Scrisoarea

Scrisoarea este un mediu de comunicare foarte flexibil i elastic, folosit frecvent pentru solicitarea sau confirmarea unei informaii, ntocmirea i acceptarea ofertelor sau a termenilor contractuali, transmiterea mulumirii i nemulumirii, efectuarea comunicrilor de natur legal, stabilirea contactelor iniiale de afaceri. Ea rmne ca document legal; orice greeli de formulare sunt pe deplin vizibile i creeaz o imagine negativ. Atenia la detalii este obligatorie. Abilitatea de a ntocmi ntr-un mod corect coninutul unui anumit mesaj, de a structura coninutul astfel nct acesta s fie logic i inteligibil, de a concepe coninutul ntr-un stil i cu un ton adecvat - caracterizeaz un autor competent de scrisori. Modul de prezentare i stilul scrisorii sunt luate ca indicii despre personalitatea celui care a compus-o. Formatul scrisorii Elementele standard pe care ar trebui s le poziionm corect sunt: Antetul - servete la furnizarea informaiilor standard (numele organizaiei i statutul legal, adresa, numerele de telefon, fax, e-mail), ntr-un format vizual atractiv. Pot fi incluse: logo-ul firmei, marca de fabricaie, descrierea afacerilor i detalii de nregistrare. Pagina a doua i urmtoarele nu se vor scrie pe hrtie cu antet. n caz c ele se separ de prima pagin, vor avea un titlu simplu, fiind date numele destinatarului, data i numrul paginii din scrisoare. Referinele - acestea permit ca scrisoarea s fie corelat cu corespondena anterioar. Vor avea, fie "Ref. ns. (Ref)", prezentnd referinele folosite de expeditor, fie "Ref. Dvs." prezentnd referinele destinatarului dintr-o coresponden anterioar, codul departamentului etc.

 Data - poate fi scris n mai multe moduri, de obicei respectnd stilul organizaiei. Amplasarea n pagin poate s difere considerabil. Confidenialitatea - confirmarea confidenialitii este adugat, de obicei, deasupra numelui i adresei, att pe scrisoare ct i pe plic. Alternativele sunt: "Confidenial", "Privat i confidenial", "Adresat numai". Numele destinatarului i adresa - pentru persoane din organizaii mari se include fie funcia, fie numele departamentului. Formatul adresei pentru strintate ine seama de sursa adresei (nu se adapteaz la formatul romnesc). Formula de adresare/de salut i ncheiere - Stimate Domnule/Cu consideraie, Drag Domnule X/Al dvs. Titlul, rezumnd scopul scrisorii - un titlu simplu, de cteva cuvinte. ntr-o scrisoare simpl sau una de confirmare, poate fi omis. Cuprinsul de baz al scrisorii Semntura Numele i funcia expeditorului Anexe/copii - cnd se trimit anexe se obinuiete s se semnaleze acest fapt, cu o referire simpl n partea de jos a paginii. Punctuaia Punctuaia nchis, tradiional, folosete punctuaia normal, punnd puncte i virgule la sfritul fiecrei linii, inclusiv la dat. Coninutul scrisorii trebuie s respecte, ntotdeauna, regulile de punctuaie tradiionale. Punctuaia deschis nu folosete deloc punctuaie pentru elementele scrisorii, inclusiv pentru adres, cu excepia coninutului. Nu se folosesc puncte pentru prescurtri. Aranjarea textului n pagin, la stnga sau la dreapta, se numete aliniere. Alinierea poate fi la dreapta, la stnga sau la ambele margini. Amplasarea scrisorii

va folosi o aranjare n pagin cu textul complet aliniat, cu textul parial aliniat sau cu aliniate la nceput de paragraf. Structura coninutului - paragraful de deschidere (explicarea motivului scrisorii, scopului), partea principal a mesajului (dezvolt tema ntr-un mod logic i structurat, astfel nct cititorul s neleag ideile dezvoltate - folosind paragrafe), paragraful de nchidere (trece n revist punctele principale i le prezint ca pe o concluzie sau rezumat). Coninutul scrisorii se structureaz, ntotdeauna, funcie de nevoile cititorului. Trebuie adoptat un limbaj de afaceri, cu excepia situaiei n care este necesar o atenie mai mare - datorit sensibilitii particulare a cititorului la mesajul primit (refuz sau veti proaste, cu implicaii negative, atenionri etc.). Scrisoarea circular conine un text standard, trimis la mai multe persoane. Sunt folosite i ca mijloc de promovare a vnzrilor, pentru a introduce servicii noi. Trebuie s aib un impact puternic i imediat, altfel va fi aruncat. Formula obinuit este "Stimate Coleg /Client /Posesor de cont". Stilul - concis, clar, curtenitor, corect, complet - care s-i permit cititorului s o parcurg fr a fi deranjat. E nevoie s v gndii mai mult la scopul dvs., n sensul obinerii rezultatului dorit, dect la nelegerea comunicrii scrise. Dac dorii s se ntreprind ceva, prin adoptarea unui stil de afaceri politicos dar ferm, ansele de a obine o rezolvare pozitiv cresc. Putei reduce riscul greelilor i efectul negativ n interpretarea cuvintelor folosind cuvinte scurte, directe, familiare pentru cititor, cu sens bine precizat, raionale i obiective. Utilizai-v vocabularul pentru a crea efectul cel mai bun, dar amintii-v de riscul care apare din ncercarea de a fi prea creativ. Nu pierdei din vedere, niciodat, impactul mesajului asupra cititorului.