Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
antet;
numrul i data;
referinele;
adresa destinatarului;
formula de salut/de adresare;
obiectul scrisorii;
coninutul;
formula de ncheiere/de salut;
semntura;
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul
paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut,
fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe
cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor
centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal,
ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n
cazul corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este
indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i
recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual
numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez,
adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere
potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se
adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i
adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu
de politee: Domnul sau Doamna.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului
J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail:desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea
scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de
a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n
litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit
n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna
(16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002).
Modul standard internaional este anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de
emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de
expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care
scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii
precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref.
i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care
face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur,
numrul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale
firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru
forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea
scrisoare);
unitii (inclusiv
biroul, direcia
creia
i este
destinat
responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice.
Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei
universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i
corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar
destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine
se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de
funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru,
Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau
Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate
Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de
:.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la
sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a
uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este
obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n
primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre
rnduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare
anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de
politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
nu
corespund
calitativ,
nu
le
putem
pentru
ncrederea
/sprijinul/confirmarea
Cu
respect
formule
folosite
cnd
destinatarul
este