E-mailuri,

NOTE DE SERVICIU,
SCRISORI

Lector universitar doctor Valentina Boureanu

Facultatea de Jurnalism și Științele Comunicării
Universitatea din București
 E-mailul
• nu este personal, el este proprietatea organizației și poate fi adus ca
mărturie în procese;
• este instantaneu;
• este interactiv;
• organizează mai bine timpul;
• un angajat poate lua parte la activitățile organizației, indiferent unde
se află el;
• se pot atașa materiale auxiliare;
• foarte eficient în comunicarea de criză;
• se poate interacționa cu mai multe persoane concomitent.
 E-mailul
• Format și conținut
- mesajul este mai mult sau mai puțin concis, în funcție de destinatar;
- spontaneitatea trebuie controlată;
- textul trebuie să fie precis și redactat corect gramatical.
• Stil
- formulă de salut adecvată unei conversații directe sau telefonice;
- se folosesc cuvinte acceptabile în discursul verbal și scris;
- în fereastra subiectului trebuie un conținut concis, dar relevant;
- cuvinte simple, fraze scurte, paragrafe mici (text ușor de citit);
- destinatarul trebuie informat foarte clar referitor la ceea ce se așteaptă de la
el;
 E-mailul
- Atenție: folosirea excesivă, nechibzuită poate mări tensiunea.

Utile:
- se recomandă copiile printate ale mesajelor importante trimise/primite;
- adresa de e-mail trebuie să fie corectă;
- mereu trebuie completat subiectul în fereastra dedicată;
- se verifică periodic ceasul interior al computerului;
- mesajele nu se scriu cu majuscule;
- abrevierile nu se folosesc în mesaje oficiale/instituționale;
- se poate folosi stilul neprotocolar, dar exact;
 E-mailul
- formulele de salut/încheiere oficiale nu sunt recomandate; se folosesc formule
mai personale;
- fraze scurte (12-15 cuvinte), se evită propozițiile condiționale și cele nedespărțite
între ele;
- se verifică sintaxa, ortografia, punctuație și conținutul mesajului înainte de a fi
trimis;
- documentele anexate trebuie să poată fi deschise de destinatar;
- atenție la conținutul mesajului;
- mesajul nu e particular; nu se trimit astfel mesaje personale, confidențiale;
- mesajele trebuie citite regulat;
- dacă nu e primit în timp util un răspuns, se trimit alte mesaje neîntârziat;
 E-mailul
- atenție la mesajele adresate grupurilor;
- în grupurile de afaceri se trimit doar mesaje de afaceri (nu glume,
spre exemplu).
 NOTELE DE SERVICIU
- folosite pentru comunicarea din interiorul organizației;
- mesajul pentru e-mail și fax este adesea scris astfel.
 Forme
- începe cu indicații despre conținut;
- stilul – adaptat relației dintre interlocutori;
- când documentele nu conțin antet, adresele se menționează doar dacă
sunt diferite (autorul și destinatarul nu fac parte din același departament);
- formatul diferă de la o instituție la alta;
- partea principală este scurtă și oferă multe semne vizuale (de exemplu,
liste);
 NOTELE DE SERVICIU

- rol: comunică informații importante rapid și eficient;

- ton: protocolar sau neprotocolar, în funcție de relația dintre interlocutori;
- au un public limitat.
 Semnalele vizuale:
- caracteristici stilistice: cuvinte obișnuite, fraze scurte, paragrafe mici;
- se scrie la un rând, cu spații duble între paragrafe;
- fiecare paragraf reprezintă o idee nouă, însă e legată de celelalte;
- prin paragrafe este organizat conținutul și este prezentat scopul notei de
serviciu;
- alte semne vizuale: paragrafe cu alineat și liste de elemente.
 NOTELE DE SERVICIU
 Contextul
Eroare: ideea că – neapărat – destinatarul cunoaște contextul
informațional;
La finalul notei se adaugă anexe și o listă a materialelor conținute de
acestea (listă verticală, cu marcatori).
 Clasificarea notelor de serviciu
- în funcție de scop, stil și public:
tip buletin (în caz de urgență: scurtă, concisă; poate ajunge pe un
avizier chiar dacă e adresată unei singure persoane);
tip expunere (descriptivă, gamă largă de subiecte, se folosește des
stilul oral);
 NOTELE DE SERVICIU
tip informativ (document descriptiv detaliat, cu stil și ton protocolare);
de acțiune (prezintă acțiuni desfășurate sau următoare și au prevăzut
spațiu pentru comentarii; poate include elemente de constrângere);
tip rezumat (descriere detaliată – expunere sau schiță, se poate folosi
și la evaluarea unui program derulat);
pentru clasare (pentru dosare, nu pentru persoane; e stocată ca
referință; folosite în programe complexe, când participă multe
persoane la un program în desfășurare sau când apar divergențe
privind desfășurarea/oportunitatea unei acțiuni; concisă, chiar criptică;
consemnează informații de uz intern; este ca un jurnal; conține toate
punctele de vedere).
 NOTELE DE SERVICIU
 factori care afectează folosirea notelor de serviciu:
distribuția:
- prin e-mail, prin stabilirea unei ordini a celor care trebuie să o citească (lentă și
mai puțin fiabilă) – i se atribuie un bilet cu traseul pe care trebuie să îl urmeze;
dezavantaj: oamenii o pot omite dacă nu le e direct adresată;
- pentru expunerea pe un panou: pentru eficiență, trebuie gândită ca un poster,
cu elemente grafice care să atragă atenția, sub formă de buletin ca să fie citită
repede și ușor;
- eficient: prin e-mail, fiecărei persoane;
- transmisă șefilor de departamente;
- pot fi transmise acasă dacă informația se referă la activități de relaxare
organizate pentru toată familia
 SCRISORILE
• nu trebuie să depășească o pagină;
• cu un tip de literă ușor de citit;
• adresele pot ocupa o linie în partea de jos a paginii;
 Scrisorile de afaceri
- au șase părți: antet, formulă de salut, parte principală, încheiere,
semnătură, referințe;
 partea introductivă:
- antet: două părți – 1. identitatea expeditorului; 2. data, adresa interioară
(nume, titlu, adresa destinatarului);
- formulă de salut: identitate corectă (sex, titlu), impersonală pentru
grupuri de oameni (clienți);
 SCRISORILE
 Partea principală:
- ton determinat de relația dintre interlocutori;
 încheierea:
- îndemnul la acțiune sau oferta de ajutor viitor (în funcție de scop);
- formula de politețe dinaintea semnăturii (doar prima literă a formulei
se scrie cu majusculă);
 semnătura: numele dactilografiat și semnătura deasupra lui; funcția
– dactilografiată pe rândul de sub nume (când nu se regăsește în
antet).
 SCRISORILE
Referințele: simboluri care trebuie să apară dacă scrisoarea este
scrisă de altcineva decât expeditorul:
PO : dli (majusculele reprezintă inițialele autorului, minusculele – cele
ale celui care a redactat scrisoarea);
Anexă: [numele documentului/documentelor];
C: [numele persoanelor care primesc copii];
,,bc” (blind copy – informațiile sunt împărtășite cuiva fără ca persoanele
care au primit copiile oficiale să știe asta); apare pe copia expeditorului
și pe cele ale destinatarilor ca un avertisment că au fost informați în
mod confidențial.
 SCRISORILE
 Tipuri de scrisori
- de informare (includ și scrisorile de recomandare): sunt directe, încearcă
să anticipeze întrebările destinatarului, rareori se cere răspuns;
- de solicitare (conțin orice tip de cerere): se sugerează și o formă de
recompensă, intrinsecă pentru sprijinul cerut;
- promoțională (solicită acceptarea și participarea): conțin un apel
emoțional, un îndemn la acțiune, se folosesc subtitluri; caractere italice,
aldine, sublinieri, alineate;
- de transmitere (când se trimit mai multe materiale cuiva, iar acesta
trebuie să observe și să verifice cu ușurință conținutul pachetului ): lista
conținutului, articolele sunt separate prin marcatori, titluri aldine);
 SCRISORILE
- de răspuns (de mulțumire): personale sau publice; trebuie scrise în
ideea în care și cele particulare ar putea fi făcute publice; se regăsesc
la ”Poșta redacției”, trebuie să fie directe, clare și concise; atenție la
cuvinte și ton; mesaje persuasive;
- însoțitoare: notă foarte scurtă care îl anunță pe destinatar ce i s-a
trimis și utilitatea acelui lucru.

- Bibliografie:
Newsom, Doug, Haynes, Jim, (2011), Redactarea materialelor de relații publice, Iași,
Editura Polirom, pp. 266-282.