MASTER ARPAM

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI

Corespondenţa comercialã- Scrisoarea de Afaceri și Oferta

Student:Gheorghe Denisa

BUCUREȘTI 2020
1. Scrisoare de afaceri
1.1. Forma scrisorii de afaceri este fixã. Ea trebuie sã cuprindã: 

 antet -în care sunt menţionate urmãtoatele date: numele complet şi adresa firmeieminente
(Emiţãtorul, E), numãrul de referire la înregistrarea în Registrul Comerţului(numãrul de
înregistrare şi datã), cod fiscal, numãr de cont în bancã. Tot în antet este prezentã emblema
firmei emitente (E) în culoarea ei specificã.
 Adresa firmei cãtre care se adreseazã (Receptorul, R) va fi scrisã în bloc, nu încontinuare,
având menţionate elementele unul sub altul;
 Data redactãrii scrisorii se va menţine în perioada dreaptã, sus pe paginã;
 Textul scrisorii se redacteazã începând din partea stângã a paginii, de la acelaşi nivel. Nu
este recomandat a se folosi aliniatul; 
 Titlul nu se subliniazã;

1.2.Scrisoarea circularã este un tip de scrisoare de vânzare prin corespondenţã, un text

multiplicat pe sute poate mii de exemplare, fãrã a se şti cine va cumpãra în final produsul
trebuieadresatã nominal, deci este nevoie ca E sã cunoascã numele complet şi corect al lui R
înainte de a se adresa acestuia. Aceastã scrisoare este redactatã într-un procesor de text.
Un element metataxabil absolut indispensabil este semnãtura emiţãtorului, care personalizeazã
textul, îi apropie pe E şi R şi, de ce nu, l-ar putea convinge pe R sã rãspundã afirmativ.
1.3. Scopul scrisorii de afaceri este acela de:
a) a transmite un mesaj 
b) a-l determina pe R sã acţioneze
 c) a atrage simpatia lui R, de menţionat cã nu întotdeauna acest scop este atins, ceea ce face ca
majoritatea scrisorilor deafaceri sã eşueze din bun început, nefiind în stare sã transmitã mesajul
propus. De aceea, e bine de ştiut cã principalele însuşiri ale unei scrisori de afaceri sunt
urmãtoarele:
a)claritate (scrisoarea sã fie conceputã în mod clar, dupã un plan) 
b)Simplitate (frazele dã fie scurte, frazele lungi pierd din claritate, iar mesajul nu îşi va
atingeţinta)
c)conciziune(planul scrisorii sã fie conceput pe puncte, iar acestea sã fie tratate pe rând)
d)ton amical(de abordat acolo unde este cazul)  Nu trebuie sã lipseascã concluzia finalã a
textului,pentru ca R sã înţeleagã clar ce solicitã E de la el.
1.4. Foarte importantã este redactarea.De felul în care este conceputã o scrisoare de afaceri
depinde realizarea scopului propus de E şi satisfacerea ambelor pãrţi (E şi R).Se vor folosi cu
precãdere unitãţi lexicale şi frazeologice aparţinând limbajului economic şi juridic,termeni
specifici, destinaţi comunicãrii într -un anumit sector al vieţii socio-profesionale. Ideile vor fi
prezentate logic, pe aliniate (spaţiul lãsat între paragrafe va fi dublu).
De reţinut cã enunţurile lungi, arborescente genereazã un mesaj ambiguu, ceea ce face ca
textul sã-şi piardã din claritate. Expunerile preţioase vor fi evitate dar E se va feri, în acelaşi
timp, de exprimãri colocviale, vulgare.Idealul, într-o asemenea scrisoare, este ca sã fie exprimate
cât mai multe idei în cât mai puţine cuvinte.
Corespondenţa comercialã se deosebeşte astfel net de corespondenţa
particularã (specie a literaturii subiective, alãturi de jurnalul intim, memorii şi autobiografie)
care degajeazã subiectivism, afectivitate, sensibilitate, familiaritate, nefondare ştiinţificã a ideilor
prezentate.Corespondenţa comercialã, dimpotrivã, cu cât este mai riguros ştiinţificã şi îşi va
demonstra ideile, cu atât mai eficientã va fi.Pe parcursul unui asemenea text, toate ideile converg
cãtre o singurã problemã.
Cu alte cuvinte,E îi cere lui R un singur fapt, îi oferã spre analizã un singur
produs/serviciu, îi încredinţeazã unsingur mesaj, îl atenţioneazã asupra unui singur neajuns etc.
(în funcţie de tipul de scrisoare).Lãrgind sfera referentului, atenţia va fi disperatã şi inegal
distribuitã, iar mesajul se va dovedi ineficient, inoperant. Este necesar a fi respectate cu stricteţe
regulile de ortografie şi de punctuaţie ale limbii române literare contemporane.
 Abrevierile care se terminã la fel ca şi cuvântul se scriu fãrã punct (dl, dr, dna)
 Abrevierile care se terminã altfel decât cuvântul se scriu cu punct (sept., a.m., p.m.)
Folosim virgula dupã:- enumerãri-apoziţie (Dl Popescu, noul nostru... vã va anunţa...)
- atributiva intercalatã (Dl Popescu, pe care l-
aţi întâlnit, va veni...)
 - vocativ -numele sau titlul (veţi fi de acord, domnilor , sã...)
• Folosim punct şi virgulã
- în enumerarea unor elemente descrise pe scurt fiecare
Colaboratorii firmei sunt puţini:
Filip, care se ocupã de vânzãri Rãduicã,care se ocupã de contracte,
Mihãilã care se ocupã de protocol şi ......
  Folosim douã puncte înaintea unei enumerãri
 Nu folosim semnul exclamãrii în scrisorile de afaceri
 Folosim parantezele pentru a include între ele informaţii suplimentare dar nu le încadrãm
prin virgule
1.5. Noţiuni de bazã privind corespondenţa
Comunicarea permanentã este absolut necesarã şi obligatorie în activitatea socialã şi
economicã.Ea se poate realiza fie verbal (o modalitate din ce în ce mai eficientã cu condiţia ce E
sã fie un bun cunoscãtor de Relaţii Publice), fie în scris (prin corespondenţã).Corespondenţa
oficialã se realizeazã între agenţii economici, înţelegând prin agent economic:
a) o persoanã fizicã ce desfãşoarã o activitate economicã pe baza liberei iniţiative;
b) o societate comercialã;
c) o regie autonomã;
d) o asociaţie, o fundaţie;
e) organe de stat, parlamentare sau guvernamentale.
Corespondenţa în scris se realizeazã prin circulare, cataloage, liste de preţuri, scrisori
comerciale.Înţelegem prin corespondenţã comercialã întregul ansamblu al scrisorilor comerciale
schimbate între agenţii economici sau întreagenţii şi persoanele fizice în scopul de a perfecta
diferite activitãţi comerciale, economice sau sociale.Aceste tipuri de texte se caracterizeazã
printr-un stil al redactãrii specific, sstilul corespondenţei comerciale.
În ciuda comunicãrii moderne prin telefon, fax, scrisoarea comercialã este de mare
actualitate pentru cã prezintã numeroase avantaje:
a) evitã reacţiile pripite pentru cã necesitã o reflecţie prealabilã;
b) evitã cheltuieli mari de deplasare ale partenerilor care nu dispun de mijloace (telex,
transport pentru întrevederi);
c) evitã pierderea de timp;
Scrisoarea comercialã mai îndeplineşte şi un important rol economic deoarece ea reprezintã
firma, intreprinderea, în faţa lui R (a destinatarului) şi ajutã la rezolvarea tranzacţiilor propuse.Ea
intrã, de asemenea, în politica de Relaţii Publice.
Scrisoarea comercialã îndeplineşte, de asemenea un rol juridic de seamã fiind acceptatã
drept mijloc de probã în justiţie. S-a prevãzut pãstrarea legalã a corespondenţei comerciale
excesiv devoluminoase a firmelor, concernelor, holding-urilor pe microfilm.Pe scurt, putem
spune cã scrisoarea comercialã are rol:practic,economic,juridic.
Model:
George Popescu
Payoint SRL
bd Charles de Gaulle
București, sec 1
În atenția departamentului de logistică
August 8, 2011
        Luând cunoştinţă despre firma dumneavoastră din ultimul număr al revistei
„Economistul”, am fi foarte interesaţi să stabilim relaţii de afaceri cu dumneavoastră.
          Firma noastră este interesată în importul de zahăr.
          Vă rugăm să ne trimiteţi o ofertă care să includă preţul pe tonă şi condiţiile de
expediere.
          În funcţie de oferta dumneavoastră vom reveni cu o cerere fermă, specificând
cantitatea cerută, condiţiile de plată şi referinţe complete.
          Cererea noastră având un caracter urgent, aşteptăm cu nerăbdare răspunsul
dumneavoastră la următoarea adresă….
                                                          Al dumneavoastră cu sinceritate,……

Conţinutul unei scrisori comerciale se plaseazã pe paginã astfel încât corpul scrisorii sã

deţinã2/3 din paginã, restul spaţiului fiind destinat celorlalte elemente de formã.Pãrţile unui
asemenea text sunt:
a) antet
b) numele şi adresa destinatarului (R)
c) obiectul scrisorii
d) conţinutul organizat pe trei pãrţi:
o introducerea, în care se specificã motivul pentru care se corespondeazã, însoţit
de formule de politeţecorpul, unde se prezintã în ordine fãcându-se referire şi la
celelalte normative în vigoare
o încheierea, care trebuie sã conţinã concluzia scrisorii, prezentatã într 
o o formã cât mai politicoasã

e) semnãtura lui E (imediat sub conţinutul scrisorii) însoţitã de menţionarea funcţieif) ştampilaÎn
stânga paginii, jos, sunt menţionate iniţialele persoanei care a dactilografiat scrisoarea.
2. Corespondenţa cu furnizorii
Corespondenţa cu furnizorii poate avea loc înainte, cât şi dupã încheierea activitãţii Comerciale.
În cazul în care se desfãşoarã înainte, ea are ca scop:
o obţinerea de documentaţie necesarã pentru alegerea furnizorului; 
o obţinerea de preşuri şi condiţii de platã avantajoase;
o termene de livrare avantajoase;
o servicii oferite spre vânzare;

Existã mai multe tipuri de scrisori în cadrul corespondenţei cu furnizorii. În funcţie

dedestinatarul scrisorii, emiţãtorul scrisorii, obiectivul propus spre a fi realizat.

2.1.O primã categorie o reprezintã cererile de ofertã

Printr-o asemenea scrisoare se solicitã cataloage de mostre, eşantioane, liste de preţuri,
liste de servicii prestate cu preţurile aferente,condiţii de livrare a produselor şi de evaluare a
serviciilor. Se solicitã, cu alte cuvinte, detalii înfuncţii de care se va perpetua sau nu activitatea
socio-economicã vizatã.
Se mai poate solicita în acest tip de scrisori şi prezentarea devizului pentru un anumit tip
de lucrare (la care nu existã listã de preţuri), ca de exemplu mobilarea unei unitãţi.
De exemplu:
Stimaţi domni,

Pregãtim o întrunire de afaceri pentru aproximativ 200 de persoane la începutul primãverii şi ne-
ar fi de mare folos sã ne comunicaţi urmãtoarele informaţii:
1) Tipul de gãzduire pe care îl puteţi oferi;
2) Preţul diferitelor camere disponibile;
3)Costul coctailurilor şi gustãrilor pentru 200 de oaspeţi.Miercurea viitoare voi fi prin apropiere
şi aş putea sã vã vãd la orice orã v
-ar conveni şi sã mai discutãm oferta pe care ne-o veţi trimite pânã atunci. Sper sã puteţi face
acest aranjament pentru compania noastrã.

2.2. Oferta
 
Acest tip de scrisoare este redactat de furnizor (R) şi cuprinde:
a. denumirea exactã a mãrfurilor (produselor, serviciilor) oferite; 
b. date tehnice caracteristice;
c. eşantioane (dacã este cazul), catalog de fotografii;
d. listã de preşuri cu amãnunte despre transport şi condiţii de platã;e) cantitatea care
poate fi livratã şi data;
e. ambalajul;
f. durata de valabilitate a ofertei;Textul ofertei face apel, în redactare, la mijloacele
lingvistice ale stilurilor ştiinţific, tehnic şiadministrativ.
Putem considera scrisoarea de ofertã drept o propunere de contract. În situaţia în care
scrisoarea de ofertã este urmatã de comandã din partea destinatarului, ea se transformã într-un
contract de vânzare-cumpãrare.
Întocmit în spiritul legislaţiei în vigoare, cu menţiunea diferitelor articole delege
referitoare la activitatea economicã ce urmeazã a se desfãşura, textul acestui contract se
cereredactat în spiritul obiectivitãţii stilului juridic (unitãţi lexicale şi frazeologice,
particularitãţimorfo-sintactice).
Nu mai respectând normele stilului juridic, textul contractului mai susmenţionat va fi
clar, precis, convingãtor.Scrisoarea de ofertã poate avea caracter:
a) general(caz în care nu se referã la anumite produse ori clienţi nominalizaţi şi are structura
scrisorii circulare);
b) special (se referã la anumite produse şi este destinatã unor anumiţi clienţi al cãror nume
estemenţionat).Ofertele cu caracter general se difuzeazã, de regulã, prin mass-media, sau
direct clienţilornecunoscuţi cu ocazia manifestãrilor publice (târguri, expoziţii, mese
rotunde etc.).

Stimate domn/Stimatã doamnã,

Şi dumneavoastrã vã veţi putea spori cifra de afaceri fãrã vreo investiţie suplimentarã de

capital.Puteţi face aceasta devenindu-ne partener şi alãturând gama noastrã de .... la sortimentul
dumneavoastrã de .... Foarte puţine produse vã asigurã o marjã atât de importantã, fãrã sã
necesite un plus de capital.
În primul rând, preţurile noastre cu ridicata sunt foarte competitive, lãsându-vã toate
posibilitãţile pentru o marjã de profit substanţialã.
În al doilea rând, gama noastrã de .... completeazã admirabil propriile dumneavoastrã
produse. SRL din oraşul .... este una dintre firmele care şi-au dat seama de posibilitãţile oferite
de produsele noastre. Numai în primul an am vândut ... de bucãţi, ceea ce le-a adus un profit
de ....
Sperãm sã vã vedem curând. Grãbiţi-vã dacã nu vreţi sã pierdeţi ocazia.

 
Secretar, Cu respect,Director,** *
În atenţia domnului director
Ion Marinescu,
Planurile noastre de redecorare a sãlii de consiliu au fost definitivate şi am hotãrât sã demarãm
lucrãrile de reamenajare, folosind plafonul dumneavoastrã, conform estimãrii dumneavoastrã
nr.56 din 30 iulie.
Vã rugãm sã ne comunicaţi dacã puteţi aduce echipamentul de lucru şi la ce datã intenţionaţi
sãîncepeţi activitatea. Dorim, bineînţeles, ca totul sã fie în ordine, pânã la prima întrunire în sala
de consiliu.
Ţinând cont cã nu avem la dispoziţie pentru decizie decât 8 (opt) zile, vã rugãm sã ne contactaţişi
sã ne prezentaţi oferta dumneavoastrã.
Sperãm cã vom avea o colaborare fructuoasã.Secretar, Cu adânc respect,Director,** *
 
În atenţia d-lui Nae Ionel
Ofertã nr. 142/30.07.1999
În urma discuţiei avute cu Dumneavoastrã, vã transmitem oferta de preţ pentru cutii:

  Asigurându-vã de calitatea serviciilor noastre şi menţionând faptul cã noi colaborãm în

prezentcu 320 de edituri de stat şi particulare, sperãm sã primim un rãspuns favorabil care sã
permitã începutul colaborãrii noastre de duratã.
Secretar,  Cu deosebitã stima
Director,**
2.3. Nota de comandã
Scrisoarea de ofertã poate sã fie însoţitã şi de o notã de comandã şi care va fi completatã
decumpãrãtor (R) numai cu cantitãţile solicitate. Procedeul acesta economiseşte timp din
parteaambilor parteneri (E şi R) şi vine în sprijinul lui E de a-şi atinge
scopul: fiind interesat de oferta propusã, este posibil ca R sã accepte produsele, serviciile oferite,
dar, din lipsã de timp, sau fiindsolicitat de alte afaceri, sã amâne punerea în practicã a hotãrârii
de a cumpãra (produsul,serviciul oferit). Nota de comandã gata pregãtitã îl poate face sã treacã
peste aceste impedimente şi sã completeze pe loc cererea lui. În acest caz, mesajul şi-a îndeplinit
scopul: E a reuşit sã obţinã un contract, deci l-a mulţumit pe R prin propunerea lui, iar R şi a
acoperit o necesitate încondiţii bune pentru el şi fãrã pierdere de timp.
2.4. Comanda
 Dupã emiterea ofertei, beneficiarul mai solicitã, evident, date suplimentare. Furnizorul
face precizãri care nu au fost în ofertã.Comanda este ulterior ofertei.Comanda este, de regulã,
redactatã pe formulare tipizate, fãcându-se apel la limbajul artificial. În situaţia în care comanda
este telefonicã, ea trebuie urgent urmatã de cea scrisã.R poate adresa de formule de mulţumire
pentru cã E i-a adresat. Eventual, R poate trimite alte pliante pentru a sugera o comandã viitoare.
a) furnizorul este de acord sã execute comanda, dar nu deţine toate datele.
De aceea, îi scrie lui E, rugându-l, politicos, sã i le precizeze.
 b) furnizorul nu acceptã comanda, situaţie în care este necesar sã-şi motiveze
rãspunsul. Poate menţiona una din urmãtoarele cauze (extrase de noi din mulţimea scrisorilor
comerciale de acest tip):

 s-au terminat produsele din stoc;

 nu mai fabricã aşa ceva din cauza schimbãrii liniei tehnologice/sau a preţului de
 achiziţionare a materiei prime;
 preţurile din comandã nu ţin cont de cataloagele trimise;
 este necesarã schimbarea termenului din cauze obiective (de menţionat
 cauza)
 furnizorul nu poate executa comanda, situaţie în care este necesar sã-şi motiveze refuzul.
Exemplu comandă
S.C.____________
Sediul __________ 
Nr.______
data___
Cãtre
Regionala C.F. Cluj
Secţia E.C.M. (exploatare, comercial, mişcare)
Alãturat vã trimitem comanda pentru prestaţiile de transport între Staţia ECM Cluj şi
unitateanoastrã. La întocmirea contractului, vã rugãm sã ţineţi seama de zilele de sâmbãtã
şi duminicã, zile în care unitatea noastrã nu funcţioneazã.
Vã mulţumim pentru colaborare.
Director adjunct, Şef birou desfacere,
Bibliografie:

 Limbaje de specialitate, Olga Bălănescu

 Nina Vârgolici, „Tehnici de secretariat şi asistenţǎ managerialǎ“, Editura Credis,
Bucureşti , 2003.
 http://www.amac.md/biblioteca/data/13/romanian/1.pdf