Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Importanta comunicarii
in relatiile interumane
Cuprins:
1. Obiectivele comunicarii .Forme si mijloace de comunicare.
2. Bariere de comunicare si metode rezolvare a acestora
2.1. Bariere de comunicare de natura organizalionala
2.1.5. Supraincarcarea sistemului, distorsiuni, omisiuni
2.2. Bariere de comunicare de natura individuala
2.2.1. Perceptia evenimentelor
2.2.2. Prezumtiile transmittorului
2.2.3. Ignorarea importantei receptorului
2.2.4. Comportamentul defensiv al receptorului
2.2.5. Lipsa feedback-ului
2.3. Optimizarea comunicarii
3.Negacierile vanzarii produselor si serviciilor
3.1. Evalarea nevoilor .
3.1.1. Reguli de intampinare a clientului ;
3.1.2. Tipologia clientilor ;
3.1.3. Identificarea nevoilor de cumparare a clientilor ;
Astfel, rolul comunicarii ascendente este acela ca asigura feedback-ul de Ia subordonati care manageri.
Efectele unei asemenea comunicari sunt insemnate, atat asupra productivitatii, cat si asupra climatului de
3
lucru. Fara informatii de la subordonati, managerii nu ar avea la dispozitie datele necesare desfasurarii
muncii lor si nici nu ar avea informatii despre modul de indeplinire a sarcinilor de catre angajati,
de rezolvare a problemelor intampinate de catre acestia din urma. In lipsa comunicarii ascendente,
problemele se acutizeaza si sunt mai greu de rezolvat; iata de ce existenta unui canal deschis de la
angajati catre manager este un factor vital pentru organizatie. Din pacate, comunicarea ascendenta
ramane o arie problematica, poate si din cauza ca este indeobste neglijata in practica organizationala.
Comunicarea orizontala se refera la mesajele trimise de Ia egal Ia egal, de la acelasi nivel ierarhic
(manager catre manager, muncitor catre muncitor); acest tip de comunicare faciliteaza
impartasirea intelegerii unor fenomene, metode si probleme, dezvolta satisfactia angajatilor in
legaturda cu locul de munca. Pe de alta parte, un avantaj al comunicarii orizontale - prin contrast cu cea
verticala - se refera la faptul ca motivatia membrilor de a-si imprtasi informatia si ideile t
252r171c inde sa fie naturala si puternica deoarece nici o autoritate a raspunsului corect nu este
asteptata sa apara imediat.
Zvonurile apar mai ales and informatiile sunt "interesante si ambigue" (Baron, 1983, p. 330).
informatiile neinteresante nu se vor difuza prin canale informale, dar cele interesante, chiar neadevarate,
vor avea o mare dispersie, inlocuind sistemul oficial de comunicare.
4
o prima astfel de sursa poate fi aceea ca de multe ori avem tendinta de a ignora situatia si
de a aprecia actiunea in sine a unei persoane fara sa o integram pe aceasta in contextul care a
generat-o
efectul actor-observator presupune ca intr-un fel apreciem comportamentul altei persoane
intr-o situatie (raportand totul direct la persoana in cauza) si in alt fel acelasi comportament in
exact aceeasi situatie, daca noi suntem cei ce adopta respectivul comportament; spre exemplu, atunci
cand un coleg greseste, tindem sa credem ca esecul i se datoreaza in mare masura, pe cand, daca acest
eveniment ni se intampla noua, probabil vom gasi multe motivatii exterioare;
prejudecata "autoservita presupune c, atunci cand primim un feedback favorabil din partea
celorlalti, tindem sa legam acest lucru de cauze interne (ca inteligenta noastra, buna judecata, atentia,
interesul pentru activitate etc.), dar, cand feedback-ul este nefavorabil, atribuim aceasta unor cauze
externe (dificultatea sarcinii, spre exemplu).
2.2.3. Ignorarea importantei receptorului
F. Luthas prezinta una dintre problemele mari ale comunicarii, si anume ignorarea importantei
receptorului (Luthans, 1985, p. 437). El it citeaza pe Donald Roberts care, trecand, la randul sau, in revista
o multitudine de articole pe aceasta tema, a extras modalitatile prin care receptorii pot fi afectati de fluxul
descendent de informatii:
1)
2) Oamenii sunt mai deschisi la mesajele consonante cu imaginea lor existenta, credintele lor, valorile
lor
3)
Mesajele care sunt incongruente cu valorile proprii tind s produca mai mare rezistenta decat
mesajele care sunt incongruente datorita rationarii logice.
4) Mesajele care faciliteaza indeplinirea valorilor sunt acceptate mult mai usor decat mesajele care nu
fac acest lucru.
5)
6)
Cand oamenii vad ca se produc schimbari in mediu, ei sunt mai deschisi la mesajele care apar.
Intregul context al comunicarii afecteaza comunicarea; un mesaj interpretat ca find congruent cu
o situatie poate fi interpretat ca incongruent in alta situatie.
aparitia unor disfunctii este mai repede resimtita de colaboratori, iar managerul trebuie s
cunoasca acest lucru;
selectarea mesajelor astfel incat doar cele relevante sa ajunga la managementul de varf.
Dupa cum se observa, aceste masuri nu sunt adresate subordonatilor, ci in mare parte managerilor
7
departamentului de resurselor umane, altor factori de decizie, cei care - in fapt - le pot pune in practica. In
acelasi timp, faptul ca managerii vor Iua in calcul opiniile subordonatilor in luarea unor decizii
inseamna ca se vor atinge doua feluri de rezultate: subordonatii vor fi stimulati c Ii s-a acordat
importanta, c au fost valorizati si inclusi in luarea deciziilor, iar, pe de alta parte, se castiga un
surplus de idei care astfel ar fi pierdut.
Referindu-se tot Ia modalitatile de ameliorare a comunicarii ascendente, Davis (1981, pp. 428429, propune respectarea urmatoarelor principii:
-
intalniri informale;
Politica usilor deschise este menita sa permita subordonatilor sa se adreseze superiorilor ierarhici
cu orice tip de probleme fara teama de a fi respinsi. Fra indoiala ca este o tehnica ce permite
incurajarea comunicrii ascendente. Intrucat comunicarea initiata de subordonati are mai putine
sanse sa ajunga la rezultate foarte bune, trebuie asigurate toate conditiile ca programul de "politica a
usilor deschise" sa se desfasoare: este vorba atat despre conditii fizice, cat si despre conditii
psihologice. Cind vorbim despre conditii psihologice, ne referim mai ales Ia flexibilitatea pe care
managerul trebuie sa o afiseze fata de subordonati, Ia dorinta acestuia de a comunica deschis si de a
avea o atitudine de sprijin pentru subordonati Este vorba despre o "atitudine a usilor deschise" (Davis,
1981, p. 429) decat despre deschiderea efectiva usilor.
Intalnirile formale ale angajatilor au rolul de a oferi oportunitatii de cunoastere intre angajatii
organizatiei si managerii ei, fie ca sunt chiar managerii directi, fie ca sunt persoane cu functii mai
inalte decat acestia. In cadrul acestor intalniri, angajatii au posibilitatea de a vorbi despre nevoile,
problemele lor, despre politicile organizationale despre modul in care sunt vazute acestea din
unghiul lor de vedere Angajatii pot adresa intrebari la care sa Ii se rspund direct sau dupa o
perioada de timp, dac situatia necesita analize mai profunde. Aceasta tehnica are mai multe variante:
a)
intalniri largi, la care sa participe un numar mare de angajati si care permit lamurirea anumitor
situatii pentru un numar mare de oameni;
b)
c)
d)
Noel Tichy prezinta un caz de punere in practica a "sedintelor largite" (Tichy, Cohen, 2000, p.
289): este vorba despre cele organizate de catre Compania Intel, sedinte Ia care participa presedintele
acestei companii. Angajatii sunt adunati in numar cat mai mare Intr-o sala de conferinte. La sedinta
fiecare poate pune orice intrebare si, de asemenea, fiecare poate raspunde asa cum crede el de cuviinta.
Presedintele companiei poate in aceste sedinte sa arate angajatilor perspectiva prin care el vede lucrurile,
iar, daca sunt intrebari Ia care nu poate raspunde, el cere ajutorul subordonatilor sai. Pentru a nu-si pierde
8
credibilitatea, managerul trebuie sa alba puncte de vedere fundamentate, dar, in orice caz, sedintele nu sunt
controlate sau restrictionate in vreun fel, spre a nu se pierde eficacitatea lor.
lntalnirile informale au rolul de a completa efectele intalnirilor formale, de a
aduce noi valente. In functie de forma luata de aceste intalniri ele pot avea
drept scop ameliorarea comunicarii ascendente (de ce nu?, a celei descendente),
schimbul de informatii, oportunitatea de obtinere de clarificari, pur si simplu,
recreerea/relaxarea angajatilor pentru detensionarea relatiilor sau pentru
mentinerea relatiilor pozitive. Unele organizatii detin spatii exclusive pentru astfel
de situatii: sali pentru recreere, sali pentru intalniri informale. In astfel de sali se pot
organiza activitati recreative si de constructie a echipei, sarbatori - aniversarea
organizatiei, Craciunul, aniversari ale angajatilor etc. Alte intalniri informale
pot sa se desfasoare in afara organizatiei: picnicuri, evenimente sportive etc.
Directorul general al companiei AlliedSignal participa la "intalniri la care nu
conteaza functia" (Tichy, Cohen, 2000, p. 289). Cel putin o data pe saptmana,
aproximativ zece angajati participa Ia micul dejun cu directorul general care are
sansa sa ii asculte pe oameni, sa ii indrume prin intermediul unor intalniri
prietenoase, interactive. Directorul general al companiei G.E. Capital organizeaza
excursii care urmaresc imbunatatirea performantelor (Tichy, Cohen, 2000, p. 288).
Angajatii selectati sunt cei care obtin rezultate deosebite in munca. Ei sunt trimisi
impreuna cu familiile in aceste excursii, conduse chiar de directorul general, iar
scopul nu este exclusiv recreativ, avand loc discutii despre viitorul organizatiei, cu
dezbateri ale unor idei de afaceri si ale unor oportunitati pentru aceasta.
Tehnica scrisorilor trimise superiorilor prin intermediul unei cutii de scrisori la care sa alba acces doar
managerul general poate fi o modalitate de incurajare a prezentarii problemelor catre managerul general,
fara teama ca informatiile nu vor ajunge Ia acesta in maniera dorita (existand verigi intermediare).
Toate aceste masuri, pe langa impactul pozitiv si direct asupra comunicarii, aduc cu ele si fenomene
conexe. Astfel, cunoasterea fenomenelor organizationale si a aspectelor profesionale asigura concomitent si
mentinerea autoritatii managerului. Daca acesta din urrna nu poseda cunostinte cel putin la nivel general si
nu este ancorat in realitatea fenomenelor, atunci el isi va pierde credibilitatea ca profesionist si ca manager.
Nu afirmam prin aceasta c managerul trebuie sa cunoasca absolut toate amanuntele muncii subordonatilor,
deoarece acestia pot f specialisti mai buni decat managerii pe anumite probleme specifice. Ne referim insa
la faptul ca managerii trebuie sa fie capabili sa previzioneze si sa coordoneze situatia astfel incat sa existe
continuitate la nivelul organizatiei. Cunoscand problemele departamentului, managerul va putea
comunica bine cu subordonatii pentru transmiterea unor asteptari realiste, obtinerea de feedback si
acordarea de ajutor acestora. Acest aspect se bazeaza pe fenomenul intitulat transmiterea stirilor; se
presupune ca o serie de informatii la care managerul are acces s tie transmise si subordonatilor de catre
acesta. Pe langa faptul ca se castig in acuratete, inlaturandu-se o parte dintre informatiile pe aceast tema
care ar veni pe canale neoficiale, managerul va castiga si increderea subordonatilor, contribuind o dat in
plus la asigurarea unui climat organizational bun.
lata deci ca dezvoltarea increderii intre manager si subordonati este benefica pentru climatul
organizational. Increderea asigura fluxul informational coerent si cursiv, reduce riscul
omisiunilor informationale sau al distorsiunilor voite. Davis citeaza un studiu conform caruia, "cu
cat increderea in manager este mai mare, cu atat subordonatii au mai multi incredere ca informatiile
transmise de acesta sunt corecte" (Davis, 1981, p. 423). Daca nu exista incredere in manageri, cu greu
mesajele lor sunt luate in considerare cu maxim de seriozitate. Managerii trebuie sa dezvolte si
9
b)
c)
10
puteau sa le abordeze mult mai usor pentru ca vedeau cand sunt ocupate si cand nu.
12
13
Aceasta ultima etapa ne ajuta sa identificam nevoia reala a clientului, utilizand toate
informatiile obtinute folosind intrebari de genul :
Sa prezinte avantajele ;
2.
Sa nu denigreze concurenta ;
3.
Ambianta ;
Calitate ;
Economie ;
Sanatate ;
Stil ;
Statut social ;
3.1.Dialogul comercial ,
*Dialogul comercial constituie principala forma de negociere dintre vanzator si client,
din acest motiv modul in care este conceput si condus dialogul comercial influenteaza in
mod direct rezultatele negocierii.
Blocaje fiziologice ;
15
* Clasificarea obiectiilor:
1. Sincere ;
2. Nesincere ;
3. Negative ;
4. Neutre ;
16
5. Pozitive ;
6. False ;
7. Ascunse ;
8. Reale .
Metode de tratare a obiectiilor :
1. Amanarea raspunsului : vanzatorul are nevoie de timp de gandire ;
2. Argumentarea : este o metoda de tratare a obiectiilor frecvent folosia care presupune fie
argumentarea directa ( informatii suplimentare despre produs ) , fie argumentarea prin referinte
( comparatii cu alte firme sau produse ).
3. Divizarea obiectiilor : presupune formularea unor raspunsuri pentru client folosind cat mai
multe explicatii din aproape in aproape si legate intre ele .
4. Finalul discutiilor respectiv a argumentarii il reprezinta obtinerea consensului , adica a
angajamentului ferm din partea clientului ca va cumpara .
2.
17
Afirmativ ;
Negativ ;
Ezitant ;
Reducerea pretului ;
18
19