CAPITOLUL NR.

4 COMUNICAREA SCRIS N AFACERI

Comunicarea scris ocup un loc important n viaa modern: n afaceri, n politic, n administraie, mass-media, educaie, cercetare tiinific etc. 4.1. Specificul scrierii de afaceri n activitatea de afaceri, comunicarea scris ocup de asemenea un loc semnificativ. Pentru ca comunicarea s-i ating scopul propus, scrierile de afaceri trebuie s ndeplineasc cteva caracteristici mai relevante: s aib un caracter pragmatic s aib un caracter obiectiv s asigure accesibilitatea lor. Caracterul pragmatic al unei scrieri de afaceri este dat de faptul c aceste nscrisuri se ntocmesc n legtur cu ndeplinirea unor sarcini de munc. !crierea documentelor are rolul de a asigura informaiile necesare lurii deci"iei, a e#ecutrii i controlului operaiunilor. Comunicarea scris contribuie la ndeplinirea tuturor funciilor manageriale $de conducere%: - planificare i previ"iune & rapoarte despre mediul e#tern - organi"area & rapoarte privind stabilirea structurii organi"aiei, restructurare - coordonarea & rapoarte despre coordonarea activitii - conducerea & rapoarte despre strategiile firmei - controlul & rapoarte legate de activitatea ntreprinderii Caracterul obiectiv al scrierii de afaceri. 'biectivitatea comunicrii scrise poate fi asigurat prin abordarea sistematic, desc(is i sincer a principalelor activiti ale scrierii de afaceri, de la colectarea faptelor pn la transmiterea informaiilor. 'biectivitatea depinde de: secia de cercetare format de autor, inc din perioada anterioar redactrii nscrisului $autorul nu trebuie s influene"e cititorul prin redactarea numai a unor elemente ce corespund realitii% respectarea e#igenelor gndirii logice n interpretarea faptelor modul de pre"entare a ideilor.

Accesibilitatea scrierii de afaceri. )utorul unor documente de afaceri nu trebuie s fie un maestru n arta scrierii, ceea ce contea" mai mult este ca mesa*ele clare i accesibile pentru destinatar. )ccesibilitatea este dat de modul n care autorul planific, codific i transmite mesa*ele eseniale avnd la ba" dou elemente: modul n care gndete i modul n care structurea" te#tul . +in punctul de vedere al celui care transmite mesa*ul scris, ideile ce se doresc transmise trebuie e#primate cu claritate, concise i corecte pentru ca

ideea s devin clar i n mintea celorlali. !tructurarea trebuie s se ba"e"e pe organi"area sistematic i logic a informaiilor, respectnd anumite modele u"itate de organi"aia n care acest nscris este folosit. Preocuparea pentru asigurarea accesibilitii . ,ipsa abilitii de a scrie corect poate deveni un (andicap pentru orice anga*at afectnd nu numai comunicarea dar i propria sa imagine. ' lucrare prost ntocmit &inaccesibil & este asociat imediat cu deficiene n modul de a gndi i de a practici de munc incorect. Pe de alt parte, datorit legturii intrinseci dintre gndire i scriere aceasta din urm devine un e#erciiu care ne poate a*uta s mbuntim c(iar modul nostru de a gndi. 4. . F!r"ele c!"u#ic$rii scrise %# afaceri -ormele comunicrii scrise n organi"aie sunt variate, depin"nd n primul rnd de tipul sarcinii de munc creia li se asocia" pentru cele programate & nevoia de informaii este n principiu mai mic dect n ca"ul sarcinilor neprogramate. ' mare parte a documentelor scrise vi"ea" transmiterea de informaii de rutin la intervale regulate de timp. +in aceast cau" o parte a documentelor prin intermediul crora se reali"ea" comunicarea sunt tipi"ate & pretiprite sub form de formulare. +ocumentele distincte comunicrii e#terne sunt guvernate de principii i reguli ce re"ult n mod e#pres sau implicit din anumite acte normative, din u"ane interne i internaionale. ndeplinirea sarcinilor de munc neprogramate reclam alte forme de comunicare scris, al crei coninut nu este standard, aa cum sunt scrisoarea comercial $cu e#cepia scrisorii tip%, broura i nota intern sau raportul. C(iar dac scrierea acestora nu se supune n general unor reguli stricte, oficiali"ate de form i coninut totui acestea trebuie s se conforme"e cerinelor generale de profesionalism legate de conceperea i pre"entarea acestor documente. A. Broura .#ist dou tipuri principale de brouri: broura destinat tuturor partenerilor ntreprinderii broura destinat unor parteneri anume, deci special elaborat pentru fiecare din partenerii vi"ai. 1.Broura general )re ca obiect pre"entarea ntreprinderii, coninnd informaii despre obiectivele acesteia, mi*loacele ei, reali"rile, politica sa sau atrgnd atenia asupra

anumitor aspecte sau probleme. ' brour general de pre"entare a firmei are, la prima vedere, obiective contradictorii: s fie citit s pre"inte ntreprinderea i activitile ei n manier complet s e#prime imaginea ntreprinderii s fie memorat. .ste clar c o brour foarte complet, c(iar dac este redactat i ilustrat perfect, va fi rar citit, cu e#cepia celor interesai personal sau din punct de vedere profesional. /impul acordat lecturii acestui tip de brour este foarte redus de aceea aspectul vi"ual este fundamental. -otografiile, pre"entarile, mesa*ele coninute de legende i titlurile sunt cele care sunt de obicei reinute. 0. 1rourile destinate unor parteneri specifici a. Broura destinat celor din domeniul nvtmntului & poate fi destinat profesorilor sau elevilor2studenilor. .a permite atragerea ateniei elevilor asupra ntreprinderii, direct sau indirect. b. Broura destinat mediilor financiare & trebuie s reueasc s acopere lipsa de informaii a mediilor financiare despre tot ceea ce nu nseamn informaie financiar propriu-"is. ' brour bine ntocmit va permite stabilirea unei legturi ntre cifre i te(nici, cercetri, produse sau oameni i completarea n acest fel a imaginii ntreprinderii, atrgnd atenia asupra unui aspect particular al domeniului financiar. c. Broura destinat consumatorilor & brourile publicitare sau te(nice de utili"are a unui produs nu in de relaiile publice. n sc(imb, brourile de informaii sunt publicate n fiecare an de mrci sau de ntreprinderi pentru consumator. )lte tipuri de brouri sunt mult mai elaborate, neavnd legatur cu produsul, ci cu ntreprinderea. d. Broura destinat personalului e. Broura elaborat n scopul recrutrii f. Broura destinat unor prescriptori. +ifu"area brourii este fundamental, ntruct e#periena demonstrea" c, n lipsa unor strategii adecvate, o parte important a tira*ului risc s rmn stocat i apoi repede s devin perimat. B. Raportul

3aportul este o form de pre"entare care se reali"ea" de regul n cadrul unei organi"aii i care are n vedere un anumit subiect ce trebuie cunoscut i de alte persoane pentru a-i ndeplini n mod corespun"tor sarcinile de munc. n funcie de obiectivele urmrite de autor se pot distinge mai multe tipuri specifice de rapoarte. )cestea au ca principale obiective att informarea terilor ct i de comunicare a acestora n legtur cu un anumit subiect. 3apoartele de informare i de activitate nclin spre componenta infirmare, iar cele de *ustificare sau propunerile spre cea de convingere n timp ce rapoartele de anali" pre"int o combinare aproape ec(ilibrat a celor dou aspecte. n practica comercial contemporan regsim mai multe tipuri de rapoarte: - scurt raport de informare sau document de mic dimensiune care pre"int interes pentru destinatar & legat de sarcinile sale de munc - raportul de *ustificare - prin care este *ustificat o aciune, o sc(imbare de procedur, un eveniment pe ba"a unor argumente pertinente - raportul de activitate & informea" asupra stadiului ndeplinirii unei anumite activiti sau asupra re"ultatelor acesteia. )cesta trebuie s pun n eviden stadiile de reali"are a activitilor curente - raportul de anali" & anali"ea" i interpretea" faptele relevante legate de o anumit situaie, eveniment sau proces - propunerea & raportul propune o soluie la o problem e#istent sau o cale de valorificare a unei oportuniti. Structura formal formatul! a raportului 3egula de ba" n construcia formal a raportului ca i a altor lucrri scrise este: spune ce vei spune" spune" spune ce ai spus . n acest spirit prile formale de ba" ale raportului sunt introducerea, corpul raportului, conclu"iile, propunerile sau recomandrile dac este ca"ul. #ntroducerea & pregtete scena pentru cititor menionnd pe de o parte termenii de referin, iar pe de alt parte trecerea n revist a problemelor ce vor fi abordate n ordinea n care sunt pre"entate n corpul rapoartelor. /ermenii de referin ai unui raport pot avea n vedere elemente cum ar fi: - enunarea scopului & raportului - preci"area fr probleme este tratat e#(austiv sau sunt vi"ate doar anumite aspecte particulare - cine a comandat raportul. )ceast prim parte a raportului poart de regul, c(iar titlul introducere i la un raport de cteva pagini nu poate depi mai mult de 4 & 5 fra"e. +ei este plasat la nceput, cei mai muli autori prefer s o scrie $redacte"e% dup ce au nc(eiat ntregul material, deoarece numai atunci el are o vi"iune clar asupra ordinii problemelor tratate i le pot sinteti"a mai uor.

$%emplu. &aport fcut de 'irec(ia )dministra(iei la cererea Senatului *niversit(ii: )cest raport" scris la solicitarea conducerii" anali+ea+ situa(ia spa(iului destinat procesului de nv(mnt. Situa(ia este destul de grav att la nivelul universit(ii ct mai ales la nivelul unor facult(i. $%ist mai multe solu(ii de re+olvare a acestei probleme cum ar fi: construirea unui nou local" nc,irierea sau modificarea programei colare prin desfurarea procesului de nv(mnt n trei serii. -oi arta ns c cea de a treia solu(ie este i cea mai bun (innd cont de constrngerile bugetare din acest an. .orpul raportului este partea cea mai important a raportului ce cuprinde coninutul acestuia structurat pe seciuni i subseciuni care poart fiecare un titlul distinct. -iecare seciune, la rndul ei, poate s nceap printr-o scurt introducere $n care are loc enunarea problemelor ce vor fi abordate% i se poate nc(eia prin conclu"ii. C. Nota intern este un document scurt care circul n interiorul organi"aiei, corespun"nd unei scrisori cu circuit nc(is. +e regul aceasta are un caracter neformal, fiind conceput s serveasc comunicrii rapide a unor informaii legate de o problem urgent. !copurile cele mai frecvente ale unei note interne sunt: transmiterea unor fapte prin care destinatarul este inut la curent cu o anumit problem, transmiterea unor instruciuni, pre"entarea unei cereri, oferirea de soluii pentru o anumit problem, nregistrarea unor fapte.