Ep.

13 13 instrumente pentru Email care lucreaza in locul tau Partea a II-a

!
Continuam seria de instrumente si trucuri care fac emailul sa lucreze in locul tau.

Si ma refer la Gmail, pentru ca este cea mai performanta si flexibila platforma de email.

Pe scurt, pana acum ai aflat:

1. Importa emailurile profesionale

2. Foloseste functia Arhiveaza

3. Trimite si arhiveaza

4. Inaintare automata

5. Raspunsuri predefinite

6. Anuleaza trimiterea

In cazul in care consideri ca nu ai asimilat bine informatia sau ca nu mergem in acelasi

ritm, te invit sa urmaresti din nou episodul anterior.

Iata-l pe urmatorul:

7. Foloseste filtre

Fluxul de emailuri poate fi gestionat simplu cu filtrele Gmail.

Cu ajutorul lor poti sa marchezi, sa arhivezi si sa redirectionezi automat mesajele primite.

Ca sa creezi un filtru, da clic pe sageata in jos din casuta de cautare.

Aici apar imediat criteriile de cautare.

Poti sa introduci numele expeditorului, al destinatarului, subiectul emailului, anumite cu-

vinte cheie etc.

Apoi, dai clic pe Creati un filtru cu aceasta cautare, buton care apare in josul paginii de
cautare.

Selectezi actiunea sau actiunile pe care vrei sa le faca filtrul, apesi Creati filtrul si asta e
tot.

Poti chiar sa creezi un filtru pentru un anumit tip de mesaj.

Selectezi mesajul dorit, dai clic pe Mai multe si apoi pe Filtrati mesajele de acest fel.

Apoi faci la fel ca mai inainte, introduci criteriile de filtrare.

Ca sa editezi sau sa stergi un filtru, dai clic pe roata din coltul dreapta sus -> Setari -> Fil-
tre si aici exista Editati, Stergeti, dar nu uita sa confirmi actiunea pe care o faci.

De ce este util sa avem filtre?

De exemplu, odata la cateva zile am o conversatie pe email cu Tudor.

Odata ce creez un filtru, am toata conversatia cu Tudor la un clic distanta.

Si tot asa cu oricate persoane importante pentru mine.

Gmail ne permite sa folosim un numar nelimitat de filtre.

Asa ca depinde doar de tine cate si cum le folosesti.

8. Marcajele cu stea afiseaza conversatiile in mesaje primite si in alte categorii, daca

este cazul.

Poti sa marchezi cu stea un email important ca sa-ti fie usor sa-l gasesti din nou.

Poti sa vezi doar mesajele pe care le-ai marcat daca dai clic pe lista Cu stea din meniul
din stanga.

Ca sa marchezi un email e nevoie de un singur clic, pe steaua din dreptul subiectului.

La fel pentru dezactivare.

In plus, din Setari poti sa activezi mai multe tipuri de marcaje.

Stea, bifa, semnul exclamarii sau al intrebarii.

Primesti un email, iar in dreptul stelei, in functie de cate clicuri dai, stii ce-i cu acel
mesaj.

De exemplu, ai un email clar, cu care stii ca nu mai ai de lucru.

Dai un clic si apare bifa.

Apoi, ai un email neclar, la care vrei sa raspunzi mai tarziu si sa pui o intrebare.

Dai clic de doua ori si apare semnul intrebarii.

Si vei sti sa revii la el.

Si asa mai departe.

Astfel, ai o imagine clara si organizata pe email.

9. Inbox 0

Acest truc presupune sa nu ramai niciodata cu emailuri necitite.

Primesti un email, acesta merge intr-o categorie, iar tu poti sa faci una din urmatoarele:

1. Citesti continutul si raspunzi daca este cazul.

2. Stergi mesajul daca nu te intereseaza.

3. Marchezi emailul, te intereseaza, vrei sa afli ce contine si il arhivezi.

Inbox 0 inseamna ca nu ramane nimic nerezolvat in contul tau.

E ca si cum ai avea o casa sau un birou curat.

Cum iti vine sa lucrezi luni dimineata cand gasesti biroul dezordonat?

Fisiere amestecate, stive de documente nemarcate si asa mai departe?

Nu prea ai dispozitia sa incepi asa saptamana.

Dar cum privesti lucrurile cand ai un birou curat si ordonat si mobilierul e dat cu luciu?

Te apuci de lucru cu tot dragul.

Asta inseamna Inbox 0.

Un mediu ordonat, unde sa fii entuziasmat sa lucrezi.

10. Chat dezactivat

Ultimul lucru de care ai nevoie cand lucrezi cu emailul este o intrerupere.

Chatul are potentialul sa te distraga.

Iti sugerez sa il dezactivezi.

Mergi la aceeasi rotita din dreapta, la Setari, Chat, Dezactivati chat.

Si te poti concentra sa fii mai productiv.

11. Tema simpla

Nu ai nevoie de poze sa te oboseasca si sa nu vezi bine textul.

Ai o imagine care iti place?

Care te calmeaza?

Pune-o pe desktop-ul gol al computerului, nu pe email.

Iti propun sa folosesti o tema simpla, fara multe culori si fara nuante stridente.

12. Dezaboneaza-te de la tot ce nu citesti

Ce sens are sa continui sa primesti emailuri de la surse care nu te intereseaza?

Poate ca te-ai inscris la un newsletter mai demult, dar informatiile pe care le-ai primit te-
au dezamagit.

Si ai hotarat sa nu mai citesti acel continut.

Adevarul este ca primesti emailuri pe care nu le citesti si te-ai obisnuit sa te uiti doar la
subiect si la expeditor.

Iar apoi le stergi.

De ce sa mai treci prin acest proces?

Daca nu citesti ce primesti din sursa X, dezaboneaza-te.

 13. Raspundeti tuturor

Acest buton iti permite sa raspunzi tuturor participantilor la conversatie odata.

Astfel nu stai sa ii pui pe toti in CC sau mai rau, sa dai copy-paste la mesaj fiecaruia.

Am o veste buna.

Gmail ma scuteste si te scuteste de efort.

Butonul Raspundeti tuturor exista deja, nu necesita activare.

Pur si simplu, cand primesti un email destinat mai multor persoane, in momentul in care
raspunzi, in josul paginii ai optiunile Raspundeti, Raspundeti tuturor si Redirectionati.

Raspundeti tuturor, in situatia in care ai nevoie de asta, evident, iti scurteaza timpul pe-
trecut pe email.

Sa recapitulam cele 13 instrumente si trucuri:

1. Importa emailurile profesionale

2. Foloseste functia Arhiveaza

3. Trimite si arhiveaza

Apoi, cele 3 din seria Gmail Labs:

4. Inaintare automata

5. Raspunsuri predefinite

6. Anuleaza trimiterea

!
7. Foloseste filtre

8. Marcaje cu stea

9. Inbox 0

10. Chat dezactivat

11. Tema simpla

12. Dezaboneaza-te de la tot ce nu citesti

13. Raspundeti tuturor

Eu am combinat toate acestea si am reusit sa reduc la jumatate timpul pe care il petrec

saptamanal pe email.

Te asteapta multe alte lucruri utile pe Gmail:

Semnatura personalizata, autoresponder si asa mai departe.

Depinde doar de tine cat esti de dispus sa explorezi.

Pentru inceput, iti propun sa le incerci pe cele 13 pe care le stii acum si sa vezi care din-
tre ele iti cresc productivitatea.

Donald Trump a spus:

Daca esti interesat sa echilibrezi munca si placerea, opreste-te, nu mai incerca. in

schimb, fa munca ta mai placuta.

Asta facem si in Business Mastery.

Gasim solutii ca sa lucrezi cu placere la afacerea ta si de aceea te astept in program.

Numele meu este Lorand Soares Szasz si iti doresc sa fii magicianul care face lucrurile sa
se intample. Mai bine, mai repede si mai usor.