ASISTENȚĂ MANAGERIALĂ ȘI ADMINISTRATIVĂ

Strategii de evoluție
profesională

ALINA MIHAELA ENE

Cum putem evolua din punct de vedere
profesional?

Cum putem combate stresul, oboseala

și burnout-ul?
 Organizare
Sistematizarea activităților de realizat, în
funcție de priorități și de deadline-uri.

Câteva Eficiență
puncte Cum reușesc să nu mai pierd timpul?
Despre procrastinare.
de vedere
Coping mechanism
Metode, tehnici, strategii prin care reușești să
depășești perioadele/momentele stresante.
ORGANIZARE
Pentru a putea deveni mai organizat/ă ar trebui să:

1. îți fie clar ce anume ai de făcut - în ce constă activitatea ta;

2. îți fie clar cum se realizează acum activitatea respectivă;
3. abia după ce punctele 1 și 2 sunt îndeplinite poți căuta
diferite metode de a te organiza mai bine.
Să discutăm puțin despre e-mailuri
Datele recente arată că, la nivel mondial, numărul de
e-mailuri trimise și primite pe zi în 2023 este de

347,3 miliarde
- o creștere cu 4,3% față de anul precedent, când numărul de e-mailuri
trimise și primite pe zi a fost de 333,2 miliarde. Această cifră va crește în
continuare cu o marjă similară în 2024, atingând 361,6 miliarde.
 Să discutăm despre e-mail...

Studiile arată că în SUA, angajații petrec între 2 și 3 ore pe zi

verificându-și e-mailurile de la serviciu și încă 2 ore pentru a le
verifica pe cele personale.

În alte țări tendința este similară. Odată cu creșterea tot mai mare a
job-urilor remote și hibride, această frecvență este în creștere și este
combinată cu oboseală, epuizare și nemulțumire.
Ce poți face pentru a recupera câteva dintre acele ore?

Ai putea să îmbunătățești partea de scriere a e-mailurilor.

Cultivarea acestei abilități te va face să economisești timp,

îți va îmbunătăți reputația, imaginea și influența și te va
ajuta să-ți articulezi ideile în mod clar și să duci la bun
sfârșit lucrurile.
Cum scriem e-mailuri?
În primul rând ne ghidăm după niște întrebări:

1. Care este scopul mesajului? Ce vreau să transmit?

2. Cum mă adresez? Cine e destinatarul? Trebuie să mai știe
altcineva de acest mesaj?
3. Subiectul e-mailului e suficient de concis și clar?
4. Textul meu transmite ceea ce vreau să transmită?
5. Cum închei mesajul?
 1. Scop

În funcție de scop textul poate fi diferit.

Spre exemplu, dacă ai nevoie de ajutor într-o problemă, dacă

soliciți informații suplimentare, dacă vrei să programezi o
întâlnire sau dacă pur și simplu răspunzi la un mesaj anterior,
tonul și conținutul e-mailului vor fi diferite în fiecare dintre aceste
situații.
 2. Destinatari
Mare atenție la tipuri de destinatari trecuți la TO, CC, BCC!

Ce seminifică? Cum se folosesc?

TO (către) TO - cel căruia i se adresează mesajul

CC - când sunt mai mulți destinatari sau

când cel din CC trebuie doar să știe de acel
CC (carbon copy)
mesaj (spre exemplu superiorul ierarhic)

BCC - când vrei să transmiți o copie a

BCC (blind carbon copy) acelui mesaj către un destinatar care să nu
fie vizibil celorlalți destinatari
2. Destinatari (2)
Când folosești CC?

În mare, funcționează la fel ca adăugarea mai multor destinatari

în câmpul „TO (Către)”.

Folosirea CC este (și) o chestiune de etichetă. Regula generală

este că „TO” este rezervat pentru principalii destinatari ai e-
mailului. Alte persoane interesate pot fi incluse la CC, astfel încât
să poată avea propria copie a e-mailului.

Este folositor dacă vrem ca destinatarul principal să vadă că au

fost incluse și alte persoane în mesaj/discuție.
2. Destinatari (3)
Când folosești BCC?

Există două situații în care se folosește BCC:

Când nu vrei ca destinatarul principal să vadă că ai mai

adăugat pe cineva;
Când vrei să transmiți un e-mail către o listă mare de
destinatari, care nu se cunosc între ei sau care nu își cunosc
adresele.
2. Destinatari. Adresare (1)

Când scriem e-mailul ținem cont de destinatar atunci când

alegem formula de adresare. Cine e destinatarul, care este
poziția ierarhică, avem o relație profesională apropiată cu
destinatarul?

Deși e-mailul este considerat a fi un canal de comunicare

formală, există diferite formulele de adresare formală sau
informală.
2. Destinatari. Adresare (2)
Posibile formule de adresare formală:

„Stimată doamnă profesoară,”/„Stimate domnule profesor,”;

„Doamnă Popescu,”/„Domnule Popescu,”;
„Stimați colegi,”;
„În atenția doamnei/domnului Popescu,”;
„În atenția doamnei/domnului Director General/Manager,”;
„Bună ziua,”.

Posibile formule de adresare informală:

„Bună!”, „Hei!”, „Salut!”;
„Bună, Alina!” sau „Dragă Alina,”
„Dragi colegi,” sau „Dragile mele colege,”.
3. Subiect
Cel mai adesea subiectul e-mailului se scrie la final, după ce ai
scris textul, pentru a putea include în el un rezumat a ceea ce
conține în fapt mesajul.

Subiectul trebuie să fie:

Concis, clar, specific (de ex.: „detalii despre SSM”, „pontaj

ianuarie 2023”);

Atractiv, interesant (dacă vorbim despre newslettere sau

acțiuni de marketing&advertising).
4. Textul propriu-zis
În e-mail nu scriem un eseu! Un e-mail nu ar trebui să fie mai
lung de 3-5 paragrafe.

1. fraza de început - ori te prezinți (dacă nu ai mai comunicat

cu persoana respectivă), ori spargi gheața direct cu ceva de
tipul „îți scriu în legătură cu...”, „vă contactez cu privire la...”;
2. ton profesional, conținut structurat scurt și la obiect;
3. dacă e cazul, atașează documentele necesare (dacă sunt
multe e indicat să le pui într-o arhivă sau un folder de drive -
atenție la permisiuni!) și fă referire la ele în text (de ex.: „vezi
documentul din attachment);
4. Textul propriu-zis (2)
4. conținutul ar trebui să fie așezat în paragrafe pentru că e mai
ușor de urmărit decât un paragraf de text;

5. e de preferat să eviți acronime și abrevieri (dacă ele nu sunt

atât de folosite în rândul organizației);

6. recitește, recitește, recitește! E absolut necesar să recitești e-

mailul înainte de a-l transmite pentru a evita greșeli involuntare
(typos).
5. Încheiere
Formulele de încheiere variază în funcție de tonul e-mailului și de
destinatar, similar celor de adresare.

Posibile formule de încheiere:

„Cu stimă,”/„Cu respect,”;
„Toate cele bune,”;
„Cu mulțumiri,”;
„Cu cele mai bune gânduri,”;
„Gânduri bune,”;
„Cu aleasă considerație,”;
 EFICIENȚĂ
Cum reușesc să nu mai pierd timpul?
Despre procrastinare.

Tuturor ni se întâmplă să amânăm, în mod conștient, îndeplinirea anumitor

sarcini sau activități. Acest comportament poartă numele de procrastinare și, în
anumite cazuri, poate avea un impact negativ semnificativ asupra vieții unei
persoane. Din fericire, procrastinarea poate fi controlată și combătută cu
ajutorul anumitor tehnici.

Sursa: Oana Nicolau, Procrastinarea: definiție, cauze și cum o învingem | Reginamaria.ro

Despre procrastinare... (1)

Vorbim despre procrastinare atunci când, indiferent de nivelul de

organizare și motivație în realizarea unui proiect, ne trezim că
„pierdem timpul” cu activități banale, precum uitatul la televizor,
cumpărăturile online sau stăm pe rețelele de socializare. De fapt,
tot acest timp ar trebui folosit pentru realizarea proiectului
respectiv.
Despre procrastinare... (2)
”Nu am chef azi, nu am chef azi,
N-am chef de nimic.
Nu am chef azi, nu am chef azi”

Vorbim despre procrastinare inclusiv atunci când știm că trebuie

inițiat un proiect, însă hotărâm să consumăm timpul cu alte
activități sau când decidem să nu facem o anumită activitate
pentru că simțim că „nu avem dispoziția sau cheful necesare”.
Despre procrastinare... (3)
De ce?

Pentru că tinzi să:

supraestimezi timpul rămas pentru îndeplinirea unor sarcini;

supraestimezi motivația proprie;
subestimezi timpul necesar finalizării unei anumite activități;
presupui în mod eronat că trebuie neapărat să te afli într-un
cadru potrivit pentru a lucra la un anumit proiect;
Despre procrastinare... (4)

O anumită doză de procrastinare este firească, însă acest

comportament devine problematic atunci când împiedică
funcționarea normală (profesională, personală, de relație) a
individului și atunci poate chiar să fie semnul unei afecțiuni
medicale: depresie, tulburare obsesiv-compulsivă, ADHD, lipsa
auto-disciplinei.
Despre procrastinare... (5)
Tipurile de persoane care procrastinează:
Perfecționistul: amână sarcinile din teama că finalizarea nu
va fi perfectă;
Visătorul: amână pentru că nu acordă atenție detaliilor
importante;
Sfidătorul: amână pentru că nu crede că cineva ar trebui să-i
organizeze programul;
Declanșatorul de crize: amână sarcinile pe care le are de
îndeplinit pentru că îi place să lucreze sub presiune;
Despre procrastinare... (6)
Supra-implicatul: se angrenează simultan în prea multe
proiecte și are greutăți în gestionarea corectă a timpului
pentru a le duce la bun sfârșit.

Procrastinăm atunci când nu știm cum să abordăm o activitate

sau un proiect, când ne simțim nesiguri cu privire la abilitățile
noastre, când avem informații deficitare sau din cauza lipsei de
organizare și de disciplină. Procrastinarea intervine adesea când
trebuie realizate activități neplăcute pentru noi; atunci mintea
noastră le înlocuiește cu altele care să ne aducă plăcere.
Despre procrastinare... (7)
Cum combatem procrastinarea? Prin construirea unui sistem de
motivare.

Motivația poate fi de trei feluri:

Motivație extrinsecă (recompense/pedepse);

Motivație bazată pe îndeplinirea obiectivelor;
Motivație intrinsecă (viziune personală, de lungă durată).
Q&A

topic