Constantin Grigoras a raspuns pe 29.05.

2009, 19:04
Pasul 1. va trebuie o foaie cu antet care sa fie reprezentativa (sa cuprinda o imagine de marca,
un logo si coordonatele dvs. (nume, forma !uridica, nr. "#$, capital social, adresa, te., fa%, e&
mail, pagina 'eb( )artia trebuie sa fie de calitate si aspectul estetic la inaltime
Pasul 2. *crisoarea de intentie va cuprinde cateva parti obligatorii:
& titlu (poate fi c)iar +scrisoare de intentie+, +oferta generala+ etc
& catre : firma , compania destinatara
& in attn : numele si pozitia persoanei
,tentie : pentru a putea completa toate aceste informatii aveti nevoie sa va constituiti o baza de
date( personalizarea scrisorii este importanta, da valoare demersului dvs. -
& fraza de introducere si e%plicitare a scopului scrisorii (tip +va supunem atetiei oferta noastra
generala privind ....+
& fraza care descrie profilul, e%perienta, capacitatea firmei dvs
& fraza de inc)eiere prin care stimulati decizia, actiunea, modalitatea de contactare pentru detalii
ulterioare si introduceti documentul atasat & oferta de pret( oferiti detalii privind modalitatile de
plata, livrare, politica privind rabaturile practicate( fiti cat mai concisa dar si fle%ibila, lasati loc
pentru negociere( stabiliti&va obiectivul scrisorii (intalnire pentru prezentare mostre comerciale,
negociere etc
& formula de inc)eiere . salut( solicitati feedbac/
#eguli de redactare : politete , stil , eleganta, concizie, atentie ma%ima regulilor gramaticale
Pasul 0. monitorizati reactiile( reveniti telefonic( reveniti cu oferta scrisa dupa o anumita perioada(
completati mereu baza de date acordand cea mai mare atentie identificarii persoanei(lor c)eie
$orespondenta comerciala se distinge prin intensa participare afectiva a emitatorului la
elaborarea mesa!ului. 1e tactul lui depinde succesul sau insuccesul demersului initiat prin
corespondenta. 1e aceea, in corespondenta comerciala, un rol deosebit il !oaca stilul individual,
adica maniera prin care emitatorul intentioneaza sa&l impresioneze pe receptor, in limitele
stilistice permise.
1esi nu se pot indica 2retete3 de alcatuire eficienta a mesa!ului, va prezint mai !os cateva formule
de redactare, utilizate la inceputul sau la sfarsitul mesa!ului.
Formule de introducere
1. 4a initierea demersului comunicativ (prima scrisoare
5 6inand cont de7 va rugam a dispune. a ne comunica. a ne informa7
5 8e face placere sa va anuntam. prezentam7
5 9rmarim cu deosebit interes activitatea dumneavoastra din7
5 $a urmare a bunelor rezultate obtinute de compania dumneavoastra in domeniul7
5 Prin prezenta va facem cunoscut ca7
2. 4a scrisorile de revenire si la reclamatii
5 $u regret trebuie sa va anuntam. instiintam. aducem la cunostinta ca7
5 1esi colaborarea noastra a decurs in termeni superlativi pana in momentul de fata, ne
surprinde7
5 $a urmare a solicitarii dumneavoastra din data de 7
5 #evenim asupra fa%ului nostru din data de7
5 1eoarece nu am primit pana in momentul de fata confirmarea dumneavoastra7
0. 4a scrisorile de remediere
5 *untem alaturi de dumneavoastra in pierderea suferita7
5 :ntelegem total nemultumirea dumneavoastra referitor la7
5 " intamplare absolut nefericita si independenta de vointa noastra a facut ca7
4. 4a scrisori de prospectare si mentinere
5 ,cum, mai mult ca oricand, avem nevoie de orice sugestie a dumneavoastra in calitate de client
fidel al companiei noastre7
5 ,legeti produsele noastre pentru ca ele se disting prin7
5 $u ocazia *arbatorilor de $raciun, firma noastra va ureaza7
5 ;a rugam sa ne acordati spri!inul dumneavoastra pentru a 7
Formule de incheiere
5 :n speranta unei colaborari profitabile7
5 $u multumiri anticipate pentru spri!inul acordat cu atata generozitate7
5 *peram sa primim cat mai curand raspunsul dumneavoastra afirmativ, ceea ce ar insemna
inceputul unei colaborari profitabile de ambele parti7
5 :n speranta ca veti gasi o solutie de a rezolva satisfacator acest nefericit incident7
5 ;a rugam sa ne tineti la curent cu desfasurarea lucrarilor de 7
5 $erandu&ne inca o data scuze pentru7 va asiguram ca ne vom stradui sa pastram colaborarea
noastra in termenii cei mai buni pe viitor.
5 ;a multumim pentru comanda facuta si va asteptam in continuare7
5 $onducerea companiei va ureaza7
5 *peram ca neplacutul incident sa fie rezolvat pe cale amiabila. :n caz contrar, va facem
cunoscut temeiul legal invocat de7
*per ca formulele de adresare de mai sus sa va fie de a!utor in redactarea scrisorilor de afaceri.

4.6. Forma de prezentare a scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate
urmtoarele cerine:
plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de
acesta;
pstrarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie !"!#$%;
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt# ct mai uniform posibil
&"&#$cm%;
'e lng motivaia de ordin estetic# marginile ofer cititorului un moment de
respiro( )imic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am
cuta s economisim hrtia( *e asemenea# marginile sunt comode pentru
destinatar# pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere(
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;
dispunerea textului n paragrafe# lsnd ntre acestea un interval
suplimentar fa de rndurile din text# dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum
dou rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care
trebuie s intre pe pagina respectiv# ct i de scopul scrisorii(
alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul
scrisorii(
'entru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de +&"+, puncte
pentru o mai bun lizibilitate(
scrierea cu caractere italice# bolduit sau subliniate pentru scoaterea n
eviden a unor cuvinte sau poriuni de text;
structurarea enumerrilor n mod diferit:
prin liniue;
prin puncte de enumerare cu aceeai mrime de font ca i textul%
+( prin cifre;
a% prin litere mici;
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor# graficelor#
figurilor dac este cazul%
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente -anexe. liste de
preuri# brouri# etc(% cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful
corespondenei n partea stng /os%;
evitarea '(0( care poate crea destinatarului impresia unei negli/ene din
partea expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aran/are a textului n pagin:
forma bloc 1 preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene# iar ca form
derivat a formei bloc este forma semi"bloc;
2ste indicat folosirea unui singur model de aran/are n pagin cel folosit n firm%(
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga( ntre
paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri( 'aragrafele nu sunt
indentate(
n forma dantelat numit i forma indentat%# unele elemente expeditorul#
formula de introducere# etc(% sunt poziionate n marginea din stnga# iar n
dreapta nr( i dat# adresa destinatar# semntura expeditorului# formula de
ncheiere%(
'rimul rnd al fiecrui paragraf mare al mesa/ului propriu"zis este retras cu 3"+4
intervale de la linia marginal stnga(
Forma semi-bloc 1 textul propriu"zis al scrisorii se dactilografiaz n forma
dantelat# rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga# iar
formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta# se scriu n forma bloc(
)ici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ#
fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai
potrivit(
*e asemenea# un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul(
'entru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate 5,(
6el mai des este folosit hrtia de culoare alb se mai folosete i cea colorat
mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei%( 'aleta de sortimente de hrtie
se ntinde de la hrtia simpl# reciclabil pn la hrtia satinat# marmorat sau
lucrat manual( 7a alegerea hrtiei trebuie s inem seama# de exemplu# c hrtia
lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se a/unge de multe ori s se
blocheze n aparat# acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei( 8nele
imprimante# n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la +44gr( *e
asemenea# 'ota 9omn percepe tax pentru greutatea scrisorii(
9espectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este# n unele cazuri# mai
mult dect necesar n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul
plicului cu fereastr(
'licul 1 folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr"o
hrtie calitativ# iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil#
ca s faciliteze identificarea destinatarului(
2xist mai multe tipuri de plicuri:
plicuri standard de coresponden 1 plicuri adaptate pentru coli 5,
mpturite n dou;
plicuri de cabinet 1 plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
plicuri dosar 1 pentru coli 5, nempturite;
'licurile sunt diferite ca mrime# greutate i culoare( 8nele au sigla firmei
instituiei% imprimate 1 cele mai utilizate sunt tipurile cu -fereastr. prin care se
vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii( 'e plic se fac
urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de
vedere al coninutului# ct i a firmei( 5ceasta trebuie s fie complet numele
persoanei i:sau al firmei# strada# localitatea# codul potal# eventual ara# atunci
cnd corespondena se expediaz n alte ri%( 'ot exista ca i n scrisoare# indicaii
de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan( 2x: -n
atenia;.
adresa expeditorului 1 poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe
verso( 8nele firme expeditoare au de/a antet tiprit pe plic(
indicaii speciale de atenionare se refer la caracterul corespondenei%:
personal# confidenial# urgent# etc( care se scriu n colul din stnga sus n cazul n
care adresa expeditorului se afl pe verso% sau n stnga /os(
indicaii pentru pot se refer la categoria sau tariful potal# fie la modul
de trimitere a corespondenei%( 'utem ntlni una din meniunile# par"avion# prin
curier# recomandat# post"restant# etc( acestea sunt scrise fie de expeditor# fie de
ctre serviciile potale# la cererea expeditorului%(
,(<( 2lementele componente ale scrisorii
6onform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet#
numrul i data#
referinele#
adresa destinatarului#
formula de salut#
formula de adresare#
obiectul scrisorii#
coninutul#
formula de ncheiere#
formula de salut#
semntura#
referiri#
anexe(
5)=2=87
n general# hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat#
plasat n partea superioar pe mi/loc sau n partea stng a paginii( 8neori apar
completri ale antetului n subsolul paginii( n lipsa unui antet tiprit acesta este
dactilografiat(
>orma i grafica antetelor este extrem de variat# dar el trebuie s fie simplu i cu
aspect plcut# fr elemente ornamentale inutile# ndeplinind# pe lng funcia de
identificare i informare i pe cea de publicitate(
5ntetul cuprinde:
elementul grafic sigla sau logo"ul( )umai pentru antetele instituiilor
centrale de stat# sunt folosite n antet tricolorul i stema rii(%;
denumirea societii;
forma sa /uridic;
adresa i sediul central se indic strada# numrul# localitatea# codul potal#
ara%;
numrul de nregistrare la 9egistrul 6omerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon# precedat de prefixul oraului# eventual i cel al rii n
cazul corespondenei cu partenerii strini%;
numrul de fax;
e"mail"ul;
? hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul
bancar nu este indicat n orice situaie( *e exemplu pentru corespondena
protocolar pe invitaii la dineuri i recepii# la felicitri se recomand crearea unui
alt model de antet cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz%(
*e menionat# faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor
de limb englez% adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se
cere n 9omnia din punct de vedere potal este important ca potaul s
neleag unde s duc corespondena%(
'entru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden un
cetean care se adreseaz unei autoriti publice%# obiceiul este de a aduga
informaii privind autorul scrisorii# titlul i adresa sa# dup semntur# sau scrise
sus n partea dreapt; nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee:
-*omnul. sau -*oamna.
2xemplu de antet:
0(6( *20@)A 097
Bihai Cravu nr( &# Cucureti# 0ector +
)r( nregistrare la 9egistrul 6omerului D:$43&:+EE+
6od fiscal ' +$!!$&+
6ont $,&!&<F3& C69"sector +
=el:>ax: &!,<<<<# e"mail: desingGfx(ro
2xemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
@B'2H 097
0tr( 'rieteniei# ,$
Cucureti <444
9?BI)@5
=elephone: 44,4+% 1 F,<<!,4
>acsimile: 44,4+% 1 <<<<<<$
)8BJ987 K@ *5=5
)umrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan( 2le
determin identitatea scrisorii# momentul de la care curg obligaii de a rspunde la
o scrisoare# de a executa o lucrare# de a pune n aplicare un ordin# etc(% i st la
baza clasrii numerice i cronologice(
)umrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau
n dreapta lucrrii# n partea opus antetului# n dreptul rndului al doilea al
acestuia( *enumirea lui se scrie n litere -&& octombrie &44&%( 'entru a evita
confuziile# data poate fi scris diferit n corespondena n limba englez( >orma
britanic este asemntoare celei romneti mai nti ziua i apoi luna
+F
th
/anuarL%( n 085 i n unele pri ale 5siei se scrie mai nti luna i apoi ziua
/anuarL +F# &44&%(
*e asemenea# n cazul unor document# pe lng dat se indic i locul emiterii
acestora( 7ocul de emitere se plaseaz naintea datei# data se separ de numele
localitii prin virgul( )umele locului de expediie este# de obicei# numele din
antetul tiprit( 2xcepie fac# de exemplu# cazurile n care scrisorile se expediaz de
la un departament al firmei care se afl n alt ora( n aceste condiii precizarea
locului de expediie mpreun cu data devine obligatorie(
92>29@)M272
0e plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat
n partea dreapt( 9eferinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai
mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea(
9eferina se noteaz prin abrevierea -9ef(. i include inialele anga/atului care a
redactat scrisoarea persoana care se ocup de problem care face obiectul
scrisorii%# precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau
registratur# numrul de dosar al contractului# etc(
2xemplu:
9ef(: N):3&&:+(H(&44&(
2xist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare# our
9ef% dar i cele ale firmei destinatare Lour 9ef% n scopul identificrii cu uurin a
corespondenei anterioare(
5*9205 *20=@)5=59878@
0e plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie pentru forma bloc%# fie n partea
dreapt pentru forma semi"bloc% i se scrie dup sistemul bloc(
5ceasta cuprinde:
" denumirea unitii inclusiv biroul# direcia creia i este destinat
scrisoare%;
" adresa localitatea precedat de codul potal# str( i nr(# /udeul# sectorul
pentru Cucureti%# ara pentru strintate%( 5dresa poate fi precedat de cuvntul
-ctre. dup care nu se pune virgul%(
6ele mai utilizate forme de adresare sunt:
+% unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu
numele su complet( )umele va fi precedat de formula de politee -*omnului.#
-*oamnei. precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective(
2xemplu: *omnului 'rofesor Bihai 'opescu 1 *irector 50@9?B 0(5(
&% unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul
unei instituii# ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul( 5ceast
indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai /os#
precedat de cuvintele: -n atenia *irectorului Aeneral : 0erviciului @mport 1
2xport.;
!% unei instituii# firme# ne putem adresa menionnd doar numele acesteia(
@at dou exemple des ntlnite n coresponden:
*omnului )icolae )icescu# Banager
06 *@0@)A 097
Kos( Bihai Cravu ,$
Cucureti# 9omnia
0au
0(6( *@0@)A 097
Kos( Bihai Cravu ,$# sector !
Cucureti# 9omnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export
>?9B875 *2 0578= *2 5*920592%
'lasat de la margine sau de la alineat# se scrie pe rnd separat( 6u ct autoritatea
creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei# cu att aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres(
0e plaseaz aproximativ trei spaii sub adresa destinatarului( *up formula de
salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de
salut( Bodul n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit"o anterior(
>orma cea mai uzitat este -*omnule ;. sau -*oamn ;.# dac destinatarul
exercit o responsabilitate vom aduga: -*omnul primar.# -*omnule director.#
-*omnule Binistru. etc( 2xist funcii care cer un alt apelativ# de exemplu -0ire.
sau -Ba/estate.(
>ormula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume(
'rimarului unui ora nu i se scrie: -*omnule primar 'opescu.# ci -*omnule primar.;
o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea
titluri# poate deine diferite grade universitare sau onorifice( 6e vom alegeO 7e vom
folosi pe cele care /ustific scrisoarea( 5tunci cnd ne adresm rectorului unei
universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de
ntra/utorare i corespondena se refer la aceast campanie# titlul de preedinte l
va eclipsa pe cel de rector# iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va
citi (
ntr"o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i
care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu"zis i -0timate coleg.
-*omnule rector i stimate coleg.%(
5lte formule folosite -0timate *omnule ;. sau -0timat *oamn. urmate fie de
numele lor# fie de funcie# dup cum ne"am adresat%(
2xist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee:
-*oamna Binistru.# -*oamna Dudector. etc( atenie la forma de feminin atunci
cnd trimitem o scrisoare n >rana sau 5nglia# 085# politeea ne oblig s ne
informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia(
*ac ne adresm unei firme sau instituii n general# formula de salut va fi -0timai
*omni.# -0timate *oamne. pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de
femei%(
n corespondena redactat de instituii i firme din 085 formula de salut este
-*omnilor 1 urmat de -:.(
?C@26=87 069@0?9@@
0e scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare# precedat de cuvintele
-9eferitor la ;. sau -9ef(.# rolul su este de a prezenta succint problema tratat n
scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a
corespondenei( @ncluderea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis
n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul
paragraf al ei(
6?)M@)8=87 058 =2H=87 '9?'9@8"P@0 57 069@0?9@@
9eprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit
atenie(
6uprinde:
paragraful de introducere;
mesa/ul sau cuprinsul%;
ncheierea;
6ele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr"un spaiu dublu fa de
distana dintre rnduri la care este scris textul# obiectivul(
@)=9?*862925
2ste strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine#
de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene# mrfuri# documente#
formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar# etc(
n corespondena comercial# introducerea const n formule tip# dar care nu
trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal n funcie de
destinatar%(
2xemple:
+% 'entru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c !
v aducem la cuno"tin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c !
#vem plcerea de a v informa c !
a v aduce la cuno"tin c !
Suntem $nc%ntai&bucuro"i&fericii s v informm c !
'e folosim de acest prile( pentru !
)biectul scrisorii noastre este*
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
s v atra+em atenia $n le+tur cu
&% 'entru scrisorile de rspuns
,a rspuns la scrisoare dumneavoastr nr- din data de !
'e-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din !
.eferitor la scrisoarea dumneavoastr nr- din data de !
Folosim acest prile( pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr-
din data de !
!% 'entru scrisorile de revenire
.evenim la scrisoarea dumneavoastr nr- din data de !
ntruc%t nici p%n astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr- -!
B205D87 68'9@)087%
6onine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate# de aceea
ideile mesa/ului trebuie exprimate ct mai clar# ntr"o nlnuire logic folosind un
vocabular adecvat i un ton corespunztor( 2ste recomandabil folosirea frazelor
scurte# fiecare idee distinct# fcnd obiectul unui paragraf separat(
Besa/ul poate s cuprind o motivare i o concluzie( *ac problema cuprins n
scrisoare nu necesit explicaii motivarea%# coninutul scrisorii se concretizeaz n
chiar concluzia acestuia(
2xemplu:
Prin prezenta/ se $mputernice"te Domnul pentru contractarea fondului de marf
pe semestrul 00 1 2332 "i concilierea restanelor $n livrri-!
n redactarea mesa/ului propriu"zis se poate folosi una din cele dou metode:
metoda direct 1 motivare 1 concluzie
-ntruc%t mrfurile nu corespund calitativ/ nu le putem recepiona.
metoda indirect 1 concluzie 1 motivare
-'u putem recepiona mrfurile/ $ntruc%t nu corespund calitativ.
Betoda indirect este considerat i metoda modern( 5vanta/ul acestei metode
const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii# ceea ce l
determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea n cazul scrisorilor de
anga/are%(
*e asemenea# organizarea indirect a mesa/elor este indicat# din punctul de
vedere al stilului ton i impact%:
pentru ma/oritatea scrisorilor neutre rspunsul la cereri de informaii# darea
de instruciuni i explicaii%#
pentru mesa/ele care conin veti bune exemplu: aprobarea unor solicitri#
cereri# anunarea promovrii%
pentru mesa/ul care exprim bun voin felicitri# aprecieri pozitive# etc(%
)u este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesa/ul este de convingere
sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului rspuns
nefavorabil la o solicitare sau cerere# refuzarea unei convenii etc(% (
n cazul acestor mesa/e negative se adopt metoda direct care presupune
pregtirea destinatarului pentru vestea negativ( 5legerea metodei se face n
funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o
argumentare mai ampl se folosete metoda direct# iar dac motivarea este
simpl se folosete metoda indirect(
NCHEIEREA
ncheierea mesa/ului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere
cuprins n mesa/( 5ceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni# a
unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul# a
mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme# a unor scuze
pentru unele erori# etc(
2xemplu:
#"teptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr-!
4 mulumim pentru $ncrederea &spri(inul&confirmarea acordat!
4 ru+m s primii&acceptai scuzele noastre!
Dorim s "tim care este opinia dumneavoastr $n le+tur cu propunerea fcut
mai sus "i sperm c aceast re+retabil eroare nu va afecta buna noastr
cooperare-!
*e asemenea# tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele
care se anexeaz:
#nexm acestei scrisori !
>?9B875 *2 )6Q2@292 : *2 0578=
0e plaseaz la &"! rnduri sub text# naintea semturii(
'entru scrisorile destinate unor oficialiti nalte# cele mai folosite formule de salut
sunt:
4 ro+ s acceptai expresia distinselor mele sentimente!
4 ro+ s binevoii a a+rea&a accepta& a primi/ expresia sentimentelor mele
distinse&celor mai bune sentimente ale mele-!
De reinut c/ pentru a respecta armonia $ntre formula de adresare 5salut6 "i
formula de $nc7eiere/ aceasta din urm o reia pe prima/ plas%nd-o $ntre vir+ule-
-N rog s agreai# *omnule Binistru# expresia naltei mele consideraii(.
4 ro+ s primii/ Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente-!
4 ro+ s primii/ Domnule Pre"edinte/ oma+iul celui mai profund respect-!
4 ro+ s primii/ Domnule #mbasador/ Excelena 4oastr/ asi+urarea $ntre+ii
noastre stime-!
5lte formule folosite:
,u stim!/ ,u respect! 1 formule folosite cnd destinatarul este necunoscut(
,u cele mai bune sentimente! 1 formul mai familiar# folosit de la egal la egal
sau pe o scar ierarhic superioar(
-6u sentimente alese. de la furnizor la client/ de la funcionar la patron-!
,u sinceritate!
#l dumneavoastr!
,u cele mai alese +%nduri-!
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine# aceste formule de
ncheiere:salut pot fi omise(
n corespondena protocolar# diplomatic formula final de salut este obligatorie(
>ormula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf( 2a exprim n puine
cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului(
SEMNTRA
6onstituie un element important al scrisorii# ntruct ea este cea care d
autenticitate scrisorii(
n general# scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a
efului compartimentului care a emis scrisoarea(
5ran/area semnturii n pagin se face dactilografiind la ! rnduri de text funcia
autorului# urmat obligatoriu de virgul( 0e las un spaiu pentru semntura
olograf# apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna(
!TAM"I#A
0e aplic pe semntura conductorului( n documentele tipizate se aplic pe locul
marcat cu iniialele 70(
2lementele ocazionale sunt:
8eniunea anexe! 1 apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i
acestea se scriu sub numele destinatarului principal# n stnga(
0niialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga /os# desprite
prin linie de fracie bar%(