Sfaturi și trucuri pentru utilizarea eficientă a e-mailului

1. Reguli formale
Dacă există reguli formale cu privire la utilizarea de e-mail ("cod de e-mail") în
companie, asigura-te că esti familiarizat cu ele și urmeaza-le în mod constant. Ele
se gasesc de obicei pe site-ul intern al companiei, in departamentul HR sau IT.

2. Principii fundamentale:
- Mai putin este mai mult (PSS - păstrați-l scurt și simplu)
- personal
- respectuos

În special atunci când se trimit e-mail-uri, se aplică principiul "Mai puțin înseamnă
mai mult". Foloseste-l pentru numărul de destinatari, pentru conținutul mesajului
tau și pentru a pastra mesajele primite.
Utilizeaza urmatorul sfat: dacă nu ai avea e-mail și ar trebui să scrii de mana
mesajul, iar apoi sa il livrezi personal catre destinatari, cât de mulți oameni l-ar
primi și cât de lung ar fi mesajul?

3. Atunci când scrii și trimiti e-mail-uri:

Aplica regula "Mai puțin înseamnă mai mult."
Foloseste în mod corespunzător campurile "To, Cc, Bcc, Subiect" după cum
urmează:

„To”: numai pentru acei destinatari care au ceva de facut in baza mesajului tau.
Există, de obicei, foarte putini astfel de destinatari pentru fiecare mesaj, în
cele mai multe cazuri este doar o singură persoană. Asta se numește "Pentru
acțiunea dvs." sau FYA (for your action).

„Cc”: pentru acei beneficiari care trebuie să fie neaparat informati, dar care nu au
nimic de facut in urma mesajului. Asta se numește "Pentru informarea dvs” sau
FYI (for your information).
Nu-l pune pe seful tau in "Cc" doar cu scopul de a demonstra cât de mult ai de
lucru!
„Bcc”: poate fi atat periculos cat si foarte nepoliticos sa il folosesti in comunicarea
zilnica. Exceptie fac mesajele trimise catre mai multi destinatari in acelasi timp,
destinatari pe care doresti sa ii pastrezi anonimi. Un exemplu este un mesaj cu
privire la facturile neplatite, sau ceva asemanator.

"Subiect:" descrie scurt si la obiect despre ce este mesajul respectiv. Nu lasa acest
câmp gol. Asreseaza o singura sarcina cu un singur mesaj.

Cuprins: pastreaza-l scurt și simplu. Date, fișiere Excel și altele asemanatoare, ar

trebui puse ca atasament.
Foloseste un limbaj simplu, expresiv și aminteste-ti "O imagine face cat o mie de
cuvinte!". Nu incerca să iti demonstrezi cunoștințele de specialitate sau abilitățile
prin utilizarea expresiilor stiintifice, complexe si dificile.

Etichetele Urgent, Confidential etc.: Urgent ar trebui folosit numai ca exceptie –

de cateva ori pe an. Daca mesajul este chiar atat de urgent, pune mana pe
telefon! Cât de des auzim scuze pentru întârzieri, de genul: „Dar i-am trimis e-
mail!”

Confidențialitate: trebuie să fim conștienți de faptul că nici un e-mail este 100%

confidențial.

Folosirea fonturilor si a culorilor: a scrie cu litere de tipar inseamna A TIPA.

Culoarea negru pentru font este cea mai neutra. Incercarea de a obtine atentia
destinatarului prin folosirea fonturilor artistice si a culorilor exotice nu are nimic
de-a face cu comunicarea profesionala in afaceri.

Review: înainte de a trimite, citeste din nou mesajul și ruleaza o verificare a

ortografiei.

Semnătura: ar trebui să cuprindă toate datele necesare pentru ca destinatarul sa

te poata contacta sau pentru a-ti putea raspunde la mesaj. Exemplu:

John Doe
Director HR
APEX Corporation Ltd.
Small Street 11, 22222 Little Town, New Jersey
john.doe@apexcorp.com
Office phone: +1 234 5678
Fax: +1 987 6543
Mobile: +1 989898
www.apexcorp.com

4. Cand primesti email-uri:

Același principiu de bază "mai puțin este mai mult" ar trebui să fie aplicat. In
cazul în care Inbox are mai mult de două ecrane pline de mesaje, productivitatea
va scadea. Urmatoarele sfaturi te vor ajuta să controla potopul de e-mail-uri:

Modul de lucru "Off-line": cei mai mulți oameni sunt "pe e-mail" sau "on-line" tot

timpul, conectati permanent la serverul de e-mail. În plus, sistemul lor de e-mail

le trimite notificări vizuale și audio de fiecare dată cand primesc un e-mail nou.

Opreste acum aceste notificari! Dacă nu, vei fi distras la fiecare două minute și nu
vei fi în măsură să te concentrezi pe sarcina curentă. Curiozitatea ta va „manca”
ce e mai bun din tine!

Unii oameni se conecteaza la serverul de e-mail doar de câteva ori pe zi - cu alte

cuvinte, ei isi verifica Inbox-ul doar dimineata, la pranz si cu o ora inainte de a
pleca acasa. Dacă natura locului tau de munca iti permite, foloseste aceasta
abordare si vei economisi o multime de timp.

Nu-ti fie teamă: dacă cineva iti va trimite un e-mail foarte important și urgent în
timp ce esti offline, te va suna daca nu a primit raspunsul tau in 5 minute!

Folderul „Cc”: primim o gramada de e-mail-uri ca destinatari in Cc. Asa cum este
scris mai sus, nu trebuie sa reactionezi la aceste e-mail-uri. Folosind regulile
Outlook-ului, seteaza-ti o noua regula care te va ajuta sa redirectionezi automat
astfel de e-mail-uri in folderul „Cc” si nu in inbox-ul tau.
Apoi, pur si simplu, rasfoieste acest folder o data pe saptamana si vei salva o
gramada de timp.

Tasta Delete: este, de departe, cea mai folosita tasta. Ar trebui să ne

ocupam de fiecare mesaj primit de maximum două ori: fie îl ștergem
imediat, il prelucram imediat (răspundem, dam forward) sau îl depozitam
într-un alt folder pentru prelucrare ulterioară.

Folosirea folderelor pentru a structura e-mail-urile: folderul Inbox nu ar trebui să

fie centrul de stocare al e-mailuri. Numai acele mesaje pe care le vom procesa în
timpul zilei în curs ar trebui sa fie acolo!

Gandeste-te la căsuța poștală de acasa: nu o golesti în fiecare zi, sau lasi acolo
ziare, afișe, felicitări etc. pentru o lună?
Toate mesajele care nu vor fi prelucrate in ziua respectiva ar trebui să fie puse în
alte foldere, fie pentru a fi arhivate fie pentru a fi prelucrate mai tarziu. Foloseste
aceeasi structura si acelasi nume pentru folderele din e-mail ca si pentru alte
foldere cu documente electronice.

Mai presus de toate, aminteste-ti mereu: comunicarea, atat in activitatea

profesionala cat si in mediul privat, înseamnă a comunica cu oamenii, nu cu e-
mail-urile lor. Așa ca suna-i, fa-le o vizita la birou,luati o pauza de cafea impreuna!