Atelier 1.

EMAIL / Campanie interna pe

comunicarea scrisa

Project Brief

Numele proiectului

Construim impreuna: Comunicarea via e-mail!

Viziunea: Imbunatatirea comunicarii scrise

De ce/Motivul? – oportunitatea pentru business sau problema de rezolvat

1. Reducerea timpilor morti si a timpului de raspuns

2. Cresterea claritatii in comunicare
3. Dezvoltarea de comportamente sanatoase legate de o comunicare eficace si eficienta
4. Reducerea stresului celor implicati in fluxul de comunicare scrisa

Ce anume dorim sa obtinem? Rezultatul final, livrabile, livrabile intermediare, obiective

1. Cum construim un mesaj scris simplu, corect scris, concret si cum ne asiguram ca destinatarul il
va intelege?
2. Sa traducem in comunicarea scrisa limbajul tehnic intr-unul non-tehnic ca sa fie accesibil unei
audiente mai putin specializata
3. Catalog de abrevieri care sa fie accesibil in Induction si ulterior pe Sharepoint
4. sa intelegem impactul pe flux pe o cerere primita pe mail
5. sa mentionam persoana de la care ne dorim un raspuns, ce si pana cand
6. sa avem grija de destinatarii mesajelor noastre, chiar este nevoie sa trimit acel mesaj sau putem
rezolva printr-un telefon?
7. Folosirea corecta, permanenta a semnaturii in comunicarea scrisa (email)
Cum se obtine – abordarea (pe scurt), strategia aleasa, resurse necesare

Resurse necesare: graphic-designer, copywriter, content developer

Strategia / abordarea: tenta amuzanta, graphic recording.

Beneficii: tangibile si intangibile

Tangibile: Un raspuns mai rapid, comunicare imbunatatita, o intelegere mai buna a solicitarii (a
contextului), o mai buna colaborare, economisirea timpului si a volumului de munca

Temeri: sa nu “prinda” la public, sa nu avem un rezultat final,

Intangibile: schimbarea de comportament/partea calitativa in construirea unui mesaj

(email)/relationarea in interiorul companiei.

Planul de activitati

Activitate (Ce Descriere (Cum) Responsabil Cand/

facem) (Cine) Durata

1) Planul de Mai exact sa detaliem punctele pe care ne dorim sa Toti Sapt 1

comunicar le schimbam in E-mailing / brief-uri detaliate pentru din Mai
e materialele pe care vrem sa le dam catre colegii de
la MKT.

Campanie de comunicare pe email/in grupul

general pe Teams (plus alte canale de informare)

Tips & tricks saptamanale

Includem materialele in planul de inductie al noilor

angajati

*Construirea unui “dictionar de Acronime” care sa

fie folosit in perioada de inductie - sa ai acces la el
toata “viata”
Sa stabilim timingul pentru fiecare particica din
proiect

---------------------------------------------------------------------

BRIEF 1: Inainte sa scrii un email:

● Oare poate fi rezolvata problema mai

rapida prin teams chat sau prin telefon, face
to face/ prin citirea unei proceduri/ alta
sursa de info? - daca da - renuntam la
email, daca nu-vezi mai jos;

! Ce se intampla daca nu:

● Intarzieri in rezolvarea situatiei
● Volum crescut de munca
● Stresarea audientei din cauza primirii unui
email in plus
● Riscam sa transformam emailul intr-un chat

---------------------------------------------------------------------

BRIEF 2: in timpul scrierii emailului:

● Subiectul emailului - sa fie bine definit, as

short as possible
● sa adaugam o formula de salut
● Sa folosim o fraza introductiva
● sa mentionam persoana de la care ne
dorim un raspuns si pana cand (plus un
exemplu ‘cum se face”)
● mare atentie la spelling, la cum este
formulat mesajul
● sa folosim corect numele persoanelor catre
care ne adresam,
● Foloseste un limbaj “comun”, fara acronime
si alte cuvinte in limbi extratereste (daca
este strict necesar sa folosim un acronim -
atunci trebuie sa-l si explicam
● Pentru mail-urile lungi - sa il structuram as
much as possible (sa punem bullets),
spatiere, sa fie cat mai aerisit sau sa
atasam documente daca ne-ar ajuta sa
scurtam mesajul; (Keep it simple!)
● Sa folosim un font si un format standard (sa
nu folosim Majuscule, doar minuscule). Sa
evitam sa punem emoticoane.
 ● Sa folosim o formula de incheiere
profesionala (folosesti un limbaj cat mai
formal, fara jargoane dar colegial)
● Sa nu pierdem destinatarii din emailul initial
pe parcursul solutionarii unei situatii
● Sa punem in “to” persoanele din partea
carora ne dorim o actiune iar in “cc”,
persoanele pe care doar dorim sa le
informam
● Daca atasam ceva, atunci sa mentionam si
ce anume atasam
● Sa folosim o formulare pozitiva (sa nu
trimitem mailuri cand suntem nervosi rau)
● Sa raspundem unui email in maxim 48 h

! Ce se intampla daca nu:

Enervare din partea celui care primeste emailul

Cream confuzie

Nu ne raspunde nimeni;

Timp pierdut

Procese blocate

Volum crescut de munca (incerci sa afli informatii

din alte surse etc)

---------------------------------------------------------------------

BRIEF 3: inainte de a-l trimite:

● Sa trimitem emailul/mesajul doar catre

persoanele care stim ca ne pot raspunde
solicitarii; (sa nu spamam oamenii)
● sa fie corect gramatical, + spell check
● sa revizuim tot emailul inainte de a-l trimite
● Sa verificam daca trebuie sa atasam sau nu
un document

! Ce se intampla daca nu:

Volum crescut de munca (primesti multe
emailuri, unele din ele fara interes direct)

Cresterea nivelului de stres si nervi - emailul

trebuia sa aiba atasament, dar nu are!
Nu cumva sa uitam puncte importante pe care
am uitat sa le mentionam

---------------------------------------------------------------------

BRIEF 4: bune practici pentru mass mailing

● Rule no 1: trimitem mass mailing doar daca

este strict necesar;
● Rule no 2: fii 100% clar in mesajul pe care il
trimiti
● Rule no 3: in cazul in care nu trimitem un
mass mailing strict de informare, atunci sa
mentionam persoana de la care ne dorim
un raspuns,
● Rule no 4: sa punem in Bcc, personale pe
care dorim sa le informam, dar fara sa fie
vizibile in email

! Ce se intampla daca nu:

Spamam auditoriul

Nu primim raspuns de la nimeni

---------------------------------------------------------------------

BRIEF 5: sa folosim semnatura/ cum/sub ce forma

● Sa trimitem o scurta informare cu cativa

pasi despre cum poate fi setata semnatura
pe toate device-urile
● Semnatura trebuie sa contina: numar de tel,
nume complet, functie, adresa sediului, etc
● sa fie o semnatura standard pentru toti
angajatii
● Sa nu poate fi customizata/modificata

! Ce se intampla daca nu:

Sa nu primesti niciun raspuns

Sa enervezi audienta

Sa gresesti in scrierea numelui/functiei

---------------------------------------------------------------------

Materiale “How to”: sa oficializam semnatura

 companiei

materiale: cum sa setezi semnatura pe mai multe

device-uri/ cum sa te pui out of office, cum sa ti pui
setare in outlook sa nu uiti de atasament (it)

2) Discutam Sa discutam cu colegii de la design si copywriting Mirela & Sapt 2

cu MKT (marketing), detaliile privind punerea in aplicare a Maria, din Mai
planului de mai sus sa
avem
un ddl
de la
MKT pe
proiect
sau sa
cautam
surse
externe

3) Achizitii In cazul in care vom avea nevoie de vreo achizitie Sorina

externe externa, vom avea suport pt tot procesul

Cand, pe ce canale trimitem informarile de mai sus, Ajutor din

catre cine, etc, partea HR
4) Cum
promovam Calendar - cum, pe ce canale transmite etc Cristiana,
continutul Mirela, Andrei

5) Sa Materiale “How to”: sa oficializam semnatura

pregatim companiei
materialele
“How to’ materiale: cum sa setezi semnatura pe mai multe
device-uri/ cum sa te pui out of office, cum sa ti pui
setare in outlook sa nu uiti de atasament (it)