinovai etc. Dispoziia & poate fi dat de orice persoan cu funcie. Caracteristici de redactare. !ceste tipuri de acte au o structur similar i cuprind$ denumirea unitii emitente& titlul, numrul i data actului& preambulul (meniuni prealabile)$ prevederea le al care d dreptul or anului respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care justific emiterea lui, introduse prin una din formulele$ ,, av'nd n vedere , ,,pe baza , ,,n temeiul & formula de dispoziie$ ,,emite urmtorul ordin (decizie, dispoziie) , precedat de artarea calitii emitentului& coninutul, rupat pe puncte numerotate& nc+eierea (numerotat n continuare), cuprinz'nd or anul sau or anele (direcii, servicii etc) care urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz& semntura emitentului (precedat de indicarea funciei). !stfel de acte pot cuprinde i manifestarea de voin a mai multor or ane, deci pot fi emise n comun de acestea i semnate de conductorii fiecruia dintre ele. 1nstruciunile & sunt, n eneral, acte completitive, e#plicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ (le i, ordine etc). /le au acelai caracter normativ ca i re lementrile pe care le nsoesc. 3istematizarea instruciunilor se face pe pri, capitole, articole, para rafe etc. Circulara este documentul prin care un or an ierar+ic superior, transmite unitilor din subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. 1 caracteristic de dactilo rafiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe e#emplare, adresa destinatarului complet'ndu)se pe fiecare e#emplar separat. Copiile, av'nd valaorea ori inalului, se e#pediaz cu semntura conductorului i tampila unitii. 3crisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor, i un numr propriu de ordine (e#.$ ,,>nstruciune nr:7, ,,Circulara nr:.7). >nstruciunile i circularele nu suport rspuns. .a destinatar ele primesc rezoluia ,, n eviden , pentru a fi avute permanent n vedere. /le au o sin ur semntur a conductorului. A!tele do&editoare < sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice, n scopul atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi. "deverina & este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atest un drept, un fapt, o situaie. !deverina se elibereaz pe baza unor acte, documente, re istre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De e#. adeverina eliberat de circa financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest e#istena sau ine#istena unui debit& adeverina eliberat celor care frecventeaz o form de nvm'nt pe baza documentelor colare& adeverina eliberat de uniti salariailor care i desfoar activitatea n cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat pe baza deciziilor de ncadrare, a datelor nscrise n carnetul de munc etc. /lementele adeverinei sunt$ antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin7, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a)i servi la:7), semntura (semnturile), tampila unitii emitente. "n ultimul timp sunt formulare tipizate. Certificatul este un document eliberat de un or an de stat specializat, prin care se atest drepturi sau fapte deosebite$ certificat de cstorie, de studii, de deces etc. Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i care sunt e#trase, n eneral, din re istre. Delegaia este actul care atest dele area de autoritate, n mod e#pres, a unei anumite persoane, pentru o anumit problem sau rup de probleme, pe o perioad de timp determinat. -e baza dele rii de autoritate sub forma dele aiei, o persoan l reprezint pe emitentul actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate e#pres n dele aie. /ste un act de lar rsp'ndire, specialitii din uniti fiind dele ai pentru a participa la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc.

37

-ersonalul oficiilor juridice este dele at a reprezenta interesele unitii n justiie. "n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat, semntura, tampil), ca elemente obli atorii specifice dele aiei apar$ titlul ,,dele aie , obiectul dele aiei, actul de identitate al dele atului (5.>. cu nr., seria i emitentul), perioada de valabilitate a dele aiei. C-itana este un nscris prin care se certific predarea)primirea unei sume de bani. /a cuprinde ca elemente obli atorii $ titlul ,,c+itan7, data, numele i adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a primit. C+itana poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor or ane de stat (c+itana de plat a impozitelor, a abonamentelor (G8 etc.)
;<= 8ictor, !listar& >on, -opescu, 3lniceanu. 1p. cit., p. ??B. ;?= !bela, 0ascal& .ucreia, -reotesiu. Coresponden #i 0e-nica secretariatulu, 5ucureti $ /ditura Didactic i -eda o ic, <KKE, p. BC. ;B= Zoica, 8ldu& !na, Geme. Corespondena comercial, 5ucureti$ /d. Didactic i -eda o ic, <KK?, p. KA. ;C= 8ictor, !listar& >on, -opescu)3lniceanu. 1p. cit., p. ?BD ;D= >bidem., p. ?BB.

E.F. CORESPON8ENA 97RI8IC

"n cadrul corespondenei oficiale un loc important l ocup scrisorile cu coninut juridic, fie c este vorba de apariia, stin erea sau modificri de obli aii juridice. "n desfurarea activitii lor, a enii economici intr, n mod inevitabil, n relaii cu or anele de justiie (judectorii, tribunale etc) . -rincipala coresponden ce are loc cu or anele de justiie const n$ scrisori (cereri) de acionare n judecat, nt'mpinri, cereri de recurs naintate de reclamani sau de p'r'i i citaii emise de or anele judectoreti. Cererea de acionare n $ustiie se formuleaz de reclamant i se nainteaz or anului de justiie n vederea recuperrii unor drepturi ce i se cuvin din relaiile contractuale cu ali a eni economici, din imputaii sau din alte operaii. Desi ur c se acioneaz n judecat numai dup ce au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a liti iului pe cale amiabil. Cererea de acionare n judecat trebuie s cuprind, n principal urmtoarele$ date de identificare a reclamantului i a p'r'tului, solicitarea de a rezolva liti iul n favoarea reclamantului, valoarea liti iului, motivele pentru acionarea n justiie, meniuni din care s rezulte c au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a diferendului prin nele ere ntre pri. De re ul, cererii i se ane#eaz i diverse documente care pot s probeze n justiie cele relatate. "n cazul n care aciunea a fost respins prin sentina instanei de fond, reclamantul are dreptul ca n termen le al s formuleze cererea de recurs, n care pe l'n datele enerale sunt menionate i motivele pe care se sprijin cererea. Cererea de recurs poate fi formulat, de asemenea, i de ctre p'r't n situaia n care instana a admis aciunea reclamantului, iar p'r'tul este nemulumit de +otr'rea pronunat. Ha de cererea de acionare n judecat i de recurs, p'r'tul poate s formuleze ,,nt,mpinare), pe care o depune la or anul judectoresc, n care menioneaz motivele pentru care nu este de acord cu cererea formulat de reclamant. !ceast scrisoare are o form tip i cuprinde$ destinatarul (preedintele instanei investite)& datele personale de identificare n baza actului de identitate i calitatea n cauza la care se depune prezenta scrisoare de nt'mpinare& punctul de vedere al autorului i cererea ctre instan urmat de motivarea n fapt i n drept a cererii sale& se nc+eie obli atoriu cu prezentarea probelor de care nele e s se foloseasc& numele i prenumele n clar i semntura olo raf. -artea p'r't este solicitat de ctre or anele judectoreti s se prezinte n faa instanei de judecat, n vederea dezbaterii problemelor n liti iu, prin citaia pe care o emite. Citaia reprezint invitaia oficial scris, prin care persoanele fizice sau juridice (prin reprezentantul le al) sunt c+emate s se nfieze la o anumit dat n faa unei instane judectoreti sau a altei autoriti. -ersoanele citate de or anele judectoreti pot avea calitatea de p'r'te sau de martori. /ste corespondena cu form tipizat i cuprinde urmtoarele elemente$ autoritatea emitent (instana, radul, localitatea, secia sau completul)& numele corespondene ,,C>G!Y>/7, destinatarul i datele de identificare unde urmeaz a se ndeplini procedura& se precizeaz obiectul citaiei (nr. dosar, cauz, pri), este datat, semnat i tampilat. 2otificarea are rol de ntiinare fcut formal i se utilizeaz at't n relaiile comerciale, c't i n cele juridice. Notificarea se face formal n mai multe e#emplare, dup caz, i cuprinde$ datele celui care notific, numele corespondenei, datele celor notificai, elementul de coninut al notificri, numrul de e#emplare, efectele ce deriv din prezenta notificare pentru cei n cauz, semntura celui care notific, autoritatea care a autentificat sau le alizat notificarea.

E.G. CORESPON8ENA 8IPLOMATIC

In rol deosebit n relaiile internaionale ntre state l ocup corespondena diplomatic. .a ntocmirea acesteia, care rm'ne ca document diplomatic, emitentul trebuie s porneasc de la sarcinile concrete, obiectivele pe care le urmrete n transpunerea n via a politicii e#terne a statului su. /mitentul trebuie, de asemenea, s cunoasc importana problemei pe care vrea s)o abordeze n documentul respectiv, istoria problemei, stadiul su de soluionare, aspectele sale juridice. "n funcie de aceste considerente, emitentul decide asupra enului de document diplomatic$ scrisoare de acreditare, not verbal, nota semnat, scrisoarea personal, aide)memoire, memorandum, mesajul de felicitare etc. /le se deosebesc ntre ele prin importan, destinaie, formulri protocolare. 3tilul corespondenei diplomatice este mult mai sobru i mai reverenios. 2odul de transmitere este, n eneral, curieratul i are ntotdeauna forma scris n ori inal i presupune semntura olo raf.

38

Hiind vorba de implicarea unui stat, suportul pe care este redactat corespondena este foaia cu antet sau fili ranat cu nsemnele e#peditorului. Dei, n mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa naional, n corespondena diplomatic, av'ndu)se n vedere dificultile ce se pot ivi pentru soluionare operativ a problemelor abordate, dar i curtoazia fa de autoritile statului crora li se adreseaz corespondena, se practic ataarea la documentul emis n limba naional a e#peditorului a unei traducerii n limba destinatarului. Ca element de curtoazia, pe documentul tradus se scrie ,,traducere neoficialXX, c+iar dac aceasta a fost fcut de un specialist n limba respectiv. -entru uurarea comunicrii n scris, unele ambasade convin cu 2inisterul !facerilor /#terne din ara de reedin ca, pe baz de reciprocitate, s se corespondeze fie numai n limba naional, fie numai n limba rii de reedin. !tunci c'nd este vorba de limbi de circulaie foarte restr'ns, se convine utilizarea unei tere limbi, de re ul de circulaie internaional. Tipu!i de c%!e1p%nden0. dipl%*atic.;<E= 2ota verbal & se folosete n corespondena ntre o misiune diplomatic i 2inisterul !facerilor /#terne sau ntre 2inisterele de /#terne. /ste o comunicare scris, nesemnat, purt'nd doar si iliul 2inistrului !facerilor /#terne sau al 2isiunii Diplomatice de la care se emite. Notele verbale reprezint, de re ul, o importan diplomatic secundar. 2ota semnat este documentul diplomatic solemn care se adreseaz de ctre 2inisterul !facerilor /#terne efului misiunii diplomatice sau invers& !crisoarea personal se folosete ntre ambasador i ministrul afacerilor e#terne i nu an ajeaz statele. /ste mai puin protocolar i are caracter personal. 2ota colectiv este modalitatea prin care mai muli reprezentani ai statelor acreditante se adreseaz unui uvern, i se trimite ministrului afacerilor e#terne. % notele identice i notele paralele sunt note cu acelai coninut, care sunt prezentate simultan& % notele circulare sunt utilizate pentru a comunica informaiile curente, de ordin particular sau administrativ. "ide(memoire este documentul diplomatic care rezum aspecte ale relaiilor dintre state i e#pune consecinele juridice ale unor fapte. /ste o not diplomatic nm'nat de un a ent diplomatic celeilalte pri, n cursul unor tratative sau convorbiri, cu scopul de a rezuma problema discutat, a preciza anumite aspecte. !ide)memoire nu conine formule de politei i nici nu se semneaz& se adreseaz ministrului afacerilor e#terne. Memorandum(ul este un aide)memoire mai complet care, spre deosebire de acesta, prezint i o istorie a problemei aprute i justific politica urmat de statul acreditant fa de problema n cauz. +apoartele diplomatice privesc informarea ministerului de e#terne de ctre misiunile diplomatice cu privire la ndeplinirea instruciunilor primite. (apoartele sunt periodice. (aportul diplomatic poate fi darea de seam despre e#ecutarea misiunii n eneral. !crisoarea de acreditare este prezentat de reprezentantul misiunii diplomatice (ambasadorul) preedintelui rii unde a fost acreditat. 3crisoare este semnat de preedintele i ministrul afacerilor e#terne din ara de unde vine diplomatul. 8om reda mai jos c'teva din formulele protocolare utilizate n urmtoarele situaii$ n momentul redactrii adresei pe plic i la nceputul scrisorii (>), n formula de adresare (>>), n formula final (>>>)$ -entru -reedintele unei ri >. /#celena 3a, Domnul (numele), -reedinte al (numele rii sau al republicii)& !au Domnul (numele) -reedinte al (numele rii sau al republicii). >>. Domnule -reedinte& >>>. 8 ro s a reai, Domnule -reedinte, e#presia naltei mele consideraii& !au 1 ro pe /#celena 8oastr s a reeze e#presia naltei mele consideraii. Holosirea titlului de ,,/#celen7 fa de un ef de stat strin este facultativ. !cest titlu nu se folosete, de e#emplu, pentru preedintele 3tatelor Inite, nefiind utilizat n protocolul american, dec't n cazul unui ambasador strin. -entru -rimul)2inistru >. Domnul (numele) -rimul)2inistru al *uvernului (sau numele rii)& >>. Domnule -rim)2inistru, >>>. 8 ro s a reai, Domnule -rim)2inistru, e#presia naltei mele consideraii. -entru un ministru >. Domnul (numele) 2inistru al (numele ministerului)& >>. Domnule 2inistru, >>>. 8 ro s a reai, Domnule 2inistru, e#presia naltei mele consideraii. -entru un deputat >. Domnul (numele) Deputat de (numele circumscripiei) >>. Domnule Deputat, >>>. 8 ro s a reai, Domnule Deputat, e#presia:::::.. -entru un primar >. Domnul (numele) -rimar al (numele oraului)& >>. Domnule -rimar, >>>. 8 ro s a reai9primii, Domnule -rimar,:::. -entru un ambasador >. /#celena 3a Domnul (numele), !mbasador al (numele rii)&

39

>>. Domnule !mbasador& >>>. 8 ro s a reai, Domnule !mbasador, e#presia::::: !au 1 ro pe /#celena 8oastr s a reeze e#presia naltei mele consideraii.
;<E= (izescu, *+eor +e. Diplomaia arlamentar, 5ucureti$ /ditura .umina .e#, ?@@@, p. AE.

CURRICULU2 ,ITAE
Hlorentina -1-/3CI 3tr. Narciselor, nr. CC 5ICI(/WG>, sector B Gel.$ E FEF BCF B@ de ani, cstorit l copil <KK@$ Diploma Hacultii de Nurnalistic 5ucureti H1G1

PRE5TIRE E<PERIEN PROFESIONAL

<KK@)<KK?$ 3ta iul la ziarul 6(om'nia .iber7, la serviciul /#terne$ cercetri documentare. <KK?)?@@@$ 3ocietatea /uropresse (<D@ de salariai , cifra de afaceri) /ditare reviste te+nice de construcii. director de comunicare la departamentul de relaii publice. !m creat acest post, am dus o politic de promovare direct a publicaiilor, sporind astfel tirajul cu ?E[. !m or anizat mese rotunde ntre profesionitii din construcii, care au permis redaciei s modernizeze revista, rspunz'nd mai precis cerinelor cititorilor. !m or anizat reprezentarea societii n e#poziii, permi'nd astfel contactarea de noi clieni. Din ?@@@$ 3ocietatea -etro#)(om'nia (petroc+imie, filial a -etro#, cu sediul 3ocial la Dallas 3I! , ?F@@ persoane , cifra de afaceri de ... mii lei. director de comunicare intern !m conceput i s)a realizat un film despre firma noastr care a fost premiat la Hestivalul internaional al filmului de firme. !m creat, redactat i difuzat o revist de firm care a nlocuit alte forme de informare te+nic e#istente.

DI,ERSE
/n leza$ curent *ermana$ curent Cu!!iculu* ,itae Sc!i1%a!e de intentie Sc!i1%a!e de intentie Sc!i1%a!e de inten0ie Sc!i1%a!e de !ec%*anda!e Ce!e!e pe!1%nal.

D%*nule Di!ect%! 5ene!al&

3ubsemnata, 8asilescu !lina, an ajat a !utoritii !eronautice Civile (om'ne, n funcia de dactilo raf, n cadrul Departamentului (esurse Imane, v ro a)mi aproba eliberarea unei copii dup Carnetul de 2unc. 3olicit aceasta, pentru depunerea unui dosar de irant la 5.C.(. 8 mulumesc. Data 3emntura D12NI.I> D>(/CG1( */N/(!. !. !IG1(>G\Y>> !/(1N!IG>C/ C>8>./ (12RN/ Ce!e!e pe!e1%nal.

DO2NULE DIRECTOR&
3ubsemnata, Dalu >. 8alentina, an ajat a companiei pe care o conducei, v ro s)mi aprobai cererea de concediu de odi+n ncep'nd cu data de < mai ?@@B, pentru o perioad de dou sptm'ni. 3olicit ca drepturile bneti care mi se cuvin n contul concediului le al de odi+n s le primesc o dat cu ncasarea salariului din luna iunie a.c. 8 mulumesc.

40

Data D12NI.I> D>(/CG1( !. C12-!N>/> -0>.>-3 3.!

3emntura

Ce!e!e pe!1%nal.

DO2NULE PRE4EDINTE&
3ubsemnata, Dalu 8alentina, locatar a asociaiei pe care o conducei, cu sediul n 3tr. 3peranei, nr.D, bl.<B, sector ?, 5ucureti, proprietara apartamentului DE, etaj, C, sc. ?, v ro a)mi aproba suspendarea c+eltuielilor de ntreinere pe o perioad de ? (dou) luni (@<.@A.?@@B)@<.<@.?@@B). 3olicit aceasta, deoarece n perioada mai sus menionat nu voi locui n imobil, fiind plecat n concediu, fapt pentru care voi prsi localitatea. Cu sperana c cererea mea va fi onorat, v mulumesc. Data D12NI.I> -(/W/D>NG/ !. !31C>!Y>/> D/ .1C!G!(> Ce!e!e de c%la+%!a!e Ce!e!e de de1p.5'-$re Ce!e!e de de1p.)u+i!e Ce!e!e %#e!t. Ce!e!e de %#e!t. R.1pun1 la Ce!e!ea de %#e!t. O#e!ta OFERT DE PRESTRI DE SER,ICII Sc!i1%a!e ini0ial. Sc!i1%a!e de !.1pun1 O#e!t. pu+lic. O#e!t. ne1%licitat. O#e!t. 1%licitat. O#e!t. !epetat. O#e!t. la c%nt!a%#e!t. C%*and. C%*and. F Recla*a0ie R.1pun1 la !ecla*a0ie Sc!i1%a!e de aten0i%na!e Sc!i1%a!e pent!u p!i*a 1%*a0ie Sc!i1%a!e pent!u a d%ua 1%*a0ie 2%del pent!u ulti*a 1c!i1%a!e de 1%*a0ie 2%del de c%nt!act 3emntura

Te6n%!edacta!ea c%*pute!i't.
0e-noredactarea reprezint pre tirea te+nic i rafic a unui te#t nainte de a ncepe operaia de tiprire. !ceast pre tire a te#tului se refer la aplicarea acelor operaii de prelucrare care s determine, n final, obinerea unui document cu$ caliti rafice superioare& lizibilitate bun& aspect plcut& o form de prezentare adaptat coninutului. se poate face at't manual, prin mijloace mecanice de prelucrare (maina de scris), c't i automat, computerizat, folosindu)se ca mijloc de prelucrare calculatorul. 0e-noredactarea computerizat are o serie de avantaje, fa de cea manual i anume$ ( introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi fcut de o persoan fr o pregtire special; ( o parte din operaiile de rutin sunt executate automat de calculator; ( dup ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul monitorului, realiz,ndu(se astfel o eventual corectare naintea tipririi; ( pot fi obinute documente cu caliti superioare at,t din punct de vedere te-nic, c,t #i estetic; ( alinierea automat a textului; ( posibilitatea alegerii diferitelor forme #i dimensiuni pentru caractere;

41

( aran$area textului n pagin; ( crearea antetelor #i a notelor de subsol; ( editarea tabelelor; ( editarea ecuaiilor. -entru a porni editorul B%!d, e#ecutm clic pe Sta!t, selectm opiunea P!%)!a*1 (Hi . <) i apoi cutm 2ic!%1%#t B%!d printre aplicaiile instalate. De asemenea, putem crea un icon pe De1Gt%p pentru acest pro ram. >ara de titlu (Gitle bar) are urmtoarele proprieti$ )posibilitatea ma#imizrii sau restaurrii dimensiunilor ferestrei n care se ncadreaz aplicaia prin e#ecutarea unui dublu) clic pe aceasta& )posibilitatea mutrii ferestrei aplicaiei prin a area i deplasarea acesteia n poziia dorit& )desc+iderea meniului de control prin e#ecutarea unui clic pe butonul drept al mouse)lui. a. 1conia aplicaiei este reprezentat n partea st'n a barei de titlu i permite (prin e#ecutarea unui clic pe suprafaa sa, sau prin apsarea combinaiei de taste CG(.]3-!C/ 5!() desc+iderea meniului sistem al aplicaiei. b. 0itlul aplicaiei conine denumirea aplicaiei curente (2icrosoft Oord) i denumirea fiierului (cu e#tensia doc.) asupra cruia acioneaz aceasta n momentul respectiv. c. 5utonul de minimizare marcat cu un ptrel pe care se afl o liniu de subliniere permite aducerea ferestrei de aplicaie la dimensiunea unei casete situat pe bara de tasJ)uri a sistemului de operare, fr ntreruperea proceselor care se desfoar n interiorul acesteia. d. 5utonul de maximizare(restaurare permite afiarea ferestrei de aplicaie pe toat suprafaa ecranului monitorului (ma#imizare) sau readucerea acesteia la dimensiunile anterioare ma#imizrii (restaurare). !cionarea acestui buton nu afecteaz desfurarea proceselor din interiorul ferestrei de aplicaie. e. 5utonul de nc-idere marcat de un buton pe care se afl semnul P permite nc+iderea ferestrei aplicaiei i ntreruperea proceselor care se desfoar n cadrul acesteia. /#ecutarea unui clicJ pe acest buton este ec+ivalent cu apsarea combinaiei de taste !.G]HC. >ara de meniuri :Menu %ar, (Hi . C) este un element caracteristic al sistemului OindoTs, dar coninutul ei difer de la o operaie la alta. "n cazul nostru, aplicaia Oord este prevzut cu o bar de meniuri care poate fi folosit ori de c'te ori se solicit aplicarea unei funcii (comenzi) a editorului i conine meniurile aplicaiei (Hile, /dit etc.). !pelarea acestora se face prin e#ecutarea unui clicJ pe numele meniului sau prin apsarea combinaiei de taste !.G]litera subliniat din numele meniului. 2eniul este activat i se deruleaz o list care conine numele comenzilor din meniul respectiv. -entru nc+iderea unui meniu se e#ecut clicJ oriunde n afara lui. Clic pe meniul /ile %fi#ier) i apare urmtoarea fereastr (Hi . D) care conine comenzile$ )NeT creeaz un document nou& )1pen desc+iderea unui document& )Close nc+iderea unui document& )3ave salvarea documentului cu nume avut anterior& )3ave !s salvarea documentului activ sub un nou nume i ntr)un anumit format& )-a e 3etup iniializarea, confi urarea pa inii utilizate (dimensiuni, ma ini utilizate)& )-rint -revieT e#aminare nainte de imprimare, afiarea documentului n forma n care va fi tiprit& )-rint tiprirea documentului& ).ista documentelor utilizate recent (la o confi uraie standard se afieaz numele a patru documente& )/#it prsirea pro ramului Oord. Clic pe meniul /dit (/ditare) i apare fereastra (Hi . E.) care conine comenzile$ )Indo anuleaz ultima comand& )(epeat repet ultima comand sau aciune& )Cut decupare(tiere) i inserare n clipboard& )CopS copiere& )-aste insereaz, lipete o selecie (se folosete mpreun cu cut sau copS)& )-aste 3pecial insereaz coninutul clipboard)ului n documentul curent n formatul specificat de utilizator& )-aste as 0SperlinJ insereaz coninutul clipboard)ului sub forma unei +iper)nlnuiri i nlocuiete orice selecie& )Clear ter e te#tul sau obiectul selectat& )3elect !ll selecteaz tot documentul (tot te#tul i toate ima inile din fereastra activ)& )Hind cutarea unui te#t specificat sau a unei formatri specificate& )*o Go mutarea liniuei de inserie la un articol specificat de utilizator& ).inJs vizualizarea, actualizarea sau ndeprtarea nlnuirilor e#istente n documentul activ& )1bject desc+iderea obiectului selectat n pro ramul care a creat obiectul respectiv, n vederea editrii lui sau mutarea obiectului selectat ntr)un alt tip de obiect. Clic pe meniul 8ieT (8izualizare) i apare fereastra (Hi . F) cu urmtoarele comenzi$ )Normal mod normal de vizualizare& )Oeb .aSout aspect pa in Oeb& )-rint .aSout aspect pa in imprimat& )1utline modul de vizualizare de tip rezumat& )Goolbars afiarea ascunderea diferitelor bare de instrumente& )(uler afiarea ascunderea ri lei& )Document 2ap afiarea ascunderea eo rafiei documentului (panoul din st'n a documentului care reprezint structura lui)&

42

)0eader and Hooter antet i subsol& )Hootnotes vizualizarea notelor de subsol i de sf'rit& )Comments vizualizarea panoului de editare a tuturor comentariilor ataate documentului& )Hull 3creen modul de vizualizare de tip ecran ntre & )Zoom modificarea dimensiunii ferestrei de editare. !cces'nd meniul >nsert (>nserare) se desc+ide fereastr (Hi . A) cu urmtoarele comenzi $ )5reaJ n locaia liniei de inserie se insereaz o ntrerupere de pa in sau de coloan& )-a e Numbers inserare numere de pa in& )Date and Gime inserarea datei calendaristice i a orei e#acte& )!uto Ge#t creaz sau insereaz o intrare n lista de te#te automate& )Hield inserarea unei instruciuni de c'mp la locaia actual a liniei de inserie& )3Smbol inserarea simbolurilor i a caracterelor speciale& )Comment inserarea unui comentariu la locaia liniei de inserie& )Hootnote inserarea unei note de subsol sau de sf'rit& )Caption inserarea unei le ende care se ataeaz la o fi ur sau tabel& )CrossT)reference inserarea unei referine ncruciate spre un element al documentului& )>nde# and Gables inserarea unui indice de noiuni, a unui cuprins sau a unui tabel& )-icture insereaz o ima ine& )Ge#t 5o# inserarea unei cutii te#t& )Hile inserarea coninutului unui fiier selectat& )1bject inserarea unui obiect sub form ncapsulat sau nlnuit& )5ooJmarJ creare unui semn de carte (marcaj n document)& )0SperlinJ. Clic pe meniul Hormat i apare fereastra (Hi . K) cu urmtoarele comenzi$ )Hont modific fontul i spaierea dintre caractere& )-ara rap+ modific retra erea para rafelor, alinierea te#tului, spaierea liniilor& )5ullets and Numberin transform para rafe n liste marcate sau numerotate& )Columns modific numrul de coloane n documentul activ& )Gabs stabilete poziia i alinierea stopurilor tabulare i determin tipul caracterului pentru fiecare stop tabular& )Drop Cap formatarea primului caracter al para rafului sau a unui te#t selectat ntr)o liter ornamental sau te#t ornamental& )C+an e Case modific utilizarea minusculelor9majusculelor ntru)un te#t selectat& )5acJ round afieaz o fereastr specializat n selectarea culorii de fond a documentului& )G+eme aplic sau ndeprteaz o tem dintr)o pa in Oeb& )Hrames creeaz cuprinsul docmentului n cadrul st'n al unei pa ini or anizate sub form de cadre& )!uto Hormat analizeaz coninutul documentului activ dup care realizeaz formatarea automat a documentului respectiv& )3tSle aplicarea, crearea sau modificare unui stil& )1bject formatarea proprietilor obiectului selectat. Clic pe meniul Gools (instrumente) i apare fereastra (Hi . <@) cu urmtoarele comenzi$ )3pellin and *rammar verific reelile de orto rafie i ramaticale din document& ).an ua e limba folosit& )Oord Count numerotarea pa inilor, cuvintelor, caracterelor, para rafelor i liniilor din document& )!uto 3ummarize crearea automat a sumarului& )!uto Correct corectare automat a te#tului& )GracJ C+an es urmrirea modificrilor n documentul activ, n cazul prelucrrii n comun a documentelor& )2er e Documents mbinare documente& )-rotect document protejare document& )1nline Collaboration colaborare interactiv& )2ail 2er e mbinare coresponden& )/nvelopes and .abels crearea i tiprirea plicurilor i etic+etelor& ).etter Oizard /#pert scrisoare& )2acro macrocomand& )Gemplates and !dd)>ns abloane i componente induse la cerere& )Customize particularizare editorului prin modificarea butoanelor diferitelor bare de instrumente, a comenzilor i tastelor de prescurtri& )1ptions obiuni ale editorului (aspectul e#terior al ecranului, opiunile referitoare la salvare, editare, tiprire). Clic pe meniul Gable (tabele) i apare fereastra (Hi .<<) cu urmtoarele comenzi$ )DraT Gable desenarea unui tabel cu ajutorul mouse)ului& )>nsert Gabel inserarea unui tabel& Columns to t+e .eft (inserare coloane n st'n a coloanelor selectate)& Columns to t+e (i +t (inserare coloane la dreapta coloanelor selectate)& (oTs !bove (inserare de r'nduri deasupra celor selectate)& (oTs 5eloT (inserare r'nduri sub cele selectate)& Cells (inserare de celule n vecintatea celor selectate)& )Delete ter ere tabel, coloane, r'nduri, celule& )3elect selectare& )2er e Cells unirea celulelor& )3plit Cells fra mentarea celulelor&

43

)3plit Gable fra mentarea unui tabel& )Gable !tuoHormat formatarea automat a tabelului& )!utoHit modificarea automat a limii coloanelor tabelului, n funcie de cantitatea de te#t tastat& )0eadin (oTs (epeat repetare r'nduri titlu& )Convert conversie& )3ort sortarea liniilor selectate& )Hormula inserare formule n celula curent& )0ide 3+oT *ridlines ascunderea afiarea liniilor directoare ale tabelului& )Gable propeties modificarea proprietilor tabelului. 2eniul OindoT ( Hereastr), (Hi . <?) cuprinde$ )NeT OindoT fereastr nou& )!rran e !ll aranjare total& )3plit scindare& ).ista cu numele ferestrei desc+ise la un moment dat. 2eniul 0elp (!jutor), (Hi .<B) cuprinde$ )2icrosoft Oord 0elp ajutor 2icosoft Oord& )3+oT90ide t+e 1ffice afiare 9 ascundere asistent 1fice& )O+at s G+is obinerea de informaii referitoare la comenzi i butoane de comand& )1ffice on t+e Oeb 1ffice pe Oeb& )Detect and (epair detectarea i repararea automat a erorilor n pro ramul Oord ?@@@& )!bout 23 Oord despre 23.Oord >ara de in trumente tandard conine cele mai folosite comenzi utilizate pentru scrierea unui te#t. Goate comenzile din bara de instrumente apar i n submeniurile ce pot fi accesate din bara de meniuri (descrise mai sus). NeH creeaz un nou document Jord (comanda asociat opiunii 2eA din /ile). O$en desc+ide documentele Jord e#istente (/ile Open). Sa&e salveaz documentul Oord curent (/ile !ave). Print tiprete documentul Jord curent (/ile rint ). Print Pre&ieH afieaz documentul Jord inte ral, pentru a avea o ima ine de ansamblu a acestuia (/ile rint revieA). S$ellin" and 'rammar verific corectitudinea orto rafic i ramatical a celor scrise n documentul Jord curent (0ools !pelling and 3rammar). Cut taie o zon selectat a te#tului i o transfer n Clipboard (9dit Cut). Co$I copiaz zona selectat n Clipboard (9dit CopK). Pa te lipete zona selectat din Clipboard n poziia cursorului ( 9dit aste). Format Painter copiaz formatul unui te#t selectat i l aplic altui te#t. 7ndo tI$in" anuleaz operaia e#ecutat anterior (9dit Lndo 0Kping). Redo tI$in" operaia de revenire (9dit +edo tKping). In ert 0I$erlinJ (>nsert 90SperlinJ). ?e% tool%ar :BieH Tool%ar ,. Ta%le and >order afieaz bara pentru tabele i c+enare (8ieT Goolbars)& In ert Ta%le insereaz tabele (0able 1nsert table)& In ert Mi!ro o+t E-!el ?orJ 0eet insereaz o foaie de lucru specific aplicaiei /#cel. Column structureaz documentul sau o poriune selectat a acestuia n coloane ( /ormat Columns). 8raHin" afieaz sau ascunde bara de desene (8ieT Goolbars). 8o!ument Ma$ desc+ide n partea st'n a a documentului o fereastr care arat structura documentului. S0oH C;ide afieaz9ascunde delimitrile dintre cuvinte i para rafe. =oom reduce sau mrete modul de afiare a documentului (8ieT Zoom). Dac dorim sa adu m i alte comenzi pe bara de instrumente standard, se e#ecut clic dreapta pe bar sau n meniul 8>/O G11.5!(3 i apare urmtoarea fereastr (Hi . <C)$ Clic pe Customize (-articularizare) i apare o fereastr cu trei submeniuri ( bare de instrumente, comenzi #i opiuni) din care ne ale em comenzile dorite$ >ara de in trumente $entru +omatarea te-tului (Hi . <E) permite sc+imbarea rapid a modului de prezentare a caracterelor (tipul fontului, mrimea caracterelor, modul de scriere a literelor) i alte elemente de aranjare a te#tului. 3electm un anumit stil pentru un para raf selectat. /ste afiat pe ecran sau l putem selecta din meniul Hormat. )3electm fontul caracterelor. )3electm dimensiunea caracterelor. )3electm forma caracterelor. 5old (n roat), italic (cursiv), underline (subliniat). )3elctare aliniere te#t (st'n a, centrare, dreapta sau st'n a9dreapta) )!dau numere sau buline (marcatori) pentru un para raf selectat. )Decrease >ndent i >ncrease >ndent determin deplasarea para rafului selectat la st'n a sau la dreapta documentului. )1utside 5order ncadreaz n c+enar sau adau mar ini (la dreapta sau la st'n a) para rafului selectat. )0i +li +t marc+eaz para raful selectat pe un font de culoare ales, pentru evidenierea te#tului )3electarea culorii te#tului )3uperscript i subscript comenzi de sc+imbare a formatului te#tului selectat.

44

Ri"la (Hi . <F) permite sc+imbarea rapid a modului de prezentare a te#tului$ mrimea mar inilor i a alineatelor, limea coloanelor dintr)un tabel. >arele de derulare :S!roll %ar, sunt barele umbrite de pe mar inea dreapt i de pe mar inea de jos a ferestrei unui documente (vezi fi . ?). -entru a defila la o anumit re iune a unui document, se liseaz caseta sau se apas pe s eile barei de derulare. /le pot fi ascunse 9afiate din meniul Gools (1ptions 8ieT +orizontal9vertical scroll bar). >ara de tare (vezi fi . ?) este afiat implicit& ascunderea ei se realizeaz din miniul Gools (1ptions 8ieT status bar). /ste bara de la baza ferestrei documentului care afieaz informaii despre o comand sau un buton al unei bare de instrumente, despre o operaie n desfurare sau poziia punctului de inserare, numrul de pa ini, numrul de r'nduri, limba setat pentru documentul respectiv. -e l'n aceste bare, editorul de te#te Oord conine i alte bare de instrumente cuprinz'nd diferite funcii, cum ar fi funcia pentru realizarea unor desene, dia rame, tabele. -entru a vedea ce bare pune la dispoziie Oord, se efectueaz dublu clic pe comanda Goolbars din meniul 8ieT sau se plaseaz indicatorul mouse)ului pe una din barele de instrumente afiate i se e#ecut clic folosind butonul drept al mouse)ului. =ona de te-t este zona n care va fi afiat te#tul (Hi .<A). Punctul de in1e!a!e (insertion point) arat locul n care va fi introdus te#tul c'nd se ncepe scrierea. Dac se dorete ter erea unor caractere, ter erea va ncepe din locul indicat de punctul de inserare (Hi .<A).

Int!%duce!ea te/tului
-e ecran vor aprea, de fapt, doi indicatori$ punctul de inserare (cursorul obinuit), care arat locul unde va fi introdus te#tul i indicatorul mouse)ului, care permite folosirea comenzilor editorului. nainte de introducerea te#tului, trebuie s inem cont de faptul c e#ist anumii parametri definii ce caracterizeaz documentul, pentru c, dup instalare, editorul Oord definete o serie de parametri implicii. De fiecare dat c'nd ncepem lucrul cu un document nou, parametrii implicii sunt considerai ca fiind cei stabilii de editor. !ceti parametri pot fi modificai i salvai ca fiind parametri implicii. Ge#tul poate fi introdus ntr)un fiier nou sau ntr)unul deja e#istent. Dac se dorete introducerea te#tului ntr) un fiier nou, vom lucra n fiierul ol, numit D%cu*ent 1, pe care Oord l desc+ide automat. Crearea unui nou document se poate realiza, n condiiile n care lucrm n momentul respectiv la un altul, prin folosirea comenzii NeD din meniul File sau din bara cu instrumente standard. Dac te#tul urmeaz a fi introdus ntr)un fiier deja e#istent, e#ecutm clic pe opiunea Open a meniului File sau pe butonul Open din bara cu instrumente standard. 8a fi afiat o caset de dialo (Hi . <K) din care vom selecta unitatea de disc i directorul n care se afl salvat respectivul fiier (n caseta L%%G in).

Depla1a!ea !apid. p!in te/t

C'nd lucrm cu un editor, cel mai important lucru este s tim s ne deplasm prin te#t, sc+imb'nd poziia cursorului. -entru aceasta se folosete rupul de taste direcionale (aa numitele taste s ei ), care determin modificarea poziiei cursorului. 0astele(sgei deplaseaz cursorul cu o poziie, astfel$ S("eata $re tn"a deplaseaz cursorul spre st'n a cu o poziie. "n cazul n care cursorul se afl la nceputul r'ndului, el se va muta la sf'ritul r'ndului anterior. S("eata $re drea$ta deplaseaz cursorul spre dreapta cu o poziie. "n cazul n care cursorul se afl la sf'ritul r'ndului, el se va muta la nceputul r'ndului urmtor. S("eata /n .o deplaseaz cursorul cu un r'nd mai jos. Dac fiierul e mai mare dec't ecranul i cursorul se afl pe ultimul r'nd vizibil, te#tul se va deplasa n sus cu o linie i primul r'nd va disprea de pe ecran. S("eata /n u deplaseaz cursorul cu un r'nd mai sus. Dac fiierul e mai mare dec't ecranul i cursorul se afl pe primul r'nd vizibil, te#tul se va deplasa n jos cu o linie i ultimul r'nd va disprea de pe ecran. "n afar de tastele necesare pentru deplasarea rapid prin te#t, putem folosi i urmtoarele combinaii de taste$ ) Ct!lH?%*e deplaseaz cursorul la nceputul te#tului& - Ct!lHEnd deplaseaz cursorul la sf'ritul te#tului& ) Ct!lH1.)eat. 1p!e 1t9n)a deplaseaz cursorul la cuv'ntul anterior& ) Ct!lH1.)eat. 1p!e d!eapta deplaseaz cursorul la urmtorul cuv'nt& ) 5% t% sau Ct!lH5 permite deplasarea direct la o anumit pa in sau la alte zone predefinite ale documentului& ) Ente! permite trecerea la un nou para raf& ) Ct!lHEnte! permite trecerea la o nou pa in. Deplasarea prin te#t se poate face, de asemenea, i cu ajutorul mouse)ului, prin plasarea acestuia pe barele de derulare, pentru stabilirea zonei9pa inii, i e#ecutarea unui clic pe butonul st'n , pentru stabilirea locului e#act pe para raf9r'nd sau n interiorul unui cuv'nt.

4te!)e!ea unui ca!acte! 1au a unui #!a)*ent de te/t

-entru a corecta te#tul, este nevoie s ter em un caracter, un cuv'nt sau c+iar un fra ment de te#t. -entru a ter e un caracter, putem folosi tastele$ Delete i -acG1pace Gasta Delete, ter e caracterul din dreapta cursorului, iar te#tul de la dreapta cursorului se mut cu un caracter spre st'n a. Gasta -acG1pace, ter e caracterul din st'n a cursorului. Ge#tul din dreapta cursorului se deplaseaz cu un caracter spre st'n a. Cursorul nu i sc+imb poziia. De asemenea$ ) Ct!lH-acG1pace ter e cuv'ntul din st'n a, ) Ct!lHDelete ter e cuv'ntul din dreapta,

45

) Ct!lH< elimin din document te#tul selectat anterior i l plaseaz n memoria Clip+%a!d. -e l'n posibilitile de ter ere prin intermediul tastaturii, utile pentru eliminarea caracterelor i cuvintelor, aceast operaie mai poate fi pus n aplicare prin selectarea cuv'ntului, r'ndului, para rafului etc. cu ajutorul mouse) ului, i folosirea comenzii de ter ere din bara de instrumente

FOR2ATAREA TE<TULUI
Hormatarea se refer la sc+imbrile care se fac n aspectul documentului. 3ublinierea cuvintelor, alinierea para rafelor, crearea unei liste numerotate, setarea mar inilor pa inii etc, reprezint formatri ale documentului. -entru a modifica un cuv'nt sau o poriune de te#t, acesta trebuie mai nt'i selectat. -entru selectare, putem ale e una din urmtoarele variante$ 1, Sele!tarea unui !u&nt ) se plaseaz indicatorul mouse)ului pe cuv'ntul respectiv i se e#ecut dublu clic folosind butonul st'n al mouse)ului& ) se poziioneaz cursorul n faa cuv'ntului pe care dorim s)l selectm, inerea tastei S6i#t apsat i apsarea succesiv a tastei direcionale orientate spre dreapta, p'n c'nd cuv'ntul respectiv va fi marcat n ntre ime. 2, Sele!tarea unui rnd ) se plaseaz indicatorul mouse)ului n st'n a ferestrei documentului, n dreptul r'ndului respectiv, i se e#ecut dublu clic folosind butonul st'n al mouse)ului& ) se aduce cursorul n prima poziie din st'n a r'ndului, se ine tasta S6i#t apsat i se apas tasta direcional orientat n jos o sin ur dat. 3, Sele!tarea mai multor rnduri ) se plaseaz indicatorul mouse)ului n st'n a ferestrei documentului, n dreptul primului r'nd de selectat, se apas butonul st'n al mouse)ului, se deplaseaz indicatorul p'n n dreptul ultimului r'nd de selectat i apoi se elibereaz butonul mouse)ului& ) se aduce cursorul n prima poziie din st'n a primului r'nd al te#tului ce se selecteaz, se apas continuu tasta S6i#t i i se aps succesiv tasta direcional orientat n jos, fiecare apsare fiind ec+ivalent cu selectarea unui r'nd. 4, Sele!tarea unui $ara"ra+ ) se plaseaz indicatorul mouse)ului n interiorul para rafului i se apas de B ori butonul st'n al mouse)ului. E, Sele!tarea /ntre"ului te-t ) se plaseaz indicatorul mouse)ului n st'n a ferestrei i se apas butonul mouse)ului de B ori& ) prin apsarea concomitent a tastelor Ct!lHA& ) se poate folosi i comanda Select All din meniul Edit. -entru a anula selectarea unui cuv'nt sau a unei poriuni de te#t este suficient s e#ecutm clic oriunde n te#tul respectiv, folosind butonul st'n al mouse)ului. Hormatarea te#tului se face n principal cu ajutorul barei de instrumente. !ceasta ofer cele mai rapide soluii de sc+imbare a parametrilor principali ai te#tului. Hormatarea unui te#t include formatarea caracterelor i formatarea para rafelor. "n afar de acestea, dimensiunile mar inilor, mrimea pa inii i orientarea acesteia pot influena aspectul te#tului respectiv. Hormatarea caracterelor const n definirea aspectului acestora i se refer la tipul i mrimea fontului utilizat, precum i la stilul lor (n roat, subliniat, cursiv, caracter tip e#ponent, caracter tip indice etc.). Hormatarea unui para raf const n stabilirea (setarea) parametrilor ntre ului para raf. In para raf poate fi centrat, aliniat la mar inea din dreapta, indentat fa de mar inea din st'n a sau din dreapta (adic plasat la o anumit distan fa de mar inile pa inii) sau poate fi indentat numai primul r'nd al para rafului respectiv. De asemenea, se poate stabili o anumit distan ntre r'ndurile unui para raf. -entru a sc+imba formatul unui te#t, se selecteaz fra mentul de te#t dorit i se modific formatul acestuia ale 'nd dintre funciile disponibile pe bara de instrumente, pentru formatarea te#tului, pe cea necesar. In te#t poate fi formatat i n alte moduri$ prin intermediul opiunilor meniului rapid, afiat ca urmare a unui clic dreapta cu mouse)ul pe para raful selectat& ) cu ajutorul comenzilor rapide de tastatur, de e#emplu$ ) Ct!lHC CopS& ) Ct!lH< Cut& ) Ct!lH, paste& ) Ct!lH= i Ct!lHC anuleaz i reia ultima operaie& ) Ct!lH-& Ct!lHI& Ct!lHU n roa, scrie cursiv, subliniaz te#tul selectat& ) Ct!lHN desc+ide un nou document. cu ajutorul comenzilor specifice din meniuri$ pentru formatarea para rafelor se folosete comanda Pa!a)!ap6 din meniul F%!*at, iar pentru formatarea caracterelor se folosete comanda F%nt, aflat tot n meniul F%!*at. "n casetele de dialo afiate ca urmare a seleciei acestor comenzi se re sesc o serie de funcii suplimentare de formatare a te#tului (referitoare la spaiul dintre caractere, la modul de animare a caracterelor, la spaierea para rafelor etc.) Cum s adugm artificii Inul din principalele avantaje ale folosirii aplicaiilor OindoTs este uurina cu care putem conferi documentelor noastre un aspect profesional, folosind combinaia potrivit de fonturi, stiluri, dimensiuni etc.

F%ntu!i (i 1tilu!i de #%ntu!i

!le erea fontului potrivit poate face diferena dintre un document cu aspect profesional i creaia plictisitoare a unui amator. Honturile sunt controlate de OindoTs, ceea ce nseamn c un font este disponibil n toate aplicaiile

46

OindoTs. -utem accesa fonturile i multe din atributele lor direct din bara de instrumente F%!*attin) (Hormatare) sau prin selectarea din bara de meniu H1(2!G H1NG. -entru a sc+imba fontul, dm clic pe s eata din dreptul numelui de fond. Goate fonturile sunt scalabile, ceea ce nseamn c le putem da orice dimensiune, introduc'nd)o pe cea dorit n caseta de dialo F%nt Si'e (Dimensiunea Hontului). Desi ur, putem selecta dimensiunile i din listele autoderulante. -entru a scoate n evidenta un cuv'nt sau o poriune de te#t, putem folosi stiluri (formate) diferite ale caracterelor. >n Oord sunt mai multe stiluri$ bold (aldin), italic (cursiv) underline (subliniere), superscript (e#ponent) sau subscript (indice). De asemenea, Oord si -oTer -oint au efecte precum umbra (s+adoT) si n relief (emboss). -entru stilurile -%ld (!ldin), Italic (Cursiv) sau Unde!line (3ubliniere), e#ecutm clic pe butonul corespunztor de pe bara de instrumente. Grebuie s inem minte s selectm te#tul (poate fi i o liter) nainte de a putea sc+imba fontul sau stilul fontului. Cele mai multe modificri ale caracterelor se pot realiza din meniul ii H1(2!G H1NG care pune la dispoziie trei etic+ete de dialo $ prima caset F%nt (Hi .?@) afieaz, pe l'n posibilitile oferite de bara de instrumente pentru formatarea te#tului, mai multe tipuri de sublinieri i efectele prin care pot fi evideniate anumite caractere.. !ceast caset permite stabilirea urmtoarelor opiuni$ Hontul, stilul fontului, dimensiunea fontului, culoare font, stil subliniere. /fecte cu opiunile$ tierea te#tului cu o linie, cu o linie dubl, e#ponent, indice, umbr, contur, n relief, ravat, majuscule reduse, doar majuscule, ascuns. -rin intermediul afirii din partea de jos a ferestrei ( P!e iD), se poate verifica efectul opiunilor stabilite naintea aplicrii acestora. ) cea de)a doua caset (Hi . ?<) C6a!acte! Spacin) (spaiere caractere) permite ale erea unui anumit spaiu ntre caractere i a poziiei caracterelor n raport cu r'ndul. -ermite vizualizarea obiunilor fcute. (/#aminare). caseta Ani*ati%n :e#ecte te/t& Hi . ??; faciliteaz i mai mult evidenierea caracterelor, prin

aplicarea unor efecte de animaie. -entru a elimina un efect animat, se ale e comanda N%ne. /fectele de te#t animat apar pe ecran, dar nu se imprim. De asemenea, putem vizualiza opiunile fcute. Indent.!i (i 1pa0ie!e
Dac dorim s aliniem unele para rafe altfel dec't restul te#tului, putem face acest lucru folosind tastele Space and Ta+. -rin apsarea succesiv a tastei Space se creeaz at'tea spaii c'te sunt necesare. .a apsarea tastei Ta+, punctul de inserare se deplaseaz p'n la urmtorul tab stop (punctul de oprire pentru taburi). Gab stop)urile sunt plasate la intervale re ulate (<,?Dcm). Itilizatorul poate sc+imba poziia punctelor de oprire sau poate introduce unele noi (opiunea Ta+1 :ta+ulat%!i; din meniul F%!*at). -oziiile n care se afl tab stop)urile sunt marcate pe ri l. !linierea te#tului se poate face mai simplu folosind formatul de te#t potrivit. /ditorul Oord ne pune la dispoziie patru tipuri de aliniere care se re sesc n bara de instrumente pentru formatarea te#tului$ aliniere la st'n a, la centru, la dreapta, st'n a9dreapta. -entru a sc+imba alinierea unui te#t trebuie s selectm mai nt'i para rafele respective. -entru a sc+imba i alte setri care se refer la formatul unui para raf, folosim comanda aragrap1ndents and !pacing (>ndentri i 3paiere) din meniul /ormat& pe ecran apare fereastra (Hi . ?B) cu urmtoarele comenzi$ Caseta "lignment %aliniere) permite stabilirea modului de aliniere a para rafului$ la st'n a, centrat, la dreapta, st'n a)dreapta. !ceste comenzi se sesc i pe bara de formatare. In te#t poate fi aranajat modific'nd, n afara modului de aliniere, spaiul dintre para rafe, spaiul dintre liniile unui para raf, precum i indentarea. 1 modalitate simpl de indentare este cea a folosirii butoanelor Dec!ea1e Indent i Inc!ea1e Indent din bara de formatare. Dm un clic oriunde n para raful pe care dorim s)l indentm sau selectm mai multe para rafe, i apoi apsm butonul Dec!ea1e Indent (2icorare indent) pentru a reduce indentarea la st'n a. !psm butonul Inc!ea1e Indent (2rire indent) pentru a e#tinde indentarea la dreapta. Dar o formatare mai complet se realizeaz sc+imb'nd valorile parametrilor din caseta Indent1 and Spacin). Ca i la formatarea fonturilor, fereastra Pa!a)!ap6 conine o caset P!e iD n care poate fi vzut rezultatul modificrilor fcute, nainte de a le aplica ntre ului te#t. >ndentarea unui te#t const n definirea locului n care va fi amplasat te#tul respectiv, n funcie de mar inea din st'n a i din dreapta. B%!d ofer trei modaliti de accesare a comenzilor de indentare a para rafelor$ bara de instrumente, ri la i caseta de dialo Pa!a)!ap6 de pe bara de meniu (F%!*at;. "n caseta 1ndentation (indentare) pot fi selectate urmtoarele opiuni$ *eft (st'n a) definete indentarea n funcie de mar inea din st'n a (se specific distana la care dorim s fie lsat te#tul respectiv fa de mar inea din st'n a). +ig-t (dreapta) definete indentarea n funcie de mar inea din dreapta (se specific distana la care dorim s fie plasat te#tul respectiv fa de mar inea din dreapta). !pecial pune la dispoziie mai multe indentri speciale (se refer numai la indentarea la st'n a)$ ) :none@ toate r'ndurile para rafului sunt aliniate la aceeai distan fa de mar inea din st'n a (distana deja stabilit n caseta .eft)& ) +ir t line (primul r'nd) primul r'nd este indentat la distana specificat n caseta 3ize. !ceast valoare se adun la valoarea din caseta .eft&

47

) 0an"in" (suspendat) face ca toate r'ndurile unui para raf, cu e#cepia primului r'nd, s fie indentate cu valoarea din caseta 3ize. !cest tip de formatare este foarte util la enumerarea caracteristicilor unui obiect, atunci c'nd fiecare caracteristic este nsoit de o scurt descriere. *eft #i +ig-t sunt opiuni de precizie. -rin intermediul casetei !pacing %spaiere@ se definete distana dintre r'ndurile unui para raf, precum i distana dintre para rafe. 1piunile disponibile sunt$ ) >e+ore %nainte) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaiului liber care va fi lsat naintea unui para raf& ) A+ter (dup) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaiului liber care va fi lsat dup un para raf& ) Line S$a!in" (spaiul dintre r'nduri) este folosit pentru a specifica distana dintre r'ndurile unui para raf. .a derularea acestei liste vor aprea urmtoarele opiuni$ ) Sin"le spaiul dintre r'nduri este e al cu dimensiunea unui r'nd, la care se adau i un mic saiu variabil. Ge#tul va fi scris la un r'nd& ) 1)E line spaiul dintre r'nduri este e al cu dimensiunea unui r'nd i jumtate (te#tul este scris la un r'nd i jumtate)& ) dou%le spaiul dintre r'nduri este apro#imativ e al cu dimensiunea a dou r'nduri (te#tul este scris la dou r'nduri)& ) at lea t stabilete un spaiu minim ntre r'nduri& la nevoie aceast valoare va fi mrit& ) e-a!tlI stabilete distana e#act dintre r'nduri, distana care nu poate fi modificat de editor& ) multi$lI permite stabilirea mrimii spaiului ca multiplu de dimensiunile unui r'nd.

C!ea!ea indentu!il%! #%l%1ind !i)la

! doua metod de indentare a para rafelor folosind ri la (Hi . ?C) poate necesita mai mult munc, dar prin ea se pot vedea indentul st,nga, dreapta, ,,agat sau dual. -utem folosi ri la pentru a stabili tabulatorii, indenturile, mar inile din dreapta i st'n a n modul de vizualizare Pa)e LaI%ut (!spect pa in imprimat). /#ist patru tipuri de indenturi pe ri l$ <. Fi!1t line indent (>ndent prima linie)& are acelai efect cu apsarea tastei Ta+J ?. ?an)in) Indent (>ndent a at)& a a celelalte r'nduri ale para rafului n partea dreapt a primului r'nd, atunci c'nd indentul a 'at este poziionat n dreapta indentului pentru prima linie& B. Le#t Indent (>ndent st'n a)& separ para raful de restul te#tului aliniind toate r'ndurile n partea st'n & C. Ri)6t Indent (>ndent dreapta)& aliniaz te#tul n partea dreapt i de obicei este combinat cu un indent st'n a pentru a forma un indent dual. !cestea sunt folosite de obicei pentru a scoate n eviden citatele. -entru a sc+imba indenturile te#tului e#istent, selectm para raful sau para rafele pe care dorim s le indentm i deplasm indentul pe ri l n locaia dorit. Deplasarea 1ndentului prima linie sau a 1ndentului ,,agat indenteaz sau a a primul r'nd al fiecrui para raf. Deplasarea 1ndentului st,nga sau a 1ndentului dreapta indenteaz toate r'ndurile para rafului. Dac Ri)la nu este vizibil e#ecutm pe butonul ,ieD (8izualizare) Rule! ((i l).

2a!cat%!i (i nu*e!%ta!e :-ullet1 and Nu*+e!in);

Inele te#te cuprind liste, enumerri de elemente ce trebuie precedate de simboluri rafice pentru a se evidenia ca atare. -entru aceasta, editorul Oord pune la dispoziie instrumente speciale ce permit crearea unei liste sau transformarea mai multor para rafe succesive ntr)o list numerotat ( Nu*+e!in)) sau ntr)o list n care fiecare element este marcat cu un caracter rafic, de e#emplu cu marcatori ( -ullet1). 3e selecteaz para rafele care se doresc marcate i se clic+eaz pe unul din butoanele Nu*+e!in) sau -ullet1 e#istente n bara de instrumente pentru formatarea te#tului. Comenzile -ullet1 and Nu*+e!in) mai pot fi accesate din meniul F%!*at -ullet1 and Nu*+e!in) , sau din meniul conte#tual afiat ca urmare a unui clic dreapta. Hereastra -ullet1 and Nu*+e!in) :Hi . ?D; cuprinde trei opiuni$ liste marcate (-ulleted), numerotate (Nu*+e!ed) i ierar+izate, subliste (Outline Nu*+e!ed). *istele marcate sunt utilizate pentru informaii le ate ntre ele, dar care nu au o ordine prestabilit& *istele numerotate sunt utilizate pentru informaii care trebuie parcurse ntr)o anumit ordine prestabilit& *istele ierar-izate sunt o combinaie ntre mai multe liste subliste i sunt utilizate pentru informaii care trebuie s fie prevzute cu mai multe nivele& diferitele nivele sunt evideniate prin retra eri ale liniilor& astfel de liste sunt folosite la rezumate sau documentele te+nice. T.ie!ea :cut;& C%pie!ea :c%pI; (i In1e!ea!ea :pa1te; te/tului Comanda Cut, taie te#tul selectat i l mut din locaia lui curent i l copiaz n Clipboard. Comanda este disponibil numai dup selectarea te#tului. Comanda C%pI pune fra mentul selectat n clipboard, fr a)l ter e din te#t. Comanda este disponibil numai dup selectarea te#tului. Comanda Pa1te insereaz informaiile din clipboard n te#t, acolo unde este plasat punctul de inserare. Comanda nu este disponibil dac clipboard)ul este ol. Goate te+nicile de mutare i copiere funcioneaz i cu ima ini sau obiecte. Comenzile Cut, C%pI i Pa1te sunt funcii standard n OindoTs, de aceea ele au taste de comenzi rapide corespunztoare pe care le putem folosi c+iar dac opiunile nu se afl pe barele de meniu sau de instrumente. 3electm te#tul sau obiectul i apsm$ ) Ct!lH< pentru decupare, ) Ct!lHC pentru copiere, ) Ct!lH, pentru inserare.

48

) /ditorul Oord, folosete clipboard(ul (memoria temporar) pentru operaiile care necesit stocarea temporar a datelor (de e#emplu mutarea fra mentelor de te#t). Clipboard(ul este un element caracteristic sistemului OindoTs, care poate fi folosit de orice aplicaie OindoTs, prin urmare i de editorul Oord. Clipboard(ul reprezint o zon n care pot fi stocate diferite date sau obiecte. C'nd folosim clipboard(ul, nu trebuie s ne facem riji c informaiile pe care dorim s le plasm acolo sunt prea mari. -utem introduce de la un caracter p'n la te#te foarte lun i. Clipboard(ul se folosete numai pentru comenzile$ Cut, C%pI i Pa1te. !ceste trei comenzi le sim pe bara de instrumente standard, n meniul /dit sau clic dreapta pe te#tul selectat.

Nu*e!%ta!ea pa)inil%!
!tunci c'nd dorim s numerotm pa inile documentului nostru, folosim comanda Pa)e Nu*+e!1 :Nu*e!e de pa)in.; din meniul In1e!t In1e!a!e;. -e ecran se va desc+ide o fereastr (Hi . ?E) care cuprinde comenzile$ P%1iti%n :P%'i0ie; aceast comand ne ofer posibilitatea de a specifica locul n care dorim s fie imprimat numrul pa inii. 1piunile disponibile sunt$ ) T%p %# Pa)e n partea de sus a pa inii& ) -%tt%* %# Pa)e (n partea de jos a pa inii). Ali)n*ent :Alinie!e; aici putem specifica cum vrem s aliniem numerele pa inilor$ ) Le#t aliniaz toate numerele n st'n a pa inii& ) Cente! aliniaz toate numerele n centrul pa inii& ) Ri)6t aliniaz toate numerele la mar inea dreapt a pa inii& ) In1ide fiecare numr este poziionat l'n mar inea interioar a documentului, adic n st'n a pe pa inile impare i n dreapta pe cele pare& ) Out1ide fiecare numr este poziionat l'n mar inea e#terioar a documentului, adic n dreapta pe mar inile impare i n st'n a pe cele pare. S6%D Nu*+e! %n Fi!1t Pa)e (afiare numr pe prima pa in) aici putem specifica, prin bifare,

dac dorim s imprimm numrul de pa in ncep'nd c+iar cu prima pa in.

/#ecut'nd clic pe F%!*at, caseta de dialo Pa)e Nu*+e! F%!*at (Hi . ?F) va fi afiat pe ecran i cu ajutorul ei putem ale e formatul de numerotare a pa inilor. "n partea de jos a casetei de dialo apare comanda Sta!t at n care putem introduce numrul de la care dorim s nceap numerotarea.

C!ea!ea antetel%! (i 1u+1%lu!il%!

!ntetul93ubsolul reprezint informaii indentice pentru mai multe pa ini, tiprite la nceputul, respectiv sf'ritul fiecrei pa ini.-entru aceasta folosim comanda ?eade! and F%%te! (!ntet i subsol) din meniul 8ieT (8izualizare), Hi . ?A. Casetele aprute, nconjurate cu linii punctate, vor fi completate cu informaiile dorite, respect'nd re ulile de introducere a unui te#t. -entru revenirea n zona documentului se clic+eaz butonul C.13/. -entru revenirea n zona de antet se clic+eaz de dou ori cu mouse)ul pe te#tul antetului. >ndiferent dac ale em s inserm antet, subsol, sau ambele procesul este acelai. 8om utiliza butoanele SDitc6 +etDeen ?eade! and F%%te! (3c+imb ntre antet i subsol) i S6%D P!e i%u1@S6%D Ne/t (!fiare anterior9!fiare urmtor) pentru a putea navi a ntre antet i subsol n fiecare seciune a documentului. -entru ter erea unui antet9subsol se poziioneaz cursorul n seciunea care conine antetul, respectiv subsolul& se ale e comanda 0eader and Hooter din meniul 8ieT i se selecteaz informaia& se apas tasta D/./G. >mplicit, este folosit acelai antet i acelai subsol n tot documentul. /#ist ns i posibilitatea de a crea antete i subsoluri care variaz astfel$ <. un antet'subsol pentru prima pagin a documentului #i altul diferit pentru restul paginilor $ din bara de instrumente pentru antete i subsoluri se ale e comanda -a e 3etup (>niializare pa in) i se selecteaz fereastra .aSout (!spect)& din subfereastra 0eaders and Hooters (!ntet i 3ubsol) se activeaz comanda Diferent first pa e (-rima pa in diferit)& ?. un anumit antet'subsol pentru paginile pare #i altul diferit pentru paginile impare: din fereastra 0eaders and Hooters (!ntet i 3ubsol) se activeaz comanda Diferent odd and even (-a ina impar difer de cea par.

N%te de 1u+1%l (i de 1#9!(it

Notele de subsol sunt plasate de obicei n mar inea inferioar a pa inii, iar notele de sf'rit sunt plasate la sf'ritul documentului. -entru inserarea unei note se procedeaz astfel$ ) se poziionez cursorul acolo unde se dorete inserarea notei& ) se desc+ide meniul >nsert (>nserare), ) se clic+eaz pe not de subsol i se va desc+ide fereastr (Hi . B@) cu dou subferestre$ 1nsert (>nserare) pentru Hootnote (Note de subsol) i /ndnote (Not de sfrit) #i 2umbering (Numerotare) cu cele dou opiuni (numerotare automat i marcaj particularizat) i care ne permite ale erea modului de numerotare a notelor. Ca rezultat al acestor comenzi, n locul unde se afla cursorul apare numrul notei, iar n josul pa inii sau la sf'rit apare nota de subsol, respectiv de sf'rit. Copierea sau mutarea unei note se realizeaz dup selectarea mrcii de referint (cifra de numerotare), at't prin combinaii de taste i cu mouse)ul, c't i cu ajutorul comenzilor Cut, CopK #i aste. -entru ter erea unei note se selecteaz marca referinei care trebuie tears i se apas tasta Delete sau 5acMspace

>nt!e!upe!i de pa)in.
.a introducerea unui te#t, utilizatorul nu trebuie s aib rij de mprirea te#tului n pa ini. C'nd se ajun e la sf'ritul unei pa ini, procesorul trece automat te#tul care urmeaz pe pa ina urmtoare.

49

-entru a trece forat la o pa in nou e#ist dou metode$ <. se poziioneaz cursorul n locul n care se dorete ntreruperea pa inii& n comanda -!eaG (>ntrerupere) din meniul >nsert (>nserare) se selecteaz comanda Pa)e -!eaG (>ntrerupere pa in)& ?. prin combinaia de taste Ct!lHEnte!.

Alte elemente de de+inire a a $e!tului $a"inii

Sc6i*+a!ea pa!a*et!il%! *a!)inil%! pa)inii !spectul unei pa ini este influenat i de mrimea mar inilor. -entru a modifica parametrii mar inilor, se selecteaz din meniul File :Fi(ie!; opiunea Pa)e Setup :Ini0iali'a!e pa)in.; 2a!)in1& 1au putem da dublu clic pe ri l, sub marcajul mar inii din dreapta. Caseta 2a!)in1 permite definirea parametrilor mar inilor pa inii i conine urmtoarele comenzi$ ) T%p (sus) specific dimensiunile mar inii de sus a pa inii. ) -%tt%* (jos) specific dimensiunile mar inii de jos a pa inii. ) Le#t (st'n a) specific dimensiunile din st'n a pa inii. ) Ri)6t (dreapta) specific dimensiunile din dreapta pa inii. ) 5utte! (indoirea) specific dimensiunea spaiului suplimentar care va fi adu at mar inii, n scopul ndosarierii. ) 2i!!%! *a!)in1 (mar ini n o lind) ajusteaz mar inile din st'n a i din dreapta n aa fel nc't, atunci c'nd te#tul este imprimat pe ambele fee ale foii de +'rtie, mar inile interioare i e#terioare ale pa inilor opuse s fie de aceeai lime. "n cutiile)te#t Geader and /ooter (!ntet i 3ubsol) se introduc msurtorile referitoare la poziia antetului sau a subsolului fa de mar inea superioar, respectiv cea inferioar a pa inii. Di*en1iunea 69!tiei (i %!ienta!ea pa)inii Dimensiunea +'rtiei i orientarea pa inii se pot modifica din meniul Hile (Hiier), comanda age !etup aper !ize %Dimensiune +'rtie) i pe ecran apare urmtoarea fereastr Din lista -aper size se ale e o dimensiune predefinit (e#emplu$ !C) sau se ale e varianta Custom 3ize (dimensiune particularizat..) Orientarea $a"inii "n seciunea 1rientation (Hi . B?) sunt prezentate dou opiuni$ P%!t!ait (orientare veritical) i Land1cape (orientare orizontal). -utem ale e astfel orientarea pa inii, adic modul n care este aezat te#tul pe pa in. 1piunea P%!t!ait face ca nlimea s fie mai mare ca limea. !ceasta este oreintarea standard folosit la tiprire. 1piunea Land1cape face ca limea s fie mai mare ca nlimea, te#tul fiind rotit cu K@ @. bineneles c, n timpul introducerii, te#tul nu este scris la K@@. !cest lucru ar face citirea i urmrirea te#tului foarte anevoioase. /ditorul Oord permite introducerea unui te#t ntr)o pa in care apare rsturnat n memorie. !devrata rotire a te#tului are loc, de fapt, n timpul imprimrii te#tului Din lista !pplS to (3e aplic pentru ) se ale variantele dorite$ J-ole Document (pentru document ntre ) sau 0-is !ection (pentru aceast seciune). Sta+ili!ea (i e!i#ica!ea li*+ii #%l%1ite >nstrumentele de verificare din 2icrosoft Oord permit corectarea orto rafiei i mbuntirea aspectului documentelor create. Oord are instrumente de verificare ce pot fi folosite n timpul scrierii unui te#t (rutine pentru verificarea n timpul scrierii a orto rafiei i a sinta#ei, precum i un dicionar de sinonime). Sta%ilirea lim%ii +olo ite "n pro ramul Oord comercializat n 3I!, te#tul ntre este marcat iniial ca fiind /n lis+ (I3), adic n en leza american. Dac tot te#tul din document sau numai o parte din el este scris ntr)o alt limb i se dorete verificarea, se procedeaz astfel$ % se selecteaz textul care nu este scris n engleza american; % se alege *anguage %*imba@ din meniul 0ools %1nstrumente@ #i apoi opiunea !et *anguage %!tabilire limb@ din submeniul afi#at, pentru a desc-ide caseta de dialog *anguage; % se selecteaz din list, limba folosit n textul selectat %vezi +omanian@; % se clic-eaz butonul ON. 2arcarea te#tului ca fiind ntr)o anumit limb le permite instrumentelor de verificare din Oord s caute dicionarul corespunztor c'nd se folosesc instrumentele respective pentru a verifica te#tul n cauz. Dac se dorete ca anumite pri din te#t s fie e#cluse de la verificare, se procedeaz astfel$ % se selecteaz textul exclus de la verificare; % se alege *anguage din meniul 0ools #i apoi opiunea !et *anguage din submeniul afi#at pentru a desc-ide caseta de dialog *anguage; % n caseta de dialog *anguage, se selecteaz opiunea Do not c-ecM spelling or grammar %nu se selecteaz corectarea ortografic sau gramatical@. Dac se e#ecut clic pe butonul Default din caseta de dialo *anguage, Oord va adu a limba selectat n stilul Normal al documentului. -entru verificarea automat a orto rafiei n timpul scrierii, se procedeaz astfel$ % se alege Options din meniul 0ools #i apoi se execut clic pe etic-eta !pelingO3rammar; % se selecteaz opiunea C-ecM spelling as Kou tKpe %verificarea ortografiei n timpul tastrii@, n seciunea !pelling. Jord va verifica ortografia textului introdus de$a #i va continua s verifice fiecare cuv,nt scris. Dac nt,lne#te un cuv,nt pe care l consider gre#it %adic un cuv,nt pe care nu(l gse#te n dicionar@, l va marca cu o linie ro#ie ondulat. P!e i'uali'a!ea te/tului Dup modificarea i corectarea unui document, urmeaz de obicei previzualizarea acestuia n vederea printrii sau eventual a salvrii acestuia n memoria calculatorului sau pe disc+et. -entru a vedea nainte de tiprire cum

50

va arta pa ina, dm clic pe comanda -rint -revieT (e#aminare naintea imprimrii) aflat pe bara de instrumente sau din meniul File :Fi(ie!;. "n partea de sus a ecranului va aprea bara de meniuri a editorului, precum i o bar de instrumente, numit P!int P!e ieD. Dup afiarea documentului, editorul afieaz automat ntrea a pa in . C'nd indicatorul mouse)ului se deplaseaz prin document, el este reprezentat printr)o lup n care este ncadrat semnul plus (dac ima inea este micorat), sau semnul minus (dac ima inea este mrit)& se clic+eaz pe zona de document ce se dorete mrit sau micorat. -entru o previzualizare simultan a mai multor pa ini, se clic+eaz n bara de instrumente a ferestrei de previzualizare pe butonul pagini multiple, select'ndu)se apoi, prin alunecare, numrul de pa ini dorit. -entru editarea documentului n fereastra de previzualizare, se clic+eaz, n bara de instrumente a ferestrei de previzualizare, pe butonul imprimare. Sal a!ea unui #i(ie! !tunci c'nd am terminat lucrul cu un document sau am efectuat o anume cantitate de lucru i dorim s o stocm nainte de a continua, ale em File (Hiier) Sa e (3alvare) din bara de meniuri sau dm clic pe butonul Sa e (3alvare) de pe bara de instrumente 3tandard pentru a desc+ide caseta de dialo Sa e a1 (3alvare ca ) Caseta de dialo desc+ide directorul (dosarul) implicit, dar un clic pe caseta Sa e In (3alvare "n) desc+ide o list autoderulant (Hi . BB) cu unitile accesibile n care vrem sa salvm documentul nostru (HloppS, 2S Documents etc)& selectm o unitate i astfel directoarele vor fi afiate n zona de sub list. In dublu clic pe orice director, l desc+ide astfel nc't putem vedea fiierele i directoarele coninute. !tunci c'nd am localizat unitatea i directorul dorite, introducem un nume de fiier n caseta File Na*e (Nume fiier) din partea de jos a casetei de dialo . Ne asi urm c numele unitii sau al directorului curent se afl n caseta Sa e in i apoi efectum clic pe butonul Sa e pentru a salva fiierul. Dac omitem s salvm documentul i ncercm s)l nc+idem, Oord ne atenioneaz c nu am salvat ultimele modificri. -e ecran va aprea urmtoarea fereastr$ -entru salvare, e#ecutm clic pe Ues . Tip.!i!ea d%cu*entului !tunci c'nd vrem s tiprim un document folosim comanda P!int, a crei iconi se afl pe bara standard, i atunci editorul va printa automat documentul, sau dac dorim printarea mai multor copii ale aceluiai document, sau numai anumite pa ini, accesm comanda P!int din meniul File. !cces'nd aceast comand, ni se va desc+ide o fereastr n care putem da comenzile dorite. 3ubfereastra rinter %>mprimant) conine informaii le ate de imprimant. 3bfereastra age +ange (Wir de pa ini) conine un numr de comenzi prin care se poate specifica zona de pa ini care va fi tiprit 5 "ll (Goate pa inile), Current age %-a ina curent), ages (-a inile ). -entru varianta -a es se va tipri intervalul de pa ini. Comanda rint J-at (De imprimat..) permite selectarea tipului de informaie care urmeaz a fi tiprit. 8alorile sunt$ Document (Document) va tipri documentul ntre & Document roperties (-roprietile documentului)& Coments ( Comentarii), !tKles (3tiluri), "uto 0ext 9ntries (>ntrri !uto Ge#t), NeK "ssignments (!tribuiri taste). Comada rint% rintare@ permite selectarea ordinii n care vor fi tiprite pa inile$ "ll ages in +ange (Goate pa inile din interval), Odd pages (-a inile impare), 9ven pages (pa inile pare). !ceast list este accesibil numai atunci c'nd din lista -rint O+at a fost aleas varianta Document. 3ubfereastra Copies %Copii) conine urmtoarele comenzi$ ) 2umber of Copies (numrul de copii) selecteaz numrul de copii care vor fi tiprite& ) Collate %"samblare) or anizeaz pa inile care se tipresc n mai multe e#emplare. 3ubfereastra revieA (-anoramare) cuprinde comenzile$ ) ages per s-eet (-a ini per foaie) permite selectarea numrului de pa ini care vor fi tiprite pe fiecare foaie de +'rtie& ) !cale to paper size (3calare la dimensiunea +'rtiei) permite selectarea dimensiunii +'rtiei pe care se va tipri. 5utonul de comand Options (1piuni) permite selectarea opiunilor adiionale de tiprire . >nc6ide!ea d%cu*entului Dac am terminat lucrul la un te#t, avem dou posibiliti, n funcie de dorina de a mai folosi editorul dup aceea sau nu. Dac am terminat lucrul la te#tul curent i nu mai dorim s desc+idem altul ale em opiunea E/it din meniul File. Documentul va fi nc+is i vom prsi editorul. Dac am terminat lucrul la documentul curent, dar dorim s desc+idem altul, ale em opiunea Cl%1e din meniul File. Documentul va fi nc+is, dar nu vom putea iei din editor.

51