Sunteți pe pagina 1din 8

3.3.

Elementele componente ale scrisorii


Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:

antet;
numrul i data;
referinele;
adresa destinatarului;
formula de salut/de adresare;
obiectul scrisorii;
coninutul;
formula de ncheiere/de salut;
semntura;
anexe.

ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul
paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut,
fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe
cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor
centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal,
ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n
cazul corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este
indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i
recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual
numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez,
adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere
potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se

adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i
adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu
de politee: Domnul sau Doamna.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului
J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail:desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea
scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de
a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n
litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit
n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna
(16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002).
Modul standard internaional este anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de
emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de
expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care
scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii
precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref.
i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care
face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur,
numrul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale
firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI

Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru
forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea
scrisoare);

unitii (inclusiv

biroul, direcia

creia

i este

destinat

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul


(pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de
cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi
precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau
onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director
ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi
scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n
atenia Directorului General / Serviciului Import Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector
3
Bucureti, Romnia
n
atenia
Directorului
General sau
n atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct
autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul
i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de
formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist
funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se
scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe

responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice.
Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei
universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i
corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar
destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine
se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de
funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru,
Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau
Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate
Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de
:.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la
sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a
uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este
obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n
primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre
rnduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare
anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de
politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c

Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c


Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
s v atragem atenia n legtur cu
2) Pentru scrisorile de rspuns :
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea
dumneavoastr nr. din data de
3) Pentru scrisorile de revenire :
Revenim la scrisoarea noastr nr. din data de
ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea
noastr nr. .
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului
trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton
corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui
paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit
explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea
fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea
restanelor n livrri.
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:
metoda direct motivare concluzie
ntruct mrfurile
recepiona

nu

corespund

metoda indirect concluzie motivare

calitativ,

nu

le

putem

Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ


Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c
destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii
mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i
impact):
pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la
cereri de informaii, darea de instruciuni i explicaii),
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu:
aprobarea
unor
solicitri,
cereri,
anunarea
promovrii),
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri,
aprecieri pozitive, etc.).
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau
cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului
pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac
este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac
motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj.
Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a
relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele
probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V
mulumim
acordat

pentru

ncrederea

/sprijinul/confirmarea

V rugm s primii/acceptai scuzele noastre


Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu
propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil
eroare nu va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente

V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele


distinse/celor mai bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere,
aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea
ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim,
necunoscut.

Cu

respect

formule

folosite

cnd

destinatarul

este

Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la


egal sau pe o scar ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau
de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau
de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului compartimentului
care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului, urmat
obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i
prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele
LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea
este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele
expeditorului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul
din stnga jos, desprite prin linie de fracie (bar).