• Pentru a descoperi cum anume sa
elaboram si sa transmitem mesaje prin
e-mail, astfel incat sa ne atingem
scopurile urmarite, este interesant de
vazut, la inceput, cum putem descrie,
in cateva elemente, acele e-mail-uri
primite, pe care le-am considerat bine
concepute si transmise.
Atunci cand cauti o informatie intr-un
e-mail pe care l-ai primit in urma cu
cateva saptamani, ce anume te ajuta
sa o gasesti repede? Lasand la o parte
spam-urile*, pe care dintre mesajele
din inbox le citesti mai intai? Dar
carora le dedici mai mult timp? Cine iti
trimite mesaje si cu ce frecventa ti se
comunica mesaje prin e-mail? Cum iti
este adresat un mesaj trimis prin e-
mail cu CC* sau care a fost transmis
unor destinatari multipli? Cum poti
descrie, in cateva cuvinte, asteptarile
pe care le ai de la comunicarea prin e-
mail?
• *spam - transmiterea de mesaje
electronice nesolicitate, avand de
cele mai multe ori un caracter
comercial, de publicitate; practica
intalnita in industria e-marketing;
** CC - carbon copy (CC sau C.C.)
- procedura de trimitere a unui e-
mail cu o copie pentru un al doilea
recipent (o a doua persoana,
diferita de destinatarul mesajului).
Asa cum stim, cei mai multi oameni
nu se simt in largul lor cand au de
redactat un discurs ori cand trebuie
sa trimita un mesaj scris. Numai
ca, in special in mediul profesional
(dar si in alte conjuncturi), mesajele
trimise prin e-mail se dovedesc a fi
adeseori cea mai buna modalitate de
comunicare (in unele cazuri, poate,
chiar unica varianta acceptata
protocolar). Asadar, comunicarea in
scris, prin e-mail este nu doar un
instrument util, aflat la indemana
• noastra, ci si un canal de transmitere rapida de informatii si un mediu de
influentare subtil! Cateva detalii cu privire la mediile de comunicare sunt
utile in intelegerea specificului e-mail-urilor si ne ajuta sa vedem cat de
puternica este legatura (determinarea) intre mijlocul de comunicare si
efectele produse de mesaj.
• In cateva cuvinte, orice mediu sau mijloc de comunicare este o extensie a
simturilor si a mintilor noastre si ne impacteaza direct, informandu-ne si
influentandu-ne comportamentul. Un cercetator al fenomenului media (M.
Mc Luhan) a lansat faimoasa declaratie 'The medium is the message.'
Astfel, mesajul este modelat de catre mediul, mijlocul, canalul de
comunicare prin care este transmis. Eficienta unei comunicari depinde, in
mod substantial, de cat de adecvat a fost ales mediul de transmitere a
mesajului. Mai mult, mediul in sine (in acest caz, internetul) constituie
mesajul. Important de tinut minte si de folosit, atunci cand trimitem un e-
mail, este criteriul hot media - cool media (mediu foarte cald - mediu
rece).
• Un mediu de comunicare cald (televiziunea, cinema-ul, video-conferinta) face posibila
transmiterea de mesaje care solicita un efort minim de completare din partea receptorului sau
a destinatarului. Un mediu rece (mediile scrise, radio-ul) il solicita pe cel care primeste mesajul
sa faca un extra-efort de percepere si interpretare. Posta electronica este un mediu rece, in
acest sens. E un truc util de reamintit, ori de cate ori suntem in fata computerului si avem de
transmis e-mail-uri ale caror continut si mod de trimitere ne pot afecta propria imagine si
relatiile cu ceilalti.

Citeste in pagina 2 cateva sfaturi pretioase despre o comunicare eficienta prin e-mail.
• Toti stim cum sa folosim emailul in ziua de azi. Un studiu efectuat in Romania arata chiar ca
40% din comunicarea comerciala este facuta cu ajutorul emailul. Toti credem ca stim sa
trimitem emailuri, acesta fiind unul din lucrurile de baza pe care trebuie sa stim sa le facem la
actualul nostru job. Dar oare chiar stim sa trimitem emailuri eficiente, sa obtinem ceea ce
vrem din corespondenta noastra pe email?
• Cred ca ti s-a intamplat si tie ca emailul pe care l-ai trimis unei persoane sa nu fi fost corect
interpretat, sau sa fi fost interpretat ca fiind nepoliticos. In cazul in care acest lucru iti este
strain, sigur te-ai ciocnit macar o data sa nu ti-se raspunda in timp util la un mail sau sa iti
fie ignorat mailul important pe care l-ai trimis. Pentru a evita aceste neplaceri si pentru a avea
parte de corespondenta cat mai eficienta pe email, trebuie sa fii atenta la care lucruri de
baza, foarte usor de respectat.
•
Cu cat mai simplu, cu atat mai bine
Trimite intotdeauna emailurile ca "Plain Text", in special atunci cand este vorba despre emailuri in interes de serviciu. In
cazul in care alegi sa le trimiti ca "HTML" exista un risc crescut ca acestea sa fie blocate accidental de filtrele anti-spam ale
destinaului. In plus, mailurile trimise ca HTML pot avea probleme de formatare, putand ajunge la destinatar intr-o forma
deloc estetica, prost aliniate sau cate si mai cate.

Semneaza ca un profesionist!
Mailurile tale trebuie sa fie intotdeauna semnate. Chiar daca destinatarul cunoaste adresa ta de email, este mai politicos si
mai placut sa incluzi si o semnatura de a ta. Semnatura nu trebuie sa aiba mai mult de 4 randuri, pentru a nu arata prea
incarcata.
Trebuie musai sa includa datele la care destinatarul te poate contacta precum si numele sau chiar logoul companiei tale. Un
exemplu de semnatura profesionista ar fi urmatoarea:
Maria Ionescu
Andromeda SRL
Website: www.andromeda.ro
Telefon: (021) 252 76 80
Fa-l sa fie citit
Ai nevoie ca emailul tau sa fie citit de catre destinatar si in anumite cazuri chiar ai nevoie sa fie citit in cel mai scurt timp
posibil. Primul pas pentru a obtine acest lucru ar fi sa nu uiti sa trimiti mesajul respectiv cu un "subject" adecvat.
"Subjectul" sau titlul mesajului trebuie sa contina o descriere succinta a subiectului mesajului. Nu trebuie nici sa fie o
descriere lunga, nici sa fie una scurta si complet lipsita de legatura cu subiectul real al emailului. Trebuie sa fie cat mai scurt
si la obiect. Un subiect arhi-utilizat cum ar fi "Buna" sau "Urgent" nu o sa il puna in nici un caz pe ganduri pe utilizator, iar
acesta nu va deschide prioritar mailul tau.
• Fa-l usor de citit!
Asigura-te ca mailul pe care il trimiti este usor de citit. Foloseste paragrafe
scurte si ordoneaza-ti ideile cat mai logic. Incearca sa nu scrii prea mult, asa
ca exclude informatiile inutile. Mailurile foarte lungi arata inestetic si sunt
plictisitoare: nu depasi 50 de randuri in mailul pe care il trimiti. In cazul in
care raspunzi la un
• mail prin "reply" nu pastra mesajul original la care raspunzi. Risti sa obtii un mail mult prea lung. Nu
toate programele de email au acelasi suport iar anumite artificii incluse de tine in email este posibil
sa nu fie vazute si de destinatar, sau este posibil ca acesta sa le primeasca intr-un cu totul alt
format decat cel intentionat de tine. Cu cat sunt mai incarcate, cu atat mesajele ajung mai greu.
Daca celui caruia ii trimiti mesajul nu ii merge atat de bine conexiunea la internet, mesajul s-ar
putea sa ajunga foarte greu. Evita deci textele inflorate si pozele inutile si inzorzonate.

Politete prin email

In limbajul de zi cu zi, esti obisnuit sa fii politicos in relatia cu persoanele oficiale sau cu superiorii.
Stii de asemenea ca persoanelor mai in varsta trebuie sa te adresezi cu o formula de politete. Dar
oare stii sa fii la fel de politicos si atunci cand scrii un mail? Incearca sa nu uiti de regula folosirii
persoanei a doua plural atunci cand vrei sa fii politicos, nici atunci cand comunici in scris. Nu sunt
putine cazurile de relatii care au devenit un pic mai incordate datorita unor adresari considerate
nepoliticoase. Ar fi bine sa eviti nu doar persoana a doua singular, ci si emoticonurile sau adresarea
directa.

Codul bunelor maniere prin email

Suna surprinzator, dar bunele maniere la trimiterea unui email exista si trebuie respectate. O regula
de baza, formulata foarte concis, spune ca "nu este civilizat sa transmiti unei persoane prin email
lucruri pe care nu ai avea curaj sau nu ai fi dispus sa i-le comunici si fata in fata". Cred ca cele mai
multe dintre noi rosesc sau zambesc subtil cand citesc aceasta ultima afirmatie. De cate ori nu ti s-a
intamplat sa ai de cerut ceva unui coleg de serviciu si sa iti fi fost rusine sa ii ceri in persoana, asa
ca ai apelat la un email? Am auzit chiar si despre cazuri in care unii angajati au cerut mariri de
salariu sau si-au inaintat demisia prin intermediul emailului.

Nu abuza!
Pentru a mentine relatii cat mai armonioase cu colegii de birou, este mai bine sa eviti comunicarea
prin email. Comunicarea prin email are rolul de a mari distanta sociala dintre oameni, asa ca ar fi
preferabil sa comunici "pe viu" cu cei de la serviciu, pentru a-ti asigura relatii amicale cu ei. Este
celebra povestirea cu doi colegi de birou care veneau dimineata la serviciu si se salutau intai pe mail
si abia mai tarziu prin viu grai. Doar nu vrei sa ajungi asa! De asemenea, sunt anumite lucruri care
nu se vorbesc prin email. Spre exemplu, condoleantele trebuie intotdeauna transmise prin viu grai.
• Ataseaza cu cap!
Atunci cand trimiti un atasament mentioneaza-l in corpul mesajului. Este posibil ca destinatarul sa nu fie
atent si sa ignore atasamentul. In plus, astazi sunt foarte raspandite atasamentele virusate si cel caruia i-ai
trimis mailul poate crede ca este vorba despre un atasament virusat. Atasamentul ar fi bine sa poata fi
deschis cu unul dintre programele de foarte mare raspindire. De aceea, este de preferat sa folosesti extensii
pentru atasementele tale cum ar fi TXT (plain-text - NotePad), JPG/GIF (pictures), PDF (Adobe Acrobat
Reader), DOC (Microsoft Word/WordPad document), XLS (Excel spreadsheet). Asta pentru a fi sigur ca
destinatarul are programul cu care sa poata deschide atasamentul respectiv.
Nu uita ce stii despre scrisori
Chiar daca nu este vorba despre o scrisoare, trebuie sa pastrezi anumite reguli specifice acesteia. Prin
urmare, asigura-te ca mailurile pe care le trimiti au formula de adresare si formula de incheiere. Nu trebuie
sa fie ceva formal. Un "Buna X," si un "Numai bine," sunt suficiente.
Ai grija la ce scrii
Nu uita ca nu este o idee buna sa lasi dovezi scrise, in general, mai ales daca este vorba despre lucruri deloc
magulitoare. Nu scrie nimic impotriva regulilor organizatiei din care faci parte si mai ales nu iti barfi
colegii sau superiorii prin email. Si aici ma refer si la poantele minore. Ar fi mai bine sa te abtii, mai ales ca
niciodata nu se stie cine cui da "forward".
Fii serios, daca vrei sa fii luat in serios
N trimite mesaje de tip spam in mod frecvent la toata agenda de adrese. Chiar daca o gluma ti-se pare
teribil de amuzanta, gandeste pe termen lung si da-ti seama ca daca oamenii sunt obisnuiti ca tu le trimiti
astfel de mesaje vor fi obisnuiti sa ignore mailurile venite de la tine.