UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI Facultatea De Stiinte Economice Si Gestiunea Afacerilor Specializarea MARKETING, Grupa 321

Comunicare Organizationala in cadrul firmei

SC Carpatex SA BRASOV

Boglea Roxana-Loredana Boitan Hortensia Bologa Georgeta

CUPRINS: 1. 2. 3. 4. 5. Introducere Prezentarea firmei si a organizatiei Modalitati de conducere Organigrama firmei Procesul de comunicare: comunicare formala verticala orizontala oblica verbala scrisa comunicare informala De ce este importanta comunicarea interna? Nivele de comunicare Cultura organizationala Probleme care apar la nivelul intreprinderii

6. 7. 8. 9.

10.Organizarea si conducerea intreprinderii 11.Probleme existente si remedierea lor

"Modul n care o organizaie i concepe i i administreaz comunicarea spune mai multe despre cultura ei dect oricare alt element de proces"
INTRODUCERE
Majoritatea oamenilor ar dori sa aiba succes in activitatile lor, dar nu stiu ce trebuie sa faca pentru aceasta si de aceea prefera sa nu faca nimic. Frica de a face greseli sau posibilitatea de a esua in ceea ce si-au propus sunt principalele motive prin care ei incearca sa se justifice in actiunile lor. Anume aceste persoane si sufera esecuri chiar fara sa faca nimic, desi destinul le-ar fi dat mai multe posibilitati. Succesul nu este un fenomen care vine pe neasteptate. Pentru a reusi trebuie sa muncim foarte mult si sa avem anumite calitati indispensabile reusitei ca fermitate, risc, bunavointa, incredere in propriile forte, finalitate i un pic de noroc. Secretele marilor afaceri se reduc la mai mult decat un plan de marketing pe o foaie de hartie, in special daca la baza afacerii sta un colectiv de oameni, angajati pentru acelasi scop. Lipsa comunicarii este un deficit care trebuie corectat. In lipsa ei, nu exista feedback-ul ideilor de dezvoltare. Solutiile exista: discutiile intre angajati si angajatori, programe de teambuilding. Toata ideea de a comunica este de a transmite mesajul tau celor din jur intr-un mod clar, nu ambiguu. De asemenea, termenul de comunicare se refera la mijlocul prin care reusesti sa primesti informatia care iti este transmisa, cat mai putin distorsionata. Aceasta actiune implica ambele parti, atat pe cel care trimite mesajul, cat si pe cel care il primeste. E posibil ca de multe ori mesajul sa fie primit cu erori , daca nu chiar inteles cu totul gresit de catre receptor. Iar cand acest lucru se intampla, exista riscul sa apara grave confuzii. In concluzie, comunicarea este un success atunci cand atat receptorul, cat si emitatorul inteleg in acelasi mod cantitatea de informatie, ca rezultat al comunicarii.

PREZENTAREA FIRMEI SI A ORGANIZATIEI

Inainte de a prezenta obiectul nostru de studiu, este necesar sa facem anumite precizari cu privire la ceea ce inseamna o organizatie. Astfel, o organizatie reprezinta o asociatie institutie sociala care reuneste oameni cu preocupari si uneori cu conceptii comune, constituita pe baza unui regulament, a unui statut etc. in vederea depunerii unei activitati organizate si realizarii unor scopuri comune.
3

O organizatie trebuie sa indeplineasca cateva conditii, dintre care cele mai importante sunt urmatoarele: Organizatia se compune din cel putin doi indivizi, care se considera pari ale grupului. Exista cel putin un obiectiv (starea finala dorita sau rezultatul) impartasit, recunoscut si impartit in comun. Membrii grupului lucreaza deliberat impreuna pentru a obtine partea lor din rezultate.

Obiectul nostru de studiu este firma(fabrica) de confectii textile SC Carpatex SA BRASOV, cu sediul in Brasov, este una din cele mai vechi si renumite societati romanesti din domeniul tesaturilor de lana, binecunoscuta in lumea textila. Compania a fost fondata in anul 1823 de Scherg, o familie de origine germana, ca prima fabrica de textile din zona Brasov. Cu o echipa de 300 angajati cu vasta experienta in domeniul productiei de tesaturi, stofe, confectii de dama si barbati, firma pune accent in special pe promptitudine si seriozitate. Structura companiei , flexibilitatea si diversificarea produselor si serviciilor acesteia, permite adaptarea continua la schimbarile si cererile pietei din Romania. Una din principalele misiuni ale companiei este de a indeplini obiectivele clientilor prin calitate superioara oferita la preturi minime.

Piata de desfacere a produselor s-a dezvoltat foarte mult, in prezent firma distribuindu-si produsele in diverse magazine. Compania a inregistrat cresteri de peste 10% numai in ultimul an.

MODALITATEA DE CONDUCERE
In cadrul firmei, increderea reprezinta baza relatiilor productive, a cooperarii si a comunicarii. increderea reprezinta capitalul social care afecteaza direct abilitatea organizatiei de a face fata schimbarii si crizelor. Ei au descoperit ca increderea afecteaza baza, deoarece influenteaza satisfactia la locul de munca, productivitatea si team building-ul; au asociat-o de asemenea cu mai putine incalcari ale regulamentelor. Elementul cheie al bunei organizari il reprezinta conducerea, ceea ce presupune implicarea atat a liderilor formali cat si liderilor informali, modul in care acestia favorizeaza dezvoltarea organizationala.

Alegerea unui anumit stil de conducere este grea, deoarece se spune ca nu exista un stil de conducere ideal, dimpotriva, o conducere eficienta este aceea care este racordata situatiei specifice care exista la acel moment in mediul in care functioneaza conducatorul.

ORGANIGRAMA

PROCESUL DE COMUNICARE
Comunicarea este un ansamblu de actiuni care au in comun transmiterea de informatii sub forma de mesaje, stiri, semne sau gesturi simbolice, texte scrise s.a. intre doua persoane, numite interlocutori, sau mai formal, emitator si receptor. Comunicarea este un proces continuu, presupunand o interactiune neincetata intre fiintele umane, desfasurata simultan prin multiple canale. Comunicatorii profesionisti pot coordona cuvintele cu actiunile, pot construi relatii i pot discuta cu angajatii mai degraba decat sa comunice intr-un singur sens. Pot de asemenea sa ajute executivii sa actioneze cu adevarat in interesul organizational. Componentele esentiale ale comunicarii sunt emitatorul, mesajul, canalul, receptorul i rezultatul comunicarii. Acesta din urma este esential pentru judecarea oricarei comunicari. Canalele pot fi: I Comunicarea formala -Definita prin structura organizationala si destinata explicit circulatiei informaionale necesare realizrii sarcinilor i atingerii scopurilor educaionale. Comunicarea formal multidirectional poate fi: -Vertical: ntre nivelul ierarhice diferite pe liniile formale i informale de comunicare i decizie . Comunicare descendent, de la nivelul managementului de vrf ctre nivelurile de execuie (cereri de situaii, date, emiteri de decizii, dispoziii, instruciuni, solicitri de informaii etc). Cea mai frecvent problem ntlnit n cadrul acestui tip de comunicare o constituie filtrarea/interpretarea mesajului de la un nivel la altul al organizaiei, n funcie de propriile obiective sau necesiti. Comunicare ascendent, de la baza ierarhiei spre vrf (transmitere de mesaje de la subordonai efilor direci i, succesiv, nivelului ierarhic superior: rspuns la cererile de situaii i date ale conducerii, emiterea unor cereri, plngeri.

-Orizontal: la acelai nivel ierarhic, n interiorul unei subcomponente organizaionale sau ntre subcomponente diferite de nivel echivalent.

-Oblic (diagonal): ntre niveluri ierarhice diferite i totodat ntre emitori/receptori situai n subsisteme organizaionale diferite. -Verbal (oral): are ca avantaj posibilitatea de a obine imediat un feed-back i/sau un rspuns, naturalee i posibilitate de personalizare. -Scris: are o structurare mai elaborat i mai adecvat, difuzare rapid i posibilitatea accesului la un numr mai mare de receptori, uurina stocrii. II Comunicarea informal -Cuprins n structura organizaional, destinat comunicrii ntre indivize i/sau grupuri n interzisul sarcinilor de serviciu i n afara lor: este mai rapid i adesea mai eficient dect cea formal. Pentru a comunica eficient, trebuie s: - se respecte sentimentul stimei de sine al celuilalt (ne putem estima propria valoare nu mai comparndu-ne cu cei din jur) - s nu desconsiderm trebuinele celorlali - s l motivm corect pe interlocutarul nostru; a motiva nseamn a determina pe cinevaa s renune la o atitudine veche n favoarea uneia noi. Motivarea poate fi pozitiv (nu presupune constrngere, impliv doar un control minimaal) sau negativ (merge n paralel cu constrngerea i exercitarea sistematic a controlului). SC Carpatex SA BRASOV gazduieste un process de comunicare mixt, iar informaiile se transmit verbal i ascendent (comunicarea formal) i cu ajutorul notaiilor pe secii (comunicarea informal). Nu este uor s dezvoli o comunicare intern eficient, tocmai de aceea, relaia dintre angajator i angajat este una foarte deschis. Directorul se tie face ascultat datorit influenei asupra personalului. Pentru a deveni mai eficient lucrul n echip necesit conjugarea eforturilor, informarea membrilor echipei i discutarea problemelor. Astfel, se ofera informaii relevante i de actualitate angajatilor, prin intermediul canalelor pe care ei le folosesc i n care au ncredere, ntr-o exprimare pe care s o neleag, rmne baza comunicrii interne strategice de succes. Coninutul comunicrilor reda contextul i motivele din spatele schimbrilor sau al iniiativelor noi n ceea ce privete organizaia, dar i performanele i cerinele pentru angajaii din unitile de munc locale. Aceasta subliniaz importana rolulului suprevisor-ului ca punct cheie n comunicare.

Prin ncurajarea participrii angajailor la luarea deciziilor organizaionale se ctig loialitatea i devotamentul acestora i se mbuntete climatul general al organizaiei. Luarea n comun a deciziilor mbuntete adesea calitatea acestora. Recunoaterea i celebrarea reuitelor la toate nivelurile contribuie la formarea valorilor comune i a identitii organizaionale. A furniza un leadership etic n organizaie nseamn a face vizibile valorile etice, deci nu doar comunicarea scopului final, ci i a mijloacelor de a accede la scop. Acest fapt echivaleaz cu a valoriza i promova transparena i de asemenea cu a folosi sistemul de recompense pentru a comunica angajailor ce anume se ateapt de la ei. Traind astazi in sexolul XXI, munca inseamna stress, iar din aceasta cauza firma noastra incearca sa le ofere angajatilor conditii de lucru cat mai bune, incercand in acelasi timp eliminarea ideii de stres, deoarece munca sub supraveghere permanenta intimideaza angajatul si implicit acesta nu mai da acelasi randament.

De ce este importanta comunicarea interna?

Comunicarea reprezint una dintre cele mai importante activiti dintr-o organizaie. n mod fundamental, relaiile se dezvolt n urma comunicrii, iar funcionarea i supravieuirea organizaiilor se bazeaz pe relaii eficiente ntre indivizi i grupuri. Mai mult dect att, capacitile organizaionale sunt adoptate i dezvoltate prin intermediul "unor intense procese comunicaionale i sociale". Comunicarea ajut indivizii i grupurile s i coordoneze activitile n vederea ndeplinirii scopurilor i este vital n procesele de socializare, luare a deciziilor, rezolvarea problemelor i schimbri ale managementului. Comunicarea intern ofer de asemenea angajailor informaii importante n legtur cu postul pe care l ocup, organizaia n care lucreaz, mediul extern sau informaii despre ali colegi de-ai lor. Comunicarea poate contribui la motivarea angajailor, consolidarea ncrederii, crearea unei identiti comune sau poate mri implicarea personal; ea ofer indivizilor un mod de a-i exprima sentimentele, de a mprti speranele i ambiiile i de a celebra i rememora realizrile. Comunicarea constituie modul prin care indivizii i grupurile i neleg organizaia, ce este i ce reprezint ea.

Nivele de comunicare
Comunicarea intern se desfoar pe mai multe niveluri. O prim form de comunicare este cea interpersonal sau "fa n fa" (F-T-F, face to face), i organizaiile
8

ncearc de ani buni s dezvolte abilitile de prezentare, comunicare i scriere ale liderilor, managerilor i supervisor-ilor n acest sens. Comunicarea la nivel de grup se manifest la nivelul echipelor, unitilor i grupurilor de interese ale angajailor (ERG). Acest nivel se concentreaz asupra mprtirii informaiilor, discutrii problemelor, coordonrii sarcinilor, rezolvrii problemelor i asupra formrii unui consens. Comunicarea la nivel organizaional este centrat pe viziune i misiune, politici de conducere, iniiative i cunoatere i performana organizaional. Aceste comunicri formale urmeaz uneori o abordare de tip cascad n care liderii nivelelor ierarhice comunic cu subordonaii lor, dei media sociale ncep s schimbe comunicarea la acest nivel.

CULTURA ORGANIZATIONALA Cultura organizationala este ca personalitatea unui om: se construieste greu, se schimba si mai greu. Diferenta este ca organizatiile, pentru a supravietui, trebuie sa se schimbe
Cultura organizationala reprezinta unul din conceptele importante ce s-au afirmat recent si au influentat de o maniera deosebita modul de gandire al cercetatorilor,profesorilor si studentilor,managerilor si intreprinzatorilor, specialistilor din diferite organizatii din toate zonele lumii. Stilul de via al unei organizaii, asa cum a fost definit cultura organizaional, se remarc prin comportamente contiente si incontiente, prin interrelaiile si atitudiniile factorului uman, valorile, credinele, ce se subsumeaz organizaiei determinnd succesul sau insuccesul. In cadrul firmei SC Carpatex SA BRASOV, se folosesc inca modalitatile clasice de desfasurare a comunicarii formale, cum sunt discutii cu personalul, sedinte, avizier, newsletter, stiri transmise prin intranet sau revista pentru angajati. Avand in vedere modalitatile de transimitere a unor mesaje importanta de catre superiori, la nivelul angajatilor, putem spune ca firma noastra foloseste canalele de trei tipuri: tiprite, electronice i F-T-F(face to face interpersonale). Canalele tiprite includ memo-uri, brouri, newsletter, rapoarte, manuale de identitate corporativ, rapoarte anuale i postere. Datorit noilor tehnologii au nceput s fie folosite din ce n ce mai mult canalele electronice, precum email-ul i voice mail-ul, reelele de intranet, blogurile, chat room-urile, canalele TV de afaceri, podcast-urile, video-conferinele, sistemele de instant messaging.
9

SC Carpatex SA BRASOV urmareste beneficiile pe care le aduce acest tip de comunicare apropiata cu angajatii si constata ca o comunicare intern eficient contribuie la creterea satisfaciei angajailor la locul de munc, a moralului acestora, a productivitii, angajamentului, ncrederii i nvrii; mbuntete climatul comunicaional i relaiile cu publicurile i crete calitatea i profiturile. Iat cteva exemple: Angajaii neloiali sau care nu se implic n ndeplinirea obiectivelor organizaiei pot

provoca pierderi de milioane de dolari anual, prin defecte de calitate, costuri de refacere i reparare, absentismul de la locul de munc i reducerea productivitii, mbuntirea informaiilor pe care le primesc angajaii cu privire la clieni, organizaie

sau propria munc, n materie de calitate, oportunitate i adecvare, le poate mbunti performana individual cu 20 pn la 50% Un climat pozitiv de comunicare i o comunicare eficient cu angajaii consolideaz

identificarea angajailor cu organizaiile lor, ceea ce contribuie la performan financiar i succes susinut.

Probleme care apar la nivelul intreprinderii

n cadrul organizaiei pe parcursul unui ciclu de producie mai exact n procesul de producie am regsit probleme cauzate de: 1) erori umane: se ntmpl ca pe fluxul procesul tehnologic s fie produse neconforme ceea ce duce la lipsa produsului finit n consecin distribuitorii nu vor reui s-i onereze

comenzile sau vor ntrzia livrarea produselor. 2) defectarea unui utilaj neanunat ierarhic: lipsa de comunicare a muncitorului care a observat defeciunea, duce la conflict ierarhic deoarece prin nesesizarea la timp a defeciunii s-a ajuns ca la finalul ciclului de producie din acea zi ntreaga producie s aibe defeciuni. O alt problem pe care o ntmpinm frecvent este n partea de contabilitate cnd un facturist face greeal la introducerea datelor avnd repercursiune negativ la operaiunea de contabilizare (se consum timp inutil la cutarea greelii ceea ce duce la conflict ntre facturist i contabil).

10

Modul n care comunicarea intern s-a schimbat pe msur ce organizaiile au evoluat, observam ca astzi, n cadrul organizaiilor pot fi ntlnite elemente din toate cele cinci abordri: reguli de munc, ierarhii, politici, programe de training, echipe de lucru, fia postului, ritualuri de socializare, departamente de resurse umane, atenie la nevoile consumatorilor i aa mai departe. S- a descoperit n urma unui studiu c angajaii care ntrein relaii pozitive (marcate de un nalt grad de angajament) cu organizaiile lor ajut la dezvoltarea de relaii pozitive cu publicurile organizaiei. Mai mult dect att, publicurile evalueaz o organizaie bazndu -se pe calitatea relaiilor dintre aceasta i angajaii si. Factori importani n relaia angajat-publicorganizaie includ: comunicarea liderilor, calitatea comunicrilor de tip F-T-F(face to face), abilitile de ascultare, oportunitile de dialog i implicarea liderilor n activiti de PR .

ORGANIZAREA I CONDUCEREA INTREPRINDERII

ndeplinirea de ctre o ntreprindere a obiectivelor stabilite n condiii ct mai eficiente necesit n primul rnd o conducere competent i un cadru organizatoric raional care se realizeaz prin elaborarea structurii sale organizatorice. Prin structur organizatoric se nelege ansamblul persoanelor cu funcii de conducere i a compartimentelor de munc tehnice, economice i administrative, modul cum sunt acestea constituite i grupate precum i legturile ce se stabilesc ntre ele n vederea funcionrii normale a ntreprinderii.

PROBLEME EXISTENTE SI REMEDIEREA LOR

Una din probleme cu care se confrunta si compania noastra este aceea ca trebuie s fac fa schimbrilor continue i s i mute sediile dintr-un loc n altul, s asimileze noile tehnologii, s administreze nvarea i corpusul de cunotine acumulat, s adopte structuri noi, s-i ntreasc identitatea, s promoveze diversitatea i s implice angajaii adesea la nivel intercutural i ntr-un timp foarte scurt. Comunicarea intern reprezint una dintre principalele soluii pentru toate aceste probleme, iar comunicatorii profesioniti trebuie s joace roluri cheie strategice i tactice pentru a ajuta organizaiile s le rezolve. Cea mai important problem pe care o ntmpin organizaiile este implicarea angajailor n munca lor. Implicarea/angajamentul nseamn "folosirea la maximum a talentelor i a energiei oamenilor la locul de munc" .Dei a fost mult vreme o problem,

11

astzi a devenit cu adevrat crucial din cauza unei piee dinamice, a locului de munc saturat din punctul de vedere al informaiilor i a exacerbrii problemelor legate de moral i ncredere cauzate de reducerea locurilor de munc, a restructurrii i a problemelor de guvernan corporativ din ultimii 15 ani.Angajaii sunt bombardai cu att de mult informaie astzi nct sunt copleii, confuzi i lucreaz "cu volumul redus. Ar trebui rezolvate probleme din interior, mai ales cele de comunicare in urmatorul fel: 1.Sa existe comunicarea fa n fa, deoarece reprezint cel mai consistent mediu de comunicare. De aceea ar trebui s se pun accentul pe el n cadrul comunicrii interne, n special pentru rezolvarea conflictelor sau a crizelor, informarea privind schimbrile majore i celebrarea reuitelor. 2. Abilitile de ascultare dezvoltate reduc erorile i nenelegerile, ajut la depistarea problemelor, economisesc timp, mbuntesc evalurile i faciliteaz construirea relaiilor. Este aadar crucial dezvoltarea abilitilor de ascultare a liderilor de la toate nivelurile. 3. Media sociale sunt canale rapide i puternice de creare a dialogului care pot contribui la implicarea angajailor i a membrilor organizaiei. Ele influeneaz i transform media tradiionale, dar nu le nltura total. Comunicatorii ar trebui s utilizeze att media noi ct i media tradiionale n aa fel nct s contribuie la ndeplinirea obiectivelor organizaionale i la intensificarea relaiilor cu publicurile interne i externe. 4.Trebuie s existe concordan ntre ceea ce spun i ceea ce fac liderii. Acest lucru este strns legat de credibilitate i de gradul de ncredere, angajament i devotament pe care le vor manifesta angajaii fa de liderii lor. 5. Prin ncurajarea participrii angajailor la luarea deciziilor organizaionale se ctig loialitatea i devotamentul acestora i se mbuntete climatul general al organizaiei. Luarea n comun a deciziilor mbuntete adesea calitatea acestora. 6.Recunoaterea i celebrarea reuitelor la toate nivelurile contribuie la formarea valorilor comune i a identitii organizaionale. Evenimentele sociale similare, riturile i ritualurile contribuie la formarea unei culturi organizaionale specifice.

12

7.Comunicarea continu n dou sensuri este fundamentul motivrii angajailor i al succesului organizaional. Comunicarea bidirecional (astzi pluridirecional) ofer feedback continuu, crucial pentru nvare i procesarea schimbrilor organizaionale. Pe lng ndeplinirea anumitor obiective, comunicarea intern ar trebui s contribuie la crearea i reflectarea unei culturi a comunicrii, n cadrul creia angajaii de la toate nivelurile se simt liberi s i mprteasc ideile, opiniile i sugestiile n mod deschis.

13