Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
11/30/14
eeStec Bucuresti
Cuprins:
1. Introducere in Comunicare
Comunicarea scris vs. comunicarea oral
Caracteristicile unui mesaj scris eficace cei 7C
2. Subiectul e-mailului
3. Formula de adresare
Care este relaia cu destinatarul?
4. Corpul e-mailului
Cine suntem?
Ce vrem?
5. Formula de ncheiere
6. Semntura
7. Tips&tricks
Reply vs. Reply to all
CC vs. BCC
Reguli de comunicare pe grup
1. Introducere in Comunicare
Comunicarea scris vs. comunicarea oral
Elementele comunicrii:
Comunicarea orala reprezint acel tip de comunicare pe care fiecare dintre noi o
aplica zi de zi in interaciunile cu ceilali. Elementele specifice acestui tip de
comunicare sunt:
Vocea(tonul)
Vocea este elementul care personalizeaz comunicarea verbala si de cele mai multe
ori nu poate fi modificata. Tonul vocii reprezint intensitatea cu care comunicam.
Tonul poate ajuta sau ncurca in nelegerea mesajului pe care dorim sa l transmite.
Un ton ridicat, spre exemplu, l poate face pe receptor sa nu fie atent la mesajul pe
care dorim sa l transmitem si uor, uor sa devina
iritat si sa nu fie atent la ceea ce spunem, ci mai
degrab la cum spunem.
Limbajul non-verbal
Feedback-ul imediat
2. Subiectul e-mailului
Subiectul
Subiectul trebuie s exprime clar, concis mesajul e-mailului. Nu scriei e-mailuri
fr subiect!
Este important ca subiectul e-mailului sa fie un titlu pentru ceea ce dorim sa
transmitem prin acel e-mail. Astfel destinatarul va fi interesat sa citeasc si coninutul
si ii vom strni curiozitatea. Trebuie sa inem minte ca subiectul este primul nostru
impact cu interlocutorul. Un subiect poate de asemenea sa trimit mesajul ctre
inboxul destinatarului sau ctre folderul de spam al acestuia.
Iat mai jos o serie de subiecte care sunt redactate greit si care nu fac ca mesajul
sa fie citit:
Fataaaaaaaaaaaaaa ce faaaaaaaaci?
Acest tip de subiect este foarte des utilizat atunci cnd sunt scrise e-mailuri pentru
persoane apropiate, ns daca toate mesajele primite de ctre o persoana ar avea
un astfel de subiect, nu ar mai fi de interes. Totodat este foarte greu de urmrit un
inbox plin cu mesaj care au un subiect de acest gen.
O varianta corecta ar putea fi:
Salutare
Atunci cnd scrie titlul unui e-mail, scopul nostru este de a atrage atenia
interlocutorului, urmnd ca in corpul e-mailului sa abordam ceea ce dorim sa
transmite.
O varianta corecta ar putea fi: ntlnire
3. Formula de adresare
Care este relaia cu destinatarul?
In cazul in care nu cunoatem destinatarul si emailul trimis este primul contact cu
acesta, fiind de asemenea vorba de o adresa generala in spatele creia nu tim cine
se afla, exemplul de mai jos reprezint modul corect de adresare.
Atunci cnd relaia cu destinatarul este una apropiata, ne putem adresa folosind
altfel de apelative/formule, precum cele de mai jos:
Draga Diana,
Buna Diana,
Buna dragilor,
Mare atenie!
4. Corpul e-mailului
Cine suntem?
In primul rnd, nainte de a redacta un e-mail trebuie sa ne rspundem la 3
ntrebri eseniale:
1. Persoana creia ne adresam este persoana la care vrem sa ajungem?
Spre exemplu: scriem un e-mail pentru un viitor partener, dar persoana de contact
pe care o avem este secretara persoanei cu care dorim sa luam legtura. In acest
caz, ncercm sa oferim informaiile necesare astfel nct secretara sa considere ca
acel mail important pentru eful ei si sa ii transmit mesajul.
2. Care este scopul acelui e-mail?
nainte de a scrie un e-mail trebuie sa ne gndim motivul pentru care dorim sa
transmitem un mesaj: vrem sa facem cunoscute anumite informaii? avem nevoie de
feedback pentru un material? Vrem sa rugam membrii sa ne ajute la un proiect?
In funcie de scopul mesajului, putem adapta modul de redactare si coninutul
acestuia, astfel nct destinatarul/destinatarii sa tie exact ce ne dorim de la ei si sa
acioneze in consecina.
3. Ar trebui sa transmitem mesajul personal sau la telefon?
In cazul in care dup ce stabilim scopul mesajului pe care vrem sa l transmitem,
ne dam seama ca este mai probabil sa obinem rspunsul dorit in cadrul unei
conversaii la telefon sau fata in fata, apelam la una dintre cele 2 metode. Exista
cazuri in care este dificil sa contactam destinatarul pentru a obine un rspuns rapid,
caz in care ncercm sa redactam un e-mail prin care sa solicitam acest lucru.
Astfel, este important ca in primul paragraf din email sa menionam cine suntem
si pe scurt, care este scopul pentru care scriem acel mesaj.
Ce vrem?
Cel de-al doilea paragraf este destinat unei descrieri mai detaliate a scopului
pentru care trimitem acel mesaj. Dup cum se poate observa in exemplul de mai
jos, dup ce ne-am prezentat, am oferit detalii importante legate de colaborarea in
cauza:
5. Formula de ncheiere
Formule de ncheiere pentru emailurile oficiale:
Cu stim,
Cu respect,
V mulumesc,
Cu deosebit consideraie,
Numai bine,
Mersi,
O zi bun,
Gnduri bune,
6. Semntura
ntotdeauna cnd scriem un e-mail este important ca persoana creia ii scriem
sa aib informaii despre noi precum numrul de telefon, siteul organizaiei din care
facem parte si un link ctre profilurile pe reelele de socializare.
Pentru a introduce o semntura standard, care sa apar in toate emailurile trimise
de ctre noi, gsii mai jos paii ce trebuie urmai:
Pasul 1:
Pasul 2:
Prin apsarea butonului de setri vor aprea mai multe opiuni, dintre care
selectam opiunea setri.
Pasul 3:
Pasul 4:
Pasul 5:
7. Tips&tricks
Reply vs. Reply to all
Pasul 1:
Daca deschidem un e-mail primit, in partea din dreapta sus gsim o sgeata
Pasul 2:
Prin apsarea sgeii, se va deschide un drop down list din care putem selecta
opiunea dorita (Reply sau Reply to all)
CC vs. BCC
Prescurtarea CC vine de la Carbon Copy (carbon copy era folosit nainte pentru
acele copii de hrtie fcute cu ajutorul unei hrtii de indigo.
In ceea ce privete comunicarea prin e-mail CC se folosete in momentul in care
vrem ca cineva sa cunoasc cele transmise in mesaj si vrem ca si destinatarul
principal sa tie ca acea persoana le cunoate.
Spre exemplu:
To: Maria
CC: Andrei
From: Mama
Subject: Treaba astzi
Maria, te rog sa nu uii sa duci gunoiul!
Cu drag,
Mama
In situaia de mai sus, ndatorirea Mariei este sa duca gunoiul. Mama ii da ei un email
prin care o atenioneaz ca trebuie sa fac asta, ns l pune si pe Andrei(care este
fratele ei) in CC, ca in cazul in care Maria uita, acesta ii poat aminti.
Prescurtarea BCC vine de la Blind Carbon Copy. Este folosita in cazul emailurilor atunci
cnd vrem ca cineva sa vad un mesaj, ns nu vrem ca destinatarul principal sa tie
ca acel cineva l poate vedea.
Spre exemplu:
To: secretaraluimarian@barter.ro
CC: marian@barter.ro
BCC: board@eestec.ro
From: roxana.tudor@eeste.ro
Subject: Completare contract parteneriat
Buna ziua,
Conform celor stabilite telefonic, va rugam ca in termen de 10 zile lucrtoare sa ne
ajutai cu completarea contractului de parteneriat ataat.
Menionez ca am confirmat detaliile parteneriatului cu domnul Marian.
Va mulumesc anticipat,
Roxana Tudor
Mare atenie!
In momentul in care decidem sa adugm o persoana la BCC, aceasta nu va primi
dect emailul trimis de noi, avnd in vedere ca ceilali destinatari nu pot vedea
adresa acesteia de email.
In imaginea de mai jos putei observa unde se gsesc CC si BCC in momentul in care
dorim sa scriem un e-mail.
Prin apsarea unuia dintre cele de mai sus se deschid cmpurile de completare ale
adreselor de e-mail
Pasul 1
Pasul 2
Pasul 3
Pasul 4
Pasul 5
Pasul 6
Pasul 7
Introducem opiunile noastre pentru filtru si apsam butonul creai un filtru cu aceasta
cutare nu dreapta jos
Pasul 9
Se va deschide o fereastra cu mai multe opiuni ce pot fi aplicate filtrului, iar noi vom
bifa opiunea aplicai eticheta
Redactarea mesajului
Tag-ul;
3.
pentru
edinele
generale
se
trimit
Tag-uri
[Statut]
[Personal]
[Important]
[Urgent]
Implica un task care necesita ajutor imediat sau ASAP din partea ta, daca eti liber in
momentul x. Exemplu : s-a spart caloriferul din sediu si este nevoie de oameni repede
sa scoatem calculatoarele afara si sa dam cu mopul pe jos.
[Proiect]
[Departament/AOB]
Exemplu keywords : [Fun], [Party], [Film], [Sport], [Teatru], [Concert], [Parc], [Patinoar].
[ALL] Se refera la mail-uri ce in de toate departamentele, sau de toata
organizarea unui proiect.
Keywords generale:
-
[Training] Training-uri att la nivel de organizaie, cat si cele din afara EESTEC-
[Conferina]
uri.
Keywords speciale :